Regler för lokalförsörjning och internhyra Fastställd av kommunfullmäktige 2011-06-yy xx 1. Generellt om lokalförsörjning i Vallentuna kommun 1.1 Övergripande Ansvaret för den strategiska lokalplaneringen ligger på kommunens tjänstemanna ledningsgrupp. Till sitt förfogande har den en arbetsgrupp, lokalstyrgruppen, i vilken samtliga förvaltningar ska vara representerade. Lokalstyrgruppens huvudsakliga arbetsuppgift, är på uppdrag av kommunens ledningsgrupp, att utarbeta en lokalresursplan. Denna plan ska behandlas av kommunfullmäktige i samband med Kommunplanen. Tuna Fastigheter (TuFa) ansvarar för anskaffning och förvaltning av kommunens egna och förhyrda lokaler. All kommunal verksamhet ska i första hand utnyttja kommunens egna lokaler. TuFa beräknar fysiska och ekonomiska konsekvenser av verksamheternas lokalbehov. TuFa är definierad som en intäktsfinansierad resultatenhet (se KFS 1.2.01 punkt 4.1). Fastighetsförvaltning är en långsiktig verksamhet i vilken vissa större utgifter belastar enskilda år. För att inte behöva göra omprioriteringar av underhållsbudgeten vid sådana utgifter är TuFa undantagen de regler som gäller ombudgeteringar av överrespektive underskott (se KFS 1.2.01 punkt 4.8). 1.2 Nyinvestering i lokaler Investeringar i nya lokaler får endast göras om verksamheten har ett långsiktigt lokalbehov som, efter en behovsutredning, visat sig inte kunna lösas inom befintligt fastighetsbestånd. Lokalstyrgruppen har det huvudsakliga ansvaret för detta. Vid varje investering i ny-, om- eller tillbyggnad ska i beslutsunderlaget redovisas framtida förändring av lokalkostnaden samt effekterna på verksamheten. Investeringar för lokaler budgeteras i respektive styrelse/nämnds investeringsbudget inom ramen för inriktningsbeslut i kommunplanen. Budgetmedeln förs sedan, efter genomförandebeslut i kommunstyrelsen, över till TuFa som är utförare och ansvarig för projektets genomförande.
Respektive styrelse/nämnd budgeterar för inköp av inventarier till nya och befintliga lokaler. 1.3 Effektivhet och flexibilitet Lokaleffektivitet och flexibilitet ska prioriteras vid ny-, om- och tillbyggnader. För att underlätta vid förändrad verksamhet ska flexibilitet vad gäller stomme samt försörjningssystem eftersträvas. Lokaler ska så långt det är möjligt samnyttjas av flera verksamheter. Vid en bedömning av lokalers samnyttjande ska även möjliga samordningslösningar med andra fastighetsaktörer vägas in. Vid tillfälliga lokalbehov ska dessa, i första hand, tillgodoses inom befintligt fastighetsbestånd, i andra hand genom extern förhyrning. 1.4 Tecknade av avtal och avveckling av lokaler TuFa tecknar avtal för kommunens räkning. Hyresavtal för inhyrning av lokaler hos extern fastighetsägare ska behandlas av lokalstyrgruppen för att få ett koncernperspektiv. Avtal får inte tecknas för längre tid än tio år utan att ha godkänts av kommunstyrelsen. Vid tecknande av hyresavtal med extern verksamhet ska respektive berörd nämnds synpunkter beaktas. Lokaler ska avvecklas om det, efter analys av verksamheternas långsiktiga behov, visar sig att de inte behövs. TuFa står för kostnaden för ej uthyrda lokaler. 2. System för internhyra 2.1 Parter och roller a) Tuna Fastigheter (TuFa) TuFa är lokalförsörjare (LF), fastighetsförvaltare (FF) och hyresvärd (HV). b) Styrelse och nämnd (S/N) S/N är hyresgäster (HG). 2.2 Omfattning Följande regler gäller för samliga lokaler som används i Vallentuna kommuns verksamheter. För lokaler som används för verksamheter enligt Skollagen (2010:800) kap 1 1 gäller dock i vissa fall speciella regler. Dessa lokaler benämns i det följande för skollokaler.
2.3 Hyreskontrakt Hyreskontrakt ska upprättas för alla upplåtelser av lokaler. Endast förvaltningschef har rätt att teckna hyreskontrakt. I kontraktet anges årshyran och antalet kvadratmeter bruksarea. För skollokaler anges antalet kvadratmeter verksam yta samt priset per kvadratmeter. 2.4 Hyran Självkostnad är grundprincip vid hyressättning. Hyran för ett enskilt hyresobjekt är kopplad till kostnaden för det aktuella hyresobjektet. För skollokaler gäller att hyran för samtliga skollokaler tillsammans (ej varje enskilt hyresobjekt) ska motsvara den totala kostnaden TuFa har för dessa lokaler (se punkt 2.4.3). För inhyrda lokaler har HV rätt att lägga på självkostnaden för att finansiera skillnader i kontraktsvillkor mellan externa och interna avtal samt tre procents påslag för att täcka de administrativa kostnaderna som inhyrningen medför. 2.4.1 Kapitalkostnader Kapitalkostnader beräknas enligt nominell annuitetsmetod. Metoden innebär att investeringskostnaden, uppräknad med internräntan, slås ut på objektets livslängd med ett lika stort belopp per år Underlaget utgörs av den totala investeringsutgiften för det aktuella hyresobjektet. I avvaktan på att alla investeringsutgifter har bokförts kan den budgeterade utgiften användas i en preliminär beräkning. Grundprincipen är att internräntesatsen ska följa den årliga rekommendationen från Sveriges Kommuner och Landsting. 2.4.2 Drift- och underhållskostnader Drift- och underhållskostnader för lokaler beräknas med utgångspunkt från en schabloniserad självkostnad per m 2 bruksarea (BRA). På grund av omprioriteringar och förekomsten av varierande akuta underhållsinsatser överstiger alternativt understiger vantligtvis den verkliga underhållskostnaden ett enskilt år det i hyran för enskilt hyresobjekt inkalkylerade underhållsbeloppet. Genomförande av större planerade underhållsarbeten kan också medföra avvikelser som utjämnas över åren.
2.4.3 Hyresberäkning för skollokaler För beräkning av hyran för skollokaler används begreppet verksam yta. Verksam yta är bruksarean för respektive fastighet justerat för c) teknikutrymmen (till exempel undercentral, elcentral och fläktrum) d) kök (inklusive biutrymmen) e) soprum f) uteförråd Den totala hyreskostnaden för skollokaler (enligt 2.4.1 och 2.4.2) slås ut på den totala verksamma ytan varvid en hyreskostnad per kvadratmeter verksam yta erhålls. Hyreskostnaden för icke verksam yta finansieras på detta sätt gemensamt av samtliga HG av skollokaler. Antalet kvadratmeter verksam yta framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. HV ska vid rapportering till ekonomiavdelningen enligt punkt 2.4 även lämna en beräkning av hyreskostnaden per kvadratmeter verksam yta. Denna beräkning ska innehålla dels årlig indexering, dels effekterna av investeringar enligt punkt 2.6. 2.5 Betalning och justering av hyra 2.5.1 Betalning av hyra Årshyran betalas månadsvis via automatisk periodisering. Eventuell hyresjustering under pågående kalenderår regleras via bokföringsorder. Inför varje årsskifte samt när hyran därutöver förändras lämnar HV ett hyresmeddelande till HG. 2.5.2 Hyresjustering Hyran för inhyrda lokaler/bostadsrättslokaler (som ej är definierade som skollokaler) är rörlig och följer förändringar i de externa avtalen vilka LF tecknat. HV ansvarar för och följer upp lokalens/fastighetens drifkostnader. Hyresjustering sker normalt vid årsskifte av någon/några av följande anledningar a) förändrade driftskostnader för kommunens ägda lokaler b) indexhöjningar på inhyrda lokaler c) avgiftshöjningar för bostadsrättslokaler d) investeringar enligt punkt 2.6 e) oförutsedda kostnadsökningar enligt punkt 2.15 HV ska senast den 15 april till ekonomiavdelningen meddela kommande års justeringar av hyran. Detta för att eventuella förändringar ska kunna beaktas i kommunens budget- och planeringsarbete.
Hyresförändringar enligt a, b och c finansieras normalt inom respektive N/S budgetuppräkning. Förändringar enligt d och e behandlas separat i budgetarbete. 2.6 Investeringar Med investeringar avses här nybyggnad, tillbyggnad, ombyggnad, reinvesteringar samt andra verksamhetsanpassningar (exklusive inventarier) av och i fastigheter. För gränsdragning mellan driftkostnad och investeringsutgift se KFS 1.2.01 punkt 4.4. Huvudprincipen är att LF finansierar investeringarna och debiterar HG via hyresjustering. Vid investeringar gäller följande med avseende på hyran kapitalkostnad (avskrivning plus internränta) samt i förekommande fall ökad driftkostnad påförs hyran från färdigställandetidpunkten avskrivningen bestäms utifrån investeringens beräknad nyttjandetid. Bedömningen ska ta sin utgångspunkt i rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) 2.7 Avtalstid, uppsägningstid, frånträde av lokal, förlängning av avtal 2.7.1 Avtalstid För ägda lokaler och inhyrda skollokaler är kontraktstiden ett år. För inhyrda lokaler som ej är definierade som skollokaler följer kontraktstiden den som anges i LF:s externa hyreskontrakt. 2.7.2 Uppsägning av avtal Avtal sägs upp minst det antal månader före hyrestidens utgång, som kontraktet anger. Kortare uppsägningstid accepteras om särskilda skäl föreligger. Med särskilda skäl avses till exempel när HG vill frånträda del av lokal och annan hyresintresent finns. HV avgör om kortare uppsägningstid ska gälla. 2.7.3 Frånträde av lokal Frånträde av lokal, eller del av lokal, sker regelmässigt vid hyrestidens utgång med uppsägningstid enligt 2.7.2 ovan. HG medges också, under nedan angivna förutsättningar, frånträda den hyrda lokalen eller del av lokalen under hyrestiden om annan hyresintressant finns som HV kan godta
om HG önskar samnyttja lokalen eller delar av lokalen med annan verksamhet. Huruvida budgetramen ska justeras under budgetår för S/N avgör kommunstyrelsen. Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen. 2.7.4 Förlängning av avtal Avtal förlängs om uppsägning inte sker. 2.8 Samnyttjande av lokaler Med samnyttjande av lokaler avses förhållandet när två eller fler kommunala verksamheter nyttjar samma lokaler vid olika tider. HV tecknar kontrakt med samtliga verksamheter och anger i kontraktet hur stor andel av lokalen som respektive verksamhet hyr. Andelen ska vara kopplad till nyttjandegraden. 2.9 Andrahandsupplåtelse HG får efter HV:s godkännande upplåta lokalen eller del av lokalen i andra hand under tid HG bedriver verksamhet i lokalen. Vid upplåtelse under längre sammanhängande tid ska nyttjandeavtal tecknas mellan S/N och nyttjare och vara godkänt av HV. HG behåller hyresintäkter och står för alla kostnader som uppstår i samband med andrahandsupplåtelse 2.10 Fastighetsskötsel och tillsyn Gränsdragning mellan parters ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. Fastighetsskötsel som ingår i HV:s åtagande framgår av bilaga 1. Fastighetsskötsel och tillsyn som inte ingår i HV:s åtagande utförs av HV efter beställning alternativt separat avtal. 2.11 Underhåll Underhåll omfattar planerat och avhjälpande underhåll. HV utför planerat underhåll enligt gällande underhållsplan och avhjälpande underhåll efter felanmälan. Gränsdragningen mellan parters ansvar framgår av bilagor till respektive hyreskontrakt.
Planerat underhåll avser underhåll som kan förutsägas och som ingår i underhållsplanen: utvändigt underhåll av byggnad invändigt underhåll av byggnad/lokal underhåll av installationer Avhjälpande underhåll avser akuta insatser för att återställa funktioner som havererat eller är så bristfälliga att åtgärder måste vidtagas omgående. För hyresgästens inflytande på underhåll gäller att HV har totalansvaret för underhållet av byggnaden/lokalen. Åtgärden som rör byggnadens värde, standard och funktion ingår i underhållsplanen och utförs av HV enligt angiven periodicitet HG har möjlighet att påverka underhållet av den inre miljön, dvs ytskikten samt övrig invändig utrustning i lokalerna. Utifrån fastlagda principer för standardklasser på färg, tapeter, golv etc. samråder HV och HG om periodicitet etc. när det invändiga underhållet planeras Principer för städning av lokaler regleras separat 2.12 Myndighetskrav HG bekostar åtgärder till följd av myndighetsförelägganden som är betingad av verksamheten i lokalen via hyresjustering. Här avses också åtgärder som HG i egenskap av arbetsgivare åläggs enligt arbetsmiljölagstiftning. HV åtgärdar mer ofattande brister på byggnad och installationssystem som ligger utanför normalt underhåll. Kostnader för sådana åtgärder påförs HG genom hyresjustering. 2.13 Felanmälan HG ska utan dröjsmål underrätta HV om iakttagna brister i fastighet/lokal genom felanmälan till HV. 2.14 Skadegörelse Gränsdragning mellan parternas ansvar framgår av bilaga till respektive hyreskontrakt. Övrig skadegörelse bekostas som regel av HV. Omfattande skadegörelse vid inbrott regleras enligt särskild överenskommelse mellan parterna.
2.15 Oförutsedda kostnader Skulle under hyrestiden oförutsedda betydande kostnadsökningar uppkomma för fastigheten gällande skatt, avgift eller pålaga, som riksdag regering eller myndighet kan komma att besluta, ska detta bekostas av HG genom hyresreglering. Under löpande budgetår beslutar kommunstyrelsen om att tillföra S/N budgetmedel för att täcka hyresregleringar uppkomna enligt punkten ovan. Förändringar för kommande år behandlas i kommunplaneprocessen. 2.16 Tvister Tvister som kan uppstå mellan parterna om tolkning och tillämpning av internhyresavtal hänskjuts till kommunstyrelsens arbetsutskott för avgörande.