ARKIVBESKRIVNING TREDJE AP-FONDEN Version 2019/1 (v. 1,2) Verksamhet och organisation Tredje AP-fonden är en svensk statlig myndighet och en så kallad buffertfond för inkomstpensionssystemet. Fonden förvaltar medel inom försäkringen för inkomstgrundad ålderspension som specificeras il kap. 2 5 zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbazyxwvutsrqponmlkjihgfedcba Lag om allmänna pensionsfonder (AP-fonder) (2000:192). Vidare fastställs att: Första-Fjärde AP-fonderna ska förvalta fondmedlen på sådant sätt att de blir till största möjliga nytta för försäkringen för inkomstgrundad ålderspension. Den totala risknivån i fondernas placeringar ska vara låg. Fondmedlen ska, vid vald risknivå, placeras så att långsiktigt hög avkastning uppnås. Fonderna ska i sin placeringsverksamhet ha nödvändig beredskap för att kunna överföra medel till Pensionsmyndigheten enligt 2 kap. 2 5. Lag (2009:1002). Till en början förvaltades de tillgångar som idag är Tredje AP-fonden av tre styrelser, 1-3 fondstyrelserna. Dessa placerade medel i räntebärande instrument. År 1974 inrättades en fjärde fondstyrelse med uppgift att placera tillgångar i värdepapper. Denna del av placeringsverksamheten utvidgades 1988 i och med femte löntagarfondensstyrelsens tillkomst. Den hade i princip samma placeringsdirektiv som den fjärde fondstyrelsen. Ar 2000 tillkom en ny lag om allmänna pensionsfonder, AP-fonder (SFS 2000:1062) som medförde att första, andra, fjärde, femte, sjätte och sjunde fondstyrelserna ändrade namn. Femte fondstyrelsen övergick till att bli Tredje AP-fonden. Tredje AP-fonden leds idag av en styrelse som består av nio ledamöter som utses av regeringen, varav ordföranden ser till att styrelsen sammanträder i den omfattning som behövs. Ledamöterna utses på grundval av sin kompetens att främja fondförvaltningen och har ett tidsbegränsat uppdrag på åtta år. Styrelsen ansvarar för fondens organisation och förvaltning av fondens medel. Styrelsen företräder fonden offentligt, vilket också gäller inför domstol. Styrelsens arbete presenteras i protokoll som undertecknas av ordförande och en av styrelsen utsedd ledamot. Fondens ledningsgrupp består av fyra personer, VD, Chief investment officer (CIO) som också är vice VD, CFO/CRO som är chef för affärsstöd och kontroll samt chefen för kommunikation. Ledningsgruppen ansvarar för att utveckla fondens övergripande strategi, budget- och resultatfrågor, varumärke, kommunikation samt personalfrågor. Övergripande investeringsbeslut rörande allokering inom de av styrelsen fastställda mandaten fattas i fondens dynamiska allokeringsgrupp. Frågor om övergripande riskhantering behandlas i fondens riskkommitté. CIO ansvarar för att förvalta risken i den övergripande portfölj sammansättningen och är även chef för kapitalförvaltningen, som ansvarar för den löpande förvaltningen av portföljen. Kapitalförvaltningen är organiserad i fem enheter: Strategisk Allokering, Betaförvaltning, Alfaförvaltning, Externförvaltning och Alternativa Investeringar. Affärsstöd och kontroll som leds av fondens CFO är även fondens CRO. Affärsstöd och risk är organiserad i sex enheter: affärskontroll, riskkontroll- och avkastningsanalys, ekonomi och rapportering, IT och kontorsservice, HR samt juridik och compliance. CFO ansvarar för uppföljning och rapportering avseende risk och avkastning till styrelsen. Kommunikation, det vill säga ansvar för den interna och externa kommunikationen, leds av chefen för kommunikation som även har ett delansvar för hållbarhetsfrågor i egenskap av ledamot i etikrådet. De flesta av AP3s anställda arbetar med kapitalförvaltning och administrativt stöd, det vill säga med analys, förvaltning och riskhantering samt administration. Det som genomsyrar alla anställdas arbete är kopplingen till en global och diversifierad förvaltning. Fonden är en kunskapsintensiv organisation där medarbetarnas samlade erfarenheter och kunskaper är avgörande för fondens resultat.
Finance KIT Portföljsystem för kapitalförvaltningen. PEARL Genererar rapporter från Finance KIT, för kapitalförvaltningen. Sharepoint Dokumenthanteringssystem för hela AP3. W3D3 Diarieföringssystem för registrering av allmänna handlingar, för administrationen. Webbplats Extern plattofrom som representerar AP3, samt ett verktyg för publicering av information om fondens verksamhet. Arkivlokal Tredje AP-fonden har en arkivlokal; Fastigheten Kv Kortbyrån, Vasagatan 11, Stockholm, som är godkänd enligt Riksarkivets föreskrifter 1991:1 (1997:4) och inspekterades och godkändes 2006-12-11. Från datum xxxx har Tredje AP-fonden tecknat avtal med extern arkivdepå (xxxx) som enligt avtal är skyldiga att följa kravställning enligt RA-FS 2013:4. Utlämning av allmänna handlingar För utlämning av handlingar skall sekretessprövning ske enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), särskilt kap 19. 1 (Sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse - Myndighets affärsverksamhet m.m) och 31 kap. 16 zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbazyxwvutsrqponmlkjihgfedcba 5. (Sekretess till skydd för enskild i annan verksamhet med anknytning till näringslivet). Gallringsbeslut Tredje AP-fonden har beslutat att följande föreskrifter är tillämpbara på fondens handlingar: - RA-FS 1991:6 Om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (uppdaterad i och med RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2). - RA-FS 2018:3 Om återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling - RA-FS 2018:10 Om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m (RA-MS 2019:6) - RA-FS 2019:1: Om återlämnande eller gallring av handlingar tillkomna inom löne- och pers onaladministrativ verksamhet Tredje AP-fonden följer även Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter: - RA-MS 2017:5 Riksarkivets föreskrifter om anmälningar om innehav av finansiella instrument - RA-MS 2019:6 Riksarkivets beslutar att Tredje AP-fonden får tillämpa RA-FS 2018:10. Vad som sparas, rensas (kan slängas) och gallras (destruering) fastställs av Tredje AP-fondens dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen firms till för att underlätta för medarbetare att förstå hur specifika dokument ska hanteras ur ett kortsiktigt och långsiktigt perspektiv. Grundregeln som alltid gäller är att allmänna handlingar ska bevaras (utan tidsbegränsning), men det finns vissa undantag som gäller att vissa allmänna handlingar kan gallras efter viss tid. Vid gallring beaktas att det ej sker så att historiskt material som kan räknas som intressant ur forskningssynpunkt går förlorat. Ansvariga för Tredje AP-fondens arkiv är chefsjurist samt arkivarie. 3
3.2 Hantera fondens investeringar 3.2.1 Sluta avtal gällande fondens investeringar 3.2.2 Hantera fondens investeringar 3.2.3 Avsluta investering 3.3 Hantera affärstransaktioner 3.3.1 Genomföra intern värdepapperstransaktion 3.3.2 Bekräfta affix 3.3.3 Stämma av affär 3.4 Hantera upphandlingar för kapitalförvaltningen 3.4.1 Genomföra direktupphandling av förvaltningsmandat eller administrativa finansiella tjänster/system 3.4.2 Genomföra upphandling över tröskelvärden av förvaltningsmandat eller administrativa finansiella tjänster/system 3.5 Hantera ägarfrågor/ bolagsstyrning 3.5.1 Delta i bolagsstämmor 3.6 Delta i etikrådet Verksamhetsområde 1. zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbazyxwvutsrqponmlkjihgfedcba Styra och leda verk samheten (Styra) inkluderar alla processer som hanterar myndighetens externa och interna styrning. Här firms Tredje AP-fondens interna beslutsgruppers processer, samt processer som rör intern och extern kontroll/granskning av verksamheten. I verksamhetsområde Styra återfinns således de processer som vittnar om hur och varför Tredje APfondens ledning, styrelse samt beslutsfattande instanser har agerat genom åren. Verksamhetsområde 2. Stödja verk samheten (Stödja) omfattar Tredje AP-fondens verksamhetsstödjande processer. I Stödja finns alla processer som understödjer myndighetens kärnverksamhet och innefattar allt från kommunikation, infrastruktur, personalfrågor, ekonomi och juridiska ärenden. Här i firms de processer som möjliggör driften av kärnverksamheten. Verksamhetsområde 3. Förvalta fondens k apital (Förvalta) är Tredje AP-fondens kärnverksamhet. Inom Förvalta återfinns alla processer som rör kapitalförvaltningen och AP-fondens investeringar. Eftersom AP-fonden inriktar sig på flertalet investeringsfonder har Förvalta avgränsats till sex huvudprocesser för att ge överblick över kapitalförvaltningens strategiska inriktning. Med anledning att alla organisationer är i viss mån organisatoriskt och strukturellt levande har Tredje APfondens klassificeringsstruktur upprättas i åtanke att vara fungerade även vid organisatoriska förändringar. Datum och underskrift