Riktlinjer för hantering av privata medel inom hemtjänsten Administration av den enskildes privata medel sker på olika sätt utifrån det behov av stöd som han/hon har: 1. Den enskilde sköter ekonomi på egen hand eller med stöd av anhöriga. 2. Den enskilde sköter sin ekonomi med omfattande stöd av anhörig som har fullmakt. 3. Den enskilde sköter sina privata medel med stöd av god man eller förvaltare som utsetts av tingsrätten eller överförmyndaren. Under vissa förutsättningar behöver den enskilde ha hjälp av personal att sköta fickpengar eller pengar till andra ändamål. Detta ska ske enligt överenskommelse i avtal om hantering av privata medel. Hanteringen av privata medel skall minimeras. Personal inom hemtjänsten ska inte vara ersättare för anhörig, god man/förvaltare eller agera bank med stora kontanter i kassaskåp eller andra förvaringsställe. Personalen skall enbart ha hand om specificerade medel i enlighet med biståndsbeslut eller efter en överenskommelse enligt avtal om hantering av privata medel. Anmälan till överförmyndare, god man och förvaltare Om den enskilde inte själv kan tillvarata sin rätt och förvalta sina egna medel och/eller egendom ska personal kontakta biståndshandläggare, som ansvarar för anmälan till överförmyndaren. God man eller förvaltarskap beslutas sedan av tingsrätten. Introduktion av nyanställd personal I samband med introduktion/utbildning av nyanställd personal inom hemtjänsten ges information av enhetschef om de riktlinjer och rutiner som gäller privata medel. För att ytterligare tydliggöra betydelsen av detta ska nyanställda underteckna att man tagit del av rutinerna. (bilaga) Personal som skall ansvara för privata medel utses av enhetschef och detta skall dokumenteras. Företrädesvis utses kontaktmannen. Rutiner vid administration av privata medel Transaktioner skall bokföras löpande på kassablad med saldoberäkning för varje transaktion och signatur. Varje inköp/uttag skall styrkas med kvitto/verifikat. Vid avsaknad av kvitto skall en kvittens skrivas. Kvittensen skall vara verifierad av ytterligare en person för att gälla. Kvitto/verifikat ska numreras och förvaras löpande tillsammans med kassablad. Grundregeln är att kvitto/verifikat sparas i 10 år. Överenskommelse kan göras med god man/förvaltare om andra rutiner. Avstämning sker varje månadsskifte (alternativt kvartalsvis)av kassaansvarig (normalt kontaktman)
I det följande finns regler för kassahantering: Bokföring i kassabok får inte ske med blyerts. Felskrivna belopp i kassabok/blad får inte raderas/övermålas eller ändras, utan ett streck dras över det felaktiga beloppet och det rätta skrivs intill. Lån mellan olika kassor får inte förekomma. Ur säkerhetssynpunkt skall kontanta medel i den enskildes kassor inte ha ett högre belopp än det som anses nödvändigt, i normalfallet 500 kronor om inte annan skriftlig överenskommelse görs med anhöriga, god man eller förvaltare. Kontanter och bokföringsmaterial skall förvaras i den enskildes hem så att risken för otillbörlighet minimeras. Det är endast kontaktman eller annan kassansvarig personal som äger rätt att hantera kontanter, kort och bokföringsmaterial. Detsamma gäller om inköpskort eller motsvarande förvaras hos butiken. Kontokort, köpkort, kreditkort etc. Har personen kontokort, köpkort, kreditkort eller motsvarande ska dessa förvaras på samma sätt som om det vore kontanter. Möjlighet finns att upprätta avtal om att inköpskort eller motsvarande förvaras i butik där endast kontaktman äger rätt att göra reglerade köp på kortet. Kod till kort betraktas som värdehandling och bör inte finnas nedskriven någonstans. Skulle det förekomma nedskrivna koder skall dessa förvaras separat, d.v.s. inte på samma ställe som kortet. Avtal om hantering av privata medel mellan boende, god man, anhörig En skriftlig överenskommelse mellan den enskilde eller dennes företrädare och kontaktman eller annan kassaansvarig i personalgruppen upprättas. I denna överenskommelse anges: Summa/månad för personliga omkostnader (matinköp, personlig hygien, sjukvårdsavgifter m.m.) Fullmakt för uttag på bank och/eller inköp med kontokort eller motsvarande med belopp gräns Avtalet om hantering av privata medel reglerar vem som äger rätt att hantera medel, inköp eller annat, hur redovisning och avstämning mellan personal och god man ska ske samt annan praktisk hantering. Avtalet om hantering av privata medel skall årligen revideras. Stickprovskotroll Stickprovskontroll skall göras 1 ggr/kvartal på minst 5% av de som har hjälp med privata medel. Ansvarig för stickprovskontrollen är enhetschef för hemtjänst. Denna ska innehålla kontroll av: Att kvitton stämmer med gjorda köp Att regelbundna noteringar gjorts i kassaboken/bladet Verksamhetsansvarig kontrollerar årligen att vård- och omsorgsnämndens riktlinjer följs.
Vid dödsfall eller flyttning Om kassaboksinnehavaren avlider lämnas handlingarna till dödsboet med ett kvittensförfattande. Vid flyttning till exempelvis ett särskilt boende i kommunal regi skall allt material som rör kassaboksinnehavarens ekonomi följa med, överlämnas och kvitteras. Inventarier, smycken och värdesaker Smycken och andra värdesaker i den enskildes hem ansvarar inte hemtjänsten för. Vid försvunna föremål hänvisas till den enskildes hemförsäkring. Nedanstående rutiner följs: Rutiner vid stöld 1. Kontrollera att det verkligen saknas pengar, värdeföremål etc. 2. Informera enhetschefen 3. Informera den enskilde, anhöriga, god man och förvaltare 4. Polisanmälan Görs normalt av kommunen 5. Anmälan/utredning enligt Lex Sarah 6. Dokumentera 7. Informera verksamhetschef Övrigt Riktlinjerna ska revideras vart annat år. Hemtjänsten ansvarar för de medel som förvaras i enlighet med ovan angivna rutiner. Övriga medel eller värdeföremål ansvarar hemtjänsten inte för. Förslag till beslut 1. Riktlinjerna fastställs 2. Förvaltningschefen ger rätt att ändra rutiner Bilagor för undertecknande och avtal
Riktlinjer för hantering av privata medel inom hemtjänsten Jag har fått skriftlig och muntlig information angående regler och riktlinjer som gäller för personal anställd inom hemtjänsten i Lekebergs kommun. Datum.. Arbetstagare.. Som kontaktman för Har jag informerats om mitt ansvar när det gäller regler och riktlinjer för privata medel i Lekebergs kommun Avtal om hantering av privata medel kontanter/inköp Den enskildes namn.. Personnummer:.. Kontaktman:.. Påfyllning av kontanter Påfyllning av kassan sker genom at anhörig, god man eller förvaltare, mot kvitto till kontaktman (eller annan personal) inom hemtjänst, regelbundet överlämnar kontanter. Normalt bör kassans behållning ej överstiga 500 kronor. Vid enstaka särskilda behov kan större belopp tillföras. För detta ska särskild överenskommelse med anhörig, god man, förvaltare och kontaktman träffas.
Fullmakt Kassan används för inköp av Kompletterande överenskommelse Redovisning av kontanter Kontaktman inom hemtjänsten ansvarar för att redovisning av kontanter sker i enlighet med Lekebergs kommuns riktlinjer vid administration av privata medel. Kontroll av medelshanteringen görs av god man, anhörig eller den enskilde. Detta sker normalt: En gång per månad/kvartal/halvår/år Datum för överenskommelse:. Enhetschef. Kontaktman. Anhörig/godman/förvaltare/den enskilde
Avtal om hantering av privata medel konto/kreditkort för inköp Den enskildes namn.. Personnummer:.. Kontaktman:. Korthantering I normalfallet är det ett kort för inköp, där medel sätts in så att det finns täckning för planerade inköp till hushållet. Påfyllning av kortet görs regelbundet av anhörig, god man eller förvaltare som också ansvarar för att kortets saldo inte överstiger 2000 kronor. Vid tillfälliga särskilda behov kan större tillgodohavanden medges. För detta ska särskild överenskommelse mellan anhörig, god man, förvaltare och kontaktman träffas. Fullmakt Kortet används för inköp av Kompletterande överenskommelse Redovisning av kortanvändning Kontaktman inom hemtjänsten ansvarar för att redovisning av kortet sker i enlighet med Lekebergs kommuns riktlinjer vid administration av privata medel. Kontroll av medelshanteringen görs av god man, anhörig eller den enskilde. Detta sker normalt: En gång per månad/kvartal/halvår/år Datum för överenskommelse:.. Enhetschef Kontaktman. Anhörig/ god man/förvaltare/den enskilde