1(5) Redovisning av enkät till Universitetsförvaltningens avdelningar och Fakultetskanslierna Hösten 2012 genomförde en enkätstudie för att göra en nulägesanalys och behovsinventering för att skapa en överblick av hur Universitetsförvaltningen (UF) och fakultetskanslierna arbetar idag. Här ställdes bland annat frågor om vilken typ av arbetsuppgifter man utför på avdelningen/kansliet, vilken samverkan som finns mellan de olika aktörerna, vilka behov avdelningarna har för att kunna genomföra sitt dagliga arbete, vad som är bra respektive mindre bra med de arbetsplatser som finns idag. En projektledare från, LFA besökte alla universitetsförvaltningens avdelningschefer för att beskriva hur enkäten skulle fyllas i, därefter var det upp till respektive avdelningschef att tillsammans med sina medarbetare fylla i enkäten. Fakultetskanslierna fick bara enkäten utskickad till sig och detta skedde något senare än till UF. Underlaget är tänkt att användas i ett framtida planerings- och projekteringsskede för att skapa en samlad bild av universitetsförvaltningens och fakultetskansliers verksamhet. Resultat De resultat som presenteras nedan visar på hur förhållandena såg ut på UF och fakultetskanslierna hösten 2012. Under våren 2013 har rektor fattat beslut om en ny organisation för förvaltningen, vilken inte tas hänsyn till i denna sammanställning. Totalt har inkommit svar från 22 av UF:s 24 avdelningar. LiU- Service i Norrköping (LISIN) har inte fått någon enkät och Löneavdelningen (LA) har inte skickat in något svar. Även de fyra fakultetskanslierna har inkommit med varsitt svar på enkäten. Frågeställningar Vilken typ av arbetsuppgifter har ni inom er avdelning, och hur skulle ni uppskatta att arbetstiden under en vecka är fördelad på dessa arbetsuppgifter? Det är svårt att ge en samlad bild av vad man inom avdelningen/kansliet arbetar med, då de anställda har skilda arbetsuppgifter. Informationsinsamling och inläsning av material kan vara ett arbete som sker vid datorn och även telefonsamtal och besök kan innefattas i denna kategori. Enligt svaren på fråga Hur stor del av arbetstiden i procent skulle ni uppskatta att personerna på er avdelning spenderar fysiskt vid sin arbetsplats tillbringar de anställda vid Filosofiska fakulteten (FFK), Tentamen, examination och ladokadministration (TEXAS), Ekonomi- och verksamhetsstyrning (EVS), Upphandlingsavdelningen (UA) och Teknisk systemförvaltning och utveckling (UTF) mellan 80-100 % av arbetstiden vid sin arbetsplats. På 14 av de avdelningar som svarat spenderar mer än hälften av de anställda mindre än 80 % av arbetsdagen på sin fysiska arbetsplats.
2(5) Under en månads tid, när din avdelning har som mest att göra, hur många möten av följande storlek har området då? Antalet möten mellan olika avdelningar varierar stort. De avdelningar som är mest mötesfrekventa är framför allt de som möter mycket studenter, såsom fakultetskanslierna, Studenthälsan (SH) och International office (IO). Det rör sig mest om mindre möten med 2-4 personer för dessa avdelningar. Andra mötestäta avdelningar är Personalavdelningen (PA), Studentrekrytering (SR). Forskningsfinansiering och alumni (FFA) och Ledningsstöd (LES). Även här är den största delen mindre möten om 2-4 personer, men många möten omfattar fler, dvs grupper om 5 personer eller fler. Vilken specifik utrustning behövs? Utgångspunkten i underlaget var att alla medarbetare har tillgång till en dator, en telefon, ett skrivbord, förvaring och en arbetsstol. Vid sammanställning av enkätsvaren kan konstateras att de grundläggande behoven utöver detta består av: tillgång till konferens- och mötesrum, kopieringsrum (både med vanliga skrivare och färgskrivare samt dokumentförstörare), förråd för kontorsmaterial och lunch/pausrum. Man ser en fördel i att sitta nära sina kollegor inom avdelningen och att skrivborden är höj- och sänkbara. Alla avdelningar har något behov utav förråd för kontorsmaterial. Många har dessutom behov av brandsäkra låsbara förråd/arkiv för känsligt material och sekretess. Samtalsrum, projektrum och rum för utbildning PA, Studentinformation och vägledning (SIV), Fakultetskanslierna, LES och SH har en del känsliga samtal och behöver därför samtalsrum som är ljudisolerade och neutrala. IO behöver också samtalsrum för möten med studenter. SH och SIV bedriver utbildning, och har därför behov av rum anpassade för föreläsningar och workshops. Administrativa system (ADSYS), UTF, Kommunikationsavdelningen (KOM) och FFA lyfter också fram att de har behov av projektrum för tillfälliga arbetskonstellationer, både för studenter och tillfälligt anställda. SR har också ett behov av att i framtiden skapa ett kreativt rum där de kan sätta upp och lagra trycksaker, spara idéskisser och lämna kvar idéutkast under en längre period. Arkiv och förråd LES, IO, SR och IT- support (ITS) har behov av större låsbara förråd för förvaring av material, så som mässmaterial, profilprodukter, doktorshattar och datorer. LiU- tryck (LT) har behov av att ha ett papperslager och annat förbrukningsmaterial som behövs i deras verksamhet. Lokalvården (LV) vilka är utspridda över hela campus behöver förråd på flera ställen för sin utrustning och sitt förbrukningsmaterial. LES har behov av ett närarkiv och ett slutarkiv Mottagning och väntrum Fakultetskanslierna och de avdelningarna med mycket studentkontakt, Antagningen (ANT), IO, SH, SIV) har behov av väntrum och en mottagningsfunktion. LES ser ett fortsatt behov av ett väntrum för besök till rektor.
3(5) Videokonferens Respondenterna tror att videokonferenser kommer att bli vanligare och viktigare i framtiden, även om behovet finns redan idag. Det kommer bli viktigare för kommunikationen mellan LiU:s olika campus och för andra samarbeten. Önskemålen handlar både om videokonferenser i konferensrum med fast utrustning men framför vill man att tekniken ska finnas vid den enskilda arbetsplatsen. Övriga behov Post och Husservice (PH) behöver en verkstad, förråd och truckladdningsrum, truckladdare, tvätthall, postsorteringsfack, lagerutrymme/pallställ Schema, lokal och AV- stöd (SAL) behöver ha tillgång till en verkstadslokal LT behöver utrymmen till en butik och pressar KOM behöver en fotostudio och utrymme för redigering och ljudinspelning (speakerbås) av filmer. ITS kundcenter skulle gärna se att de får möjlighet att ha en besöksmottagning skilt från kundcentret, för att minska störande moment. Systeminfrastruktur (SI) behöver utrymmen för labb och testdatorer. Avdelningarna inom området för LiU- IT behöver plats för fler datorer och flera nätverksuttag vid varje arbetsplats samt plats för fler skrivare för felsökning ANT, LES, UA och EVS behöver avlastningsytor för att kunna hantera stora mängder med dokument. SH har ett behov av tillgång till vatten/dusch (sjuksköterskeexpedition). Lokalplacering bör vara lättillgänglig för taxi och ambulans. Vilka avdelningar inom universitetet samarbetar er avdelning mycket med? Alla avdelningar och kanslier uppger att de har mycket kontakt inom sin egen organisation och med andra avdelningar/kanslier inom LiU. Då det kommer till möten med andra utanför LiU så skiljer det sig åt, men 13 avdelningar har uppgett att de ofta samarbetar med aktörer utanför LiU. I enkäten har avdelningarna/kanslierna fått uppge vilka avdelningar de samarbetar mycket med. Bilden på nästa sida visar att utbytena är flera och att det finns många kopplingar mellan både avdelningar och fakultetskanslier.
2013-05-28 4(5) Studentkontakter Av de tillfrågade avdelningarna anger 14 av dem att de har någon form av studentkontakt. De flesta avdelningar har inga speciella behov för att möta studenterna. De som har tätare kontakt med studenterna har det oftast i form av besök och möten med studenter. Det som är gemensamt för de avledningar/kanslier som har studentkontakter är att de har behov av någon typ av väntrum eller mottagningsfunktion och någon typ av mötes/samtalsrum med möjlighet att ta emot enskilda studenter. Lokaliseringen för dessa avdelningar bör vara lättillgängliga för studenterna, centralt placerade på campus och med tydlig skyltning. Många avdelningar anger att det är stora variationer i arbetet som är kopplat till studentkontakten. I samband med terminsstart och valperioder blir det extra många studentbesök. Andra specifika behov som nämnts i samband med frågan om studentkontakt är: FFA: projektarbetsplatser för studenter på kvällstid. Kansliet för utbildningsvetenskap (KfU): tillgång till arkiv i allt som rör studenternas studiegång. IO: receptionsdisk och nummerlappssystem, plats att duka upp enklare fika, ställ för exponering av informationsmaterial, mötesrum utrustade med projektor och whiteboard med plats för 15-20 grupparbetsplatser. Lätt att komma till med mycket bagage.
5(5) SIV: överfallslarm och besökslampor till koordinatorer för funktionshindrade studenter och studievägledare. De har också behov av en studerandeexpedition med ett kösystem. SH: enskilda rum för att kunna ha möten och skriva journaler med hänsyn till sekretess. Större rum för undervisning. Vad är bra med den nuvarande arbetsplatsen? Saker som lyfts fram som positivt med den nuvarande arbetsplatsen är ändamålsenliga lokaler och funktionella möbler. 14 av avdelningarna/kanslierna uppger att en fördel med den nuvarande arbetsplatsen är att ha ett eget rum. Det gör det enkelt att ha spontana möten med kollegor utan att först behöva förflytta sig och det ger möjlighet till att prata i avskildhet, särskilt om det är känsliga samtal. Man inte heller behöver plocka ihop saker av känslig karaktär då rummet lämnas, det är lätt att reglera temperaturen i rummet, den anställda har en egen hurts och klädskåp. Andra saker som lyfts fram som positivt med det egna rummet, är att det ger möjlighet till att arbeta ostört och det går lätt att prata i telefon utan att störa någon. Vad kan förbättras med nuvarande arbetsplats? Flera av avdelningarna/kanslierna vill förbättra luft, ventilation och temperatur. Även akustiken ses i många fall som något som bör förbättras. Det rör sig främst om bullriga lunchrum och dåligt ljudisolerade arbetsrum. Många avdelningar vill förbättra arbetsmiljön som idag uppfattas som tråkig och med långa korridorer. Flera efterfrågar variation av arbetsplatsen, det kan handla om att få välja mellan att sitta i en öppen lösning eller eget rum, bättre tillgång till projektrum och informella mötesplatser. Hur kommer avdelningen/kansliet att se ut om fem år? På samtliga avdelningar finns en eller flera deltidsanställda på varierande tid. Flera avdelningar har också projektanställda, till exempel i samband med terminsstart. I framtiden ser hälften av de tillfrågade avdelningarna/kanslierna att det kommer att ske förändringar i personalstyrkan och då handlar det om en ökning av antalet anställda. Antalet videokonferenser tror man kommer öka för att enklare kunna kommunicera inom och utanför LiU, framförallt mellan våra olika campus. Det fysiska mötet kommer även i framtiden vara viktigt. Om LiU ska få en fungerande struktur för videokonferenser önskas ett utökat teknikstöd samt att den teknik som köps in är lättillgänglig. En annan sak som avdelningarna/kanslierna tror kommer att förändras är ett ökat användande av digitala dokument.