Salems IF Organisation och ansvar Detta dokument är fastställt vid styrelsemöte 2013-10-10 Korrigering av beskrivningen för Senior- och juniorutskott och Ungdomsutskott. Tillägg av Arbetsledning Föreningskonsulenter, Revisorssuppleant och Mini-Cup ambassadör. Förord Målsättningen med detta dokument är att ge en arbetsbeskrivning för alla roller och kommittéer för att på så sätt tydliggöra hur föreningens verksamhet ska bedrivas. Dokumentet ska fungera som ett stöd i den löpande verksamheten. Syftet är också att skapa ett gemensamt synsätt på och arbetssätt i föreningens verksamhet. Dessutom ska dokumentet fungera som information för ledare, tränare, spelare och föräldrar vilket kan underlätta när man försöker värva fler att hjälpa till i verksamheten.
Innehåll 1 Föreningsstyrelse... 3 1.1 Övergripande... 3 1.2 Ordförande... 3 1.3 Vice ordförande... 4 1.4 Sekreterare... 4 1.5 Kassör/ekonomiansvarig... 5 1.6 Ledamot... 6 1.7 Suppleant... 6 1.8 Adjungerad ledamot... 7 2 Kommittéer och funktionsansvar... 7 2.1 Materialansvarig... 8 2.2 Utbildningsansvarig... 8 2.3 Verksamhetsutvecklare... 9 2.4 Senior- och juniorutskott... 9 2.5 Ungdomsutskott... 11 2.6 IDA-ansvarig... 13 2.7 Flick- och damansvarig... 14 2.8 Webb/hemsideansvarig... 14 2.9 Informationsansvarig... 15 2.10 Kontaktperson Salems kommun... 15 2.11 Evenemangsansvarig... 16 2.12 Innebandyprofilansvarig... 17 2.13 Domar/matchledaransvarig... 17 2.14 Sponsorkommitté... 18 2.15 Arbetslednng Föreningskonsulter... 18 2.16 Kontaktperson förbundet... 19 2.17 Valberedning... 19 2.18 Revisor.. 20 2.19 Revisorssuppleant... 20 2.20 Mini-Cup ambassadör... 20 3 Anställda... 21 4 Herrar A-lag... 21 4.1 Lagledare... 21 4.2 Tränare... 22 4.3 Materialförvaltare... 23 5 Junior- och ungdomslag... 23 5.1 Lagledare... 23 5.2 Tränare... 24 5.3 Materialförvaltare... 25 5.4 Föräldrar... 26 Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 2 (27)
1 Föreningsstyrelse 1.1 Övergripande 1.1.1 Allmänt Styrelsen väljs vid föreningens årsmöte och är det verkställande organ som driver och utvecklar föreningen mot fastställda mål och i den anda som årsmötet beslutat. Uppgifterna fördelas inom styrelsen så att föreningen får ut maximalt av planerade satsningar och aktiviteter. 1.1.2 Arbetsuppgifter Utveckla föreningens framtid genom att ta fram och förvalta visioner och målsättningar som beslutas av årsmötet. Löpande leda föreningens verksamhet. Upprätta och förvalta flerårsplaner, mål och policies. 1.1.3 Befogenheter Styrelsen har befogenheter enligt föreningens stadgar samt enligt årsmötets beslut. Styrelsen har rätt att adjungera nya till styrelsen för projekt och efter behov. 1.1.4 Ansvar Enligt gällande lagar och regler för föreningsverksamhet. Styrelsen är ansvarig enligt föreningens stadgar. Ansvarsfrihet kan endast beslutas av årsmötet. 1.2 Ordförande 1.2.1 Allmänt Ordförande väljs av årsmötet på tid enligt föreningens stadgar. Lämpligt är att ordförande respektive vice ordförande väljs med ett års förskjutning så att båda inte avgår samtidigt. 1.2.2 Arbetsuppgifter Skall leda styrelsen och med hjälp av den leda och utveckla föreningen enligt årsmötets beslut. Leda och planera styrelsemöten, fördela uppgifter och uppdrag samt se till att beslut genomförs och följs upp. Se till att föreningen har flerårsplaner samt att mål och policy för verksamheten årligen sätts upp och revideras. Vara föreningens representant utåt. Ansvara för att verksamhetsberättelse och -plan skrivs i god tid inför årsmötet. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 3 (27)
Ansvara för att redovisningar från tränare, ledare och spelare hanteras enligt deras kontrakt. Ansvara för att föreningens kontrakt för spelare och partners upprättas korrekt. Ansvara för att kontrakt upprättas med spelare, ledare och tränare för A- och juniorlag. Ansvara för övergripande kontakter med andra föreningar och kommun. Se till att beslut följs upp och åtgärdas. Övervaka att föreningens stadgar följs. 1.2.3 Befogenhet Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet Attesträtt enligt föreningens stadgar i kombination med 1.2.4 Ansvar Ansvarar för att föreningens mål och planer blir verkställda. Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och 1.3 Vice ordförande 1.3.1 Allmänt Vice ordförande utses inom styrelsen bland de ledamöter som utsetts av årsmötet. Lämpligt är att ordförande respektive vice ordförande väljs med ett års förskjutning så att båda inte avgår samtidigt. 1.3.2 Arbetsuppgifter Biträda och avlasta ordförande med dennes arbetsuppgifter. Ersätta ordinarie ordförande om denne har förhinder. Ersätta ordinarie ordförande om denne väljer att lämna styrelsen. 1.3.3 Befogenhet 1.3.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och 1.4 Sekreterare 1.4.1 Allmänt Sekreterare utses inom styrelsen bland de ledamöter som utsetts av årsmötet. 1.4.2 Arbetsuppgifter Dokumentera föreningens verksamhet. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 4 (27)
Förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten och se till att kallelser skickas i god tid till styrelsemöten. Föra protokoll vid styrelsemöten samt se till att protokollet inom en vecka sänds till föreningens styrelsemedlemmar samt i sammanfattad form sänds ut till alla lagledare. Se till att originalprotokoll justeras och arkiveras. Kalla till årsmöte enligt stadgarna och beslut. Se till att alla handlingar finns tillgängliga till årsmötet. Se till att fattade beslut verkställs. Hålla föreningens kalender uppdaterad och tillgänglig. Hålla reda på föreningens arkiv och se till att handlingar förvaras på ett betryggandes sätt. Årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Posthantering och fördelning av inkommande fysisk och digital post till lag och funktionärer. 1.4.3 Befogenheter 1.4.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och Ansvara för arkiverade handlingar och protokoll och att de finns tillgängliga för de personer som har rätt att ta del av dem. 1.5 Kassör/ekonomiansvarig 1.5.1 Allmänt Kassör/ekonomiansvarig utses inom styrelsen bland de ledamöter som utsetts av årsmötet. 1.5.2 Arbetsuppgifter Förvalta föreningens ekonomi samt till att in- och utbetalningar genomförs enligt beslut och skyldigheter. Övergripande följa föreningens ekonomi och budget. Sköta betalningar av skatter, avgifter och skulder i tid. Regelbundet till styrelsen rapportera föreningens utfall, lämna prognoser samt föreslå åtgärder. Sammanställa föreningens budget. Föra medlemsförteckning samt se till att medlemmar betalar sina avgifter. Sammanställa och redovisa aktivitetskort. Svara för att föreningen söker bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer m fl. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 5 (27)
Domarredovisningar från lagen. Sammanställa årsresultat till revisorer och årsmötet. I förekommande fall upprätta deklarationer, kontrolluppgifter mm. Föra inventarieförteckning. Se till att föreningen har ett korrekt försäkringsskydd. All fakturering av reklam/sponsring sker via kassören. Säkerställa skriftliga rutiner för den ekonomiska verksamheten. Vara kontaktperson mot föreningens bank och lagens kassörer. Se till att ekonomiska frågor för lag som upphör hanteras på ett korrekt sätt. 1.5.3 Befogenhet Attesträtt enligt föreningens stadgar i kombination med 1.5.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och Ansvara inför styrelsen för föreningens ekonomi, tillgångar och skulder. Att budget och bokslut är klart i tid för styrelsens och årsmötets godkännande samt redovisas till årsmötet. 1.6 Ledamot 1.6.1 Allmänt Ledamot väljs av årsmötet på tid enligt föreningens stadgar. 1.6.2 Arbetsuppgifter Delta i styrelsens arbete. Kunna vara funktionsansvarig för ett eller flera områden. 1.6.3 Befogenhet 1.6.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och 1.7 Suppleant 1.7.1 Allmänt Suppleant väljs av årsmötet på tid enligt föreningens stadgar. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 6 (27)
1.7.2 Arbetsuppgifter Delta i styrelsens arbete, eventuellt i begränsad omfattning. Kunna vara funktionsansvarig för ett eller flera områden. Ersätta ordinarie styrelseledamot som väljer att lämna styrelsen. 1.7.3 Befogenhet 1.7.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och 1.8 Adjungerad ledamot 1.8.1 Allmänt Adjungerad ledamot utses av styrelsen. 1.8.2 Arbetsuppgifter I begränsad omfattning delta i styrelsens arbete. Kunna vara funktionsansvarig för ett eller flera områden. 1.8.3 Befogenhet Saknar rösträtt men har yttranderätt på styrelsemöten. 1.8.4 Ansvar Ansvar enligt föreningens stadgar, årsmötets och 2 Kommittéer och funktionsansvar För att underlätta arbetet i föreningen har styrelsen möjlighet att utse kommittéer och funktionsansvariga inom de områden där det finns behov av regelbunden och/eller mer omfattande verksamhet. Funktionsansvarig kan vara styrelsemedlem eller en person utanför styrelsen. Samtliga funktionsansvariga rapporterar direkt till styrelsen, via deltagande på hela eller del av ett styrelsemöte, alternativt genom att lämna en skriftlig eller muntlig rapport till av styrelsen utsedd styrelsemedlem. Vid införande av ytterligare funktionsansvariga eller kommittéer så skall detta dokument uppdateras med arbetsuppgifter, befogenheter och ansvar. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 7 (27)
2.1 Materialansvarig 2.1.1 Allmänt Materialansvarig ansvarar före föreningens material och ser till att lagen utrustas med nödvändigt material och att material återlämnas. 2.1.2 Arbetsuppgifter Se till att matchkläder och träningsmaterial utlämnas, och kvitteras, i god tid före varje säsong samt att desamma återlämnas, i tvättat skick, snarast efter varje säsong. Till styrelsen föreslå inköpsbehov av material och kläder. Informera lagledare om hur inköp av kläder och material skall ske. Samordna inköp av kläder och material. Informera styrelsen om förstörd och förkommen utlånad material och ge förslag på åtgärder med anledning av detta. Tillse att lagens utrustning sköts av respektive lag. Föra loggbok över ut- och inlämnad utrustning. Hålla kontakt med materialleverantörer. Se till att materialfrågor för lag som upphör hanteras på ett korrekt sätt 2.1.3 Befogenhet 2.1.4 Ansvar 2.2 Utbildningsansvarig 2.2.1 Allmänt Se till att föreningens utbildningsnivå bibehålls och utvecklas med hjälp av interna och externa kontakter. 2.2.2 Arbetsuppgifter Föra logg över ledares, tränares, matchledares och domares utbildning. Samla in önskemål om utbildning. Se till att utbildningspolicy finns framtagen och löpande förvaltas Till styrelsen föreslå utbildningar enligt policyn. Beställa och vid behov genomföra utbildningar i föreningens regi. Bistå tränare och ledare med information om interna och externa utbildningar. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 8 (27)
Samarbeta med SISU. 2.2.3 Befogenhet 2.2.4 Ansvar 2.3 Verksamhetsutvecklare 2.3.1 Allmänt Verksamhetsutvecklare deltar i och koordinerare arbetet med föreningens framtidsfrågor, arbetar med frågor kring föreningens administration, förvaltar föreningens styrande dokument samt vara rådgivare till föreningsadministrationen. 2.3.2 Arbetsuppgifter Aktivt arbeta med och koordinera/samordna hanteringen av framtidsfrågor Medverka vid utformning av visioner, mål och strategier Medverka till att föreningen har innovations- och förändringsförmåga Medverka vid framtagning av administrativa rutiner för förening och lag Medverka vid utformning/anpassning av föreningens organisation Ser till att förvaltningen av föreningens styrande dokumentation fungerar Rådgivning till föreningskonsulenter och styrelse 2.3.3 Befogenhet 2.3.4 Ansvar 2.4 Senior- och juniorutskott 2.4.1 Allmänt Operativt leda senior- och juniorverksamheten inom föreningen baserat på föreningens mål fastställda av styrelsen samt i förekommande fall av föreningens årsmöte. Vara en sammanhållande länk mellan styrelsen och senior- och juniorlagen. Senior- och juniorutskottet ska bestå av ett lämpligt antal personer som tillsammans representerar senior- och juniorlagen. Senior- och juniorutskottet leds av en utskottsansvarig (som behöver vara en god administratör). Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 9 (27)
Utskottsansvarig ska vara ledamot i styrelsen. 2.4.2 Arbetsuppgifter Ledning och styrning generellt Genomföra regelbundna möten med samtliga tränare och materialansvariga. Coacha tränarna. Tillsammans med tränarna utveckla en gemensam träningsstrategi för senioroch juniorlagen. Samarbeta med Ungdomsutskottet och ungdomslagen om tränings- och matchningsteknik samt se till att senior- och juniorspelarna kommer ut till ungdomslagen minst en gång per säsong. Ledning och styrning av seniorer och juniorer Leda och styra senior- och juniorverksamheten inom föreningen Tillsamman med ledarteamet planera säsongen och lämna ett förslag till styrelsen före säsongsstart. Till styrelsen, tillsammans med ledarteamet, ta fram budgetförslag för senioroch juniorlagsverksamheten. Tillsammans med ledarteamet fastställa truppen. Tillsammans med ledarteamet komma med förslag till styrelsen på värvningar. Tillsammans med ledarteamet ta beslut om matchstarter. Till styrelsen föreslå lagledare, tränare, matcharrangörer och materialförvaltare för senior- och juniorlag. Inom ramen för fastställd budget skriva avtal med ledare och spelare (senioroch juniorlag). Till styrelsen skapa underlag för tränaravtal. Hantera och följa upp disciplinärenden och löpande hålla styrelsen informerad om dessa. Vid behov överföra ärendet till styrelsen för beslut. Hantera och följa upp spelar-, ledar- och tränarklagomål och löpande hålla styrelsen informerad om dessa. Vid behov överföra ärendet till styrelsen för beslut. Administration och planering Löpande administration för att få en fungerande sportverksamhet. Tillsammans med utskottsansvarige för Ungdomsutskottet ansvara för Lagledarens Lilla lila och Tränarens Lilla lila. Tillsammans med utskottsansvarige för Ungdomsutskottet skapa riktlinjer för anmälningar till seriespel. Till styrelsen ge förslag på anmälan till seriespel. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 10 (27)
Tillsammans med utskottsansvarige för Ungdomsutskottet skapa riktlinjer för träningstider för lagen. Till Föreningskonsulenterna, tillsammans med utskottsansvarige för Ungdomsutskottet, ge förslag på fördelning av träningstider för lagen. I förekommande falls skriva avtal med ledare som genomgår speciell utbildning. Vid behov initiera utbildning för tidtagare, protokollförare och sekretariat från de olika lagen för att tillgodose behov för A-laget och i förekommande fall till viss del även för juniorspetslagets hemmamatcher. Information Informationshanteringen inom föreningen måste fungera för att undvika misstag, missförstånd och konflikter. Informera samtliga tränare och lagledare om policys och regler. Samla in synpunkter från ledare och tränare. Förmedla information till styrelsen från ledare och tränare. Sprida information från styrelsen och Senior- och ungdomsutskottet till ledare och tränare. 2.4.3 Befogenheter Rekommendera eventuella åtgärder till styrelsen vid upprepad misskötsel enligt föregående punkt. Till styrelsen föreslå vilka kandidater föreningen skall nominera till stadslag eller liknande uttagningar. 2.4.4 Ansvar Ansvarar för att lagen driver sin verksamhet i en riktning som är i enlighet med de målsättningar och mål som styrelsen har satt upp för lagen. Ansvar för det gemensamma ledarteamet för seniorer och juniorer. 2.5 Ungdomsutskott 2.5.1 Allmänt Operativt leda ungdomsverksamheten inom föreningen baserat på föreningens mål fastställda av styrelsen samt i förekommande fall av föreningens årsmöte. Vara en sammanhållande länk mellan styrelsen och ungdomslagen. Ungdomsutskottet ska bestå av ett lämpligt antal personer som tillsammans representerar ungdomslagen. Ungdomsutskottet leds av en utskottsansvarig (som behöver vara en god administratör). Utskottsansvarig ska vara ledamot i styrelsen. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 11 (27)
2.5.2 Arbetsuppgifter Ledning och styrning generellt Stärka samarbetet mellan olika lags ledare/tränare Genomföra regelbundna möten med samtliga tränare och materialansvariga. Skapa stabila och bra rutiner för uppstart av nya lag Coacha tränarna. Tillsammans med tränarna utveckla en gemensam träningsstrategi för ungdomslagen Samarbeta med Senior- och juniorutskottet och ungdomslagen om tränings- och matchningsteknik samt se till att senior- och juniorspelarna kommer ut till ungdomslagen minst en gång per säsong. Ledning och styrning av ungdomslagen Leda och styra ungdomsverksamheten inom föreningen Tillsamman med ledarteamen planera säsongen och lämna ett förslag till styrelsen före säsongsstart. Hantera och följa upp disciplinärenden och löpande hålla styrelsen informerad om dessa. Vid behov överföra ärendet till styrelsen för beslut. Hantera och följa upp föräldra-, spelar-, ledar- och tränarklagomål och löpande hålla styrelsen informerad om dessa. Vid behov överföra ärendet till styrelsen för beslut. Administration och planering Information Löpande administration för att få en fungerande ungdomsverksamhet. Tillsammans med utskottsansvarige för Senior- och juniorutskottet ansvara Lagledarens Lilla lila och Tränarens Lilla lila. Tillsammans med utskottsansvarige för Senior- och juniorutskottet skapa riktlinjer för anmälningar till seriespel. Till styrelsen ge förslag på anmälan till seriespel. Tillsammans med utskottsansvarige för Senior- och juniorutskottet skapa riktlinjer för träningstider för lagen. Till Föreningskonsulenterna, tillsammans med utskottsansvarige för Senior- och juniorutskottet, ge förslag på fördelning av träningstider för lagen. I förekommande falls skriva avtal med ledare som genomgår speciell utbildning. Informationshanteringen inom föreningen måste fungera för att undvika misstag, missförstånd och konflikter. Informera samtliga tränare och lagledare om policys och regler. Samla in synpunkter från ledare och tränare. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 12 (27)
Förmedla information till styrelsen från ledare och tränare. Sprida information från styrelsen och Ungdomsutskottet till ledare och tränare. Domar/matchledaransvar Tillsammans med Senior- och juniorutskottet utgöra bollplank till Domar/matchledaransvarig. 2.5.3 Befogenheter Rekommendera eventuella åtgärder till styrelsen vid upprepad misskötsel enligt föregående punkt. 2.5.4 Ansvar Ansvarar för att lagen driver sin verksamhet i en riktning som är i enlighet med de målsättningar och mål som styrelsen har satt upp för lagen. 2.6 IDA-ansvarig 2.6.1 Allmänt IDA står för Innebandyns Dagliga Administrationssystem och innehåller uppgifter om föreningens styrelse, ledare, tränare och spelar. Systemet finns hos Svenska Innebandförbundet och föreningen är skyldig att lagra information i detta system. 2.6.2 Arbetsuppgifter Löpande registrera och underhålla information om styrelse, ledare, tränare och spelare. Hantera övergång av ledare, tränare och spelare mellan föreningar. 2.6.3 Befogenheter Generalfullmakt från styrelsen att sköta övergångshanteringen. Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet, styrelsen och Svenska innebandyförbudet Delegera arbetsuppgifter till andra föreningsmedlemmar (t ex matchrapportering). 2.6.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar, årsmötets, styrelsens och Svenska innebandyförbundets beslut. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 13 (27)
2.7 Flick- och damansvarig 2.7.1 Allmänt För att stärka flick- och damverksamheten inom föreningen så skall dessa frågor behandlas på ett sådant sätt att verksamheten styrs upp och växer i omfattning. 2.7.2 Arbetsuppgifter Aktiv arbeta för att få fler flicklag och flera flick- och damspelare, Aktivt arbeta för att få fram ledare och tränare till flick- och damlag Aktivt arbeta för att få tillräckligt med träningstider för flick- och damlag Aktivt samarbete med Senior- och juniorutskottet och Ungdomsutskottet Löpande informera styrelsen om flick- och damverksamheten 2.7.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet, styrelsen, Senior- och juniorutskottet och Ungdomsutskottet 2.7.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar, årsmötets, styrelsens och Senior- och juniorutskottet och Ungdomsutskottet beslut. 2.8 Webb/hemsideansvarig 2.8.1 Allmänt Föreningen har en övergripande hemsida (baserad på www.klubben.se) samt en FTPserver (hos Loopia). Varje lag har en egen hemsida (baserad på www.laget.se). Lagens hemsidor är kopplade till föreningens hemsida. Styrelsen och Senior- och juniorutskottet samt Ungdomsutskottet har, om de så önskar, också egna hemsidor (även de baserade på www.laget.se). 2.8.2 Arbetsuppgifter Löpande uppdatera föreningens övergripande hemsida. Detta arbete ska, efter beslut i styrelsen, till viss del även delegeras till andra personer inom föreningen. Presentera externa inbjudningar till CUP-er på hemsidan Komma med förslag på policy för och förändringar av struktur och innehåll på föreningens övergripande hemsida. Tilldela behörighet till föreningens övergripande hemsida. Lägga upp hemsida för nya lag samt ta bort hemsidor för lag som inte längre existerar. Löpande granska lagens hemsidor för att säkerställa att gällande policies och regelverk efterlevs. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 14 (27)
Komma med förslag på förändringar av struktur och innehåll på föreningens FTP-server. 2.8.3 Befogenheter Granska och vi behov censurera gästböcker och andra inlägg på föreningens alla hemsidor. 2.8.4 Ansvar 2.9 Informationsansvarig 2.9.1 Allmänt Informationsansvarig svara för informationsspridning om verksamheten i föreningen samt koordinera föreningens samverkan med pressen (och då speciellt Mitt i Botkyrka Salem ) och medverka till att Salems IF syns i lokalmedia med såväl matchresultat som reportage. Informationsansvarig skall också följa vad som skrivs om Salems IF i pressen och på ett systematisk sätta samla informationen. 2.9.2 Arbetsuppgifter Veckovis aktivt samla in samt lägga ut information på föreningens hemsida 3-6 gånger per producera ett nyhetsbrev för distribution till medlemmar, föräldrar, sponsorer och övriga intresserade. Löpande förse lokal- och rikspress samt övrig media med material om Salems IF. Delta i framställning av verksamhetsrapport inför årsmötet Samla in och arkivera artiklar från lokal- och rikspress om Salems IF. 2.9.3 Befogenheter 2.9.4 Ansvar 2.10 Kontaktperson Salems kommun 2.10.1 Allmänt Vara föreningens representant mot kommunen vad gäller strategiska frågor. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 15 (27)
2.10.2 Arbetsuppgifter Löpande kontakt med fritidsnämnden och dess ordförande samt med kommunens tjänstemän inom fritidsområdet. Vid önskemål från kommunen delta i fritidsnämndens möte. 2.10.3 Befogenheter 2.10.4 Ansvar 2.11 Evenemangsansvarig 2.11.1 Allmänt Evenemangsansvarig ska övergripande arbeta med frågan Hur gör vi det roligare att vara i Skogsängshallen?. Arbetet omfattar även styrning av föreningens CUP-verksamhet samt cafeteriaverksamhet. 2.11.2 Arbetsuppgifter Att sammankalla en arbetsgrupp inom ansvarsområdet. Tillsammans med arbetsgruppen aktivt arbeta med svar på frågan Hur gör vi det roligare att vara i Skogsängshallen?. Vara sakkunnig vad gäller CUP-verksamheten inom föreningen. Koordinera all CUP-verksamhet som genomförs i föreningens regi. Årligen se till att lagen sätts upp i ett dagschema för cafeteriaverksamheten vid hemmamatcher. Att tillsammans med arbetsgruppen ta fram riktlinjer vad gäller inköpsställen, sortiment, priser mm. Kontaktperson/mot styrelsen vad gäller evenemang i våra hallar. Att tillsammans med arbetsgruppen samordna inköp av utrustning för cafeteriaverksamheten. Att tillsammans med arbetsgruppen ta fram checklistor som skapar effektiva och professionella arrangemang. Checklistorna ska anpassas till de olika typer av arrangemang som föreningen genomför. Löpande informera styrelsen om verksamheten. Att tillsammans med arbetsguppen underlätta för lagledare att alltid ha utbildade personer i sekretariatet. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 16 (27)
2.11.3 Befogenhet 2.11.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar, årsmötets, styrelsens och Senior- och juniorutskottets beslut. Observera att varje enskild lagledare själv svarar för sina egna arrangemang. 2.12 Innebandyprofilansvarig 2.12.1 Allmänt Skogsängsskolan har en innebandyprofil, baserad på tid tagen från skolans och elevens val. Verksamheten bedrivs i samarbete med Salems Innebandyförening. 2.12.2 Arbetsuppgifter Samordna den löpande verksamheten vis Skogängsskolan. Löpande informera styrelsen om verksamheten. 2.12.3 Befogenhet samt Skogsängsskolans ledning 2.12.4 Ansvar 2.13 Domar/matchledaransvarig 2.13.1 Allmänt Domar/matchledaransvarig rapporterar direkt till styrelsen. 2.13.2 Arbetsuppgifter Aktivt samarbeta med Senior- och juniorutskottet samt med Ungdomsutskottet. Hålla och tillgängliggöra förteckning över utbildade domare/matchledare. Samordna domar/matchledarutbildning. Uppmuntra spelare till att utbilda sig till domare/matchledare. Informera ledare och tränare om de skyldigheter som lagen har gentemot domare/matchledare. Övervaka att samtliga utbildade domare/matchledare erbjuds möjlighet att utöva domar/matchledarverksamhet. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 17 (27)
2.13.3 Befogenhet samt Senior- och juniorutskottet och Ungdomsutskottet 2.13.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar, årsmötets, styrelsens och Senior- och juniorutskottet och Ungdomsutskottet beslut. 2.14 Sponsorkommitté 2.14.1 Allmänt Operativt leda föreningens övergripande sponsorverksamheten baserat på föreningens mål fastställda av styrelsen samt i förekommande fall av föreningens årsmöte. Sponsorkommittén leds av en kommittéansvarig och denne ska vara en styrelseledamot eller en suppleant. Sponsorkommittén ska bestå av ett lämpligt antal personer som tillsammans har: Kunskap om föreningens sportsliga verksamhet. Överblick över föreningens ekonomi. Goda marknadskontakter. 2.14.2 Arbetsuppgifter Anskaffa långsiktiga föreningssponsorer. Stärka och förvalta föreningens varumärke. Övervaka lagens sponsorverksamhet så att föreningens policy och regelverk tilllämpas. Avtalshantering för föreningens och lagens reklamskyltar i Skogsängshallen. 2.14.3 Befogenhet 2.14.4 Ansvar 2.15 Arbetslednng Föreningskonsulter 2.15.1 Allmänt Vara den som praktiskt arbetsleder Föreningskonsulenterna 2.15.2 Arbetsuppgifter Planering och uppföljning av Föreningskonsulenternas arbete Löpande arbetsledning av Föreningskonsulenterna Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 18 (27)
Månadsmöten med Föreningskonsulenterna Löpande avrapportera verksamheten till styrelsen Ajourhålla arbetsbeskrivningar mm 2.15.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet 2.15.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar och årsmötets beslut. 2.16 Kontaktperson förbundet 2.16.1 Allmänt Vara föreningens representant mot förbundet vad gäller övergripande och/eller strategiska frågor. 2.16.2 Arbetsuppgifter Löpande kontakt med förbundet. 2.16.3 Befogenheter 2.16.4 Ansvar 2.17 Valberedning 2.17.1 Allmänt Arbete med att ta fram kandidater till styrelse och funktionsansvariga inom föreningen. 2.17.2 Arbetsuppgifter Löpande kontakt med lagledningar, spelare och föräldrar för att informera om arbete inom styrelse- och funktionsansvar för att hitta intresserade personer. Inför årsmötet ta fram förslag på kandidater till styrelsen och funktionsansvariga. 2.17.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 19 (27)
2.17.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar och årsmötets och beslut. 2.18 Revisor 2.18.1 Allmänt Vara föreningens revisor. 2.18.2 Arbetsuppgifter Inför årsmötet genomför revision av föreningens verksamhet och ta fram en revisionsrapport. 2.18.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet 2.18.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar och årsmötets beslut. 2.19 Revisorssuppleant 2.19.1 Allmänt Vara personlig suppleant till föreningens revisor. 2.19.2 Arbetsuppgifter Som observatör delta vid revisionsarbete Genomföra revision om ordinarie revisor ej kan genomföra revisionen 2.19.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet 2.19.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar och årsmötets beslut. 2.20 Mini-Cup ambassadör 2.20.1 Allmänt Vara föreningens kontaktperson mot förbundet vad gäller Mini-Cup-verksamhet 2.20.2 Arbetsuppgifter Kontaktperson för Mini-Cup-verksamhet Koordinera Mini-Cup-verksamhet med Föreningskonsulenterna och Evenemangsansvarig Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 20 (27)
2.20.3 Befogenheter Verkställa beslut inom de ramar som stadgarna anger och som årsmötet 2.20.4 Ansvar Ansvar att utföra tilldelade arbetsuppgifter enligt gällande stadgar och årsmötets beslut. 3 Anställda Separat beskrivning finns framtagen för anställda. 4 Herrar A-lag 4.1 Lagledare 4.1.1 Allmänt Lagledaren är den operativt ansvarige för A-lagets verksamhet. Lagledaren skall vara ett föredöme för spelare såväl i båset som vid övriga tillfällen tillsammans med dem. 4.1.2 Arbetsuppgifter Informera spelare och, i förekommande fall, föräldrar om policys och regler. Vara lagets kassör om inte annan person utses till detta. Ansvara för att rätt formulär och protokoll finns tillgängliga till alla matcher. Till styrelsen lämna en komplett adresslista över spelare och tränare/ledare. Ansvara för egna arrangemang runt träningsläger och cuper och vid behov ta hjälp av Evenemangsansvarig. Säkerställa att det finns utbildade personer som kan sköta sekretariatet och vid behov ta hjälp av Evenemangsansvarig för att anordna utbildning. Säkerställa att det finns bemanning till sekretariatet vid hemmamatcher. Ansvara för att övergångsanmälningar skickas in i tid via styrelsen. Betala domare. På fastställda tider inrapportera närvarokorten Anvisa omklädningsrum för gästande lag. Ingå i gemensamt ledarteam för A-lag och juniorer. Rapportera matchresultat till IDA från lagets hemmamatcher. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. 4.1.3 Befogenhet Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 21 (27)
4.1.4 Ansvar Ansvar för lagets sportliga beteende och agerande. Ansvarig utgivare för lagets hemsida. 4.2 Tränare 4.2.1 Allmänt Verkställa föreningens mål och målsättningar fastställda av styrelsen och årsmötet. Tränare skall vara ett föredöme för spelare såväl i båset som vid övriga tillfällen tillsammans med dem. 4.2.2 Arbetsuppgifter Föreslå en säsongsplanering till Senior- och juniorutskottet. Fastställa truppen tillsammans med Senior- och juniorutskottet. Tillsammans med Senior- och juniorutskottet föreslå eventuella värvningar. Planera och genomföra träningen för alla spelarna. Utvärdera resultat Tillsammans med Senior- och juniorutskottet föreslå nödvändiga ändringar i truppen. Delta i aktiviteter bestämda genom samråd med styrelsen Genomföra fastställda träningsläger och cuper. I alla lägen vara lojal mot föreningen. Laguttagning till matcher för A-laget. Kalla rätt spelare till A-lagsmatch. Regelbundna utvecklingssamtal med alla spelare. Gå på utbildningar som ger ledarlicens, därefter BUL 1-3 och sen BLOCK 1-4.. Samarbeta med junior- och ungdomstränare för gemensamma träningar samt inslussning av ungdomsspelare Till Senior- och juniorutskottet förslå träningstider och behov. Ingå i gemensamt ledarteam för A-lag och juniorer. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. 4.2.3 Befogenheter Göra laguttagningar med långsiktiga satsningar. Att vid misskötsel avstänga spelare från match och/eller träning i samråd med Senior- och juniorutskottet. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 22 (27)
4.2.4 Ansvar Ansvarar gentemot föreningens styrelse och de ramar som den satt upp. Ansvara inför Senior- och juniorutskottet för resultat och relationer inom laget. Uppträder alltid som en representant för föreningen. 4.3 Materialförvaltare 4.3.1 Allmänt Ta hand om och vårda allt material före, under och efter träningar respektive matcher. 4.3.2 Arbetsuppgifter Kontakt mot lagen för in- och utlämning av dräkter och träningsmaterial. Kontrollera motståndarfärger vid bortamatcher. God ordning i omklädningsrum. Samla ihop och kontrollräkna dräkter efter match. Ansvara för att dräkter tas med till hemma- och bortamatcher. Ansvara för att dräkter tvättas. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. 4.3.3 Befogenheter Se till att dräkter och kläder hålls i gott skick. Till föreningens materialansvarige framföra önskemål om kompletteringar och nyinköp. 4.3.4 Ansvar Ansvarar gentemot föreningsstyrelsen och de ramar som den satt upp. Ansvarar inför Senior- och juniorutskottet och tränare att rena, torra och rätt dräkter finns på plats inför varje match. 5 Junior- och ungdomslag 5.1 Lagledare 5.1.1 Allmänt Lagledaren är den operativt ansvarige för lagets hela verksamhet. Lagledaren skall vara ett föredöme för spelare såväl i båset som vid övriga tillfällen tillsammans med dem. 5.1.2 Arbetsuppgifter Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 23 (27)
Informera spelare och föräldrar om policys och regler. Vara lagets kassör om inte annan person utses till detta. I mesta möjliga mån delta vid hemma- och bortamatcher liksom vid träningar. Ansvara för att rätt formulär och protokoll finns tillgängliga till alla matcher. Till styrelsen lämna en komplett adresslista över spelare och tränare/ledare. Ansvara för egna arrangemang runt träningsläger och cuper och vid behov ta hjälp av Evenemangsansvarig. Ansvarar för att övergångsanmälningar skickas in i tid via styrelsen. Se till att matchledare bokas till lagens hemmamatcher. (För de lag som inte har domare bokade av förbundet). Betala matchledare alternativt domare. Anvisa omklädningsrum för gästande lag. På fastställda tider inrapportera närvarokorten. Ansvarig för lagets cafeteriaverksamhet om inte annan person utses till detta. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. I förekommande fall rapportera matchresultat till IDA. Ansvarig utgivare för lagets hemsida. För lagledaren för juniorlaget tillkommer: Ingå i gemensamt ledarteam för A-lag och juniorer. Se till att medlem i spelarrådet utses och att detta rapporteras till Senior- och juniorutskottet. Säkerställa att det finns utbildade personer som kan sköta sekretariatet och vid behov ta hjälp av Evenemangsansvarig för att anordna utbildning. Säkerställa att det finns bemanning till sekretariatet vid hemmamatcher. 5.1.3 Befogenhet 5.1.4 Ansvar Ansvar för lagets sportliga beteende och agerande. Ansvar för att ersättare för lageldare och tränare vid behov utses. 5.2 Tränare 5.2.1 Allmänt Verkställa föreningens målsättningar för Junior och ungdomslagens utveckling och träning Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 24 (27)
Tränare skall vara ett föredöme för spelare såväl i båset som vid övriga tillfällen tillsammans med dem. 5.2.2 Arbetsuppgifter Fastställa truppen. Genomföra matcher som ledare och coach. Kalla rätt spelare till matcher. Planera och genomföra träningen för alla spelarna. Utvärdera resultat Genomföra fastställda träningsläger och cuper. Laguttagning till matcher. Regelbundna utvecklingssamtal med alla spelare. Gå på utbildningar som ger ledarlicens, därefter BUL 1-3 och sen BLOCK 1-4. Föreslå uppflyttningar av spelare. Sätta upp gemensamma träningar över lag- och åldersgränser. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. För tränaren för juniorlaget tillkommer: Ingå i gemensamt ledarteam för A-lag och juniorer. Samarbeta med A-lagstränare för gemensamma träningar samt inslussning av juniorspelare. Samarbeta med tränare för ungdomslagen för gemensamma träningar samt inslussning av ungdomsspelare. Till Senior- och juniorutskottet respektive Ungdomsutskottet förslå träningstider och behov. 5.2.3 Befogenhet 5.2.4 Ansvar 5.3 Materialförvaltare 5.3.1 Allmänt Materialförvaltare svarar för att föreningens och lagets material förvaltas på ett optimalt sätt. 5.3.2 Arbetsuppgifter Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 25 (27)
Se till att truppen har rätt kläder till hemma- respektive bortamatcher. Se till att truppen har rätt utrustning till hemma- respektive bortamatcher. Se till att gästande lag får tillgång till bollar för uppvärmning. Att verka för god etik och moral spelare och ledare emellan i alla sammanhang där föreningens namn förekommer. 5.3.3 Befogenhet beslutar samt lagets ledare och tränare 5.3.4 Ansvar Ansvara för att matchklädsel tvättas efter varje match. Ansvara för att träningsmaterial vårdas. Ansvara för att sjukvårdsväska finns tillgänglig till matcher. Ansvara för att matchkläder och träningsmaterial hämtas ut och återlämnas varje säsong. 5.4 Föräldrar 5.4.1 Allmänt Aktivt stödja tränare och lagledare i laget samt föreningen med eget arbete för att stödja verksamheten och dess finansiering. 5.4.2 Arbetsuppgifter Hjälpa laget med transporter till träningar, cuper och matcher. Ta hand om och utbildas till protokollskrivning och tidtagning vid hemmamatcher. Välja en föräldragrupp som ansvarar för lagets övriga arrangemang, t ex gemensamma träffar och cuper. Stå i matchserveringen och hjälpa till vid cuper med att stå i servering, sitta i sekretariat och sköta tidtagning. Hjälpa föreningen med projekt. Uppträda korrekt vid matcher och träningar med att inte klaga på domare och tränare/coacher och inte störa tränarna i deras matchupplägg och träningssystem. 5.4.3 Befogenhet Mot ungdomarna: Enligt svensk lagstiftning och allmän praxis. Mot föreningen: Som medlem eller representant för ungdom/spelare via årsmötet påverka föreningens verksamhet. 5.4.4 Ansvar Se till att lagmedlem kommer med rätt utrustning och i tid till träningar och matcher. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 26 (27)
Se till att medlemsavgifter och andra avgifter betalas i tid. Salems IF, Organisation och ansvar, fastställd vid styrelsemöte 2013-10-10 27 (27)