Verksamhetsberättelse 2015 1(12)
Innehåll Inledning... 3 Ledning... 3 Firmatecknare... 3 Revisorer... 4 Verksamheten under året... 4 Expansion... 5 IT... 5 Samverkan... 5 Utbildning... 5 Medarbetare... 6 Kvalitetsberättelse... 6 Synpunkter och klagomål... 6 Rapportering enligt Lex Sarah... 7 Tillsyn/avtalsuppföljning/verksamhetsuppföljning... 7 Kvalitetsrådet... 7 Verksamhetens resultat utifrån 2015 år mål... 9 Resultat av egenkontroll 2015... 11 Sammanställning, analys och resultat... 12 2(12)
Inledning I 1:a Aktiva valet i norden AB möts individer och perspektiv. I mötet mellan oss och brukare och kunder skapar vi förtroende, respekt och professionalism. Företaget startades ur en grundläggande idé: att personer med funktionsnedsättning oavsett ålder ska kunna vara delaktiga i samhället och ha möjlighet att ta del av dess utbud av aktiviteter och upplevelser. I vårt dagliga arbete är målet att den enskilde ska utvecklas genom stöd, service och träning erhålla en ökad självständighet. Vår strävan är att våra medarbetare ska vara med och stödja personer med olika funktionsnedsättningar i sina hem, i arbete och skola samt på fritiden. Vi finns för att människor med funktionsnedsättningar och deras anhöriga och närstående ska få ett bättre liv högsta livskvalitet. Genom en professionell företagskultur med starkt humanistiska värderingar attraherar vi de mest kompetenta och engagerade medarbetarna. 1:a Aktiva valet i norden AB skapar högre livskvalitet tack vara den trivsel, självständighet, trygghet och personlig utveckling som erbjuds kunniga medarbetare. - Alla människor har lika värde och ska bemötas med full respekt. - Varje människa har en utvecklingspotential. - Möten mellan människor ska präglas av respekt, närhet, värme och lyhördhet. - Vinst från en engagerad insats för att stödja människor används för att säkra en uthållig utveckling av företaget. - De resurser som samhället ställer till förfogande ska användas på ett respektfullt och effektivt sätt. Ledning Företagsledning Under verksamhetsåret 2015 har 1:a Aktiva valet AB:s styrelse utgjorts av följande personer; Styrelsen Ordförande Suppleant Keivan Manouchehri Nick Pendari Ledningsgrupp Ledningsgruppen består av VD/verksamhetschef -Keivan Manouchehri, Verksamhetscheferna Arja Ameen och Andre R. och verksamhetsledaren Pedro Paredes. Firmatecknare Firmatecknare är ordförande i styrelsen. 3(12)
Revisorer Christer Holmgren, Finnhammars revisionsbyrå 2014. Verksamheten under året Under 2015 har företaget avtal enligt LOV med följande kommuner: Kommun Hemtjänst Boendestöd Avlösar- Ledsagarservice LSS Täby 2012-11-05 2016-11-04 Solna 2014-06-22 Sundbyberg 2014-11-09 Danderyd 2013-03-04 Vallentuna 2014-12-08 2016-12-08 Järfälla 2013-04-08 2017-04-08 2012-11-05 2016-11-04 2014-06-22 2013-04-08 2017-04-08 2012-11-05 2016-11-04 2013-04-08 2017-04-08 Personlig assistans Stockholms stads samtliga stadsdelar 2013-07-01 2014-07-01 2014-07-04 Sollentuna Huddinge Ansökan inskickad Värnamo kommun Verksamheten har sitt huvudkontor i Täby där samtlig personal utgår ifrån. Vid årets slut hade 1:a Aktiva valet följande uppdrag enligt nedan: Hemtjänst Danderyd 12 uppdrag motsvarande 871,76 timmar i månaden Täby 49 uppdrag motsvarande 2864,71 timmar i månaden Stockholms stad 6 uppdrag motsvarande 79,27 timmar i månaden Vallentuna 4 uppdrag motsvarande 289 timmar i månaden Järfälla 9 uppdrag motsvarande 235,21timmar i månaden Sundbyberg 2 uppdrag motsvarande 197 timmar i månaden Solna 1 uppdrag motsvarande 33,53 timmar i månaden Sollentuna 1 uppdrag motsvarande 20 timmar i månaden Boendestöd Järfälla 11 uppdrag motsvarande 213,74timmar i månaden Täby 6 uppdrag motsvarande 92,34 timmar i månaden Stockholms stad 11 uppdrag motsvarande 92 timmar i månaden Avlösar- och ledsagarservice Järfälla 5 uppdrag motsvarande 93,5 timmar i månaden Täby 5 uppdrag motsvarande 94,5timmar i månaden Stockholms stad 1 uppdrag motsvarande 12 timmar i månaden 4(12)
Personlig assistans Stockholm Värnamo kommun 2 uppdrag motsvarande 1031 timmar i månaden 1 uppdrag motsvarande 232 timmar i månaden Expansion Företaget har utökat antalet bilar från 6 till 7 bilar IT 1:a aktiva valets hemsida har uppdateras vilket innebär i huvudsak hemsidan är uppdelat i tre olika verksamheter: vård och omsorg, konsult och städning. Ett intranät till personalen är under utveckling Ett eget utvecklat planeringssystem har framtagits för verksamheten som heter Multitask. Systemet är i bruk men fortfarande under utveckling. Stratsys har inskaffats för att kvalitetssäkra ledningssystem och styrning av verksamhetens processer och aktiviteter. Samverkan Ledningen har medverkat i samverkansträffar för utförare i Vallentuna kommun 2 gånger, Danderyds kommun 2 gånger, Järfälla kommun 4 gånger gång, Täby kommun 4 gånger, Solna stad 2 gånger, Nacka kommun 2 gånger, Stockholmsstad 2 gånger, Sundbyberg stad 2 gånger Samverkan har skett med arbetsförmedlingen och vi har haft två praktikanter under 2 månader. Vi har också samverkat med kommunerna genom att delta i olika utbildningssatserna som kommunerna har genomfört. Vi har också haft avtalsuppföljningar som innebär att en kommuns representant följer upp hur företaget lever upp till befintligt avtal. Vi har också som rutin att alltid kontakta ansvarig handläggare när den enskildes behov förändras i den beviljade insatsen. Utbildning Följande utbildningar har genomförts i förhållande till verksamhetsplan 2015: Utbildningar Medarbetare Tidsplan Genomförd Utbildning i löneprogrammet visma 1 person 2015-06 Ja Utbildning i Ergonomi lyftteknink Samtliga 2015-06 2 personer Utbildning i ADHD och pedagogik 1 person 2015-12 Nej Utbildning i nationella värdegrund Samtliga 2015-12 2 personer Utbildning i barnkonvetion 1 person 2015-12 Nej Demens ABC Samtliga 2015-12 5 personer Demens ABC+ 1 person Basala Hygienrutiner Samtliga 2015-06 Samtliga 5(12)
Case Managment Samtliga 2015-12 Samtliga ESL Samtliga 2015-06 Samtliga HRL Samtliga 2015-06 Samtliga Undersköterska Samtliga ordinarie 2015-12 Pågående Våld i nära relationer Samtliga ordinarie 2015-12 1 person Anhörigambassadörer 2 medarbetare 2015-06 2 medarbetare Värdighetsgrund inom äldreomsorgen Samtliga 2015-12 2 medarbetare Psykisk ohälsa inom hos äldre personer Samtliga 2015-06 Samtliga Det systematiska miljöarbetet 2 medarbetare 2015-12-31 Nej Mat och måltider för äldre Anhörig ambassadör Värdegrundsledare Samtliga 2 medarbetare 2 medarbetare Medarbetare Titel Antal Utbildning Verksamhetschef 3 Socionom och sjuksköterska Kvalitetsutvecklare 1 Undersköterska och socionom Verksamhetsledare 2 Undersköterska/silviasyster Omsorgspersonal 25 Undersköterska Omsorgspersonal 10 vårdbiträde Timanställda 5 Vårdbiträde, studerande och barnskötare Under 2015 har företaget haft en personalomsättning på xx%. Sjukfrånvaron har varit xx% under 2015. Kvalitetsberättelse Synpunkter och klagomål Under 2015 har verksamheten tagit emot 4 Synpunkter och klagomål 2 avvikelser enligt nedan: Från Brukare Ty av händelse 1 st Mat och måltider st Försenade personal st Byte av kontaktperson st Missnöjd med serviceinsatser st Tillgänglighet 1 st Omvårdnad 1 st bemötande 1 st Påbörja insats Medarbetare Typ av händelse 1 St löneutbetalning 1 st IT- system 6(12)
Rapportering enligt Lex Sarah Inga rapporteringar enligt Lex Sarah har inkommit till verksamheten under 2015. Tillsyn/avtalsuppföljning/verksamhetsuppföljning Myndighet Resultat Vidtagna åtgärder Metod Danderyds kommun Avtalsuppföljning Hemtjänst Åtgärdat genom ändringar i befintliga rutiner Solna Stad Avtalsuppföljning Hemtjänst Boendestöd 2 anmärkningar i form av förtydligande av rutiner Inga brister. Inga brister. Stockholmsstad Avtalsuppföljning Hemtjänst Inga brister. - - - Besök i verksamheten, granskning av styrdokument och akter och intervju av medarbetare Besök i verksamheten, granskning av styrdokument och akter och intervju av medarbetare Besök i verksamheten, granskning av styrdokument och akter och intervju av personal Sollentuna kommun Avtalsuppföljning Hemtjänst Boendestöd, avlösaroch ledsagarservice, kontaktperson Vallentuna kommun Avtalsuppföljning Inga brister Inga brister Hemtjänst Inga brister. - Täby kommun Avtalsuppföljning Hemtjänst Inga brister - Boendestöd Inga brister - Avlösar- och Inga brister - ledsagarservice - - Webbenkät Webbenkät Besök i verksamheten, granskning av styrdokument, personakt och intervju av personal Kvalitetsrådet Ett kvalitetsråd har bildats som ska vara ett forum för att alla medarbetare ska på ett systematiskt sätt arbeta med ständiga förbättringar och spåra kvalitetsbrister inom verksamheten. Som underlag för olika frågor inom råder används inkomna synpunkter och klagomål, rapporter enligt Lex Sarah, fastställda mål utifrån verksamhetsplanen, förbättringsförslag, brukarenkäter, medarbetarenkäter, studiebesök, ledande organisationer och gällande lagstiftning och föreskrifter. Syftet är att kontinuerligt samla in fakta och använda den för att på så sätt höja kvaliteten i verksamheten samt att våra beslut ska vara baserad på insamlade fakta. 7(12)
Det är verksamhetschefen som har lett kvalitetsrådet. I rådet har verksamhetsledarna, verksamhetschef och en medarbetare har deltagit. Rådet startades i mitten av december och haft ett möte inför årsskiftet. 8(12)
Verksamhetens resultat utifrån 2015 år mål Mål/område 2015 Metod Ansvarig Tidsplan Måluppfyllelse Förankra verksamhetsidé, värderingar, rutiner och policyn Organisation, ledning samt ansvariga personer Förtydliga roller, ansvarsfördelning och befogenheter Delaktighet för personalen i verksamheten Delaktighet för brukare och anhöriga Omvärldsbevakning, samverkan och samarbete Arbetsmiljöarbetet Genom diskussioner på APT, ledningsmöten, uppdragsmöten samt krav utifrån lagstiftning Kartlägga idag vem som gör vad och ta fram en arbetsbeskrivning för varje roll Medarbetarenkäter, lönesamtal, fel och brister Brukarenkäter, synpunkter och klagomål Via prenumerationer, nyhetsbrev, samverkansmöte, utförarmöte Granskning av arbetsmiljöpärm, medarbetar enkät VC,VL 2015 50% VC 2015 50% VC 2015 50% VC 2015 50% VC,VL 2015 100% VC 2015 100% Skaffa ny lokal Genom annonssökning, Samtliga 2015 100% medarbetare Nytt planeringssystem Ge uppdrag till en programmerare VC 2016 100% Analys av inkomna synpunkter och klagomål Analyserat sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål varje kvartal VC Egenkontrol l 2015 100% Social dokumentation Lägga in samtliga sociala journalanteckningar i respektive system för respektive kommun VC, VL 2015 100% Ny hemsida Granska befintligt innehåll och lägga VC 2015 50% till nytt Inskaffa 15 telefoner - VC 2015-06 100% Inskaffa GPS till nycklar, Inskaffa bilkameror till tjänstebilar Söka på nätet, beställa och testa VL 2015-06 100% 9(12)
Delta i samtliga utförarmöten från de olika kommunerna. Genom att anmäla sig samt prioritera VC,VL 2015 100% Påbörja arbetet med att ta fram processer för följande rutiner: Lex Sarah Fel och brister Synpunkter och klagomål Nytt uppdrag Avslut av uppdrag Introduktion av nyanställda Rekrytering av nya medarbetare Social dokumentation Egenkontroll Riskanalys Ta fram ett eget dokument för värdighetsgaranti Genom att se över befintlig rutin tillsammans med medarbetare Sammanställa de värdighetsgarantier som finns från respektive kommun och göra det till ett dokument och diskutera detta på APT VC och medarbetare VC och medarbetare 2015 50% 2015 100% 10(12)
Resultat av egenkontroll 2015 Egenkontroll har genomförts enligt nedan: Område Metod Resultat Vidtagna åtgärder Uppföljning Verksamhetsidé, värderingar och principer Organisation, ledning samt ansvariga personer Genom diskussioner på APT, ledningsmöten, uppdragsmöten samt krav utifrån lagstiftning Granskning av befintlig resurs i förhållande till verksamhetens expansion -Förtydliga verksamhetsidén -Upprätta nya mål/processer Egenkontroll 2016 -Förtydliga roller, ansvarsfördelning och befogenheter -Upprätta tydliga arbetsbeskrivningar inom ledningsgruppen Delaktighet för personalen i Medarbetarenkäter, lönesamtal, fel och brister Ej klar Upprätta mål i VP 2016 Egen kontroll 2016 verksamheten Delaktighet för brukare och anhöriga Brukarenkäter, synpunkter och klagomål Inga egna undersökningar Genomföra egna brukarenkäter Egenkontroll 2016 genomförts Identifiering av fel, brister och risker samt korrigerande åtgärder Analyserat sammanställning av inkomna fel och brister -Upprätta nytt introduktionsprogram Skyddsrond och egenkontroll 2016 -Brister i introduktionsprogram -Brister i att personalen ej följer rutiner -Brister i kommunikation mellan olika personalgrupper Omvärldsbevakning, samverkan och samarbete Via prenumerationer, nyhetsbrev, samverkansmöte, utförarmöte Arbetsmiljö Granskning av arbetsmiljöpärm, medarbetar enkät Granskning av rutiner -Genomgång av rutinpärm -Vissa rutiner var inte aktuella samt bristfälliga Verksamhetens resultat i form av nöjda kunder samt i jämförelse med andra företag Analys av inkomna synpunkter och klagomål Genomförd av kommunernas egna jämförelseverktyg Analyserat sammanställning av inkomna synpunkter och klagomål Stratsys Deltagit i samtliga samverkansmöten utom ett, Förbättra kommunikation inom ledningsgrupp Egenkontroll 2016 Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll och skyddsrond 2016 -Upprätta nya rutiner samt Egenkontroll 2016 introducera personalen i de nya rutinerna Ej genomförd Ej genomförd Egenkontroll 2016 -Brister i planering, schemaläggning, -information vid mottagning av ny brukare -Kompetensbrist Social dokumentations Akt granskning utifrån checklista Uppdatera samtycke blankett Utbildning i social dokumentation -Nytt planeringssystem, uppdatera information som är anpassade till målgruppen -Anordna utbildningar utifrån behov Ny samtyckesblankett Se över kompetensutvecklingsplan 2016 Egenkontroll 2016 Egenkontroll 2016 Handlingar som gäller egenkontroll Arbetet pågår Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll 2016 Uppföljning och utvärdering av Arbetet pågår Arbetet pågår Arbetet pågår Egenkontroll 2016 egenkontrollen, intern revision 11(12)
Sammanställning, analys och resultat 1:a Aktiva valet AB har under 2015 expanderat sin verksamhet samt utökat antalet timmar i flertal kommuner. Detta har inneburit bland annat att fler medarbetar har rekryterats samt en utökad administration. Under det gånga året det systematiska kvalitetsarbetet påbörjats genom att verksamheten har fått ett eget kvalitetsråd. Syftet med rådet är att öka medarbetarnas delaktighet i det systematiska kvalitetsarbetet då det alltid ska finnas representanter från de olika verksamhetsområdena. Rådet ska inför och efter varje APT ha ett särskilt möte för att dels förbereda men också arbeta med olika frågor som tas upp. Kvalitetsrådet ska även delta i APT, ledningsmöten, uppdrags möten samt planeringsdagarna. Andra viktiga styrdokument som verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och kvalitetsberättelse har upprättats. Riskanalyser har genomförts vid förändringar i verksamheten. Verksamheten har också infört Stratsys som är ett planeringssystem för styrning av olika aktiviteter i verksamheten. Avvikelser i form av synpunkter och klagomål har varit grunden till vilka kompetenshöjande insatser som ska genomföras under 2016. Av egenkontrollen framkom att det finns brister inom den sociala dokumentationen, samt att verksamhetens resultat i jämförelse med andra verksamheten är förbättringsområden som vi ska jobba med under 2016. arbeten inom Några av dessa är att ha bättre planeringsverktyg för utförande av beviljade insatser samt tydligare rutiner för tjänstebilarna. Ett nytt digitalt verksamhetssystem, stratsys har införts och kommer att sättas i bruk under mars 2016. Målet är att detta ska användas som ett verktyg för styrning, planering och uppföljning av verksamheten. Kompetenshöjande utbildningar har genomförts dock återstår några utbildningar från vp 2015 som ska genomföras under 2016. Varje medarbetare som har en tillsvidare anställning eller ett vikariat har en individuell kompetensutvecklingsplan. Fokus för 2016 kommer att ligga på att all ordinarie personal ska ha en undersköterska utbildning. 2016-02-15 Arja Ameen Verksamhetschef 12(12)