Kompetens och arbetsmiljöplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2010 Dokumenttyp Plan Dokumentnamn Kompetens och arbetsmiljöplan 2010 Fastställd/upprättad 2010-01-22 Beslutsinstans Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning Giltighetstid 2010-01-01 2010-12-31 Dokumentansvarig /processägare Version 1.0 Senast reviderad 2010-01-22 Dokumentinformation Innehåller förvaltningens plan för personalens kompetens och arbetsmiljö för 2010 Detta dokument gäller för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning samt förvaltningens personal
Innehållsförteckning sidan Arbetsmiljöplan 3-7 Delegationsordning 3 Samverkansavtal 3 Ledarskap 3 Medarbetare 4 Information 4 Mångfald/Mänskliga Rättigheter 5 Jämställdhet 5 Friskvård 5 Arbetsmiljö 6 Säkerhetsarbetet 7 Kompetensutvecklingsplan 2010 8-10 Gemensamt för all personal 8 För vissa befattningshavare 8 Erbjudanden till all personal 9 Konferenser 10 Studieresor 10 Nätverk 10 Individuella kompetensutvecklingsplaner 10 Bilagor Bilaga I Förvaltningens interna mötesstruktur 11 Bilaga II Årsplan systematiskt arbetsmiljöarbete 2010 12-13 2
Arbetsmiljöplan Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet är kommunens vision, strategiska områden, VEP och budget, nämndens verksamhetsidé och mål samt förvaltningens kvalitets- och verksamhetsplan. Förvaltningen följer Personalpolitiska riktlinjer arbetsmiljö. Delegationsordning Utgångspunkt för ansvarfördelningen mellan förvaltning och nämnd samt inom förvaltningen regleras i delegationsordningen som reviderats inför 2010. Samverkansavtal Piteå kommun och de fackliga organisationerna har ett samverkansavtal med utgångspunkt i Förnyelse Arbetsmiljö Samverkan (FAS 05) Personalpolitiska riktlinjer för samverkan. Detta tillämpas även inom Arbetsmarknad och vuxenutbildning. Samverkansgrupp I samverkansgruppen företräds nämnden/förvaltningen av förvaltningschefen och arbetsmiljöhandläggaren samt en sekreterare. Arbetstagarna representeras av huvudskyddsombudet och sina respektive fackliga företrädare, för närvarande SKTF, LR och SSR. Samverkansgruppen har uppgifter som skyddskommitté, enligt samverkansavtalet. Ledarskap För att främja en utvecklande miljö, skapa hälsosamma arbetsplatser och bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete är ledarskapet viktigt. Kommunens ledarskapspolicy Ledarskapspolicy för Piteå kommun är ledstjärna för förvaltningens chefer som ska ha en kontinuerlig dialog om ledarskapsfrågor och ledarutveckling. Chefsforum och Arbetsledarträffar Förvaltningens chefer deltar i de kommunövergripande chefsforum och arbetsledarträffar som anordnas av Personalenheten. Chefsutvecklingsstrategi Ledningsgruppen är den strategiska ledningen för förvaltningen och utgör ett stöd till förvaltningschefen. Ledningsgruppen äger tillsammans ansvaret för att förverkliga kvalitetsoch verksamhetsplanen samt kommunikations- och marknadsföringsplanen. Under 2010 kommer totalt åtta chefer att arbeta inom förvaltningen, av dessa kommer två att börja under januari månad. För att stötta cheferna i sitt uppdrag kommer det att genomföras gemensamt utvecklingsarbete på olika nivåer. 3
Medarbetare För att skapa en bra och utvecklande verksamhet behövs engagerade och ansvarstagande medarbetare i förvaltningen. Flera forum finns för dialog mellan arbetsledning och medarbetare. Förvaltningsgemensamma personalmöten genomförs 3-4 gånger per år. Två planeringsdagar inför kommande år genomförs med all personal på hösten. Se även bilaga: Förvaltningens interna mötesstruktur Arbetsplatsträffar Varje chef ansvarar för att arbetsplatsträffar genomförs regelbundet, som är ett forum för dialog mellan arbetsledning och medarbetare angående aktuella frågor i verksamheten och arbetsmiljöfrågor. Medarbetarsamtal Medarbetarsamtal ska genomföras årligen på hösten i samband med verksamhetsplanering för kommande verksamhetsår. Förvaltningen använder målkortsmodellen som ska dokumenteras. I medarbetarsamtalet utformas också en årlig individuell kompetensutvecklingsplan. Lönesamtal Lönesamtal ska genomföras årligen i samband med lönerevision. Förvaltningens lönekriterier utgör utgångspunkten för lönesättning. Medarbetarenkät En årlig medarbetarenkät genomförs på hösten av Personalenheten. Förslagsverksamhet Medarbetare har möjlighet att föreslå förändringar och förbättringar i sin dagliga arbetsmiljö genom kommunens förslagsverksamhet. Information För att varje medarbetare ska kunna ta ansvar för sitt uppdrag och sin arbetsmiljö behövs god tillgång till information. Det finns ett antal kanaler för spridning av information till de anställda. Introduktionsutbildning Varje nyanställd kallas till kommungemensam introduktionsutbildning under det första året. Insidan Kommunens intranät, Insidan, används för information till och mellan medarbetare i kommunen. Pitekvarten I kommunens personaltidning Pitekvarten presenteras personal och verksamheter. 4
Nyhetsbrev Förvaltningens ledningsgrupp och stab ger ut ett nyhetsbrev varje månad där aktualiteter, information om pågående verksamhet och utvecklingsarbete redovisas. Mångfald/Mänskliga Rättigheter Respekten för de mänskliga rättigheterna utgör en grund för allt arbete inom förvaltningen. Förvaltningen bör sträva efter en personalgrupp som präglas av mångfald. Medvetenhet om olikheters betydelse för kreativitet och utveckling är viktigt vid rekrytering och sammansättning av arbetsgrupper. Jämställdhet Förvaltningens personal är jämnt fördelad mellan könen, inget kön är underrepresenterat (under 40 %). Ledningsgruppen består av två kvinnor och två män. Jämställdhetsgrupp Varje förvaltning ska ha en jämställdhetsgrupp enligt kommunens personalpolitiska riktlinjer för jämställdhet, förvaltningens jämställdhetsgrupp utgörs av chefsgruppen. Jämställdhetsombud Uppdraget som förvaltningens jämställdhetsombud ligger på en av verksamhetsutvecklarna i staben. Friskvård Kommunen stimulerar till god hälsa genom erbjudanden om friskvård enskilt och i grupp. Årligen i maj, genomförs exempelvis Kommunjoggen. Under året genomförs också kurser som exempelvis Ett steg i livet. Subvention Kommunen subventionerar träningskort och annat som underlättar för den enskilde att delta i friskvårdsaktiviteter. Friskvårdsgrupp På förvaltningen finns en friskvårdsgrupp som upprättar en årlig plan och budget för aktiviteter som erbjuds personalen. För 2010 planeras följande aktiviteter: Halvdag våren Livsstil helhetssyn, Innebandy, Snorkling/dykning, Friskvårdspeng sökbar utifrån upprättade kriterier, personalfest Halvdag hösten Stresshantering, Innebandy, Friskvårdspeng sökbar utifrån upprättade kriterier, inslag i samband med planeringsdagar Varje medarbetare har rätt till fysisk träning en tim/vecka under förutsättning att motsvarande tid avsätts för träning på fritiden. 5
Arbetsmiljö Skyddsombud På förvaltningen finns ett huvudskyddsombud samt ett skyddsombud i respektive lokal där förvaltningen bedriver verksamhet, Vägledningscentrum, Studiecentrum, Repris återanvändningsmarknad och Älvens grupphem. SAM Systematiskt arbetsmiljöarbete Förvaltningens sytematiska arbetsmiljöarbete utgår från de kommungemensamma styrdokumenten, riktlinjer och rutiner. Bilaga: Årsplan systematiskt arbetsmiljöarbete 2010 Hot och våld Handlingsplan vid våld och hot om våld finns upprättad för varje lokal där förvaltningen bedriver verksamhet, Vägledningscentrum, Studiecentrum, Repris återanvändningsmarknad och Älvens grupphem. Sexuella trakasserier På förvaltningen är det allas ansvar att motverka sexuella trakasserier och vara uppmärksamma på att bemötandet medarbetare emellan är respektfullt. Företagshälsovård Förvaltningens personal omfattas av kommunens avtal med PiteHälsan. Smittskydd Rutiner för smittskydd är upprättade och till dem finns ett modellstöd som underlag att användas vid kartläggning i en akut situation. Alkohol och droger Kommunens Personalpolitiska riktlinjer alkohol och andra droger anger ett gemensamt förhållningssätt i frågan. Riktlinjerna ger stöd till chefer och medarbetare att agera om man misstänker att en medarbetare har problem med alkohol eller andra droger. Målet är att alla arbetsplatser inom Piteå kommun ska vara fria från alkohol och andra droger under arbetstid. I förvaltningens alla tjänstebilar finns alkolås monterade. Vid eventuella tillbud skickas ett meddelande till förvaltningschefen. I samarbete med PiteHälsan kan chefer ålägga personal att ta tester för att identifiera eventuella alkoholproblem. Rehabilitering Förvaltningens personal omfattas av kommunens Riktlinjer för Rehabilitering. 6
Handlingsplan vid personals/deltagares dödsfall Som stöd för chefer och arbetsledare finns en handlingsplan vid eventuella dödsfall inom förvaltningens verksamheter. Handlingsplanen avser såväl personals som deltagares dödsfall. Säkerhetsarbetet Säkerhetsarbetet styrs av fastställd kommunövergripande Policy för säkerhetsarbete och Riktlinjer för säkerhetsarbetet i Piteå kommun samt en årsplan. På förvaltningen finns ett säkerhetsombud, personen är kontaktperson och informationskanal för den kommunövergripande säkerhetsgruppen där kommunledningskontorets kanslichef är ordförande. Kommunens säkerhetsarbete omfattar fem områden - Skydd mot olyckor - Krishantering - Internt skydd - Informationssäkerhet - Säkerhetsskydd Skydd mot olyckor Det finns ett Handlingsprogram för förebyggande verksamhet till skydd mot olyckor, i kommunen, där det förebyggande arbetet prioriterar fallolyckor, vägtrafikolyckor och bränder. Krishantering Kommunfullmäktige har fastställt en Plan för hantering av extraordinära händelser. Om en extraordinär händelse skulle inträffa så är det viktigt att kommunen har en krisledningsorganisation som kan besluta vad som ska göras. En separat krisledningsnämnd där kommunalråden är ordföranden samt en krisledningsstab där kommunchefen är ordförande finns utsedd. På förvaltningen finns en Krisplan som anger ansvar och ledningsfunktioner. Internt skydd Kommunstyrelsen har beslutat om Riktlinjer för internt skydd. Detta omfattar bland annat skaderapportering och brandskydd. Kommunen har ett skaderapporteringssystem, STINA, där en av förvaltningens administratörer sköter rapporteringen. Informationssäkerhet Syftet är att skydda kommunens informationstillgångar genom att verka för administrativ och teknisk säkerhet. Såväl sekretesslagen som offentlighetsprincipen styr detta område. Säkerhetsskydd Säkerhetsskyddslagen handlar om att värna om rikets säkerhet mot spioneri, sabotage, terrorism och brister i sekretess. 7
Kompetensutvecklingsplan 2010 Utifrån förvaltningens utvecklingsarbete och de genomförda utvecklingssamtalen har såväl gemensamma som individuella behov av kompetensutvecklingsinsatser identifierats. Under 2010 kommer nedanstående kompetensutvecklingsinsatser att genomföras inom förvaltningen. Gemensamt för all personal Förvaltningens medarbetare ska aktivt verka för jämställdhet, mångfald/mänskliga Rättigheter, långsiktigt hållbar utveckling och ett entreprenöriellt förhållningssätt så att det genomsyrar hela verksamheten. Kompetensutvecklingsinsatser för att stödja medarbetarna i detta kommer att genomföras under året. Jämställdhet ansvar Vera Piteå Kommuns personalpolitiska riktlinjer för jämställdhet - information Jämställdhetsintegrering utifrån pågående projekt Hållbar Jämställdhet inom Piteå Kommun Mångfald/ Mänskliga Rättigheter ansvar Vera och Inga Föreläsningsserie världsreligioner, riktas även till allmänhet och andra förvaltningar. (Kvällstid) Mänskliga Rättigheter utifrån SKL:s pågående projekt Systematiskt arbete för mänskliga rättigheter Entreprenöriellt förhållningssätt ansvar Vera och Leif För arbetsmarknadsavdelningen, ledningsgrupp, stab och administratörer Långsiktig hållbar utveckling ansvar Leif och Vera Uthållig kommun Föreläsning Uthållig kommun Åsa Wikman KLK För vissa befattningshavare Kommunikation/Presentationsteknik/Retorik ansvar Vera och Leif För högre kvalitet på presentationer För ledningsgrupp och stab, ev. politiker i NAV Ledarskapsutvecklingsprogram ansvarig förvaltningschef Varje chef deltar i de gemensamma kompetensutvecklingsinsatser som erbjuds under året. För varje chef finns dessutom möjligheter till individuell kompetensutveckling utifrån behov och önskemål, exempelvis kursen UGL, enligt överenskommelse med närmaste chef. Projektledarutbildning ansvariga Ledningsgrupp De medarbetare som har projektledaruppdrag ska erbjudas möjlighet att genomgå projektledarutbildning 8
Lösningsfokuserat förhållningssätt ansvarig: Vera Grundutbildning i lösningsfokuserat förhållningssätt för administratörer hösten 2010 Kompetens för fördjupat stöd ansvarig: Vera Förvaltningen ser en allt större andel av deltagare med komplex bakgrund och i stort behov av långvarigt och fördjupat stöd. För arbetsmarknadsavdelningen kommer lämplig utbildningsinsats att genomföras. Utbildningsdag NAV ansvariga Vera och Leif Genomförs 16 februari: Halvdag Hållbar Jämställdhet HOJ projektet som genomförs av Personalkontoret. Halvdag kvalitetsuppföljning Erbjudanden till all personal Ett ekologiskt hållbart samhälle, ansvarig: Curt Jonsson Halvdag Internpraktik ansvarig: respektive arbetsledare Alla har en möjlighet att få inblick i andras uppdrag se vad som händer bakom kulisserna del av dag, utifrån eget intresse. Administratörerna tar gärna emot intresserade. Engelska konversation EU, ansvarig: Fackligt språk för professionellt bruk, för intresserade bland förvaltningens personal. EU-kunskap, Arbetsmarknad och vuxenutbildning, ansvarig Dan Berggren En halvdag erbjuds vid två tillfällen under året. Målgrupp: De som arbetar med eller kommer att arbeta med EU-administration, ledningsgrupp, stab, chefsgrupp, projektledare, administratörer. Lösningsfokuserat förhållningssätt ansvarig: Vera Reflekterande team gruppmötesmetodik kommer att erbjudas alla intresserade team våren 2010 Kvalitetsuppföljning ansvarig Leif och Vera Kartläggning av kompetensutvecklingsbehov och utformning av kompetensutvecklingsinsatser utifrån definierade behov. IT ansvarig Erik och Pernilla Alla nyanställda erbjuds dataintroduktion. 9
Under 2010 kommer en uppdatering av Office, speciell utbildning kommer att erbjudas utifrån den. Lärplattformen genomgångar och handledning erbjuds. Generellt den som har behov av utbildning inom området tar kontakt med Erik och Pernilla. Konferenser Individuella behov och önskemål om att ta del av konferenser och andra kompetensutvecklingsinsatser, utöver det som erbjuds i denna plan, ska medtas i den individuella kompetensutvecklingsplanen och beslutas i samråd med närmaste chef. Studieresor, individens ansvar Förvaltningen har en positiv hållning till studieresor internationellt och uppmuntrar personalen att göra ansökningar inom de EU-program som finns. Förvaltningens EUsamordnare kan bistå med information och tips. Ansökan om enskild kompetensutveckling genom studieresor inom EU:s program görs i samråd med närmaste chef. Nätverk Medarbetarens kontaktnät är en framgångsfaktor för verksamheten och ett stöd i att utveckla kvalitetsarbetet. Alla befattningshavare bör verka för att skapa nätverk med personer med motsvarande arbetsuppgifter eller ansvarsområde såväl inom kommunen som utanför kommunen. Dessutom bör varje medarbetare verka för goda relationer och nätverk med kommunledning, andra förvaltningar, politiken, externa aktörer inom offentlig sektor, näringsliv och organisationer. Det är en extra tillgång för verksamheten om medarbetare kan skapa kontakter för samverkan - i regionen, nationellt och internationellt. Individuella kompetensutvecklingsplaner Varje medarbetare ska ha utvecklingssamtal årligen med sin chef utifrån målkortsmodellen.. Det finns ingen individuell pott för kompetensutveckling. Beslut om kompetensutveckling tas av närmaste chef. En individuell kompetensutvecklingsplan ska formuleras. 10
Bilaga I Förvaltningens interna mötesstruktur Mötets benämning Beskrivning Vilka berörs Ordförande/ansvarig Förvaltningsövergripande personalmöte Ledningsgrupp Chefsgrupp Samverkansgrupp Två gånger på våren, två planeringsdagar i september och en julavslutning i december Varannan måndag eftermiddag En gång per månad för varje samverkansgrupp Inför varje nämnd efter beredningen All personal med ABanställning avdelningschefer och administrativ chef, avdelningschefer och enhetschefer, avdelningschefer, enhetschefer, arbetsmiljöhandläggare, huvudskyddsombud samt fackliga företrädare Avdelningsmöte Vux Varje månad Avdelningschef och avdelningens personal med AB-anställning Avdelningsmöte Arb Varannan månad Avdelningschef och avdelningens personal med AB-anställning Chefsmöte Arbetsmarknad Teammöten adm. gruppen Varje månad Varje månad Avdelningschef och enhetschefer på Arbetsmarknadsavd. Administrativa chefen och administrativa gruppens personal med AB-anställning Teammöten staben Varje månad och stabens personal Avdelningschef Avdelningschef Avdelningschef Administrativ chef Teammöten avdelningsvis Medarbetarsamtal Varje månad Årligen på hösten Målkort - input Fastställs av respektive avdelningschef och enhetschef Respektive chef och medarbetare Avdelningschef och enhetschefer Respektive chef Lönesamtal Årligen på våren Målkort - resultatdialog Respektive chef och medarbetare Respektive chef 11
Bilaga II Årsplan systematiskt arbetsmiljöarbete 2010 Samverkansgruppens möten ligger alltid i tid mellan Navs beredning och nämndssammanträde. Planen kompletteras kontinuerligt med aktuella frågor som ska hanteras. Datum Möte Innehåll Onsdag Chefsgrupp 13 januari Onsdag Samverkansgrupp 13 januari Kl 15:00-17:00 Onsdag Chefsgrupp Infofrågor (Pernilla) 17 februari Onsdag Chefsgrupp 17 mars Onsdag Samverkansgrupp 17 mars Kl 15:00-17:00 Onsdag Chefsgrupp Infofrågor (Pernilla) 28 april Onsdag Samverkansgrupp 28 april Kl 15:00-17:00 April maj? Chef - medarbetare Lönesamtal (inom 3 v efter avtalet är klart) Onsdag Chefsgrupp Infofrågor (Pernilla) 26 maj Onsdag Chefsgrupp 23 juni Onsdag Samverkansgrupp 23 juni Kl 15:00-17:00 Onsdag Chefsgrupp 12
25 augusti Onsdag Samverkansgrupp 1 september Kl 15:00-17:00 Onsdag Chefsgrupp 13 oktober Onsdag Samverkansgrupp 13 oktober Kl 15:00-17:00 November Chef - skyddsombud Skyddsronder Checklista för SAM på arbetsplatsnivå Senast Måndag 30 november Onsdag 24 november Chefsgrupp Checklista för SAM på förvaltningsnivå lämnas till central samverkansgrupp December Chef - medarbetare Medarbetarsamtal med målkort och kompetensutvecklingsplan Onsdag 1 december Kl 13.00-17.00 Samverkansgrupp 13