ÅRSREDOVISNING Socialnämnden
Innehåll Förvaltningsberättelse... 3 Viktiga händelser... 4 Ansvarsområde... 4 Mål och indikatorer... 5 Ekologisk hållbarhet... 5 1. Utsläpp växthusgaser... 5 2. Ekologiska livsmedel... 5 3. Energianvändning... 6 Social hållbarhet... 6 6. Attraktiv regional stadskärna... 6 7. Barn och ungdomar ska må bra... 7 8. Bättre folkhälsa... 8 9. Delaktighet och inflytande... 10 10. Invånarnas trygghet... 11 11. Nöjda med kommunens service... 12 12. Enskildes valfrihet... 13 13. Människor i arbete... 13 15. Haninges unga... 14 Ekonomisk hållbarhet... 15 20. Budgeterat resultat... 16 21. Bästa kommunala arbetsgivare... 16 22. Effektiv resursanvändning... 17 23. Ökat invånarantal... 18 24. Starta och utveckla företag... 18 Internkontroll... 20 Gemensamma internkontrollplaner... 20 Nämndspecifika internkontrollplaner... 25 Ekonomi... 28 Förvaltningens budgetram... 28 Avdelning LSS (beställare)... 30 Avdelning Barn och unga (beställare)... 35 Avdelning Vuxen (beställare)... 40 1
Avdelning Social omsorg (verksamhetsutförare)... 45 Avdelning Boende och boendestöd (verksamhetsutförare)... 50 Avdelning Arbete, sysselsättning och assistans (verksamhetsutförare)... 53 Investeringar... 57 Nämndspecifik uppföljning... 57 Uppföljning av lex Sarah... 58 Rapporterade tillbud... 59 Rapporterade synpunkter... 60 Personal... 61 Framtid... 62 Antogs vid socialnämndens sammanträde den 23 februari 2016. 2
Förvaltningsberättelse Året har till stor del präglats av personalomsättning och rekryteringssvårigheter på myndighetssidan, främst inom utredning av barn och unga. Förvaltningen har därför tagit fram en handlingsplan tillsammans med de fackliga organisationerna för att behålla och rekrytera kompetenta socialsekreterare. Året har även präglats av det ökade flyktingmottagandet och för Haninges del främst när det gäller ensamkommande flyktingbarn. Detta har lett till att organisationen har anpassats, nya boendeplatser har planerats och rekryteringen av familjehem förstärkts för att möta de nya behoven. Förvaltningen har fokuserat på resultatbaserad styrning. Därmed skapas kunskap om vad som uppnås för målgruppen, vad det ständiga förbättringsarbetet ska styras mot och hur verksamheterna behöver utvecklas. En förutsättning för detta är ett kommunikativt ledarskap där cheferna fokuserar på att leda, styra och följa upp. Samtliga chefer har därför fått utbildning i detta. Arbetssättet skapar engagemang och delaktighet bland medarbetarna för att uppnå de politiska målen och förvaltningens vision om att bli den bästa socialförvaltningen. En indikator på detta är att hållbart-medarbetar-index höjts och ligger högst i kommunen. Samarbetet med de andra förvaltningarna har intensifierats. Exempelvis har en överenskommelse med utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen tagits fram för att säkerställa ett samlat och resurseffektivt stöd kring barn och ungas utveckling och lärande. Socialförvaltningen och äldreförvaltningen har sett över hur organisationen kan förbättras vad gäller bistånd för personer under 65 år, bland annat insatsen hemtjänst. Förslaget som har ett tydligt kund- och koncernperspektiv beräknas vara klart i början på nästa år. Måluppfyllelse Uppfyllelse av nämndens strategier och indikatorer har bedömts enligt följande: Av nämndens 19 strategier bedöms 16 bli helt uppfyllda. Ekologisk hållbarhet Inom målområdet bedöms nämndens samtliga tre strategier som helt uppfyllda. Dessa är: Klimatsmart avfallshantering, resor och återanvändning Ekologiska livsmedel Lågenergialternativ Social hållbarhet Inom målområdet bedöms åtta av nämndens strategier som helt uppfyllda: Utveckling av stadskärna Skydd för utsatta barn Samverkan med landstinget kring funktionsnedsättning Samarbete Förebyggande arbete God tillgänglighet och gott bemötande Egen försörjning Barn och ungdomar fullföljer sin skolgång Tre av nämndens strategier bedöms som delvis uppfyllda: Förebyggande insatser 3
Delaktighet och inflytande Valfrihet Ekonomisk hållbarhet Inom målområdet bedöms samtliga fem av nämndens strategier som helt uppfyllda: Budget i balans Ledarskap och medarbetarskap Goda resultat i mätningar Hög servicenivå Utformning av upphandlingar Ekonomiskt resultat Nämndens ekonomiska resultat är 781,6 miljoner kronor mot årets budget på 783,1 miljoner kronor. Det ger ett överskott på 1,5 miljoner kronor jämfört med budget. Nämndens verksamheter inom den sociala barn- och ungdomsvården har gjort ett underskott. Orsakerna är att många ärenden har kommit in, svårigheter att hitta placeringar för barn och unga samt hög personalomsättning. Underskott beror också på kostnader för omstrukturering inom särskilda boenden enligt LSS i egen regi samt på lägre intäkter inom personlig assistans. Underskottet i nämndens verksamheter har täckts av nämndens reserv. Överfört överskott från tidigare år har använts till kostnader av engångskaraktär samt omställning av verksamhet. Detta i syfte att öka kostnadseffektiviteten i verksamheten för 2016 och framåt. Viktiga händelser Sedan den 1 februari finns kundval enligt lagen om valfrihetssystem, LOV, för insatsen daglig verksamhet. Detta innebär att företag och organisationer har möjlighet att teckna avtal med kommunen och att den enskilde har möjlighet att välja utförare. Daglig verksamhet bredrivs enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Tidigare har insatsen enbart funnits i kommunal regi. För att öka konkurrenskraften har den kommunala dagliga verksamheten anpassat insatsen. Brukarna har varit delaktiga i detta arbete. Resultatet är att kommunen idag kan erbjuda ett varierat utbud enligt brukarnas behov. Under hösten tecknades en lokal överenskommelse om delaktighet för unga i arbete, DUA, med arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet östra Södertörn för att långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet. Överenskommelsen innebär bland annat utbildningsplatser för 80 unga utan gymnasiekompetens och ett utökat aktivitetsansvar för unga 20-24 år. I oktober fick kommunen i uppdrag av Migrationsverket att snabbt starta upp tillfälliga evakueringsplatser för nyanlända asylsökande vuxna och familjer. Två boenden med sammanlagt 160 platser startades inom loppet av en dryg vecka. Innan årsskiftet avvecklades det ena boendet men 100 platser kvarstår. Ansvarsområde Utöver vad som stadgas i kommunallag, speciallagstiftning gäller följande för socialnämnden enligt reglementet: Socialnämnden ansvarar för kommunens uppgifter inom socialtjänsten och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Socialförvaltningen ansvarar även för familjerättsfrågor, 4
alkohol- och tobaksfrågor enligt alkohollagen, arbetsmarknadsfrågor och flyktingsamordning. Socialnämnden ska i samverkan med den enskilde och andra berörda finna lösningar som stärker individens förmåga att klara sig själv så långt som möjligt och känna trygghet. Nämnden stödjer sociala nätverk och andra aktörer inom det sociala området samt lämnar visst stöd till föreningar. Mål och indikatorer Nedan följer bedömningar och kommentarer om uppfyllelse av nämndens strategier och indikatorer. Bedömningen är gjord utifrån en tregradig skala: ej uppfyllt, delvis uppfyllt och helt uppfyllt. Om målet inte har kunnat utvärderas anges detta. Kommunfullmäktiges mål anges med nummer och ämne för målet. Under rubriken följer målets formulering i helhet. Nämndens strategi som är kopplat till målet anges i fetstil. Under följer strategins formulering i helhet. Ekologisk hållbarhet Vårt klimat utsätts för en allt starkare negativ påverkan. Därför ska kommunens arbete leda till en långsiktig ekologisk hållbarhet. Oavsett verksamhet ska ett övergripande ansvar vara att värna om våra gemensamma resurser så att till exempel biologisk mångfald, kulturmiljöer, människors hälsa och ekosystemets produktivitet inte äventyras. 1. Utsläpp växthusgaser Utsläpp av växthusgaser ska fram till år 2020 ha minskat med 25 procent jämfört med nivån 2005. Klimatsmart avfallshantering, resor och återanvändning I planering och utförande av verksamhet väga in betydelsen av klimatsmart avfallshantering, resor och återanvändning. Status: Helt uppfyllt Kommentar Medarbetare uppmuntras till klimatsmart agerande. Information och diskussion om detta sker vid personalmöten. Resor i tjänsten sker huvudsakligen på klimatsmart sätt. Kommunens miljöbilar används, SL-kort används till kollektiva resor och medarbetare cyklar eller promenerar. Källsortering görs löpande inom de flesta verksamheter. Vissa verksamheter har även börjat återanvända kontorsmaterial på ett mer strukturerat sätt. Läsplattor för hantering av handlingar till nämnden har införts. Detta bidrar till minskad pappersanvändning. Indikator: koldioxidutsläpp har inte följts upp av kommunstyrelseförvaltningen. 2. Ekologiska livsmedel Inköpen av ekologiska livsmedel ska öka Ekologiska livsmedel Öka medvetenheten om ekologiska alternativ vid inköp av livsmedel Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen överväger alltid ekologiska alternativ vid inköp av livsmedel. Inköpen görs ekologiskt i så stor utsträckning som är möjligt. 5
Nämndens indikatorer Utfall 2014 Mål Utfall Andel ekologiska inköp 20 % Ökning 30 % 3. Energianvändning Energianvändningen ska minska Lågenergialternativ Öka medvetenheten om lågenergialternativ i syfte att minska energiförbrukningen. Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen minskar på olika sätt energianvändningen. Detta görs genom att bland annat använda lågenergialternativ för belysning, släcka lampor och minska pappersutskrifter. Individuella skrivare byts inte längre ut vartefter de upphör att fungera. Nytt värmesystem har installerats i lokalerna för verksamheterna Gröna huset och Stigen i syfte att minska energiförbrukning. Möjligheter att införa individuell mätning av elförbrukning i alla genomgångslägenheter ses fortsatt över. Indikator: koldioxidutsläpp har inte följts upp av kommunstyrelseförvaltningen. Social hållbarhet Kommunen verkar för en långsiktig hållbar utveckling genom att säkra goda levnadsvillkor för invånarna. Möjlighet till arbete, goda boendemiljöer, utbildning, trygghet och hälsa, rättvisa, delaktighet och inflytande ska tas tillvara och utvecklas för att skapa ett socialt hållbart Haninge. 6. Attraktiv regional stadskärna Haninge ska utveckla en attraktiv regional stadskärna Utveckling av stadskärna Socialnämnden ska i plan- och utvecklingsarbete synliggöra socialtjänstens målgruppers villkor och behov. Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen uppmärksammar socialtjänstens målgruppers villkor och behov bland annat genom medverkan i kommunens övergripande planering för byggande av bostäder, framtagandet av en ny översiktsplan för kommunen och översyn av kommunens bostadsstrategi med riktlinjer. Förvaltningen har internt skapat en arbetsgrupp för lokalfrågor i syfte att öka det strategiska greppet över dessa frågor. Utifrån kartläggning av särskilda boenden planeras det att utöka kapaciteten, bland annat genom nybyggnation. Flyktingmottagandet har ökat stort. Förvaltningen samarbetar med kommunstyrelseförvaltningen för att hantera boendesituationen för dessa. Detta görs genom tillgång till lägenheter, bygga om befintliga lokaler samt uppföra boendepaviljonger. Under året har tre lägenheter tilldelats flyktingfamiljer som består av sammanlagt 20 personer. En ny boendepaviljong med åtta lägenheter har uppförts i Brandbergen för flyktingfamiljer. Denna kommer att tas i bruk januari 6
2016. I samband med att Hammarbo särskilda boende i Tungelsta öppnar i januari 2016 för person med psykisk funktionsnedsättning frigörs ytterligare 13 lägenheter för flyktingar i Brandbergen. Därutöver har förvaltningen, genom att samlokalisera verksamheter, lyckats frigöra två lägenheter till flyktingfamiljer. Behovet av fler genomgångslägenheter till flyktingar och andra grupper som har svårt att få eget boende är fortsatt stort. Det uppsökande arbetet i syfte att förebygga social oro, i bland annat stadskärnan, utvecklas i samarbete med övriga kommunen och med ideella organisationer. Arbete pågår för att utöka verksamhet med nattvandring. Nämndens indikatorer Utfall Antal lägenheter som tilldelats socialförvaltningen* 1 *Avser endast genomgångslägenheter 7. Barn och ungdomar ska må bra Barn och ungdomar ska må bra och känna framtidstro Skydd för utsatta barn Barn och ungdomar och deras familjer som kommer i kontakt med socialtjänsten ska på ett tidigt stadium erbjudas individuellt och evidensbaserat stöd. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Barn och unga ska på ett tidigt stadium erbjudas stöd. Öppenvårdsinsatser ska därför öka jämfört med heldygnsomsorg. Barn och unga som placeras utanför det egna hemmet ska skyddas från utsatthet. Därför ska barn och unga ha enskilda samtal med sin handläggare. Täta uppföljningar av placerade barn ska också prioriteras. Målsättningen är att inga barn och unga ska bli vräkta. Därför ges stödinsatser för att familjer ska kunna behålla sitt boende. Intern samverkan sker inom förvaltningen för att fånga upp dessa familjer i ett tidigt stadium. För att skydda barn mot utsatthet ska även deras situation uppmärksammas när insatser riktas till en vuxna. Avdelning barn och unga har förberett organisationsförändringar inför nästa år. Detta för att bättre möta upp de behov som finns. Två större enheter för utredning bildas. En enhet som arbetar mot barn 0-11 år och en som arbetar mot unga 12-20 år. Utökat metodstöd ska erbjudas till socialsekreterarna och administrativt stöd ses över. Antalet medarbetare som arbetar inom myndighetsutövning har utökats. Uppdragen för de socionomer som arbetar på mottagningen har förändrats. Ett team som arbetar förebyggande har bildats. Flera nya samarbeten har inletts med föreningar och andra externa aktörer. Bland annat har förvaltningen tecknat avtal med X-cons angående nattvandring. En enhet för ensamkommande barn bildas från och med nästa år. Denna målgrupp ökar stort i antal. Därmed ökar också behovet av att säkerställa att barnen och ungdomarna erbjuds ett tryggt och välfungerande mottagande samt en god integrering i det 7
svenska samhället. Nämndens indikatorer Utfall 2014 Mål Utfall Förändring Avdelning Barn och unga Öppenvårdsinsatser (antal insatser) Heldygnsomsorg (antal placeringar) 609 471 Ökning Minskning 636 676 +4,4 % +43,5 % Avdelning Vuxen Öppenvårdsinsatser (antal insatser) Heldygnsomsorg (antal placeringar) 253 303 Ökning Minskning 303 401 +19,7 % +32,3 % Vräkta barn (antal) - 0 8 Andel barn och ungdomar som haft enskilt samtal med sin handläggare 100 % 100 % 100 % Ej återaktualiserade barn (0-12 år)* 76 % - 76 % - Ej återaktualiserade ungdomar (13-20 år)* 66 % - 69 % + 3 % *Andel barn och ungdomar i procent avser de som inte återkommit till socialtjänsten inom ett år efter avslut av samtliga utredningar och/eller insatser. Återaktualisering avser endast formell utredning, inte ekonomiskt bistånd. Inom avdelning barn och unga har antalet öppenvårdsinsatser ökat. Detta sker enligt uppdrag om att i första hand hjälpa familjer i öppenvård istället för att placera. Ökning inom heldygnsomsorg beror huvudsakligen på att även ensamkommande flyktingbarn placeras på hem med HVBtillstånd och därmed räknas in i samma statistik. Placeringar i jourfamiljer med konsulentstöd ökade också kraftigt under hösten på grund av det mycket stora antalet ensamkommande barn. Dessa placeringar kommer övergå till platser på HVB-hem i takt med att antalet platser byggs ut under våren 2016. Inom avdelning vuxen har antalet öppnade utredningar har ökat med 20 procent jämfört med förra året. Denna volymökning har lett till att antalet beviljade insatser, både gällande öppenvård och heldygnsomsorg, har ökat. Ökning av antal placerade inom heldygnsomsorg har sin orsak i att antalet yngre personer med tyngre missbruk ökat. Antalet personer med en samsjuklighet 1 har också ökat. Förvaltningen har följt upp samtliga vräkningsärenden och har samarbetat med Kronofogden kring dessa ärenden. 8. Bättre folkhälsa Folkhälsan ska förbättras Förebyggande insatser Genom förebyggande och behandlande insatser ska antalet personer som utvecklar skadligt bruk eller missbruk minska. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Förvaltningen arbetar för att insatser ska vara evidensbaserade, lättillgängliga och behovsanpassade. Detta görs bland annat genom intern samverkan kring förebyggande arbete. 1 Både missbruk och psykisk funktionsnedsättning. 8
Även genom användning av till exempel den standardiserade bedömningsmetoden addiction severity index (ASI). ASI mäter den enskildes situation inom olika livsområden och är ett evidensbaserat verktyg. Det används även internationellt. Resultaten avser att kunna mäta den enskildes utveckling men också att kunna jämföra på gruppnivå över tid. En viktig förutsättning för att barn och unga ska uppnå en god folkhälsa är att de som behöver får ett effektivt samordnad stöd. Därför kommer samarbetet med utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen kring insatser riktat mot barn och ungas utveckling och lärande att utökas. För detta har en överenskommelse mellan förvaltningarna tecknats. Nämndens indikatorer Andel genomförda utredningar enligt Addiction Severity Index (ASI) Andel genomförda uppföljningsintervjuer enligt Addiction Severity Index (ASI) Andelen som fullföljer behandlingsprogram Mål Utfall 50 % 45 % 50 % 10 % Ökning 53 % Antalet genomförda utredningar enligt Addiction Severity Index (ASI) minskade under sista kvartalet. Detta till följd av nyanställningar. Personalen har ännu inte hunnit lära sig metoden fullt ut. Andel genomförda uppföljningsintervjuer enligt ASI är färre än tio procent. Det uppsatta målet att 50 procent av genomförda uppföljningsintervjuer av de utredningar där man gjort en ASI-intervju har inte uppnåtts. Resultatet är under 10 procent. Orsaken till att målet inte är uppnått är att förvaltningen arbetat med att ta fram en ny utvärderingsmodell. Denna går ut på att dels utvärdera resultatet för klienten men även att utvärdera behandlingshemmet och dess innehåll. Samtliga behandlingshemsplaceringar har utvärderats. Inför nästa år kommer detta att utvecklas än mer. Flera placeringar på behandlingshem befinner sig i sin slutfas. Andelen som fullföljer behandlingsprogram väntas därför öka inom kort. Indikatorn antal screeningar gjorda enligt Audit eller Dudit har inte kunnat följas upp under året. Samverkan med landstinget kring funktionsnedsättning Genom samverkan med landstinget öka möjligheterna för personer med funktionsnedsättning att kunna uppnå jämlika levnadsvillkor och delaktighet i samhället. Status: Helt uppfyllt Kommentar Om en person har behov av insatser från både socialtjänsten och hälso- och sjukvården ska denna erbjudas en samordnad individuell plan (SIP) för detta. Förvaltningen har genomfört utbildningsinsatser, både internt och i samverkan med landstinget, för att öka kunskap kring samordnadet av individuella planer. Rutiner har tagits fram för att säkerställa att SIP tas fram vid behov. Som stöd för att ta fram vårdplaner används det standardiserade bedömningsinstrumentet dokumentation, utvärdering och resultat (DUR). Nämndens indikatorer 9
Andel genomförda utredningar enligt dokumentation, utvärdering och resultat (DUR) Antal samordnade individuella planer (SIP) Avdelning Vuxen Avdelning LSS Mål Utfall 50 % 58 % Referensvärde 44 42 Utredning enligt dokumentation, utvärdering och resultat (DUR) görs med brukare när det är möjligt. Mätresultatet på 58 procent genomförda utredningar enligt DUR är ett gott resultat. Det har skett en viss ökning av antalet samordnade individuella planer (SIP). Ökningen kommer troligtvis fortsätta. När samtliga inblandande instanser samlas samordnas insatserna bättre. Detta är positivt för den som insatserna berör. 9. Delaktighet och inflytande Invånarnas delaktighet och inflytande i samhället ska öka. Delaktighet och inflytande Möjligheter till inflytande ökar genom utveckling av den enskildes delaktighet. Status: Delvis uppfyllt Kommentar För att säkerställa delaktighet och inflytande genomför förvaltningen brukarundersökningar. Vissa verksamheter undersöker också möjligheterna att starta ett brukarråd. Förvaltningen arbetar för att säkerställa att samtliga brukare har genomförandeplaner och att dessa följs upp. Samma gäller för vårdplaner och utredningsplaner. Samtliga upprättas tillsammans med den enskilde. Nämndens indikatorer Brukarundersökning daglig verksamhet (andel personer som känner delaktighet i sin genomförandeplan) Mål Utfall 70 % 51,5 % I brukarundersökning framkommer att begreppet genomförandeplan är svårt att förstå för flertalet personer inom målgruppen. Detta då planen ofta bara uppdateras en gång per år. I kommande brukarundersökningar kommer begreppet förklaras tydligare. Alla stödpersoner svarar att brukaren har varit delaktig i framtagandet av planen. Efter redovisning av resultatet har förvaltningen tagit fram en folder som informerar brukaren om vad som dokumenteras och varför. Denna ges till samtliga brukare när genomförandeplanen fastställs. En blankett anpassad till målgruppen som ska förtydliga vad som blir överenskommet i genomförandeplanen har tagits fram. Denna används också när genomförandeplaner tas fram. Blanketten har successivt börjat användas inom fler verksamheter. Indikator andel upprättade genomförandeplaner där den enskilde har medverkat har inte kunnat följas upp under året. Detta främst på grund av begränsningar i IT-stöd. 10
Samarbete Stöd och samarbete med andra förvaltningar och med ideella organisationer. Status: Helt uppfyllt. Kommentar Förvaltningen arbetar kontinuerligt för att vidareutveckla samarbetet med ideella organisationer. Samarbetet med föreningar som söker föreningsbidrag har utvecklats. En arbetsmodell med mallar har tagits fram i syfte att underlätta samarbete. Antalet ideella organisationer som tar emot sommarjobbare har ökat. En kartläggning och sammanställning av ideella organisationer med anknytning till arbete med missbruk har tagits fram. Ett samarbete med Länkarna i Handen har startats. Även samverkan med IOGT-NTO och några idrottsföreningar har startats. I arbetet med att hitta kontaktfamiljer och kontaktpersoner ingår också att kontakta föreningar och församlingar i Haninge för att informera och skapa kontaktvägar till socialtjänsten. Utökat samarbete med utbildningsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen bidrar också till detta. Ett utökat samarbete med andra förvaltningar är påbörjat. Det har inneburit fler intresseanmälningar från familjer som vill ta uppdrag. Samarbetet behöver fortsätta och utvecklas. En kommunikationsplan för rekrytering av kontaktfamiljer och kontaktpersoner har tagits fram och även ett samarbete med utbildningsförvaltningen har inletts. Förvaltningen har tidigare inlett ett sammarbete med de fyra ideella föreningarna Kvinnojouren, Manscentrum, Brottsofferjouren och X-cons. Syftet är att stärka det förebyggande arbetet för att minska våldsbrott och stödja brottoffer. Nämndens indikatorer Upprättade överenskommelser med ideella organisationer (antal) - Kvinnojouren - Mansjouren - Brottsofferjouren - X-cons Utfall 2014 Mål Utfall 0 Ökning 4 10. Invånarnas trygghet Invånarnas trygghet ska öka Förebyggande arbete Genom vålds- och brottsförebyggande arbete bidrar socialnämnden till en trygg miljö i Haninge. Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen utvecklar användandet av evidensbaserade metoder i vålds- och brottsförebyggande arbete. Socialförvaltningen har tillsammans med äldreförvaltningen fått utvecklingsmedel från Socialstyrelsen för att utveckla arbetet mot våld i nära relationer. Utifrån detta har utbildningsinsatser för personal och externa aktörer såsom Kvinnojouren, Manscentrum och Origo genomförts under hösten. 11
Implementeringen av Freda-kortfrågor fortsätter. Handläggarna har fått utbildning i detta under hösten. Freda är en standardiserad bedömningsmetod som är tänkt att användas inom socialtjänstens arbete mot våld i nära relationer. Freda-kortfrågor är ett stöd för handläggare att fråga om våld i enskilda ärenden där det finns indikationer på att våld förekommer. Förvaltningen genomför också kontinuerligt stödinsatser till brottsoffer. Detta består bland annat av att informera om verksamheterna och utöka samverkan. Informationsinsatser om stöd till brottsoffer görs kontinuerligt. Samarbetsavtal om brottsofferstöd har tecknats med brottsofferjouren, kvinnojouren och Manscentrum om arbete med brottsofferstöd. Samarbete har genomförts med kultur- och fritidsförvaltningen och utbildningsförvaltningen i syfte att öka personals kunskap om vilka stödresurser som finns för barn och unga. Samarbete har också genomförts med Origo i form av en konferens med personal från fritidsverksamheter och frivilligorganisationer. Inom arbetet med alkohol-, narkotika-, doping och tobak (ANDT) har samarbete med skola och fritid genomförts kring olika aktiviteter för tobaksfri miljö i skolor och på fritidsgårdar. Arbete pågår med att ta fram ett samverkansavtal med andra förvaltningar och polisen. Detta för att tydliggöra vårt gemensamma arbete. Nämndens indikatorer Antal brottsofferutredningar (Antal utförda) Mål Referensvärde Utfall 45 Trots ett ökat antal brottsofferutredningar har kostnaderna för skyddade boenden halverats jämfört med 2014. Kvinnolotsens funktion utökades under andra halvåret 2014. Detta har lett till att mer tid kan ägnas åt utredning och att planera placeringarna. 11. Nöjda med kommunens service Invånarna ska vara nöjda med kommunens service God tillgänglighet och gott bemötande Socialnämndens verksamheter ska kännetecknas av god tillgänglighet och gott bemötande. Status: Helt uppfyllt Kommentar Brukarundersökningen inom beställaravdelningar visar ett gott resultat i frågor om tillgänglighet, bemötande, inflytande och trygghet. Brukarna är nöjda med bemötandet i socialförvaltningens reception, att handläggaren lyssnar på ett bra sätt och man känner förtroende för denne samt att det är lätt att få besökstid inom rimlig tid. Brukarundersökningen inom daglig verksamhet visar på goda resultat i frågor om personen tycker om att vara på sin dagliga verksamhet, om planering finns, vilken personal som ska ge stöd och hjälp och om man faktiskt får hjälp, om personalen lyssnar samt om sina arbetstider. En brukarundersökning har gjorts inom boendestöd i det egna hemmet för målgrupperna neuropsykiatri respektive LSS familj. Goda resultat framkommer om brukarens kontakt med boendestödjare, bemötande samt respekt och trygghet från boendestödjare. Brukarundersökningar genomförs för närvarande inom verksamheterna korttidstillsyn, ledsagare, 12
avlösare och kontaktperson enligt LSS, Anneberga särskilt boende samt Boendestöd SoL. Arbete med analys pågår och resultat från dessa kommer att presenteras framöver. Flera verksamheter har också använt Happy or not 2 för att mäta besökares upplevelser av verksamheten. Öppna informationsmöten om LSS anordnas vid cirka ett tillfälle per månad och vänder sig till personer som bor i Haninge. Vid dessa ges information om LSS-lagstiftningen, vilka som kan få stöd enligt denna lag och vilka stödinsatser det finns. Utrymme ges även för att ställa frågor och för att få hjälp med att fylla i ansökningshandlingar. Nämndens indikatorer Brukarundersökningar (Antal genomförda) Utfall 9 12. Enskildes valfrihet Den enskildes valfrihet över den offentligt finansierade servicen ska öka Valfrihet Identifiera möjligheter till kundval inom fler områden och verksamheter. Status: Delvis uppfyllt Kommentar Arbete pågår med att identifiera möjligheter till kundval inom fler områden och verksamheter. Ännu har inga nya möjligheter identifierats. Arbetet kommer att fortsätta under nästa år. Idag finns kundval för insatserna daglig verksamhet, avlösarservice och ledsagning. Även för familjerådgivning går det att själv välja bland ett antal upphandlade utförare. För insatsen hemtjänst finns den endast för de personer som får hemtjänst biståndsbedömt av äldreförvaltningen. De personer som får hemtjänst handlagd via socialförvaltningen kan därför inte välja utförare av hemtjänst. Arbete pågår med att införa kundval även för dessa personer. Det görs tillsammans med äldreförvaltningen och beräknas vara klart senast i början av 2016. 13. Människor i arbete Fler människor ska komma i arbete Egen försörjning Människor med långvarig arbetslöshet och/eller funktionsnedsättning ska erbjudas insatser som syftar till att öka den enskildes möjligheter till egen försörjning. Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen har regelbundna samverkansmöten med Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Dessa syftar bland annat till att öka samarbetet kring frågor som rör personer med funktionsnedsättning. Ett samarbete med Samordningsförbundet Östra Södertörn har inletts kring personer med oklar arbetsförmåga. I detta deltar socialtjänsten, Försäkringskassan och 2 Happy or not är en panel med fyra knappar med smileys som man trycker på och som placeras ut i lokalen. 13
Arbetsförmedlingen för att samordna gemensamma insatser kring varje individ i ett tidigt skede. Dettas kallas Resursråd Haninge. Nämndens indikatorer 14 Utfall 2014 Mål Utfall Förändring Antal individer med långtidsarbetslöshet 553 Minskning 584 +5,6 % Andel som uppnått egen försörjning 34,2 % Ökning 35,7 % +1,5 % Antal hushåll som uppbär försörjningsstöd 1 483 Minskning 1 396-5,9 % Antal hushåll som varit aktuella för försörjningsstöd ett år eller mer 489 Minskning 468-4,3 % Arbetsmarknaden visar fortsatta tecken på att stärkas. Dock minskar arbetslösheten långsammare än tidigare. Antalet arbetslösa minskar tydligt bland personer som varit arbetslösa under kortare tid. Personer som har varit arbetslösa en längre tid har svårare att komma ut i jobb Under hösten startade ett lokalt resursråd upp i Haninge som en myndighetsgemensam insats. Målgruppen är personer som har behov av samordnat stöd för att komma närmare arbetsmarknaden och egen försörjning. Av de deltagare som avslutat en arbetsmarknadsinsats är andelen som gått vidare till arbete eller studier 35,7 procent. Det är en ökning med 1,5 procent jämfört med förra året. Bland de avslutade deltagarna var det 120 ungdomar mellan 16-24 år. Av dessa 67 gick vidare till arbete eller studier. Antalet bidragshushåll har minskat jämfört med förra året. Den största minskningen har skett i Västerhaninge, Tungelsta och övriga Haninge. Även i Vendelsö, Brandbergen och Jordbro har antalet hushåll minskat. Andelen hushåll med långvarigt försörjningsstöd, ett år eller mer, har minskat från 489 hushåll till 468 hushåll. Förvaltningen arbetar systematiskt med att säkerställa att personer får rätt ersättning. De som har rätt till sjukersättning ska få detta istället för försörjningsstöd. 15. Haninges unga Haninges unga ska ha goda möjligheter till karriär i livet oavsett om man väljer arbete eller utbildning Stöd till arbete eller studier Alla ungdomar som är aktuella inom socialtjänsten ska stödjas och motiveras till arbete eller studier. Status: Helt uppfyllt Kommentar: Ungdomsteamet i Haninge är ett samverkansprojekt mellan kommunen och Arbetsförmedlingen inom ramen för Samordningsförbundet Södertörn. Målgrupp för teamet är ungdomar i 16-24 år som står utanför arbetsmarknaden. Detta oftast på grund av avbrutna studier eller andra mer eller mindre komplexa problem. Under året har 131 ungdomar avslutats, varav 57 procent till arbete eller studier Gemensamma rutiner med utbildningsförvaltningen har tagits fram för att säkerställa skolgången
för elever som socialtjänsten har placerat utanför kommunen samt vid avslutande av insatser. Gröna Huset driver dagbehandling med integrerad skolundervisning för ungdomar 16-18 år. Undervisningen regleras genom ett avtal med utbildningsförvaltningen. Ungdomarna som börjar på Gröna huset har ofta en komplex livssituation och har haft mycket låg närvaro i skolan. Under läsåret 2014- fullföljde tio ungdomar behandlingen. Av dessa börjar sex gymnasiet i höst. Ett nytt läsår med tio ungdomar har just startat. Uppföljning av verksamheten är inplanerad till våren 2016. Ett nära samarbete pågår mellan socialförvaltningen och utbildningsförvaltningen för ungdomar som varken arbetar eller studerar. Det sker huvudsakligen genom Ungdomsteamet, Navigatorcentrum och Närvaroteamet. Närvaroteamet har skapats av utbildningsförvaltningen under hösten. Dessa kommer att arbeta med elever som inte går i skolan alls eller har mycket låg skolnärvaro. Socialförvaltningen bidrar till teamet med familjebehandlare. Regeringen har tillsatt en delegation för unga till arbete i syfte att se över och hantera ungdomsarbetslösheten. Delegationens arbete går ut på att stödja kommuner att på lokal nivå göra överenskommelser med Arbetsförmedlingen. Under hösten tecknades en lokal överenskommelse om delaktighet för unga i arbete, DUA, med Arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet östra Södertörn för att långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet. Överenskommelsen innebär bland annat utbildningsplatser för 80 unga utan gymnasiekompetens och ett utökat aktivitetsansvar för unga 20-24 år. Arbetet pågår inom förvaltningen i samarbete med utbildningsförvaltningen, Arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet Östra Södertörn. Nämndens indikatorer Utfall 2014 Mål Utfall Antal ungdomar som fått kommunala sommarjobb 375 300 446 Sommarjobbsmässan genomfördes tillsammans med Arbetsförmedlingen. Totalt erbjöds 446 ungdomar sommarjobb varav 217 pojkar (48,7 procent) och 229 flickor (51,3 procent). För ungdomar med särskilda behov reserverades 60 platser. En utvärdering har gjorts genom att en enkät har skickats till handledare och ungdomar. Handledarna svarade att mer än 90 procent av ungdomarna klarat sitt arbete bra eller mycket bra. Av ungdomarna svarade 73 procent att de hade ett viktigt jobb och 78 procent av ungdomarna skulle kunna rekommendera andra att arbeta i kommunen. Ekonomisk hållbarhet Med ekonomisk hållbarhet i fokus skapas stabila och sunda ekonomiska förhållanden i hela samhället. Övergripande för all kommunal verksamhet är att planera och agera långsiktigt. För att säkra välfärd och trygghet för våra invånare förutsätts att kommunens ekonomi är välordnad. Det måste finnas marginaler för att kunna hantera det oförutsedda. All kommunal verksamhet ska därför präglas av god ekonomisk hushållning. Kommunallagen ställer krav på kommunernas ekonomi och kommunerna måste leva upp till en budget i balans, det vill säga i den budget kommunfullmäktige fastställer måste intäkterna vara större än kostnaderna. Denna nivå är emellertid för låg för att kravet på och behovet av 15
långsiktighet ska tillfredsställas. Varje kommun behöver bedöma vilken resultatnivå som behövs för att kunna ha en god ekonomisk hushållning. För detta ändamål ska kommunen fastställa finansiella mål. Sveriges kommuner och landsting, SKL, har rekommenderat att denna nivå bör uppgå till minst två procent av skatteintäkter och generella statsbidrag. 20. Budgeterat resultat Kommunen ska nå budgeterat resultat, som motsvarar minst två procent av kommunens skatteintäkter och generella statsbidrag. Budget i balans Socialnämnden ska ha en budget i balans Status: Helt uppfyllt Kommentar: Socialnämnden har en budget i balans. Resultatet är ett överskott på 1,5 miljoner kronor. Nämndens verksamheter inom den sociala barn- och ungdomsvården har gjort ett underskott. Orsakerna är att många ärenden har kommit in, svårigheter att hitta placeringar för barn och unga samt hög personalomsättning. Underskott beror också på kostnader för omstrukturering inom särskilda boenden enligt LSS i egen regi samt på lägre intäkter inom personlig assistans. Underskottet i nämndens verksamheter har täckts av nämndens reserv. Överfört överskott från tidigare år har använts till kostnader av engångskaraktär samt omställning av verksamhet. Detta i syfte att öka kostnadseffektiviteten i verksamheten för 2016 och framåt. Nämndens indikatorer Mål Socialnämndens ekonomiska resultat 0 Mnkr Resultat +1,5 Mnkr 21. Bästa kommunala arbetsgivare Kommunen ska vara Sveriges bästa kommunala arbetsgivare Ledarskap och medarbetarskap Ledarskapet är aktivt och kommunikativt. Medarbetarskapet är utvecklingsinriktat och delaktigt. Status: Helt uppfyllt Kommentar Under flera år har Haninge kommun arbetat med en arbetsplatsundersökning, APU. De senaste åren har undersökningen fokuserat på tre områden; motivation, ledarskap och styrning. Förvaltningen hade vid förra årets mätning ett högt resultat på samtliga områden. I årets mätning har resultatet blivit ännu bättre; motivation 80,8, ledarskap 80,7 och styrning 80,5. Däremot finns det ett tydligt utvecklingsbehov på hur målen följs upp och utvärderas i arbetet. Förvaltningen har tidigt under året valt att fokusera på resultatbaserad styrning och ett kommunikativt ledarskap på de återkommande chefsmötena. Vid dessa möten är samtliga chefer delaktiga tillsammans med berörd stödfunktion. Förvaltningen har fått utökade kunskaper bland annat i kommunikativt ledarskap och resultatbaserad styrning. Det har lett till att avdelningscheferna har fått ett starkare gemensamt 16
ledarskap och verktyg för att leda och följa upp verksamheterna. Det har i sin tur inneburit att enhetscheferna får större insyn i hela förvaltningen och ett tydligare uppdrag som chef och ledare. Detta möjliggör att medarbetarna förhoppningsvis upplever en förbättring inom de två delområdena Ledarskap och Styrning. Förvaltningen kommer att fortsätta arbeta med att styra mot resultat i det löpande arbetet på enhets-, avdelnings- och förvaltningsnivå. Nämndens indikatorer Resultat från arbetsplatsundersökning (APU) Utfall 2014 Mål Utfall Svarsfrekvens 80 % Ökning 84,4 % Hållbart medarbetar index (HME) 79 Ökning 81 22. Effektiv resursanvändning Kommunens verksamhet ska präglas av effektiv resursanvändning Goda resultat i mätningar Socialnämndens verksamheter visar goda resultat i mätningar Status: Helt uppfyllt Kommentar Förvaltningen arbetar med effektiviseringar gällande personal- och lokalnyttjande. En intern arbetsgrupp för lokalfrågor har skapats i syfte att öka det strategiska greppet över dessa frågor. Kartläggning av särskilda boenden har genomförts i syfte att effektivisera boendeformerna och utöka kapaciteten. Vissa verksamheter samlokaliseras. Boendestödsteamet har numera sina personallokaler tillsammans med Resursteamet. Lägenheterna som tidigare användes för boendestödet kommer nu att erbjudas som boende till flyktingar, i detta fall till två familjer. En arbetsgrupp för planering kring boende har startats för att öka effektivitet mellan beställare och utförare. När medarbetare slutar analyseras behoven av dessa personalresurser. Dagbehandling Lyft 1 har avvecklats och lokaler sagts upp. Möjligheten att införa årsarbetstid för personliga assistenter kommer att ses över. Under hösten har en genomlysning av förvaltningens interna administrativa stödfunktioner gjorts. Detta för att få en bild av vilket behov av administrativt stöd som finns i verksamheterna, behov av utveckling av stödfunktionerna, och hur assisternas kompetens bäst tas tillvara både organisatoriskt och arbetsmässigt. Organisationen för detta kommer fortsatt att ses över under nästa år. Ett arbete har påbörjats inom förvaltningen i syfte att se över indikatorer och nyckeltal avseende kvalitet och resursutnyttjande. Detta arbete kommer successivt att omfatta samtliga enheter och verksamheter. Nyckeltal har sammanställts för individ- och familjeomsorg inom ramen för södertörnssamarbetet. Nyckeltal redovisas också kontinuerligt till Socialstyrelsen. 17
Nämndens indikatorer Beläggningsgrad, verksamhet i egen regi Mål Referensvärde Utfall Särskilda boenden enligt LSS 93,3 % Särskilda boenden enligt SoL 93,4 % Platserna inom särskilda boenden har i stort sett varit fullbelagda. En del platser har dock inte besatts på grund av omstruktureringar av verksamheter. Indikatorn andel avtal som tecknats utanför ramavtal utan dokumenterad giltig orsak har inte kunnat följas upp under året. Kommunens upphandlingsenhet följer upp samtliga ramavtal görs vid ett tillfälle per år. Uppföljningen görs då även per förvaltning. 23. Ökat invånarantal Med 2008 som jämförelseår ska invånarantalet till år 2018 ha ökat med minst 10 000 Hög servicenivå Socialnämndens verksamheter präglas av hög servicenivå, bidrar till trygghet och trivsel Status: Helt uppfyllt Kommentar Verksamheterna utför sitt arbete med hög servicenivå. Detta bidrar till trygghet och trivsel. Service består av bland annat av hög tillgänglighet per e-post och per telefon, öppna informationsmöten om verksamheter, även på kvällstid. Brukarundersökningen inom beställaravdelningar visar ett gott resultat i frågor som tillgänglighet, bemötande, inflytande och trygghet. Man är nöjd med bemötande i socialförvaltningens reception, att handläggaren lyssnar på ett bra sätt och man känner förtroende för denne samt att det är lätt att få besökstid inom rimlig tid. Brukarundersökningen inom daglig verksamhet visar på goda resultat i frågor om personen tycker om att vara på sin dagliga verksamhet, om planering finns, vilken personal som ska ge stöd och hjälp och om man faktiskt får hjälp, om personalen lyssnar samt om sina arbetstider. Sveriges kommuner och landsting har genomfört en mätning av servicenivån avseende kommunernas hantering av telefoni- och e-postkontakter. De områden som berör förvaltningen är kategorierna individ och familj samt handikappomsorg. Förvaltningen står sig bra i undersökningen och ligger oftast i nivå med eller något högre än snittet bland övriga kommuner. Förvaltningen ger överlag ett gott bemötande både över telefon och genom e-post. De förbättringar som behöver genomföras gäller främst LSS. Svarsfrekvens per telefon och svarstider gällande e-post behöver ses över. Ett relativt litet antal kontakter via e-post eller telefon har tagits i undersökningen, vilket leder till att resultaten enbart kan ses som en fingervisning. 24. Starta och utveckla företag Det ska vara enkelt att starta och utveckla företag i kommunen så att antalet arbetsplatser ökar 18
Utformning av upphandlingar Socialnämnden ska genom utformning i sina upphandlingar ge möjlighet för både stora och mindre företag samt sociala företag att lämna anbud. Status: Helt uppfyllt Kommentar Information på kommunens hemsida har kompletterats. Det finns riktad information på hemsidan om: vilka befintliga LOV-utförare man kan välja mellan ny ansökningsblankett och anvisningar för stadigvarande ansökan om serveringstillstånd till allmänheten ansökan om tillfälligt tillstånd med anvisningar ansökan om ändring i serveringstillstånd med anvisningar ansökan om gemensamt serveringsutrymme anmälan om ändrade ägar- eller styrelseförhållanden med anvisningar ansökan om förlängd serveringstid med anvisningar. sidorna som rör försäljning av folköl och tobaksvaror är omarbetade i syfte att göra informationen tydligare. I samarbete med kommunens upphandlingsenhet har sociala villkor skrivits in i Tornbergets städupphandling. Detta har lett till att tidigare arbetslösa personer anställts. För att ytterligare förstärka insatsen mot egen hållbar försörjning har förvaltningen startart upp konceptet Yrkesambassadörer i samarbete med nio lokala företag. Förvaltningen ser behovet av att bygga tydliga yrkeskedjor där det under processen kompletteras med såväl praktik som teori i nära dialog med arbetsgivarens behov. Arbetet är nu i en inledande fas där strukturer och rutiner säkerställs. Nämndens indikatorer Utfall Antal företag som lämnat anbud Anbud Godkända anbud Familjerådgivning LOV 0 0 Ledsagar- och avlösarservice LOV 3 1 Daglig verksamhet LOV 13 6 Omsorg och boende för ensamkommande barn - entreprenad 3 1 Begravningstjänst ramavtalsupphandling 3 1 Daglig verksamhet entreprenad 3 1 Härbärgen - ramavtalsupphandling 1 1 Totalt 26 10 Inga sociala företag har lämnat anbud på någon verksamhet. 19
Nöjd kund index (NKI) Serveringstillstånd inom Stockholmsregionen Utfall 2013 Mål Utfall Jmf 83 84 66-17 Kundnöjdhet mäts på en skala från 0-100. Ett värde 62-69 bedöms som godkänt. Undersökningen omfattar totalt 35 kommuner och omfattar stockholmsregionen samt ett antal övriga närliggande kommuner. Av dessa 35 ligger Haninge på plats 31. Totalt antal svar som kommit in för Haninge är 20. Det utgör tio procent av den totala andelen ärenden. Värdet har sjunkit mellan mätningarna 2013 och. En uppföljning av detta kommer att göras. Internkontroll I nämndernas internkontrollplaner finns kontroller som är gemensamma för alla nämnder samt kontroller som är specifika för respektive nämnd. Samtliga internkontrollplaner delas in i tre målkategorier: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer. För de gemensamma kontrollerna görs uppföljning av den förvaltningsgemensamma arbetsgruppen för intern kontroll samt av kommunstyrelseförvaltningen. I gruppen ingår minst en person från varje förvaltning. För de nämndspecifika kontrollerna görs uppföljning av respektive förvaltning. Gemensamma internkontrollplaner I nämndernas internkontrollplaner finns kontroller som är gemensamma för alla nämnder. Uppföljning görs av den förvaltningsgemensamma arbetsgruppen för intern kontroll samt av kommunstyrelseförvaltningen. I gruppen ingår minst en person från varje förvaltning. Följande kontrollmoment har följts upp: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet IT driftsäkerhet Finns backup eller spegling på servrar för att säkra arbeten vid driftavbrott? Uppföljning För IT-system och IT-tjänster finns normalt en grundnivå av detta. Det gäller såväl centrala system och infrastruktur, som verksamheternas egna. Det kan till exempel innebära att en daglig säkerhetskopia tas på sådant som är skapat och/eller ändrat under dygnet medan en fullständig säkerhetskopia tas en gång per vecka. För att systemägare och systemförvaltare ska kunna kravställa på adekvata och kostnadseffektiva rutiner krävs att man klassificerar informationen i systemet. Detta kan till exempel innebära tätare säkerhetskopieringar, daglig full säkerhetskopiering eller spegling,. Detta görs utifrån flera parametrar, och visar på hur känslig och kritisk informationen är. Sådana aktiviteter kommer beställarenhet IT, BIT, att börja genomföra under hösten. 20
Slutsats av kontrollen är att BIT under hösten har initierat arbetet med informationsklassning, som sedan kan ligga till grund för att kravställa och kontrollera backupnivåer och behov av spegling. Socialförvaltningens kommentar Förvaltningen arbetar tillsammans med beställarenhet IT med klassificering av information i systemen. IT verksamhetssystem Har verksamheterna redundans (reservplan) för avbrott och störningar? Uppföljning Detta är delvis kopplat till föregående kontrollmoment. Detta inkluderar då också periodiska tester av återläsning för att säkerställa säkerhetskopiornas funktion. I sammanhanget pratar man om kontinuitetsplanering, det vill säga att en verksamhet ska kunna fortgå i behövlig omfattning oavsett form och grad av oönskad påverkan. Detta kan vara i form av störning, incident, avbrott med mera. Framför allt är detta något som vilar på den egna verksamheten. BIT medverkar i denna typ av arbete. Slutsatsen är att frågan om reservplaner ligger hos verksamheterna själva. Ingen central kontroll finns för detta. Verksamheterna måste själva se till att ha reservplaner vid eventuella avbrott. BIT kan bistå med hjälp. Socialförvaltningens kommentar För de mest kritiska momenten har förvaltningen reservplaner, till exempel för utbetalning av försörjningsstöd. Avtalstrohet Har ser avtalstroheten ut i verksamheterna? Uppföljning Resultatet för avtalstroheten för helåret kommer att presenteras senare. Tabellen nedan avser första halvåret. Avtalstrohet, (socialförvaltningen), januari-juni 2013 2014 Avtalstrohet socialförvaltningen 52 % 65 % 67 % Avtalstroheten har totalt sett minskat i kommunen första halvåret, jämfört med avtalstroheten 2014 och är lägre än nivån 2013. Orsaken kan vara att inköpsvolymerna är större på hösten och att troheten ökar med det. En annan orsak kan vara den höjda direktupphandlingsgränsen. Slutsatsen av kontrollen är att nämnderna behöver arbeta med avtalstroheten för att öka den. Kommunens verksamheter måste följa lagen om offentlig upphandling och upphandlade leverantörer ska användas. Socialförvaltningens kommentar Förvaltningen kommer att arbeta för att ytterligare höja avtalstroheten. Ny gräns för direktupphandling Följer verksamheterna de nya reglerna för direktupphandling? 21
Uppföljning Den rådande rutinen för direktupphandling omfattar köp från 100 000 kronor till och med 505 800 kronor. Alla sådana köp ska dokumenteras enligt framtagen rapportmall och skickas tillsammans med kopia på avtalet till Upphandling Södertörn. Under första halvåret har endast 12 sådana rapporter kommit in till Upphandling Södertörn. Vid analys av inköpen i kommunen under samma tid framkommer att närmare 300 köp mellan 100 000 kronor och 505 800 kronor har genomförts där avtal inte är känt hos Upphandling Södertörn. Slutsatsen av kontrollen är att verksamheterna inte följer rutinerna för inköp och att fortsatt arbete med information om direktupphandlingsgränsen behöver göras. Uppföljning per förvaltning har inte gjorts. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Brister i registrering i personalsystemet Efterlevs rutinen för kontroll av utanordningslistorna Uppföljning Rutin för signering av utanordningslistor har kontrollerats. Kontrollmomentet föranleds av att felaktiga löneutbetalningar sker till följd av undermålig rapportering till löneenheten. Varje chef ska kontrollera och signera sitt löneansvar eller enhets utanordningslistor för löner varje månad innan lönen utbetalas. Ett uttag ur lönesystemet för november månad visar följande. Utanordningslistor, (socialförvaltningen), januari-november -05-11 Förändring Totalt antal utanordningslistor Antal ej signerade listor av enhetschef (steg 1) Antal ej signerade listor av överordnad chef (steg 2) Totalt antal färdigsignerade listor 86 88 +2,3 % 5 16 +220 % 23 41 +78,3 % 58 31-46,5 % I procent 67,4 % 35,2 % Resultatet är sämre än vid förra uppföljningen per maj. Detta ger en tydlig signal om att det behövs flera insatser för att komma åt problemet. Kommunstyrelseförvaltningen har påbörjat en rad åtgärder för att informera, förenkla och förtydliga rutiner. Efterlevnad av lagar, föreskrifter och riktlinjer Systematiskt arbetsmiljöarbete Följer verksamheterna reglerna? Finns checklistor, har alla chefer skrivit på arbetsmiljöansvaret, uppgiftsfördelning? Uppföljning 22