Budget/Verksamhetsplan 2011 Kommunstyrelsen 2010-09-24 SID 1 (17) SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Reviderad budget och Verksamhetsplan för 2011 Kommunstyrelsen
Budget/verksamhetsplan för Kommunstyrelsen 2011 Innehåll 1. Bakgrund... 3 2. Övergripande mål... 4 3. Organisation... 6 4. Verksamhetsbeskrivning... 7 5. Personal... 14 6. Budget... 15 Bilaga: Intern kontrollplan för kommunstyrelsen... 17 2
1. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i juni 2010 om förutsättningarna för budget 2011. Utgångspunkten för budget 2011 är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål och ekonomiska ramar för nämnderna. De fyra prioriterade målområdena är ekonomisk tillväxt, livsmiljö, trygghet och omsorg, kunskap och livslångt lärande. Till dessa målområden har kopplats inriktningsmål. Inriktningsmålen anger den inriktning som staden ska sträva efter att uppnå och har sin utgångspunkt i visioner, policys och program. Den budgetprocess som är fastlagd för staden innebär att nämnderna under hösten ska utarbeta verksamhetsbudgetar och målsättningar utifrån kommunstyrelsens inriktning och ramar. I junibeslutet uppdrog därför kommunstyrelsen åt nämnder och styrelser att utarbeta verksamhetsbudget anpassad till föreslagna ramar för driftbudgeten och förslag till anslag för investeringar, samt att nämnder och styrelser, utifrån inriktningsmålen, utarbetar nämndspecifika mål. Nämnderna ska också utarbeta effektmål/nyckeltal, som gör att målen kan följas upp och utvärderas. Detta gäller givetvis även för Kommunstyrelsens egen del. I kommunstyrelsens budget för 2011 redovisas därför de övergripande målen/uppdragen, de prioriterade frågorna för förvaltningen med utgångspunkt i de fyra målområdena, samt givetvis en redovisning av hur budgetramen fördelas mellan olika verksamheter. Samtliga nämnder kommer att redovisa sina budgetar till kommunstyrelsen i oktober månad och i november kommer kommunstyrelsen ta fram ett slutligt förslag för staden som helhet med eventuella förändringar mot föreslagna ramar med anledning av den ekonomiska utvecklingen, regeringens budgetproposition samt den nya befolkningsprognosen. Kommunfullmäktige fastställer i november de ekonomiska ramarna, finansiella och verksamhetsanknutna mål samt skattesatsen för kommande år. Denna budget och verksamhetsplan är reviderad utifrån fullmäktiges beslut i november om ny ekonomisk ram för Kommunstyrelsen. 3
2. Övergripande mål I Solna stads budget för 2011 läggs ett antal prioriterade målområden och inriktningsmål fast för Solna stad. Dessa prioriterade målområden och inriktningsmål utgår från visionen om det hållbara Solna, som förenar en stark ekonomisk tillväxt med miljöhänsyn och god social utveckling. Visionen har preciserats i fyra prioriterade målområden; ekonomisk tillväxt, livsmiljö, trygghet och omsorg samt kunskap och lärande. För varje målområde finns ett antal inriktningsmål som uttrycker den inriktning för ett prioriterat område som staden ska sträva efter att uppnå. Stadsledningsförvaltningen bidrar, genom sitt uppdrag, till att uppfylla inriktningsmålen på flera olika sätt. Genom näringslivs- och exploateringsarbete bidrar förvaltningen till att uppfylla inriktningsmålen inom målområdet ekonomisk tillväxt. Det handlar dels om målet att vara en attraktiv stad för boende och skapa goda förutsättningar för en växande befolkning, dels om målen att vara Sveriges mest företagsvänliga kommun och erbjuda goda förutsättningar för ett växande näringsliv. Genom näringslivsarbetet skapas också förutsättningar för att uppnå målet om att Solnaborna ska kunna trygga sin försörjning genom eget arbete inom målområdet trygghet och omsorg. Stadsledningsförvaltningen bidrar vidare, genom sitt uppdrag, att biträda kommunstyrelsen med styrning, ledning och samordning av staden stadens angelägenheter, till att stadens övriga verksamheter ska kunna uppnå inriktningsmålen. Exempelvis bidrar förvaltningen genom sitt arbete inom områdena ekonomi och finans, upphandling, IT, kommunikation och ärendehantering till att stödja stadens verksamheter i deras arbete att uppnå inriktningsmålen. Det gäller exempelvis inriktningsmålet att Solna stads verksamheter ska kännetecknas av hög kvalitet, kostnadseffektivitet, mångfald och tillgänglighet. Utifrån Solna stads inriktningsmål har följande inriktningsmål och effektmål formulerats för kommunstyrelsen: Inriktningsmål: Solna ska ha ett gott företagsklimat med goda förutsättningar för företag att starta, etablera och växa. Effektmål: Solna stad ska behålla sin placering som Sveriges mest företagsvänliga kommun i Svenskt Näringslivs ranking. (År 2010 placering 1) Företagarnas nöjdhet med Solna stads service ska öka till NKI 74 i Stockholm Business Alliance serviceundersökning till år 2011. (År 2009 NKI 68) Inriktningsmål: Stadsledningsförvaltningen ska tillhandahålla en god service till stadens förvaltningar, som kännetecknas av hög effektivitet, god tillgänglighet och gott bemötande. 4
Effektmål: Stadsledningsförvaltning ska uppfylla de serviceåtaganden som har gjorts gentemot fackförvaltningarna. Inriktningsmål: Solna ska vara en bra stad att bo och verka i samt erbjuda goda förutsättningar för en växande befolkning. Effektmål: Andelen medborgarna, som upplever att det är tryggt i deras närområde, ska öka i nästa medborgarundersökning. Andelen medborgare, som upplever att Solna är en bra stad att bo och verka i, ska öka i nästa medborgarundersökning. Stadens verksamhet ska i ökande grad analyseras utifrån ett likabehandlingsperspektiv. Inriktningsmål: Solna stad ska vara en attraktiv arbetsgivare. Effektmål: Medarbetarnas nöjdhet med Solna stad som arbetsplats ska öka i nästa medarbetsundersökning. ( År 2010 NMI 62 av 100) Medarbetarnas nöjdhet med Solna stads ledare ska öka i nästa medarbetsundersökning. (År 2010 NMI 62 av 100) Andelen sjukfrånvaro i procent av tillgänglig tid i Solna stad ska minska år 2011 jämfört med år 2010. (År 2009 7,6 procent) Överförmyndarnämnden har följande inriktningsmål: Inriktningsmål: Solnabor som genom beslut inte själva förvaltar sin egendom ska känna sig trygga med att stadens tillsyn ger dem skydd mot rättsförluster. Stadsledningsförvaltningen har följande effektmål: Effektmål: Inom tre månader ska utredning och beslut fattas om begäran om god man. Före juli månads utgång 2011 ska 90 procent av alla årsräkningar vara granskade. 5
3. Organisation Politisk verksamhet I kommunstyrelsens budgetram innefattas ett antal politiska verksamheter. Det är budgeten för: Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen, med ett antal beredningar/kommittéer/råd som arvodeskommitté, kommunala handikapprådet, jämställdhetskommitté, internationell kommitté Kontant partistöd Partistöd i form av resurser som politiska sekreterare Utöver dessa politiska verksamheter så omfattar kommunstyrelsens budgetram också medel för Valnämndens och Överförmyndarnämndens verksamheter i de delar som inte avser personalkostnader. Kostnader för personal som stöder de politiska verksamheterna finns i sin helhet inom stadsledningsförvaltningen. Stadsledningsförvaltningen Stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören. Det är en samlad förvaltning men med tre olika enheter; kommunstyrelsens utvecklingsavdelning, kommunstyrelsens kansli och kommunstyrelsens kontor. Den samlade förvaltningen innebär att flera olika personer från olika enheter kan arbeta med samma frågeställningar med utgångspunkt i sina olika kompetensområden. Uppgifterna omfattar såväl centrala styr- samordnings- som stödfunktioner. Kommunstyrelsens utvecklingsavdelning ansvarar huvudsakligen för stadens näringslivsarbete, turismfrågorna, de internationella frågorna, informations- och kommunikationsfrågorna, och utvecklingsprojekt (t.ex. förnyelseprojektet). Kommunstyrelsens kansli ansvarar huvudsakligen för administrationen av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, valnämndens och överförmyndarnämndens verksamheter, beredskaps- och säkerhetsfrågorna inklusive försäkringsfrågor, stadens juristfunktion, stadens äldreombudsman och handikappkonsulent, samt centralarkivet. Kommunstyrelsens kontor ansvarar huvudsakligen för stadens centrala hantering av ekonomi-, finans-, IT-, personal-, löne-, förhandlings- samt upphandlingsfrågor. Inom ramen för stadsledningsförvaltningens budgetram inryms också kostnader för den centrala fackliga verksamheten enligt avtal med de fackliga organisationerna. 6
4. Verksamhetsbeskrivning Stadsledningsförvaltningen biträder kommunstyrelsen i framtagandet av underlag för beslut om styrning och ledning, samt verkställer de politiska beslut och den inriktning som kommunfullmäktige beslutat om. Utifrån detta huvuduppdrag bedrivs verksamheten inom fem verksamhetsområden; Styrning och ledning, Stöd och samverkan, Trygghet och säkerhet, Myndighetsutövning och Marknadsutveckling. Styrning och ledning Stadens övergripande styrning och ledning utgår från de uppdrag som ges av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige fattar beslut i alla frågor som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen. Det gäller ärenden om verksamhetens mål och inriktning, budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor, nämndernas organisation och verksamhetsformer, folkomröstning i kommunen, samt i ärenden enligt särskild lag. Kommunfullmäktige beslutar också om val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar, val av revisorer och grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda, samt fastställer årsredovisning och beviljar ansvarsfrihet. Kommunstyrelsen leder och samordnar förvaltningen av kommunens angelägenheter och har uppsikt över övriga nämnders och kommunala företags verksamheter. Styrelsen har ett särskilt ansvar för att handha den ekonomiska förvaltningen, att bereda alla ärenden till kommunfullmäktige (utom valärenden), är kommunens personalorgan och har skyldighet att hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Kommunstyrelsen utser de beredningar, kommittéer och råd som behövs för att följa verksamheterna och samråda i frågor som rör kommunens verksamheter. Under 2011 finns behov av att förstärka stadsledningsförvaltningens roll i att biträda kommunstyrelsen i styrningen och ledningen av staden. Bakgrunden är att genomförandet av de stora utbyggnadsprojekten ställer staden inför nya utmaningar. Staden behöver kunna hantera genomförandet på ett smidigt sätt och hitta bra och kostnadseffektiva lösningar. Detta arbete kommer att ställa krav på tydliga strategier för Solnas fortsatta tillväxt och utbyggnad. I detta avseende är samordningen inom staden och med aktörer utanför staden central. Även trafikfrågorna är viktiga för att staden ska kunna fortsätta växa. För att kunna skapa bra beslutunderlag för hantering av denna typ av frågor behöver stadens övergripande analysarbete förstärkas. Det handlar både om analyser av befolkningsutveckling och utbyggnad, men även av verksamheter, ekonomi och personal. Det finns idag många goda exempel inom stadens förvaltningar på analysarbete. Detta utvecklingsarbete, som kommer att vara en viktig förvaltningsövergripande fråga under 2011, handlar om att återanvända och sprida dessa, men även om att utveckla nya och stadsövergripande gemensamma underlag och verktyg. 7
Parallellt med denna utbyggnad ökar medborgarnas förväntningar på stadens tjänster och service. Denna utveckling ställer krav på staden att utvecklar nya arbetssätt, som har ett tydligt medborgar/brukarfokus. I detta syfte har stadsledningsförvaltningen på uppdrag av kommunstyrelsen drivit ett förvaltningsövergripande förnyelse- och utvecklingsarbete. Arbetet har fokuserat på att utveckla en samlad ekonomioch verksamhetsstyrning för staden, kvalitets- och verksamhetsutveckling, tillgänglighet och IT samt stadens attraktivitet som arbetsgivare. Under 2011 är inriktningen att fortsätta att driva det strategiska förnyelse- och utvecklingsarbetet inom dessa områden i nära samarbete med övriga fackförvaltningar i staden. Inom ramen för arbetet med att utveckla och implementera en samlad ekonomioch verksamhetsstyrning ska både målsättningar och uppföljningsmetoder fortsätta att utvecklas för att förstärka kopplingen mellan insatta resurser och presterat resultat. Under de kommande åren ska även ekonomi- och verksamhetsstyrningen av Solna stads företag utvecklas. De utgör en viktig del i Solna stad och i arbetet för att staden ska kunna fullgöra sitt uppdrag i förhållande till kommuninvånarna. En samlad ekonomi- och verksamhetsstyrning lägger även grunden för ett systematiskt kvalitets- och verksamhetsutvecklingsarbete. Genom tydliga mål och prioriteringar från de politiska församlingarna, som sedan omsätts i kvalitetsdeklarationer och strukturerade arbetssätt i verksamheterna, ska tydliggöras vad medborgarna kan förvänta sig av stadens service utifrån befintliga resurser. Under 2011 ska också fokus läggas på att utveckla det internationella arbetet som metod för kvalitets- och verksamhetsutveckling. Även integrations- och jämställdhetsarbetet ska utvecklas i denna riktning. Inom ramen för arbetet med attraktiv arbetsgivare ska ny plattform för stadens HRarbete arbetas fram, som utgår ifrån att säkerställa att staden i framtiden kan leva upp till medborgarnas nya och ökade krav på den offentligt finansierade servicen. I detta arbete ingår att utveckla stadens HR-arbete för att säkerställa att Solna stad är en attraktiv arbetsgivare, som gör att staden både kan behålla medarbetare som idag arbetar i organisationen och rekrytera nya medarbetare. I detta arbete ingår en översyn och utveckling av samtliga verktyg inom personalområdet. Inom området tillgänglighet och IT har fokus under 2010 legat på att utveckla e- tjänster, etablera ett ramverk för e-förvaltning samt att utveckla både ITverksamheten och IT-miljön. Under 2011 ska kopplingen mellan IT och verksamhetsutveckling förstärkas och utvecklas. Medborgarna ska på flera sätt enkelt kunna få upplysningar, vägledning och råd i frågor samt kunna utföra ärenden inom stadens ansvarsområden. Det ska vara enkelt och gå snabbt för brukarna att komma i kontakt med staden via olika kanaler och att följa och utföra sina ärenden. Stadsledningsförvaltningens roll är att utveckla och implementera denna typ av lösningar och arbetssätt i Solna stad. 8
Myndighetsutövning Stadsledningsförvaltningen bedriver verksamheter som kan liknas vid myndighetsutövning. Det är löpande tillsynsverksamhet inom ramen för föräldrabalkens regler om överförmyndare. I Solna finns en Överförmyndarnämnd. När det genomförs val eller folkomröstningar, så är Valnämnden ansvarig. Under de år som det genomförs val organiserar stadsledningsförvaltningen ett valkansli. Överförmyndarkansliet Det är tingsrätten som beslutar vem som har behov av och som initialt utser gode män och förvaltare. Oftast bygger det på ett förslag från Överförmyndarkansliet. Den ökande befolkningen medför även ett ökat behov av nya gode män och förvaltare. Kansliet ska därför under året ägna särskild uppmärksamhet åt rekryteringen av nya gode män och förvaltare. Om antalet ensamkommande barn skulle komma att öka genom att socialförvaltningen öppnar fler boenden i kommunen, måste frågan om finansiering och resursförstärkning för Överförmyndarkansliet tas upp på nytt. Valkansliet Valkansliet biträder Valnämnden i deras arbete att organisera valen. Inga ordinarie val genomförs 2011. Trygghet och säkerhet Trygghet Solna stad vill skapa en tryggare och säkrare miljö för de som bor, arbetar eller vistas i Solna, genom att förebygga förekomsten av skador och brott i Solna, att trygghetsskapande insatser inom staden och hos externa aktörer samordnas, samt att öka kunskapen om trygghetsskapande insatser i den egna närmiljön. Grunderna för trygghetsarbetet finns fastställda i den trygghetspolicy som kommunfullmäktige har antagit. Stadens nämnder och förvaltningar samverkar därför tillsammans med polisen, SL, Solna centrum, landstinget och brandförsvaret i Solna stads trygghetsråd. Rådet följer trygghetsarbetet i stadens nämnder och förvaltningar och ser till att stadens verksamheter och externa aktörer samarbetar om trygghet och säkerhet. Stadsledningsförvaltningen samordnar detta arbete, men respektive part i arbetet svarar för sina specifika insatser. Några frågor som kommer att vara särskilt viktiga under 2011 är vilka trygghetsprojekt som ska prioriteras, samt vilken roll som trygghetsrådet ska ha under mandatperioden, vilket i sin tur styr hur arbetet bör organiseras och hur/om en ny trygghetspolicy ska antas. En konkret del av trygghetsarbetet omfattar möjligheten för medborgare (och anhöriga) att direkt kunna kontakta stadens äldreombudsman/handikappkonsulent. Medborgaren ska på detta sätt kunna ha en person som man kan kontakta för frågor, synpunkter och klagomål, som man samtidigt vet är neutral i förhållande till de 9
formella beslutsinstanserna. En annan viktig funktion för äldreombudsmannen/handikappkonsulenten är att staden, genom denna mer neutrala funktion, kan ge saklig information om rättigheter och skyldigheter för enskilda. Säkerhet och beredskap Betydelsen av säkerhetsfrågorna ökar. Det fysiska säkerhetsarbetet blir alltmer integrerat med informations- och IT-säkerhetsarbetet. Det kommer att riktas särskild uppmärksamhet åt informationssäkerhetsfrågor. Förvaltningen kommer under 2011 fortsätta arbetet med riskanalyser, men även om att utveckla och följa uppställda rutiner kring hantering av information samt kring hantering av IT- och fysiska miljöer. Ramen för beredskapsarbetet kommer 2011 att fastställas för mandatperioden, med syftet att förbereda insatser och övningar för de som då ingår i krisorganisationen. Avsikten är att under 2011 fastställa en plan för krisövningsverksamheten för hela mandatperioden, för att därigenom få en kontinuitet i övningsverksamheten över längre tid. En fråga som aktualiseras och samordnas av Länsstyrelsen är prioriteringen av el till olika verksamheter i Solna om eller när det skulle uppkomma en bristsituation. Projektet Styrel är därför en fråga som staden, inom ramen för säkerhet och beredskap, kommer att ha särskilt fokus på under 2011. Säkerhetsarbetet är intimt kopplat till försäkringsfrågorna, där t.ex. premien är beroende av stadens förebyggande arbete främst när det gäller att skydda egendom (i huvudsak fastigheter). Stöd och samordning Området är mycket omfattande och innefattar stöd- och samordningsarbetet inom bl.a. stadsledningsförvaltningens följande verksamhetsdelar: Kommunikation och tillgänglighet (personligt möte, telefoni, webb, arkiv) Ekonomi, upphandling och inköp Lön och personal IT Juridik Ärendehantering Statistik och analys Politisk verksamhet Förutom dessa områden finns många gränsytor mot övriga delar av stadsledningsförvaltningen och övriga förvaltningar. I princip samtliga delar av stadsledningsförvaltningen har uppdrag som direkt eller indirekt omfattas av området. I stöd- och samordningsrollen handlar det om att kunna erbjuda biträda de intentioner och behov som ovan beskrivits i avsnitten om Styrning och ledning. Solna stads främsta uppdrag är att erbjuda solnaborna en god och kostnadseffektiv service för sina skattepengar. Det ställer krav på ett ständigt arbete med att utveckla 10
och förbättra verksamheterna. Samordnade och strukturerade arbetssätt samt en kontinuerlig verksamhetsutveckling även inom stöd och samordning bidrar starkt till en bättre verksamhet. Effektivisering genom samverkan med bl.a. närliggande kommuner att öka i framtiden inte minst då utvecklingen kräver mer specialistkunskaper. En kontinuerlig uppgift att löpande söka samarbets- och samverkansområden med andra kommuner. Utformningen av stadens framtida styrsystem och verksamhetsprocesser kommer att ställa krav på effektiva stödprocesser och stödsystem. Vid sidan av de administrativa stödprocesserna avser området också att utveckla förvaltningen övergripande arbete i form av samordningsrollen. Den rollen innefattar t.ex. moment som utbildning, rådgivning, mallar, planer, riktlinjer och rutiner samt uppföljning. Fokus under 2011 blir att utifrån ställningstaganden kring uppdrag och ambitionsnivå skapa servicedeklarationer samt att utveckla och prioritera stadsledningsförvaltningens stöd och samordning i riktning mot att uppfylla dessa målsättningar. Utvecklingen handlar om process, kompetens och stödsystem. Nedan återfinns en kort beskrivning av utgångsläget inom stöd och samordning, där området är beskrivet i tre underområden. Ekonomi, upphandling, inköp, lön, personal Under 2010 har ett antal utvecklingsinsatser initierats som berör den prioriterade frågan Effektivare stödprocesser. Detta arbete kommer att intensifieras under 2011. En aktivitet är behovet av förnyelse av stadens administrativa stödprocesser inom stadsledningsförvaltningen och efterföljande förändringar av stadens olika administrativa stödsystem. I första hand handlar det om ekonomi-, inköps-, löne- och personaladministrativa processerna samt givetvis även de IT-system som stödjer dessa processer. En utveckling i syfte att uppnår en djupare integrering av dessa processer, arbetssätt och uppdrag skulle bidra till effektivare stöd och samordning, som skulle underlätta samarbetet med förvaltningar och entreprenörer. Kommunikation och tillgänglighet (personligt möte, telefoni, webb, ärendehantering) Stadsledningsförvaltningen ansvarar för Solna stads externa och interna kommunikation. I detta arbete ingår att utveckla och samordna kommunikationsarbetet i staden och stödja stadens förvaltningar i informations- och kommunikationsfrågor. I detta arbete ingår viss produktion av broschyrer, pressmeddelanden, annonser, och affischer, ansvaret för webbplatsen solna.se, intranätet och för genomförande av vissa av evenemang. Under 2011 ligger fokus på att fortsätta arbetet med att implementera stadens kommunikationsplattform och att utveckla kanalerna för stadens kommunikation. Inom ramen för kanalarbetet ska också arbetet med att revidera intranätet genomföras. I stadens förnyelse- och utvecklingsarbete är modern teknik och e-förvaltning viktiga verktyg. Medborgarna ska på flera sätt enkelt kunna få upplysningar, vägledning och råd i frågor samt kunna utföra ärenden inom stadens ansvarsområden. Det ska 11
vara enkelt och gå snabbt för brukarna att komma i kontakt med staden via olika kanaler (telefoni, e-post, möte m fl.) och att följa och utföra sina ärenden. Vid kontakter med staden ska medborgarna/brukarna uppleva att de får ett bra och positivt bemötande. Medarbetarna ska också uppleva att de har moderna arbetsverktyg som så långt möjligt underlättar deras arbete. Stadsledningsförvaltningens roll är att stödja och samordna förvaltningarna i detta utvecklingsarbete samt att utveckla och implementera denna typ av lösningar och arbetssätt i Solna stad. För att ovanstående ska fungera ändamålsenligt behövs givetvis ett antal ytterligare stödfunktioner, t.ex. IT-samordning samt dokument- och ärendehantering. stadsledningsförvaltningen samordnar drift, förvaltning samt utveckling av stadens ITmiljö utifrån verksamheternas behov och framtida inriktning. Inom dokument- och ärendehanteringen i Solna står arkivhanteringen inför stora utmaningar då det gäller att bevara den digitala samtiden i framtiden. En förutsättning för effektiva stödprocesser och stödsystem är bl.a. att det finns en bra lösning för stadens elektroniska arkivering. En fungerande modell för arkivering är en utgångspunkt för en utveckling och upphandling av ovan stödprocesser och system. Detta är av stor vikt för hur stadsledningsförvaltningen kommunicera inom staden samt med förtroendevalda, medborgare och brukare. Stöd till den politiska organisationen Stadsledningsförvaltningen biträder löpande den politiska verksamheten i olika former, där de mest omfattande givetvis är den rena administrationen och formalia kring beslutsfattandet i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, samt styrningen och uppföljningen av verksamheterna. Utöver detta biträder stadsledningsförvaltningen den löpande servicen till råd, kommittéer och beredningar (KHR, internationell kommitté, jämställdhetskommitté, kommunstyrelsens beredning). Sekretariatet inom kommunstyrelsen kansli administrerar ärenden från registrering till expediering och slutligen arkivering. Stöd och service åt kommittéer, råd och beredningar fördelas på alla tre enheterna inom stadsledningsförvaltningen. En fråga som särskilt kommer att lyftas fram under 2011 är utbildningen av nya förtroendevalda. I början av varje mandatperiod sker omfattande utbildningsinsatser för förtroendevalda inom de politiska partierna, i nämnder och en allmänt övergripande utbildningsinsats som stadsledningsförvaltningen ansvarar för. En ytterligare fråga är att pröva och tydliggöra de uppgifter som stadens olika kommittéer, råd och beredningar har. Stöd och samordning inom i form av specialistfunktioner Vid sidan av ovan beskrivna större och angränsande områden/processer finns också motsvarande roller på många andra områden. Det handlar bl.a. om juridisk, statistisk och IT-kompetens för att bistå stadens ledning och förvaltningar. Det kan även handla om olika stödjande och samordnade insatser inom kvalitets- och verksamhetsutveckling. En djup och bred kompetens inom dessa områden behövs för att säkerställa stadens behov, speciellt inom den expansiva fas som har inletts. 12
Marknadsutveckling Marknadsarbetet har till uppgift att utveckla och marknadsföra Solna som etableringsort för företag och som destination för besökare. Inom näringslivsarbetet ligger fokus på att utveckla Solna stads kontakter med näringslivet, att utveckla stadens näringslivsservice, att bidra till fortsatt utveckling av Solna som företagsplats och att främja etableringar och investeringar i Solna. Besöksnärings- och turismarbetet ska medverka till att öka privat- och affärsresandet till Solna och till att tillhandahålla turistservice. Under 2011 ligger fokus på att fördjupa och vidareutveckla kontakterna med näringslivet i Solna genom företagsbesök, nyhetsbrev, frukostmöten och andra företagsmöten. Under året fortsätter också arbetet med att förbättra Solna stads service till företag. En ny serviceundersökning kommer att genomföras inom ramen för kommunsamarbetet Stockholm Business Alliance, som kommer att bli en viktig utgångspunkt i förbättringsarbetet. Vidare fortsätter arbetet med att utveckla Solna som företagsplats. Det är också centralt att fördjupa samarbetet med viktiga samarbetspartners inom strategiska branschområden såsom exempelvis Arenastaden, Karolinska Institutet och Stiftelsen Vetenskapsstaden. Inom ramen för besöksnärings- och turismarbetet är inriktningen för 2011 att bygga vidare på Solnas ställning som besöksdestination med evenemangsstaden, filmstaden och kungliga nationalstadsparken. Under året fortsätter också arbetet med att utveckla turistservicen. 13
5. Personal Antalet tillsvidareanställda på stadsledningsförvaltningen är 56 personer, varav 35 på kontoret, 13 på kansliet och 8 på utvecklingsavdelningen. Fördelningen är 14 män och 42 kvinnor. Medelåldern inom förvaltningen är ca 50 år. Medarbetarna är en viktig resurs när det gäller att uppnå stadsledningsförvaltningens mål. Det är därför viktigt att förvaltningen upplevs som en attraktiv arbetsplats och modern arbetsgivare, som ger alla medarbetare möjlighet att utvecklas. Arbetsklimatet ska präglas av öppenhet och delaktighet. I detta perspektiv är utveckling av den interna kommunikationen viktig. Den interna informationen är en viktig del för att uppleva sig delaktig i verksamheten. Stadsledningsförvaltningen har som målsättning att bli Solna stads bästa arbetsplats. I förvaltningens framtagna handlingsplan identifierades följande åtgärdsområden: Förstärkning av helhetsperspektivet och bättre målbeskrivning/måluppföljning Samsyn om kvalitetsarbete, tillvarata idéer, effektivisering av arbetsrutiner Jämnare arbetsfördelning, ökat erfarenhetsutbyte och bättre samverkan Bättre interninformation Ökad delaktighet Personlig arbetssituation Under 2010 och 2011 har all verksamhet och ledningskommunikation genomsyrats av bl.a. ovan områden. Stadsledningsförvaltningens övergripande styrning, personalmöten och kommunikation ska bl.a. kännetecknas av helhetsperspektiv, delaktighet, verksamhetsutveckling samt tydliga uppdrag. Ett antal aktiviteter genomförs kontinuerligt för att både höja kvaliteten i verksamheten samt skapa mer nöjda och delaktiga medarbetare. Det fortsatta arbetet under 2011 kommer dessutom att kunna baseras på resultaten i medarbetarundersökningen under hösten 2010. Parallellt med detta intensifieras och utvecklas stadens arbete med att bli en än mer attraktiv arbetsgivare. 14
6. Budget Den totala budgetramen för Kommunstyrelsen är snarlik ramen för 2010 med hänsyn tagen till en antal engångsposter under 2010. Därför har budgetarbetet präglats av att budgetposterna per område i princip är detsamma som förra året. Effekten blir därmed att effektiviseringskraven i samband med fördyringar (löneöversyn och ev. andra kostnadsökningar) fördelas per verksamhetsområde. Den politiska verksamheten inom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen domineras av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Planeringen utgår ifrån att antalet möten blir oförändrade jämfört med tidigare år, dvs. elva under ett år. Kommunfullmäktige har tidigare beslutat att frysa politikerarvodena under 2010. Det finns ännu inga beslut om hur arvodena ska utvecklas under 2011. De diskussioner som förts i arvodeskommittén innebär en ökning av arvodena på ca tre procent, men inget förslag har ännu lagts fram. Med anledning av att besked saknas i denna del, så budgeteras arvodena i samma nivå som föregående år 2010. Inom tjänstemannaorganisationen på stadsledningsförvaltningen ligger fokus under 2011 på att öka samarbetet inom förvaltningen och med sakförvaltningarna. Genom ett ökat samarbete ska resurserna kunna användas effektivare och synergier mellan funktioner/avdelningar kunna tas tillvara på ett bättre sätt. I samband med höstens planeringsarbete kommer det finnas goda möjligheter till att göra tydliga prioriteringar. Budget -11 Budget -10 Politisk verksamhet Kommunfullmäktige 5636 5636 Kommunstyrelse 10822 10822 Övriga politiska organ Kommunala handikapprådet 175 175 Jämställdhetskommittén 300 300 Internationella kommittén 250 250 Allmänna val (Valnämnden) 115 815 Gemensam verksamhet, kommunstyrelsen 4214 4214 Stöd till partierna 8605 8605 15
Stadsledningsförvaltningen Budget -11 Budget -10 Stadsdirektören Stadsdirektörens kansli 3141 2691 Kapitalkostnader 350 350 Kommunstyrelsens utvecklingsavdelning 14239 14239 Kommunstyrelsens kansli Kommunstyrelsens kansli 4126 4126 Överförmyndarnämnden 1785 1 785 Kommunstyrelsens kontor Kommunstyrelsens kontor 31146 31146 Företagshälsovård 200 200 Facklig verksamhet 3050 3 500 Sommarjobb 500 500 Skakis 100 100 Generell kompensation 443 0 Arbetsmarknad/konjunktur 0 10 000 Modern teknik 0 3 000 Medelsreserv 10 000 5 000 TOTALT/Budgetram 99 197 107 454 INVESTERINGSBUDGET Stadsdirektören: Projekt 300 300 Stadsövergripande IT (Infrastruktur, e-förvaltning, e-tjänster, verksamhetssystem) 8 900 0 KS kontor: Övriga IT-investeringar, systemstöd m.m. 2 000 2000 Totala investeringar 11 200 2 300 16
Bilaga: Intern kontrollplan för kommunstyrelsen Process (System/rutin etc.) Kontrollmål/ kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens/ tidpunkt Metod Rapportering till Säkerhet: IT-säkerhet Säkerhet: Informationssäkerhet Att styrdokument efterlevs Att styrdokument efterlevs IT-funktionen Årligen Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov Förvaltningschefer SLF Årligen Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov Förvaltningschef KS Kontor Förvaltningschefer SLF Säkerhet: Fysisk säkerhet KF Ärendehantering Konkurrensutsättning, policy och riktlinjer Uppföljning av entreprenader Att styrdokument efterlevs Rutiner för kommunstyrelsens ärendehantering Att lagstiftning och styrdokument efterlevs Följa upp driftentreprenörernas ekonomiska ställning Säkerhetsansvarig Årligen Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov Stadssekreterare Årligen Uppföljning/revidering av rutiner Upphandlingsfunktionen Årligen Ekonomifunktionen 2 ggr/år Uppföljning i form av stickprov Granska ekonomiska nyckeltal samt göra en övergripande riskbedömning Förvaltningschef KS kansli Förvaltningschef KS kansli Förvaltningschef KS Kontor KF Process (System/rutin etc.) Kontrollmål/ kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens/ tidpunkt Metod Rapportering till Finansverksamheten Rutiner och funktioner i PA-systemet Systematiskt arbetsmiljöarbete Ägarstyrning Löneöversyn Verksamhetsstyrning Att finanspolicyn följs. Redovisa finansiella resultatet Att säkerställa att rutinerna fungerar effektivt vid anställning och anställningsändring. Att säkerställa att arbetsmiljöarbetet sker enligt lagar och förordningar Ändamålsenlig verksamhet enligt ägardirektiv Att säkerställa att löneöversynen sker enligt respektive löneavtal Kontroll av SLF:s verksamhetsmål Förvaltningschef KS kontor Personalchef och Chef för förhandlings- och lönefunktionen Månatligen Årligen Finansrapport enligt mallar Uppföljning i form av stickprov Personalchefen Årligen Uppföljning i form av stickprov Stadsdirektören Årligen Årsredovisning KF Förhandlingschefen Årligen Framtagande av underlag för genomförande av löneöversynen Förvaltningschefer SLF Tertial Analys, riskbedömning, handlingsplan KS Au (månad) KS (tertial) KF (årligen) Förvaltningschef KS Kontor KS AU Förvaltningschef KS Kontor Stadsdirektören 17