Revisionsrapport december 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Landstinget Kronoberg Implementering och efterlevnad av reglemente för intern kontroll
Innehållsförteckning Sammanfattande diskussion och rekommendationer... 1 1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och revisionsfrågor... 3 1.3 Metod och avgränsning... 3 1.4 Revisionskriterier... 4 2. Fullmäktiges reglemente för intern styrning och kontroll... 5 3. Implementering av reglementet för intern kontroll... 7 3.1 Upprättande av intern kontrollplan... 7 3.2 Genomförande av beslutade kontrollåtgärder... 8 3.3 Återrapportering till Landstingsstyrelsen... 8 3.4 Pågående utvecklingsarbete... 9 3.5 Behov av uppföljande granskning... 9 4. Källförteckning... 10
Sammanfattande diskussion och rekommendationer Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en övergripande granskning av implementering och efterlevnad av regementet för intern styrning och kontroll. Granskningen berör den övergripande nivån och avser inte att fånga det arbete med riskhantering och kontroll som pågår i de olika verksamheterna. Landstingsfullmäktige fastställde 2010 ett reglemente för intern styrning och kontroll som tillsammans med tillämpningsanvisningar preciserar regler, ansvar och organisation för landstingets arbete med intern styrning och kontroll. Fullmäktige har genom reglementet givit uttryck för en gemensam syn (definition) på innebörden av intern styrning och kontroll. Reglementet fastslår bland annat att Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår att svara för en intern kontrollorganisation samt att tillse att denna utvecklas utifrån landstingets kontrollbehov. Landstingsdirektören ansvarar för att senast i samband med årsrapporten rapportera resultatet av granskningen av den interna kontrollen till Landstingsstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till landstingets revisorer. Landstingsstyrelsen ska också utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll samt besluta om relevanta förändringar. Styrelsen ska också informera sig om hur den interna kontrollen i de hel- och delägda bolagen och övriga intresseorganisationer fungerar. Landstingsstyrelsen har genom ordinarie planerings- och uppföljningsprocesser byggt in styråtgärder som syftar till att bland annat säkerställa en effektiv och ändamålsenlig verksamhet. De främsta komponenterna är budget med verksamhetsplaner samt uppföljning vid delårsrapporter och årsbokslut. Ekonomisk rapportering och controllermöten sker också månadsvis. Det pågår ett landstingsövergripande utvecklingsarbete för att konkretisera regelmente och anvisningar för intern styrning och kontroll. Under hösten har det genomförts ett möte där centrumcontrollers, redovisningschef och budgetchef har diskuterat innebörden av intern styrning och kontroll samt hur arbetet ska struktureras och integreras i landstingets övriga lednings- och uppföljningsprocesser. Vår sammantagna bedömning är att implementering och efterlevnad av regemente för intern styrning och kontroll kan utvecklas. Vi vill särskilt peka på följande områden: - Det har utarbetats en landstingsövergripande mall för intern kontroll. De gemensamma riskområdena som pekas ut har sitt ursprung i diskussioner mellan centrumcontrollers och centrumchefer. Valet av de landstingsövergripande processerna har inte behandlats eller fastställts av landstingsledning eller styrelse. Landstinget har inte genomfört en samlad riskanalys/bedömning som grund för de områden som anges i mallen. - Det finns ett behov av att utveckla systematiken i arbetet med riskanalyser/riskbedömningar som grund för planering, prioritering och uppföljning av intern kontroll. En årlig riskbedömning på såväl övergripande nivå som på centrumnivå torde resultera i kontrollplaner som täcker in ytterligare riskområden kopplade till centrala processer inom respektive verksamhet. - Det behövs en utvecklad och samlad återrapportering av det interna kontrollarbetet till Landstingsstyrelsen. 1
- Styrelsen har inte genomfört någon samlad utvärdering av landstingets system för intern kontroll. - Centrumens återrapportering av den uppföljning som genomförs enligt den interna kontrollplanen är begränsad. Återrapporteringen av genomförda uppföljningar bör på ett tydligare sätt ge samlad information om hur kontrollerna genomförts, vilket resultat som har uppnåtts samt vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av uppmärksammade brister. Med anledning av granskningen ger vi följande rekommendationer inför det fortsatta utvecklingsarbetet (inom parantes anges ansvarsnivå mot bakgrund av reglementet för intern styrning och kontroll): - Utveckla arbetet med att genomföra och dokumentera systematiska riskanalyser/ riskbedömningar som grund för planering, prioritering och uppföljning av intern kontroll (Landstingsstyrelsen och centrumledningar). - Fastställ den landstingsövergripande interna kontrollplanen (mallen) mot bakgrund av genomförd riskanalys/riskbedömning (Landstingsstyrelsen). - Utveckla återrapporteringen av genomförda uppföljningar så att de ger samlad information om hur kontrollerna genomförts, vilket resultat som har uppnåtts samt vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av uppmärksammade brister (Centrumen). - Återrapportera resultatet av granskningen av den interna kontrollen till Landstingsstyrelsen. Tillse att rapportering samtidigt sker till landstingets revisorer (Landstingsdirektör). - Utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll samt besluta om relevanta förändringar (Landstingsstyrelsen). Mot bakgrund av redovisat resultat rekommenderar vi att de förtroendevalda revisorerna planerar in en uppföljande granskning av implementering och efterlevnad av reglemente för intern styrning och kontroll. 2
1. Inledning 1.1 Bakgrund Landstingsfullmäktige fastställde 2010 ett reglemente för intern styrning och kontroll med tillämpningsanvisningar. Genom reglementet och tillhörande anvisningar har organisation och ansvar för den interna styrningen och kontrollen preciserats. Landstingets styrelse har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll samt att denna utvecklas utifrån landstingets kontrollbehov. Styrelsen har också ansvaret för att övergripande tillämpningsanvisningar samt regler för rapportering upprättas. Landstingsstyrelsen ska med utgångspunkt från landstingsdirektörens uppföljningsrapporter utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll, och i de fall förändringar behövs, besluta om sådana. Som ett led i uppdraget att pröva om styrelsens interna kontroll är tillräcklig har revisorerna beslutat att granska implementering och efterlevnad av reglemente för intern kontroll. 1.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med vår granskning är att bedöma om Landstingsstyrelsen uppfyllt sina åtaganden med anledning av reglemente för intern kontroll. Syftet har konkretiserats i följande revisionsfrågor: Har reglementet på vederbörligt sätt konkretiserat i en kontrollplan? Har beslutade kontrollåtgärder genomförts? Är kontrollerna genomförda på ett tillfredställande sätt, dvs. är kontrollerna genomförda med tillräcklig kvalitet så att de bidrar till förbättrad styrning och kontroll? Är resultatet av kontrollerna kvalitativt redovisade tillbaka till landstingsstyrelse respektive fullmäktige? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen har genomfört som en intervju- och dokumentstudie. Följande befattningshavare har intervjuats: - Ekonomidirektör - Redovisningschef - Centrumchef Psykiatricentrum - Controller Psykiatricentrum. Vidare har information inhämtats vid mailkorrespondens med centrumledning vid Akutcentrum. Därutöver har relevant dokumentation granskats bl.a. dokumentation som verifierar utförda kontrollmoment för samtliga kontrollåtgärder och den avrapportering som sker till styrelsen avseende fastlagd intern kontrollplan. Granskningen berör den övergripande nivån och avser inte att fånga det arbete med risker och kontroll som dagligdags pågår i verksamheterna. 3
Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakkontrollera ett utkast till rapport för att säkerställa att den bygger på korrekta sakuppgifter och uttalanden. 1.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och förarbeten eller interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagens bestämmelser om att nämnderna var och en inom sitt område ska tillse att verksamheten bedrivs enligt fullmäktiges mål och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också tillse att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt (KL 7 6kap. 1991: 900). Landstingsfullmäktiges reglemente för intern kontroll. 4
2. Fullmäktiges reglemente för intern styrning och kontroll Landstingsfullmäktige fastställde 2010-02-08 Reglemente för intern styrning och kontroll med tillämpningsanvisningar för Landstinget Kronoberg. Reglementet anger bland annat innebörden av intern styrning och kontroll, organisation och ansvar samt modell för uppföljning. Reglementet fastslår att intern styrning och kontroll är en process som ska leda till att stödet för styrning mot en god vård säkerställs. Syftet är att med rimlig grad av säkerhet uppnå en - ändamålsenlig och effektiv verksamhet, - tillförlitlig rapportering och information om verksamheten samt - efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer. Reglementet stipulerar att Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ingår att svara för en intern kontrollorganisation samt att tillse att denna utvecklas utifrån landstingets kontrollbehov. Landstingsstyrelsen ska utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll samt besluta om relevanta förändringar. Styrelsen ska också informera sig om hur den interna kontrollen i bolagen fungerar. Styrelsen fastställer senast i samband med bokslutsanvisningarna när rapport senast ska lämnas. Rapporten ska innehålla omfattning på genomförd uppföljning, utfallet, vidtagna åtgärder samt förslag till åtgärder för att förbättra landstingsgemensamma rutiner. Det är landstingsdirektören som har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Landstingsdirektören ska tillse att det finns en adekvat organisation för den interna kontrollen, att regler och anvisningar antas samt att återrapportering sker till landstingsstyrelsen. Landstingsdirektören ansvarar för att senast i samband med årsrapporten rapportera resultatet av granskningen av den interna kontrollen till Landstingsstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till landstingets revisorer. Inom respektive verksamhetsområde ansvarar centrumchef för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Centrumchefen har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom verksamhetsområdet. Vidare anges i tillämpningsanvisningarna att centrumchefen inom sin organisation ska tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av intern kontroll ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. Varje år ska det på centrumnivå antas en granskningsplan för intern kontroll. Planen ska följa en mall, som ska användas av samtliga centrum och vara en del i verksamhetsplanen. Granskningsplanen ska minst innehålla: - genomförd riskbedömning - rutiner och kontrollmoment - omfattning på uppföljning - ansvar för uppföljning - rapporteringsinstans - tidpunkt för rapportering. 5
Centrumchef svarar för att minst en gång per år rapportera till landstingsdirektören och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Vid upptäckta brister ska också förslag på åtgärder rapporteras. Verksamhetsansvariga är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt informerar medarbetarna. De ska också verka för att de anställda arbetar mot fastställdra mål samt att metoderna bidrar till en god intern kontroll. Anställda ska följa regler och anvisningar i sin arbetsutövning. 6
3. Implementering av reglementet för intern kontroll Nedan redovisas iakttagelser och översiktliga bedömningar av implementeringen av reglementet för intern kontroll. Revisionskriterier är kommunallagens 6 kap. 7 samt landstingets reglemente för intern styrning och kontroll med tillämpningsanvisningar. 3.1 Upprättande av intern kontrollplan Ekonomienheten har utarbetat anvisningar för granskning av intern styrning och kontroll. Enligt anvisningarna ska centrumens granskningsplaner innehålla ett antal processer och rutiner som är landstingsövergripande samt processer som respektive centrum bedömer vara betydande. Anvisningarna beskriver också en modell för riskbedömning. Den mall som presenteras innehåller process/rutin, kontrollmetod, ansvarig för kontroll samt tidpunkt för rapportering. År 2012 behandlas följande processer: budget/beslut från landstingsledning, budget/verksamhetsplan/beslut i centrumledning, uppföljning av mål, ekonomi, avvikelsehantering, informationssäkerhet, patientsäkerhet, brandskydd och arbetsmiljö. De områden som berörs 2011 är styrning av centrum, brandskydd, patientsäkerhet, avvikelsehantering, informationssäkerhet och arbetsmiljö. Inom respektive område har ett antal kontrollmoment och kontrollmetoder identifierats. Den presenterade mallen och de gemensamma områden som pekas ut har sitt ursprung i diskussioner mellan centrumcontrollers och centrumchefer. Det bör noteras att valet av de landstingsövergripande processerna inte har behandlats eller fastställts av landstingsledning eller styrelse. Landstinget har inte genomfört en samlad riskanalys/bedömning som grund för de områden som anges i mallarna. Genomgången av 2012 års verksamhetsplaner visar att samtliga centrum har fastställt granskningsplaner som utgår från den övergripande mallen. Planerna har arbetats in i centrumens verksamhetsplaner och ger information om process/rutin, kontrollmetod, ansvarig för kontrollen samt tidpunkt för rapportering. Centrumen har i en del fall kompletterat de gemensamma interna kontrollpunkterna med centrumspecifika. Av intervjuer framkommer att anvisningar och mall överlag uppfattas som konkreta. Dock anges att kopplingen mellan de kontroller som genomförs inom ramen för ordinarie uppföljningssystem och den interna kontrollen inte är tydlig. Som exempel kan nämnas området brandskydd som dels omfattas av den interna kontrollplanen, dels av checklistor inom ramen för arbetsmiljöarbetet. Kommentarer Det har utarbetats en landstingsövergripande mall för intern kontroll. De gemensamma riskområdena som pekas ut har sitt ursprung i diskussioner mellan centrumcontrollers och centrumchefer. Valet av de landstingsövergripande processerna inte har behandlats eller fastställts av landstingsledning eller styrelse. Landstinget har inte genomfört en samlad riskanalys/bedömning som grund för de områden som anges i mallen. Det finns ett behov av att utveckla systematiken i arbetet med riskanalyser/riskbedömningar som grund för planering, prioritering och uppföljning av den interna kontrollen. En årlig riskbedömning på såväl övergripande nivå som på centrumnivå torde resultera i kontrollplaner som täcker in ytterligare riskområden kopplade till centrala processer inom respektive verksamhet. 7
3.2 Genomförande av beslutade kontrollåtgärder Centrumcheferna svarar för att minst en gång om året skriftligen rapportera till landstingsdirektören och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Samtliga centrum har i sina årsrapporter för 2011 kommenterat genomförda kontrollåtgärder. Återrapporteringen av kontrollåtgärderna varierar mellan centrumen. I regel består rapporteringen av kortfattade svar på om åtgärden är genomförd, riskbedömd och dokumenterad. En översiktig genomgång visar att en majoritet av planerade kontrollåtgärder är genomförda. Rapporteringen ger dock begränsad information om vilket resultat som har uppnåtts eller vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av uppmärksammade brister. Kommentarer Vår bedömning är att centrumens återrapportering av genomförda kontrollåtgärder är begränsad. Mot bakgrund av detta är det svårt att bedöma om kontrollerna är genomförda med tillräcklig kvalitet så att de bidrar till förbättrad intern styrning och kontroll. Det krävs ett utvecklingsarbete för att säkerställa tillräcklig kvalitet i de kontrollåtgärder som genomförs. Syftet bör vara att genomförda uppföljningar på ett tydligare sätt ger information om hur kontrollerna genomförts, vilket resultat som har uppnåtts samt vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av uppmärksammade brister. 3.3 Återrapportering till Landstingsstyrelsen Enligt reglementet för intern styrning och kontroll ska landstingsdirektören ansvara för att senast i samband med årsrapporten rapportera resultatet av granskningen av den interna kontrollen till Landstingsstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till landstingets revisorer. Rapporten ska innehålla omfattning på genomförd uppföljning, utfallet, vidtagna åtgärder samt förslag till åtgärder för att förbättra landstingsgemensamma rutiner. Granskningen ger vi handen att det inte har genomförts någon samlad återrapportering av resultatet av det interna kontrollarbetet. Någon rapportering till landstingets revisorer har inte skett. Underlag som klargör hur Landstingsstyrelsen har informerat sig om hur den interna kontrollen i den interna kontrollen i de hel- och delägda bolagen och övriga intresseorganisationer har inte redovisats. Kommentarer Resultatet av den granskning som sker inom ramen för den interna kontrollen bör rapporteras till Landstingsstyrelsen. Underlaget är en förutsättning för att styrelsens ska kunna tillse att det finns en god intern kontroll och utvärdera landstingets samlade system för intern kontroll samt besluta om relevanta förändringar. En samlad uppföljning och utvärdering av systemet bör ge styrelsen underlag för att bl.a. kunna bedöma om systemet fungerar på avsett vis och huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. 8
3.4 Pågående utvecklingsarbete Det pågår för närvarande ett landstingsövergripande utvecklingsarbetet för att konkretisera regelmente och anvisningar för intern styrning och kontroll. Under hösten har det genomförts ett möte där centrumcontrollers, redovisningschef och budgetchef diskuterade innebörden av intern styrning och kontroll samt hur arbetet ska struktureras och integreras i landstingets övriga lednings- och uppföljningsprocesser. 3.5 Behov av uppföljande granskning Mot bakgrund av redovisat resultat rekommenderar vi att de förtroendevalda revisorerna planerar in en uppföljande granskning av implementering och efterlevnad av reglemente för intern styrning och kontroll. Växjö den 13 december Kristina Lindstedt Helene Kratz 9
4. Källförteckning Reglemente för intern styrning och kontroll med tillämpningsanvisningar Anvisningar för granskning av intern styrning och kontroll Granskningsplaner 2012 samt återrapportering av intern kontroll 2011: Akutcentrum Primärvårds- och rehabcentrum Kirurgicentrum Barn- och kvinnocentrum Psykiatricentrum Medicincentrum Tandvårdscentrum Medicinskt servicecentrum Servicecentrum 10