Sammanträdesdatum 2015-09-16 PROTOKOLL KKS - Styrelse Plats Deltagande styrelseledamöter Närvarande från kansliet Anmält förhinder Quality Hotel, Sundsvall Kerstin Eliasson, ordförande Lars Ekedahl Kajsa Ellegård Bengt Lennartson Helena Malmqvist Margareta Norell Bergendahl Björn Sundell Gunnar Wetterberg Madelene Sandström, VD Olof Hugander, sekr. Stefan Östholm Olle Vogel, personalrepresentant Eva Cederbalk Ola Asplund 1 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes. 2 Val av justeringspersoner Lars Ekedahl utsågs att, jämte VD och ordförande, justera dagens protokoll. Helena Malmqvist utsågs att justera punkt 38/15, punkt 2. 3 Föregående mötesprotokoll 34/15 Föregående mötesprotokoll Protokollet från den 12 juni godkändes. 4 Jäv Lars Ekedahl och Bengt Lennartson anmälde jäv avseende p. 38/15, punkt 2. 5 Ärenden för behandling 35/15 Anmälan av protokoll från kapitalutskottet Kerstin Eliasson redogjorde för de viktigaste ärendena på kapitalutskottets sammanträden den 25 och 28 augusti. Kapitalutskottet hade den 25 augusti ett extra sammanträde med anledning 1
av att VIX-index översteg 35 dagen innan. Utskottet konstaterade vid mötet att den nuvarande fördelningen i portföljen tar hänsyn till de risker som för närvarande kan förutses och beslutade att inte föreslå några omedelbara förändringar av portföljen. Vid det ordinarie mötet konstaterades att stiftelsen har ett bra förvaltningsresultat sedan årsskiftet och god ekonomi. Vid nästa möte görs en genomgång av stiftelsens innehav i hedgefonder. Innehavet av utländska aktier ökar successivt och stiftelsen har en diversifieringsstrategi för att minska risker i innehavet. Det finns en ambition att uppnå större insyn och lägre avgifter och en diskussion om limiter i placeringspolicyn kommer att ske. 36/15 VD:s rapport Madelene Sandström kommenterade det förkortade och tydligare upplägget i VD-rapporten. Styrelsen uttryckte sin uppskattning avseende det nya formatet. Värdet av stiftelsens kapital är för tillfället 8,6 miljarder kronor efter juni månads projektutbetalningar och gjorda investeringar vilket innebär att kapitalet klarat marknadsturbulensen förhållandevis bra. Söktrycket inom HÖG är gott och ansökningar har inkommit från grupperingar vid många olika lärosäten. godkänna VD:s rapport. 37/15 Beslut om stöd inom programmet Expertkompetens för innovation Stefan Östholm redogjorde för resultatet av bedömningen inom ramen för programmet Expertkompetens för innovation, finansierat genom KUB. Expertkompetens för innovation avser flexibel utbildning på avancerad nivå riktad mot yrkesverksamma. Inom programmet indelas verksamheten i en planeringsdel, steg 1, och en genomförandedel, steg 2. Den senare indelas i faserna A Utveckling av verksamheten och faserna B och C Genomförande och fortsatt utveckling respektive Uthållig verksamhet/utfasning av KK-stiftelsens stöd. Linnéuniversitetets (Lnu) och Jönköpings tekniska högskolas (JTH) ansökningar avseende steg 2 fas B och C presenterades. Bedömargruppen inom programmet har rekommenderat finansiering av ansökan från JTH och har även rekommenderat finansiering av ansökan från Lnu med villkor. VD instämmer i bedömargruppens rekommendationer om stöd och övriga påpekanden. 1. avsätta högst 10 853 810 kr, inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30270215 till Linnéuniversitetet för projektet Sociala medier och webbteknologier för innovation och tillväxt, dnr 20150259. Beslutet är villkorat. Villkor: projektet ges möjlighet att inkomma med kompletteringar enligt bedömargruppens yttrande, vilka ska vara KK-stiftelsen tillhanda senast den 31 oktober. Kompletteringarna bedöms av ordföranden och två av bedömargruppens ledamöter. Utifrån bedömargruppens rekommendation tas beslut av styrelsen per capsulam. 2. avsätta högst 17 408 310 kr, inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30270215 till Tekniska högskolan i Jönköping för projektet Gjutmagistern 3.0, dnr 20150257 Punkten förklarades omedelbart justerad. 2
38/15 Beslut om stöd och att anta lärosäten till kvalificeringsprocessen för KK-miljö Stefan Östholm redogjorde för resultatet av bedömningen inom ramen för KK-miljöprogrammet. KK-miljö är en stödform som stiftelsen riktar till ledningen vid de nya universiteten och högskolor som vill profilera sitt lärosäte genom att välja ut och vidareutveckla framgångsrika samproducerade forskningsmiljöer. Högskolan Väst och Högskolan i Jönköping har ansökt om att få inleda en kvalificeringsprocess för KK-miljö. Expertgrupp 2 har granskat och bedömt underlagen samt utarbetat en rekommendation till stiftelsens styrelse. VD instämmer i expertgruppens ställningstaganden, rekommendation om stöd och övriga påpekanden. 1. bevilja Högskolan i Jönköping att påbörja kvalificeringsprocessen mot att bli en KKmiljö samt att avsätta 1 500 000 kr inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30283015 (KK-miljöer KUB 15) till Kunskapsintensiv Produktframtagning Högskolan i Jönköping, dnr 21050096. Expertgruppens påpekade brister ska beaktas under kvalificeringsprocessen. 2. bevilja Högskolan Väst att påbörja kvalificeringsprocessen mot att bli en KK-miljö samt att avsätta 1 500 000 kr inkl. OH, ur den ekonomiska ramen 30283015 (KKmiljöer KUB 15) till PRIMUS Högskolan Väst, dnr 21050095. Expertgruppens påpekade brister ska beaktas under kvalificeringsprocessen. Punkten förklarades omedelbart justerad. Lars Ekedahl och Bengt Lennartson, som anmält jäv avseende Högskolan Väst, deltog inte i beslutet under punkt 2. 39/15 Beslut om styrdokumentet "Rutiner för anställdas egna affärer" Styrelsen beslutade på styrelsemötet 2015-06-12 om styrdokumentet Rutiner för anställdas egna affärer men efterfrågade förslag till ny förenklad skrivning gällande aktieinnehav och att frågan därför skulle behandlas på nytt vid septembermötet. Föreslaget om att koppla skrivningen om vilka affärer som bör omfattas till placeringspolicyn istället för till olika börser har stämts av med compliance. styrdokumentet Rutiner för anställdas egna affärer, i enlighet med bilaga 1, fastslås att gälla. 40/15 Beslut om uppdatering av jävsregler för KK-stiftelsen Stiftelsens regler om jäv och bisysslor togs fram första gången i samband med stiftelsens bildande. Jävsreglerna syftar till att säkerställa objektivitet och opartiskhet vid hantering av ärenden. En uppdatering av jävsreglerna togs upp och godkändes till stora delar på styrelsemötet den 12 juni men styrelsen fann behov av förtydliganden. Dessa har nu inarbetats i dokumentet. Processen för hantering av eventuella jävsanmälanden diskuterades vid mötet. Rutiner ska utvecklas av kansliet. dokumentet om jävsregler, i enlighet med bilaga 2, fastslås att gälla. 3
41/15 Strategiska frågor, inspel till Regeringens forskningspolitiska proposition Regeringens forskningspolitiska proposition planeras till hösten 2016. Utbildningsdepartementet vill inhämta synpunkter, avseende frågor som kan komma att ingå i propositionen, från olika intressenter i högskolesektorn - inklusive KK-stiftelsen. Inför styrelsens strategidiskussion den 15 september hade ett utkast till inspel tagits fram av kansliet. Styrelsens har ett antal ändringsförslag som ska inarbetas i dokumentet. Det omarbetade förslaget kommer att presenteras för styrelsen, cirkuleras och, efter ändringar och tillägg, sammanställas av ordföranden och beslutas inför slutdatumet för inspel till utbildningsdepartementet, den 2 november. inspelet ska omarbetas enligt de förslag som framkommit och enligt den arbetsgång som diskuterats. Slutgiltigt beslut om inspelet fattas, per capsulam, under oktober. 42/15 Preliminär verksamhetsplan för 2016-2018 En preliminär version av verksamhetsplan inför perioden 2016-2018 presenterades. En diskussion fördes om HÖG-programmets utveckling och om programmets målgrupp på sikt eventuellt bör justeras. Ett underlag baserat på årets inskickade ansökningar presenteras för styrelsen vid decembermötet för fortsatt diskussion. Den slutgiltiga verksamhetsplanen färdigställs under kommande månader och presenteras för styrelsen vid decembermötet. godkänna inriktningen i den preliminära verksamhetsplanen. En vidareutvecklad version ska tas fram för styrelsens beslut vid decembermötet. Styrelsen ställde sig bakom förslaget om att rekryteringar ska finansieras ur KUB enbart. 43/15 Beslut om ändrad budgetram för projektstöd 2015 Budgeten för beslut om projektstöd 2015 uppgår till 419 mnkr enligt styrelsens beslut i verksamhetsplanen för 2015-2017. VD:s preliminära bedömning är att resterande utrymme på 171 mnkr sannolikt inte kommer att räcka utifrån det söktryck stiftelsen ser inom olika programformer. Bedömningen är att beslutsramen kommer att behöva höjas till 500 mnkr. budgetutrymmet för projektstöd för 2015 ökas till 500 mnkr. 44/15 Rapportering Stefan Östholm redogjorde för halvtidsutvärderingen av fem pågående forskningsprofiler. Profilerna har utvärderats av medlemmar av bedömargruppen för programmet. De utvärderade profilerna kommer nu att få ta fram en handlingsplan om hur eventuella brister ska åtgärdas samt presentera eventuella förändringar i projektet. De ska även inkomma med uppgifter om näringslivets medfinansieringsinsatser för den andra halvan av profilperioden. 4
6 Övriga frågor Näringslivsbegreppet Björn Sundell redogjorde för sin genomförda översyn avseende stiftelsens näringslivsdefinition. Näringslivsbegreppet ska ses mot bakgrund av stadgarnas innehåll, det förarbete som genomfördes inför stiftelsens bildande samt de juridiska granskningar av begreppet som genomförts, senast under 2011. Möjligheterna för att bredda definitionen av näringsliv bedöms vara små utifrån vad som kommer att krävas för en eventuell permutation. Styrelsen diskuterade huruvida den befintliga näringslivsdefinitionen är begränsande för stiftelsens verksamhet till den grad att man ska försöka verka för en omdefinition av begreppet. Sådana problem ansågs inte föreligga. VD påtalade att organisationer som inte kan räknas som medfinansiärer, t.ex. anslagsfinansierade verksamheter, ändå kan delta i projekten. Styrelsen beslutade att frågan i nuläget inte behöver behandlas vidare. 45/15 Sammanträdesdatum för 2016 1. styrelsemötet den 7 december 2015 ska hållas kl 12.30-18 2. fyra sammanträden ska genomföras under 2016: Sammanträde 1: Torsdagen den 31 mars kl 10-17 Sammanträde 2: Onsdagen den 15 juni kl 10-17 Sammanträde 3/Styrelseinternat (preliminärt, med ny styrelse förslagsvis vid Mälardalens högskola): Den 14-15 september kl 10-17 Sammanträde 4 (preliminärt, med ny styrelse): Den 12 december kl 10-17 Vid protokollet: Olof Hugander Justeras Kerstin Eliasson Lars Ekedahl Ej P 38/15, punkt 2 Helena Malmqvist P 38/15, punkt 2 Madelene Sandström 5