www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Utbildningsnämnden Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Avgränsning... 4 1.5. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Organisation... 5 2.2. Nämndens styrmedel... 5 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning... 5 2.2.2. Bedömning... 7 2.3. Nämndens uppföljning... 8 2.3.1. Ekonomi och verksamhet... 8 2.3.2. Bedömning... 9 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser 10 2.4.1. Reglemente intern kontroll... 10 2.4.2. Nämndens arbete... 10 2.4.3. Bedömning... 11 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende... 11 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete... 11 2.5.2. Bedömning... 12 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 13 1 av 13
Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att granska utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer Rekommendationer 1. Styrning Den nya organisationen har endast verkat i ca ett år. Vi rekommenderar att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte när det gäller bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras. 2. Uppföljning Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas och förtydligas så att det klart framgår om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att så snart det är möjligt vidta åtgärder vid målavvikelser. Det är en oroväckande bild av att utfallen avseende målområdet Barn och Utbildning uppvisar sämre resultat jämfört med tidigare år. Vi rekomenderar att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. 3. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. 2 av 13
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas riskoch väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. 1.2. Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) 3 av 13
1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för utbildningsnämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Riktlinjer för informationssäkerhet Kommunfullmäktiges budget för 2015 Internbudget för utbildningsnämnden och verksamhetsplan 2016 Riktlinjer för hantering av intraprenad inom. Delegationsordning för utbildningsnämnden Miljöprogram för, 2014-06-17 Delårsrapport för utbildningsnämnden augusti 2015 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter 2013-03-19 Program för mål och uppföljning av privata utförare. 2015-09-15 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser utbildningsnämnden. Granskningen hör till revisionsåret 2015. 1.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: Nämndens ordförande förste vice ordförande i nämnden andra vice ordförande i nämnden förvaltningschef verksamhetschef verksamhetscontroller områdeschef södra intraprenadchef Katedralskolan tre rektorer, södra området avdelningschef ekonomi Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. 4 av 13
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Utbildningsnämnden bildades den 1 januari 2015 genom en sammanslagning av gymnasienämnden och skol- och barnomsorgsnämnden. Utbildningsnämndens verksamhet omfattar förskola och pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Därutöver ingår kulturskola, fritidsgårdsverksamhet och skolbibliotek. 2.2. Nämndens styrmedel 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning Kommunfullmäktige fattade i samband med budget 2014 beslut om att gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen skulle slås samman till en utbildningsförvaltning. Sammanslagningen träde ikraft den 1 januari 2015. Syftet med omorganisationen var att nuvarande förvaltning ska leda till en helhetssyn på elevens skolgång i ett 1-20 års perspektiv. Detta ska skapa förutsättningar för en ökad måluppfyllelse för Växjös barn och ungdomar. En sammanslagen utbildningsförvaltning förväntades även medföra effektiviseringar avseende bl.a. bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal i ett 1-20 års perspektiv och minskade kompensatoriska insatser tack vare ett systematiskt arbete med tidiga insatser. Sammanslagningen har inneburit att utbildningsnämnden fattat formella beslut, exempelvis: Utbildningsnämnden har beslutat om att överta ansvaret för de avtal och överenskommelser som tecknats av gymnasienämnden respektive skol- och barnomsorgsnämnden. Detsamma gäller förlängning av riktlinjer och anvisningar 1 Utbildningsnämnden har beslutat om plan för hantering av kriser och extraordinära händelser. 2 Krav från fullmäktige på förvaltningsanpassade planer. Utbildningsnämndens ansvarsområde utgår från nämndens reglemente som senast reviderats av Kommunfullmäktige, 2015-11-17. Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för fastställd i kommunfullmäktige 2011-04-19 beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. 1 Utbildningsnämnden 2015-01-07 15-16 2 Utbildningsnämnden 2015-02-18 36 5 av 13
Utbildningsnämnden styrning sker dels utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Dessa båda uppdrag har konkretiserat i nämndens internbudget gällande mål och aktiviteter. Utifrån det statliga uppdraget och utifrån kommunfullmäktiges budget har utbildningsnämnden formulerat följande vision: Vår vision är en hållbar utbildning för barn och elever från 1 år till 20 år. I nämndens internbudget 2015 redovisas att Växjö ska vara en framstående skolkommun i Sverige med mycket goda resultat på hållbart lärande för kommunens alla barn och elever. Nämnden verksamhetsmål berör flertal av fullmäktiges målområden. Nämnden har totalt fastställt fjorton verksamhetsmål samt två mål med koppling på målområdet Ekonomi och effektivitet. För flera verksamhetsmål/nyckeltal saknas målvärde. En förändring inför 2016 års internbudget har skett genom tydligare målvärden. Förvaltningsledningen beskriver att man i möjligaste mån följer planer och program som beslutats av fullmäktige och att ett antal mål har kopplats till nämndens målområde miljö, energi och trafik. Förvaltningen beskriver att planerna är finansierade i verksamhetens budget. Inför 2016 har budgeten utökats avseende demografisk utveckling samt lokalhyror motsvarande 80,5 mnkr. Därutöver finns ett krav på effektivisera verksamheten med 15,8 mnkr. Utbildningsnämnden har formulerat en styrkedja (se nedan bild) som innebär att respektive arbetslag, skolledare formulerat aktiviteter kopplade till det statliga uppdraget och fullmäktiges budget. Utifrån intervjuerna beskrivs att avståndet mellan nämnd/förvaltningsledning och verksamheten i den nya organisationen ökat. Förvaltningsledningen har beslutat att inför år 2016 förändra sin ledningsgrupp så att även områdescheferna deltar i ledningsgruppen. I samband med den nya organisationen har en beskrivning utifrån roller och ansvar för alla chefer samt stödfunktionerna nedtecknats. Styrning/ uppföljning Pedagog Arbetslag Skolledare Områdeschef Verksmahetschef Förvaltningschef Nämnden Nedan listas väsentliga lagar, förordningar och styrmedel som styr nämndens verksamheter: Skollag Diskrimineringslag Arbetsmiljölag 6 av 13
Kommunallag Skolförordning Läroplaner Skolverkets allmänna råd Policys och planer (Miljöprogram för ) Under 2015 har nämnden beslutat om nya principer för resursfördelning som ska börja gälla år 2016, Principer för resursfördelning inom en sammanhållen utbildningsförvaltning 1-20. Principerna ska ge möjlighet till en likvärdig utbildning samt ta hänsyn till det kompensatoriska uppdraget inom såväl utbildningsnämndens verksamheter som för alla barn och elever folkbokförda i. Utbildningen inom skolväsendet ska vara likvärdig inom varje skolform och inom fritidshemmet. 3 Lokalfrågor är en väsentlig fråga för utbildningsnämnden. Vid lokalförändringar avseende nybyggnation eller ombyggnation sker samarbete mellan förvaltningen och VÖFAB avseende projektering och anbudsförfrågan. Utbildningsnämnden beslutar därefter om att genomföra nybyggnationer och ombyggnationer av förskolor och skolor när bl.a. investeringsutgift och preliminär årlig hyreskostnad är känd. Under året har nämnden enligt protokoll beslutat om nybyggnation och ombyggnation av Bergunda, Torpaskolan, Sandsbro skola, Tävelsås och Östra lugnet. Delegationsordning och attestordning har upprättats och fastställts av nämnden 2015-05- 13 respektive 2015-02-18. Förvaltningen har under året genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden och aktuell lagstiftning. 2.2.2. Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning är tillräcklig och att nämnden i huvudsak tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för. Styrningen sker utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Nämnden har i internbudget 2016 tydliggjort sin målstyrning genom tydligare systematiska nyckeltal. Det är positivt att nämnden aktivt arbetar med översyner av resursfördelningssystem, lokaler m.m. Den nya organisationen har endast verkat i ca ett år. Vi rekommenderar att en utredning så småningom genomförs för att säkerställa att omorganisationens syfte när det gäller bättre skolresultat, bättre resursutnyttjande av personal och minskade kompensatoriska insatser realiseras. Vi ser positivt på att rollbeskrivning har upprättats för chefer i organisationen samt stödfunktioner. Styrkedjan från nämnd och förvaltningsledning till det pedagogiska arbetet omfattar dock flera chefsled, vilket kan innebära en ökad risk avseende styrning och kontroll. 3 Utbildningsnämnden 2015-10-07 165, 2015-12-16 201 7 av 13
2.3. Nämndens uppföljning 2.3.1. Ekonomi och verksamhet Uppdrag och uppföljning styrs och leds mellan de olika nivåerna i organisationen från pedagog via arbetslag, skolledare, områdeschef, verksmhetschef, förvaltningschef och slutligen till nämdnen. Uppföljningen sker utifrån det systemastiska kvalitetsarbete och syftar på att utveckla verksamheten. Till modellen finns en löpande mötesstruktur med möten i verksamheten, mellan skolledare och områdeschef samt mellan områdeschefer och verksamhetschef. Vi har granskat att denna uppföljning i det Södra skolområdet och Katedralskolan sker. De skolledarna som vi intervjuat upplever att administrationen tar mer och mer tid (södra området). Lokala skoladministratörer har tagits bort och istället ersatts med centrala administratörer. Detta arbete beskrivs inte alltid förenkla arbetet ute i verksamheten. Skolledarna beskriver att det idag finns ett större fokus på ekonomi och ekonomiuppföljning. Stödverktyget för analys beskrivs inte fungera tillräckligt bra. Enligt uppgifter planeras en utveckling av beslutsstöd och analysmodell att ske under våren 2016. Även stödet från förvaltningens ekonomiavdelning beskrivs kunna utvecklas avseende budgetarbete samt uppföljning och analys. En förändring kommer att genomföras av ekonomiavdelningen som medföra ett bättre och mer kvalificerat ekonomiskt stöd till skolledare. Uppföljning av nämndens verksamhetsmål sker i samband med delårsrapport och årsrapport. I delårsrapport för utbildningsnämnden per augusti 2015 redovisas nämndens verksamhetsmål per målomårde. Det går i flera fall inte utifrån lämnad redovisning att bedöma måluppfyllelsen per målområde eller för respektive mål. Flertal av målen inom målområdet Barn och Utbildning visar försämring jämfört med tidigare år. I delårsrapporten omnäms påbörjade och kommande insatser. Nämnden redovisar för år 2015 en prognos (aug 2015) på -32 mnkr. Avvikelsen beror till stor del av rättning av retroaktiva utbetalning till fristående skolor och förskolor för perioden 2010-2013 (20 mnkr, momskompensation). Beslut om utbetalning har skett av nämnden 2015-09-02. I samband med delårsrapport per augusti 2015 finns ett avsnitt Åtgärder för att nå budget 2015. Avsnittet beskriver kortfattat att utbildningsnämnden har stärkt uppföljning och ekonomistyrningen för att begränsa Centrumområdets underskott inför höstterminen 2015. Nämnden avviker från riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter gällande månadsrapportering till nämnden. Månadsrapportering har endast skett till presidiet. Inför 2016 har en anpassning till riktlinjerna skett. Inför 2016 har en sammanställning över vilka uppföljningar som nämnden ämnar genomföra under året beslutats i samband med internbudgeten. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 4 Information om prognos för elevutvecklingen. Nämnden ser ett ökat behov av lokaler ca 26 ooo kvadratmeter fram till 2022. 5 Rekryteringsbehov inom förvaltningen. 6 4 Utbildningsnämnden 2015-03-18 50 5 Utbildningsnämnden 2015-04-08 70 8 av 13
Handlingsplan efter genomförd medarbetarenkät 2014. 7 Analys av skolval. 8 Lokalförsörjningsplan. 9 Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare. 10 Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. De fristående förskolor och skolorna har egna huvudmän och styrelser. Nämnden ansvarar för tillsynen inom fristående förskolor och fristående fritidshem medan Skolverket bedriver tillsyn inom skolorna såväl kommunala som fristående. Tillsyn av fristående förskolor sker i enlighet med en upprättad plan, tillsynen rapporteras till nämnden. 11 Nämnden har den 2015-10-07 fattat beslut om riktlinjer för insyn i fristående skolor. Syfte med riktlinjerna är utifrån skollagens bestämmelser om hur kommunens insyn i fristående skolor ska organiseras, genomföras och rapporteras. Under 2015 har uppföljningsbesök med syfte att följa upp olika verksamhetsformer genomförts inom grundskola, grundsärskola och gymnasiet. Syftet har varit att följa upp och analysera om enheternas arbete överensstämmer med de övergripande målen och riktlinjerna i läroplanerna. Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsäreende och eleväreende till nämnden. 2.3.2. Bedömning Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden delvis är tillräcklig. Kommunens styrdokument Styrsystem för avseende uppföljning tillämpas samt att det statliga uppdraget följs upp på såväl förvaltning och enhetsnivå. Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas. Redovisningen behöver förtydligas om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid avvikelser. Uppföljningen försvåras också med anledningen av att vissa mål för år 2015 inte är mätbara. Det är en oroväckande bild av att resultaten avseende målområdet Barn och Utbildning uppvisar sämre resultat jämfört med tidigare år. Vi rekomenderar att nämnden säkerställer att beslutade åtgärder realiseras i verksamheten och får önskad effekt. Det är väsentligt att verksamheten har stödsystem och verktyg som fungerar samt att hitta sätt att effektivisera administrationen ute i verksamheten. Vi rekommenderar att nämnden att säkerställa att verksamheten har ändamålsenliga stödsystem för att säkerställa tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. 6 Utbildningsnämnden 2015-04-08 71 7 Utbildningsnämnden 2015-04-08 72, 2015-12-16 191 8 Utbildningsnämnden 2015-06-15 114 9 Utbildningsnämnden 2015-11-11 175 10 Kommunfullmäktige 2015-09-15 178 11 Utbildningsnämnden 2015-02-18 37-38, 2015-06-15 123, 2015-09-02 142 9 av 13
Diverse verksamhetsuppföljningar sker med viss frekvens till nämnden. I de fall redovisning av verksamhetsuppföljningar sker till nämnden rekommenderar vi att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av uppföljningen föranleder eventuella åtgärder. 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och riskoch väsentlighetsanalyser 2.4.1. Reglemente intern kontroll Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll (2005-05-18). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: -ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet -tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. 2.4.2. Nämndens arbete Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Under 2015 har ett antal av de övergripande ekonomiska transaktionerna för 2015 återrapporterats i samband med delårsrapporten (augusti). Nämnden har antagit en internkontrollplan för 2015 och ingår i nämndens internbudget. Beslut gällande 2015 års internbudget togs på nämndens sammanträde 2015-02-18. Därutöver antog nämnden en intern kontrollplan avseende verksamhetskontroller med åtta kontrollmoment. 12 Samtliga kontrollmoment återrapporteras i samband med bokslutet. Intern kontrollplan för år 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport 2014. Uppföljning av åtgärderna sker i samband med kommande årsrapport för 2015. Under året har nämndens arbete med intern kontroll ytterligare utvecklats. Numera dokumenteras risk- och väsentlighetsanalysen och har ett bredare syfte än att enbart utgöra underlag för vilka kontrollmoment som finns i internkontrollplanen. Den utgör ett underlag för arbetet med internbudgetens strategier och åtgärder, som en del i verksamhetsplaneringen. Analysen har skett på uppdrag av nämnden utifrån följande verksamhetsmål samt nedanstående ledord: 12 Utbildningsnämnden 2015-03-18, 61 10 av 13
Barn och elever i våra verksamheter känner trygghet och trivsel. De får det stöd och den stimulans som krävs så att de kan utveckla sina förmågor så långt det är möjligt och så att deras kreativitet, engagemang, nyfikenhet förstärks och utvecklas. Ett fördjupat och dokumenterat analysarbete på alla nivåer leder till slutsatser som ligger till grund för att uppnå detta. Arbetet har inneburit att dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys har upprättats och därefter har nämnden sedermera beslutat om vilka kontroller som ska genomföras. 2.4.3. Bedömning Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som tillräckligt. Vi grundar oss på det arbetet som påbörjats under året med att kartlägga utbildningsnämndens risker. Nämnden har inför år 2016 varit delaktig genom att ge förvaltningen i uppdrag om att ta fram väsentliga riskområden samt beslutat vilka kontroller som ska genomföras under 2016. Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte helt är genomförda vid granskningstillfället. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits. 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteende 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och vad gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren rådgöra med närmaste chef. har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter: Styrdokument Fastställd eller senast uppdaterad Upphandlings och inköpspolicy för Antagen av KF 2014-08-26 185 Reglemente för internkontroll Fastställd KF 2005-08-18 165 Representation och gåvor för anställda i Beslutad av kommunchef 2012-06-28 Policy för bisyssla Fastställd KF 2013-05-21 122. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF 2012-11-20, 276 Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under senaste åren. har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte 11 av 13
upprättas för. Arbetet kring detta beskrivs pågå. Förvaltningsledningen beskriver att så fort den övergripande värdegrunden är beslutad så ska alla riktlinjer och policys ses över. Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i verksamhetens arbete med likabehandling. Både förvaltningsledningen och skolledare beskriver att kränkande behandling som ett särskilt fokusområde. Uppföljning av detta sker i den uppföljning som skolledare gör. När det gäller det förebyggande arbetet mot oegentligheter beskriver förvaltningsledningen att detta område historiskt sett inte har beaktats i tillräcklig stor utsträckning. Enligt intervjuerna beskrivs att vissa kontroller gällande oegentligheter genomförs i samband med de övergripande kontrollerna. Centralisering av lönehantering och fakturering av barnomsorgsavgifter har skett och avser steg i att reducera risker för oegentligheter. När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen fattat beslut som berör de som erbjuds anställning eller praktik i verksamhet där det förekommer direkt och regelbunden kontakt med barn. 13 Detta berör enligt uppgifter även för skolskjutspersonal, måltidspersonal och finns även med som upphandlingskrav i städentreprenad. För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldiga att på arbetsgivarens begäran anmäla en bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom och få den prövad. Enligt checklistan för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas. 2.5.2. Bedömning Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten. Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmomenten som fastställts av kommunstyrelsen samt att centralisera administrativa processer. När det gäller förtroendeskadligt beteende i verksamheten sker ett visst arbete avseende registerutdrag på personal som har direkt och regelbunden kontakt med barn. Därutöver är likabehandling och kränkande behandling ett centralt begrepp i det pedagogiska uppdraget. Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa. 13 Kommunstyrelsen 2015-06-02 217 12 av 13
3. Sammanfattande revisionell bedömning Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i utbildningsnämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning: Vår sammanfattande bedömning är att utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten i delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument Styrsystem för Växjö kommun. Styrningen sker utifrån det statliga uppdraget och dels utifrån kommunfullmäktiges budget. Ett område för utveckling är uppföljning av bl.a. verksamhetsmålen. Andra områden för utveckling är hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden. 2016-02-02 Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav 13 av 13