Översyn av personliga transaktionskonton i SUS inför det EU-gemensamma utsläppshandelsregistret

Transkript

1 (6) Tillväxtavdelningen Översyn av personliga transaktionskonton i SUS inför det EU-gemensamma utsläppshandelsregistret Från och med 1 januari 2012 kommer SUS ersättas av ett gemensamt utsläppsrättsregister inom EU. Arbetet att säkerställa bästa kvalitet på all data som måste flyttas från SUS till det nya registret påbörjades av Energimyndigheten i mars i år. Den 17 juni 2011 beslutade EU:s Klimatförändringskommittee (Climate Change Committee, CCC) om en ny version av registerförordningen som kommer att träda i kraft från och med 1 januari I denna version har säkerhetskraven skärpts och Energimyndigheten måste därmed genomföra en revision av alla personliga transaktionskonton. Den nya säkerhetsnivån förutsätter något mer information än hittills för befintliga kontoinnehavare och ombud samt för ansökningar om öppnande av konto och ombud. Detta medför visst arbete men syftet är att förbättra systemet och minimera riskerna för er som användare. Gemensamma krav för alla typer av handlingar För att visa äktheten hos de dokument som skickas in och för att Energimyndigheten ska kunna tillgodogöra sig innehållet behövs att: Varje kopia av ett dokument som lämnas in för att styrka uppgifter som efterfrågas nedan måste vara certifierad av notarius publicus. När det gäller handlingar som utfärdats utanför Sverige måste kopian legaliseras. Dagen för utfärdande av intyg eller legalisering får inte vara äldre än tre månader före dagen då ansökan kommer Energimyndigheten tillhanda. Kontaktuppgifter för notarius publicus/expedition som legaliserat ska bifogas. 1 Den nya versionen av registerförordningen har ännu inte fått något officiellt dokumentnummer. Den kommer att gälla parallellt med kommissionens förordning (EU) nr 920/2010 av den 7 oktober 2010 om ett standardiserat och skyddat registersystem i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/87/EG och Europaparlamentets och rådets beslut nr 280/2004/EG. EM2000 W-4.0, Box Eskilstuna Besöksadress Kungsgatan 43 Telefon Telefax registrator@energimyndigheten.se Org.nr

2 2 (6) De handlingar som lämnas in till Energimyndigheten ska vara på svenska eller engelska. Om ursprungshandlingen är på annat språk ska legaliserad kopia lämnas in tillsammans med en auktoriserad översättning. Generella krav för alla användare Säkerhetskraven i den nya registerförordningen innebär att följande kompletteringar behövs för alla kontoinnehavare och ombud: Ett av de krav som införs är att det för alla användare måste lagras unika e- postadresser och mobiltelefonnummer. En unik och personlig e-postadress behövs för att skapa unika användare, t.ex. titti.norlin@energimyndigheten.se. Adresser av typen info@, admin@, uppfyller inte kravet på att vara unika. På samma sätt måste mobiltelefonnumren vara knutna direkt till användaren och inte till t.ex. en företagsväxel. För att förstärka säkerheten har man också beslutat att födelseort och födelseland ska lagras för alla användare. Till detta används blanketten, Form regarding general information and application for user account.pdf För kontoinnehavare som är en juridisk person För en juridisk person som innehar konto eller begär kontoöppnande behövs följande uppgifter: 1. Kopia av stiftelseurkunder för den juridiska personen och en kopia av dokument som styrker registreringen av den juridiska personen (för svenska företag kan detta t.ex. innebära utdrag från Bolagsverket). 2. Bevis på bankkonto i ett land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 3. Bekräftelse av momsregistreringsnummer. 4. Information om den juridiska personens verkliga förmånstagare enligt definitionen i direktiv 2005/60/EG, se utdrag i bilaga 1 nedan. 5. Namn på den juridiska personens verksamhetsledare med operativt ansvar (t ex verkställande direktör). 6. Utdrag ur belastningsregister för den juridiska personens verksamhetsledare i enlighet med punkt en kopia av årsredovisningen eller den senaste reviderade årsredovisningen, eller om ingen reviderad årsredovisning finns

3 3 (6) tillgänglig, en kopia av bokslutet stämplad av skattekontoret eller ekonomichef. 8. Handlingar som styrker den registrerade adressen till den juridiska personen, om detta inte framgår av dokument som lämnats in i enlighet med punkt 5. För kontoinnehavare som är en fysisk person/privatperson För en fysisk person/privatperson som innehar konto eller begär kontoöppnande behövs följande uppgifter: 1. Handlingar som styrker innehav av bankkonto i ett land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. 2. Handlingar som styrker identitet, såsom en kopia av någon av följande: a. pass eller identitetshandling utfärdad i ett land som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (Organisation for Economic Co-operation and Development, OECD); b. annat pass. 3. Bevis som styrker permanent adress (folkbokföringsadress) för fysisk person/kontoinnehavare. Beviset kan vara en kopia på något av följande: a. identitetshandlingen under punkt 2 om den innehåller den permanenta adressen; b. annan myndighetsutfärdad identitetshandling som visar permanent adress; c. ett intyg från de lokala myndigheterna som bekräftar personens permanenta adress (gäller om landet där personen är folkbokförd inte kan utfärda identitetshandlingar som innehåller permanent adress); d. annat dokument som visar kontoföreträdarens/innehavarens permanenta adress och som brukar accepteras som sådant bevis i Sverige. 4. Utdrag ur belastningsregister avseende den fysiska person/privatperson som begär att få öppna ett konto. För behöriga och extra behöriga ombud Nedan följer de uppgifter som behövs för befintliga ombud och för att nya ombud (PAR/SAR och/eller AAR) ska kunna godkännas:

4 4 (6) 1. En undertecknad fullmakt från kontoinnehavaren som anger att den önskar utse en viss person som behörigt ombud eller extra behörigt ombud, samt omfattningen av ombudets behörighet. Formulär för fullmakt finns på Energimyndighetens webbplats och kan beställas som blankett via e- postadressen nedan. 2. Bevis som styrker identitet, såsom en kopia av: a. identitetshandling utfärdad i ett land som är medlem i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller av ett medlemsland eller Organisationen för ekonomiskt samarbete och utveckling (Organisation for Economic Co-operation and Development OECD); b. ett pass. 3. Bevis som styrker permanent adress (folkbokföringsadress) för fysisk person/kontoinnehavare, kan vara en kopia på något av följande: a. identitetshandlingen under punkt 2 om den innehåller den permanenta adressen; b. annan myndighetsutfärdad identifikationshandling som visar permanent adress; c. ett intyg från de lokala myndigheterna som bekräftar personens permanenta adress (gäller om landet där personen är folkbokförd inte kan utfärda identitetshandlingar som innehåller adressen till permanent adress); d. annat dokument som visar ombudets permanenta adress och som brukar accepteras som sådant bevis i Sverige. 4. Utdrag ur belastningsregistret för samtliga avsedda behöriga ombud/extra behöriga ombud. Viktig information Alla förändringar av informationen ovan ska skriftligen meddelas Energimyndigheten. Ska någon inte längre vara ombud ska detta skriftligen meddelas Energimyndigheten tillsammans med eventuellt återkallande av fullmakter samt uppgifter om ersättare. Vänligen observera att den efterfrågade informationen behöver vara Energimyndigheten tillhanda senast 1 december Utan dessa uppgifter med dokumentation kommer ert befintliga användarkonto samt personliga transaktionskonto att avslutas. Alla efterfrågade uppgifter behövs även för att skapa nya användarkonton, för att registrera ombud och för att få access tilldelad.

5 5 (6) Energimyndigheten tackar på förhand för er medverkan till att uppfylla den nya registerförordningens säkerhetskrav. Har du frågor är du välkommen att kontakta oss via: E-post: Tel All dokumentation skickas till: Energimyndigheten Att: SUS behörighetsadministration Box Eskilstuna Bilaga 1 Utdrag ur artikel 1 direktiv 2005/60/EG: 6) verkligförmånstagare: den fysiska person som ytterst äger eller kontrollerar kunden och/eller den fysiska person för vars räkning en transaktion eller en verksamhet utförs. Den verklige förmånstagaren skall åtminstone a) för företagsenheter i) innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som ytterst äger eller kontrollerar en juridisk enhet genom direkt eller indirekt ägande av eller kontroll över en tillräcklig procentandel av aktierna eller rösträtterna i den juridiska enheten, inbegripet genom innehav av innehavaraktier, dock ej ett företag som är noterat på en reglerad marknad och som omfattas av informationsskyldighet som överensstämmer med gemenskapslagstiftningen eller som är underkastat motsvarande internationella normer; en procentandel på 25 procent + en aktie eller rösträttsandel skall anses tillräcklig för att uppfylla detta kriterium, ii) innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som på annat sätt utövar kontroll över förvaltningen av en juridisk enhet. b) när det gäller juridiska enheter, t.ex. stiftelser, och juridiska konstruktioner, exempelvis truster, som förvaltar och fördelar medel i) när det redan har fastställts vilka de framtida förmånstagarna är, innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som är innehavare av 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet,

6 6 (6) ii) när det återstår att fastställa vilka de enskilda personer som omfattas av den juridiska konstruktionen eller enheten är, innefatta den grupp personer i vars främsta intresse den juridiska konstruktionen eller enheten har inrättats eller bedriver verksamhet, iii) innefatta den fysiska person eller de fysiska personer som utövar betydande kontroll över 25 procent eller mer av tillgångarna i en juridisk konstruktion eller juridisk enhet.