Anvisningar för verksamhetsplanering och budget inför år 2013 Fastställd av universitetsstyrelsen den 8 juni 2012 Typ av dokument: Anvisning Beslutad av: Universitetsstyrelsen Giltighetstid: 2012-06-08 2012-12-31 Dnr: UmU 200-1111-12 Område: Organisation Ansvarig enhet: Planeringsenheten 1 (15)
1 Inledning Dessa anvisningar inleder arbetet med verksamhetsplanering och budget inför år 2013. I högskolelag (1992:1434) anges universitetets uppdrag. I regleringsbrevet anges anslagsramar, verksamhetsmål och återrapporteringskrav. Andra viktiga styrdokument är budgetpropositionen samt universitetets budgetunderlag för perioden 2013-2015. Universitetsstyrelsen kommer på sammanträdet den 8 juni 2012 att fastställa vision och mål för Umeå universitet år 2020 i dokumentet Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap. Umeå universitet har år 2020 en stark internationell position som ett av Sveriges ledande universitet. Vi har utvecklat ett gränslöst samspel mellan forskning, utbildning, samverkan och innovation och spelar en central roll i regionens utveckling. Dokumentet innehåller en inledning, universitetets värderingar, övergripande mål i avsnittet det möjliggörande universitet samt mål inom områdena forskningsbaserad utbildning för gränslös kunskap, forskning som spränger gränser samt det goda och effektiva universitetet. De ingående målen i Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap utgör framgent utgångspunkten för verksamhetsplaneringen på alla nivåer vid Umeå universitet. Uppföljningsbara treåriga delmål och strategier kommer därför att konkretiseras i den ordinarie verksamhetsplaneringen (start med Verksamhetsplan och budget 2013). 1.1 Anvisningsfördelning Fakulteterna, Lärarhögskolan, UmUB och Universitetsförvaltningen omfattas av anvisningarna enligt nedan. Fakulteterna 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.1,4.1, 4.2, 6.1, 6.2, 6.5, 7.3 (Hum fak) Lärarhögskolan 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.3, 4.1, 6.1, 6.2, 6.5 UmUB 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 6.1, 6.2, 6.4, 6.5 Universitetsförvaltningen 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6.6 1.2 Rapporteringsmall inför budget 2013 En mall för inlämnande av underlag kommer att distribueras senast 9 juni till nämnder och berörda enheter. 2 (15)
1.3 Tidplan för arbetet 8 juni Universitetsstyrelsen fastställer anvisningar till nämnder och andra berörda enheter. 31 aug Vicerektorer samt universitetsdirektör lämnar förslag till mål och strategier utifrån Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap efter beredning i respektive strategiskt råd. Utifrån detta underlag arbetar universitetsledningen vidare med att ta fram förslag till mål och strategier i dialog med fakulteter, universitetsförvaltningen, lärarhögskolan och universitetsbiblioteket. 14 sept Lärarhögskolan lämnar underlag på utbildningsuppdrag till institutionerna. 21 sept Fakultetsnämndernas underlag samt universitetsförvaltningens, Lärarhögskolans och UmUB s underlag till styrelsen inlämnas. Här ingår bl.a. prioritering av UmU-gemensamma projekt. 2 9 okt Dialoger om mål och budget med fakultetsledningar, Lärarhögskolan, universitetsförvaltningen och UmUB. 22 okt Universitetsstyrelsens budgetkommitté behandlar förslag till verksamhetsplan och budget. 6 nov Universitetsstyrelsen fastställer universitetets verksamhetsplan, budgetramar och verksamhetsuppdrag till nämnderna samt budgetramar för gemensamma funktioner. Universitetsstyrelsen fastställer fördelning av universitetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning. 13 nov Rektors detaljbudget för nästkommande år fastställs. Senast 20 dec Senast 25 feb Fakultetsnämnderna fastställer sin verksamhetsplan, fördelar budgetramar inkl. tre-årsbudget samt verksamhetsuppdrag till institutioner/enheter. Lärarhögskolan fastställer sin verksamhetsplan och budget inkl. översiktlig tre-årsbudget. Fakultetsnämnder, universitetsförvaltning och UmUB fastställer fördelning av fakultetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning och forskning. Universitetsförvaltningen och universitetsdirektör beslutar om verksamhetsplan samt fördelning av budgetramar inkl. översiktlig tre-årsbudget. Institutionernas och enheternas verksamhetsplan och budget ska vara upprättade och beslutade. UmUB fastställer sin verksamhetsplan och budget inkl. översiktlig tre-årsbudget. Prefekt/motsvarande fastställer procentsatser för institutions- /enhetsgemensamma kostnader avseende grundutbildning, forskning och övrigt universitetsgemensamt. 3 (15)
2 Planeringsförutsättningar inför 2013 När det gäller övergripande mål anges dessa i dokumentet Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap. 2.1 Allmänna förutsättningar Nedanstående uppgifter är bedömningar som innehåller osäkerhet. Nivåer kommer att fastställas i den verksamhetsplan och budget som beslutas av universitetsstyrelsen 6 november. Pris- och löneomräkningsprocent som beräknas gälla för 2013 är 0,57 procent vilket är en minskning jämfört med år 2012 (år 2012: 0,9 %). Nivån på lönerevision kommer enligt en preliminär bedömning att hamna på 2,6 2,8 procent för perioden 2012-10-01--2013-09-30. Lönekostnadspålägget (LKP) år 2013 bedöms vara oförändrat 48,3 procent (år 2012: 48,3 %). Den preliminära bedömningen är att internhyran år 2013 blir ca 2 885 kr per kvm och år. Det är en ökning med 134 kr eller 4,9 procent jämfört med år 2012. Bedömningen innehåller dock betydande osäkerheter. Fakulteterna, Lärarhögskolan, UmUB och universitetsförvaltningen ska upprätta och fastställa översiktliga treårsbudgetar för perioden 2013 2015. Planeringsförutsättningar inför 2013 Pris- och löneomräkning 0,57 % Kostnadsökning lönerevision 2,6 2,8 % LKP 48,3 % Lokalhyra 2 885 kr/kvm och år 2.2 Universitetets budgetunderlag 2013 2015 Enligt direktiv till budgetunderlaget (bilaga till regeringsbeslut 2011-12-08 1:5) inlämnade universitetet den 22 februari 2012 budgetunderlag för perioden 2013 2015 till regeringen. Umeå Universitet äskade i sitt underlag följande: (i prioritetsordning): att universitet anhåller om att få uppdrag att utgöra en nationell nod för registerdata- och biobanksforskning samt äskar resurser motsvarande 20 mnkr/år för att under perioden bygga upp en effektiv och ändamålsenlig organisation 4 (15)
att universitetet anhåller om att få uppdrag att utgöra en nationell nod för metabolomik tillsammans med SLU samt äskar resurser motsvarande 20 mnkr/år för att under perioden bygga upp en effektiv och ändamålsenlig organisation att universitet anhåller om att få uppdrag avseende arktisk forskning samt 50 mnkr/år för att under perioden inrätta ett nationellt centrum för arktisk forskning. Dessutom gjordes i budgetunderlaget en bedömning av universitetets möjligheter att utöka läkar-, tandläkar- och sjuksköterskeutbildningarna samt ett äskande om en utökad låneram från 450 mnkr till 550 mnkr. 5 (15)
3 Grundutbildning När det gäller mål för utbildning anges dessa i dokumentet Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap. 3.1 Utgångsläge 2012 samt planering 2013 2015 Enligt regleringsbrevet är anslaget till grundutbildning 1 217 mnkr för år 2012 varav takbeloppet uppgår till 1 197 mnkr och särskilda åtaganden till 20 mnkr. År 2013 beräknas anslaget för grundutbildning minska med ca 14 mnkr exklusive index med 0,57 procent. Umeå universitet överskred takbeloppet med 43 mnkr år 2011 och beräknas år 2012 överskrida takbeloppet med 40 mnkr. Inför år 2013 är det viktigt att minska överskridandet, i syfte att undvika en situation där universitetet själv finansierar utbildningsplatser och inte uppbär någon ekonomisk ersättning från staten för dessa platser. Nämnderna skall i sina budgetunderlag: Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom grundutbildning. Ange planering för hur den preliminära ramen inför år 2013 kommer att disponeras och ange i en analys vilka konsekvenser en minskning/ökning innebär, exempelvis om den innebär att vissa kurser och program inte kan genomföras, om antalet utbildningsplatser behöver reduceras m.m. Redovisa antal helårsstudenter (HST) för perioden 2012 2015 uppdelat på utbildning förlagd vid huvudcampus (Campus Umeå/Konstnärligt campus), regionala campus (Campus Örnsköldsvik/Campus Skellefteå) och regionala orter (Lycksele/Kiruna/m.fl.). Kommentera i en analys den förväntade utvecklingen inom grundutbildningen för perioden 2013 2015. I tilldelad ram för år 2012 ingår att 40 000 tkr har finansierats genom sparade helårsstudenter/helårsprestationer. Efter år 2012 kommer det endast att finnas marginella möjligheter till anslagssparande kvar, däremot finns det vissa möjligheter att spara helårsstudenter/helårsprestationer år 2013. Sparande av helårsstudenter/helårsprestationer kan göras upp till en maximal nivå om 10 procent av takbelopp och innebär att lärosätet får en fordran på staten som regleras när lärosätet hamnar under takbeloppet. I tabellen nedan framgår beslutad budgetram år 2012, samt en preliminär budgetram för utbildning på grund- och avancerad nivå. Den preliminära ramen innehåller sparande motsvarande ca 34 mnkr och kan komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde 2012-11-06, inklusive fördelning till fakultetsnämnder och styrelse för Lärarhögskolan. Tabellen visar att den preliminära budgetramen år 2013 är ca 7 mnkr lägre än budgetramen 2012, vilket motsvarar en minskning med 0,6 procent. 6 (15)
Fakultet/motsvarande Ram 2012 Preliminär ram 2013 Hum Fak 114,4 114,2 Sam Fak 334,3 329,8 Med Fak 375,9 379,8 Teknat Fak 288,9 285,6 Lärarhögskolan 129,5 126,7 Summa 1 243,0 1 236,1 Enhet: Mnkr 3.3 Lärarhögskolan vid Umeå universitet Senast 14 september ska styrelsen för Lärarhögskolan lämna ett underlag på utbildningsuppdrag år 2013 till berörda institutioner. Lärarhögskolan ska också med hänvisning till tabellen ovan: Ange planering för hur den preliminära ramen inför år 2013 kommer att disponeras och ange i en analys vilka konsekvenser en minskning innebär, exempelvis om den innebär att vissa kurser och program inte kan genomföras, om antalet utbildningsplatser behöver reduceras m.m. 7 (15)
4 Forskning och utbildning på forskarnivå När det gäller mål för forskning och utbildning på forskarnivå anges dessa i dokumentet Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap. 4.1 Utgångsläge 2012 samt planering 2013 2015 Enligt budgetpropositionen erhåller Umeå universitet endast den statliga indexregleringen år 2013. Det är inte säkert att denna indexreglering kommer att fördelas ut jämnt på fakulteterna m.fl., utan dessa medel kan komma att användas för särskilda ändamål. Nämnderna samt styrelsen för Lärarhögskolan skall i sina budgetunderlag: Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom forskning och forskarutbildning. Ange planering för hur den preliminära ramen inför år 2013 kommer att disponeras. Ange förändringar år 2013 och konsekvensökningar/konsekvensminskningar för dessa. Kommentera den förväntade utvecklingen inom forskning och forskarutbildning för perioden 2013 2015. I tabellen nedan framgår beslutad budgetram år 2012, samt en preliminär budgetram totalt för forskning och forskarutbildning, enbart uppräknad med index. Den preliminära ramen kan komma att justeras utifrån regeringens budgetproposition. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde 2012-11-06, inklusive fördelning till fakulteter och Lärarhögskolan. Ram 2012 Index (0,57 %) Preliminär ram 2013 Totalram UmU 986 957 5 626 992 583 Enhet: Tkr Inför år 2013 håller Umeå universitet på att arbeta fram en modell för kvalitetsbaserad resursfördelning av det statliga forskningsanslaget. Målet är inte att åstadkomma en avsevärd omfördelning av forskningsanslag mellan fakulteterna. Syftet är att ta fram en fördelningsmodell för anslagsmedel forskning/forskarutbildning som kan främja en gynnsam utveckling av Umeå universitet i bred bemärkelse och mer specifikt gällande forskarnas villkor och forskningens kvalitet. 8 (15)
4.2 Externfinansierad verksamhet För att få en helhetsbild av verksamheten avseende forskning och forskarutbildning är det angeläget att styrelsen även får en uppfattning om förekomst och utveckling av den externfinansierade verksamheten. Nämnderna skall därför i sina budgetunderlag: Kommentera utfallet år 2011 för externfinansierad verksamhet. Ange viktiga förändringar år 2012. Ange och kommentera den förväntade utvecklingen av externfinansierad verksamhet avseende såväl bidrags- som uppdragsintäkter för perioden 2013 2015 samt planerade aktiviteter för att öka externa bidrag. 9 (15)
5. Samverkan och innovation När det gäller mål för samverkan och innovation anges dessa i dokumentet Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap. Till vicerektor för samverkan och innovation uppdras att senast den 31 augusti: Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom samverkan och innovation. Inventera och kommentera behovet av aktiviteter avseende perioden 2013 2015, i syfte att inom befintliga resurser bidra till att universitetet uppnår målen i utvecklingsprogrammet. Nämnderna samt styrelsen för Lärarhögskolan skall i sina budgetunderlag: Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom samverkan och innovation. Kommentera den förväntade utvecklingen inom samverkan och innovation för perioden 2013 2015. 10 (15)
6 Gemensamt för grundutbildning och forskning/forskarutbildning 6.1 Verksamhetsplan Samtliga fakulteter, institutioner, universitetsförvaltning, UmUB och enheter (både förvaltningsenheter och andra enheter med egen budget) ska årligen rapportera sitt kvalitetssystem samt sin verksamhetsplan till närmast överordnad nivå. Utgångspunkten för verksamhetsplaner ska vara utvecklingsprogrammet. Utifrån Umeå universitet möter framtiden med gränslös kunskap kommer treåriga mål samt strategier att formuleras. En enkel riskanalys utifrån universitetets modell för intern styrning och kontroll ska ingå i verksamhetsplanen. Nämnderna, Lärarhögskolan, universitetsförvaltning och UmUB skall rapportera sin fastställda verksamhetsplan enligt särskilda anvisningar som skickas ut av Planeringsenheten i oktober 2012. 6.2 Myndighetskapital/ekonomiska åtgärder Enligt verksamhetsuppdrag 2012 ska fakulteterna, Lärarhögskolan och UmUB göra strategiska satsningar, alternativt effektiviseringar, för att nå ett myndighetskapital mellan 5 och 10 procent år 2012. För universitetsförvaltningen gäller nivån mellan 1 och 5 procent år 2012. Nämnderna, Lärarhögskolan, universitetsförvaltning och UmUB skall i sina budgetunderlag: Redovisa en prognos över det ackumulerade myndighetskapitalet inom sitt område per verksamhet vid utgången av år 2012, 2013, 2014 respektive 2015. Kommentera den förväntade utvecklingen av myndighetskapitalet för perioden 2012 2014. Kommentera hur myndighetskapitalet kommer att användas. Konsekvensökningar/konsekvensminskningar för dessa. I de fall ekonomiska åtgärder krävs för att nå ekonomisk balans år 2013, skall nämnderna Lärarhögskolan, universitetsförvaltning och UmUB i sina budgetunderlag: Redovisa eventuella åtgärder som krävs för att ekonomisk balans ska uppnås. Kommentera eventuell arbetsbrist och bedöma hur många personer som kommer att beröras av arbetsbrist under 2013 och inom vilka områden. 11 (15)
6.3 Investeringar Investeringarna avser i huvudsak ombyggnationer och medel till inredning/utrustning, dessutom finansieras universitetets skadeförsäkring av dessa medel. Till Lokalförsörjningsenheten uppdras att senast 3 september redovisa förslag till budget för universitetsgemensamma investeringar uppdelad på avskrivningar och nya åtaganden i prioritetsordning, efter samråd med fakulteterna. 6.4 Universitetsgemensamma funktioner En princip vid budgetering av gemensamma funktioner har varit att dess relativa andel av universitetets samlade resurser inte bör öka. Den relativa andelen har också legat fast kring 10,7 11,5 procent under de senaste åren. Resursunderlaget har beräknats utifrån budgeterade statliga medel för aktuellt år och faktiskt utfall av externa medel två år dessförinnan. Ansvariga för gemensamma funktioner ska senast 21 september: Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom gemensamma funktioner. Ange planering för hur den preliminära ramen inför år 2013 kommer att disponeras. Ange förändringar år 2013 och konsekvensökningar/konsekvensminskningar för dessa. Kommentera den förväntade utvecklingen inom gemensamma funktioner för perioden 2013 2015. Ange hur genomförande utifrån utökad ram 2012 har skett och vilka mervärden de utökade medlen har inneburit. I tabellen nedan framgår beslutad budgetram år 2012, samt en preliminär budgetram totalt för gemensamma funktioner år 2013. Universitetsstyrelsen fastställer definitiva ramar vid sitt sammanträde 2012-11-06, inklusive fördelning till universitetsförvaltning, universitetsbibliotek och övrigt universitetsgemensamt. Gemensamma funktioner (exkl. lokaler och lokalvård) Ram 2012 Preliminär ram 2013 Summa 280 371 286 235 Enhet: Tkr Utgångspunkten inför år 2013 är att de universitetsgemensamma kostnadernas andel av fakulteternas anslag samt styrelsens strategiska resurs är oförändrad år 2013 jämfört med år 2012 (10,72 procent) exkl. de funktioner som överförs år 2011 samt år 2013 från Lärarhögskolan. De medel som överförs från Lärarhögskolan år 2013 ingår inte i ovanstående ram. 12 (15)
Umeå universitet har sedan införandet av redovisningsmodellen år 2010 använt kostnader som underlag för fördelning av universitetsgemensamma kostnader. Vissa kostnader inom universitetsgemensamma funktioner varierar dock inte utifrån kostnadsvolym, exempelvis kostnader för antagning och examination av studenter. Mot bakgrund av detta bör en översyn av fördelningsnycklar göras inför 2014 när det gäller universitetsgemensamma funktioner. 6.4.1 Lärarhögskolans gemensamma kostnader Från och med 2012-01-01 är Lärarhögskolan en centrumbildning organiserad under rektor. Redovisningsmodellen infördes 2010-01-01 och de gemensamma kostnaderna på Lärarhögskolan klassificerades då som fakultetsgemensamma kostnader. Detta har medfört att de institutioner som bedriver lärarutbildning dels har betalat gemensamma kostnader till sin fakultet och till Lärarhögskolan, vilket inneburit att den ekonomiska ersättningen till lärarutbildning belastats med högre påslag än för annan utbildning. Flera åtgärder har vidtagits för att minska problemet, men problemen har trots dessa åtgärder till betydande del kvarstått. De höga påslagen bidrar bl.a. till att institutioner kan uppleva att det blir mindre attraktivt att bedriva lärarutbildning. Inför år 2013 ska de gemensamma kostnaderna för Lärarhögskolan klassificeras som universitetsgemensamma kostnader. Samtidigt ska de gemensamma kostnaderna för Lärarhögskolan reduceras med 4,25 mnkr fr.o.m. år 2013 och framåt. År 2013 ska ett övergångsbidrag utgå till Lärarhögskolan för att klara övergången till en lägre kostnadsnivå. Fakulteterna får fr.o.m. 2013 möjlighet att ta ut ordinarie fakultetspåslag på medel som avser lärarutbildning. Fördelen med denna modell är att det blir samma modell som övriga universitetet, konkurrenskraftiga ersättningsnivåer för utbildning som beställs av Lärarhögskolan, minskade kostnader för institutioner som bedriver lärarutbildning samt lägre uttag av gemensamma kostnader totalt. 13 (15)
6.5 IT Universitetsförvaltning, UmUB och enheter organiserade under universitetsdirektör ska årligen redovisa sina IT-kostnader till IT-chefen. IT-chefen sammanställer dessa och lämnar därefter rekommendationer till universitetsledningen som underlag vid budgetprioriteringar och inför fastställande av mål och verksamhetsuppdrag. Till IT-chefen uppdras att senast 31 augusti i sitt underlag: Sammanställa och ge en analys över både befintliga respektive planerade IT-system inom befintlig ram. Kommentera viktiga förändringar år 2012 inom IT. Ange förändringar år 2013 och konsekvensökningar/konsekvensminskningar för dessa. Kommentera den förväntade utvecklingen inom IT för perioden 2013 2015. 14 (15)
7 Övrigt 7.1. Decentraliserad utbildning Universitetet har som ett särskilt åtagande medel för 100 helårsstudenter (HST) för decentraliserad utbildning. Därutöver har universitetet decentraliserad utbildning inom ramen för takbeloppet. Till vicerektor för utbildning uppdras att inlämna budgetunderlag senast 21 september avseende decentraliserad utbildning samt de infrastrukturkostnader som är förenade med dessa. 7.2 Utbildning i miljövetenskap förlagd till Kiruna Det är osäkert om Umeå universitet erhåller särskilda medel för utveckling och planering av miljövetenskapliga utbildningar i Kiruna år 2012. Om universitet erhåller dessa särskilda medel ska vicerektor för utbildning senast 21 september ta fram ett budgetförslag för dessa särskilda medel. 7.3 Språkstöd till de moderna språken De ämnen som omfattas av stödet är engelska, finska, franska, ryska, spanska, tyska, italienska och svenska för utländska studerande. För innevarande år har språkstödet uppgått till 7,3 mnkr och kostnaden fördelats utifrån budgeterad intäkt för grundutbildning. Beslut om fördelning på ämnesområden/institution fattas av den Humanistiska fakultetsnämnden i samråd med Lärarhögskolan. Humanistiska fakultetsnämnden skall senast 21 september lämna ett budgetunderlag för dessa språkämnen enligt samma modell som innevarande år. 15 (15)