TJÄNSTESKRIVELSE 1 (6) 2012-11-09 Dnr Ubn 2012/47 Principbeslut - organisationsförändring av HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet Förslag till beslut Utbildningsförvaltningens förslag 1 HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet avvecklas som egna resultatenheter under år 2013. 2 En ny resultatenhet för gymnasieutbildning inrättas under 2013. 3 En särskild utredning görs kring introduktionsprogrammet Individuellt alternativ och gymnasiesärskola. Ärendet i korthet Under 2012 har förvaltningen på uppdrag av Utbildningsnämnden utrett ekonomi och organisation hos HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet. Förvaltningens bedömning är att de tre enheterna var för sig inte har förutsättningar att bedriva verksamheten på ett rationellt sätt beroende på bland annat minskat antal elever. Förvaltningen föreslår därför att de tre enheterna avvecklas som egna resultatenheter och ersätts av en ny resultatenhet som får i uppdrag att i huvudsak bedriva motsvarande utbildningsverksamhet som HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet för närvarande bedriver. Handlingar 1 Förvaltningens skrivelse, 2012-11-09 Bakgrund Kvarngymnasiet och Samgymnasiet har under ett antal år redovisat betydande underskott. Skolorna har med dessa underskott genererat negativt kapital som för Kvarngymnasiets del är betydande. Orsaker till underskotten bedöms vara det vikande elevunderlaget och att skolorna inte ställt om i den utsträckning som behövts. De 02 0 Organisationsförändring gymnasieskolor, tjänsteskrivelse Utbildningsförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 11 Utbildningsförvaltningens kansliet Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Annika Ramsell, Utbildningsdirektör Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: 070/0027070 (direkt) 070/0027070 (mobil) E-post: utbildningsnamnden@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: 08/580 287 89 Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082
2012-11-09 2 (6) omställningar som gjorts har också haft långa eftersläpningar vilket även påverkat påföljande verksamhetsår. Då prognoserna i delårsbokslutet för augusti 2011 visade på fortsatta underskott och vikande elevunderlag beslöt nämnden på sitt möte den 4 oktober 2011 att ge förvaltningen i uppdrag att göra en genomlysning och utredning av Kvarngymnasiets och Samgymnasiets ekonomi och organisation. Förvaltningen anlitade Public partner för att göra genomlysningen och detta skedde under våren 2012. Konsulterna rapporterade på skolorna för personal, skolledning och arbetsutskottet i maj. På Utbildningsnämnden möte den 4 juni gjordes samma avrapportering och nämnden gav då förvaltningschefen i uppdrag att återkomma med förslag på åtgärder. Analys Utifrån rapporten från konsulterna Public partner och också utifrån de rapporter som Skolinspektionen, efter sin tillsyn våren 2012, upprättat över de olika enheterna samt förvaltningens egna analyser kan konstateras att det är flera faktorer som lett fram till den nuvarande situationen. En påtaglig faktor är det minskande antalet elever på skolorna, vilket är en effekt av minskande elevkullar men också av ökande konkurrens med andra gymnasieskolor. En följd av detta är i sin tur, framhåller konsulterna, ett ineffektivt utnyttjande av resurser beroende på för små enheter. När det gäller elevantalet kan noteras att länets gymnasieskolor under de senaste åren haft och inom de närmaste åren kommer att ha vikande elevunderlag p g a demografiska faktorer. Enligt prognoser framtagna av KSL tror man att antalet elever kommer att befinna sig på samma nivå som idag tidigast 2018. Som en följd av den demografiska utvecklingen är det därför många gymnasieskolor i kommuner runt omkring oss som har tomma platser och som tvingas lägga ned. Det gäller såväl fristående skolor som kommunala enheter. Efter beslutet i nämnden den 4 juni har förvaltningen valt att också ta med HTSgymnasiet i det förslag till förändring som arbetats fram under hösten. HTSgymnasiet har under det senaste året inte haft tillräckligt stora elevgrupper inom programmen för att klar ekonomin. Skolan har, vilket rektor påtalat, många program som ska hanteras inom en relativt liten enhet. Det är angeläget att reagera tidigt på detta för att inte HTS-gymnasiet ska hamna i en situation där ett större negativt kapital byggs upp på liknande sätt som skett på Kvarngymnasiet och Samgymnasiet. Under hösten har ett omfattande arbete gjorts kring analyser av ekonomi och elevprognoser. Tankar kring hur vi kan göra enheterna effektivare när det gäller ledning, stöd och administration har varit ledande i arbetet med förslaget till organisationsförändring. När det gäller skolornas ekonomi ska först konstateras att i och med införandet av länsprislistan så krävs att skolorna måste klara sig på de intäkter som kommer med elevpengen. Nämnden har inte möjlighet att tillföra medel till de enheter som går med underskott.
2012-11-09 3 (6) Med länsprislista och de förutsättningar som skolorna har idag är det därför svårt att begära att enheterna ska kunna betala tillbaka det upparbetade negativa kapital som de har idag. Om så skulle krävas är det en uppenbar risk att skolorna tvingas bedriva verksamheten på en kvalitativt alltför låg nivå för att det ska vara försvarbart gentemot eleverna. I förändringsarbetet under hösten har det tagits fram ett antal kriterier som varit ledande i processen. Det har varit angeläget att tidigt ta fram vad en organisationsförändring ska lösa för Järfälla gymnasieskolor för att klara de närmaste åren med färre elever och ändå ha en ekonomi i balans och en bibehållen och helst förbättrad kvalitet. De mål som har satts för arbetet är därför att skapa: en hållbar ekonomi en ledningsstruktur som främjar det pedagogiska ledarskapet en gemensam effektiv administration ett bättre lokalutnyttjande bättre förutsättningar för integration Under hösten och processens gång har det varit en antal extra arbetsutskott för att återkoppla utifrån konsulternas analys, informera om ekonomi, elevprognoser och om hur processen sker ute på skolorna och med de fackliga organisationerna. Förvaltningschefen har varit ute på skolorna och informerat och också kontinuerligt haft extra samverkan med de fackliga organisationerna. Det har också tillsammans med skolledningen på enheterna genomförts ett antal möten och rektorerna på respektive skolor har förutom enskilda samtal med förvaltningen också träffat ordförande för Utbildningsnämnden. Personalen och de fackliga organisationerna har också blivit informerade om att efter beslut kommer de att vara med i förändringsprocessen genom samtal, gemensamma dagar och genom sina fackliga ombud. Eleverna kommer också att involveras i vårens arbete. En tanke i förslaget har varit att det finns synergieffekter med att fler program kommer under samma tak och ledning. En del av HTS-gymnasiets mer teoretiska yrkesprogram har ämneskopplingar till Samgymnasiets programutbud. HTS-gymnasiet har vidare redan idag elever på introduktionsprogram som i stor utsträckning har liknande behov som elever på Kvarngymnasiet har. Kvarngymnasiet har en verksamhet som innefattar flera program och verksamheter. De elever som idag går på skolan har olika behov och programmen har skilda mål. Elever på preparandutbildningen och språkintroduktion har som mål att så snart som möjligt gå in på nationellt program medan elever på det individuella alternativet har sinsemellan stora skillnader i behov och mål för sina studier. Personal och ledning inom Kvarngymnasiet har varit mycket tydliga med att det är oerhört viktigt att beakta det arbete som idag sker inom det individuella alternativet och med de mindre grupper med elever som idag behöver mycket individuellt stöd
2012-11-09 4 (6) som t ex elever med Aspergersyndrom. På Kvarngymnasiet bedrivs även gymnasiesärskola, vilket också kräver särskild kompetens. Det har därför varit viktigt att lyfta fram detta i förvaltningens förslag och förvaltningen föreslår därför att dessa verksamheter utreds särskilt under våren, för att finna en verksamhetsform där dessa elevers behov blir beaktade. Det är också viktigt att i en utredning av gränssnittet mellan programmen inom Kvarngymnasiet belysa det som är undervisning och det som är socialt arbete. Självklart ska detta gå hand i hand och skolan har idag ett mycket stort uppdrag att följa upp eleverna när det gäller den sociala delen. Men det är även viktigt att lyfta den pedagogiska delen då det är vår förvaltnings och nämnds huvudsakliga uppgift och där vi ska arbeta med de mål vi har för verksamheten. Samgymnasiet har idag tappat en del elever. Det är viktigt att ge skolan möjlighet att fortsätta arbeta med de program som enheten idag bedömer är viktiga att värna om. Förhoppningen med en större och om möjligt mer bärkraftig enhet är att kunna värna om det breda programutbud vi har idag. Det som också är viktigt är att frigöra resurser för utökat stöd för elever inom Samgymnasiet vilket borde bli möjligt med en mer övergripande ledningsorganisation och administration samt effektivt lokalutnyttjande. Förvaltningen har också tidigt valt att hålla NT-gymnasiet och YTC-gymnasiet utanför den förändringsprocess som idag ligger till grund för principbeslutet. Utbildningsförvaltningen överlämnade i juni utredningen om Barkarby College till Kommunstyrelsen för fortsatt utredning och beslut. Förvaltningens ambition har varit att arbeta utifrån en etablering av ett tekniskt-naturvetenskapligt centrum i Barkarby i samverkan med utvecklingen av Barkarby Staden och Stockholms Väst. NT-gymnasiet och YTC har naturligtvis också drabbats av vikande elevunderlag p g a av det demografiska läget men har inte påverkats i samma utsträckning när det gäller ekonomin. Samgymnasiet har idag en hel del samarbete med NT-gymnasiet. Tanken är att gränssnittet till NT-gymnasiet och YTC inte ska förändras mot vad det är idag. Det är viktigt att Järfällas gymnasieskolor fortsätter att samverka för att klara dagens och morgondagens konkurrens. Vid sidan av de organisatoriska förändringarna finns det också stora utmaningar när det gäller förbättringar av resultat och att få fler elever att söka våra gymnasieskolor Av det skälet behöver skolorna få möjlighet att fokusera på den pedagogiska verksamheten och det pedagogiska ledarskapet. Genom att organisera stödfunktioner och administration mer övergripande och mer effektivt skapas utrymme för ett tydligare pedagogiskt ledarskap. En större enhet kan också medföra kvalitativa förbättringar genom att det blir fler lärare inom ämnesgrupperna, vilket möjliggör fler samtal kring betyg och bedömning men även pedagogiskt utvecklingsarbete. Möjligheten att undervisa på olika program
2012-11-09 5 (6) kan också bidra till större flexibilitet och ge fler möjlighet till heltidstjänst inom en enhet. Att se över lokalutnyttjandet är också viktigt då kostnader för lokaler idag finns inom elevpengen, vilket ger rektor större möjlighet att få mer resurs till personal och verksamhet genom att effektivisera lokalutnyttjandet. En rationalisering av lokalutnyttjande bör underlättas under en gemensam ledning. Det principförslag till förändring som nu läggs fram är, enligt förvaltningen, nödvändigt och relevant utifrån det underlag som förslaget utgått ifrån. Det är dock viktigt att efter att beslut är fattat tidigt påbörja processen med all inblandad personal för att få in alla synpunkter och överväganden för att sammanslagningen ska bli så bra som möjligt. Elevgrupperna är också viktigt att ha med i processen samt de fackliga organisationerna. Arbetet med hur den nya ledningsorganisationen ska se ut kommer att påbörjas direkt efter beslut. Det är också viktigt att tidigt möta den oro och osäkerhet som uppstår i samband med förändringar. I det förslag som förvaltningen lämnar vill förvaltningen vara tydlig med att det är det pedagogiska arbetet som ska värnas och att det är eleven som ska vara i fokus. Den oro som finns att introduktionsprogrammen inte skulle få en stark ställning efter omorganisationen är likaså viktig att beakta och förvaltningen vill redan nu betona att en ny enhet måste ta hänsyn till det som idag är positivt med Kvarngymnasiets verksamhet, men också inkludera eleverna på introduktionsprogrammen i verksamhet med målet att klara ett nationellt program. För vissa av Kvarngymnasiets verksamheter, Individuellt alternativ och gymnasiesärskola, föreslår förvaltningen dessutom att de verksamheterna ska utredas i särskild ordning. I direktiven för en sådan utredning ska bland annat ligga om dessa verksamheter ska inkluderas helt i den nya enheten eller organiseras i någon annan form. I samband med det arbetet kommer också material med synpunkter från Kvarngymnasiet som tillställts förvaltningschefen att beaktas. Ekonomiska konsekvenser De siffror och prognoser som vi har idag visar på ett relativt stort underskott för utbildningsförvaltningen för år 2012. Det redovisade underskottet är fördelat på de tre enheter som är aktuella för omstruktureringen. De prognoser som tagit fram visar på ett fortsatt underskott för HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet p g a omställningskostnader och demografin. Om de tre enheterna (HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet) avvecklas under året, vilket ligger i förslaget, så bör nämnden i samband med detta begära hos Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige att det negativa kapital som är knutet till de tre enheterna avskrivs samt att omställningskostnader som kan hänföras till enheterna under år 2013 ska belasta de tre resultatenheterna och inte den nya enheten som är tänkt att starta sin verksamhet i och med läsåret 2013/14.
2012-11-09 6 (6) Detta skulle innebära att den nya enheten får en möjlighet att påbörja sin verksamhet utan att belastas med stora återbetalningskrav som inte är möjliga att återbetala utan stora kvalitativa förluster för verksamheten. Nämndens ekonomiska vinst med förslaget är alltså ingen besparing i betydelsen lägre ersättningar till verksamheterna utan består i att inte genomföra verksamheten med underskott samt att få effektivitetsvinster genom mer rationell administration och bättre lokalutnyttjande som kan användas för att utveckla verksamheternas kvalitet. Slutsatser Med de vikande elevkullarna och de underskott som vi idag har på tre av enheterna inom gymnasieutbildningen ser förvaltningen det som nödvändigt att vidta åtgärder. De mål som förvaltningen satt upp för omstruktureringen ser vi som möjliga att nå genom förslaget med att sammanföra HTS-gymnasiet, Kvarngymnasiet och Samgymnasiet till en resultatenhet. En gemensam ledningsorganisation, administration och bättre lokalutnyttjande skapar grund för en balanserad ekonomi. Samtidigt är det också förvaltningens uppfattning att förändringen kommer att skapa en stabilare och långsiktigare kvalitetsutveckling av verksamheterna. Annika Ramsell Utbildningsdirektör