Föredragningslista 16.03.2015 20 Inledning 21 Kallelse och beslutförhet 22 Val av protokolljusterare för dagens möte 23 Sjöfartens Praktikkvarn r.f. 24 ÅSA överförande av budgetmedel till Högskolan på Åland 25 26 27 Antagningsprocessen Kompetenspoäng Läroplan för sociala och samhälleliga programmet 28 Ärendehanteringssystem 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Studieregisteradministratör Studiehandledare Reglemente Intranät ÅDA Anhållan från Ålands folkhögskola angående samarbete kring Primus/Kurre/Wilma Parundervisning Sysselsättningsfrämjande utbildning inom städbranschen Från LR Förvaltningschefens beslut Nästa möte 40 Avslutning Christina von Hertzen Styrelsens ordförande
Styrelsemöte 3/2015 Plats och tid Neptunigatan 21, kl. 18.30 Beslutande Ordinarie medlemmar Ersättare Christina von Hertzen, ordf. Nina Lindfors Anita Husell-Karlström, vice ordf. Thommy Fagerholm Stig Grönlund Viveka Landgärds Martin Nilsson Karl-Johan Nyholm Annika Karlsson Annette Holmberg-Jansson Cia Numelin Tage Eriksson Kari Granberg Dan Roberts Studeranderepresentanter Marcus Clausen Elin Abrahamsson Conny Viento Ivan Akkuratov Lärarrepresentanter Jana Ekebom Mona Sjöström Dan Nordman Tove Waller Personalrepresentanter Anne Adolfsson Roland Danielsson Övriga Ralf Lundberg Marcus Koskinen-Hagman Inger Rosenberg-Mattsson Ronny Holmström-Wall Ronny Eriksson t.o.m. 24
20 Inledning Ordförande Christina von Hertzen hälsade alla välkomna till mötet. 21 Kallelse och beslutförhet Kallelse till möte skedde genom e-post 9.3.2015. Föredragningslistan skickades ut den 12.3.2015 kallelsen. Förslag: Då minst hälften av styrelsens medlemmar och ordförande är närvarande konstateras att mötet är beslutfört. 22 Val av protokolljusterare för dagens möte Protokoll från föregående möte har tillsänts styrelsens medlemmar, representanter och ersättare i styrelsen. Förslag: Protokoll nr 2/2015 antecknas för kännedom. Till protokolljusterare för dagens möte utses Annika Karlsson och Cia Numelin. 23 Praktikkvarnen Bilagor: 23A-B -2015 Sjöskolorna i Finland planerar att tillsammans bilda en förening för samordning av sjöpraktikplatser. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar om att gå med i Sjöfartens Praktikkvarn r.f. så snart den är bildad och ger förvaltningschefen mandat att teckna firma för Ålands gymnasiums räkning. Ålands gymnasiums styrelse beslutar vidare att den av Högskolan på Åland utsedda representant skall vara ordinarie styrelsemedlem för de bägge åländska skolornas räkning. Ålands gymnasiums representant är suppleant. Till representant för Ålands gymnasium utses platsansvarig Lasse Selander Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar att ge förvaltningschefen mandat att teckna firma för Ålands gymnasiums del för att teckna medlemskap i Sjöfartens Praktikkvarn r.f. under förutsättning att stadgarna finns på korrekt svenska. Ålands gymnasiums styrelse förutsätter att tvåspråktigheten följs fullt ut. Den av Högskolan på Åland utsedda representanten är ordinarie styrelsemedlem för de bägge åländska skolornas räkning. Styrelsen för Ålands gymnasium besluter att
Ålands gymnasiums representant är ersättare. Till representant för Ålands gymnasium utses platsansvarig Lasse Selander. 24 ÅSA överförande av budgetmedel till Högskolan på Åland Bilagor: 24A-D -2015 Landskapsregeringen (LR) beslutade 1 april 2014 om grundandet av Ålands sjöfartsakademi (ÅSA), se bilaga 24 A 2015. Före det har ingåtts ett samarbetsavtal mellan ÅYG och HÅ angående samarbete inom sjöfartsutbildning, se bilaga 24 B 2015.bilaga 2. Dessa dokument definierar dagsläget inom ÅSA. I korthet går det ut på att arbetsgivaransvar, budgetansvar och eaminantionsrätt finns hos ÅYG medan förmanskapet och uppdraget att utveckla sjöfartsutbildningen finns hos HÅ. Situationen skulle förbättras om de budgetmedel som har använts för ÅYG:s sjöfartutbildning skulle överföras till HÅ. Då skulle HÅ som har ansvar för förmanskap och utveckling lättare kunna genomföra de åtgärder som är nödvändiga för att utveckla verksamheten. Planeringsproblem kan undvikas i större grad. Ytterligare bör man gå steget fullt ut och ge HÅ eamensrätt för utbildning på gymnasialstadiet. Landskapslagen om gymnasieutbildning och också prais tillåter andra anordnare av gymnasialutbildning på Åland. Lagen om Högskolan på Åland säger ingenting om anordnande av annan typ av utbildning men förbjuder den inte heller. Att inte ge HÅ eamensrätt och överföra hela ÅYG:s sjöfartsutbildning till HÅ skulle medföra att ÅYG:s rektor skulle vara tvungen att ta ansvar för en utbildning som man inte är förman för eller har resurser att övervaka. Ålands gymnasium bör därför föreslå för att landskapsregeringen att den fattar beslut om att överföra medel från Ålands gymnasium till Högskolan på Åland enligt bilaga 24 C 2015. Ålands gymnasium bör även föreslå att landskapsregeringen fattar beslut om att indra tjänster enligt bilaga 24 D 2015 på Ålands gymnasium och inrätta motsvarande tjänster på Högskolan på Åland. I förslaget till överförda budgetmedel finns inte med kostnader för IT-drift, utan det föreslås att Ålands gymnasium ombesörjer driften under höstterminen 2015 och att det då sker en utredning gällande kostnaden för sjöfartsprogrammets IT-drift. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse fattar beslut om att föreslå inför landskapsregeringen att överföra medel från Ålands gymnasium till Högskolan på Åland i enlighet med bilaga 24 C 2015, samt föreslå för landskapsregeringen att den indrar tjänster i enlighet med bilaga 24 D 2015 och inrättar motsvarande på Högskolan på Åland. Ålands gymnasiums styrelse beslutar även föreslå för landskapsregeringen att eaminationsrätt för de studerande på Sjöfartsprofilen tilldelas Högskolan på Åland.
Beslut: Förslaget omfattades med den förändringen att i bilaga D 24-2015 så stryks teten: (vikarie Camilla Brändström). 25 Antagningsprocessen Bilaga: 25A-2015 T.f. kvalitetskoordinator Marica Eliasson har i sitt uppdrag gjort en översyn av antagningsprocessen, se bilaga. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom och ger förvaltningschefen i uppdrag att tillsända landskapsregeringen en skrivelse för att informera om vad Ålands gymnasium anser bör förbättrats i antagningsprocessen samt utforma interna rutiner för antagningsprocessen inom Ålands gymnasium. 26 Kompetenspoäng Rektor Inger Rosenberg-Mattsson informerar om vilka konsekvenser införandet av kompentenspoäng kommer medföra. För att underlätta processen vore det önskvärt om en förändringsledare kunde anställas under perioden 1.5.2015-31.12.2016. Kostnaden beräknas vara ca 100.000 för hela perioden. Medel för merkostnaden ryms inom befintliga medel för 2015. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom samt godkänna att förvaltningschefen anställer en förändringsledare för ovan nämnda period. Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom samt godkänna etra kostnader för förändringsarbetet med 100.000 under perioden 1.5.2015-31.12.2016. 27 Läroplan för sociala och samhälleliga programmet Bilaga: 27A-2015 Ålands landskapsregering har den 10.3.2014 utfärdat "Grunder för gymnasieeamen inom samhällelig och social yrkesinriktning inom det humanistiska och pedagogiska området, med eamensbenämningen sociokant. Biträdande rektor Johanna Björkvall har i samråd med lärarkollegiet utarbetat ett förslag till läroplan, som överlämnats till rektor för vidare behandling av styrelsen. Förslag: Styrelsen godkänner förslaget till läroplan för gymnasieeamen inom samhällelig och social yrkesinriktning inom det humanistiska och pedagogiska
området. Styrelsen översänder läroplanen till Ålands landskapsregering för kännedom. Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar återremittera ärendet. 28 Ärendehanteringssystem Bilaga: 28A-2015 Ålands gymnasium saknar idag ett system för ärendehantering, se bilaga. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar ge förvaltningschefen i uppdrag att fortsätta utreda möjligheterna att införskaffa ett för myndigheten fungerande ärendehanteringssystem. I första hand bör utredas om det är möjligt att använda landskapsregeringens ärendehanteringssystem W3D3. 29 Studieregisteradministratör Bilaga: 29A-B-2015 Ålands gymnasium har i samband med budget för verksamhetsåret 2015 lämnat in en behovsutredning om tjänsteförändring för en tjänst som studieregisteradministratör, se bilaga 29A. Landskapsregeringen har den 15.1.2015 lämnat ett utlåtande där landskapsregeringen framför att den inte har något att anmärka, se bilaga 29B. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar inrätta en tillsvidaretjänst som studieregisteradministratör. 30 Studiehandledare Bilaga: 30A-B-2015 Ålands gymnasium har i samband med budget för verksamhetsåret 2015 lämnat in en behovsutredning om tjänsteförändring för en tjänst som studiehandledare, se bilaga 30A. Landskapsregeringen har den 15.1.2015 lämnat ett utlåtande där landskapsregeringen framför att den inte har något att anmärka, se bilaga 30B. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar inrätta en tillsvidaretjänst som studiehandledare.
31 Reglemente Bilaga: 31A-C-2015 Ålands gymnasium har de två senaste åren godkänt två olika förslag till revidering av nuvarande reglemente. Dessa har tillsänts landskapsregeringen för fastställande. Inget av revideringsförslagen har fastställts, vilket innebär att det idag gällande reglementet är det som fastställdes i februari 2012, se bilaga 31A. Efter att reglementet fastställdes har betydande organistoriska förändringar skett. Det idag gällande reglementet är väldigt detaljstyrt, vilket gör att även mindre förändringar medför en arbets- och tidskrävande process, se bilaga 31B. Förvaltningschefen har därför tillsammans med t.f. förvaltnings- och informationssekreterare Malin Blomqvist haft möte med byråchef Elisabeth Storfors för att utröna möjligheterna att revidera reglementet så att Ålands gymnasium får en mer fleibel organisation. Utifrån det mötet har t.f. förvaltningsoch informationssekreteraren gjort ett utkast till nytt reglemente, se bilaga 31C. Tanken är att de detaljer som idag regleras i nuvarande reglemente istället ska regleras i interna föreskrifter som fastställs av Ålands gymnasiums styrelse och att reglementet endast skall ange ramarna för dessa. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar uppdra åt förvaltningschefen att ta fram ett nytt förslag till reglemente. Beslut: Ålands gymnasiums styrelse beslutar uppdra åt förvaltningschefen att ta fram ett nytt förslag till reglemente samt att i samband med detta ta fram ett förslag till interna föreskrifter. 32 Intranät Bilaga: 32A-2015 Ålands gymnasium saknar idag ett intranät vilket försvårar den interna kommunikationen. Förvaltningschefen har därför givit t.f. kvalitetskoordinator Marica Eliasson och IT-chef Ronny Holmström-Wall i uppdrag att utreda om det finns ett behov av ett intranät inom Ålands gymnasium och hur detta i så fall skulle kunna vara utformat, se bilaga. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar uppdra åt förvaltningschefen att utifrån den kravspecifikation som gjorts se över möjligheterna att upphandla ett intranät för Ålands gymnasium.
33 ÅDA Styrelsebeslut 194, 15.12.2014 Ålands digitala agenda har tillsänt Ålands gymnasium ett förslag till överenskommelse mellan ÅDA, Ålands gymnasium och Ålands landskapsregering, se bilaga 194. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar ge styrelsens ordförande, förvaltningschefen och IT-chefen i uppdrag att till nästa styrelsemöte förbereda ett förslag till svar till ÅDA och Ålands landskapsregering och att förslaget till överenskommelse antecknas för kännedom. Styrelsebeslut 5, 12.01.2015 Arbetsgruppen presenterar sitt arbete. Skrivelsen från ÅDA Ab är inte en formell skrivelse, utan ska ses som ett ärende under beredning enligt uppgift från minister Johan Ehn. Arbetsgruppen föreslår därför att Ålands gymnasiums styrelse avvaktar till efter att det planerade mötet med landskapsregeringen ägt rum innan arbetsgruppen eventuellt ska presentera ett förslag till svar på skrivelsen. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar i enlighet med förslaget. Arbetsgruppen har haft möte med landskapsregeringen den 30.1.2015 där utbildningsministern konstaterade att ÅG själv avgör om ÅG ska ansluta sig till ÅDA eller ej. Dock önskade utbildningsministern att arbetet med att titta på ett eventuellt samverkansavtal mellan LR, ÅDA och ÅG inleds och att man inför budgeten för 2016, d.v.s. inom augusti 2015, tillsammans skulle komma fram till om, när och hur denna samverkan ska utformas. Förvaltningschefens förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar att ÅG ska delta i en arbetsgrupp med LR och ÅDA. Deltagare för Ålands gymnasium föreslås vara förvaltningschefen, IT-chefen, rektorn för lyceet och biträdande rektor Kim Gylling. Styrelsen är referensgrupp för ÅG:s representanter i arbetsgruppen. Huvudmålet för ÅG:s representanter är att få till stånd en sådan anslutning till ÅDA som erbjuds nytillkomna aktieägare, dock utan att överföra personal till ÅDA. Diskussionerna ska också vara ett led i att klargöra vilka ÅDA:s intressen är vid en eventuell samverkan med ÅG. Styrelsen anser även att det är av vikt att personal vid ÅG deltar i utbildning för gemensamma processer.
Samverkansavtalet kan ange områden, som är av speciellt intresse för ÅG, såsom upphandlingsfrågor, fiberanslutning, gemensam elevdatabas, elevantagningssystem och andra skoldatasystem gemensamma för utbildningsorganisationerna. Förslag av Martin Nilsson: Martin Nilsson föreslog att skrivningen [...] dock utan att överföra till personal till ÅDA skulle strykas. Föreslaget vann ej understöd varför det förföll. Beslut: Förvaltningschefens förslag omfattades. Martin Nilsson reserverade sig skriftligt mot beslutet. Bilaga: 14-2015, reservation, Martin Nilsson De av Ålands gymnasium utsedda representanterna har den 13.3.2015 haft möte med ÅDA:s och landskapsregeringens representanter. Förvaltningschefen informerar från mötet. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar anteckna informationen för kännedom. 34 Anhållan från Ålands folkhögskola angående samarbete kring Primus/Kurre/Wilma 35 Parundervisning Bilaga: 34A-2015, Anhållan Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar godkänna Ålands folkhögskolas anhållan angående samarbete kring Primus/Kurre/Wilma och ge förvaltningschefen i uppdrag att förhandla fram ett avtal med Ålands folkhögskola. Bilaga: 35A-2015 Rektor Marcus Koskinen-Hagman presenterar ett förslag till hur parundervisning under läsåret 2015-2016 för att skapa förutsättningar för att främst gynna utvecklingen av användning av digitala hjälpmedel i undervisningen på Ålands lyceum, se bilaga. Medel för merkostnaden ryms inom befintliga medel för 2015. Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar godkänna införandet av parundervisning i enlighet med förslaget.
36 Sysselsättningsfrämjande utbildning inom städbranschen Bilaga: 36A-2015 Förslag: Ålands gymnasiums styrelse beslutar tillsända landskapsregeringen ovan nämnda bilaga. 37 Från LR Bilaga: 37A-2015 Förvaltningschefens förslag: Bifogad information från landskapsregeringen antecknas för kännedom. 38 Förvaltningschefens beslut Bilaga: 38A-2015 Förvaltningschefens förslag: Förvaltningschefens beslut antecknas för kännedom. 39 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls den 20.04.2015. 40 Avslutning Ordförande avslutade mötet kl. 21.26. Christina von Hertzen Styrelsens ordförande Anders Göransson Vik. Förvaltningschef Protokollet justerat 18.3.2015 Annika Karlsson Cia Numelin