2012-01-10 1 (8) Äldrenämnden Ändring i äldrenämndens delegationsordning och fastställande av rutiner för 14 kap 3-7 socialtjänstlagen, lex Sarah Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse den 10 januari 2012 Sammanfattning Den 1 juli trädde nya bestämmelser om lex Sarah i bl.a. socialtjänstlagen ikraft tillsammans med nya föreskrifter från Socialstyrelsen. Rutin för lex Sarah, kap 14 3-7 socialtjänstlagen Den nämnd som har ansvar för verksamhet inom socialtjänsten ska fastställa rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Rutiner ska även fastställas för hur skyldigheten att anmäla allvarliga missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden ska fullgöras. Förvaltningen har under hösten arbetat fram rutiner och förankrat förändringar i regelverket hos ledning, medarbetare och med externa leverantörer, i förordningen benämnda yrkesmässigt bedrivna enskilda verksamheter. Delegationsordning Äldrenämnden föreslås delegera till utredare på biståndsenheten (och chefer vid utredares frånvaro) att fatta beslut om anmälningar (rapporter) i enlighet med lex Sarah gällande allvarlighetsgrad och om de allvarliga missförhållanden som skall anmälas till Socialstyrelsen. Förslag till ny delegationspunkt: Delegationspunkt Ärendetyp Lagrum Delegat Ersättare 5.9.1 Beslut om att göra anmälan till Socialstyrelsen om allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande 14 kap 7 SoL Utredare på biståndsenheten Chef för biståndsenheten Förvaltningschef Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 kommunstyrelsen@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2012-01-10 2 (8) Förslag till beslut 1. Äldrenämnden fastställer förvaltningens rutiner för arbete enligt 14 kap. 3-7 socialtjänstlagen, lex Sarah 2. Äldrenämnden beslutar att tillägga punkt 5.9.1. till delegationsordningen i enlighet med förvaltningens förslag. Birgitta Fahlgren Sylvén Förvaltningschef
2012-01-10 3 (8) Rutin för handläggning av lex Sarah-ärenden 1. Lex Sarah- rutin för äldreförvaltningen Syfte Syftet med 14. kap. 3-7 socialtjänstlagen, kallade lex Sarah, är att göra vården och omsorgen säkrare genom att göra all personal delaktig och medansvarig i kvalitetsarbetet. Lex Sarah ska bidra till ökad kunskap om risker och missförhållanden som förekommer, så att dessa minimeras genom att åtgärder vidtas eller förebyggande insatser kan sättas in. Omfattning Samtliga medarbetare som är anställda, arbetar på uppdrag, gör praktik eller utför frivilligarbete inom omsorgen om äldre och funktionshindrade och som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande är skyldiga att genast rapportera samtliga risker eller missförhållanden. Vad ska anmälas? Med missförhållanden menas utförda handlingar eller handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl inte har utförts som innebär ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Skyldigheten avser även att rapportera om sådana förhållanden som är allmänt inriktade, så som organisatoriska, strukturella eller rutinmässiga. Med en påtaglig risk för ett missförhållande menas att det är fråga om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Exempel på missförhållanden: Brister i tillgänglighet eller informationsöverföring Respektlöst bemötande Fysiska, psykiska, sexuella och ekonomiska övergrepp Brister i omvårdnad, omsorg och tillsyn Återkommande brister i omsorgen kan sammantaget utgöra allvarliga missförhållanden även om bristerna var för sig inte kan anses vara det.
2012-01-10 4 (8) Ansvar Äldrenämnden ansvarar för att det finns organisation och rutiner för arbetet i enlighet med lex Sarah. Nämnden ska kvartalsvis ta del av sammanställningar av rapporter enligt lex Sarah och ha dessa med som underlag vid beslut i enlighet med ledningssystemet. Nämnden ska även ta del av information gällande allvarliga missförhållanden och beakta dessa vid beslut. Förvaltningschefen ansvarar för att rutinen för lex Sarah är känd i verksamheten, uppdateras och följs. I de fall en rapport om ett missförhållande eller en risk för ett missförhållande inkommer till förvaltningen gällande en enskild där en annan nämnd fattat beslut om insatsen, ansvarar förvaltningschefen för att den nämnd som bedriver verksamheten informeras. Förvaltningschefen ansvarar för att sammanställning av lex Sarah-anmälningar redovisas på ledningens genomgång varje kvartal och att informationen tas tillvara som beslutsunderlag i enlighet med ledningssystemet. Enhetschefer ansvarar för att samtliga som berörs av anmälningsplikten i enlighet med lex Sarah är informerade om anmälningsplikten och att enheten har rutiner för detta. Enhetschefen ansvarar för att ta emot anmälningar och se till att en utredning görs i enlighet med denna rutin (se nedan). Enhetschefen ansvarar för att en utredning av anmälan påbörjas i enlighet med denna rutin (se nedan). Enhetschefen ansvarar för att ta ställning till huruvida han eller hon är jävig och därför bör överlåta utredningen av anmälan i sin helhet till utredare på biståndsenheten. Enhetschefen ansvarar för att de åtgärder vidtas som behövs för att åtgärda det missförhållande som anmälts. Enhetschefen ansvarar för att informera berörd personal om händelsen och de åtgärder som den föranlett. Enhetschefen ansvarar för att berörd personal får stöd och att det finns lokala rutiner för detta. Enhetschefen ansvarar för att överlämna anmälan och påbörjad utredning samt risk- och händelseanalys till utredare på biståndsenheten för ställningstagande om allvarlighetsgrad och rapportering till ledningsgrupp, äldrenämnden och eventuellt Socialstyrelsen.
2012-01-10 5 (8) Utredare på biståndsenheten ansvarar för utredning och risk- och händelseanalys i de anmälningar där enhetschefen är delaktig i det anmälan rör. Han eller hon fattar beslut om allvarlighetsgrad. Bedöms anmälan röra ett allvarligt missförhållande ska det rapporteras till Socialstyrelsen av utredaren, i enlighet med delegation från Äldrenämnden. Utredare på biståndsenheten ska redovisa alla lex Sarah-anmälningar till ledningsgruppen och äldrenämnden. Utredaren ansvarar för sammanställning av dokumentationen av ärendet och att det diarieförs. Tillvägagångssätt Nedan följer en förtydligande uppgiftsfördelning vid lex Sarah-ärenden. Steg Ansvar Åtgärd Anvisning 1 Samtliga rapporterings skyldiga 2 Samtliga rapporterings -skyldiga Den som blir vittne till eller får kännedom om missförhållanden eller risker för missförhållanden ska rapportera detta utan dröjsmål. Rapporterar till ansvarig enhetschef där missförhållandet har uppmärksammats. Detta kan göras muntligen eller skriftligen, då på avvikelseblankett nr BL03A, där ett kryss sätts i rutan om lex Sarah. 3 Enhetschef Enhetschef som tar emot anmälan och påbörjar utredning med stöd av checklista. Enhetschefen gör utredning så långt han eller hon kan i enlighet med checklistan och ser därefter till att utredare på biståndsenheten får påbörjad utredning och dokumentation för beslut i ärendet. 4 Enhetschef Den eller de som mottar muntlig eller skriftlig anmälan ska omedelbart vidta de nödvändiga åtgärder som situationen kräver dvs avhjälpa missförhållandet eller risken för missförhållandet. 5 Enhetschef och utredare Om enhetschefen själv varit delaktig i händelsen som anmäls ska han eller hon snarast skicka dokumentation och kontaktuppgifter per post till utredare på biståndsenheten som fortsätter handläggningen av ärendet. Utredaren informerar förvaltningschefen. enligt 14 kap. 3 SoL
2012-01-10 6 (8) 6 Utredare Utredningen avslutas med ett beslut om allvarlighetsgrad. Allvarliga missförhållanden rapporteras till Socialstyrelsen. Eventuella åtgärder vidtas och dokumenteras. 7 Enhetschef och utredare 8 Enhetschef och / eller Utredare 9 Enhetschef utredare Samtliga handlingar som avser ärendet under utredning, analys och gällande beslut om åtgärder registreras och arkiveras i Diabas. Anmälningar om missförhållanden ska diarieföras sekretessmärkt. (Slutförd utredning skickas till nämndssekreteraren för anmälan till nämnden.) Den enskilde som berörs av missförhållandet bör alltid underrättas om anmälan, utredningen och resultatet av den. Enhetschef eller utredare informerar, överväger stöd som kan erbjudas och dokumenterar detta i utredningen. Enhetschefen ansvarar för att återkoppling med information till berörd personal och att för att stöd ges. Utredaren kan vara behjälplig med information. Enheten ska ha lokala rutiner för när och hur detta sker. 10 Utredare Allvarliga missförhållanden tas upp på ledningsgruppen eller ledningens genomgång och nämnd snarast möjligt, övriga missförhållanden tas upp kvartalsvis. Ärendena sammanställs med klassificering av ärendetyp samt risk- och allvarlighetsgrad. Sammanställningen redovisas i samband med redovisning av fel och brister och synpunkter. Redovisningen ska även innefatta antal anmälningar, orsak, åtgärder samt uppföljning. Till redovisningen läggs lex Sarah-anmälningar från yrkesmässigt enskilt bedrivna verksamheter, dvs de företag äldreförvaltningen har avtal med. Enhetschefer ska informera om skyldigheten att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden till alla som omfattas av skyldigheten i samband med introduktionen på enheten. Information om vem i verksamheten som är utsedd att vara mottagare av anmälningar, dvs enhetschef, ska också ges vid introduktionen. Enhetschefen ansvarar för att information ges till medarbetare fortlöpande, minst en gång per år. För detta ska det finnas lokala rutiner.
2012-01-10 7 (8) 2. Rutin för mottagande av rapporter från yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet Syfte För att säkerställa Äldrenämndens och äldreförvaltningens korrekta handläggning av lex Sarah, 7 kap. 6 och 14 kap 3-7 socialtjänstlagen, och tillhörande föreskrifter, gällande yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet fastställs denna rutin. Omfattning Rutinen omfattar äldreförvaltningen, i första hand biståndsenheten, och de yrkesmässigt bedrivna enskilda verksamheter som äldreförvaltningen har avtal med för utförande av biståndsinsatser inom hemtjänst och särskilt boende, sk. Äldreboende (fortsättningsvis kallade utförare). Rutinen omfattar förhållandet mellan äldreförvaltningen och utförare gällande handläggning av lex Sarah-ärenden och är således inte en rutin för utförarnas hela handhavande av lex Sarah och tillhörande föreskrift. Utföraren ska ha egna rutiner för att säkerställa att lagen och föreskriften följs. Ansvar Äldrenämnden ansvarar för att rutiner för lex Sarah-ärenden i yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet upprättas. Äldrenämnden ska ta del av de rapporter som lämnas och vidta de åtgärder som behövs. Chef för biståndsenheten ansvarar för att rutinen uppdateras och följs. Utredare på biståndsenheten ansvarar för att rapporter redovisas för Äldrenämnden. Tillvägagångssätt Nedan följer en förtydligande uppgiftsfördelning vid lex Sarah-ärenden i yrkesmässigt enskilt bedriven verksamhet Steg Ansvar Åtgärd Anvisning 1 Enhetschef hos utförare Snarast efter att enhetschefen fått en rapport gällande missförhållanden eller risk för missförhållande ska detta meddelas till äldreförvaltningen, biståndsenheten.
2012-01-10 8 (8) Färdig utredning om missförhållande eller risk för missförhållande ska skickas till äldreförvaltningen, biståndsenheten inom en månad från att händelsen rapporterats. 2 Utredare på biståndsenheten 3 Enhetschef hos utförare 4 Utredare på biståndsenheten 5 Redovisar sammanställning av samtliga utförares lex Sarah-rapporter för Äldrenämnden kvartalsvis. I de fall missförhållandet eller risken för missförhållandet är allvarligt och därför ska anmälas till Socialstyrelsen, ska biståndsenhetens utredare informeras om det. Informerar Äldrenämnden om anmälan till Socialstyrelsen vid första följande sammanträde. Dokumentation och arkivering Rapporten samt utredningen och övrig dokumentation enligt 14 kap. 6 SoL ska diarieföras enligt gällande lagstiftning och rutiner gällande sekretess m.m.