Trekom Leaders styrelse Möte nr: 1 Plats: Kommunhuset Norsjö, sammanträdesrum Björnen Tid: 22 oktober 2008, kl 18-21.00 Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Val av justerare 3. Presentation av styrelsen 4. Ideella föreningen Trekom Leader 5. Förslag till arbetsfördelning 6. Anställning av verksamhetsledare 7. Regler för utbetalning av stöd 8. Kommunal medfinansiering 9. Insatsområden och villkor för ansökan om projekt 10. Information och lagring av dokument 11. Ekonomi 12. Utbildning 13. Mötesplan 14. Övrigt 15. Nästa möte 16. Mötets avslutande Närvarande Roland Lundqvist (ordf) Ingela Karlsson Rolf Hedquist Monica Marklund Marjet Gustavsson Ingrid Ejderud-Nygren Britt-Inger Olofsson Tomas Öhlund Wasti Nyström Mikael Vestermark Olof Lindholm
Protokoll 1. Mötets öppnande Ordföranden öppnade mötet och hälsade alla välkomna till Trekom Leaders styrelse. 2. Val av justerare Beslut: Till justerare valdes Roland, Marjet och Vasti. 3. Presentation av styrelsen Eftersom det här var det första styrelsemötet för den ideella föreningen inleddes mötet med att var och en av deltagarna presenterade sig. För att kunna ta tillvara styrelsemedlemmarnas kunskap, kompetens och erfarenhet i det kommande arbetet är det värdefullt att känna till deras - Yrke - Utbildning - Intressen - Bostadsort - Andra relevanta erfarenheter - mm Presentationerna ska, enligt planerna, ingå i planeringsunderlaget för kommande arbetsfördelning i beslutsgrupp och styrelse. Föredragande: Alla Beslut: Presentationerna mailas i skriven form till roland@maxr.se 4. Ideella föreningen Trekom Leader Lägesrapport: - Konstituerande möte 2008-10-07 i Skellefteå - Stadgar - Budget - Ansökan till Skatteverket - Ersättningar till styrelsens medlemmar Bilaga 4 a Bilaga 4 b Föredragande: Thomas, Roland Genomgång av sambandet mellan ideella föreningen Trekom Leader, dess styrelse, LAG och beslutsgrupp inom LAG. (se bilaga 4a) Genomgång av föreningsmötets beslut om ersättningar till styrelsens medlemmar. (Bilaga 4 b) Utförliga regler presenteras vid kommande möte. Beslut: Att godkänna rapporten
5. Förslag till arbetsfördelning Redovisning av förslag till arbetsfördelning i styrelse och beslutsgrupp och i relation till planerad verksamhetsledare. Bilaga 5 Föredragande: Roland, Thomas Beslut: Att utse Olof Lindhom till kassör och att godta föreslagen arbetsfördelning. 6. Anställning av verksamhetsledare I ansökan om Trekom Leader sägs att ett sekretariat för TrekomLeader kommer att upprättas och vara bemannat med en heltidsanställd verksamhetsledare Genomgång av förslag till kravspecifikation för anställning av verksamhetsledare. Diskussion om arbetsgivaransvar och möjligheten att någon av berörda kommuner åtar sig att ha arbetsgivaransvar. Föredragande: Roland Beslut: Roland reviderar kravspecifikationen, utifrån det som framkom vid mötet, och mailar det reviderade förslaget till styrelsen som sen kan komma med synpunkter. 7. Regler för utbetalning av stöd Innan Trekom Leader går ut med information om att det är öppet för ansökan om projekt måste det klargöras vilka regler som ska gälla för utbetalning av stöd. Bilaga 7 Föredragande: Tomas och Roland Genomgång av förslag (se bilaga 7) Varje rekvisition av stödmedel ska åtföljas av progressrapport som visar hur projektet framskrider. Behov av regler om maxnivå för stödmedel och antal ideella timmar, för varje enskilt projekt, diskuterades men inga beslut fattades. Beslut: Att ställa sig bakom förslagna regler för utbetalning av stöd. Roland får i uppdrag att förankra förslaget hos Länsstyrelsen.
8. Kommunal medfinansiering Malå och Skellefteå har tagit principbeslut om att medfinansiera Trekom Leader men inga detaljutformade medfinansieringsbeslut har fattats. För Norsjös del är det detaljutformade beslutet om medfinansiering klart. Genomgång av dagsläge och förslag till åtgärd. Föredragande: Tomas Beslut: Roland formulerar beslutsärende till berörda kommuner när Trekom Leaders totala budget klargjorts. 9. Insatsområden och villkor för ansökan om projekt Strategin för Trekom Leader omfattar följande insatsområden: Natur och miljö Näringsliv Infrastruktur och samhällsservice Befolkning och boende Attityder Strategin innehåller även urvalskriterier för enskilda projekt Hur informerar vi allmänheten om möjligheten att söka stöd, insatsområden och urvalskriterier? Föredragande: Roland, Tomas Beslut: Roland får i uppdrag att vid nästa möte presentera förslag på hur allmänheten kan informeras. 10. Information och lagring av dokument Det är viktigt att informationen om Trekom Leader når ut till alla berörda parter och att informationen är korrekt. På samma sätt är det viktigt att styrelse och beslutsgrupp har tillgång till genomgånget gemensamt presentationsmaterial samt till behörighetsskyddad information om projektansökningar, ekonomi mm. Informationen till pressen ska också vara entydig och korrekt. Genomgång av förslag till - Egen domän - Webblösningar för intern och extern information - Dokumentarkiv - Kontakter gentemot pressen Föredragande: Roland Allmän diskussion om vilka möjligheter som finns.
Beslut: Mötet beslöt att ansöka om egen domän och att domännamnet bör vara trekomleader.se Roland får i uppdrag att vid nästa möte redovisa förslag till lösning för dokumentarkiv och webb. 11. Ekonomi Sedan budgeten för Trekom Leader gjordes har den totala medelsramen för Västerbotten förändrats. Det innebär att även Trekom Leaders budget måste förändras. Genomgång av befintlig budget och redovisning av förslag till ändringar Föredragande: Ingrid, Tomas Kontakterna med Länsstyrelsen förväntas inom den närmaste tiden ge slutligt svar på hur stor budgeten för Trekom Leader blir. Först därefter kan en detaljerad budget tas fram. Beslut: Olof och Tomas får i uppdrag att ta fram en detaljerad budget för drift/administration av Trekom Leader. 12. Utbildning Enligt ansökan om Trekom Leader ska beslutsgruppen genomgå utbildning i jämställdhetsintegrering. Redovisning av kontakter med Länsstyrelsens jämställdhetsdirektör. Jordbruksverket ordnar steg 1 och steg 2 utbildning för ordförande och verksamhetsledare. Föredragande: Tomas Roland deltar i steg 1 utbildning 2-3 dec. Tomas deltar också men utifrån sin roll i projektet Mare Boreale. Jordbruksverket kan i vissa fall svara för resekostnader mm i samband med utbildning. Beslut: I de fall det kommer utbildningar med kort varsel svarar Roland för att bedöma i vilken mån någon från styrelsen ska delta. Roland bjuder in Länsstyrelsens jämställdhetsdirektör, Helena Österlind, till mötet den 17 december för att informera om jämställdhetsarbete. Ingrid förbereder frågor från styrelsen.
13. Mötesplan Styrelsen föreslås ha möten: - 27 november 2008 i Malå - 17 december 2008 i Skellefteå - 21 januari 2009 i Norsjö - 25 februari 2009 i Malå - 25 mars 2009 i Skellefteå Mötestid: 15.00 max 17.30 Styrelsen ska dessutom kunna sammankallas vid brådskande ärenden eller ärenden av särskild vikt Föredragande: Roland Beslut: Att godkänna föreslagen mötesplan. 14. Övrigt Firmatecknare Mötet beslöt att föreningens firma ska tecknas av Olof Lindholm (kassör) och Roland Lundqvist (ordf) i förening. 15. Nästa möte 27 november enligt antagen mötesplan 16. Mötets avslutande Ordförande avslutade mötet och tackade alla närvarande. Justeras: Roland Lundqvist (ideella sektorn) Marjet Gustavsson (offentlig sektor) Wasti Nyström (privat sektor)
Trekom Leader LAG Ideell förening Beslutsgrupp Lokal aktivitetsgrupp Styrelse
Trekom Leader Ersättningar till styrelsen Ledamöter i föreningens styrelse/ beslutsgruppen, med undantag för de som väljs från offentlig sektor, får ersättning i enlighet med Norsjö kommuns reglemente för förtroendevalda för: Sammanträden Protokolljustering Förlorad arbetsinkomst Reseersättning Traktamenten Kurser och konferenser Ordförande arvoderas därutöver med 24 000 kr per år Kommunernas leasingbilar ska användas då så är möjligt
Trekom Leader Arbetsfördelning i styrelse och beslutsgrupp Leder och fördelar styrelsens/ beslutsgruppens arbete Arbetsledare för anställd personal Kan ingå i arbetsgrupper inom styrelsen Ansvar för mediakontakter Kan vara föredragande vid föreningsmöten/ LAGmöten Information Ordförande Medlem i styrelse / beslutsgrupp Deltar aktivt i styrelse/ beslutsgruppsmöten Ingår i en eller flera arbetsgrupper inom styrelse / beslutsgrupp Sakkunnig inom ett eller flera insatsområden, geografiska områden eller sektorer Information till allmänheten Verksamhetsledare Operativt arbete med -Information till allmänheten -Projektinitiering -Informera sökanden och tillhandahålla ansökningshandlingar -Kan ingå i arbetsgrupper i styrelse / beslutsgrupp -Ärendelista till styrelsens / beslutsgruppens möten -Stödmedelsfördelning -Projektadministration inkl ekonomi -Kommunikation med myndigheter Administrativt stöd till styrelse / beslutsgrupp Ärendelista och andra praktiska frågor för möten Föredragande vid styrelse/ beslutsgruppsmöten och vid föreningsmöten/ LAGmöten
Trekom Leader Regler för fördelning av stöd Rekvisitionstidpunkt Stödutbetalning När projektansökan är godkänd 1 januari 30% av godkänt stödbelopp, dock max 250 000 kr Faktiska kostnader 1) 1 april Faktiska kostnader 1) 1 juli Faktiska kostnader 1) 1 oktober Faktiska kostnader 1) Efter godkänd slutrapport med revisorsintyg Faktiska kostnader, dock högst upp till godkänt stödbelopp 1) Sammanlagd utbetalning av stöd, inkl utbetalning vid projektstart, får ej överskrida 80% av beviljat stödbelopp