Granskning av kostverksamheterna i Emmaboda, Lessebo och Uppvidinge kommuner

Revisionsrapport Granskning av kostverksamheterna i Emmaboda, Lessebo och Uppvidinge kommuner 9 september 2009 Eva Gustafsson Silja Savela

2009-09-09 Pär Sturesson Eva Gustafsson

Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfråga och metod...2 2 Iakttagelser...3 2.1 Organisation och verksamhet...3 2.1.1 Avtal...4 2.1.2 Transporter...4 2.1.3 Upphandling...5 2.1.4 Näringsvärde...5 2.1.5 Omfattning...5 2.1.6 Planering för förändrat brukarunderlag...6 2.2 Mål för verksamheten...6 2.3 Ekonomi...7 2.3.1 Budget 2008 och 2009 samt utfall 2008...7 2.3.2 Kostnader...8 2.3.3 Jämförelse av portionskostnader...9 2.3.4 Prissättning...10 2.3.5 Subvention av måltider...11 2.3.6 Rutiner för ekonomisk uppföljning...12 3 Kvalitet samt resultat av intervjuer med kunderna...12 3.1 Kvalitetsuppföljning...12 3.2 Egenkontroll...13 3.3 Resultat av intervjuer med köpare...13 4 Revisionell bedömning och svar på revisionsfrågorna...14 4.1 Svar på revisionsfrågorna...14 Har kommunerna en ändamålsenlig organisation i form av produktions- och mottagningskök?...14 Vilka mål finns fastställda för verksamheten?...15 Hur sker prissättningen per portion och finns det en tillfredsställande uppföljning av ekonomin?...15 Hur är kostnaderna per portion vid jämförelser mellan kommunerna?...16

Subventionerar socialnämnderna kosten till brukarna inom äldre- och handikappomsorgen och i så fall med hur mycket per månad/portion?...16 Fungerar distributionen av mat och är tidsåtgången från produktion till servering tillfredsställande?...16 Finns det någon planering för om brukarunderlaget minskar?...17 Görs uppföljning av kvalitén på den mat som serveras och hur uppfattas i så fall kvalitén?...17 Hur är näringsvärdet på mat?...17 Hur sker upphandlingen av livsmedel i avseende på t.ex. närproducerat och ekologiskt odlade varor?...17 4.2 Revisionell bedömning...18 1

1 Bakgrund, revisionsfråga och metod Revisorerna i Emmaboda, Lessebo och Uppvidinge kommuner har beslutat göra en gemensam granskning av de tre kommunernas respektive kostverksamhet. Revisionsfrågorna är om verksamheterna bedrivs ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande. Följande kontrollfrågor ingår i granskningen: Har kommunerna en ändamålsenlig organisation i form av produktions- och mottagningskök? Vilka mål finns fastställda för verksamheten? Hur sker prissättningen per portion och finns det en tillfredsställande uppföljning av ekonomin? Hur är kostnaderna per portion vid jämförelser mellan kommunerna? Subventionerar socialnämnderna kosten till brukarna inom äldre- och handikappomsorgen och i så fall med hur mycket per månad/portion? Fungerar distributionen av mat och är tidsåtgången från produktion till servering tillfredsställande? Finns det någon planering för om brukarunderlaget minskar? Görs uppföljning av kvalitén på den mat som serveras och hur uppfattas i så fall kvalitén? Hur är näringsvärdet på mat? Hur sker upphandlingen av livsmedel i avseende t.ex. närproducerat och ekologiskt odlade varor? Granskningen har genomförts av Eva Gustafsson (Emmaboda och Uppvidinge) och Silja Savela (Emmaboda och Lessebo) på Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers. Vi har granskat den kostverksamheten som bedrivs i egen regi. I respektive kommun har vi intervjuat förvaltningschefer inom kostverksamheten (med undantag för Uppvidinge kommun där vi intervjuat den som hade ansvaret för verksamheten före 1 juli 2009), äldreoch handikappomsorgen samt utbildningsverksamheten. Vidare har vi intervjuat kostchef/samordnare, ekonomer på respektive förvaltning samt enhetschefer som representerar köpare. I Uppvidinge och Lessebo kommuner har externa utredningar om kostverksamheten genomförts. I Uppvidinge har företaget Care Catering Consultants Group AB under 2007 och 2008 genomfört utredningar avseende kostverksamheten, med bland annat en analys av de förhöjda livsmedelskostnaderna. I Lessebo kommun har Dining Development AB genomfört en utredning om kostverksamheten under våren 2009. Utredningsuppdragets 2

syfte har varit att klarlägga och beskriva nuvarande kostorganisation och att visa förslag på framtida organisation. Vi har tagit del av dessa utredningar. I övrigt har vi tagit del av bland annat kommunernas årsredovisningar, budget och utfall för åren 2008 och 2009, prislistor och taxor, avtal mellan kostenhet och köpare i de kommuner där avtal har tecknats med mera. Rapporten är faktaavstämd med respektive kommuns förvaltningschef för kostverksamhet, socialförvaltning samt skola/barnomsorg 2 Iakttagelser 2.1 Organisation och verksamhet I Emmaboda kommun bedrivs kostverksamheten både i egen regi och på entreprenad. Den egna verksamheten sker i tre tillagningskök samt i ett mottagningskök i kommunens ytterområden och teknik- och fritidsnämnden har ansvaret. Den tekniske chefen har det övergripande ansvaret för verksamheten som leds av en kostchef. I verksamheten finns ytterligare 10,6 årsarbetare. Tillagningsköken finns på de särskilda boendena i Långasjö, Vissefjärda och Algutsboda och mottagningsköket på skolan i Johansfors. Barnen i Långasjö och Vissefjärda äter på respektive särskilt boende. I Emmaboda- och Lindåsområdet är kostverksamheten utlagd på entreprenad. De senaste fyra åren har kommunen haft avtal med Sodexo AB. I januari 2009 beslutade kommunstyrelsen att från och med 1 januari 2010 driva verksamheten i egen regi. Både den egna verksamheten och Sodexo AB levererar måltider till skolan, barn-, äldre och handikappomsorgen. Inom bildningsnämnden finns dessutom en förskola som tillagar samtliga måltider själv. I Lessebo kommun är kostverksamheten organiserad under tekniska nämnden. Kostverksamheten levererar måltider till skolan, barn-, äldre och handikappomsorgen. Tekniske chefen har det övergripande ansvaret för verksamheten. I verksamheten finns en kostsamordnare motsvarande 20 % av en heltidstjänst samt ytterligare 33 årsarbetare. Totalt finns i kommunen fyra produktionskök och 12 mottagningskök. Produktionsköken finns i skollokalerna i Lessebo och Hovmantorp och på de särskilda boendena i Kosta och Skruv. Mottagningsköken finns inom skolan, förskolan och äldreomsorgen. Respektive produktionskök levererar till mottagningskök inom sitt geografiska område. I Uppvidinge kommun är kostverksamheten organiserad under kommunstyrelsen och levererar måltider till skolan, barn-, äldre och handikappomsorgen. Planeringschefen har fram till sommaren haft det övergripande ansvaret för verksamheten, därefter har kommundirektören det övergripande ansvaret. I verksamheten finns en kostchef på 50 % av en heltidstjänst samt ytterligare 32,76 årsarbetare. Totalt finns i kommunen fyra produktions- 3

kök och fem mottagningskök. Produktionsköken finns på de särskilda boendena i Åseda, Lenhovda, Norrhult och Älghult. Mottagningsköken finns på skolorna. Förutom tillagning och leverans av måltider enligt ovan säljs även råvaror till olika interna enheter. I samtliga tre kommuner levereras måltider även till externa kunder, som exempelvis till Migrationsverket (Lessebo), friskolor och föräldrakooperativ (Uppvidinge) samt till Vida Timber (Emmaboda). Gemensam matsedel för skola och förskola finns i samtliga kommuner, likaså för äldreoch handikappomsorgen. I Emmaboda finns dagligen två rätter att välja på. I samtliga kommuner finns möjlighet att få vegetarisk mat och specialkost efter behovsprövning. 2.1.1 Avtal I Emmaboda har avtal tecknats mellan kommunen och den externa leverantören Sodexo. Tekniska kontoret har upprättat ett avtalsförslag med bildningsnämnden, 2007-10-23, som bygger på avtalskonstruktionen med Sodexo. Förslaget reglerar kostenhetens åtaganden och priser. Förslaget har inte undertecknats, dock tillämpas prissättningen enligt förslaget. Något avtal mellan tekniska förvaltningen och socialförvaltningen har inte upprättats. Enligt uppgift tillämpas samma principer som i avtalet med den externa leverantören även med socialförvaltningen. I Lessebo finns inget avtal mellan kostenheten och respektive köpare. I Uppvidinge finns kostavtal mellan kostenhet och respektive barn- och utbildningsområden. Mellan socialförvaltningen och kostenheten finns inget avtal. 2.1.2 Transporter Emmaboda köper transporterna av två olika taxiföretag, ett företag sköter transporterna i Algutsboda-området och ett i Långasjö/Vissefjärda-området. Lessebo köper transporterna av ett taxiföretag. I Uppvidinge äger/leasar kostenheten transportfordonen. Kommunens fastighetsbolag sköter transporterna mot ersättning för personaltid. I samtliga kommuner ansvarar och genomför äldreomsorgens personal matdistribution till enskilda. 4

2.1.3 Upphandling Samtliga kommuner upphandlar livsmedel via de centrala upphandlingar som genomförs i respektive län. Ekologiska varor ingår i respektive upphandling, där varje kommun kan bestämma hur mycket ekologiska varor som ska inköpas. Närproducerade varor finns inte upphandlade i någon kommun. 2.1.4 Näringsvärde I samtliga kommuner uppges att Livsmedelsverkets rekommendationer när det gäller näringsvärdet tillämpas. Dock finns inget datorbaserat system för beräkning av, eller dokumenterad uppföljning av näringsvärden, vilket gör att det enligt uppgift inte finns någon garanti för att dessa värden uppnås. 2.1.5 Omfattning Nedan redovisas antal producerade portioner år 2008 för respektive kommun. I Emmaboda sammanställs regelbundet antal levererade portioner. Dessa uppgifter redovisas nedan. I Lessebo kommun redovisas uppgifterna på antalet producerade portioner av respektive kök månadsvis till debiteringssystemet. Ingen sammanställning eller uppföljning av produktionen sker. I Uppvidinge redovisas produktionen från varje kök månatligen och uppgifterna lämnas till den verksamhetsansvarige. Statistiken sammanställs däremot inte. I Lessebo har vi använt oss av underlag ur debiteringsrutinen för att beräkna antalet portioner. I Uppvidinge har vi använt oss av konsultrapportens beräkning av produktionen av frukost, lunch och kvällsmat, som bygger på mars månads produktion 2008. Uppgifterna på antal producerade mellanmål i Uppvidinge har lämnats av kostenheten. Antal portioner 2008 Emmaboda Lessebo Uppvidinge Antal % Antal % Antal % Frukost 13 078 8 89 540 17 113 547 19 Lunch* 130 726 81 335 516 63 409 179 70 Mellanmål 67 651 13 9 000 2 Kvällsmat 16 972 11 39 905 7 49 902 9 Total 160 776 532 612 581 628 *Varav ÄO/HO 44 708 40 72 838 22 109 704 26 *Varav skola/bo 66 387 60 262 678 78 320 003 74 I Emmaboda avser redovisningen produktion i egen regi. I Emmaboda kommun redovisas inga mellanmål, men det sker försäljning av råvaror till förskolor och caféer på de särskilda boendena, där sedan servering och försäljning av mellanmål sker. Andelen lunchportioner till skola och barnomsorg är låg i Emmaboda i jämförelse med Lessebo och Uppvidinge kommuner. Detta beror på att kostenheten i Emmaboda levererar till ytterområdena i 5

kommunen, där enbart låg- och mellanstadie finns. Högstadiet och gymnasiet finns i Emmaboda tätort och måltider dit levereras av den externa leverantören. Antalet levererade portioner från Sodexo uppskattas till 200 000 för år 2008. 2.1.6 Planering för förändrat brukarunderlag I samtliga kommuner arbetas med någon typ av basbeställning som ligger till grund för kostenhetens planering inom de närmaste månaderna/året. Eftersom antalet portioner varierar från dag till dag, finns i samtliga kommuner även rutiner för avbeställning/tillägg vid förändringar från basbeställningen. Någon flerårig planering som utgår ifrån befolkningsprognoser tillämpas inte i någon av kommunerna. I Uppvidinge rapporteras befolkningsprognoser både när det gäller barn och äldre regelbundet till kostverksamheten, som noga följer vad som händer inom skolan och äldreomsorgen. Kostenheten i Emmaboda får del av prognoserna från bildningsnämnden för de kommande tre åren. 2.2 Mål för verksamheten I Emmaboda kommun har kommunfullmäktige beslutat om inriktningsmål för kommunens verksamhet under 2008 2010, den 28 januari 2008. Teknik- och fritidsnämnden har beslutat anta inriktningsmål för nämnden den 10 september 2008 och den 11 februari 2009 beslutade nämnden anta de mätbara detaljerade målen och att verksamheten ska arbeta med och följa upp dessa. De detaljerade målen som omfattar kostverksamheten är: Att arbeta aktivt och kontinuerligt med egenkontroller för att uppfylla gällande krav för säker verksamhet inom kostenheten. Detta ska uppnås genom rätt utbildning och kontinuerlig egenkontroll. Att inom kostenheten bör 25 % av livsmedelsinköpen vara ekologiska år 2010. Detta ska mätas genom antal procent som är ekologiskt av inköpssumman. Av kostenhetens verksamhetsberättelse framgår det att enheten under 2008 har ökat inköpen av ekologiska livsmedel till 10 %, samt att de tre sista kvartalen 2008 har inköpen av ekologiska livsmedel varit 14 %. I Lessebo och Uppvidinge kommuner finns inga fastställda mål för kostverksamheten. 6

2.3 Ekonomi 2.3.1 Budget 2008 och 2009 samt utfall 2008 I nedanstående tabeller redovisas budget för år 2008 och 2009 samt utfall 2008 för respektive kommuner. Emmaboda Budget 2008 Utfall 2008 Budget 2009 Intäkter 7 446 7 654 7 624 Kostnader 7 446 7 567 7 624 Netto 0 87 0 I Emmaboda tillämpas nollbudget, vilket innebär att samtliga kostnader ska finansieras med försäljningsintäkter. Lokal- och kapitaltjänstkostnader ingår inte i redovisningen ovan. Kostverksamheten redovisar ett överskott på 87 tkr för 2008, men då har en återbetalning skett till bildningsnämnden på 63 tkr enligt en muntlig överenskommelse. Både intäkts- och kostnadsbudgeten för 2009 är uppräknad med 178 tkr, motsvarande 2,4 %. Kommunen har under år 2008 betalat totalt 5 075 tkr till Sodexo för levererade portioner till Emmaboda- och Lindåsområdet. Lessebo Budget 2008 Utfall 2008 Budget 2009 Intäkter 21 256 21 747 21 948 Kostnader 21 256 22 102 21 948 Netto 0-355 0 I Lessebo tillämpas nollbudget. Kostverksamheten redovisar ett underskott på 355 tkr för 2008. Både intäkts- och kostnadsbudgeten för 2009 är uppräknad med 692 tkr, motsvarande 3,2 %. Av årsredovisningen 2008 framgår att ökade råvarukostnader har gjort att budgeten har överskridits. Uppvidinge Budget 2008 Utfall 2008 Budget 2009 Intäkter 19 953 21 248 20 807 Kostnader 20 118 22 007 20 807 Netto -165-759 0 I Uppvidinge översteg kostnaderna intäkterna med 165 tkr i budget 2008, utfallet blev 594 tkr sämre än budget. För år 2009 tillämpas nollbudget, kostnaderna beräknas öka med 689 tkr (3,4 %) i förhållande till budget 2008 och intäkterna med 854 tkr (4,3 %). Av årsredovisningen 2008 framgår att underskottet beror på ökade råvarukostnader samt högre personalkostnader än budgeterat. 7

Vår kommentar Vi noterar att det finns en stor positiv avvikelse på intäktssida i Uppvidinge kommun, 1,3 mnkr. Någon analys av orsaken framgår inte av årsredovisningen. 2.3.2 Kostnader I nedanstående tabell redovisas bruttokostnaderna för respektive kommuns kostverksamhet fördelat på olika typer av kostnader. Emmaboda Lessebo Uppvidinge Bruttokostnader 2008 tkr % tkr % Tkr % Personalkostnader 4 680 62 12 887 58 12 570 57 Livsmedel 2 335 31 4 899 22 6 527 30 Lokaler 2 774 13 1 590 7 Kapitalkostnader 176 1 332 2 Övriga kostnader 552 7 1 366 6 987 4 Summa kostnader 7 567 22 102 22 006 Summa kostnader exkl. lokaler och kapitaltjänst 7 567 19 152 20 084 Källa: utdrag ur kommunernas redovisning, avser kostnader som är redovisade på kostenhet För att få siffrorna mer jämförbara har vi räknat bort kostnader för lokaler och kapitaltjänst i Lessebo och Uppvidinge. Då blir den procentuella fördelningen följande för Lessebo personalkostnader 67 %, livsmedel 26 %, övrigt 7 % och för Uppvidinge - personalkostnader 63 %, livsmedel 32 %, övrigt 5 %. I Emmabodas övriga kostnader ingår bland annat transporter med 218 tkr, fördelade gemensamma förvaltningskostnader, 65 tkr samt inköp av förbrukningsmaterial med mera. I Lessebos övriga kostnader ingår bland annat transporter med ca 700 tkr, kostnader för egenkontroll ca 110 tkr, samt inköp av förbrukningsmaterial med mera. Några förvaltningsgemensamma kostnader fördelas inte på kostverksamheten. I Uppvidinges övriga kostnader ingår bland annat transporter med ca 500 tkr samt inköp av förbrukningsmaterial. Några förvaltningsgemensamma kostnader fördelas inte på kostverksamheten. 8

2.3.3 Jämförelse av portionskostnader Kronor per portion, år 2008 Emmaboda Lessebo Uppvidinge Antal portioner 160 776 464 961 572 628 Total kostnad 2008, tkr 7 567 22 102 22 006 Avgår kostnad för mellanmål, tkr 1 600 135 Avgår kostnad för råvaruförsäljning, tkr 540 300 1 300 Kostnad som används vid beräkning, tkr 7 027 20 202 20 571 Kostnad per portion, kronor 43,7 43,4 35,9 Kostnad per portion exkl. lokal- och kapitaltjänstkostnader 43,7 37,1 32,6 Personalkostnad per portion, kronor 29 26 21 Livsmedelskostnad per portion, kronor 11 8 9 (Kostnad per portion Sodexo 25,4) Vid beräkning av kostnad per portion har vi uteslutit mellanmål eftersom omfattning och redovisning av dessa varierar stort mellan kommunerna. Den kostnad som vi använder i beräkningen är total bruttokostnad för kostverksamheten år 2008 exklusive den beräknade kostnaden för mellanmål samt kostnader för sålda råvaror i respektive kommun. När vi har räknat fram kostnad per portion för leveranserna från Sodexo till Emmaboda kommun har vi dividerat den kostnad som kommunen uppgett att den haft för år 2008 med det uppskattade antalet portioner som levererats. (5 075 tkr : 200 000 portioner) Den totala kostnaden per portion är högst i Emmaboda och lägst i Uppvidinge. Detta trots att i Emmaboda belastas verksamheten inte med lokal- eller kapitaltjänstkostnader. Även personalkostnad och livsmedelskostnad per portion är högst i Emmaboda och lägst i Uppvidinge. Det som till viss del förklarar Emmabodas högre kostnader är att enheterna är små, vilket gör att kostnaderna inte fördelas ut på lika många portioner. En större andel portioner till äldre- och handikappomsorgen finns också i Emmaboda, vilket påverkar både livsmedelsoch personalkostnad. I Emmaboda finns också ett mål att 25 % av livsmedlen ska vara ekologiskt odlade, vilket innebär en fördyring. De sista kvartalen år 2008 var denna siffra 14 %. Antal portioner per årsarbetare Emmaboda Lessebo Uppvidinge Exklusive kostchef/samordnare 15 168 16 140 17 625 Tabellen avser samtliga producerade portioner 9

Antal producerade portioner per budgeterad årsarbetare varierar mellan kommunerna. I Uppvidinge producerar varje årsarbetare ca 2 500 fler portioner än i Emmaboda och ca 1 500 fler portioner än i Lessebo. Av kostutredningen som under året genomförts i Lessebo kommun framgår att något av köken har för mycket personal i förhållande till produktionen. Av intervjuerna framgår att ett arbete med anpassning av personalstyrkan har påbörjats. Personalkostnad per årsarbetare, tkr Emmaboda Lessebo Uppvidinge Budget 2008 398,7 380,2 365,1 Utfall 2008 403,4 388,2 377,9 Inklusive kostchef/samordnare Vår kommentar Både budget och utfall per årsarbetare skiljer mellan kommunerna. Vid jämförelse av lönenivåerna i personalbudgeten kan vi däremot inte se några större skillnader mellan kommunerna. 2.3.4 Prissättning Prisjämförelsen nedan avser priset som kostverksamheten tar ut för frukost, lunch och kvällsmål för äldre- och handikappomsorg samt skollunch för barn. Portionspriser 2009 exkl.moms Emmaboda Lessebo Uppvidinge Äldre- och handikappomsorg Frukost 42,18 33,00 25,50 Lunch 64,08 60,00 51,00 Kvällsmat 42,18 48,00 38,50 Helinackordering per dag * 133,00 Skola/förskola Lunch barn (år 3 6) 30,50 33,00 40,30 Sodexo Lunch Bjurbäcksgården 41,62 Lunch övriga 49,40 Frukost 25,20 Kvällsmat 31,77 Lunch barn (år 3 6) 22:35 * I priset för helinackordering ingår även tillgång till mellanmål som finns tillgängligt i särskilda kylskåp 10

I Emmaboda kommun är priserna för skol-/förskolelunch olika beroende på årskurs. I Emmaboda ingår transporten inte i priset som kostenheten debiterar för skol- /förskolelunch. Transporten debiteras separat från kostenhet till bildningsförvaltning. I Emmaboda råder det oklarhet om hur priserna för de olika portionerna har beräknats. Vi har inte fått fram något underlag för hur prissättningen mellan de olika portionstyperna har räknats fram. I samband med att kostverksamheten i Uppvidinge organiserades under kommunstyrelsen, gjordes en beräkning av priserna för de olika portionstyperna. Vi har inte fått ta del av det underlaget. Den utredning som under 2008 genomfördes av den externa konsulten visade att kostnadsfördelningen mellan de två stora kunderna, social- samt barn- och utbildningsförvaltningen inte varit rättvisande. Därför har kommunfullmäktige i mars 2009 beslutat om en justering av taxorna, där barn- och utbildningsförvaltningen (med undantag för friskolan i Älghult och skolan i Alstermo som får en högre prishöjning) får en lägre prishöjning än socialförvaltningen. I Lessebo har nya priser beräknats från och med 2009. En tydlig modell som visar hur prissättningen har gjorts har redovisats till oss. Hänsyn har tagits till tidsåtgång för tillagning samt råvarukostnader för de olika portionstyperna. Fasta kostnader såsom lokalkostnader med mera har fördelats ut i proportion till antalet budgeterade portioner. Fördyrande kostnader inom äldre- och handikappomsorgen såsom efterrätt samt ob-tillägg vid kvällsoch helgarbete finns med i beräkningen. Även en rimlighetsbedömning av priset för de olika portionstyperna har påverkat priserna. 2.3.5 Subvention av måltider I samtliga kommuner subventioneras måltider inom äldre- och handikappomsorgen. Priset som socialnämnden betalar till kostenheten är högre än vad brukaren betalar. I tabellen nedan redovisas vilken kostnad socialnämnderna får finansiera per portion: Subvention per portion/dag, kronor Emmaboda Lessebo Uppvidinge Frukost per portion 19,18 13,00 0,00 Lunch per portion 19,08 16,00 0,00 Kvällsmat per portion 19,18 28,00 0,00 Helabonnemang per dygn 37,00 Vid samtliga måltider, per dygn 57,44 57,00 37,00 11

Vi har beräknat subventionen genom att jämföra priset som socialnämnden betalar till kostenheten med de taxor som kommunen har fastställt för äldre- och handikappomsorgen. I Uppvidinge kommun subventioneras inte enstaka portioner. Det är personer med heleller halvabonnemang som får en subvention. Vid helabonnemang subventioneras måltiderna med 1 110 kronor per månad. I tabellen ovan har vi räknat om beloppet till subvention per dygn, vid 30 dagar per månad. 2.3.6 Rutiner för ekonomisk uppföljning I Emmaboda görs den ekonomiska uppföljningen av kostchefen via månatliga rapporter ur redovisningssystemet. Avvikelser analyseras och rapporteras till tekniske chefen. Respektive kök får information om det ekonomiska läget vid arbetsplatsträffar. I Uppvidinge görs den ekonomiska uppföljningen månadsvis av respektive köksföreståndare. En rapport som visar utfall per månad för olika kostnads- och intäktsslag sammanställs månatligen. Utfallet jämförs i förhållande till riktvärden. Avvikelser analyseras och rapporteras till kostchefen som i sin tur rapporterar vidare till förvaltningschef. Respektive kök får information om det ekonomiska läget vid arbetsplatsträffar. I Lessebo görs den ekonomiska uppföljningen av respektive köksföreståndare. Varje månad sammanställs ett stapeldiagram per kök med periodiserad budget och periodiserat utfall för periodens kostnader, fördelat på olika kostnadsslag, exempelvis personal, transporter, råvaror med mera. På arbetsplatsträffar i respektive kök diskuteras det ekonomiska läget. Avvikelser analyseras och rapporteras till tekniske chefen. 3 Kvalitet samt resultat av intervjuer med kunderna 3.1 Kvalitetsuppföljning Någon regelbunden uppföljning av kvaliteten görs inte av kostorganisationerna i någon av kommunerna. Det finns olika forum där bland annat kvalitet diskuteras i samtliga kommuner. I en del av kommunerna har de stora kunderna gjort kvalitetsenkät till brukare och då haft en del frågor om kosten. I samtliga kommuner finns kostråd inom skolan där även elever är med och diskuterar kostfrågor. Inom äldreomsorgen genomförs regelbundna träffar med kostorganisationen i Uppvidinge där även brukare deltar. I Emmaboda genomförs inga regelbundna träffar mellan kostorganisationen och socialförvaltningen. I Lessebo kommun träffar respektive kök representanter från äldreomsorgen inom det geografiska området. 12

I Lessebo har under året genomförts brukar/föräldraenkät inom äldreomsorgen och förskolan där även frågor om kosten har funnits med. Resultatet av förskolans enkäter visar att föräldrarna till förskolebarnen är nöjda med maten som serveras. Inom äldreomsorgen varierade resultatet mellan olika områden. I fråga om bemötande fick ett område ett resultat som inte klassas som god eller mycket god kvalitet och i fråga om matens kvalitet fick två områden ett resultat som inte klassas som god eller mycket god kvalitet. 3.2 Egenkontroll Enligt gällande regler är kostverksamheterna ansvariga för egenkontroll, d.v.s. ansvarig för att identifiera de faktorer i verksamheten som utgör riskmoment för livsmedlens trygghet och ser till att riskfaktorerna är under kontroll. Tillsynsmyndighet är i första hand kommunens miljö- och hälsoskyddsnämnd. I varje kök ska ett program finnas som styr upp rutiner för egenkontrollen och ansvarig i köket ska se till att detta regelbundet efterföljs. I Emmaboda finns dokumenterade rutiner för respektive kök enligt reglerna för egenkontroll. I Lessebo och Uppvidinge har ett externt företag anlitats för att ta fram rutiner för egenkontrollerna. Respektive kök genomför och dokumenterar sedan kontrollerna. 3.3 Resultat av intervjuer med köpare Kvalitet Samtliga intervjuade anser att maten håller en bra kvalitet. I Uppvidinge finns från skolans sida synpunkter på portionsstorlekarna. Enligt uppgift köper förvaltningen fler portioner än antalet ätande på grund av att portionerna är för små. I Lessebo finns synpunkter på miljön i matsalarna inom äldreomsorgen, en mer restaurangliknande miljö med exempelvis bättre dukning, ljuddämpning, fler rätter att välja mellan med mera efterfrågas. I samtliga kommuner efterfrågas regelbundna kvalitetsuppföljningar. Priset Priset för maten diskuteras i samtliga kommuner. I Emmaboda ifrågasätts den stora prisskillnaden mellan portionerna som tillverkas i egen regi och av extern leverantör. I Lessebo anses priset för högt för mellanmål inom barn- och utbildningsförvaltningen och priset för kvällsmål inom äldreomsorgen i förhållande till vad som serveras. Exempelvis pulverkräm och en smörgås för 48 kronor. I Emmaboda finns synpunkter på att kostenheten inte kan presentera hur priserna för de olika portionstyperna har beräknats. Priset är en fråga där bildningsnämnden och kostenheten inte är överens och frågan kommer att lyftas till kommunstyrelsen. 13

Bemötande Uppfattningen om bemötandet i matsalen och kontakten med kostenheten varierar mellan kommunerna och inom olika områden i kommunerna. I Emmaboda upplevs kontakten och bemötandet bra. Generellt upplevs kontakten med kostenheten bra i både Lessebo och Uppvidinge, dock upplevs bemötandet olika inom olika områden. Enligt uppgift är det ofta fråga om vilka personer som arbetar i respektive kök. Tillgänglighet I Emmaboda finns synpunkter på kökets öppettider på eftermiddagarna. I Lessebo påtalar någon att kostpersonalen tar rast mitt under frukostserveringen. Kundanpassning I samtliga kommuner anser man att kostpersonalen inte alltid har kunden i fokus. Avtal I Uppvidinge och Lessebo ses avsaknaden av avtal som en stor brist. Det uppstår ofta frågor om vem som har ansvaret för olika uppgifter. Exempelvis ansvaret för serveringen av maten och vem som bestämmer hur mycket personal som ska finnas i serveringslokalerna. Distribution I Uppvidinge påtalas problem med varmhållningen av mat som levereras till skolan i Alstermo. I Emmaboda förekommer det vid enstaka tillfällen att maten som levereras till Johansfors skola inte håller rätt temperatur. I Emmaboda och Lessebo förekommer det att leveranser inom matdistributionen till hemtjänsten inte alltid håller rätt temperatur. Övrigt I både Uppvidinge och Lessebo påtalas behov att ha en kostchef/samordnare på heltid. I Lessebo planeras rekrytering av kostchef på deltid. 4 Revisionell bedömning och svar på revisionsfrågorna 4.1 Svar på revisionsfrågorna Har kommunerna en ändamålsenlig organisation i form av produktions- och mottagningskök? Samtliga kommuner har valt att producera och distribuera varm mat. Den lagstadgade varmhållningstiden, minst +60 grader under maximalt två timmar från det att den tillagade komponenten är producerad fram till serveringstillfället, gör att avståndet från tillagningsköken till mottagnings- och serveringsköken inte får vara för långt. I samtliga kommuner finns ett antal tillagningskök som levererar måltider inom sina geografiska områden. 14

Produktionsvolymen per årsarbetare varierar mellan kommunerna och även inom de olika köken i kommunerna. Ett arbete har påbörjats i Lessebo för att effektivisera kostens verksamhet. I Emmaboda har kommunstyrelsen beslutat att ta över den kostverksamhet som idag bedrivs på entreprenad. I Uppvidinge har anpassning av bemanningen till minskat kundunderlag pågått under en period. Vi bedömer att med den valda produktionstekniken, är dagens organisation med produktions- och mottagningskök ändamålsenlig, men att en regelbunden uppföljning av produktionsvolymer, framtida kundunderlag, eventuella investeringsbehov bör införas i kommunerna för att kontinuerligt anpassa bemanningen och antalet kök. Användandet av gemensamma matsalar inom äldreomsorgen och skola/barnomsorg i Emmaboda ser vi som positivt, både ur ekonomisk synvinkel och för att det ger tillfällen till möten mellan olika generationer. Vilka mål finns fastställda för verksamheten? I Emmaboda har kommunfullmäktige fastställt inriktningsmål för kommunens verksamhet under 2008-2010. Teknik- och fritidsnämnden har antagit inriktningsmål samt mätbara detaljerade mål för verksamheten. Två av de beslutade detaljmålen avser kostenheten. I Lessebo och Uppvidinge finns inga fastställda mål för kostverksamheten. Hur sker prissättningen per portion och finns det en tillfredsställande uppföljning av ekonomin? I samtliga kommuner tillämpas nollfinansierad budget för kostverksamheterna, vilket innebär att kostnaderna ska täckas av intäkter för sålda portioner/råvaror. Den ekonomiska uppföljningen sker månatligen och avvikelser analyseras, däremot saknar vi en tydlig koppling mellan det ekonomiska utfallet och antalet producerade portioner. Några egna nyckeltal, såsom kostnad per portion med mera har inte tagits fram i någon av kommunerna. I Emmaboda har vi inte kunnat få fram underlag för hur prissättningen per portion sker. I Uppvidinge finns en konsultutredning som visar att kostnadsfördelningen inte varit rättvis. Utifrån denna utredning har taxorna justerats under år 2009. I Lessebo har prissättningen setts över inför år 2009. Det finns ett tydligt underlag som visar hur prissättningen har skett. Hänsyn har tagits till tidsåtgång för tillagning, råvarukostnader, fasta kostnader, fördyrande omständigheter för olika portionstyper samt rimligheten i priserna. 15

Hur är kostnaderna per portion vid jämförelser mellan kommunerna? Kostnaderna per portion varierar mellan kommunerna. I nedanstående tabell redovisas kostnaden per portion i respektive kommun år 2008. Kronor per portion, år 2008 Emmaboda Lessebo Uppvidinge Kostnad per portion, kronor 43,7 43,4 35,9 Kostnad per portion exkl. lokal- och kapitaltjänstkostnader 43,7 37,1 32,6 Personalkostnad per portion, kronor 29 26 21 Livsmedelskostnad per portion, kronor 11 8 9 Emmaboda har den högsta kostnader per portion, 43,7, trots att verksamheten inte belastas med lokal- eller kapitaltjänstkostnader. Om vi exkluderar dessa kostnader framgår detta tydligare. Små enheter samt en hög andel portioner till äldreomsorgen påverkar kostnadsnivån. Även möjligheten till två olika rätter dagligen och målsättningen att 25 % av livsmedlen ska vara ekologiskt odlade påverkar livsmedelskostnaden. Lessebos kostnader per portion är lägre än Emmabodas och högre än Uppvidinges. Personalkostnaderna per portion är högre än Uppvidinges medan råvarukostnaden per portion är lägre än Uppvidinges. En minskning av bemanningen har påbörjats i kommunen. Uppvidinge har den lägsta kostnaden per portion i jämförelse med de andra kommunerna. Subventionerar socialnämnderna kosten till brukarna inom äldre- och handikappomsorgen och i så fall med hur mycket per månad/portion? Emmaboda subventionerar frukost, lunch och kvällsmat med 19,18, 19,08 respektive 19,18 kronor per portion. Lessebo subventionerar frukost, lunch och kvällsmat med 13, 16 respektive 28 kronor per portion. Uppvidinge subventionerar inte enstaka portioner. Personer med hel- eller halvabonnemang får en subvention på 1 110 respektive 300 kronor per månad. Fungerar distributionen av mat och är tidsåtgången från produktion till servering tillfredsställande? I samtliga kommuner fungerar distributionen av maten bra. Tidsåtgången från produktion till servering är i stort tillfredsställande, men på vissa håll påtalas det att maten inte alltid håller rätt temperatur. 16

Finns det någon planering för om brukarunderlaget minskar? I samtliga kommuner arbetas med någon typ av basbeställning som ligger till grund för kostenhetens planering inom de närmaste månaderna/året. Eftersom antalet portioner varierar från dag till dag, finns i samtliga kommuner även rutiner för avbeställning/tillägg vid förändringar från basbeställningen. Någon flerårig planering som utgår ifrån befolkningsprognoser tillämpas inte regelbundet i någon av kommunerna. I Uppvidinge följer kostverksamheten noga vad som händer inom skolan och äldreomsorgen när det gäller befolkningsprognoserna. Även i Emmaboda kommun får kostverksamheten del av prognoserna på antalet barn inom en treårsperiod. Görs uppföljning av kvalitén på den mat som serveras och hur uppfattas i så fall kvalitén? Inom kostverksamheterna görs ingen uppföljning av kvalitén på den mat som serveras. I Lessebo och i Uppvidinge har det inom äldreomsorgen och barnomsorgen gjorts egna kvalitetsundersökningar. Hur är näringsvärdet på mat? Samtliga kommuner uppger att de använder sig av Livsmedelsverkets rekommendationer när det gäller näringsvärdet. Dock finns inget datorbaserat system för beräkning av, eller dokumenterad uppföljning av näringsvärden, vilket gör att vi inte kan uttala oss om hur näringsvärdet är. Hur sker upphandlingen av livsmedel i avseende på t.ex. närproducerat och ekologiskt odlade varor? Samtliga kommuner upphandlar livsmedel via de centrala upphandlingar som genomförs i respektive län. Ekologiska varor ingår i respektive upphandling, där varje kommun kan bestämma hur mycket ekologiska varor som ska inköpas. I upphandlingen ingår inte närproducerade varor. Emmaboda har en målsättning att 25 % av livsmedelsinköpen år 2010 ska vara ekologiska. I Uppvidinge finns kommunstyrelsebeslut om att inköp av mjölk och kaffe ska vara ekologiska. I Lessebo finns ingen uttalad målsättning om att ekologiska livsmedel ska inköpas. 17