1 (5) Områdescheferna ansvarar för att personal kontinuerligt informeras och påminns om lex Sarah-bestämmelserna och om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden. Informationen ska ges både muntligt och skriftligt minst en gång per år. Information till nyanställd personal ska ingå som en del i introduktionen. Information ska även ges till uppdragstagare, praktikanter och deltagare i arbetsmarknadspolitiska program. Rapport enligt lex Sarah görs normalt på blanketten Blankett för rapport enligt lex Sarah. Om rapport ges muntligt ansvarar den som tar emot rapporten för att rapporten blir dokumenterad i enlighet med anvisningarna i blanketten. Rapport rörande missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande ska lämnas till utvecklingsstrateg. Om förvaltningschefen själv berörs av rapporten ska rapporten lämnas till kommundirektören. En inkommen rapport ska utan dröjsmål registreras i diarium. Den som tar emot rapporten ansvarar för att den diarieförs. Den som tar emot rapporter ansvarar för att den enskilde så snart som möjligt informeras om rapporten. En lex Sarah-rapport ska diarieföras och handläggas som ett eget ärende. En anteckning om rapporten bör dock göras i journalen i personakten tillhörande den enskilde som enligt rapporten utsatts för ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande.
2 (5) Om rapporten innehåller sådana uppgifter att det krävs omedelbara åtgärder för att undanröja missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, ansvarar den som tar emot rapporten för att sådana åtgärder vidtas. När en rapport inkommit ska utredning inledas senast dagen efter. Förvaltningschefen, eller dennes ersättare, har ansvaret för att utse lämplig utredare. Utredningen ska genomföras skyndsamt, normalt inom fyra veckor. Utredningen syftar främst till att klarlägga vad som har hänt, varför det har hänt samt vad som kan göras för att förhindra att något liknande inträffar igen. Utredningen genomförs utifrån de rekommendationer som anges i Socialstyrelsens handbok för tillämpningen av lex Sarah (2013) med bl a samtal med den enskilde, den som har rapporterat, den som enligt rapporten har utsatt någon för ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande och enhets- och/eller områdeschef. Utredaren ansvarar för att utredningen dokumenteras. Ärendehandläggningen ska dokumenteras fortlöpande och ärendet ska kunna följas över tid. Dokumentationen ska utvisa: - vad det rapporterade missförhållandet eller risken för missförhållande bestod i, - när rapporten togs emot, - vem som rapporterade, - födelseår och kön för den enskilde, - när och hur missförhållandet eller risken för missförhållande upptäcktes, - vad som framkom i utredningen, - vilket beslut som utredningen avslutades med, - vilka åtgärder som vidtogs med anledning av rapporten, - när olika händelser inträffade och åtgärder vidtogs, - vilka eventuella åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållanden eller risker för missförhållanden uppkommer igen. Utredningen ska avslutas med ett beslut utifrån förslag till beslut av utredaren. Beslut fattas av förvaltningschefen, eller dennes ersättare.
De beslutade åtgärderna ska följas upp inom tre månader efter avslutad utredning. Berörd områdeschef ansvarar för uppföljning och att denna dokumenteras och redovisas i FLG. Vid behov kan denna tid förlängas efter beslut i FLG. 3 (5) Ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för allvarligt missförhållande ska snarast anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Förvaltningschefen, eller dennes ersättare, ansvarar för bedömningen om huruvida en anmälan ska göras till IVO eller inte och har ansvaret för att göra anmälan. Anmälan till Inspektionen för vård och omsorg ska göras på en särskild blankett ANMÄLAN lex Sarah som är en bilaga till IVO:s föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah (SOSFS 2011:5). Den utredning som gjorts med anledning av det inträffade ska bifogas anmälan. Om utredningen inte har avslutats när anmälan till IVO görs, ska utredningen lämnas in så snart den har färdigställts och senast två månader efter det att anmälan gjorts. Förvaltningschefen, eller dennes ersättare, ansvarar för att berörd nämnd informeras om rapporten. I avvaktan på nämndens sammanträde ska informationen lämnas till nämndens ordförande. Förvaltningschefen, eller dennes ersättare, ansvarar för att nämnden informeras om resultatet av genomförd utredning samt om vilka åtgärder som vidtagits eller planeras i verksamheten för att förhindra att liknande missförhållande eller risker för missförhållande uppkommer igen. Närmsta chef, eller dennes ersättare, ansvarar för att ta ställning till hur och i vilken omfattning berörd personal (den som rapporterat, den eller de som enligt rapporten har utsatt någon för missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande, arbetsgruppen, enhetschefen, all personal) ska informeras. Vid behov ska stöd ges. Ansvarig chef, eller dennes ersättare, ansvarar för att ta ställning till hur och i vilken omfattning den enskilde ska informeras om resultatet av utredningen. I ansvaret ingår också att se till att den enskilde får det stöd som behövs.
4 (5) Om förvaltningschefen själv berörs av rapporten ska rapporten lämnas till kommundirektören. Kommundirektören tar då över förvaltningschefens ansvar enligt dessa rutiner. Åtgärder som vidtas i samband med utredningen av en lex Sarah-rapport ska särskiljas från rättsliga konsekvenser som kan bli en följd av att allvarliga missförhållanden har konstaterats. Ansvarig chef, eller dennes ersättare, kan vidta arbetsrättsliga åtgärder i olika skeden under utredningen av en lex Sarah-rapport i enlighet med gällande lagar och kollektivavtal. Dialog bör föras med kommunens personalenhet. Om det kan antas att det inträffade är en brottslig gärning ska förvaltningschefen, eller dennes ersättare, ansvara för att frågan om polisanmälan tas upp med den enskilde eller dennes företrädare. I de fall den enskilde inte vill göra polisanmälan kan nämnden på eget initiativ göra polisanmälan. Förvaltningschefen ansvarar då för att reglerna om sekretess och tystnadsplikt beaktas. Allmänna skadeståndsrättsliga regler tillämpas i enlighet med bestämmelser i skadeståndslagen.
5 (5) Förvaltningschefen ansvarar för att rapporter enligt lex Sarah och vidtagna åtgärder årligen sammanställs samt att respektive nämnd en gång per år informeras om innehållet i sammanställningen. Det sker lämpligen via kvalitetsberättelsen. Förvaltningens utvecklingsstrateg ansvarar för att erfarenheter från lex Sarahrapporter hanteras inom ramen för ledningssystem för kvalitet samt systematiskt förbättringsarbete. Arbetet sker i samverkan mellan verksamheten och utvecklingsstrategen. Omsorgsnämndens ledningssystem ska bestå av de processer och rutiner som behövs för att säkra kvaliteten i verksamheten. Det ska också finnas ett systematiskt förbättringsarbete. En del i det systematiska förbättringsarbetet är rapporter om missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden. Det gäller även rapporter från hälso- och sjukvårdspersonal om risker för vårdskador samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Ytterligare en del är klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet som kan lämnas till verksamheten. Lex Sarah-rapporter används på främst tre olika sätt i det systematiska förbättringsarbetet. Rapporterna är en del i det material som verksamheten sammanställer och analyserar för att kunna se mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet, används som underlag för att vidta de åtgärder som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet, samt används som underlag för att ändra processer och rutiner som inte är ändamålsenliga.