Doktorand vid HSD En snabbguide för dig som doktorand
3 Innehållsförteckning Välkommen som doktorand... 4 Kontaktpersoner för doktorander vid HSD... 5 Övrig kontaktinformation... 6 Konferensavgifter, utlägg och ersättning... 7 Om utbildningen... 8 Allmän studieplan... 8 Individuell studieplan... 8 Institutionstjänstgöring... 8 Aktivitet och försörjning... 9 Prolongation... 9 Semester och annan ledighet... 10 Sjukfrånvaro och vab... 11 Friskvård... 13 Allmänna anställningsvillkor... 15 Betygsrapportering av kurser som ska ingå i din examen... 16 Disputation... 18
4 Välkommen som doktorand till Institutionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik (HSD) Det här häftet, som är tänkt att fungera som en snabbguide, innehåller samlade uppgifter och hänvisningar. Om du inte hittar det du söker svar på i häftet, eller via hänvisningarna, går det alltid bra att kontakta studierektorn för eller den som administrerar utbildning på forskarnivå vid institutionen. Lycka till!
5 Kontaktpersoner för doktorander vid HSD Prefekt Har huvudansvaret för institutionen, ett förtroendeuppdrag. Stefan Nordlund, stefan.nordlund@hsd.su.se Ställföreträdande prefekt Har huvudansvaret för institutionen när prefekten ej är tillgänglig, ett förtroendeuppdrag. Margareta Aspán, margareta.aspan @hsd.su.se Administrativ chef Den person som fördelar och leder det administrativa arbetet i institutionens stödverksamhet. Claudia Hakanen, claudia.hakanen@hsd.su.se Personalhandläggare och administratör forskarutbildningen Hanterar allt som rör din anställning, administrerar forskarutbildningen Sara Rylander, sara.rylander@hsd.su.se Studierektor för forskarutbildningen Allt som rör dina forskarstudier bör Kristina få kännedom om Kristina Lanå, kristina.lana@hsd.su.se Studierektorer för grundnivå och avancerad nivå Studierektor SO-didaktik Per Fransson, per.fransson@hsd.su.se Per tjänstefördelar personal verksam i kärnverksamheten som hör till Humoch Samsidan Studierektor Estetiska läroprocesser Catrine Björck catrine.bjorck@hsd.su.se Catrine tjänstefördelar personal verksam i kärnverksamheten som hör till Estet-sidan Bra att känna till Kontorsmaterial i anslutning till kopiatorrummet Bermudatriangeln. Är det något du saknar går det att skicka förfrågan om eventuell beställning till order@hsd.su.se Postrummet med postfack för alla medarbetare vid HSD hittar du vid institutionens huvudentré, precis vid institutionens ekonom.
6 Övrig kontaktinformation Helpdesk Till Helpdesk vänder du dig om du har problem med din dator, internet, mejl. All form av IT-suppoert. helpdesk@it.su.se 08-16 1999 Doktorandombud Stockholms universitet Doktorandombudet ger enskilda doktorander och doktorandråd professionell hjälp med allehanda problem relaterade till utbildningen på forskarnivå. Om du har frågor, funderingar eller känner att du som enskild doktorand behöver rådgivning eller hjälp kontakta doktorandombudet på e-post fredrik.c.l@sus.su.se. Vidare information om vad doktorandombudet kan vara behjälplig med hittar du via www.sus.su.se/doktorandombudet/ Stockholms universitets studentkår www.sus.su.se/doktorandstod Humanistiska fakulteten www.hum.su.se/ Här hittar du mer information Regelboken Här hittar du information om antagningsordning, delegationsordning, regler och riktlinjer för t.ex. avhandling och disputation: www.su.se/regelboken Samlad information för forskarstuderande www.su.se/medarbetare/personal/personaladministration/doktorandanst Doktorandhandboken mm: studera.nu/forskarutbildning Personalorganisationer vid SU Följande arbetstagarorganisationer har universitetet kollektivavtal med: Saco-S-rådet kontaktförbund SULF OFR kontaktförbund Fackförbundet ST SEKO
7 Konferensavgifter, utlägg och ersättning Som doktorand ska du delta i konferenser och liknande. Då kan det vara bra att veta vilka eventuella utgifter som institutionen står för och vad du finansierar själv. Tänk på att det kan finnas möjlighet att ansöka om resestipendier från konferensarrangören eller olika stiftelser. Frågor gällande ekonomiskt stöd besvaras av studierektor för forskarutbildningen och institutionens prefekt. Enligt Stockholms universitets bestämmelser ska resebokningar i största möjliga utsträckning ske via upphandlade leverantörer. www.su.se/medarbetare/personal/resor Du ansvarar själv för att resebeställningen är godkänd av din närmsta chef. Om resan eller boendet via den upphandlade leverantören inte passar av någon anledning rådgör du med den administrativa chefen. På grund av skatteregler godkänns få privata utlägg för statligt anställda. Vi ser därför helst att utgifter för t.ex. konferenser och litteratur faktureras (om utlägget är godkänt). Utlägg för ej anställda får inte förekomma. Är du antagen till forskarutbildningen men inte anställd vid HSD/SU och har frågor? Kontakta Claudia Hakanen, administrativ chef, för vidare information. Tips På institutionens hemsida finns blanketten "Reseorder", där du fyller i syfte mm. Denna skickas till prefekt för godkännande/justering. Behöver du stöd och/eller hjälp med budgetplanering kan du vända dig till den administrativa chefen.
8 Om utbildningen Bra att känna till Allmän studieplan (ASP) För varje forskarutbildningsämne finns det en allmän studieplan som beskriver hur utbildningen är upplagd, se hemsida gällande studieplan www.su.se/hsd I ASP:en framgår utbildningens innehåll, poängomfång för kursdel och poängomfång för avhandlingsdel, särskild behörighet och andra föreskrifter. ASP:en är det dokument som styr utbildningen. Individuell studieplan (ISP) Den individuella studieplanen, eller ISP:en, är ett avtal mellan dig som doktorand och institutionen. Förutom att den fungerar som ett avtal, är den också ett arbetsredskap som tydliggör och planlägger din studietid. ISP:en skriver du och din/a handledare tillsammans. För nyantagna doktorander fastställs ISP:en av Institutionsstyrelsen (IS), därefter revideras ISP:en halvårsvis tillsammans med handledare. På humanvetenskapliga områdets webbsida hittar du ISP-mallarna: www.su.se/humanvet/regelverk-och-beslut/riktlinjer Institutionstjänstgöring Tiden vid institutionen kan förlängas genom att ha institutionstjänstgöring, i den mån det finns sådana behov inom ditt ämne. Som forskarstuderande kan/ får du ha institutionstjänstgöring om max 20% av full arbetstid av heltid. Exempel: Du har en årsarbetstid om 1700 timmar 20% av 1700 = 340 timmar I exemplet som beskrivs ovan skulle du, om du arbetar heltid, som max läggas ut på 170h (56,6 undervisningstimmar) institutionstjänstgöring per termin. Vid institutionen arbetar vi med faktor 3 som innebär att klocktimmar räknas om till undervisningsstimmar enligt: 1 klocktimme = 60 minuter 1 undervisningsstimme = 3 klocktimmar (3*60 minuter) Om du vill ha hjälp att räkna på institutionstjänstgöringsprocent kan du kontakta institutionens forskarutbildningsadministratör.
9 Aktivitet och försörjning Uppgifter om doktorandens aktivitet och försörjning beräknas och rapporteras i Ladok varje termin av den person som administrerar forskarutbildningen vid institutionen. Underlag för beräkning av aktivitetsrapporten är sjukdom, vab, tjänstledighet och undervisning. Därför är det mycket viktigt att du rapporterar in när du är sjuk eller liknande. Aktivitetsrapporten ligger till grund för bokföringen och uträkningen av din nettostudietid i Ladok (utbildningsdokumenteringssystem). Nettostudietiden anges i (heltidsstudie)månader och som ny doktorand har du totalt 48 heltidsstudiemånader (HSM) till ditt förfogande. Som licentiand och doktorand senare del (dvs. har avlagt licentiatexamen) har du totalt 24 heltidsstudiemånader (HSM) till ditt förfogande. Med en aktivitet på 100% inom forskarutbildningen förbukar du 6 HSM per halvårsperiod. Nettostudietiden är för en anställd doktorand dels ett mått på hur många månader du har kvar av finansiering från institutionen samt en indikation på hur lång tid du har kvar på din utbildning om du ligger i fas. Aktivitet anger hur aktiv du varit i genomsnitt under den aktuella terminen Försörjning anger hur doktorandens aktivitet är finansierad i genomsnitt under den aktuella terminen Informationen ligger till grund för bland annat SCB. I slutet av varje termin meddelas du hur din aktivitet genomsnittligt sett ut under terminen. Arbetet med nettostudietidsberäkning ska vara färdigt 30 juni samt 31 december varje år, och påbörjas ca 1 månad innan. Prolongation Prolongation betyder förlängning av doktorandtjänst. Forskarstuderande med anställning som doktorand ska som kompensation för studerandefackligt arbete få sin anställning förlängd. Endast uppdrag till vilket man är förtroendevald kan ligga till grund för prolognation. Att bara delta i ett doktorandrådsmöte eller att som suppleant (då ordinarie ledamot också deltar) vid ett sammanträde ger inte rätt till prolognation. Prolongation beräknas efter mötesnärvaro och ska styrkas med protokoll och/eller ordförandes intyg. Innan du åtar dig uppdrag ska detta först förankras hos prefekten. Uppdraget ska också dokumenteras och biläggas den individuella studieplanen. Notera att taket för prolongationsdagar är 40 dagar per år. Prolongeringsdagar räknas i arbetsdagar (ej kalenderdagar). Vidare information om detta hittar du på SU:s hemsida.
10 Semester och annan ledighet Gäller dig som anställd doktorand Semester Semester är inkluderat i din tid som doktorand. Du har rätt till 20 sammanhängande semesterdagar under sommarmånaderna. Hela årssemestern ska tas ut under året, annars måste du inkomma med ansökan till prefekt om att spara semester (sparad semester förlänger inte doktorandtiden). Ledighet I dokumentet Du och din arbetsplats en sammanfattning av anställningsvillkoren vid Stockholms universitet står det att läsa om bland annat ledigheter. När du ansöker om olika former av ledighet, tänk då på att vara ute i så god tid som möjligt då blanketten ska signeras av prefekt/motsvarande samt handläggas på institutionen och sedan vidare till personalavdelningen. Ledigheter som inte är semester ansöker du om via särskild blankett, SU 9031 Ledighetsansökan, som du hittar i blankettarkivet som nås via www.su.se
11 Sjukfrånvaro och vab Sjukfrånvaro Vid sjukfrånvaro tillämpas reglerna i Sjuklönelagen som är kopplade till Lagen om allmän försäkring (AFL). Löneförmånerna och dess beräkning under sjukfrånvaro beräknas i ALFA. Arbetsgivaren har tystnadsplikt enligt 18 SjIL. För statligt anställda gäller sekretesslagens bestämmelser. Sjuklöneperioden är 14 dagar. Det innebär att arbetsgivaren betalar sjuklön till arbetstagaren de första 14 dagarna. Därefter utgår ersättning från försäkringskassan. Dag 1: karensdag (100 % sjukavdrag) Dag 2-14: 80 % sjuklön (20 % sjukavdrag) Från och med dag 15-90: utgår 10 % sjuklön samt utfyllnad för AT som har lön överstigande basbeloppet, från 91:a dagen 80 % lönefyllnad för AT som har lön överstigande basbeloppet. Återinsjuknar arbetstagare inom fem kalenderdagar innan sjukperioden löpt ut är det en fortsättning på den förra. OBS, läkarintyg krävs från och med 8:e sjukdagen i den första perioden.
12 Den som ofta är sjuk (kronisk sjukdom) kan ansöka hos Försäkringskassan om sjuklön från första dagen (ingen karensdag). Särskilt högriskskydd enligt 15 SjIL. Arbetsgivaren får i detta fall efter ansökan, ersättning för sjuklönekostnaden från Försäkringskassan enligt 16 SjIL. Om du blir sjukskriven Läkarintyg som styrker detta ska skickas till Försäkringskassan (original), till personalhandläggare på institutionen och vi rekommenderar att du meddelar din handledare om din frånvaro så att dina handledningstimmar inte brinner inne. Korttidsanställda Då den avtalade anställningstiden är kortare än en månad gäller särskilda regler. För att få rätt till sjuklön fodras enligt SjIL att den anställde har tillträtt anställningen och därefter varit anställd 14 kalenderdagar i följd (3 SjIL 1st). För statens del innebär detta att lagen gäller såväl månadsavlönade som timavlönade, oavsett vilket kollektivavtal som tillämpas för arbetstagaren. Försäkran i samband med sjukdomsfall och vård av sjukt barn När du blir sjuk eller vabbar anmäler du det via HR-systemet Primula om du är anställd vid Stockholms universitet. Om du har en annan arbetsgivare, meddela personalhandläggare där, samt meddela detta till institutionens forskarutbildningsadministratör via särskild blankett (se nedan). Du hittar Primula via www.su.se under medarbetare/stödsystem, välj webbinloggning. Om du är sjuk fler än sju sammanhängande dagar krävs läkarintyg. Intyget lämnas till personalhandläggaren vid institutionen (se info under rubriken Om du blir sjukskriven). I dessa fall är det personalavdelningen som lägger in sjukfrånvaron i Primula, meddela ALLTID första sjukdag till din personalhandläggare. De doktorander som inte är anställda vid Stockholms universitet måste inkomma med Försäkran i samband med sjukdom (särskild blankett, återfinns i universitetets blankettarkiv) till handläggare för att styrka rätt till sänkt aktivitet vid egen sjukdom samt vid vab. Viktigt Anmäl vab till Försäkringskassan samma dag som barnet blir sjuk för att få ersättning. Sjukfrånvaro, vab och tjänstledighet drar ner aktivitetsprocenten, men bara om du anmäler din frånvaro!
13 Friskvård Gäller dig som anställd doktorand Friskvårdsersättning Du kan få upp till 1500kr/år i friskvårdsersättning mot inlämnande av kvitto/ motsvarande (till personalhandläggare). Se mer om regler för friskvårdsersättning på: http://www.su.se/medarbetare För att erhålla ersättning krävs originalkvitto eller signerat intyg (om du har autogiro). Observera att kvitto för erlagd friskvård måste ha inkommit till lönesektionen inom 3 månader. Ersättningen gäller för pågående kalenderår. På underlaget ska det tydligt framgå: Ditt efternamn och förnamn Ditt personnummer Typ av friskvård Samtliga friskvårdsersättningsunderlag ska lämnas till personalhandläggare på institutionen. Underlag för ersättning finns hos din personalhandläggare.
14 Vid Stockholms universitet finns ett personalgym, i Allhuset, som är till för alla anställda. I personalgymmet finns utrustning för både konditions- och styrketräning. www.su.se/medarbetare/personal I Frescatihallen kan anställda gå på utvalda pass som är gratis. Du behöver ett SU/Medley-motionskort som du kan få i receptionen i Frescatihallen. För forskarstuderande som inte har en anställning vid universitetet fordras att institutionen kontaktar Personalavdelningen. Sedan anmäler du dig i receptionen (eller visar kortet för kortläsaren om du har bokat passet) varje gång du passerar receptionen på väg till träningen. Du kan också boka dina pass i förväg via www.medley.se/boka eller via appen.
15 Allmänna anställningsvillkor Alla svenska universitet är myndigheter, vilket innebär att du som anställd vid ett universitet är statligt anställd och omfattas därför av Allmänna löne- och förmånsavtalet (ALFA) I Du och din arbetsplats en sammanfattning av anställningsvillkoren vid Stockholms universitet återfinns: allmänna bestämmelser, anställningsformer m.m. arbetstider sjukdom och läkarvård olika typer av ledighet semester försäkringar och pension Forskarstuderande med doktorsanställning har samma förmåner, rättigheter och skyldigheter som övriga anställda. I Villkorsavtal-SU finns också den så kallade doktorandstegen, det vill säga doktorandernas lönestege som innebär en bestämd ingångslön som sedan ökas en gång när minst 50% av fodringarna för doktorsexamen har uppnåtts, och ytterligare en gång när minst 80% av fodringarna för doktorsexamen uppnåtts. Antagen men inte anställd på HSD/SU De doktorander vars utbildning finansieras av studiemedel, stipendier eller liknande är inte anställda utan räknas som studenter och omfattas därför inte av Villkorsavtal-SU. Doktorander som är anställda vid t.ex. ett företag eller vid en annan myndighet, omfattas av sin arbetsplats kollektivavtal.
16 Betygsrapportering av kurser på forskarnivå och övriga kurser som ska ingå i din examen Enligt den allmänna studieplanen (ASP) för ämnet som du läser din forskarutbildning inom så anges den totala mängd högskolepoäng som ska bestå av kurser inom din examen, samt vad som gäller kring obligatoriska kurser. Generellt gäller att du som doktorand måste komma överrens med din handledare om vilka kurser som ska ingå i din utbildning. Beroende på hur den kurs som du läser är upplagd så går betygsrapporteringen till på lite olika sätt: i) När du examineras på läskurser som du läser vid HSD så måste du meddela detta till den som administrerar forskarutbildningen vid institutionen. Det är du själv som doktorand som ansvarar för att begära inrapportering av läskurser. Begäran om inrapportering av kurs gör du via blanketten Rapportering av kurser och ansökan om tillgodoräknanden för utbildning på forskarnivå RS90/RS21. Blanketten nås via www.su.se Blanketten fyller du i (under RS90) och sen så signerar du och din handledare den innan den lämnas in till administrationen för vidare hantering. Tillsammans med blanketten ska underlaget för informationen om rapportering biläggas, d.v.s. ett intyg. Intyget utfärdas av examinator på läskursen och ska vara i original och signerat samt om möjligt stämplat. Mall för hur ett färdigt kursintyg ska se ut kan du få av din forskarutbildningsadministratör. ii) Om du läser en doktorandkurs som ges vid HSD så ansvarar examinerande lärare för att rapportera in ditt betyg till institutionens forskarutbildningsadministratör. iii) Om du läser en doktorandkurs som ges vid annan institution vid Stockholms universitet så är det de som ansvarar för att rapportera in ditt betyg i Ladok. Tänk på att du måste stämma av med din handledare att du kan använda kursen inom din utbildning. iv) Om du läser en doktorandkurs vid ett annat lärosäte eller läser en kurs på avancerad nivå så måste du ansöka om ett tillgodoräknande för att få in kursen i dina doktorandstudier.
17 För att ansöka om tillgodoräknande av kurs inom forskarutbildningen fyller du i blankett RS90/RS21 (tillgodoräknande fylls i under RS21) och sen lämnas den med signaturer i original, tillsammans med ett signerat intyg/motsvarande som fungerar som underlag för tillgodoräknandet. Vill du ha hjälp eller stöd gällande betygsrapportering av kurser så vänder du dig till institutionens forskarutbildningsadministratör. Detta ska alltid biläggas: Kursplan/motsvarande Litteraturlista Schema Rättigheter gällande rättning och betygsrapportering (den s.k. 3- veckors regeln) Av 7 förvaltningslagen följer att ärenden ska handläggas snabbt. Med avseende på examination har JO ansett att en tentamen bör vara rättad och betygssatt inom tre veckor från tentamenstillfället och mer än två veckor före omtentamen, se beslut av JO 1991-07-18, dnr 3980-1990.
18 Disputation Ingen panik - vi har koll på läget Rutiner kring disputationsprocessen skiljer sig mellan våra olika ämnesinriktningar, samt om det är en disputation eller ett licentiatseminarium. För att du ska känna dig trygg har forskarutbildningsansvarig tagit fram en beskrivning av processen och en tillhörande checklista. Kontakta forskarutbildningsansvarig alternativt den som administrerar forskarutbildningen för vidare information. Via www.su.se hittar du allmän information om disputationsprocessen. Vid frågor: disputationer@su.se
19
Institutionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik Version: augusti 2016