LANTMÄT E RI E T 1,, b lm + 1(10) REMISSVAR 2014-03-12 Dm 102-2014/133 REGERINGSKANSLIET N äringsdepartementet 103 33 STOCKHOLM Ert Dnr N2013/5588/ENT SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen SAMMANFATTNING anser att frågan om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är mycket viktig för företagandet. Det är dock osäkert om införandet av ett uppgiftskravsregister verkligen leder till sådana förenklingar att det kan motiveras. Däremot är ett fortsatt arbete med samordning av uppgiftskrav angeläget. När det gäller den föreslagna centrala servicetjänsten saknas enligt s bedömning en djupare analys av teknisk lösning och hantering. Det gäller bl.a. oklarheter kring hanteringen av behörigheter och kontaktvägar in till berörda register med företagsuppgifter. Det framgår inte heller hur den föreslagna lösningen ska förhålla sig till Verksamt.se. Det framstår som om ytterligare en kontaktpunkt för företagarna skapas, vilket i sig inte lär medföra något minskat eller förenklat uppgiftslämnade. Det är enligt s bedömning inte heller tillräckligt utrett om en central servicetjänst är det bästa sättet att förenkla för företagen. Ett mer decentraliserat, tjänstebaserat, informationsutbyte mellan myndigheter måste utredas som ett alternativ till en central servicetjänst. I delar där en central plats för dialog ger fördelar bör en utökning av Verksamt.se vara ett alternativ. De tekniska lösningar som utvecklas bör ha företagarna i centrum. BESÖKSADRESS: Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
LANTMÄT E RI E T 2(10) Ytterligare arbete med utformning av tekniska lösningar för att förenkla uppgiftslämnande bör utföras, och då i samverkan med företrädare för Verksamt.se samt E-delegationen. anser också att det är tveksamt om det behövs en särskild myndighet för att bedriva arbetet med att förenkla uppgiftslämnandet för företag. Uppgiften borde kunna hanteras som ett utökat uppdrag för en befintlig myndighet, förslagsvis Bolagsverket. Det bör också övervägas att flytta huvudmannaskapet för det allmänna företagsregistret till Bolagsverket som har stor erfarenhet av registrering och informationsutlämnade. En sådan överflyttning bedöms skapa goda förutsättningar för vidareutveckling och effektivare användning av registret. Enligt s uppfattning är tillämpningsområdet för det föreslagna regelverket om företagens uppgiftslämnande alltför snävt. Om man verkligen vill underlätta för företagen bör uppgiftslämnandet sannolikt omfatta alla typer av myndigheter, inkl. kommunala myndigheter. Även lösningar som bygger på frivillig anslutning av myndigheter till infrastrukturen kan då behöva övervägas. delar inte utredningens framförda uppfattning att det föreligger rättsliga oklarheter kring "eget utrymme". Det förhåller sig tvärtom så att "eget utrymme" utgör en etablerad rättslig lösning som förekommer i många myndigheters e-tjänster och som anses ha ett gott stöd i dagens regelverk. Det gäller även förhållandet till reglerna om allmän handling i 2 kap. TF. KAPITEL 1 FÖRFATTNINGSFÖRSLAG De synpunkter som har på förslaget till en förordning om företagens uppgiftslämnande redovisas integrerat med de synpunkter som lämnas på de avsnitt som innehåller utredningens inledande och allmänna överväganden i kapitel 7-11. BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmaterlet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
3(10) KAPITEL 7 INLEDANDE ÖVERVÄGANDEN Avsnitt 7.1 Myndigheter och förvaltningens struktur delar utredningens bedömning att arbetet med att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen kräver att uppgiften har hög prioritet i myndigheternas dagliga verksamhet och att en kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att insatserna ska ge resultat. Såsom påpekades i s remissyttrande 2013-07-08 över uppgiftslämnarutredningens delbetänkande (dnr 2013:4) är det dock oklart hur denna önskvärda tydliga styrning ska ske och motiveras. Utan ett övergripande regelverk är farhågan att frågan inte prioriteras tillräckligt hos myndigheterna. Risken är då stor att man gör stora investeringar utan att få någon verklig effekt. Det i betänkandet föreslagna regelverket, dvs. förordningen om företagens uppgiftslämnande, ger enligt s bedömning inga garantier för att förenklingsarbetet hos berörda myndigheter ges den höga prioritet som är nödvändig för att insatserna ska ge resultat. De av år 2013 framförda farhågorna och riskerna kvarstår således även med förslagen i detta betänkande. Avsnitt 7.4 Uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande anser att den naturliga myndigheten för företagsinformation är Bolagsverket som idag är registreringsmyndighet för de allra flesta företagsformer och som för särskilda register över dessa. Bolagsverket har erfarenhet såväl av registrering som av informationsutlämnade. Att ha flera myndigheter som hanterar samma eller överlappande information kan leda till otydlighet och de förvaltningsrättsliga aspekterna kanske inte fullt ut kan tas till vara. 1 Det därför övervägas att flytta huvudmannaskapet för det allmänna företagsregistret till Bolagsverket. En sådan överflyttning bedöms 1 Jämför s remissyttrande 2013-07-08 (sid. 3) över uppgiftslämnarutredningens delbetänkande (dm 2013:4). BESÖKSADRESS: Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
4(10) skapa goda förutsättningar för vidareutveckling och effektivare användning av registret till nytta för företag och myndigheter. KAPITEL 8 ALLMÄNT OM REGISTRET ÖVER UPPGIFTSKRA V OCH LISTOR ÖVER UPPGIFTSKRA V Avsnitt 8.1.1. Syfte anser att frågan om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen är mycket viktig för företagandet. Det är dock osäkert om införandet av ett uppgiftskravsregister verkligen leder till sådana förenklingar att det kan motiveras. Däremot är ett fortsatt arbete med samordning av uppgiftskrav angeläget. Enligt s bedömning finns frågetecken kring den föreslagna centrala servicetjänsten, vilket framgår av synpunkterna till kapitel 10 nedan. Avsnitt 8.1.2 Vad som ska registreras (uppgiftskrav) Utredningen föreslår att det med uppgiftskrav ska avses författningsbaserade krav riktade mot företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen. Motsvarande begränsning av tillämpningsområdet ska gälla enligt den föreslagna förordningen om företagens uppgiftslämnande (1 ). I dag omfattar det allmänna myndighetsregistret 467 stycken myndigheter som fördelar sig på följande sätt (antal myndigheter inom parentes):2 1. Statliga förvaltningsmyndigheter (243 st) 2. Myndigheter under riksdagen (4 st) 3. Statliga affärsverk (3 st) 4. AP-fonder (6 st) 5. Sveriges domstolar samt Domstolsverket (85 st) 2 Källa: www.myndighetsregistret.scb.se BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmaterlet.se
5(10) 6. Rikspolisstyrelsen och polismyndigheter (23 st) 7. Svenska utlandsmyndigheter (103 st) Därtill kommer ett mycket stort antal kommunala myndigheter (bl.a. kommunstyrelser och nämnder). Utredarens förslag innebär att bl.a. de kommunala myndigheterna och Sveriges domstolar faller utanför den föreslagna regleringen. framförde i sitt remissyttrande över uppgiftslämnarutredningens delbetänkande (dnr 2013:4) att avgränsningen till statliga myndigheter under regeringen är snäv. Om man verkligen vill underlätta för företagen är det lämpligt att se över uppgiftslämnandet till alla typer av myndigheter. En konsekvens av denna snäva avgränsning kan vara att man även måste ställa krav på lösningarna, både verksamhetsmässiga och tekniska, på så sätt att de ska vara utökningsbara för att i framtiden kunna inrymma uppgiftslämnade till tex. de kommunala myndigheterna. Det saknas en motivering i betänkandet till varför tillämpningsområdet för regelverket har begränsats till enbart statliga myndigheter under regeringen. Inte heller finns några skrivningar som pekar mot en framtida inriktning mot att utöka tillämpningsområdet över tid. står därför fast vid sin bedömning att den föreslagna avgränsningen är alltför snäv och att regelverket även bör inbegripa de kommunala myndigheterna. Dessa borde åtminstone ges möjlighet att frivilligt ansluta sig till en ny infrastruktur för uppgiftslämnande om de kan visa att de uppfyller de relevanta krav som uppställs för anslutning till infrastrukturen. Ett kommunalt deltagande i infrastrukturen kan också underlätta genomförandet av processer som berör både kommunala och statliga myndigheter, tex. en enhetlig bygglovsprocess som bygger på digital samverkan mellan stat, kommun och landsting. Det gäller i synnerhet processer där företagets inledande kontakt med en myndighet är en kommunal myndighet. BESÖKSADRESS: Lantmäterigatan 2 C, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
LANTMÄT E RIET I " '" 6(10) KAPITEL 9 SAMMANFATTANDE MÅLBILD Avsnitt 9.1 En samordningsorganisation och en Företagsdatamyndighet (och avsnitt 12.1 Organisation) saknar en djupare analys och redovisning av de olika alternativ som kan finnas till inrättandet av en ny myndighet för hanteringen av samordningen av företagens uppgiftslämnande. T.ex. utgör Bolagsverket redan i dag en viktig kontaktpunkt för företagen genom Verksamt.se. Även andra alternativ kan givetvis finnas. Verksamt.se har till syfte att ge stöd till den som driver eller vill starta företag. Där kan en företagare få information, stöd och även lämna in information. Det framgår inte av betänkandet hur den föreslagna servicetjänsten ska förhålla sig till Verksamt.se. Det framstår som om ytterligare en kontaktpunkt skapas. Enligt s bedömning borde det vara fördelaktigt för företagare, och tekniskt möjligt, att integrera de tjänster som i den föreslagna servicetjänsten riktar sig till företagaren med de som finns i Verksamt.se. anser därför att det är tveksamt om det behövs en ny, särskild myndighet för att bedriva arbetet med att förenkla uppgiftslämnandet för företag. Uppgiften borde kunna hanteras som ett utökat uppdrag för en befintlig myndighet, förslagsvis Bolagsverket. Risken att den myndighet som får ett sådant uppdrag utför det på sådant sätt att myndighetens egna intressen gynnas framför företagens intressen torde vara mycket liten Gfr. betänkandet, sid. 176). KAPITEL 10 EN PROTOTYP FÖR MINSKAT OCH FÖRENKLAT UPPGIFTS LÄMNANDE Allmänt Enligt s bedömning är det inte tillräckligt utrett om en central servicetjänst är det bästa sättet att förenkla för företagen. Ett mer decentraliserat, tjänstebaserat, informationsutbyte mellan myndigheter måste utredas som ett alternativ till en central servicetjänst. BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 C, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST : lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
7(10) Oavsett vad man kommer fram till i denna fråga - central servicetjänst eller ett decentraliserat, tjänstebaserat, informationsutbyte mellan myndigheter - är det s uppfattning att en referensgrupp med fler myndigheter än de som hittills varit involverade i utredningen bör ges möjlighet att påverka den tekniska utformningen av lösningen. Det gäller särskilt i de delar som utgör gränssnitt till andra myndigheter och därmed har eller kan ha en påverkan på deras tekniska miljöer. Ett fortsatt arbete bör också ske i samverkan med företrädare för Verksamt.se och E-delegationen. När det konkret gäller den av utredningen föreslagna centrala servicetjänsten och funktionalitet för uppgiftslämnande och register för företagsuppgifter är det enligt s uppfattning otydligt vad som föreslås ingå. Det är otydligt hur systemet som helhet är tänkt att fungera och vad förslaget egentligen innebär. En otydlighet som särskilt bör uppmärksammas är hur en viss uppgift ska kunna lämnas endast en gång om den ska lämnas direkt till den myndighet som behöver uppgiften. s tolkning av förslaget är att endast vissa uppgifter som lämnas till fler än en myndighet ska samlas i ett gemensamt register. Vidare bör uppmärksammas att företagsuppgifter kan inkomma till myndighet via annan kanal än den föreslagna servicetjänsten och det allmänna företagsregistret, t.ex. via brev eller e-tjänst, direkt till myndighet. Om uppgifterna innehåller data som ska ingå i det gemensamma registret borde myndigheten kunna vidarebefordra dessa till registret för att undvika upprepat lämnande av dessa uppgifter. Det är därför en onödig begränsning att myndighet ska kunna få ta del av och kunna avisera ändringar av uppgifter i det gemensamma registret enbart när kontakt sker via servicetjänsten. Om företagaren kontaktar myndigheten direkt bör uppgifter som finns i ett gemensamt register inte behöva lämnas av företagaren utan hämtas av myndigheten från det gemensamma registret. vill också framföra vikten av att intressenter, processer och information beskrivs ur ett verksamhetsperspektiv. Enbart beskrivningar ur ett systemperspektiv är inte tillräckligt. Enligt BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST : lantmaterlet@lm.se, INTERNET: www.lantmaterlet.se
I'"" lu+ -d 8(10) s mening måste verksamhetsperspektivet vara styrande för den fortsatta tekniska utvecklingen. Det finns också specifika frågor kring mandat och befogenheter som bör utredas vidare. I avsnitt 7.4.2 utredningens delbetänkande från år 2013 ( dnr 2013:4) så gavs följande två exempel på frågor kring mandat och befogenheter som bör utredas vidare: Veto eller liknande möjlighet att inom ramen för tillsynsverksamheten hindra införandet av uppgiftsinlämningar som inte beaktar behovet av att minska och förenkla uppgiftslämnande för företagen. Möjlighet att besluta att en myndighet ska använda uppgifter från registret för samordnade uppgifter eller från en annan myndighet, istället för att hämta in dessa uppgifter direkt från företaget i fråga. kan inte i detta betänkande finna något som tyder på att frågan har utretts vidare. Inte heller finns några bestämmelser i den föreslagna förordningen om företagens uppgiftslämnande som reglerar dessa två frågor (veton och beslut om användning av uppgifter). Den enda närliggande regleringen rör "Uppmaning att samverka" enligt 10 förslaget till förordning. Avsnitt 10.1.2 Auktorisering Såsom den föreslagna servicetjänsten är tänkt att fungera ska den utgöra en samlad ingång för företag att se och ändra grundläggande företagsuppgifter samt slussas vidare till de olika myndigheternas e- tjänster (se definitionen av "Servicetjänst" i avsnitt 2.3, sid. 37). ser problem med att det kan vara olika personer inom ett företag som har rätt att lämna uppgifter till den föreslagna servicetjänsten resp. att lämna in ene-ansökan i ett ärende hos en till servicetjänsten ansluten myndighet. Det framgår inte av utredningen hur man har tänkt sig att lösa denna problematik. En person som ska använda en ansluten myndighets e-tjänst, t.ex. en ärendetjänst, kan i ett sådant läge vara förhindrad att gå via servicetjänsten för att först BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se
9(10) lämna uppgifter och sedan slussas vidare mot ansluten myndighets e-tjänst. Det finns också en problematik som uppstår i situationen då en person vid ett företag utnyttjar en myndighets e-tjänst och i denna lämnar vissa företagsuppgifter. I ett senare läge lämnar en annan person vid samma företag avvikande uppgifter i samband med utnyttjande av en annan myndighets e-tjänst. I båda fallen uppdateras företagsuppgifter centralt. Denna och andra frågor som rör förvaltningsfrågor och behörigheter bör utredas ytterligare innan man investerar i teknik såsom programvara och infrastruktur.3 KAPITEL 11 RÄTTSLIGA ÖVERVÄGANDEN Avsnitt 11.1 Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom e-förv altningen Utredningen har i betänkandet (sid. 149 ff.) framfört uppfattningen att det finns vissa rättsliga oklarheter i fråga om det som i E- delegationens vägledning betecknas som "eget utrymme" och som rör förhållandet till reglerna om allmän handling i 2 kap. TF. delar inte utredningens uppfattning om att det skulle föreligga några rättsliga oklarheter kring "eget utrymme". Det förhåller sig tvärtom så att" eget utrymme" utgör en etablerad rättslig lösning som förekommer i många myndigheters e-tjänster och som anses ha ett gott stöd i dagens regelverk. Det gäller även förhållandet till reglerna om allmän handling i 2 kap. TF. 3 Jämför s remissyttrande 2013-07-08 (sid. 2) över uppgiftslämnarutredningens delbetänkande (dnr 2013:4). BESÖKSADRESS: Lantmäterigatan 2 C, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmateriet@lm.se, INTERNET: www.lantmaterlet.se
10(10) Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Bengt Kjellson. I ärendets slutliga handläggning har deltagit enterprisearkitekten Erik Zetterman, chefsjuristen Tomas Öhrn samt juristen Anders Axlund, den sistnämnde föredragande. Anders Axlund BESÖKSADRESS : Lantmäterigatan 2 c, Telefon 0771-63 63 63, FAX 026-68 75 94 E-POST: lantmaterlet@lm.se, INTERNET: www.lantmateriet.se