Granskning av Intern kontroll Revisionsrapport 7/2008 Februari 2009 Åstorps kommun Bengt Sebring, ordf Tord Sturesson, 1:e v ordf. Bengt Joehns, 2:e v ordf Nils Persson Stig Andersson Hanna Ershytt
Innehållsförteckning Sammanfattning...3 1 Inledning...4 1.1 Uppdrag och syfte...4 1.2 Tillvägagångssätt och avgränsningar...4 2 Övergripande riktlinjer...4 3 Övergripande internkontrollarbete...4 4 Organisation och ansvar...5 5 Intern kontroll inom styrelse och nämnder...5 5.1 Kommunstyrelsen...5 5.2 Bildningsnämnden...5 5.3 Hälso- och omsorgsnämnden...6 5.4 Bygg- och miljönämnden...6 5.5 Medborgarnämnden...7 6 Slutsatser...9 Bilaga 1...10 2
Sammanfattning Ernst & Young AB har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun gjort en granskning av internkontrollarbetet (IK) i kommunen. Revisionen har för avsikt att årligen följa kommunens IK-arbete. Under 2008 har kommunens reglemente för IK granskats av kommunstyrelseförvaltningen. Något behov av förändringar framkom inte. Istället har rutinerna kring det kommunövergripande IK-arbetet stramats upp. En tidplan för arbetet har fastslagits, liksom rapporteringen av genomförd IK från förvaltningarna till KS. Mall för IK-planen samt risk- och väsentlighetsanalys har också tagits fram. Samtliga nämnder hade fastställda IK-planer för sitt IK-arbete under 2008. Arbetet hade i flera nämnder sin grund i risk- och väsentlighetsanalyser, men detta har än större genomslag inför 2009 års IK-arbete. Återrapportering av genomförandet har skett i samtliga nämnder. Några nämnder har också redovisat arbetet för KS, medan andra nämnder kommer att göra det inom kort. Arbetet med risk och väsentlighetsanalyserna kan dock utvecklas under kommande år för att fånga in större del av verksamheten i IK-arbetet. I några nämnder har fokus i stor utsträckning hittills legat på rutiner knutna till ekonomiadministrationen, medan risker i övriga verksamheten inte belysts ordentligt. För att ytterligare utveckla IK-arbetet bör också utbildning av förtroendevalda genomföras, vilket lyftes fram även i senaste granskningen av kommunens IK-arbete. Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 3
1 Inledning 1.1 Uppdrag och syfte Ernst & Young har av de förtroendevalda revisorerna i Åstorps kommun fått i uppdrag att granska den interna kontrollen (IK) inom styrelse och nämnder. Syftet är att få en bild av och bedöma det IK-arbete som bedrivits huvudsakligen under 2008. 1.2 Tillvägagångssätt och avgränsningar Granskningen har skett genom intervjuer med ansvariga tjänstemän inom respektive nämnds verksamhetsområde och genom dokumentstudier av aktuella dokument för nämndernas IK-arbete. 2 Övergripande riktlinjer Efter senast genomförda granskning har förvaltningschefsgruppen gått igenom kommunens reglemente för IK för att utvärdera om den föreslagna omarbetningen ansågs nödvändig. Resultatet blev att reglementet fortfarande känds aktuellt och det istället var arbetssättet som skulle förändras i riktning mot reglementets föreskrifter. Gruppen fastställde mallar för organisationsplan för IK samt regler och riktlinjer för IK inkluderande genomförandet av risk- och väsentlighetsanalysen samt en för själva IKplanen. I mallen för IK-plan finns angivet granskning, kontrollmoment, metodik/frekvens, ansvarig, rapportering till samt risk- och väsentlighetsbedömning. I reglerna och riktlinjerna förtydligades tidplanen för IK-arbetet i kommunen, nämndernas rapportering och genomförandet av risk- och väsentlighetsanalys. 3 Övergripande internkontrollarbete 2008 års IK-arbete är det första som samtliga nämnder rapporterar vidare till KS. KS har behandlat rapporterna allteftersom de inkommit. Vid granskningstillfället hade samtliga nämnders rapporter ännu inte behandlats av styrelsen. Den beslutade tidplanen om inlämning av rapporter till Kommunstyrelsen har inte följts fullt ut. Vid intervju framkom att tidplanen inför 2009 års återrapportering måste följas för att KS ska kunna behandla samtliga nämnders rapporter vid ett och samma tillfälle. Anledningen till att tidplanen inte följts kan bero på att två av fyra förvaltningschefer börjat under andra halvåret 2008. Rutinerna kring KS utvärdering av kommunens samlade system för intern kontroll, enligt 9 i reglementet för IK, är ännu inte fastställda. Hittills har några av nämndernas rapporter behandlats, men någon övergripande utvärdering har inte genomförts. Nämnderna har enligt ovanstående reglemente skyldighet att löpande rapportera uppföljningen av IK till KS. I år har KS utvärderat varje nämnd för sig. Om tidplanen följs så behandlas alla rapporter samtidigt i KS, vilket också förenklar en kommunövergripande utvärdering. Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 4
Det är viktigt att rutiner formas för KS:s totala utvärdering av kommunens interna kontroll. Dels finns ansvaret preciserat i kommunens eget reglemente, men det är också en del i kommunallagens uppsiktsplikt för styrelsen. 4 Organisation och ansvar I mallen för organisationsplan framgår nämndens ansvar om beslut av organisationsplan, delegationsordning och löpande uppföljning av IK-systemet. Vidare framgår förvaltningschefens och områdesansvarigas ansvar för upprätthållandet av god IK i verksamheten samt rapportering till nämnd eller närmast överordnad. 5 Intern kontroll inom styrelse och nämnder 5.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fastslog en IK-plan för 2008, vilken förvaltningen i stort sett arbetat utifrån under året. Planen omfattade tio kontrollområden, varav två var knutna till verksamhetsadministration och övriga till rutiner för ekonomiadministrationen. Utöver den årliga IK-planen har förvaltningen dokumenterat övriga IK-arbetet som görs löpande i Kommunstyrelseförvaltningens internkontrollsystem. Förutom kontrollmomenten i IKplanen görs också tertialuppföljningar av kommunens effektmål, som en del i den interna kontrollen. Återrapportering av årets IK-arbete gjordes till KS i början av 2009 i form av en skriftlig rapport. Rapporten omfattar sex av de områden som fanns med i planen, samt kontrollområdet representation/konferens som genomförts utöver plan. IK-planen för 2009 är också fastställd av KS efter framarbetande i förvaltningens ledningsgrupp. Respektive verksamhet har haft frågan upp på sina arbetsplatsträffar, sedan har förvaltningens ledningsgrupp sammanställt förslaget till plan. En önskan uttalades att fler förslag ska komma från verksamheterna, så att planen i än större utsträckning känns återspegla KS verksamhetsområde. För 2009 års IK-arbete finns också KS:s Regler och riktlinjer för intern kontroll inom kommunstyrelseförvaltningen 2008 samt Organisationsplan för intern kontroll inom kommunstyrelseförvaltningen 2008. Återrapporteringen bör kommande år i högre utsträckning utgå från den plan som KS fastställt. Former bör även hittas för att med säkerhet fånga upp de risker som finns inom verksamhetsområdena. KS ansvarar för flera olika verksamheter med skilda inriktningar, vilket hittills inte återspeglats i IK-arbetet. 5.2 Bildningsnämnden 2008 års IK-plan fastställdes av nämnden i början av året. Planen omfattade sju kontrollmoment, varav alla utom ett rörde rutiner knutna till ekonomiadministrationen. Planen var framarbetad av förvaltningens stabsgrupp utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Arbetat har sedan under året bedrivits utifrån planen, med undantag för ett Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 5
kontrollmoment som inte genomfördes på grund av att den ansvariga varit långtidssjukskriven. Nämnden fastställde också Regler och riktlinjer för intern kontroll inom bildningsnämnden 2008 samt Organisationsplan för intern kontroll inom bildningsnämnden 2008. I början av 2009 återrapporterades 2008 års IK-arbete till nämnden i form av en skriftlig sammanfattning om vartdera kontrollområdet. Rapporten återgav genomförandet och resultatet av kontrollerna, vilket visade att fem av kontrollområdena var utan anmärkning. Även 2009 års IK-plan är fastställd av nämnden och kontrollmomenten är desamma som föregående år. Anledningen till det uppges vara att det blivit personalbyte på ett antal ledande poster och man vill åter fokusera på dessa som man upplever som viktiga områden. Årets plan har därför inte föregåtts av en risk- och väsentlighetsanalys. Redan nu finns tankar inför 2010 års IK-arbete då målsättningen är att till större delen kontrollera rutiner direkt knutna till verksamheten. Det är bra att ambitionen finns att förändra planen inför 2010 och troligen vidga verksamhetsperspektivet. 2009 års plan är den tredje i ordning med i stort sett samma kontrollmoment och med tanke på årets resultat borde kanske en omvärdering ha gjorts, trots vissa personalbyten på chefsposter i organisationen. Den nyligen antagna planen föregicks heller inte av en förnyad risk- och väsentlighetsanalys. 5.3 Hälso- och omsorgsnämnden Nämnden antog internkontrollplanen för 2008 i början av året. Planen arbetades fram i ledningsgruppen och omfattade två kontrollområden. Återrapportering till nämnden skedde i slutet av 2008 i form av skriftlig rapport kring de två områdena samt kortfattat även om övrig IK som bedrivits inom förvaltningen under året. Nämnden skickade också rapporten vidare till KS för kännedom. I slutet av 2008 fastställdes förvaltningens rutin kring IK, där syftet med IK beskrivs och metoden för risk- och väsentlighetsanalys framgår. Inför 2009 års plan gjordes en risk- och väsentlighetsanalys av varje område som identifierats. De områden med högst bedömning gick vidare som förslag till plan för nämnden och antogs där. Resterande områden kommer att utgöra grunden för kommande års planer. IK-arbetet har utvecklats för varje år och inför 2009 har även risk- och väsentlighetsbedömning genomförts. Nämnden har ett helhetsgrepp kring IK-arbetet genom att utgångspunkten är att målen för verksamheten ska uppfyllas. 5.4 Bygg- och miljönämnden Inför 2008 fanns en av nämnden fastställd IK-plan för förvaltningen att arbeta utifrån. Kontrollmomenten omfattade rutiner kring till största delen ekonomiadministrationen. Återrapportering av genomfört arbete skedde till nämnden i början av 2009. I slutet av 2008 fastslogs en rutinbeskrivning för framtagandet av planen, både generellt kring IK och för genomförandet av risk- och väsentlighetsanalysen. Den rutinen Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 6
låg till grund för arbetet med 2009 års plan som inkluderade en risk- och väsentlighetsanalys. 2009 års plan för IK är fastställd av nämnden och omfattar kontrollmoment för olika delar av nämndens verksamhet. Det har skett en betydande utveckling av nämndens IK-arbete från 2008 års plan till fastställandet av planen inför 2009. Planen för 2009 omfattar en större del av verksamheten och innefattar även en risk- och väsentlighetsbedömning av de valda kontrollmomenten. 5.5 Medborgarnämnden Medborgarnämnden fastställde sin IK-plan för 2008 i början av det året. Planen hade arbetats fram av förvaltningens ledningsgrupp och omfattade tre rutiner direkt knutna till nämndens verksamhetsområde. Liksom bygg- och miljönämnden fastslog sedan medborgarnämnden en rutin för sitt IK-arbete i slutet av 2008. Återrapportering av genomförd IK skedde till nämnden i form av en skriftlig rapport om tillvägagångssättet och utfallet i vartdera kontrollområdet. Rapporten skickades sedan vidare från nämnden till KS. Medborgarnämnden genomförde en risk- och väsentlighetsbedömning inför framtagandet av 2009 års IK-plan. Områdena med högst bedömning lades fram som förslag på IK-plan till nämnden, som sedan minskade ner antalet kontrollområden ytterligare. IK-arbetet har utvecklats för varje år och inför 2009 har även risk- och väsentlighetsbedömning genomförts. Nämnden har ett helhetsgrepp kring IK-arbetet genom att utgångspunkten är att målen för verksamheten ska uppfyllas. Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 7
5.6 Sammanfattning av styrelsens och nämndernas IK-arbete Beskrivning av organisation o ansvar Strukturerad/ dokumenterad risk- o väsentlighetsanalys IK-plan -08 IK-plan -09 Rapport till egen styrelse/ nämnd för IK -08 Rapport till KS för IK -08 KS Bildningsnämnden Hälso- och omsorgsnämnden ( ) ( ) Bygg- och miljönämnden Medborgarnämnden Teckenförklaring till tabell ovan: = förekommer, ( ) = på väg Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 8
6 Slutsatser IK-arbetet har utvecklats och styrts upp under 2008. Likriktningen mellan nämndernas arbetssätt är större i år samtidigt som en rapportering sker även till KS. I utvecklingen syns ett arbete med risk- och väsentlighetsanalyser inför framtagandet av planerna. Störst genomslag av risk- och väsentlighetsanalyser syns dock inför 2009 års IKarbete. Nämnderna har också fastställt generella styrdokument för sitt IK-arbete. Nämndernas roll och ansvar är tydliggjort i dokumentationen, men här finns också utvecklingsmöjligheter för IK-arbetet. I föregående granskning påtalades ett behov av utbildning för förtroendevalda kring IK, något som fortfarande kvarstår. Det är viktigt för förståelsen av den roll de har i detta. För att ytterligare involvera nämnderna i IKarbetet skulle de även kunna komma in redan i framtagandet av risk- och väsentlighetsanalysen och på så sätt ta beslutet i två steg. Ytterligare utvecklingsmöjlighet kring IK-arbetet är att i större omfattning utgå från verksamheten som helhet och de mål som fastslagits för respektive nämnds verksamhet. För att få fortsatt samstämmighet i kommunens IK-arbete bör även den fortsatta utvecklingen ske i förvaltningsövergripande forum. Det ger också en ökad effektivitet i arbetet att utbyta erfarenheter förvaltningarna/nämnderna emellan. Åstorp den 24 februari 2009 Hanna Ershytt, revisor Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 9
Bilaga 1 Intervjuade tjänstemän Göran Clausson kommunchef Ingrid Johnson chefsekonom, Kommunstyrelseförvaltningen Annika Tublén controller, Kommunstyrelseförvaltningen Claes Jarlvi förvaltningschef, Bildningsförvaltningen Ann-Marie Malmström - ekonom, Hälso- och Omsorgsförvaltningen Granskade dokument Reglemente för IK, KF 2003-08-25 Nämndernas IK-planer, 2008-2009 Nämndernas uppföljningsrapporter om IK 2008 Referenser Kommunallagen, SFS 1991:900 God revisionssed i kommunal verksamhet 2006, Sveriges kommuner och landsting. Kommunrevisionen Åstorps kommun, granskningsrapport 2007:8 om IK Åstorps kommun Granskning av intern kontroll, februari 2009 10