26. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 19:e mars 2014 hos Olof Samuelsson, Bänorp kl. 19:00 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld Sivert Westlund Stefan Johnsson Martin Westlund Robert Sjöberg Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut a) Samförläggning med Vattenfall b) Ersättning vid avgrävning av kabel 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 26.1 Mötets öppnande Ordföranden öppnande mötet och hälsade alla välkomna. 26.2 Val av sekreterare och justeringsman Till sekreterare för mötet valdes Johan Sköld och att justera dagens protokoll valdes Robert Sjöberg. 26.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. 26.4 Godkännande av föregående protokoll Förgående mötesprotokoll nr. 25 godkändes. 26.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan På den första utlämningsdagen av material har 8 personer hämtat slang. Nästa utlämningstillfälle sker 29:e mars kl. 12 15. Vid det tillfället deltar Olof, Johan och ev. Robert. Kompletterande inköp av markrör har gjorts via Sivert Westlund Jord och Skog. (Detta ryms inom beslutad budget). Uppgifter finns att Vattenfall avser gräva ner kraftledningar på vissa sträckor. Ev. samförläggning diskuterades. Olof/Mårten kontaktar Vattenfall för att kontrollera tidplan och kostnader. I dagsläget utgår vi från att vi kan samförlägga och planerna runt grävning uppdaterades. Försäkringsfrågan vid t.ex. avgrävning av kabel diskuterades. Vi behöver kolla med Mårten och Bertil huruvida de har försäkringar om det skulle inträffa. Olof kollar med Mårten och Bertil. Meddelandet från Jordbruksverket om Överlåtelse av Bredbandsnät diskuterades. Johan har varit i kontakt med Länsstyrelsen och Olof med Utsikt och informationen vi fått är samstämmig och innebär att eftersom vi slutit avtal innan giltigheten för detta meddelande finns inga hinder att fortsätta som planerat. Däremot är det fortfarande oklart hur detta meddelande påverkar Etapp 2. Vi behöver ha fortsatt dialog med Länsstyrelsen och Utsikt för detta. Etapp 2 och fortsatt verksamhet där diskuterades. Följande aktiviteter beslutades: 1. Kartmaterial för sträckningar som ska till Fortifikationsverket 2. Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska förankras
3. Markupplåtelseavtalets formuleringar behöver redas ut med Utsikt 4. Erhålla betalning för projektering 5. Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 6. Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande 7. Prata med Länsstyrelsen om tillvägagångssätt för bidragsansökan 8. Prata med Utsikt om motsvarande Innehåll på nästa årsmöte diskuterades. Befintlig aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 19/3 Kontakta Vattenfall för att diskutera Olof/Mårten 27/3 Öppen samförläggning. Tidplan och kostnad för detta behöver redas ut. 19/3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Fortifikationsverket Robert 14/4 Öppen 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska förankras 19/3 Markupplåtelseavtalets formuleringar behöver redas ut med Utsikt Robert 14/4 Öppen 19/3 Erhålla betalning för projektering Robert 14/4 Öppen 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande 19/3 Prata med Länsstyrelsen om tillvägagångssätt för bidrag. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? 19/3 Prata med Utsikt om tillvägagångssätt för avtal Etapp 2. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? 19/3 Försäkringsfrågan vid t.ex. avgrävning av kabel diskuterades. Vi behöver kolla med Mårten och Bertil huruvida de har försäkringar om det skulle inträffa. 10/2 Kontakta valberedningen för att förbereda förslag till ny styrelse 10/2 Olof skickar beställningslistan till Sivert så att vi kan kontrollera att vi erhållit den materiel vi beställt. 10/2 Informera Länsstyrelsen att vi nu beställt material och räknar med att komma igång med grävningsarbetet vilket innebär att vi kommer börja begära bidrag. 10/2 Samtal med Bertil resp. Tjällmo gräv för att se om de kan arrangera tryckning genom väg. 10/2 Ta fram förslag på trafiksamordningsplan som efterfrågas av Trafikverket. 10/2 Komplettering/uppdatering av ledningsrättsavtal mot Fortifikationsverket enligt separata Öppen Öppen Johan 14/4 Öppen Olof 15/3 Stängd Olof/Sivert 16/2 Stängd Johan 16/2 Stängd Sivert resp. Johan 25/2 Öppen Sivert 25/2 Öppen Sivert 25/2 Öppen
Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status synpunkter och med Utsikts s.k. 3 partsavtal som mall. 17/12 Beställning av material från Utsikt. Olof 20/12 Stängd 17/12 Möte med Trafikverket för att gå igenom en Johan 20/12 Stängd specifik grävsträcka där det funnits oklarheter. 17/12 Slutför återstående markägaravtal Johan 20/12 Stängd 6/8 Anmälan på Ledningskollen.se ska göras stegvis utifrån hur grävningen planeras. Not: Görs i samband med grävstart Stefan/Martin Löpande Öppen Stängda aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. 26.6 Frågor för beslut a) Samförläggning med Vattenfall Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla. b) Ersättning vid avgrävning av kabel Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. Nedan redovisas beslutslogg: Datum Beslut 19/3 Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan 2014 och kostnader är acceptabla 19/3 Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. 2014 10/2 Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. 2014 10/2 Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte 2014 under april 17/12 Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om 3 5000 kr betalas. 17/12 Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. 6/11 Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. 6/11 Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna 6/11 Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj 2014 med reservation för väder och vind. 6/11 Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. 2/10 Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. 6/8 Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om 10.000 SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. 6/8 27/6 27/6 Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation
Datum Beslut Föreingen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig.
26.7 Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Rapport bifogas ej denna gång. Följande utlägg godkändes: Datum Beslut Kostnad [SEK] Kommentar 17/12 Kopior av projekteringskartor c:a 1000 6/11 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande 2/10 Fortsatt arbete hos projektören Max 5.000 Bidragsgrundande (PEAB) 6/8 Fortsatt arbete hos projektören Max 10.000 Bidragsgrundande (PEAB) 27/6 Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande 30/5 Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU skylt 215 Bidragsgrundande 26.8 Övriga frågor Inga. 26.9 Nästa möte Nästa styrelsemöte kallas av ordföranden. 26.10 Mötet avslutas Ordföranden avslutade mötet. Justeringsman Mötets ordförande Robert Sjöberg Olof Samuelsson