Uppdrag om arbetet med att ta bort hinder för den fria rörligheten

1 (7) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Uppdrag om arbetet med att ta bort hinder för den fria rörligheten Försäkringskassan har i regleringsbrevet för 2010 fått i uppdrag att senast den 28 maj 2010 redogöra för hur myndigheten avser att utveckla formerna för samarbete och samverkan med andra länder för att möta de ökade kraven i EUbestämmelserna. 1. Sammanfattning Försäkringskassan har redan idag ett omfattande samarbete med både övriga medlemsstaters institutioner och övriga nationella myndigheter. Det samarbete som sker idag är värdefullt för tillämpningen av samordningsbestämmelserna och det kommer att utvecklas och anpassas i takt med att de nya förordningarna börjar tillämpas och nya behov av samarbete och samverkan tydliggörs. Samarbetet med övriga länder har sedan lång tid dominerats av nordiska kontakter. Samarbetet sker med den nordiska konventionen som bas men samarbete och samverkan sker också med förordningarnas bestämmelser som grund. Det kan ske genom generella möten eller per förmån på central nivå men också via regionala kontakter. De områden där samarbete har pågått sedan tidigare anpassas nu till de nya samordningsbestämmelserna. Ett omfattande samarbete med övriga nationella myndigheter sker på olika plan. Arbetet är inriktat på gemensamma tillämpningsfrågor, information, rutiner och det tekniska området. Huvudsyftet med de nya samordningsbestämmelserna som trätt ikraft den 1 maj 2010 är att främja den fria rörligheten för personer. Bestämmelserna ska bidra till att den enskilde så snabbt som möjligt och på bästa villkor ska kunna utnyttja sina rättigheter genom ett effektivare samarbete mellan socialförsäkringsinstitutionerna. Att bestämmelserna efterlevs är alltså en första förutsättning för att ta bort hinder för den fria rörligheten. En väsentlig förutsättning för att syftet ska kunna uppnås är att utbytet av information mellan medlemsstaterna sker elektroniskt. Det EU-gemensamma systemet, EESSI, ska kunna användas fullt ut senast den 1 maj 2012. Under övergångsperioden kommer aviseringarna till största del att ske i pappersform. Medlemsstaterna har kommit överens om att vara toleranta och acceptera förfrågningar eller information från övriga medlemsstater oavsett i vilken form Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Vasagatan 16 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521

2 (7) den presenteras. Det innebär att det kommer att krävas extra uppmärksamhet under övergångsperioden. Eftersom Försäkringskassan utsetts till kontaktpunkt för samtliga nationella myndigheter sker samarbete med övriga myndigheter för att kunna göra det möjligt att sända och ta emot aviseringar via den gemensamma kontaktpunkten. Försäkringskassan kommer att fortsätta sitt utvecklingsarbete för att göra det möjligt att ansluta till EESSI senast den 1 maj 2012. 2. Bakgrund Från den 1 maj 2010 har nya samordningsbestämmelser inom socialförsäkringsområdet börjat tillämpas inom EU; Europaparlamentets och rådets förordning (EG) 883/2004 av den 29 april 2004 om samordning av de sociala trygghetssystemen och dess tillämpningsförordning Europaparlamentets och rådets förordning (EG) 987/2009 av den 16 september 2009. Förordning 883/2004 är en modernisering av förordning (EEG) 1408/71 och innebär att de tidigare bestämmelserna har ersatts, moderniserats och förenklats för att målet om fri rörlighet för personer ska kunna uppnås. Bestämmelserna innebär också ett tydliggörande av vilka åtgärder och förfaranden som behövs för tillämpningen av förordningarna och för att en förenkling ska komma berörda parter till del. I tillämpningsförordningen pekas på att en viktig förutsättning för att de personer som omfattas av samordningsbestämmelserna så snabbt som möjligt och på bästa villkor ska kunna utnyttja sina rättigheter är att ett effektivare samarbete organiseras mellan socialförsäkringsinstitutionerna. Särskilt anges lämpligheten av att använda elektroniska hjälpmedel för ett snabbt och tillförlitligt informationsutbyte. Det gemensamma elektroniska systemet, EESSI, som ska tillhandahållas av Europeiska Kommissionen kommer att vara tillgängligt för medlemsstaterna först från slutet av 2010. Enligt övergångsbestämmelser har medlemsstaterna därefter skyldighet att göra det möjligt att ta emot och sända information via EESSI från den 1 maj 2012. Tills dess kommer kommuniceringen mellan medlemsstaterna under en övergångsperiod att till huvudsaklig del ske via pappersdokument. Eftersom de nya förordningarna i sig har som mål att främja den fria rörligheten bör det innebära att hinder för rörligheten till stor del elimineras om förordningens bestämmelser följs. 3. Administrativa förutsättningar under övergångsperioden För att göra det elektroniska informationsutbytet möjligt tar administrativa kommissionen fram särskilda strukturerade elektroniska dokument (SED). Dessa kommer att användas i pappersformat till dess att EESSI tas i bruk. Det finns ännu inte godkända SED för samtliga försäkringsområden och de som godkänts har ännu inte kommit i en svensk version. Under hösten ska enligt kommissionens planering godkända SED finnas för samtliga förmåner och på samtliga språk i pappersform. I avvaktan på det måste existerande intyg och blanketter modifieras så att de anpassas till de krav som de nya förordningarna ställer. E-intygen måste då markeras så att det tydligt framgår

3 (7) att de avser tillämpning av de nya förordningarna. Vid behov kommer de att kompletteras med information så att de nya kraven blir uppfyllda. Eftersom de nya förordningarna innebär större krav på informationsutbyte finns det inte E- intyg för samtliga situationer. Det får också till följd att provisoriska lösningar måste tas fram. Medlemsstaterna har kommit överens om att under övergångstiden fram till den 1 maj 2012 vara toleranta och acceptera förfrågningar och information från andra medlemsstater oavsett i vilken form den presenteras. 4. Försäkringskassans interna förberedelser och åtgärder Försäkringskassans förberedelsearbete har skett i projektform där teknik, tillämpning och utbildning ingått. Arbetet i projektet pågår fortfarande. Genom särskilda veckobrev får organisationen kontinuerligt information om vad som sker på området. 4.1 Teknik Försäkringskassan har utsetts till kontaktpunkt i förhållande till det gemensamma elektroniska systemet, EESSI, som EU-kommissionen tillhandahåller. Det innebär förberedelser för att, dels kunna förmedla information till och från övriga medlemsstaters kontaktpunkter dels hantera information till och från övriga nationella myndigheter. Det innebär också att förbereda de interna systemen så att de kan kommunicera med kontaktpunkten. Försäkringskassan har hittills rapporterat kvartalsvis till regeringen om hur den tekniska förberedelsen för EESSI fortskrider. Till stor del har arbetet gått ut på att följa den utveckling som kommissionen kontinuerligt rapporterar från det pågående arbetet med EESSI. Den gemensamma tekniska basen kommer att levereras först under slutet av 2010 och därefter kan det konkreta arbetet med att koppla de nationella systemen till EESSI starta. Fastställandet av vilket lands lagstiftning en person omfattas av är av central betydelse för tillämpningen av övriga samordningsbestämmelser. Försäkringskassan har därför prioriterat en anpassning av det nationella systemet så att fastställandet av tillämplig lagstiftning ska kunna registreras i den omfattning som krävs för att kunna hålla information tillgänglig. Försäkringskassan ser också över sin IT-strategi och målarkitektur för IT. De strategiska dokumenten baseras i stort på e-delegationens rekommendationer. Syftet är att möjliggöra en effektivare gränsöverskridande e-förvaltning vilket uppnås genom att integration mellan olika miljöer ska vara möjligt, IT-stödet ska vara utbyggbart, inlåsning ska undvikas och medverkan av flera partner ska vara möjligt. Försäkringskassan ser stora möjligheter med ett ökat elektroniskt informationsutbyte för att effektivisera handläggningen och förenkla för den enskilde. Givetvis utan att integritetsaspekten glöms bort. 4.2 Tillämpning och utbildning De nya samordningsbestämmelserna har förts ut i organisationen genom lärarledda och webbaserade utbildningar. Försäkringskassans vägledningar har uppdaterats med de nya bestämmelserna och brev och blanketter har anpassats.

4 (7) De processer som beskriver hur ett ärende ska handläggas har också anpassats till de nya bestämmelserna. Förutom SED som används vid informationsutbyte mellan medlemsstaterna har administrativa kommissionen tagit fram ett antal intyg som är avsedda att lämnas över till den enskilde. De flesta av dessa finns i en beslutad engelsk version och en svensk version kommer att bli klar före sommaren. Försäkringskassan avser att använda de engelska versionerna till dess de svenska versionerna blir klara. 5. Samarbete med övriga nationella myndigheter Vissa av samordningsbestämmelserna rör flera nationella myndigheter och det har därför behövts samarbete mellan myndigheterna för att ta fram gemensamma rutiner. De övriga myndigheter som tillämpar samordningsbestämmelserna är Pensionsmyndigheten, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, CSN, Skatteverket och Kronofogden. Under 2009 bildade, förutom CSN, de ovan nämnda myndigheterna tre myndighetsgemensamma utskott; juridikutskottet, informationsutskottet och teknikutskottet med en gemensam styrgrupp. Utskotten ska fånga upp myndighetsgemensamma frågor som rör de nya samordningsbestämmelserna. Eftersom Försäkringskassan har utsetts till att ha hand om Sveriges kontaktpunkt för EESSI sker också samarbete med övriga myndigheter för att kunna göra det möjligt för samtliga myndigheter att sända och ta emot aviseringar via kontaktpunkten. Inom området tillämplig lagstiftning pågår samarbete med Skatteverket och Pensionsmyndigheten. De pågående diskussionerna med Skatteverket avser elektronisk överföring av uppgifter om utsändning till respektive från Sverige. Samarbetet med Pensionsmyndigheten gäller förvaltningen av försäkringstillhörighet i syfte att klargöra hur informationen ska vidarebefordras till Pensionsmyndigheten när Försäkringskassan tagit ställning till en persons försäkringstillhörighet. Eftersom Försäkringskassan är behörig institution för samordning av familjeförmåner behövs ett nära samarbete med Pensionsmyndigheten och CSN som nationellt administrerar vissa av familjeförmånerna. Försäkringskassan har därför haft kontakt med Pensionsmyndigheten och CSN vid framtagandet av rutiner för hur familjeförmånsärenden ska hanteras. Myndigheterna har tagit del av och lämnat synpunkter på varandras metodstöd. Syftet har bland annat varit att skapa förståelse för hur ärendena hanteras hos de övriga myndigheterna. Hanteringen av efterlevandestödet har diskuterats med Pensionsmyndigheten. Försäkringskassan har därutöver regelbundet ett nära samarbete och täta kontakter med myndigheterna för att lösa eventuella problem som uppkommer. Av naturliga skäl har Försäkringskassan ännu inte någon erfarenhet av att ta hand om konkreta problem som uppkommer under handläggning och är knutna till de nya förordningarna. Samarbete har också skett med Kronofogden, Skatteverket, Pensionsmyndigheten och Inspektionen för arbetslöshetskassorna då det gäller

5 (7) avräkning och indrivning. Bestämmelserna om avräkning berör samtliga myndigheter medan Kronofogden är behörig institution för indrivning. Inom EU-vårdsområdet sker också samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). SKL ger bland annat ut den kortfattade manualen Vård av personer från andra länder. Den distribueras till samtliga vårdgivare som är anslutna till det allmänna sjukvårdssystemet. Samarbete bedrivs också inom ramen för e-delegationens uppdrag vad gäller ett utökat elektroniskt informationsutbyte i syfte att stärka och utveckla samordningen och samverkan kring e-förvaltning. Sådant samarbete har inletts med Arbetsförmedlingen, CSN, Migrationsverket och Kronofogden. Tillsammans med Pensionsmyndigheten håller Försäkringskassan för närvarande på med att se över möjligheten för utländska socialförsäkringsmyndigheter att använda sig av tjänsten LEFI Online (Leverera förmånsinformation) för att hämta in elektroniskt strukturerad information. 6. Samarbete med andra medlemsstater Försäkringskassan samarbetar framför allt med de övriga nordiska länderna om samordningsbestämmelserna även om det förekommer samarbete också med andra länder. Försäkringskassan har underlättat för utländska institutioner att nå myndigheten från utlandet via telefon. Det har uppnåtts genom att det nu är möjligt att använda det särskilda telefonnumret för partners även från utlandet. 6.1 Nordiskt samarbete Inom Norden finns sedan lång tid tillbaka en tradition av samarbete mellan länderna. Det har haft sin utgångspunkt i nordiska konventionen men har sedan länderna började tillämpa EU:s samordningsbestämmelser även inriktats på dessa bestämmelser. Kontakterna sker kontinuerligt dels genom generella möten dels för varje försäkringsområde. Särskilda grupper finns för tillämplig lagstiftning, familjeförmåner, sjukvård, sjukförsäkring/rehabilitering och handikappområdet. Dessa kontakter har ännu inte varit inriktade på konkreta ärenden eftersom de nya samordningsbestämmelserna inte tillämpats i någon nämnvärd omfattning. Det kontaktnät som har skapats kommer dock att göra det möjligt att snabbt lyfta gemensamma problem så att enskilda inte går miste om sina rättigheter. 6.1.1 Öresundssamarbete Danmark och Sverige har pågående arbete inriktat på tillämplig lagstiftning vid arbete i båda länderna samt sjukförsäkring och rehabilitering. Samarbetet syftar till att ta bort hinder för den fria rörligheten i Öresundsregionen. Det finns sedan 2001 en överenskommelse inom lagvalsområdet men denna behöver uppdateras och anpassas till de nya förordningarna. Det pågående arbetet avseende sjukförsäkring och rehabilitering går ut på att anpassa befintligt samarbete till de nya samordningsbestämmelserna. Sedan 2000 finns en gemensam informationstjänst för Danmark och Sverige i form av Öresund direkt. Informationstjänsten består dels av en internettjänst

6 (7) dels av besökskontor. Öresund direkt innebär inte bara ett samarbete med Danmark utan också samarbete mellan Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Skatteverket och Länsstyrelsen. Samarbetet har som syfte att underlätta för personer som rör sig mellan länderna. Även om samarbetet har pågått tidigare kommer kontakterna att underlätta vid tillämpningen av de nya samordningsbestämmelserna och på så sätt bidra till att hinder för den fria rörligheten undanröjs. 6.1.2 Morokulien På samma sätt som inom Öresundsregionen pågår regionalt samarbete med norska Morokulien. Även här finns en internettjänst och särskilda informationskontor och samarbetet har som syfte att underlätta för den enskilde att röra sig mellan länderna. Försäkringskassan ingår tillsammans med andra nationella myndigheter i arbetet. 6.1.3 Gemensamma rutiner om sjukförsäkring och rehabilitering Med samordningsbestämmelserna i förordning 1408/71 som grund har Försäkringskassan tagit fram gemensamma rutiner för samordningen av sjukförsäkring och rehabilitering tillsammans med Finland och Norge. Samarbetet kommer att fortsätta och rutinerna kommer att anpassas till de nya samordningsbestämmelserna. 6.2 Övriga medlemsstater Genom Försäkringskassans deltagande i olika grupper på EU-nivå har det skapats tillfällen för formella och informella bilaterala samtal med kollegor från andra medlemsstater. Exempel på sådana mötestillfällen är administrativa kommissionen, tekniska kommissionen, revisionskommittén och de olika ad hoc-grupper där Försäkringskassan deltagit. I syfte att effektivisera och utveckla befintliga beställnings- och distributionskanaler för det Europeiska sjukförsäkringskortet samt det provisoriska intyget om innehav av sådant kort finns det ett samarbete med Storbritannien. Arbetet ska resultera i rutiner för utfärdandet av kortet respektive intyget. Försäkringskassan är också representerad i kommittén för sjukförsäkring under European Social Insurance Platform (ESIP) vilken bland annat bevakar vårdfrågor inom EU. 7. Slutsatser Det omfattande samarbete och den samverkan som Försäkringskassan redan idag har med andra nationella myndigheter och med andra medlemsländer kommer att fortsätta. I takt med att de nya samordningsbestämmelserna börjar tillämpas kommer samarbetet och samverkan att utvecklas och anpassas till de nya behov som kan uppkomma och de nya situationer som följer av de nya samordningsbestämmelserna. Initialt krävs det en lyhördhet för att fånga de situationer där ett ökat samarbete och samverkan behöver utvecklas och beredskap för att arbeta vidare med frågorna. Försäkringskassan kommer också att fortsätta arbetet med att utveckla det tekniska området. Samarbetet och samverkan mellan medlemsstaternas

7 (7) institutioner ska från 1 maj 2012 i princip ske uteslutande elektroniskt. För att möjliggöra detta behöver Försäkringskassan fortsätta med att anpassa sina nationella system så att de kan anslutas till det EU-gemensamma systemet EESSI. Försäkringskassan anser sig ha en god beredskap för att möta de krav på samarbete och samverkan som de nya samordningsbestämmelserna kräver både vad gäller tillämpning och inom det tekniska området. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Adriana Lender i närvaro av chefsjurist Eva Nordqvist och stabsjurist Ann Kristin Robertsson, den senare som föredragande. Adriana Lender Ann Kristin Robertsson