Advisory KPMG AB 26 maj 2016 Antal sidor: 15

Transkript

1 Olofströms kommun Granskning av kostverksamheten Advisory KPMG AB 26 maj 2016 Antal sidor: 15

2 ABCD Olofströms kommun Granskning av kostverksamhet Innehåll Sammanfattning 1 1. Bakgrund 3 2. Syfte och revisionsfrågor 3 3. Avgränsning 4 4. Revisionskriterier 4 5. Ansvarig nämnd 4 6. Metod 4 7. Projektorganisation 4 8. Iakttagelser Kostverksamheten Organisation och verksamhet Styrdokument och riktlinjer Måltider Förskola och grundskolan Vård och omsorgsboende Ordinärt boende/korttidsboende/dagcenter Kommentar och bedömning Uppföljning och kvalitet Egenkontroll och brukaruppföljning Måluppföljning Matsvinn Kommentar och bedömning Budget och kostnader Budget Produktionskostnader Upphandling Kommentar och bedömning Sammanfattande bedömning och rekommendationer 15

3 Sammanfattning I sammanfattningen har bedömningarna klassificerats enligt nedanstående bedömningsskala: Gradering Brist Bristen kan leda till dålig måluppfyllelse och ekonomistyrning Utvecklingsområde Verksamheten kan utveckla ekonomi- och målstyrningen Ändamålsenlig Verksamheten följer riktlinjer, ekonomi och har en ändamålsenlig uppföljning Vi har av Olofströms kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens organisation och styrning av kostverksamheten i kommunen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har en tillräcklig ledning och styrning av kostverksamheten som säkerställer en så kostnadseffektiv verksamhet som möjligt och som även uppfyller gällande kvalitetskrav. Vår sammanfattande bedömning av kostverksamheten är att den har en ändamålsenlig organisation utifrån produktionen. Det finns en tydlig ledning och styrning med en verksamhetsansvarig kostchef. Nämnden/styrelsen erhåller rapportering av hur verksamheten fungerar och dess ekonomi. Förvaltningen har god ordning på vilka kostnader det finns och hur de fördelas inom måltidsproduktionen. Granskningen har besvarat följande revisionsfrågor: Finns en central ledning och styrning av kommunens kostverksamhet och hur är denna organiserad? Kostverksamheten sorterar under kommunstyrelsen. Verksamheten leds av en kostchef och koststrateg. Vi bedömer att verksamheten har en tydlig central ledning och styrning avseende kostverksamheten. Vi uppfattar även att organisationen är ändamålsenlig för verksamheten. Gradering 1

4 Hur är verksamheten organiserad i form av tillagningskök, mottagningskök och distribution av mat? Det finns fem tillagningskök (ytterligare ett tillagningskök planeras i den nya förskolan) samt mottagningskök. Färdiglagad mat och matvaror skickas till förskoleenheter och skolor som inte ligger i anslutning till tillagningsköken. Gradering Finns styrdokument i form av mål, policyer, riktlinjer etc. avseende kostverksamheten? Förutom nationella riktlinjer och regler finns en kostpolicy. Handlingsplan för kostverksamheten finns upprättad. Berörda nämnder som nyttjar kostverksamheten har inga upprättade eller uppdaterade handlingsplaner. Vilket vi tycker det är en brist att handlingsplaner inte ännu är upprättade eller reviderade, då kostpolicyn tydligt säger att sådana skall finnas. Gradering Vilken uppföljning sker av gällande styrdokument? Det sker en kontinuerlig utvärdering av matkvaliteten enligt de riktlinjer som finns. Det finns matråd i såväl förskola, skola som äldreomsorg. Verksamheten har dock inte gjort någon övergripande utvärdering sedan Gradering Vad kostar kommunens kostverksamhet? En lunch kostar mellan 22,40 kronor till 64,50 kronor; priset är beroende av vilken mat och till vem maten serveras. Det är svårt att jämföra kostnader för måltider mellan kommuner. Gradering Hur beaktas kvalitetsaspekter? Vid upphandlingen tar man hänsyn till ekologiska och kravodlade produkter. Upphandlingen av livsmedel följer Upphandlingsmyndighetens upphandlingskriterier för livsmedel. 2

5 Genom god kommunikation med mottagande verksamhet finns en lyhördhet gentemot beställarnas önskemål. Det finns matråd och kostråd som har möjlighet att framföra önskemål. Gradering Vår sammanfattande bedömning av kostverksamheten är att den har en ändamålsenlig organisation utifrån produktionen. Det finns en tydlig ledning och styrning med en verksamhetsansvarig kostchef och koststrateg. Det är en brist att upprättade handlingsplaner saknas för socialnämnden och utbildningsnämnden. Det finns två utvecklingsområden som vi vill rekommendera: Tydliggör gränssnittet mellan beställare och leverantör. Ge möjlighet för rektorer och förskolecheferna att fortlöpande se kostnaderna för måltiderna samt antalet portioner som levereras. Tillse att en samlad utvärdering sker av hela verksamheten. 1. Bakgrund Vi har av Olofströms kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kommunens organisation och styrning av kostverksamheten i kommunen. Kostverksamheten berör många och stora verksamheter inom kommunen från förskola, skola till äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning. Inom t ex äldreboenden är de boende helt beroende av de måltider som tillhandahålls genom kommunens kostverksamhet. 2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen har en tillräcklig ledning och styrning av kostverksamheten som säkerställer en så kostnadseffektiv verksamhet som möjligt och som även uppfyller gällande kvalitetskrav. Granskningen avser att besvara följande revisionsfrågor: Finns en central ledning och styrning av kommunens kostverksamhet och hur är denna organiserad? 3

6 Hur är verksamheten organiserad i form av tillagningskök, mottagningskök och distribution av mat? Finns styrdokument i form av mål, policyer, riktlinjer etc avseende kostverksamheten? Vilken uppföljning sker av gällande styrdokument? Vad kostar kommunens kostverksamhet? Hur beaktas kvalitetsaspekter? o Som t ex kravodlad mat, närodlad mat samt miljöhänsyn vid transporter av livsmedel till kommunen. o Beaktas denna typ av kvalitetsaspekter i aktuella upphandlingar? 3. Avgränsning Granskningen omfattar hela kommunens kostverksamhet och innefattar förskola, skola, omsorg och äldreboenden samt hemtjänst. Det är endast kostverksamheten inom kost/städavdelningen som har granskats 4. Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om verksamheten uppfyller interna regelverk och policyer och fullmäktigebeslut. 5. Ansvarig nämnd Granskningen avser kommunstyrelsen. 6. Metod Granskningen har genomförts genom: dokumentstudie av relevanta dokument och intervjuer med tjänstemän från förskola, skola, äldreomsorg och berörda förvaltningar. 7. Projektorganisation Ansvarig för projektet är Lars Jönsson, certifierad kommunal revisor. 4

7 8. Iakttagelser 8.1 Kostverksamheten Organisation och verksamhet Kostverksamheten sorterar under kommunstyrelsen och har sin organisatoriska hemvist i kommunledningsförvaltningen som en kost- och städavdelning. Verksamheten leds av en kost/lokalvårdschef. Avdelningen innefattar även en koststrateg och kostassistent. Avdelningen får stöd från förvaltningens stab rörande administration, ekonomi, kostnadsuträkningar, budget etc. Verksamheten är en producerande enhet som finansieras genom försäljning enligt köp och säljprincipen. Avdelningen producerar mat till förskola, skola, gymnasieskola och äldreomsorg undantaget ordinärt boende. Ordinärt boende erhåller mat från Sodexo och distribueras av hemtjänsten. Även handikappomsorgen exklusive vårdtagare med funktionsstöd erhåller mat från kostavdelningen. Verksamheten omfattar tillagning, transport och servering av måltider till för- och grundskolan. Personalen som tillagar och serverar maten i förskola, skola och gymnasieskola lyder organisatoriskt under kostenheten. Äldreomsorgen serverar måltiderna med egen personal. Kostverksamheten består av ett centralt produktionskök som servar äldreomsorgen samt Ekeryds förskola och skola. Fyra tillagningskök på Högavångs-, Kyrkhults-, Jämhögs- och Nordenbergsskolan (det planeras ytterligare ett tillagningskök i den nya förskolan på Vilboken) samt mottagningskök. Färdiglagad mat och matvaror skickas till förskoleenheter och skolor som inte ligger i anslutning till tillagningsköken. Det finns 24,87 årsarbetare totalt på centralköket (inklusive 3,0 årsarbetare i vikariepool) och vid tillagningsköken. Mottagningsköken har 5,25 årsarbetare. Tillagningsköken tillagar och levererar antingen kall eller varm mat till mottagningsköken. I mottagningskök tar kökspersonal emot tillagad mat från tillagningsköken. Personalens uppgift är att värma och/eller servera den mottagna maten. Kostenheten serverar dagligen ca 2800 portioner till äldreomsorgen, förskolan och skolan (undantaget loven). Vad som framkommer vid intervjuerna med verksamhetsföreträdare att det är bra med de många tillagningsköken eftersom brukarna är nära matlagningen. Likaså finns det möjlighet med direktkommunikation mellan verksamheten och köket. I 5

8 och med närheten fungerar rutinerna för avbeställningar och tilläggsbeställningar vid exempelvis studiedagar, friluftsdagar etc. Rektorerna och förskolecheferna och ser inte direktkostnaderna för maten utan tilldelas en budget utifrån beräknat antal portioner. Enhetscheferna för äldreomsorgen ser sina kostnader då dessa bokförs på respektive enhet och enhetschef Trots en viss överkapacitet bland personalen för att täcka upp vakanser lyfts ett problem fram; det är svårt att hitta vikarier som kan ersätta kockarna vid vakans Styrdokument och riktlinjer Den nationella livsmedelslagen omfattar alla typer av verksamheter som har någon form av livsmedelshantering. Lagen syftar till att säkerställa en hög skyddsnivå för människors hälsa. Lagen gäller alla stadier i produktions-, bearbetnings- och distributionskedjan för livsmedel. Eftersom kosten är en del av äldreomsorgen omfattas den även av socialtjänstlagen som fastslår att verksamheten skall bygga på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet, (SoL, 1 ). Mat, måltider och nutritionsbehandling skall enligt Socialstyrelsen betraktas på samma sätt som all annan medicinsk behandling. Härigenom kan maten vara en hälso- och sjukvårdsinsats och omfattas av hälso- och sjukvårdslagen. Verksamheten skall även följa förordningarna som syftar till att tydliggöra livsmedelsföretagarnas ansvar för att livsmedlen är säkra, rätt märkta och att de kan spåras framåt och bakåt i hanteringen. I den kommunala verksamheten räknas ansvarig nämnd/styrelse också som livsmedelsföretagare. Beträffande maten till barn och elever trädde en ny skollag i kraft den 1 juli 2011, med bland annat krav på att skolmåltiderna ska vara näringsriktiga. Det finns en antagen kostpolicy (KS ) för kostverksamheten i kommunen. I kostpolicyn anges mål med kostverksamheten. Menyer skall erbjudas anpassade efter respektive målgrupps behov och maten skall serveras i lugn och trevlig miljö. Vidare stipulerar policyn att maten skall följa de riktlinjer som finns enlighet med livsmedelslagen och skollagen. Specialkost skall erbjudas till de som är i behov av detta. Andelen ekologiska produkter skall öka. Måltidspolicyn poängterar att handlingsplaner ska tas fram för särskilt boende, grundskola, gymnasieskola och förskola och dessa skall redovisas till kommunstyrelsen. Policyn skall även utvärderas årligen. 6

9 Vid tiden för granskningen fanns inga handlingsplaner framtagna för respektive nämnd. Arbetet med handlingsplan för kosten hade påbörjats för socialnämnden. Utbildningsnämnden har ingen handlingsplan i enlighet med Kostpolicyn. Handlingsplan är nyligen upprättad för kost/städavdelningen. I handlingsplanen finns där ett flertal mål som skall följas upp och kvalitetssäkras. Riktlinjer och rutinbeskrivningar för livsmedelshantering finns på samtliga tillagningskök. Här finns även handlingar för egenkontroll mm. Kommentar och bedömning Vi bedömer att verksamheten har en tydlig central ledning och styrning avseende kostverksamheten. Vi uppfattar även att organisationen är ändamålsenlig för verksamheten. Vi uppfattar att den överkapacitet som finns beträffande personal är en lösning att föredra framför timanställningar vid kortare vakanser. Det finns en aktuell kostpolicy. Det finns inga handlingsplaner framtaget för socialnämnden eller utbildningsnämnden trots att policyn har varit i kraft i över ett år, vilket är en brist. Vi bedömer att handlingsplanen för kostverksamheten är ändamålsenlig med uppföljningsbara parametrar. Handlingsplanen är nyligen upprättad och således har denna ännu inte följts upp. Vi bedömer att det finns erforderlig dokumentation och rutiner avseende den lagstiftning som reglerar livsmedelshantering. 8.2 Måltider Förskola och grundskolan Skolmåltiderna består av minst en varmrätt samt salladsbuffé, hårt bröd, bordsmargarin och mjölk. Maten bör följa svenska näringsrekommendationerna från Livsmedelsverket. Etisk och medicinsk specialkost kan erhållas vid samtliga verksamheter. Pedagogisk lunch tillämpas i förskolor och grundskolor. Förskolorna serverar utöver lunch även frukost och mellanmål. Maten tillagas i tillagningskök och levereras/serveras varm. Till de förskolor/skolor som har mottagningskök levereras maten i kantiner. Förskolorna erhåller även den mat och dryck som serveras till frukost och mellanmål. 7

10 Elevernas påverkan och önskemål på maten sker via matråd där representant från kostenheten medverkar. Vid matråden kan eleverna framföra önskemål av maträtt. Det finns inga övergripande regler avseende pedagogiska måltider. Varje enhet beslutar själv om pedagogisk måltid. Vid kontakt med förskolechefer och rektorer framkommer att skolorna tycker att maten håller en god kvalitet och att kostverksamheten är flexibel gentemot förskolans och skolans önskemål. Samverkan med och lyhördheten från kostenheten och köken upplevs också ha blivit bättre. Förskolan och skolan uppfattar att kostenheten försöker genomföra önskade förändringar inom deras ram och rimlig tid. Sedan organisationsförändringen inom kostverksamheten uppfattar förskolan och skolan att barnen äter betydligt mer än tidigare Vård och omsorgsboende Kostverksamheten lagar och levererar varm lunch och kvällsmat till äldreboende. I leveransen ingår samtliga tillbehör för själva måltiden undantaget måltidsdryck och bröd samt smör. Maten levereras i kantiner och serveras av omsorgspersonalen. Inköp av varor för frukost, mellanmål, mm sköter äldreboendet själv. Omsorgspersonalen tar även hand om disken. Varje avdelning har ett kostombud som sköter egenkontrollen efter föreskriven rutin; kostombuden gör även beställningarna till köket. Kostombuden har erhållit utbildning avseende livsmedelshygien och egenkontroll. Om omsorgstagaren är i behov av näringstillskott eller specialkost görs en förskrivning av sjuksköterska. Beställning av måltider sker via AIVO (IT system för storkök). Äldreomsorgen uppfattar generellt att det är bra kvalitet på maten och att samarbetet med kostenheten fungerar bra. Dock finns det önskemål från äldreomsorgen att kunna beställa extra utöver rådande utbud för de boende. Det finns matråd inom boendet där kostombuden och koststradegen träffas. Äldreboendena genomför en enkät till de boende avseende matkvalitén, maträtter mm. Dessa enkäter kommer att avvecklas och istället kommer boende att ges möjlighet vara med vid matråden. Detta ha mottagits mycket positivt av de boende. Ett äldreboende för dementa har ett eget tillagningskök där inköp och matlagning sköts helt av avdelningen i enlighet med de regler som finns för tillagning Ordinärt boende/korttidsboende/dagcenter Maten till äldre i ordinärt boende tillagas, kyls ner och portionsförpackas av Sodexo. Maten körs ut med kylbil direkt hem till omsorgstagaren genom 8

11 hemtjänstens måltidsservice. På detta vis får även hemtjänsten möjlighet att kontrollera hur omsorgstagaren mår. Omsorgstagaren kan välja på ett flertal rätter, vilka levereras vid ett tillfälle i veckan. Rutiner finns för beställning och avbeställning. Även specialkost och konsistensanpassad mat tillhandahålls. Maten kan värmas i mikro. Mellanmål och liknande handlar personalen, om omsorgstagaren är beviljad hjälp med inköp. Det är måltidsservice som gör egenkontrollen vid utkörning. Kontroll av boendes temperatur i kyl och frys görs av hemtjänstpersonalen. Korttidsboendet och dagcenter får levererat mat via tillagningskök enligt samma principer som särskilt boende. Hemtjänsten gör uppföljning beträffande kvaliteten på maten som levereras genom vårdtagaren. Avvikelser noteras och meddelas direkt leverantör. Enligt intervjuer uppfattas att det finns ett bra samarbete och god kommunikation med leverantören. Eventuella kvalitetsbrister och klagomål korrigeras utan dröjsmål. Måltidsservice uppfattar att maten håller god kvalitet och att de äldre uppskattar möjligheten att välja mellan olika rätter Kommentar och bedömning Vi bedömer att det finns en adekvat organisation för tillagning och måltidsdistribution. Vi ser positivt på formerna med mat/kostråd där det finns en direktkontakt med representant för kostenheten. Det sänder signaler om lyhördhet gentemot brukarna. Vi uppfattar att mottagarna är nöjda med både utbudet och kvalitén på maten som levereras av måltidsservice. Likaså uppfattar vi att måltidsservicen kan förmedla eventuella klagomål som mottagarna har. 8.3 Uppföljning och kvalitet Egenkontroll och brukaruppföljning Merparten av uppföljningen av kvaliteten på maten sker genom egenkontroll via stickprov. Detta gäller främst hygienen runt tillagning och hantering av maten, men även näringsvärdet på maten. Det råder strikta hygienförhållanden vid tillagning, eftersom det är ett betydande antal portioner som skall distribueras och serveras. Avvikelser gällande egenkontrollen dokumenteras i samtliga kök. 9

12 Som tidigare har nämnts finns det matråd i såväl förskola, skola som äldreomsorg. Kostverksamheten deltar i SkolmatSverige 1 och deras satsning på webbaserade utvärderingsverktyg för skolmåltider. Något motsvarande finns inte för mat inom äldreomsorgen. Verksamheterna gör egna enkäter och kostrådsuppföljning inom äldreomsorgen. Kostenheten arbetar medvetet med en direktuppföljning av vad brukarna tycker om maten och dess kvalitet genom mat/kostråden. Koststrategen deltar i mat/kostråden vilket ger en direkt återkoppling. Alla möten dokumenteras och återkoppling från kostenheten sker antingen skriftligt eller vid nästkommande möte Måluppföljning Det sker kontinuerlig uppföljning av verksamhetens mål via tertiär, delårs- och bokslutsrapporter avseende ekonomin. I nämndens verksamhetsplan och budgetförslag görs en återkoppling av uppdraget. Verksamheten följer upp portionsantalet och kostnaderna för produktionen månadsvis. Enligt intervjuerna blir kost/städavdelningen kallade till kommunstyrelsen för information och uppföljning av kostverksamheten. Det har inte skett någon större utvärdering av kostverksamheten sedan 2014, likaså har ingen utvärdering av kostpolicyn gjorts Matsvinn Överbliven mat kan oftast inte återanvändas beroende på produktionssätt eller att man inte kan förvara överbliven mat på korrekt vis. Likaså får överbliven mat inte utfodras till djur enligt bestämmelser. Den senaste mätningen på matsvinn skedde på skolor Det planeras en mätning under hösten 2016 för både förskolan, skolan och äldreomsorgen. I intervjuerna påpekas att det kastas mycket lite mat. Genom möjligheten till direktkontakt med köken och goda rutiner vid avbeställning uppstår det sällan något större svinn. Dessutom försöker köken anpassa portionsstorlekarna utifrån hur populär maträtten är och tar även hänsyn till variationen mellan veckodagarna. Det finns en viss problematik med förskolan då föräldrar inte alltid anmäler om 1 SkolmatSverige drivs av Stockholms Läns landsting och Sveriges Kommuner och Landsting i samråd med Folkhälsomyndigheten och Livsmedelsverket. 10

13 deras barn uteblir. Om någon verksamhet märker att någon speciell maträtt ökar matsvinnet kontaktas köket alternativt koststrateg som byter ut maträtten Kommentar och bedömning Vi bedömer att verksamheten till vissa delar kontinuerligt och strukturerat följs upp. Det finns kanaler för återkoppling och redovisning av uppdraget. Det finns även rutiner för att livsmedelshygieniska kontroller genomförs i köken. Detta gäller även produktionskostnader och intäkter. Verksamheten uppger att återkoppling sker genom att enheten blir kallade till kommunstyrelsen för uppföljning av och information om verksamheten. Dock hittar vi inga spår av detta i kommunstyrelsens protokoll för perioden förutom de ekonomiska rapporteringarna som sker i tertiär, delårs- och årsbokslut. Vi kan konstatera att någon större övergripande utvärdering av verksamheten och kvalitén inte har gjort sedan Enligt gällande kostpolicy skall utvärdering av målen ske årligen. Dock bedömer vi att förskolans och skolans matråd och direkta kommunikation med köken ger köken en bra information om kvalité och önskemål från brukare. Vi uppfattar även att detta gäller matkvaliteten inom äldreomsorgen. Vi vill rekommenderar att ovanstående kommunikation dokumenteras, samlas och används som underlag till den årliga utvärderingen som skall ske enligt kostpolicy. 8.4 Budget och kostnader Budget Kost/städavdelningen har ingen egen budgetram att förhålla sig till beträffande kost. Kostenheten beräknar sina kostnader utifrån kända faktorer såsom antalet barn och äldre som skall ha mat samt personal-, transport-, livsmedel och hyreskostnader (enbart för centralköket) samt förbrukningsmaterial och övriga kostnader. Därefter skall kostnaderna mötas med intäkter från antalet sålda portioner, enheten skall göra ett nollresultat. Beräknade kostnader fördelas på respektive verksamhet utifrån beräknade portioner. Utbildningsnämnden står för merparten av intäkterna ca miljoner 11

14 kronor och socialnämnden ca 8-8,5 miljoner kronor för Det reella utfallet avseende kostnad per portion kan inte stämmas av förrän året är slut. Varje tillagningskök rapporterar månadsvis in antalet portioner som har levererats via AIVO (IT system för storkök) till kostenheten som därefter skickar en faktura (konteras) till respektive köpare (nämnd). Vid rapporteringen specificeras vilken leverans som gjorts, dvs om det är frukost, lunch, specialkost etc. Vid intervjuerna med kostverksamheten framhålls att det har varit mycket svårt att göra några beräkningar av antalet portioner och kostnaderna beroende på mottagandet av flyktingar. Kostnaderna har ökat för personal beroende dels på det ökade antalet portioner i skolan och specialkost. Tillagningen av specialkost tar längre tid, kräver andra råvaror och att en del kök har nått sitt kapacitetstak. Det finns en uppfattning om att dialogen med mottagarna av kostens tjänster kan bli bättre. Även från förvaltningsledning framhålls att det har varit ett problematiskt år med det stora antalet flyktingar som har kommit till kommunen. Det finns en eftersläpning från Migrationsverket med utbetalningar för mottagningen av flyktingarna. Kommunen försöker kompensera de ökade kostnaderna för verksamheterna. De resurser som ges till exempelvis skolan i form av resurs per elev innefattar även mat. Vid intervjuerna med kommunledningsförvaltningen och kostenheten vill man framhålla att köparen av tjänsterna har möjlighet att påverka kostnaderna beroende på vilken mängd och kvalitet som önskas. Kostnaderna för maten inom skolan i Olofström går på ett centralt konto, vilket innebär att respektive rektor inte budgeteras för skolmåltider. Rektorerna ser således inte kostnaderna för skolmaten utan kompenseras för kostnaderna genom budgeten. I intervjun med utbildningsförvaltningen framkommer att man inte uppfattar att det finns möjlighet att påverka kostnaderna för maten. Däremot framför man att oavsett om det blir en minskning av antalet barn eller ökning så blir maten dyrare. Dessutom finns det en politisk vilja om tillagningskök och hög matkvalitet. Det är även svårt med budgeteringen och korrigering av budget eftersom den slutliga kostnaden för maten kommer efter ramtilldelningen. Vid eventuella besparingsbeting uppstår det problem, då det är svårt att göra något åt kostnaden för maten, vilket i sin tur innebär att hela besparingen sker på den pedagogiska verksamheten. Även utbildningsförvaltningen påpekar att deras kostnader ökar på grund av antalet flyktingar. Det finns även en önskan från utbildningsförvaltningen om en ökad dialog avseende kostnaderna för maten. 12

15 Däremot framhåller förvaltningen att verksamheten är mycket nöjd med maten och kostenhetens kommunikation med förskolorna och skolorna. Inom äldreomsorgen finns inte samma problematik avseende antal portioner, då antalet mottagare av mat är mer statiskt. Dessutom täcks kostnaderna för maten av de avgifter som tas ut av mottagarna. Beträffande portionspriset för den tillagade maten finns det frågor varför kostnaden för de äldre är högre än skolans även om maten produceras i samma kök. Från äldreomsorgen tycker man att dialogen med kostverksamheten fungerar bra Produktionskostnader Förvaltningen följer kostnaderna för produktionen kontinuerligt. Det görs månadsuppföljning av kostnader för livsmedel, transport, personal mm. Kökscheferna får månadsvis redovisa sin förbrukning och hur många portioner som har levererats. Det förs statistik över antalet levererade portioner för varje förskola, skola och äldreboende. Kostnaderna för en portion varierar beroende på vilken måltid det avser, till vilken åldersgrupp måltiden är avsedd, vilka råvaror som ingår etc. Interna portionspriser 2015/2016 Portionstyp/verksamhet Pris (Kr) Livsmedel (Kr) Pedagogisk lunch Skola och fritids 7,25 19,79 Mellanmål 11,56 4,00 Dessert - Gruppboende 11,99 2,94 Dessert - Dagcentral 14,25 2,94 Pedagogisk frukost och mellanmål 13,71 9,00 Frukost 15,30 5,00 Pedagogisk lunch - Förskola 18,06 19,79 Lunch - Förskola 22,39 11,75 Lunch Grundskola och fritids 28,03 16,49 Lunch - Högstadiet 30,79 18,14 Lunch - Gymnasiet 33,67 19,79 Kvällsmat 42,88 8,63 Lunch - Gruppboende 54,01 11,18 Lunch - Dagcentral 64,57 11,18 Inom kost/städavdelningen har man inte tidigare gjort några uppföljningar av kostnadernas fördelning per portion och tid. Det innebär att det inte finns någon säkerställd statistik eller beräkningar att ta del av för att kunna prognosticera nästkommande år. Under 2015 har man med hjälp av ekonomikontoret sammanställt beräkningar utifrån de samlade kostnaderna fördelat per portion. I 13

16 de nuvarande beräkningarna justeras inte de fasta kostnaderna avseende produktionskostnadens tidsåtgång utan fördelas jämt över den totala produktionen. Kostenheten och ekonomikontoret har fått i uppdrag att granska och utreda fördelningen av kostnaderna för produktionen för att se om dagens beräkningar ger en korrekt bild. Det är mycket svårt att jämföra måltidskostnaderna mellan kommuner. Detta hänger ihop med hur kostnaderna redovisas, vad som inräknas och hur måltiderna produceras. Det som möjligen kan jämföras är kostnaden för livsmedel per portion, dock är även detta mått osäkert. Det finns olika sätt att räkna på skolmatens kostnad i Sverige och i olika undersökningar har man valt att inkludera olika variabler. Skolmatens Vänner utför regelbundet en undersökning av skolmatens livsmedelskostnader (enbart livsmedlens kostnad räknades). Livsmedelskostnaden gäller per inskriven elev och avser mat och dryck till lunchen, inte mellanmål. Den senaste undersökningen presenterades under våren 2014 enligt denna kostade en portion skollunch i genomsnitt 9,98 kronor/inskriven grundskoleelev och dag. Enligt Skolverket är skollunchens kostnad per elev och år (2014), inklusive personalkostnader och transporter, 6100 kronor eller 34,85 kronor per dag (räknat på 175 skoldagar med skolmat per år). Dock är spridningen mellan kommunerna mycket stor Upphandling Olofström kommun strävar mot att öka andelen ekologisk och kravodlad mat. Under 2014 handlade Olofströms kommun mat för ca 10,5 mkr varav 850 tkr avsåg ekologisk mat och MSC märkt fisk vilket motsvarade 8 % av den inköpta maten. För 2015 och 2016 har kommunstyrelsen satsat 500 tkr extra årligen för ekologisk och kravodlad mat för unga och äldre. Under 2015 köpte kommunen mat för ca 12 mkr varav 1,6 mkr avsåg ekologisk mat och MSC märkt fisk vilket motsvarar 13 %. Vid upphandlingen tar man hänsyn till ekologiska, kravodlade och miljömärkta produkter. Inköpsenheten följer de riktlinjer som Upphandlingsmyndigheten har avseende livsmedelsupphandling. Andelen ekologisk och kravodlad mat redovisas årligen via statistisk, likaså görs uppföljning månadsvis. 14

17 8.4.4 Kommentar och bedömning Vi bedömer att nuvarande organisation med köp och sälj ger en tydlig bild av kostnaderna för produktionen. Vi bedömer att förvaltningen och kostenheten har god kontroll över och vetskap om kostnaderna för måltidsproduktionen. Kostenheten använder sig av en detaljerad redovisning av kostnaderna per portion. Vi noterar även att det finns ett uppdrag att utreda om kostnadsfördelningen är korrekt. Vi bedömer att hänsyn till ekologisk och kravodlad mat tas vid upphandling av livsmedel enligt det regelsystem som Upphandlingsmyndigheten stipulerar och kommunens egna riktlinjer. Vi uppfattar att det finns ett behov av att öka kommunikationen mellan berörda nämnder och förvaltningar. Det är viktigt i en köp-säljorganisation att det finns ett tydligt gränssnitt mellan beställaren och leverantören. Det kan vara en fördel att skriva ett avtal mellan parterna. Vidare uppfattar vi att det finns fördelar med att rektorerna och förskolecheferna tydligt ser sina kostnader för maten, då det kan skapa ett incitament för en ökad kostnadsmedvetenhet och beställarkompetens. 9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vår sammanfattande bedömning av kostverksamheten är att den har en ändamålsenlig organisation utifrån produktionen. Det finns en tydlig ledning och styrning med en verksamhetsansvarig kostchef och koststrateg. Nämnden/styrelsen erhåller via tertiär-, delårs- och årsbokslut rapportering avseende ekonomi. Förvaltningen har fått en god ordning på vilka kostnader det finns och hur de fördelas inom måltidsproduktionen. Dock vill vi framhålla att ingen utvärdering eller uppföljning har skett av verksamheten i enlighet med vad som stipuleras i kostpolicyn eller tidigare riktlinjer. Vidare bedömer vi att det är en brist att upprättade handlingsplaner saknas för socialnämnden och utbildningsnämnden. Vi uppfattar att brukarna är nöjda med det som levereras från kostverksamheten. Vi noterar att det finns en lyhördhet från kostverksamheten beträffande önskade förbättringar. Vi bedömer att det finns ett behov av att förbättra kommunikationen mellan beställare och leverantör. Det finns två utvecklingsområden som vi vill rekommendera: Tydliggör gränssnittet mellan beställare och leverantör. 15

18 Ge möjlighet för rektorer och förskolecheferna att fortlöpande se kostnaderna för måltiderna samt antalet portioner som levereras. Tillse att en samlad utvärdering sker av hela verksamheten. KPMG, dag som ovan Lars Jönsson, Certifierad kommunal revisor 16