Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 23 juni 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 Närvarande med rösträtt Hanna Nilsson Ordförande Sandra Dauksz Albin Askman Junhede Henric Axeheim Erika Wernbro Förhinder Johan Manner Carin Stegen Närvarande utan rösträtt 83. Mötesformalia a) Mötets öppnande Hanna hälsade alla välkomna till mötet och förklarade mötet öppnat. b) Val av sekreterare att välja Sandra Dauksz till sekreterare. c) Fastställande av dagordning att godkänna dagordningen enligt förslag. 84. Föregående protokoll att protokollet från mötet den 6-8 juni 2014 lägges till handlingarna. 85. Uppföljning av beslut Beslutsuppföljningslistan uppdaterades och ligger som bilaga till protokollet. (bilaga 1) 86. Återkommande rapporter Inga återkommande rapporter på telefonmöten. 87. Tillfälliga rapporter a) Organisationsgruppen Sandra redogjorde kort om vad som diskuterades på organisationsgruppens senaste telefonmöte. Mötet började med att representanterna från de olika specialförbunden gick kort igenom vad som hänt sen senaste mötet. Under telefonmötet diskuterades framförallt den genomlysning av regionerna som KFUM Sverige gjort. I den undersökningen framkom bland annat det finns stora skillnader ekonomiskt, i medlemsantal och antal anställda. Detta påverkar det arbete regionerna kan genomföra. För att göra det stöd som regionerna kan bidra med mer jämlikt över landet diskuterades vad en lägsta nivå skulle kunna vara. Organisationsgruppen beslutade även om att ha ett fysiskt möte i Göteborg i slutet av september. Sida 1 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 23 juni 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 88. Beslutsärenden a) Delfinansiering projektledare Med bakgrund i att KFUM Sverige nu har blivit en medlemsorganisation har vi fått en förfrågan om att delfinansiera ett projekt gällande föreningsstöd. Projektet går i korta drag ut på att identifiera vad för stöd föreningar och kårer vill ha, arbeta med att underlätta sammanslagningen samt vara till hjälp i kontakt gentemot föreningar och kårer. Finansieringen av detta projekt kommer att delas lika mellan specialförbunden och KFUM Sverige, det vill säga 25 % vardera. (Se bilaga 2) att delfinansiera en projektledare inom KFUM Sverige. b) Dialogprojekt I verksamhetsplanen som beslutades på förbundsmötet 2014 beslutades att under året genomföra ett dialogprojekt som syftar till att få alla i förbundet att känna sig välinformerade och integrerade i uppgåendet i KFUM Sverige. För att på ett väl fungerande sätt kunna genomföra detta projekt behövs en tydlig projektplan som på ett tydligt sätt beskriver vad som ska göras, när och av vem. (Se bilaga 3) att godkänna projektplanen enligt bilaga 3. att Johan förbereder för uppstart till nästa fysiska möte. 89. Diskussionsärenden a) Protokollformat Styrelsen diskuterade hur framtida protokoll bör se ut. I så stor utsträckning som möjligt bör protokollet skrivas i tredjeperson för att göra det så tydligt som möjligt och för att det enkelt att följa med i protokollen. Det framkom även att vi ska försöka hålla oss till dagordningen, det vill säga behandla frågorna i den ordning dagordningen säger sedan även skriva protokollet på detta sätt. b) Debattartikel om klimat Styrelsen har fått en förfrågan om att skriva under av debattartikel gällande klimat, skriven av Svenska Kyrkans Unga. att konstatera att innehållet i debattartikeln är bra men artikeln behöver mer bearbetning för att vi ska kunna skriva under artikeln. att uppdra åt Hanna att återkoppla till Svenska Kyrkans Unga. 90. Representation Inga frågor att behandla. Sida 2 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 23 juni 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 91. Övriga frågor Inga frågor att behandla. 92. Kommande möte(n) Telefonmöte 22 juli 19.00 93. Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Sandra Dauksz Sekreterare Hanna Nilsson Mötesordförande Sida 3 (3)
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status Notering Nytt slutdatum 2013-10-06 115 a Övrigt Administrera utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst till Hanna mha Maria Albin Avslutad 2013-10-26 122b revisorernas rapport prata med Karin om de tre månader då vi betalat för en ekonomitjänst vilken vi inte utnyttjat 2013-10-26 124b KFUM mervärde/dialogprojekt ta kontakt med KFUM Sverige med specialförbund för ett gemensamt arbete med undersökningen. Hanna Sandra & Carin Pågående Pågående 2013-11-24 139a Arkiveringskostnader Invänta svar från scouterna och sedan ge Hans Gerlach besked Albin Pågående Katarina Hedberg har skickat ärendet vidare till Scouternas presidie. Hans har fått besked att ta fram avtal med riksarktivet 2014-03-12 2013-12-08 146 Almas framtid Uppdra åt Albin och Henric att skriva kontrakt med Lindqwist Henric & Albin Ej påbörjad 2013-12-08 146 Almas framtid Att i kontraktet ha med en fullgörandeklausul Henric & Albin Ej påbörjad 2014-01-16 154 C Upplösning Lunds scoutdistrikt Att uppdra åt Hanna och Albin att granska revisionsberättelse för 2013 och fatta beslut om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. 2014-01-16 154 D Upplösning Gbg scoutdistrikt Uppdra åt Sandra att kontakta distriktsstyrelsen för att sätta upp ett möte där distriktets revisorer deltar och avlägger den slutliga revisionsrapporten 2014-01-16 154 D Upplösning Gbg scoutdistrikt Uppdra åt Sandra att granska revisionsberättelse för 2013 och fatta beslut om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Hanna & Albin Pågående Revisionsberättelse och bokslut är inte klart ännu Sandra Pågående Revisionsberättelse och bokslut är inte klart ännu Sandra Pågående Revisionsberättelse och bokslut är inte klart ännu 2014-02-08 19 Stadgar att återkoppla till Nässjö scoutkår angående komplettering i stadgarna Henric / Ingrid Avslutad Nya stadgar tas 2015 2014-03-15 42 Ekonomihandbok Uppdra åt Albin att uppdatera ekonomihandboken avseende det nya sättet att bokföra vinst från almanacksförsäljningen. Albin Ej påbörjad Vilande. Åtgärdas i samband med bokslutet 2014-12-31 2014-05-06 Dialogprojektet Johan kontaktar Hässleholmskåren. Johan Ej påbörjad 2014-06-06 76 Arkivering Kolla med KFUM Sverige om de har fått avtalet från Riksarkivet. Hanna Ej påbörjad 2014-06-06 76 Arkivering/Djurhajker Be djurhajksteamet att inventera sin utrustning. Sandra Pågående 2014-06-06 77 Stadgar återkoppla till Norrtälje Malsta Scoutkår angående stadgarna Hanna Pågående 2014-06-06 78 Stockholmsdistriktet hjälpa Stockholms scoutdistrikt att omorganisera sig. Carin, Johan, Albin 2014-12-31 Ej påbörjad 2014-06-06 78 Stockholmsdistriktet Återkopplar till Jonas Thorén. Hanna Avslutad 2014-06-06 78 Minnesmärke Sjöbo återkopplar till Anders Ågren Hanna Ej påbörjad 2014-06-06 78 Ändamålsbestämda medel pratar med Ingrid/Sassa om Malawipengarna Hanna Pågående Ta reda på riktlinjerna för pengarna. 2014-06-06 78 Ändamålsbestämda medel 2000-fonden Höst Ej påbörjad Punkten bordlades för vidare diskussion. 2014-06-06 78 Ändamålsbestämda medel diskutera livstidsprenumerantskulden med Maria och finna förslag på lösning Albin Hösten Ej påbörjad 2014-06-06 78 Dialogprojekt tänka vidare på dialogprojektet utifrån Johans utkast Alla 2014-06-23 Avslutad 2014-06-06 78 Webbplats betalning återkopplar till Mattias. Johan Avslutad
Beslut om delfinansiering i projektledare medlemsfunktion inom KFUM 2013-06-19 Hanna Nilsson Ss 2013-06-23 Beslutsunderlag Ärende Scoutförbundet har fått förfrågan om att tillsammans med KFUM Sverige, KFUM Idrott och Hälsa, samt KFUM Triangel anställa och gemensamt finansiera en projektledare för att arbeta med befintliga föreningar och lägga grund för ett långsiktigt utvecklingsarbete med arbetsområde i förenings-, medlems, och verksamhetsutveckling. KFUM Sveriges förslag på arbetsuppgifter: - Föra dialog och identifiera behov av föreningsstöd och verksamhetsutveckling hos KFUMrörelsens medlemmar, som underlag inför arbetet med en enad rörelse - Vara stöd i specialförbundens löpande kontakt och arbete med föreningarna i samband med sammanslagningen - Arbeta med förberedelserna inför den nationella träff som planeras för KFUM-rörelsens medlemmar under våren 2015. Den nationella träffen syftar till att samla rörelsen för att diskutera arbetet med att ena KFUM-rörelsen, både utifrån medlemmarnas behov och vår gemensamma värdegrund. - Förbereda arbetet inför projektet med nationella förändringsagenter (bifogat finns ett PM där detta projekt förklaras mer ingående). KFUM Sveriges förslag på finansiering: De sammanlagda lönekostnaderna för tjänsten uppgår till 170 000 kr för perioden 1/9-31/12 14. KFUM Sverige föreslår att vi delar på lönekostnaderna. 25 % var innebär 42 000 kr per förbund (KFUM Sverige, KFUM Scoutförbund, Idrott och Hälsa samt Triangelförbundet). Bekräfta gärna att ni tagit emot detta och berätta hur ni kommer hantera frågan så jag kan få en tidsuppfattning. Har ni frågor och funderingar är ni självklart välkomna. Finns det behov har jag gärna ett telefonmöte på någon timme i frågan. Utvärdering av handlingsalternativ Denna funktion inom KFUM Sverige kan vara ett stöd för Scoutförbundet i det projekt som kommer att bedrivas under hösten -14, där en dialog med medlemmar om framtiden står i fokus. Eventuellt kan funktionen även följa med i mötet med kårer, vilket kan gynna båda parters arbete, och ge stora fördelar i den nya organisation som är på väg att grundläggas. Scoutförbundet har dock inte i sin budget tagit hänsyn till finansiering av denna funktion. Ett beslut för kommer att belasta Scoutförbundets ekonomi med ytterligare 42 000 kr. Förslag till beslut Bedömningen är att vinsterna av projektet är större för den gemensamma organisationen, än förlusterna för Scoutförbundet är. Därför är förslaget till beslut: - Att Scoutstyrelsen beslutar att delfinansiera en projektledare inom KFUM Sverige Sida 1 (1)
Dialogprojektet 2014-06-23 Styrelsen Ss Tillsvidare Dialogprojekt - projektplan Kommunikationsprojektet Mål Projektets övergripande målsättning är att inkludera så många medlemmar som möjligt i uppbyggnaden av scoutverksamhet inom KFUM Sverige, för att tillse att den blir så bra som möjligt, samt att se till att kårledningar har tillgång till den information de behöver för att följa med i förändringen. Positiva sidoeffekter av ett väl genomfört projekt bör vara att fler kårer och medlemmar väljer att stanna kvar i förbundet, och att dessa är nöjdare än de annars hade varit. Positiva synergieffekter kan uppnås om projektet kombineras med en rekryteringskampanj bland kårer och personer som idag inte är medlemmar i KFUM både sådana som tidigare varit det och andra. Eftersom projekten är relaterade, diskuteras även denna rekryteringskampanj i underlaget. Målgrupper Projektets huvudsakliga målgrupp är förbundets alla medlemmar, som ska involveras i uppbyggnaden av den nya organisationen. Ett särskilt fokus läggs på kårledningar och andra som behöver vidta särskilda åtgärder. I samband med kommunikationsprojektet bör en utökad rekrytering av scoutkårer och enskilda scouter som inte är medlemmar i KFUM idag genomföras. Målgrupper för denna är utmanar- och roverscouter i allmänhet, och kårer som specifikt uttrycker intresse för KFUM om sådana finns. Mätbara mål 40 % av kårerna, representerande minst 60 % av förbundets medlemmar, ska få personligt besök av minst en styrelseledamot 100 % av kårerna ska få erbjudande om ett personligt möte med en styrelseledamot - antingen vid ett personligt besök eller under något evenemang där både kårledning och styrelse deltar. 75 % av förbundets medlemmar ska nås av information om organisationsomvandlingen och möjligheten att påverka KFUM Sveriges scoutverksamhet. 10 % av förbundets medlemmar ska utnyttja de möjligheter som finns att lämna synpunkter till förbundsledningen. Ansvariga för alla nationella funktioner med medlemskontakt som berörs av organisationsförändringen får möjlighet att samla in och ta del av information genom projektet. Sida 1 (4)
Dialogprojektet 2014-06-23 Styrelsen Ss Tillsvidare Genomförande Projektets genomförande kan beskrivas enligt en 3*3-matris, enligt fig. 1. Vertikal 1, samtal och informationsinsamling Den första och kanske viktigaste vertikalen i projektet är insamling av synpunkter, åsikter och frågeställningar från medlemmar och kårer. Detta sker främst genom personliga besök i kårer och (om det finns resurser) utmanar- och roverlag. Utöver de personliga besöken, använder vi ett bokningssystem där medlemmar och andra kan boka telefonmöten med styrelseledamöter, samt specifika webbformulär och mailadresser, Twitter och ett sms-nummer för kortare kommunikation. Målet är att medlemmar ska kunna kontakta oss på det sätt de trivs bäst med, så att vi får kontakt med så många som möjligt. I det här arbetet ingår också att besvara personliga frågor. Vertikal 2, kårledningar Enkelriktad kommunikation till en betydligt smalare målgrupp med ett mer begränsat budskap. Målet är att alla som har en ledande befattning i en scoutkår alltid ska ha tillgång till all information om vad de behöver göra för att organisationsomvandlingen ska gå så smidigt som möjligt. Den huvudsakliga kommunikationskanalen här är en separat maillista, som kombineras med en sektion på hemsidan där all information arkiveras. Vertikal 3, reklam Utöver de personliga besöken och insamling av information från medlemmarna, behövs en brett inriktad reklamkampanj inom förbundet för att dra uppmärksamhet till KFUM Sveriges kommande scoutverksamhet och de förbättringar flytten dit kommer att innebära för medlemmarna. Fokus i kampanjen ligger på de möjliga synergieffekter som finns i och med en tätare integration av KFUM. Sida 2 (4)
Dialogprojektet 2014-06-23 Styrelsen Ss Tillsvidare Enkla exempel Basket i skogen kan man ha läger med en basketklubb? Internationella möjligheter praktikantprogram, FN-konferenser med mera. Livsåskådning inte religiöst men inte antireligiöst. Horisontal 1, Vad händer? Tid: 1-21 september Under de första tre veckorna av projektets genomförande ligger fokus på att informera målgrupperna om att organisationsförändringen existerar, och hur de genom projektet kan påverka den. Detta sker framförallt inom vertikalerna 2 och 3, men möjligheterna att samtala med styrelsen inom vertikal 1 är öppna. Horisontal 2, insamling Tid: 22 september - 1 januari Projektets huvudfas, med fokus på kårbesök och samtal. Majoriteten av arbetet i vertikal 1 sker här, medan vertikalerna 2 och 3 rullar på. Information till kårledningar sker efter behov när förändringar behöver genomföras, och reklamkampanjen pågår med lägre intensitet. Horisontal 3, överlämning Tid: februari - april (maj?) Projektet avslutas med ett avstamp för den nya verksamheten. Detta sker dels i samband med tinget, vid ett möte där kårerna bjuds in. Vid mötet presenteras resultatet av insamlingen, och (om möjligt) den nya organisationen för scouting i KFUM. Efter mötet ökar intensiteten i vertikal 3, för att bygga upp intresset och göra uppbyggnaden av verksamheten i KFUM Sverige (och Rokokoren) så enkel och smärtfri som möjligt. Budget Totalt finns 45 tkr budgeterade för projektets genomförande. Dessa fördelas på projektets kostnader enligt följande: Administration och IT - 1 tkr Deltagande vid större möten och evenemang där medlemmar och kårer finns - 4 tkr Personliga besök hos scoutkårer - 33 tkr Kick-off i samband med riksting, fm eller motsvarande - 5 tkr Oförutsedda kostnader - 2 tkr Alternativt kan kick-offen strykas och 38 tkr användas till kårbesök. Sida 3 (4)
Dialogprojektet 2014-06-23 Styrelsen Ss Tillsvidare Givet att styrelseledamöter har möjlighet att besöka kårer sitt geografiska närområde, och att resor och möten i övrigt bokas resurseffektivt, bör medelkostnaden för ett kårbesök understiga 500 kr. 64 kårer kan då besökas inom den lägre budgetnivån, mer än tillräckligt enligt Albins sammanställning. Tidsplan Fullständig tidsplan för projektet: Juli-augusti Förberedelsefas, bygga hemsidor, skriva texter, skapa grafik med mera. September Uppstartsfas, horisontal ett. Kontakta kårer och andra berörda via mail, post, telefon för att väcka medvetenhet och boka in möten. Oktober-januari Huvudsakligt genomförande horisontal två. Resa runt till kårer, ca 2 per person och aktiv vecka. Svara på frågor via telefon, mail osv. Februari-april Vertikal tre avslutande kommunikation med medlemmar och kårer. Följ upp kårmöten, publicera intressanta resultat. Leverera info till KFUM Sverige, Scouterna och andra som berörs. Sida 4 (4)