HANDLINGSPLAN Landstinget i Kalmar län

HANDLINGSPLAN Landstinget i Kalmar län för arbetet med standardiserade vårdförlopp enligt överenskommelsen mellan regeringen och SKL om kortare väntetider i cancervården 2016 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 1.0 2016-03-08 Helena Berglund

Innehållsförteckning 1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november 2015... 3 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp... 3 1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete... 4 1.3 Antal avslutade patienter... 5 1.4 Överföring av information... 5 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016... 6 2.1. Tidplan för införande... 6 2.2 Stöd till utvecklingsarbete... 7 2.3 Utmaningar och konsekvenser... 8 3.1 Patienter... 11 3.2 Privata vårdgivare... 11 3.3 Primärvård... 12 4. Uppföljning... 12 5. Arbete med PREM-enkäten... 12 5.1 Användande av PREM-enkät... 12 5.2 Användning av resultat... 13 2

1. Beskrivning av arbetet efter rapporteringen den 1 november 2015 1.1 Nuläge för införda vårdförlopp a) Beskriv läget för de fem SVF som infördes 2015- utgå från det som skett efter att 2015-års rapport lämnades in senast den 1 november 2015. Patienter har inkluderats i samtliga fem SVF som infördes i Landstinget i Kalmar län (LKL) den 21 september 2015, detta i enlighet med handlingsplanen som togs fram. Som förväntat ett fåtal patienter i SVF/Akut myeloisk leukemi. För patienter som inkluderats i SVF/Matstrupe-och magsäckscancer med filterfunktion har en remiss för gastroskopi med kriterierna för välgrundad misstanke utarbetats med bra resultat och träffsäkerhet. SVF/Huvud- och halscancer, filterfunktion, inget uppstartat vårdförlopp har resulterat i behandlingsstart. SVF/Prostatacancer, ett stort patientunderlag där vi upplevt otydliga kriterier i vårdförloppet främst avseende PSA-värde, detta har förtydligats på SVF-remissen. SVF/Cancer i urinblåsa- och övre urinvägar, ett stort remissinflöde som resulterat i en större mängd CT-urografi med få positiva fynd. Inflödet av SVF-remisser, främst inom urologi, är mindre än förväntat under de första månaderna 2016 och vi ser att patienter som uppfyller kraven för välgrundad misstanke kommer på annan remiss. Detta har uppmärksammats i remissmottagande verksamhet och förnyad information har på olika sätt getts gällande SVF till remitterande enheter. Remissmallar och canceröversikt, för en sammanhållen dokumentation och möjlighet till datafångst, har reviderats efterhand för att passa verksamheterna. En privat vårdgivare/urologi har i samråd med verksamhetschef på Länssjukhuset beslutat sig för att inte ta emot remisser för välgrundad misstanke, dessa remisser mottas istället på Länssjukhuset i Kalmar. b) Om uppföljning i de patientadministrativa systemen och rapportering till SKL:s nationella databas, koordinatorsfunktion eller obokade tider inte är på plats för samtliga SVF, vilka åtgärder kommer landstinget att vidta för att färdigställa detta? Inrapportering till SKL s nationella databas görs i dagsläget manuellt för samtliga SVF. Arbete med automatiserad rapportering pågår och gäller även för de patientadministrativa systemen. Detta arbete beräknades vara klar i början på 2016, dock har nya krav kommit från SKL (ex. precisera förloppet för antal dagar högmalign/lågmalign). Arbetet beräknas därför vara slutfört i Mars/April 2016. Vi har en färdig setup som vi jobbar utifrån, men som är flexibel och uppdateras när nya behov uppstår eller nya krav kommer från SKL eller verksamheten. Koordinatorfunktion finns i form av projektanställda koordinatorer i uppstartsfasen inom kirurgi samt onkologi. Funktionsbeskrivning för koordinatorerna är tagen i bruk. Verksamheterna som tilldelats koordinator genom stimulansmedel 2015/2016 skall inkomma med en plan under våren 2016 för koordinatorfunktionen 2017 och hur dessa ska hanteras utan stimulansmedel. Samtliga verksamheter använder sig av obokade tider i tidböckerna i Cosmic. Rutin för bokning av SVF-patienter samt utnyttjande av tiderna för andra patienter då SVF-patient ej bokats är framtagen och finns på varje enhet som handlägger SVF-patienter. 3

1.2 Erfarenheter av 2015 års arbete Har landstingets erfarenheter av implementeringen 2015 lett till förändringar i upplägget inför 2016 och i så fall på vilket sätt? Implementeringen av SVF-diagnoserna 2016 kommer i stort sett att göras på samma sätt som vid pilotinförandet 2015. Projektorganisationen, inkluderat patientmedverkan, för SVF arbetar vidare med planering och införande av kommande SVF tillsammans med verksamhetsnära projektgrupper i slutenvården, primärvården samt med privata vårdgivare. Samarbetet i sydöstra sjukvårdsregionen har varit givande och kommer fortgå, bl a genom avstämning varannan vecka och IT-möten gällande SVF. I december 2015 skickade projektledningsgruppen för SVF ut en enkät till berörda verksamheter gällande arbetssättet med implementeringen av SVF 2015 där syftet var att utveckla arbetet med SVF 2016. Resultatet visade att man, i stort sett var nöjd med stödet man fått vid införandet koordinatorerna har en viktig roll i stort sett var nöjd med remisserna inte sett några undanträngningseffekter så här långt tyckte sig se en förbättring av flödet för de patienter som ingår i SVF Det framkom också att, informationsmaterial med film, flödesscheman och Powerpoints för SVF som tagits fram och finns tillgängligt på intranätet varit ett stöd i verksamheterna informations-och frågemöten varit till nytta Förbättringsområde som lyftes var, återkoppling av ledtider i form av rapporter till verksamheten Detta arbetar vi med och hoppas kunna delge verksamheten under Mars 2016. Har landstinget erfarenheter som ni vill föra vidare gällande den nationella definitionen av välgrundad misstanke i något av SVF? SVF/Huvud- och halscancer, för vida kriterier i några avseenden. Önskemål från verksamheten att revidera dessa. SVF/Prostatacancer, ett stort patientunderlag där vi upplevt otydliga kriterier i vårdförloppet främst avseende PSA-värde. SVF/cancer i urinblåsa- och övre urinvägar, för vida kriterier som ger en stor utredningsmängd med få positiva fynd. 4

Onkologisk verksamhet önskar en större delaktighet i arbetet med att ta fram vårdförloppen. Ovanstående synpunkter har framförts via RCC:s processamordnare till SKL. 1.3 Antal avslutade patienter Hur många patienter har genomgått och avslutat (påbörjat behandling eller avslutat av annan anledning) de SVF som implementerades 2015 fram till och med den 31 januari 2016? Redovisa antal uppdelat på kön. Patienter anses ha genomgått och avslutat ett SVF när de är registrerade för både välgrundad misstanke och avslut av SVF, t.ex. genom start av behandling. Vårdförlopp i antal Män Kvinnor AML 0 1 Cancer i urinblåsan och övre urinvägarna 43 36 Huvud- och halscancer 5 5 Matstrups- och magsäckscancer 6 2 Prostatacancer 51 0 1.4 Överföring av information Hur har landstinget löst frågor gällande överföring av information om uppföljningsdata när flera landsting har ansvar för olika delar i ett enskilt SVF? a) Hur har landstinget arbetat med frågan hittills? I sydöstra sjukvårdsregionen, har vi samarbete och gemensamma möten kring IT-frågor/SVF. Vi har fastslagit att datum för välgrundad misstanke om cancer (VGM) skall framgå på remissen till mottagande landsting/region, och att det är behandlande landsting/regions uppgift att rapportera SVF-data till SKL. I detta samverkansforum har också diskuterats huruvida man istället skulle rapportera in patienterna till SKL när de kommit åter till eget landsting/region, utifrån de uppgifter som framgår i remissvaret. Frågan har lyfts till nationell nivå genom processamordnare/rcc Sydöst. b) Vilka vidare åtgärder tänker ni vidta för att informationsöverföringen ska fungera under 2016? 5

I samråd med Cambio är arbete med digitala remisser uppstartat i sydöstra sjukvårdsregionen och de första testerna är gjorda under januari 2016. Det återstår dock arbete med att få detta att fungera över landsting-och regiongränser. I dagsläget gäller arbetet e-remiss, övriga journalkopior måste idag skickas per post och detta kräver en lösning på sikt då åtkomsten i NPÖ är begränsad. 2. Plan för införande av de 13 nya vårdförloppen under 2016 För närvarande finns 12 fastställda SVF för införande 2016. SVF för malignt melanom kommer att fastställas under våren och ska ingå i de 13 SVF som ska vara införda senast den 1 november 2016. 2.1. Tidplan för införande Hur ser tidplanen för året ut? Ange följande: a) När planerar landstinget att koordinatorsfunktion för de nya SVF ska vara i drift? Koordinatorfunktion ska finnas i respektive verksamhet vid startdatum för införandet av det specifika vårdförloppet. b) När planerar landstinget att obokade tider för de nya SVF ska vara i drift? Obokade tider ska finnas i respektive verksamhets tidbok vid startdatum för införandet av det specifika vårdförloppet. c) När planerar landstinget att börja inkludera patienter i respektive SVF? Tidplan för de olika förloppen, Standardiserat vårdförlopp Startdatum Tjock-och ändtarmscancer Lungcancer Maligna lymfom Cancer utan känd primärtumör(cup) 31 Mars 2016 Äggstockscancer Myelom Hjärntumör Cancermisstanke vid allvarliga, ospecifika symtom Levercancer Cancer i galla-och gallvägar 31 Maj 2016 6

Bukspottkörtelcancer Bröstcancer Malignt melanom 15 September 2016 Inklusion av patienter kommer att ske i respektive SVF enl. tidplan under förutsättning att patientunderlag finns. 2.2 Stöd till utvecklingsarbete Hur avser landstinget att stödja verksamheternas utvecklingsarbete med a) införandet av välgrundad misstanke i primärvården? I landstingets projektorganisation för SVF, se organisationsschema nedan, finns en projektgrupp Primärvård under ledning av verksamhetsutvecklare som också ingår i projektledningsgruppen för SVF. Projektgrupp Primärvård är en tvärprofessionell införandegrupp med representanter från såväl offentlig som privat verksamhet samt hälsovalsenheten. I gruppen finns verksamhetschefer som är läkare och sjuksköterskor samt administratörer. Den breda representationen säkerställer alla parters delaktighet. Flödeskartläggningar och särskilda flödesschema genomförs på respektive vårdförlopp, förankring med slutenvårdens rutiner för att säkerställa övergångar görs. Det sker också ett aktivt deltagande från gruppen i remissbyggandet för SVF. b) införandet av välgrundad misstanke i den specialiserade vården? I projektorganisationen för SVF finns tre projektgrupper Slutenvård då vi har tre sjukhus i länet. Dessa projektgrupper leds av verksamhetsutvecklare som också ingår i projektledningsgruppen för SVF, grupperna är tvärprofessionellt sammansatta. Flödeskartläggning av alla diagnoser som ska införas gällande SVF samt förankring med primärvårdens rutiner för att säkerställa övergångarna görs. Det sker också ett aktivt deltagande från grupperna i remissbyggandet för SVF. I projektorganisationen för SVF finns också en projektgrupp för Välgrundad misstanke. Denna grupp är inriktad på arbete med remissmallar, dokumentation samt utdata. Projektgruppen leds av processledare/cancer som också ingår i projektledningsgruppen för SVF. Gruppen är sammansatt med representanter från slutenvården, primärvården samt IT vårdsystem och utdata. Denna grupp har fungerat som support till övriga grupper vad gäller byggande av remissmallar, canceröversikt och för kommande utdatarapporter. 7

c) Införande av koordinatorfunktion? Koordinatorfunktion ska finnas i linjeorganisationen vid startdatum för införandet av det specifika vårdförloppet. I syfte att säkra koordinatorfunktionen har flera medarbetare på berörda kliniker funktionen. Under uppstartsfasen för SVF 2016 kommer stimulansmedel användas för projektanställning av koordinator inom kirurgi, medicin samt onkologi. Under våren 2016 uppmanas verksamheterna att inkomma med en plan för koordinator i verksamheten 2017 då styrgruppen beslutat att stimulansmedel inte ska användas till det ändamålet. Funktionsbeskrivning för koordinator finns. d) Obokade tider? Obokade tider ska finnas avsatta för utredning och behandling enligt SVF i respektive verksamhets tidbok vid startdatum för införandet av det specifika vårdförloppet. Det tekniska arbetet supporteras med hjälp av projektgruppen för välgrundad misstanke. Rutin för bokning av SVF-patienter samt utnyttjande av tiderna för andra patienter då SVF-patient ej bokats ska upprättas på verksamhetsnivå. 2.3 Utmaningar och konsekvenser Vilka utmaningar ser landstingen med införandet av de nya SVF och hur avser man att lösa dessa? 8

Utmaning Tid och kvalité, det är många vårdförlopp som ska implementeras Planerad åtgärd Motivera verksamheterna och som projektledning finnas tillhands med det vi kan hjälpa till med för ett smidigt införande i rätt tid. Förankring av SVF på kliniker som inte varit involverade tidigare Kommunikationsplan med information om SVF på olika nivåer. Fler diagnoser som konkurrerar om snabba undersökningar och svar. En ökad press på stödkliniker som radiologi och patologi att leverera på kort tid Digitalt stöd, tar tid att ta fram lösningar som ska gälla både lokalt, regionalt samt nationellt. Att internt följa upp ledtiderna i detalj Utmaning Följsamhet till de standardiserade vårdförloppen, att inte falla tillbaka till tidigare arbetssätt Att nå ut med information Att få med läkarna på informationstillfällen om SVF Respektive verksamhet följer produktionsdata och vidtar nödvändiga åtgärder. Fortsatt arbete med IT-frågor, e-remiss, dokumentation, utdata. Införa vårdförlopp /realtidsrapport motsvarande det som RJL har för tjock-och ändtarmscancer. Planerad åtgärd Fortlöpande information och påminnelse i verksamheterna. Målgruppsanpassad information och användande av flera kanaler med huvudfokus på muntliga forum. Fortsatt bjuda in till informationsmöten. Att som verksamhetschef och medicinskt ansvarig läkare föra ut all information till varje enskild vårdgivare i primärvården. Att ställa om arbetet i Primärvården så att rektoskopi hinner utföras inom utsatt tidsintervall då det gäller SVF/tjock-och Uppmana till och stödja arbetet på vårdenheterna. Varje vårdenhet i primärvården ser över sina flöden. 9

ändtarmscancer. Vissa vårdförlopp kommer att vara mer komplicerade att hitta rätt flöden för. Ex. Cancermisstanke vid allvarliga, ospecifika symtom, vem ska vara remissmottagare? Remissingången för bröstcancer, det första förloppet med screeningverksamhet som införs Många av SVF-diagnoserna är sällan förekommande för varje vårdgivare. Det är en utmaning att ständigt hålla sig uppdaterad och agera på rätt sätt vid varje tillfälle. Intensifiera antalet möten kring dessa förlopp. Tydlighet vad som ska vara gjort innan remiss för välgrundad misstanke sänds. Diskussion med berörda verksamheter. Upprepad och uppdaterad information vid möten och mejl etc. Framtagande av en informationssticka att sätta på datorskärmen. Säkerställa att vi mäter ledtider etc på ett standardiserat sätt lokalt, regionalt men också nationellt Påverka mottagande landsting/region att tiderna för SVF hålls för remitterade patienter från LKL Utmaning Utredning och behandling i annat landsting/region, säkerställa att patienternas ledtider blir rapporterade med rätt data och i rätt tid till den nationella databasen En viss standardiseringsproblematik när anpassningar krävs efter lokala förhållanden Fortsatt samverkan i sydöstra sjukvårdsregionen för gemensamma rutiner. Fortsatt samverkan i sydöstra sjukvårdsregionen för gemensamma rutiner. Upprätta samarbete med andra sjukvårdsregioner som vi nyttjar. Följa ledtider. Planerad åtgärd Fortsatt samverkan i sydöstra sjukvårdsregionen för gemensamma rutiner. Upprätta samarbete med andra sjukvårdsregioner som vi nyttjar. Kommunikation och erfarenhetsutbyte Bedömer landstinget att eventuella undanträngningseffekter kan komma att uppstå under 2016 som en följd av införandet av SVF? Beskriv i så fall vilka och hur de kommer att följas och åtgärdas. Eventuella undanträngningseffekter är svåra att identifiera. Vi kommer att följa vår produktion och kapacitet över tid. Vi kommer även att följa våra resultat både vad gäller LED- tider och medicinsk kvalitet för att identifiera eventuella undanträngningseffekter i verksamheten. Eftersom SVF ändrar många av våra arbetssätt så löser sig mycket genom att där det uppstår nya arbetsuppgifter försvinner andra. 10

Radiologi, köförkortande åtgärder har vidtagits under 2015 och kommer också ske 2016 för att bereda plats för SVF-patienterna. I något SVF görs ex. endoskopi istället för radiologisk undersökning, i andra SVF radiologisk undersökning istället för någon annan undersökning. Detta är något vi i följer och har svårt att veta något om innan alla förloppen är implementerade. Svarstiderna för Patologi i LKL ligger på en bra nivå och följs kontinuerligt. SVF-remisser prioriteras som akuta, det ger sannolikt en undanträngningseffekt på kort sikt men hur påverkan är på lång sikt kan vi inte svara på i dagsläget. Operationsfallen bör inte bli fler för att SVF införts, det är samma antal patienter som opereras nu som tidigare. I verksamheter som är remissmottagare för SVF kommer man att ha SVF-patienter där det krävs en snabb tid till första specialistkontakt i början av förloppet. Om de verksamheterna har kö redan vid införandet av SVF kan det initialt ställa till problem. Därför arbetar vi aktivt med köförkortande insatser för att undvika att detta uppstår. Det är varje verksamhets ansvar att följa undanträngningseffekter och vidta åtgärder för det. 3. Information och förankring 3.1 Patienter Hur har landstinget involverat patientföreträdare i arbetet med handlingsplanen? Handlingsplanen är utarbetad tillsammans med projektledningsgrupp och patientföreträdare. Hur avser landstinget involvera patientrepresentanter i arbetet med SVF? Patientmedverkan har funnits i projektledningsgruppen för SVF sedan starten 2015. Ett lyckat koncept som vi håller fast vid i arbetet framåt med nya förlopp. Sedan årsskiftet 2016 finns också patientmedverkan i LKL s sjukvårdsledning, som också fungerar som styrgrupp till SVF-projektet. 3.2 Privata vårdgivare Hur avser landstinget involvera representanter från de privata vårdgivarna i arbetet med SVF? Privata vårdgivare inom hälsoval är involverade på samma sätt som den offentliga primärvården. Privata vårdgivare inom ex. kvinnosjukdomar och hudsjukdomar ansvarar projektledaren tillsammans med planeringsenheten i LKL för att involvera och informera om SVF. 11

3.3 Primärvård Hur säkerställer landstinget att primärvårdens medarbetare har kännedom om SVF? I LKL s projektorganisation för SVF finns en projektgrupp Primärvård under ledning av verksamhetsutvecklare som också ingår i projektledningsgruppen för SVF. Inför pilotinförandet av SVF producerades en film för att förtydliga arbetssättet, den har reviderats och är fortfarande aktuell samt uppskattas av chefer och medarbetare i primärvården. Det finns bildspel som ständigt uppdateras. Flödesschema, kortversioner och informationsblad finns för respektive vårdförlopp. Detta finns samlat på landstingets intranät och är tillgängligt för alla vårdgivare. Spridning av information sker via mejl och olika möten. Det är av största betydelse att informationen upprepas vid flera tillfällen. Det yttersta ansvaret för att informationen når ut till samtliga medarbetare har verksamhetschefer och medicinskt ansvariga läkare på vårdenheterna. 4. Uppföljning Hur avser landstinget att följa upp och använda resultaten av de nuvarande nationella mätpunkterna i det fortsatta arbetet med de införda SVF? Resultaten av mätningen av de nationella mätpunkterna kommer att användas till att utveckla vården genom förbättringsarbeten i verksamheterna. 5. Arbete med PREM-enkäten För att få ta del av medlen ska den PREM-enkät som har tagits fram av SKL och RCC och som bygger på arbetet med nationell patientenkät (NPE) användas under 2016. Kravet gäller för de fem SVF som har implementerats 2015 men önskvärt är att även de som införs 2016 utvärderas med enkäten. Resultaten ska kunna användas såväl nationellt som regionalt och lokalt. Enkäten planeras vara klar för utskick den 1 mars 2016. Då kommer också rekommendationer om täthet av utskick, antal patienter/svf (alla respektive andel av SVFutredda) mm. 5.1 Användande av PREM-enkät Hur avser landstinget arbeta med den PREM-enkät som tagits fram och ska införas under 2016? Projektledaren har tillsammans med IT, samordnare för nationella patientenkäten och andra intressenter redan inlett samverkan för datauttag, avrop, resultatåterkoppling mm. Denna grupp kommer aktivt att arbeta med PREM enkäten både vad gäller utskick och resultat. 12

5.2 Användning av resultat Hur kommer resultaten från PREM-enkäten att användas? Genom att analysera och återföra resultat kommer den att användas för utveckling av verksamheten. Både ledning, de projektgrupper som är involverade i arbetet och enskilda verksamheter kommer att få återkoppling på resultaten. Det är därför av vikt att resultat finns tillgängliga för analys på enhetsnivå. För publik redovisning föreslås kliniknivå alternativt per SVF och länsnivå. 13