TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström 2016-03-14 SN 2016/0140.11.01 0480-453780 Socialnämnden Uppföljning daglig verksamhet Miniprint Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Miniprint gjordes av socialnämnden 2016-01-12. Miniprint är en ekonomisk förening och verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS för 6 stycken brukare. Inriktningen på verksamheten är friskvård, skapande verksamhet, sång och musik samt nutidsorientering. Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande och styrelsen för den ekonomiska föreningen verkar vara aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna och deras välmående. De förbättringsområden som socialnämnden föreslagit har besvarats av verksamheten genom en handlingsplan med korrigerande och förebyggande åtgärder. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor Kvalitetsuppföljning Miniprint Handlingsplan Miniprint Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller 2015-05-04 1 (8) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Miniprint Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Ekonomisk förening Föreståndare/verksamhetsansvarig Louise Ek Telefon 0480-403258 Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2 i 1 LSS. Enligt registerutdrag med inriktning: tillverkning av dataskuren text. Antal brukare i verksamheten 6 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Kerstin Lagerlund och verksamhetschef Insatser Arbete och sysselsättning Ann-Charlotte Hedström Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Louise Ek verksamhetsansvarig, Kerstin Hjertquist pedagogisk assistent, Kaj Jonsson och Göran Stridsberg styrelserepresentanter. Datum för kvalitetsuppföljningen 2016-01-12 Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar
2 (8) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande utifrån vad företrädare för verksamheten berättar och vad kvalitetsgranskarna kan se. Styrelsen för den ekonomiska föreningen verkar vara aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna och deras välmående. Förbättringsområden I föreskriften om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2011/2011-6-38/ och tillhörande handbok http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-53 föreskrivs att den som bedriver verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Med anledning av detta krav föreslås att Verksamheten funderar över vilka delar av verksamheten (förutom de som anges nedan) som skulle behöva beskrivas i skriftliga rutiner/processer för att säkerställa kvaliteten. Kunskapen om lex Sarah och avvikelser (synpunkter och klagomål) bör ökas så att det står klart för verksamheten vad som är vad och hur det ska hanteras. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att ta del av föreskriften om lex Sarah http://www.socialstyrelsen.se/sosfs/sidor/2011-5.aspx och handboken http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-1- 24/Sidor/default.aspx samt ovannämnda föreskrift och handbok om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för att säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som finns gällande utredning av avvikelser. Verksamheten föreslås upprätta skriftlig rutin för hur lex Sarah och eventuellt avvikelser (synpunkter och klagomål) ska hanteras i verksamheten, d.v.s. rapporteras, utredas, åtgärdas och anmälas och vem som gör vad. Det ställs krav i ovan nämnda föreskrift för kvalitetsledningssystem (SOSFS 2011:9 6 kap. 1, 2 och 3 )) att det ska säkerställs att personal har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Med rätt kompetens ökar förutsättningarna för att personal ska bidra till insatser av god kvalitet. Kompetensbehov behöver därför systematiskt inventeras och dokumenteras för att på så sätt säkerställa hela verksamhetens kompetensförsörjning. Verksamheten föreslås överväga och ange hur man systematiskt säkerställer behovet av kompetensförsörjning. Kraven på dokumentationen i socialtjänsten är en ständigt aktuell fråga. Även om den dokumentation som kvalitetsgranskarna tittar på ser godtagbar ut föreslås att: Verksamheten funderar över och anger hur man planerar att utveckla kunskapen om dokumentation och utifrån det utvecklar den faktiska dokumentationen. Information och kunskap om krav på dokumentation finns att inhämta i bl a:
3 (8) http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-5-19 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2015/2015-1-10 Kvalitetsgranskarna råder också verksamheten att ta del av http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 för att ha kännedom om och få stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Brandskyddsarbete beskrivs förekomma men kan utvecklas vad gäller systematiken. Verksamheten uppmanas upprätta en brandskyddspärm med nödvändiga ingående delar för att skapa förutsättningar för ett systematiskt brandskyddsarbete. Handlingsplan Rapporten från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten planerar att vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast den 15 februari 2016. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en utvecklande och lärande miljö och verksamhet för personer med funktionsnedsättning.
4 (8) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Louise Ek har en treårig högskoleutbildning till fritidspedagog. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Något kompetenskrav uppges inte vid denna uppföljning. Rekrytering har inte skett sedan 2013. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Introduktion har inte skett sedan 2013. När det gäller kompetensutveckling talar och utgår verksamheten mer från tillgång till/brist på utbildning än från inventerat behov av kompetensutveckling. Det ställs krav i föreskriften för kvalitetsledningssystem (2011:9) att ledning säkerställer att personal har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Med rätt kompetens ökar förutsättningarna för att personal ska bidra till insatser av god kvalitet. Kvalitetsgranskarna föreslår därför att kompetensbehov inventeras och dokumenteras systematiskt, förslagsvis i kompetensutvecklingsplaner, för att på så sätt säkerställa hela verksamhetens totala kompetensförsörjningsbehov. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har inte varit aktuellt. Ingen ny brukare sedan 2004. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Nej, endast när det gäller dokumentation. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Två. Hur många personer är anställda? Tre samt timvikarier.
5 (8) Hur många personer har arbetat minst ett år? Alla. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Muntlig information ges och en skriftlig sekretessförbindelse undertecknas av anställd personal. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Frågan ställdes ej vid uppföljningen. Det finns ingen rutin för hur brukare eller ny personal introduceras i verksamheten. Kvalitetsgranskaren informerar om att det kan vara bra att t.ex. upprätta en checklista för introduktion för att inte missa någon viktig information. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Ja. Kvalitetsgranskarna tittar på två exempel. Relevanta mål och aktiviteter tycks vara antecknade. Uppföljning och resultat är dokumenterade. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Personal dokumenterar i gamla mallar (daganteckning LSS) från kommunen. Viktiga händelser tycks vara antecknade på ett värderingsfritt och adekvat sätt. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. Det framstår som om verksamheten har kännedom om hur dokumentation ska utformas och vad den ska innehålla. Med anledning av utvecklingen inom området är det dock av vikt att verksamheten håller sig à jour med vilka krav som ställs och aktivt arbetar med att säkerställa att verksamheten uppfyller dessa krav. Kvalitetsgranskarna tipsar därför om föreskrift och handbok från Socialstyrelsen gällande dokumentation i socialtjänsten samt skrifter om brukare delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Kvalitetsgranskare mailar över socialförvaltningens riktlinjer för dokumentation samt mall för social journal. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas.
6 (8) Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Det är inte säkerställt att verksamheten har tillräcklig kännedom om vad som kan anses vara risk för missförhållanden eller missförhållanden. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att tillgodogöra sig vad som gäller för lex Sarah och utifrån det upprätta en rutin för vem som gör vad i en lex Sarah process. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ett intervjuformulär håller på att tas fram som personalen planerar att använda terminsvis för att ta reda på vad arbetstagarna har för synpunkter och önskemål. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja muntligen. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Synpunkter och önskemål diskuteras av personal omgående Verksamhetsföreträdare uppger att de har veckomöten med arbetstagarna där de i grupp får tillfälle att framföra synpunkter och önskemål. Med anledning av att personalen känner arbetstagarna sedan lång tid har de stor personkännedom och kan uppmärksamma om någon enskild behöver få framföra synpunkter enskilt. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att tillgodogöra sig vad som sägs om avvikelser i föreskriften om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i SOSFS 2011:9 och överväga om verksamheten med ovan beskrivna insatser uppfyller de krav som ställs där. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Det saknas information om vem som ska kontaktas vid behov. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Distribution av läkemedel förekommer i verksamheten med enbart muntlig
7 (8) delegering som underlag. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Verksamheten har behov av att MAS kommer till verksamheten och informerar om delegering m.m. Kvalitetsgranskare kontaktar MAS. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja men inte systematiskt eller skriftligen. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Verksamhetsföreträdare kan ej uppge tidpunkt men att det inte var så länge sedan. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att börja med att upprätta en brandskyddspärm med nödvändiga ingående delar för att påbörja systematik i brandskyddsarbete. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Det varierar utifrån den aktuella arbetstagaren. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja en gång per vecka. Kvalitetsgranskarna råder verksamheten att ta del av http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-6 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2014/2014-10-7 för att ha kännedom om och få stöd i hur man kan arbeta med brukares delaktighet och inflytande i genomförandeplaner. Tillgänglighet Toalett finns i enheten som är anpassad för personer som använder rullstol. Ja. Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd Fel! Ogiltig hyperlänkreferens.eller utifrån Handisams riktlinjer http://www.handisam.se/for-dig-pa-
8 (8) myndighet/starta-tillganglighetsarbetet/vad-innebar-tillganglig-myndighet/handisam-hjalper-dig-pavagen/riv-hindren---riktlinjer-for-tillganglighet/). Frågan ställdes ej. Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Verksamhetschef ordnar så att medarbetare från Slussen kommer till Miniprint för information om sin verksamhet med anledning av nämndens övergripande målsättning att fler personer ska få anställning på den öppna arbetsmarknaden. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten En gång per termin har arbetstagaren egen tid med en av personalen under en halvdag. Den enskilde bestämmer då aktivitet. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Samarbete och utbyte förekommer inte direkt. Verksamheten uppskattar mötena med kommunens verksamheter och brukare i samband med fredagsträning på Friskis och Svettis. Verksamheten önskar mer utbyte med aktuella verksamheter inom kommunen. Verksamheten skulle också vilja få möjlighet att delta på utbildningar anordnade av kommunen. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej haft kontakt. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamhetsföreträdare framhåller att verksamheten ständigt utvecklas och att brukarna är trygga. Kvalitetsgranskarna uppmärksammar att avtalet är gammalt och i behov av översyn. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Verksamheten berättar att de arbetat med en show med slutmålet att framträda med denna. Det har man gjort med stor framgång. Verksamheten har också arbetat med en utställning som, när den var klar, visades i Västerportkyrkan.
Miniprint ekonomisk förening Slöjdaregatan 11 393 53 KALMAR miniprint.kalmar@telia.com 0480-403258 Miniprints inriktning Vi vill först klargöra verksamhetens inriktning. Individuell inriktning innehållande: Friskvård: I ämnet ingår kost, rörelse, styrketräning, dans, yoga, avslappning, bordtennis, fotboll, fysisk konditionsträning som spinning, gym och indoors (träning i grupp på crosstrainer) och annat som arbetstagarna tycker är roligt och givande. De gör löpande individuella val. Skapande verksamhet: Här ingår måleri, sömnad, screentryck, lera, tillverkning av smycken, sticka, måla på glas och annat som arbetstagarna önskar. De gör löpande individuella val. Sång och musik: En viktig del av Miniprints inriktning är sång, musik och dans där målet är att få visa upp det som de har jobbat med under året inför publik. Detta efter önskemål som arbetstagarna har valt. Nutidsorientering: Arbetstagarna har dagligen pågående skrivarbeten på datorn. Där ingår nutidsorientering för att följa med vad som händer i samhället. Arbetstagarna dokumenterar valfria ämnen där de når ut med informationen på vår hemsida. Detta leder till delaktighet i samhället och kunskaper om vår närmiljö. Viktigt att främja arbetstagarnas medbestämmande, detta ger personlig utveckling där vi ger dem individuellt stöd. Handlingsplan för Miniprint Verksamheten Miniprint har upprättat en handlingsplan gällande förbättringsområden inom systematiskt kvalitetsarbete som uppkom vid kommunens kvalitetsuppföljning 160112. Lex Sarah: All personal på Miniprint ska ha kunskap om Lex Sarah. Om kunskapen inte finns ska personalen utbildas. Vi ska inskaffa en handbok gällande Lex Sarah. En rutin och tillhörande dokumentation ska upprättas. Detta ska åtgärdas våren-16. Kompetensutveckling: Miniprints kompetensutvecklingsplan behöver utvecklas. En rutin och tillhörande dokumentation ska upprättas. Personalen ska under eget ansvar undersöka vilka möjligheter det finns till utbildningar och utbildningsmaterial. Detta ska åtgärdas våren-16. Dokumentation: Individens behov, önskemål och medbestämmande behöver utvecklas. Till exempel inflytande i genomförandeplanen och i det individuella schemat då detta är grunden för planering av en meningsfull och utvecklande arbetsdag för alla arbetstagare. Detta ska åtgärdas våren-16.
Brandskydd: Upprätta ett systematiskt brandskyddsarbete innehållande en tydlig brandskyddsorganisation med b la utrymningsplan, kontaktlista, datum för brandövningar och material gällande brandskydd. Personalen har avsikten att genomgå brandskyddsutbildning. Detta ska åtgärdas våren-16. Arbetsmiljön: Gällande säkerhet kring material och kemikalier i arbetstagarnas och vår arbetsmiljö. Upprätta rutin och tillhörande dokumentation för detta. Har påbörjat detta arbete men ska säkerställa mer när det gäller arbetsmiljön. Detta ska göras våren-16. Tillbud: Gällande arbetstagare och personal. En pärm angående tillbud ska upprättas våren-16. Krisplan: En rutin och tillhörande dokumentation ska upprättas våren-16. Vi har tagit till oss de åtgärder som ska göras och ska direkt börja arbeta mer med systematiskt kvalitetsarbete. Vi ska också under eget ansvar uppdatera oss kontinuerligt angående social dokumentation.