Gemensam tjänst Inledning varför görs förändringar? I samband med att Ladok-systemet görs om från att ha varit lärosätesunika installationer till att bli ett gemensamt nationellt system (Ladok3), moderniseras kontaktvägarna mellan NyA och Ladok. Hittills har kommunikationen gjorts med filer som skickas mellan systemen, men ska från och med införandet av Ladok3 göras med så kallade feeds-händelser (events) och REST-anrop. Varje händelse som systemen har bestämt måste kommuniceras mellan systemen, aviseras händelsen till det andra systemet så fort det har inträffat. Uppgiften kan därmed uppdateras i det systemet ögonblickligen, så att i princip total synk uppstår. Det är bättre för rättssäkerheten, effektiviteten, servicen till allmänheten och delvis också för arbetsmiljön för handläggare. Hur säkerställer man att personuppgifterna är uppdaterade? Överföringarna mellan systemen handlar i princip om meriter i samband med antagning, antagningsresultat i samband med publicering av antagningsresultat samt personuppgifter. Eftersom varje Ladok idag är unikt för det lärosäte där det används, finns varje person representerad i varje Ladok där personen har studerat (samt NyA!) med uppgifter om exempelvis namn, personnummer, kön och födelsedatum. För svenska personnummer är det i allmänhet oproblematiskt, men högskolesektorn hanterar en hel del personer utan svenskt personnummer. Det är otroligt svårt att hålla detta i synk så länge personregistren är separata. Det leder till missförstånd och det förekommer även felaktiga myndighetsbeslut till följd av detta (fel meriter kopplas till fel person och/eller inte alls). Vore det inte mycket bättre om en person bara skapas och uppdateras på ett ställe, i en enda gemensam tjänst, och så får de system som har behov av uppgifterna titta där? Eftersom de allra flesta som till slut hamnar i Ladok har genomgått antagning i NyA, har det i samband med Ladok3-projektet beslutats att NyA ska ansvara för denna gemensamma tjänst. NyAobjektet ska alltså skapa alla personer som behövs i den gemensamma studieadministrativa sektorn. NyA-objektet ska också ansvara för att uppdateringar sker i den tjänsten och se till att tjänsten aviserar uppdateringarna till Ladok3. Vad blir det för påverkan på NyA? Under 2015 byggdes den gemensamma tjänsten för personuppgifter. För att övriga NyA ska kunna använda sig av den, beslutades det tidigt att befintlig funktionalitet för att behandla personer var i för dåligt skick för att kunna anpassas smidigt. Istället fick det bli total renovering av de funktionerna.
Det handlar i princip om: Hantera personuppgifter (AF41) Hantera personnummer (d.v.s. byte och sammanslagning, ta bort person, skapa interimspersonnummer, AF80) Handlägga alias (AF112) Bland dessa har användargränssnittet för alias, personnummerbyte och sammanslagning gjorts om så pass genomgripande att det krävs nya verksamhetsprocesser för att kunna använda dem. Den överenskomna hanteringen Förutsättningar och åtaganden NyA skapar alla personer, skapar alla gemensamma interimspersonnummer samt håller "masteruppgifterna" i den gemensamma tjänsten. Det är åtagandet från NyA. När NyA skapar en person, kommer Ladok3 att ta emot det etableringseventet och lägga upp personen där endast om personen är antagen till något, inte annars. När NyA ändrar någon av de gemensamma uppgifterna i den gemensamma tjänsten, kommer det att skapas ett så kallat uppdateringsevent. Om Ladok3 har personen upplagd i sitt system, kommer uppgiften att uppdateras även i Ladok. Det är åtagandet från Ladok3. När Ladok3 ändrar en persons uppgifter, sker det i NyA genom ett så kallat REST-anrop. Ladok3 får inte ändra en uppgift i sitt system utan att samtidigt göra ett REST-anrop så att ändringen genomförs även i NyA. Gemensamma personuppgifter Nedanstående uppgifter har vi kommit överens om att alltid ska vara gemensamma i de bägge systemen: Förnamn Efternamn Födelsedatum Kön Personnummer (svenskt eller interims-) Avliden Folkbokföringsadress, i förekommande fall
Icke gemensamma uppgifter (kontaktuppgifter) Följande uppgifter tillåts skilja sig åt mellan systemen: Förnamn Efternamn Födelsedatum Kön Personnummer (svenskt eller interims-) Avliden Folkbokföringsadress, i förekommande fall Åtgärder på person Följande åtgärder kan respektive system göra i version 1 av den gemensamma personhanteringen, som levereras i mars 2016. Åtgärd NyA Ladok3 Kommentar Skapa en person Skapa flera personer (så kallad "massetablering") Ändra en persons uppgifter Utföra ett personnummerbyte Utföra en sammanslagning Tilldela någon ett alias Alltså ingen funktionalitet för massetablering i NyA i första versionen. Man kan alltså inte initiera ett personnummerbyte från Ladok3 i första versionen. Man kan alltså inte initiera en sammanslagning från Ladok3 i första versionen. Ett alias som lagts i NyA kommer att aviseras till Ladok3 (även när aliasuppgifterna ändras och när aliaset tas bort) men inte automatiskt att bli ett alias även i Ladok3. Det måste tas om hand manuellt. NyA tar inte emot alias som enbart tilldelas i Ladok3.
Hämta uppgifter till Ladok3 Alla uppgifter som NyA håller och som kan vara intressanta för Ladok3 delas och synkas alltså inte. Därför finns det möjlighet att vid behov föra över uppgifter från NyA till Ladok3 på förfrågan. Följande möjligheter finns, med så kallade REST-anrop: Åtgärd Sker vid detta tillfälle Kommentar Hämta person och personuppgifter Hämta persons kontaktuppgifter Vid publicering av urvalsresultat, då person inte redan finns i Ladok3. [samt] Vid antagning av tidigare reservplacerad person, då person inte redan finns i Ladok3. Vid publicering av urvalsresultat, då person redan finns i Ladok3. [samt] Vid antagning av tidigare reservplacerad person, då person redan finns i Ladok3. Eftersom endast antagna personer ska finnas i Ladok3, finns inga personer där förrän de blivit antagna, varför de måste hämtas vid antagningsögonblicket. Reserver förs inte över till Ladok3 förrän de är antagna. Eftersom kontaktuppgifter inte ska synkas, kommer de att skilja sig åt. Vid jämna intervall kan det finnas anledning att ändå kopiera över uppgifter. Då en person har blivit antagen har personen genomgått en antagningsprocess och därmed troligen uppdaterat sina kontaktuppgifter i NyA, varför det kan vara intressant att kopiera över dem just vid detta tillfälle.
Sammanfattning av events och deras hantering Följande så kallade events kommer den gemensamma tjänsten att skapa, och följande hantering av dessa är överenskommen: Händelse Event-namn Ladok3 gör följande: Kommentar En person skapas Någons personuppgifter ändras Någons kontaktuppgifter ändras Någons folkbokföringsadress uppdateras Någons folkbokföringsadress tas bort Någon som inte redan har ett alias får ett alias Någons aliasuppgifter ändras CREATE UPDATE Inget event skapas NATIONAL_R EGISTRATIO N_ADDRESS_ UPDATE NATIONAL_ REGISTRATI ON_ ADDRESS_ DELETE PROTECT PROTECT_UP DATE Ingenting om personen inte samtidigt är antagen Uppdaterar samma information om personen finns i Ladok3. Uppdaterar samma information om personen finns i Ladok3. TODO TODO TODO Någons alias tas bort UNPROTECT TODO Ett personnummerbyte sker En sammanslagning sker UPDATE MERGE + UPDATE Uppdaterar samma information om personen finns i Ladok3. TODO Ladok3 vet alltså inte om detta Se också kapitel Avregistreringsorsaker med åtgärd Det sker inget separat UPDATE-event när personuppgifterna ändras, utan allt sker i samma event. OBS! Denna funktionalitet kommer inte att levereras i version 1, i mars 2016. Det sker inget separat UPDATE-event när personuppgifterna ändras, utan allt sker i samma event. När personuppgifterna ändras sker ett separat UPDATE-event. Dessutom aviseras själva sammanslagningen som ett MERGE-event
Hantering av folkbokföringsuppgifter från Navet Tjänsten håller en för alla deltagande organisationer en gemensam prenumeration från Skatteverkets tjänst Navet, för inhämtning av folkbokföringsuppgifter. Uppgifterna uppdateras sedan i tjänsten och aviseras ut till anslutna system, enligt sammanfattningen av events ovan. Därigenom slipper sektorn ha flera olika prenumerationer, utan endast en enda. Kort om regelverket Universitets- och högskolerådet har personuppgiftsansvar för personuppgifterna i antagningssystemet (och därmed tjänsten) men endast som ett led i antagningen. När antagningen är avslutad är också UHR:s möjlighet att inom ramen för sitt eget uppdrag behandla personuppgifterna avslutad. Respektive lärosäte har dock fortfarande möjlighet att behandla uppgifterna (eftersom det då handlar om studiedokumentation som fortgår löpande). För att få fortsätta behandla uppgifterna i tjänsten (alltså uppdatera dem mot folkbokföringsregistret) måste UHR få uppdraget av respektive högskola att behandla uppgifter för deras räkning i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Först därefter får UHR behandla uppgifterna i tjänsten i enlighet med avtalet. Tillfällig lösning till Ladok3 är produktionssatt Tills vidare kommer samma prenumerationsintervall som NyA idag använder att användas av tjänsten för folkbokföringsuppgifter. Det är alltså endast vid nyinläggning av en anmälan samt efter en sammanslagning som folkbokföringsuppgifterna uppdateras, inte annars. Mållösning när Ladok3 är produktionssatt överallt När Ladok3 börjar användas i skarp drift, kommer tjänsten att kunna ta emot ändringar av folkbokföringsuppgifter från Navet på samtliga personer i tjänsten. Tjänsten kommer dock bara att ta emot och uppdatera uppgifterna för de personer som antingen NyA eller Ladok anser vara intressanta. Det återstår att klargöra de exakta detaljerna för vilka som är intressanta, men en arbetshypotes är aktiva sökande, aktiva studenter och aktuella för utskick i övrigt, t.ex. alumner. De personer i tjänsten som varken NyA eller Ladok är intresserade av, kommer inte att ha uppdaterade uppgifter, eftersom de då inte får behandlas alls förrän de åter blir sökande, studenter eller aktuella för utskick i övrigt.
Resultat från folkbokföringsuppgiftshämtningen Avregistreringsorsaker med åtgärd Tjänsten frågar folkbokföringsregistret efter givna personnummer och i vissa fall har folkbokföringen avregistrerat personnumret. I så fall kommer följande att hända, uppdelat på avregistreringsorsak: Kod Orsak i klartext Aktion i tjänsten AV Avliden Sätt avliden till JA Radera folkbokföringsadress GN UT Utvandrad Radera folkbokföringsadress Personnumret är bytt OB Försvunnen Radera folkbokföringsadress TA AN IA Teknisk avregistrering Äldre hantering av vissa avregistreringsorsaker Intern avregistrerin g om folkbokförin gen av någon anledning inte svarar på personen när vi frågar. Avisera? UPDATE Aktion i NyA ÅK AN028 ÅK AN031 Ingenting NEJ ÅK AN029 Radera folkbokföringsadress Radera folkbokföringsadress Radera folkbokföringsadress ÅK AN030 ÅK AN030 ÅK AN030 ÅK AN047 Anledningen till att folkbokföringsadressen tas bort vid vissa avregistreringsorsaker är helt enkelt för att adressen inte längre är pålitlig: personen bor inte längre där. Då är det bättre att inte ha någon adress registrerad alls, än att ha en adress som inte längre är aktuell. Särskild postadress och
utlandsadress, som också finns i folkbokföringen, är väldigt osäkra uppgifter och de bör vi inte använda. Aviserar folkbokföringen att någon har bytt personnummer är det bättre om en åtgärdskod sätts och en handläggare får undersöka saken, snarare än att systemet byter personnummer själv. Avregistreringsorsaker som tjänsten inte hanterar Det finns två avregistreringsorsaker som förekommer i folkbokföringsregistret som tjänsten inte hanterar. Det rör GS och AS, som handlar om samordningsnummer. Samordnings-nummer hanteras inte av tjänsten för närvarande Om folkbokföringen inte svarar Om vi för ett givet personnummer inte får ett svar, sätts åtgärdskoden AN047 i NyA. Eventuell folkbokföringsadress ligger kvar och raderas inte. Handläggare får utreda i vilken mån något behöver göras. Om adressen inte är komplett Om en adressuppgift från folkbokföringen av någon anledning inte är komplett, exempelvis att postnummer eller postort saknas, sätts åtgärdskoden AN059 i NyA. Eventuell folkbokföringsadress raderas. Handläggare får utreda i vilken mån något behöver göras.