Lunds universitet Ekonomisk rapportering och styrdokument vid Medicinska fakulteten - Förstudie Lennart Öhrström, auktoriserad revisor Per Setterberg, civilekonom Lund 2007-01-09
Disposition Bakgrund och syfte Metod Iakttagelser Slutsatser Hur kan man gå vidare? Källförteckning 2 Not: Källa:
Bakgrund och syfte Bakgrund Medicinska fakulteten vid Lunds universitet har under en följd av år haft ekonomiska underskott. En ny dekanus och en ny fakultetsstyrelse har tillträtt från den 1 januari 2006. Frågor har ställts om bakgrunden till tidigare års underskott. Syfte Det övergripande syftet med förstudien är att kartlägga kvalitet och informationsinnehåll i ekonomisk rapportering, styrdokument, budgetar och protokoll i fakultetsledningens beslutsprocess för perioden 2001-2005. Förstudien skall visa om det finns tillräckliga underlag för att gå vidare med en djupare kartläggning och analys av beslut och ekonomisk rapportering för den aktuella perioden. Målsättningen är att utreda om det går att besvara ledningens frågor om underskotten. 3 Not: Källa:
Metod Översiktlig kartläggning av underlag i beslutsprocessen ex. budgetar, löpande resultatsammanställningar till fakultetsledningen, protokoll från möten i fakultetsledningen/fakultetsstyrelse. (Se sidan 15 för källförteckning) Kontakter har tagits med följande personer: Dekanus Bo Ahrén Kanslichef Magnus Lundin Ekonomichef Lennart Angere Ordförande i Scientific Advisory Board Olle Stendahl Tidigare ordförande i Scientific Advisory Board Hans Hultborn Fakultetssekreterare Ingrid Dahlberg. 4 Not: Källa:
Iakttagelser Den översiktliga kartläggningen av bokslutskommentarer och övriga dokument har givit upphov till följande iakttagelser kring dokument, organisation, redovisning och ekonomistyrning vid Medicinska fakulteten: Brister i redovisningsprinciper och/eller tillämpningen av dessa, samt bristande transparens i redovisningen, har resulterat i att beslutsunderlag som verksamhetens chefer haft tillgång till inte på ett tydligt sätt återspeglat den ekonomiska verkligheten. Ekonomiska underskott har sannolikt byggts upp under en längre period, men varit dolda tills förändrade redovisningsprinciper tillämpats. Rutiner för uppföljning av ekonomiska förhållanden på nedbruten nivå i verksamheten förefaller ha varit otillräckliga. 1 Med beslutsdokument avses formellt fastställda dokument som använts som beslutsunderlag; exempelvis bokslutskommentarer, budgetdokument, protokoll från ledningsorgan 5 Not: Källa:
Iakttagelser, forts Beslutsdokument 1 innehåller få uppgifter om vad som presenterats om den ekonomiska utvecklingen och vilka beslut som fattats baserat på denna information. Organisationen har varit splittrad med skiftande ekonomisk kompetens hos underliggande enheter. 6 Not: Källa:
Beslutsdokumentens innehåll Erhållna beslutsdokument innehåller få uppgifter som konkret avhandlar uppföljning av ekonomisk redovisning och beskrivning av beslut fattade utifrån ekonomisk rapportering. Kartlagda budgetar är av karaktären fördelningsbudgetar d.v.s. tyngdpunkt ligger på fördelning av resurser snarare än kommunikation av ekonomiska mål och styrsignaler för verksamheten. Anslagsstyrning snarare än målstyrning har tillämpats, vilket försvårar uppföljning och kontroll. Bokslut har presenterats halv- och helårsvis men inga periodiserade månadsbokslut har tagits fram. Enskilda forskningsprojekts ekonomiska ställning har tidigare inte kunnat följas upp på ett adekvat sätt. 7
Organisation och ledning Fakultetsstyrelsens möten protokolleras men innehåller få uppgifter om ekonomiska förhållanden, ex resultatuppföljning. Fakultetsledningens möten har före andra halvåret 2004 inte protokollerats. Prefektråd har formen av informationsmöte utan beslutande funktion, vad som avhandlats i fråga om ekonomisk analys kan inte i efterhand följas. Det fanns före halvårsskiftet 2004, 19 institutioner med ekonomipersonal med skiftande kompetens för uppföljning och styrning. Den nya organisation med färre, 6, institutioner och ökad kompetens på viktiga ekonomifunktioner skapar förutsättningar för förbättrad ekonomisk förståelse, kontroll och styrning. Inget eller lite har framkommit vilken inverkan Scientific Advisory Board haft på fakultetens ledning. 8
Bristande transparens Bristande transparens i redovisningen har medfört betydande svårigheter att knyta historiska utfall till de aktiviteter(projekt) och beslut som till slut har lett fram till underskott i gruppers, avdelningars och institutioners del av myndighetskapitalet. Exempel på detta är: -Avsaknad av regelbundna, dokumenterade förlustriskbedömningar på aktivitetsnivå. -Anslagsmedel som intäktsförts i sin helhet vid mottagandet kombinerat med att motsvarande kostnader redovisats löpande under kommande år har bidragit till en bild av att myndighetskapitalet vid en given tidpunkt varit större än vad det faktiskt uppgått till. -Underskott som redovisats på aggregerade nivåer (ex.vis institution och fakultet) har varit svåra att härleda till aktiviteter(projekt) som varit grundorsak till underskottens uppkomst. 9
Bristande rutiner för uppföljning Goda rutiner för uppföljning innebär att en överordnad organisatorisk nivå har ett tydligt uppföljningsansvar för underordnade enheter, dvs. - tar del av underordnade enheters budgetar, prognoser och utfallsrapportering, - stöder enheternas arbete för att identifiera eventuella avvikelser, eller risker för avvikelser, i ekonomiskt utfall i relation till budget/prognos, - initierar åtgärder för att anpassa verksamheten efter ändrade ekonomiska förutsättningar. Förstudien pekar på att organisation och rutiner för uppföljning har brustit. 10
Underskotten har byggts upp under en längre tid Till följd av brister i den löpande uppföljningen ner på aktivitets(projekt-)nivå, och särskilt det faktum att förlustriskbedömningar ej genomförts på ett strukturerat sätt, har underskotten dolts i redovisningen under en längre tid. Resultatavräkning av intäkter, ex i samband med byggnationen av BMC, har skett långt före avräkning av matchande kostnader vilket medfört att underskotten blivit synliga i redovisningen först efter hand. Detta har medfört en resultatredovisning som inte återspeglat de faktiska förhållandena. Felaktiga antaganden om överskott i myndighetskapital på fakultetsnivå har lett till att underliggande enheter fått för hög medelstilldelning. 11
Slutsatser Vår bedömning är att det, även med en mycket omfattande arbetsinsats, inte självklart kommer att vara möjligt att med en rimlig grad av säkerhet besvara frågor av typen: - Vilka enheter bär ansvar för vilka delar av underskottet? - Vilka beslut, eller underlåtenheter att fatta beslut, har lett fram till de underskott som redovisats under den granskade perioden? - När har underskotten uppkommit? - Hur stor del av underskotten är hänförliga till fakulteten resp. underliggande enheter? 12 Not: Källa:
Slutsatser, forts Tre huvudsakliga faktorer leder fram till dessa slutsatser: Bristande transparens i redovisningen medför betydande svårigheter att knyta historiska utfall till de aktiviteter(projekt) och beslut, som har lett fram till underskott i gruppers, avdelningars och institutioners del av myndighetskapitalet. Underskotten har byggts upp under en längre tid. Avsaknad av formell, löpande ekonomisk rapportering från underordnade enheter. 13
Hur kan man gå vidare? Utredning kan och bör ske, i ett framåtblickande perspektiv, av de åtgärder som vidtagits och planeras för att: -stärka den ekonomiadministrativa organisationen vid fakulteten och underställda enheter, -stärka rutiner för planering och uppföljning vid fakulteten och underställda enheter, -relatera genomfört och pågående förändringsarbete till god sed för intern styrning och kontroll, med särskilt fokus på ekonomistyrning, -förvissa sig om att ledningen fortlöpande tillgodogörs adekvat ekonomisk rapportering och inte minst -säkerställa att historien inte upprepar sig. 14 Not: Källa:
Källförteckning Följande dokument har granskats översiktligt med avseende på deras informationsinnehåll ur följande perspektiv: -ekonomisk information -information som underlag eller medel för ekonomisk styrning Budgetar, Medicinska fakulteten, 2001-2006 Bokslutskommentarer, 2001-2005 Resultatsammanställningar per kostnadsställe, 2001 2005 Protokoll från Fakultetsstyrelsens sammanträden 2001 2005 Övriga dokument producerade vid fakultetens kansli: - Bokslutsinformation, 2004-03-05 Övriga dokument, forts: - Åtgärdsplan för verksamheter med bristande bärkraft, 2005-01-24 - Budgetarbete inom medicinska fakulteten, 2005-04-07 - Åtgärder för att åstadkomma långsiktig ekonomisk balans, 2005-04-14 - Återrapportering om budgetarbete inom medicinska fakulteten 2005 -Fakultetskansliets svar på fråga angående resultat 2003 2004 ställd av styrelsens ordförande 15 Not: Källa:
www.ey.com/se