Styrelsemöte Games4u Spelförening, dagordning 2011-01-20

Styrelsemöte Games4u Spelförening, dagordning 2011-01-20 Under styrelsemötet kommer styrelsen ta upp en rad viktiga frågor inför 2011 och 2012. Det är minskt sagt en viktig tid vi har framför oss. Så här ser dagordningen ut: 1. Mötet öppnas. 2. Val av mötessekreterare. 3. Val av mötesordförande. 4. Val av mötesjusterare. 5. Föregående mötesprotokoll. 6. Antal aktiva medlemmar. 7. Ekonomi. 8. Medlemsbidrag 2011. 9. Medlemsavgifter 2012. 10. Gather. 11. Ladder. 12. Hemsidan. 13. Överbelastningsattack. 14. Portlane. 15. Games4u Play. 16. Excellent-Servers. 17. Säkerhetscertifikat (SSL). 18. Nästa möte. 19. Övriga frågor. 20. Mötet avslutas. Sida 1

1. Mötet öppnas. Michael Levin förklarar mötet öppnat kl. 18:40. Närvarande: Michael Levin, Robin Ekström, Bernt Nilsson, Daniel Nilsson, Mikael Glemark samt Peter Johansson. 2. Val av mötessekreterare. Mötet finner Robin Ekström vald till mötessekreterare. 3. Val av mötesordförande. Mötet finner Michael Levin till mötesordförande. 4. Val av mötesjusterare. Mötet finner Bernt Nilsson och Daniel Nilsson valda till mötesjusterare. 5. Föregående mötesprotokoll. Det föregående mötesprotokollet befinns godkänt. 6. Antal aktiva medlemmar. Totalt finns 6581 stycken (svenska) medlemmar, 2011. 7. Ekonomi. Totalt finns 44 615 kr på banken, och ansökan om bidrag från Sverok på totalt 220 000 kr. 8. Medlemsbidrag 2011. Riksdagen har valt att det kommer bli medlemsavgifter Sverok s 2012. Redan 2011, kommer det göras drastiska nedskärningar gällande Sverok s budget. Det rör sig om troligen om ungefär 20 kronor per medlem 2011, enligt preliminära siffror från Sverok som visserligen inte är bekräftade. Sverok kommer att besluta detta i slutet av januari. Detta skulle i sin tur innebära att förra bidraget på 75 kr per person, upp till 1000 medlemmar, och därefter 55 kr per person minskar väldigt kraftigt och kommer ge föreningen ekonomiska problem år 2011. Vi har hela tiden sedan mitten på 2010 haft detta i baktanke och vi är väl försäkrade om att vi har en ekonomi som kommer att klara året utan större problem. Vi kommer dock trots förberedelserna förra året att tvingas köra nedskärningar i våra tjänster, som inte kommer påverka vårt utbud något märkbart. Eftersom Sverok är väldigt oklara kring de preliminära siffrorna har vi valt att inta försiktighet eftersom vi inte vet om det handlar om halveringar av bidraget eller ännu mer. Oavsett vilket kommer vi inte ha råd med samma utgifter det är konstaterat. Vi kommer därför invänta Sverok s beslut kring medlemsbidrag år 2011, som väntas komma i slutet på januari. Sida 2

I detta styrelsemöte utgår vi dock från att vi kommer få 20 kr per medlem 2011, om det blir mer eller mindre i bidrag kommer vi att anpassa siffrorna igen senare, så att de kan matcha vår ekonomi bättre. Om det visar sig att inte dessa åtgärder är tillräckliga kommer vi göra större nedskärningar i vårt utbud, och eventuellt börja ta betalt redan 2011 för vissa tjänster notera att det rör sig endast om vissa tjänster, och i dagsläget ser de endast ut som om detta kan bli nya tjänster, det ser alltså inte ut som om vi kommer ta betalt för tjänster vi redan erbjudit tidigare, detta år, 2011. 9. Medlemsavgifter 2012. Om föreningen ska beläggas med avgifter 2012 är inget enbart styrelsen kan besluta. Det måste även medlemmarna få vara delaktiga i. Men utan medlemsavgifter kommer inget bidrag att betalas ut, vilket kommer leda till slutet för Games4u Spelförening. För att vänja medlemmarna vid en betalning 2012 är ett förslag att redan nu år 2011 börja med vissa betaltjänster, exempelvis skulle detta kunna vara en VIP-tjänst. VIP-tjänsten, skulle kunna vara publicbaserad och ge ett visst antal bonusar vad är ännu oklart. I paketet vore de också en bra sak att låta användaren som betalar för VIP byta klaner och nick oftare än andra användare, som tack för att de stöttar föreningen med betalning. Det är inget som kostar föreningen mer än programmering, och genom detta kan vi se om medlemmarna verkar redo för att betala. Problemet är att börja ta betalt för vissa funktioner så länge andra har funktionerna gratis, därför måste vi hitta en balans som fungerar. Vi vill inte förlora medlemmar genom att införa ett för tidigt betalningskrav. Men samtidigt måste vi inse att 2012 närmar sig och vi kan inte ignorera de vi har framför oss för faktum är att de kommer allt närmare. Enligt preliminära siffror från Games4u s medlemsundersökning gällande medlemsavgifter 2012 är de totalt 33% som inte verkar vilja betala. Av dem kan vi räkna dit ytterligare 25-30% som inte är aktiva i föreningen, vilket resulterar i ungefär 60% i förlust av antal medlemmar. Denna siffra är något styrelsen tror kan stämma, eftersom de anses vara en liten större del än hälften som väljer att inte betala. Vi har länge försökt lista ut hur vi ska lösa denna bit, men tyvärr finns de ingen bättre anledning än att riksdagsbeslutet påverkar oss, och inte minst Sverok. Det är väldigt tråkigt att vi tvingas belägga föreningen med avgifter för våra medlemmar, men sanningen är den att de har varit en enorm tur (och eventuellt ett misstag?) att detta varit gratis under en så pass lång tid. Det spelar ingen större roll var man jämför, men oavsett i vilken förening man är delaktig i kostar de pengar, fotboll, handboll, hockey m.m. Listan kan göras enormt lång och avgifterna är olika. Avgifterna som kommer gälla Games4u Spelförening kommer att vara relativt låga och extremt lätta att betala via BetalSMS, som görs på ett par sekunder. Allt ser dessutom helt automatiserat. 10. Gather. Sida 3

Gathern kommer att fortsätta utvecklas och kommer att drivas direkt via Games4u Play. Systemet kommer vara helautomatiskt och lägga upp gathers, men även kunna avsluta gathers. Detta gör att den administrativa kraften inte kommer behövas i mer än konfliktlägen. Gathern har varit omtalad på sidan och många medlemmar väntar på just detta, så vi kommer försöka snabba på med att få ut en färdig produkt för att sedan kunna leverera de vi är duktiga på. Det kommer även att införas ett bestraffningssystem på gathersystemet, så dem som bryter mot reglerna kommer att bestraffas. 11. Ladder. Ett laddersystem kodades förra året till hemsidan, något som lanserades men som sedan lades ner. Anledningen till nerläggningen 2010 var att inga större prispengar kunde läggas på laddern, detta ledde i sin tur direkt mot en inaktiv sektion och därefter direkt till stängning. Men nu har äntligen nysatsningen kommit. Eftersom backups sparas kontinuerligt kunde vi snabbt vara uppe med ny ladder efter R60 s nerläggning, vilket var tråkigt att höra. Men vi stöttar dem verkligen och förstår precis varför de väljer att lägga ner verksamheten. Vi hade redan efter 6 timmar vår ladder uppe klar för spel, och efter de följde en hel vecka av hårt arbete inom programmering och försöka följa vad medlemmarna ville. Många saker kodades om, bland annat poängsystemet, slumpning av kartor, designades om, nya klickmenyer, matchinformation, ikoner lades till, neka bokad match, matchserver. Med releasen av laddern innebar detta också att klansystemet behövde lanseras, även detta gjordes år 2010 och lades på is. Nu togs även denna kod upp igen och kodades om till nya hemsidan så de skulle passa. Även i klansystemet har enorma ändringar gjorts och vi anser oss ha gjort ett riktigt bra jobb. I laddern finns där redan nu totalt 50 biobiljetter, vilket motsvarar ca 3500 kr. Tävlingen är igång i alla ladders och kommer vara det i en månad framåt. 12. Hemsidan. I oktober förra året beslutade styrelsen att acceptera den leasing-metod som föreslagits till hemsidan. Men med tanke på de andra utgifter vi får, och de minskade inkomsterna har vi valt att diskutera fram en annan lösning gällande hemsidan. Under förra året, 2010, köpte Games4u Spelförening programmeringstjänster utav Datorbasen Sverige där vissa funktioner till sidan kodades, bland annat laddern. Eftersom den ekonomiska biten blir svårare år 2011 har Datorbasen Sverige gått med på att skippa betalning hela 2011, vilket innebär totalt att 50.000 kr besparas in på hemsidan, trots detta kommer lika mycket arbete utföras på sidan som förut. Detta innebär också att Datorbasen Sverige kommer äga samtliga funktioner som finns på sidan, vilket är allt utom medlemsdatabasen. Sida 4

13. Överbelastingsattack. Vi blev under 2011-01-16 till 2011-01-18 utsatta för en större överbelastningsattack. Totalt stängdes 3 medlemmar av för denna attack då loggarna avslöjade vilka som låg bakom. Under attacken som först ansågs vara överbelastning i systemet, stängdes till slut nätverksåtkomsten av till vår huvudserver, webbservern. Vi arbetade snabbt och attacken kunde blockeras efter 30 minuter, därefter följde 30 minuter av röjningsarbete och lite systemuppdateringar som vi gjorde samtidigt. Medlemmarna som utförde attacken kommer att bestraffas med en avgift, något som styrelsen föreslår. Styrelsen anser att en summa på runt 500 kr för att låsa upp användarnas konton är en rimlig summa för deras ålder. Det kommer även att utredas om det finns grundliga själ för att göra en polisanmälan på detta. Om den grund finns kommer betalning ej godkännas utan vi kommer invänta svar från åklagare och se om de leder till domstolsförhandlingar. Detta kommer grundligt undersökas utav Robin Ekström där kontakt med en jurist först skall göras innan denna punkt verkställs. 14. Portlane. Games4u s budget kommer se annorlunda ut 2011. Vi pratar om nästan en halvering av vår budget på grund av det minskade bidraget vi får in från Sverok. Detta innebär att vi kommer sänka vår trafik och eventuellt sänka från 10 Gbit länk till 1 Gbit länk på varje maskin istället. Portlane, som är vår leverantör av internettrafik sedan ett år tillbaka kommer självklart kvarstå, då vi är nöjda med den kvalité och service de lyckas uppnå. 15. Games4u Play. I Games4u Play finns många funktioner som antiwallhack, antiesp, antiaimbot m.m. Programmet tar också dubbelt så många skärmdumpar som EasyAntiCheat. Styrelsen anser också att utvecklingen av Games4u Play ska fortsätta. Nytt i klienten är att man kan boka server, däremot är röstkommunikationen inte riktigt enkel och är svår för många användare att förstå. Detta leder till att många väljer att inte använda Voice. Styrelsen tycker att programmet ska få ett nytt utseende just gällande själva röstkommunikationsfunktionerna, funktionerna som finns i programmet behöver inte ändras eftersom de redan nu fungerar väldigt bra. Styrelsen tänker sig att röstsystemet ska fungera ungefär som Ventrilo och TeamSpeak. Sida 5

16. Excellent-Servers. Kontraktet med Excellent-Servers upphör att gälla 2011-02-20 till följd av de halveringar i vår budget som görs 2011. Totalt kostade de 50 servrarna 9395 kr per månad, en utgift som vi tycker är på tok för hög jämfört med vad vi får ut av det. Styrelsen tycker också att Games4u Play är värt att prioritera framför Excellent-Servers. Styrelsen beslutar att inte förnya detta kontrakt. 17. Säkerhetscertifikat (SSL). Säkerhetscertifikatet har köpts in och blivit installerat på webbservern, gäller på domän https://games4u.se/. Certifikatet kommer från säkerhetsleverantören GlobalSign. Certifikatet gäller i två år. 18. Nästa möte. Styrelsen beslutar att nästa möte ska hållas om en månad (17/2). Årsmötet planeras komma någon gång i mars. En inbjudan till medlemmarna kommer att skickas ut en god tid före mötet. 19. Övriga frågor. Valbredning Ett årsmöte är på gång. Mikael Glemark har sagt att han kommer att avgå, vilket vi självklart tycker är tråkigt. Något nytt för detta år är att vi kommer att programmerarna ett speciellt system just för årsmötet, där ett röstsystem ska finnas så användare kan göra nomineringar och delta på mötet även från hemsidan. Utökande av spelservrar Efter hårdvarukontroller på våra bokningsservrar insåg vi att servrarna knappt är belastade. Nuvarande maskiner kommer ökas med 25 servrar per maskin, samt att en ny server kommer tillsättas. Detta kommer att ge totalt 400 st boka gratis servrar kvalitén kvarstår! Live supporten Live-Chatt Supporten kommer att kodas om för att anpassas till de höga besökarantal sidan har. Detta glömde vi tänka på när systemet införskaffades, och därför har denna punkt legat på is ett tag, och de kommer det antagligen att göra ett par veckor framåt också. Tomma fysiska servrar Det finns förslag att lägga in fler publicservrar eller att utöka bokningsservrarna ytterligare. Vi kommer att granska vad som anses vara lämpligast, utifrån dels hårdvara och budget, samt vad våra medlemmar önskar från föreningen. Styrelsen anser dock att publicservrar anses lämpligast då 400 bokningsbara spelservrar är en väldigt stor kvot att fylla. 20. Mötet avslutas. Mötesordförande Michael Levin förklarar mötet avslutat kl 20:30. Varaktighet: 1 timme och 40 minuter. Sida 6

Signeringar av styrelsemötesprotokoll Michael Levin Mötesordförande, Ordförande Robin Ekström Mötessekreterare, Ledamot Daniel Nilsson Justerare #1, Ledamot Bernt Nilsson Justerare #2, Ledamot Sida 7