Kategoristyrt arbetssätt i Göteborgs Stad. Full koll gör staden bättre på upphandling av boenden. Sociala företag ska lättare få kontrakt

hållbarainköp. Hållbarhetsredovisning 2018 Göteborgs Stad inköp och upphandling Kategoristyrt arbetssätt i Göteborgs Stad Sociala företag ska lättare få kontrakt sidan 10-13 Full koll gör staden bättre på upphandling av boenden sidan 14-17 sidan 24-25 Kemikaliefria leksaker i förskolorna sidan 30-32

Hållbarhet, en naturlig del av grunduppdraget I ETT OSÄKERT POLITISKT LÄGE är det extra viktigt att se på vad som är verksamhetens grunduppdrag och vad som är av mer kortsiktig politisk natur. För oss på Inköp och upphandling är det tydligt, en mycket stor del av det vi gör baseras på långsiktiga beslut som är antagna med bred majoritet. Det handlar om planer, program och riktlinjer för hela staden och det reglemente som styr vår nämnds ansvar. Hållbarhet är en naturlig del i dessa styrande dokument, en förändrad politisk majoritet ändrar inte detta faktum. Ett exempel på ett viktigt mål där staden jobbar tillsammans är Jämlikt Göteborg. Det handlar om att minska skillnader i livsvillkor och att göra detta i samverkan med exempelvis näringsliv och civilsamhälle. Vårt arbete med social hänsyn är förstås direkt kopplat till detta mål men även vårt arbete med reserverad upphandling, där upphandlingar som reserveras för arbetsintegrerande företag, är ett bra exempel. Inköp och upphandling ska hjälpa staden mot ett hållbart Göteborg och om detta råder det enighet. Stadens inköp omsätter 20 miljarder kronor varje år med andra ord har vi 20 miljarder möjligheter att dra vårt strå till stacken mot det hållbara Göteborg. Henrik Karlsson Förvaltningsdirektör Inköp och upphandling Foto: Anna Hult Innehåll 4 Hållbarhetschefens framtidsspaning 20 Uppföljning av arbetsrättsliga villkor ger resultat 6 Uppdrag och året 2018 i korthet 23 Fler nyanställda genom EU-projekt 8 Väsentlighetsanalys och intressentdialog 24 Reservera kontrakt till sociala företag 10 Kategoristyrt arbetssätt i Göteborgs Stad 26 Så ska inköpen av konfliktmineraler minska 14 Full koll gör staden bättre på boendeupphandling 30 Kemikaliefria leksaker i förskolorna 18 Aktivt arbete mot korruption hållbarainköp. Produktion: Göteborgs Stad inköp och upphandling Omslagsfoto: Superstudio D&D/Göteborg & Co Box 1111, 405 23 Göteborg Besöksadress: Magasinsgatan 18A Telefon: 031-366 37 00 inkopochupphandling@ink.goteborg.se

Foto: Gert Olsson VÅRT UPPDRAG leda, driva och utveckla inköpsprocessen Läs mer på sidan 7 Vision Vi är en ledande inköps- och upphandlingsorganisation både nationellt och internationellt. Med fullt förtroende från våra kunder leder och driver vi stadens gemensamma utveckling av inköp och upphandling till en mer hållbar stad. Värdegrund Vi följer Göteborgs Stads gemensamma förhållningssätt: Vi vet vårt uppdrag och vem vi är till för. Vi bryr oss. Vi arbetar tillsammans. Vi tänker nytt. Förhållningssätten sätter riktningen för hur vi agerar och bemöter varandra, våra kunder och göteborgarna.

4 HÅLLBARHETSCHEFENS FRAMTIDSSPANING Att ställa krav som ger effekt I augusti i år bildades en hållbarhetsavdelning på Inköp och upphandling som ett svar på det ökade trycket på insatser inom hållbarhet från såväl politiker, kunder och samhället i stort. Hos oss finns nu en avdelning med mig, som hållbarhetschef och sju medarbetare specialister inom miljö, social hållbarhet och förebyggande arbete mot ekonomisk brottslighet. Det centrala arbetet för specialisterna är att medverka i avtalsprocessen för att bedöma om och vilka krav som bör ställas i upphandlingarna och att följa upp kraven vid den systematiska uppföljningen. Detta kräver både god sakkunskap och en hel del omvärldsbevakning då möjligheterna ständigt förändras när marknader utvecklas. Även stadens behov förändras över tid. Förutom att göra ramavtalen för staden så hållbara som möjligt har vi på Inköp och upphandling ett uppdrag att vara processägare och drivande för ett av stadens prioriterade mål att öka andelen hållbara upphandlingar i Göteborg Stad. För att få en mer samlad bild av vilka behov och förväntningar verksamheterna i Göteborgs Stad har och till vilka våra insatser bör riktas gjorde vi i en tvärfunktionell arbetsgrupp en undersökning och analys under 2017-2018. Utifrån detta kunde vi se att de största behoven av stöd efterfrågas inom social hållbarhet, uppföljning av krav, hur hållbarhetskrav inkluderas i förnyad konkurrensutsättning och beställarfrågor. För att möta dessa behov kommer förvaltningen att jobba mer utåtriktat och uppsökande. Ett viktigt resultat av arbetsgruppens arbete med processägarskapet är också att den egna förståelsen för hållbara upphandlingar ökade. Formuleringen om en andel har varit lite av ett problem för oss. Det leder tankarna direkt till att hållbara upphandlingar är något som kan mätas i procent och redovisas som nyckeltal. Tänker vi så riskerar vi att stäl- om vi har ställt la krav för sakens skull. Det säger ingenting om vi har ställt hållbarhetskrav i 50, 75 eller 100 procent av alla upphandlingar. Ställer vi ett riktigt bra krav, följer upp det, kommunicerar till beställare och får till en verklig förändring i en av tio upphandlingar ger det ett bättre resultat än att ställa medelmåttiga krav som kanske inte leder till någonting i hundra Det säger ingenting hållbarhetskrav i 50, 75 eller 100 procent av alla upphandlingar

5 LINDA NILSSON Gör: Hållbarhetschef på Inköp och upphandling Fritid: Min köksträdgård Foto: Johanna Hellén Linda Nilsson blev hållbarhetschef på Inköp och upphandling i samband med att en ny hållbarhetsavdelning inrättades på förvaltningen i augusti 2018. procent av upphandlingarna. Vad vi vill åstadkomma är ju en påverkan, en effekt. De krav vi ställer ska påverka rätt faktorer. Till att börja med måste riskerna med varan eller tjänsten, sett ur ett livscykelperspektiv, identifieras. Är det i leverantörsled, inom produktion eller vid transport som de största en effekt riskerna uppstår? Eller är den största påverkan vid användning, när tjänsten utförs, eller när varan har blivit avfall? Kanske är de effektivaste insatserna inte nödvändigtvis upphandlingskrav utan dialog med marknaden, en öppning för innovation eller förändringar i beställning eller användning. Vad vill vill åstadkomma är ju en påverkan, Att öka andelen hållbara upphandlingar är som sagt inte ett mål i sig. Upphandlingar och inköp är verktyg för att driva verksamheten och marknaden i en mer hållbar riktning. Göteborgs Stad har miljömål, klimatstrategi, mål om ett jämlikt lokalsamhälle och uttalade ambitioner om att vi ska vara etiskt medvetna konsumenter. Möjligheterna att nå målen kommer öka ytterligare med en gemensam inköpsprocess, som Inköp och upphandling har i uppdrag att driva. Med det arbetet kommer vi få större koll på vad staden som helhet köper och av vilka. Vi kommer också kunna bedriva ett strategiskt hållbarhetsarbete redan tidigt i processen som säkerställer att vi förhåller oss lika till marknaden vad gäller krav och uppföljning inom hållbarhet. Jag ser också fram emot hur det gemensamma strategiska arbetet i staden kommer öppna upp för olika utvecklingsprojekt. På det sättet kan staden bli en än mer attraktiv partner för att testa innovationsprojekt som driver marknaden framåt i en hållbar riktning. Linda Nilsson Hållbarhetschef Inköp och upphandling

6 ÅRET 2018 I SIFFROR Året 2018 i korthet PERSONER UTBILDADE I INKÖP OCH UPPHANDLING 858 GENOMFÖRDA SYSTEMATISKA UPPFÖLJNINGAR 38 TIMMAR PÅ KONSULTUPPDRAG 511 OMSÄTTNING I MILJONER 64 PUBLICERADE UPPHANDLINGAR 68 Inför leverantörsmätning För att förbättra dialogen med näringslivet har Inköp och upphandling under hösten infört löpande leverantörsmätningar för anbudsgivare till stadens ramavtalsupphandlingar. Syftet är att ta reda på leverantörernas uppfattning av att delta i en upphandling med Göteborgs Stad. Resultatet från undersökningen kommer redovisas under våren 2019. Livepoddserien Inköpsresan Under hösten spelades första avsnittet av livepoddserien Inköpsresan in, en arena där Inköp och upphandling tillsammans med andra vänder och vrider på olika utvecklingsområden. Följ med oss på resan på goteborg.se/inkopsresan

VÅRT UPPDRAG 7 Vårt uppdrag Göteborgsregionens inköpscentral Inköp och upphandling är inköpscentral för Göteborgs Stad och andra kommuner och offentliga organisationer i Göteborgsregionen. En inköpscentral ger Göteborgs Stad en unik möjlighet till samordning där de enskilda verksamheternas kunskaper och behov kombineras med den stora kundens styrka och möjligheter. Rådgivning och konsult Inköp och upphandling ska vara stadens expertorgan och leda utvecklingen inom inköps- och upphandlingsområdet. Genom att erbjuda råd och stöd i inköps- och upphandlingsrelaterade frågor och specialistkompetens i form av konsulttjänster och utbildningar internt i staden kan kunskapsnivån i verksamheterna öka och risken för upphandlingsmissar minimeras. Göteborgs Stads inköpsprocess Inköp och upphandling ansvarar för att leda, driva och utveckla Göteborgs Stads gemensamma inköpsprocess. Detta innebär bland annat att analysera, samordna och styra inköpen för hela staden.

8 VÄSENTLIGHETSANALYS OCH INTRESSENTDIALOG Fokusområden för vårt sociala, ekonomiska & ekologiska ansvar Metodiken för att ta fram förvaltningens hållbarhetsredovisning har inspirerats från Global Reporting Initative (GRI) Standard. Ambitionen är att göra en transparent redovisning som tar fasta på förvaltningens största påverkan, både positiv och negativ. Genom intressentdialog och väsentlighetsanalys har förvaltningens väsentliga aspekter valts ut. För att följa GRI:s ramverk till fullo ska organisationen rapportera minst en indikator, på varje väsentlig aspekt. Indikatorerna är ett eller flera mätetal som är tänkt att vara ett slags nyckeltal för att visa påverkan. För Inköp och upphandling är de flesta indikatorer för valda aspekter dock inte tillämpbara. Vilken påverkan eller effekt vi åstadkommer mäts varken genom att räkna antal krav eller uppföljningar som förvaltningen gör. Vi har därför valt att göra en redovisning som enbart utgår från GRI:s ramverk i metodiken och urvalet av väsentliga aspekter. För att redovisa påverkan berättar vi istället hur vi arbetar med respektive område. Detta är Inköp och upphandlings sjätte hållbarhetsredovisning. Metoderna för att identifiera väsentliga aspekter har varierat, från enkäter till interna workshops. Trots olika metoder och verksamhetens komplexa karaktär med 3 000 ramavtal inom vitt skilda områden som vård, hantverkstjänster, livsmedel och transporter, har aspekterna som ansetts väsentliga för hållbarhetsredovisningen varit likartade från år till år. Därför väljer vi för 2018 att använda samma väsentliga aspekter som 2017 utan att göra någon ny väsentlighetsanalys. För att få en förståelse för hur förvaltningen arbetar med de väsentliga aspekterna kan du läsa artiklarna på kommande sidor. Ekonomisk hållbarhet Ekonomisk hållbarhet är den ekonomiska påverkan som organisationen har i ett samhällsperspektiv. Det kan till exempel handla om hur vi påverkar leverantörsmarknaden genom våra avtal eller hur vi påverkar Göteborgs Stads ekonomi genom samordnad upphandling. För att visa på det senare har vi en artikel som ger en bild av hur Inköp och upphandling samverkar med och utvecklat nya sätt att upphandla boenden, ett område som omsätter stora summor och har stor påverkan på stadens verksamheter och enskilda personer i behov av stöd. En annan artikel handlar om Inköp och upphandlings utökade uppdrag att Intressenter för Inköp och upphandling Kunder inom stadens verksamheter samt andra kommuner och organisationer som beställer från ramavtalen Leverantörer, bransch- och personalorganisationer Ägare och politiker Förvaltningens medarbetare Andra myndigheter, medborgare, media.

9 Väsentliga aspekter Anti-korruption Ramavtalen täcker kundernas behov och är enkla att använda EKONOMISK HÅLLBARHET Arbetsrättsliga villkor Etiska villkor Social hänsyn för sysselsättning Förvaltningens påverkan på hälsa och ohälsa på arbetsplatsen SOCIAL HÅLLBARHET Livsmedel Kemikalier Transporter EKOLOGISK HÅLLBARHET samordna stadens inköpsprocess, där berättar Åsa Bergman, chef för inköpsstrategiska avdelningen på Inköp och upphandling, om hur arbetet planeras att ske. Social hållbarhet Ett par artiklar handlar i årets redovisning om arbetsrätt. Detta är särskild aktuellt eftersom de fösta avtalen inom hantverkstjänster nu följs upp med avseende på hur leverantörerna lever upp till krav på arbetsrättsliga villkor, det vill säga att utförare av tjänster som staden beställt fått rätt lön, semester och arbetstider enligt vårt avtal. Förvaltningens arbete som stödfunktion åt staden för att ställa sysselsättningskrav i upphandlingar har vi skrivit om i flera redovisningar tidigare. Här berättar vi hur vi arbetar i samverkan med andra kommuner och Upphandlingsmyndigheten för att ta fram en nationell modell. Detta för att genom upphandling öppna upp för personer som står långt från arbetsmarknaden att få ett jobb. varit väl höga samt arbeta förebyggande och hälsofrämjande. Förvaltningen rapporterar detta kontinuerligt till nämnden och vi har valt att i år inte ha med detta som en fördjupning i hållbarhetsredovisningen. Ekologisk hållbarhet Liksom på det sociala området görs en riskbedömning av miljöaspekter innan upphandlingen startar. På miljöområdet är våra fokusområden klimat, kemikalier, ekologisk mat och resurshushållning. Utifrån marknadsanalys och i dialog med avtalsgruppen där representanter från stadens verksamheter sitter, ställs olika krav i upphandlingen. I den här redovisningen undersöker vi hur kemikaliekrav som ställdes i upphandlingen av lekmaterial har påverkat leverantören och en av stadens förskolor. En av förvaltningens väsentliga aspekter är medarbetarnas hälsa och säkerhet. Framförallt handlar denna aspekt om att förvaltningen behöver följa upp ohälsotal som under flera år

10 ÅSA BERGMAN Gör: Har sedan augusti 2018 ansvar för att driva den nyinrättade inköpsstrategiska avdelningen på Inköp och upphandling Fritid: Gruppträning och spela golf Detta vill Göteborgs Stad uppnå med kategoristyrning Vi planerar våra inköp med god framförhållning vilket ger oss flexibilitet på kort sikt och möjligheter att långsiktigt utveckla staden på ett hållbart och innovativt sätt. Vi agerar genom samverkan som en stad och kan därmed utveckla relationen med leverantörsmarknaden. Vi drar nytta av stadens samlade resurser på ett effektivt sätt. Vi sänker totalkostnaden vid köp av varor och tjänster genom god styrning och faktabaserade analyser. Foto: Johanna Hellén

KATEGORISTYRT ARBETSSÄTT I GÖTEBORGS STAD 11 Kategoristyrt arbetssätt Ett av verktygen för att utveckla inköp och upphandlingar i Göteborgs Stad I Göteborgs Stad ska vi planera våra inköp och upphandlingar med god framförhållning. Vi vill tala med en röst mot marknaden och vara en attraktiv affärspartner. Vi ska dra nytta av stadens samlade resurser i vår planering och inte ha intern konkurrens om leverantörerna. Vi ska ställa höga krav på hållbarhet och sänka totalkostnaden för hela staden så att vi får mer pengar över till kärnverksamheten. En hög ambition, men inte ouppnåbar. EKONOMISK HÅLLBARHET Under hösten 2018 har Göteborgs Stad beslutat om nya riktlinjer för upphandlingar och inköp och nytt reglemente för nämnden för inköp och upphandling, där nämnden har fått i uppdrag att leda, driva och utveckla Göteborgs Stads gemensamma inköpsprocess. De nya riktlinjerna är en anpassning till de förväntningar som växt fram under de senaste åren på att använda inköp och upphandlingar för att nå effekter inom såväl ekonomisk som social och ekologisk hållbarhet. Och ett av verktygen för att driva det i hamn är kategoristyrning. Det är ett spännande uppdrag. Göteborgs Stad är en stor organisation och det är en utmaning att samordna och utveckla stadens arbete med inköp och upphandling. Vi har 10 stadsdelsförvaltningar, 20 fackförvaltningar och cirka 70 bolag. Vi är 55 000 anställda som årligen gör inköp för 20 miljarder kronor, varav sex miljarder görs på de centrala ramavtal vår förvaltning ansvarar för, säger Åsa Bergman, chef för inköpsstrategiska avdelningen på förvaltningen Inköp och upphandling. Samtliga förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad planerar, genomför och följer upp den egna verksamhetens inköp och upphandlingar. Behoven av varor och tjänster kan vara likartade och flera bolag och förvaltningar använder samma leverantörsbas Göteborgs inom sina respektive verksamhetsområden. Även Stad är en stor organiseringen av inköps- och upphandlingsfunktioner kan se helt olika ut i olika verksamheter. organisation och det är en utmaning att samordna och utveckla stadens arbete med inköp Kategoristyrning innebär att kommunens inköp av varor och tjänster delas in i kategorier baserat på verksamhetens behov och marknadens utbud. Det strategiska inköpsarbetet organiseras utefter inköpskategorier som exempelvis lätta fordon och individ- och familjeomsorg. Med kategoristyrning möjliggörs analys och faktabaserade beslut kring viktiga strategiska och upphandling

Foto: Victor Zackrisson/Göteborg & Co 12 Framgångsrik kategoristyrning stöds bland annat av en förståelse för leverantörsmarknaden och dess förutsättningar att tillgodose verksamhetsbehov nu och i framtiden. ställningstaganden och vägval för inköpsarbetet. Det skapar förutsättningar för att nå mål kring till exempel effektivisering, besparing och hållbarhet. I en kategoristyrningsprocess knyts inköpsoch verksamhetskunskap samman i tvärfunktionella kategoriteam. Utifrån gemensamma arbetssätt tas strategier och förbättringsförslag för inköp fram inom kategorierna. När vi på ett enkelt sätt kan se vad vi köper, från vilka leverantörer och till vilken kostnad, då har vi kommit en bra bit på väg - När vi på ett enkelt sätt kan se vad vi köper, från vilka leverantörer och till vilken kostnad, då har vi kommit en bra bit på väg. Kategoristyrning ger oss en möjlighet att förutse våra behov mer långsiktigt och vi kan på så sätt bättre hantera omställningar inom vissa branscher och förhindra intern konkurrens om leverantörerna, förklarar Åsa. Under hösten har ett ramverk för kategoristyrningsprocessen arbetats fram och en dialog har startats upp med förvaltningar och bolag i Göteborgs Stad. Arbetssättet kommer under våren att prövas i praktiken på ett antal kategorier med olika karaktär och omfattning. Hur dessa kategorier väljs ut baseras på en rad olika faktorer, men det viktiga för Inköp och upphandling är att implementeringen sker stegvis och i dialog med verksamheterna. Vår ambition är att hållbarhet ska genomsyra hela kategoristyrningsprocessen I införandet av ett kategoristyrt arbetssätt i Göteborgs Stad kommer hållbarhet vara en integrerad del av processen. Det kan handla om allt från att tydliggöra övergripande hållbarhetsmål och policys till att göra hållbarhetsanalyser och löpande göra förbättringar inom Göteborgs Stads hållbara inköp. Vår ambition är att hållbarhet ska genomsyra hela kategoristyrningsprocessen, avslutar Åsa. Under våren 2019 planerar Inköp och upphandling att starta upp de första pilotkategorierna samt införa ett IT-system för inköpsanalys.

13 Vill du vara med och utveckla Sveriges bästa offentliga inköpsorganisation? Kom till oss på Inköp och upphandling! Hitta lediga tjänster på goteborg.se/ledigajobb

14 FULL KOLL GÖR STADEN BÄTTRE PÅ BOENDEUPPHANDLING Full koll gör staden bättre på upphandling av boenden Sedan mars 2018 har Inköp och upphandling fått bättre koll på vad stadsdelarna efterfrågar vilket ska bidra till att staden sänker sina kostnader för boenden. Detta tack vare den nya funktionen Spink som har dagliga kontakter med leverantörerna och stadsdelarnas socialsekreterare. EKONOMISK HÅLLBARHET Spink är en förkortning för "samlad placerings- och inköpsfunktion". Enheten som har funnits sedan första mars 2018 är ganska liten men uppdraget är desto större att arbeta med placeringar och inköpskompetens inom sektorn individ- och familjeomsorg och funktionshinder i Göteborgs Stad. Spink tar emot alla placeringsförfrågningar som görs från socialtjänsten i Göteborgs tio stadsdelar. Varje gång en socialsekreterare fattar beslut om en insats för en klient går Spink genom hela sitt register med både privata leverantörer och de som finns i stadens egen regi. Målet är att hitta ett till tre förslag som kan matcha klientens behov, till ett rimligt pris. Detta leder till att Spink har bättre koll på vad leverantörerna erbjuder och vilka tjänster som stadsdelarna behöver. Eftersom alla förfrågningar kommer till oss kan vi få fram statistik på vad som efterfrågas. Sedan kan vi bryta ner informationen i till exempel åldersstrukturer och kön för att få fram tydliga målgrupper, förklarar Spinks verksamhetscontroller Anna Hedenström. Mot bakgrund av statistiken kan Spink ta initiativ till nya upphandlingar av Utifrån statistiken kan Spink ta initiativ till nya upphandlingar av tjänster där ramavtal saknas idag eller inte täcker behoven. För Arto Moilanen, som är avtalsansvarig på Inköp och upphandling för tjänster som inte kan erbjudas i dagsläget"

15 Foto: Nathan Anderson Stadens boenden ska hålla hög kvalitét för brukarna, men samtidigt är det viktigt att de är rimligt prissatta. dels hem för vård eller boende, dels boende med och utan stöd, betyder det mycket att få större förståelse för vad som har köpts in och vad som borde upphandlas. Genom att Spink har dagliga kontakter med leverantörerna kan vi få bättre koll på om vi har köpt in tjänster som inte finns på ramavtal eller om ramavtalen behöver omfatta andra tjänster framöver. Det innebär att vi kan vara mycket tydligare mot leverantörerna i våra förfrågningsunderlag i kommande upphandlingar, säger Arto. Spink har också i uppgift att följa upp leverantörerna. 70 leverantörer ska besökas per år så att Spink kan öka kännedomen om deras verksamheter. För att kunna lämna bra rekommendationer till socialsekreterarna behöver vi känna till vad leverantörerna erbjuder. Ramavtalen är ju, precis som det låter, en ram och sedan finns det alltid utrymme för variationer inom avtalet som det är bra att vi får kännedom om, konstaterar Anna. På några års sikt kommer Spink att ha besökt samtliga ramavtalsleverantörer inom boenden. Dessutom fångar Spink upp synpunkter på upphandlade och direktupphandlade leverantörer samt interna utförare. Stadsdelarna kan enkelt använda vår synpunktshantering och det som vi får in ger oss värdefull kunskap som vi har nytta av vid våra rekommendationer om kommande placeringar. Synpunkterna på upphandlade leverantörer förmedlar vi till Inköp och upphandling så att de får ta del av det materialet, säger Dag Eliasson, som är områdeschef på Spink. På tur står också att starta det som inom Spink kallas för rating. Efter varje placering

16 3,6 miljarder kr... kostade tjänster inom områdena individ och familjeomsorg/ funktionshinder i Göteborgs Stad under 2017. 140 miljoner kr Med så mycket siktar Göteborgs Stad på att sänka kostnaderna för köpt vård. Bildtext/ oluta eum ad et mi, venis num res rero everaturit, rit, explani nonsed ska socialsekreterarna få sex snabba frågor om hur de upplevde samarbetet med leverantören och om resultatet blev som utlovat. Detta gör vi för att få grepp om vad de olika leverantörerna är starka på. Målet är vi ska spara pengar genom att staden blir en bättre beställare, följer ramavtalen och undviker direktupphandlingar så mycket det går, förklarar Dag. I Inköp och upphandlings ansvar ingår att följa upp villkoren som ställts i ramavtalen. Till exempel att boendena betalar sina skatter och avgifter, och att personalen har rätt kompetens. Uppföljningen bidrar till att vi har ramavtal med seriösa leverantörer. Det vill säga att leverantörerna tillhandahåller det som är överenskommet och till de personer som ramavtalen är till för. Vår ambition är att de personer som socialsekreterarna placerar ska få det så bra som möjligt, säger Arto Moilanen. När Inköp och upphandling har information om vad stadens verksamheter köper blir det enklare att räkna ut en rimlig kostnad för olika tjänster. Ett sätt att använda denna information är att tillämpa takpriser, såsom Arto gjort i upphandlingarna av hem för vård eller boende. Takpriser kan i sig generera kostnadsbesparingar men framförallt bör vi se effekt av att vi bara betalar för de tjänster vi är i behov av. Vilken effekt detta arbetssätt kommer ge När det gäller vet vi tidigast utformningen av under 2019-2020, detta då Spink som är de sakkunniga funktion är ny och takpriser från stadsdelarna än så länge tillämpats i liten utsträckning i boendeupphandlingarna. kraven på tjänster oumbärliga för oss.

17 ARTO MOILANEN Gör: Upphandlingsledare på Inköp och upphandling Fritid: Klättring och friluftsliv Foto: Paula Isaksson Som avtalsansvarig för hem för vård eller boende, och boende med eller utan stöd, har Arto Moilanen hand om delar av inköpsområdet vård- och omsorgstjänster som omsätter allra mest i Göteborgs Stad. Utöver den information som Inköp och upphandling får med sig från uppföljningen, är de sakkunniga från stadsdelarna till stor hjälp för Inköp och upphandling när det kommer till att utforma kraven i upphandlingarna. Inom vår egen förvaltning finns olika specialistkompetenser, till exempel inom juridik och tillgänglighet, men när det gäller utformningen av kraven på tjänster är de sakkunniga oumbärliga för oss, säger Arto. En annan viktig del av Artos arbete är dialogen med marknaden. Idag sker den bland annat genom leverantörsträffar och att upphandlingsdokument skickas på remiss. Denna del behöver vi arbeta vidare med för att tillsammans utveckla och förbättra kommande upphandlingar, avslutar Arto.

18 AKTIVT ARBETE MOT KORRUPTION Anti-korruption En viktig fråga för Göteborgs Stad I Göteborgs Stad arbetas det aktivt med anti-korruption. Inköp är ett av riskområdena för korruption och Inköp och upphandling har ett kontinuerligt förebyggande arbete, bland annat genom dialog med leverantörerna. Foto: Inköp och upphandling Inköp och upphandling bjuder in nya ramavtalsleverantörer till en introduktionsträff ett par gånger per år. Här berättar upphandlingsjurist Fredrik Rogö om Näringslivskoden och Göteborgs Stads förhållningssätt gentemot mutor. ANTI-KORRUPTION Näringslivskoden, som förvaltas av institutet mot mutor, infördes i Sverige 2012. Det är en riktlinje som har för avsikt att bekämpa korruption i samhället. Koden, som är mer omfattande än mutbrottlagstiftningen, ska vägleda företag i frågor om hur gåvor och andra förmåner får användas i näringslivet. Inköp och upphandling har infört ett avtalsvillkor där leverantören förbinder sig att arbeta efter Näringslivskodens riktlinjer. I avtalen står det bland annat att leverantören aktivt ska arbeta med anti-korruption. Ingen form av mutor, eller oegentliga erbjudanden till eller från anställda, företag eller organisationer tolereras. Sedan början på året har Inköp och upphandling börjat bjuda in till introduktionsträffar för leverantörer som nyligen ingått ett ramavtal med Göteborgs Stad. Träffarna är ett sätt att

19 hålla dialog med leverantörerna om viktiga aspekter dem och staden emellan. Ett avsnitt på agendan handlar om Goda affärsrelationer, där en av förvaltningens upphandlingsjurister, Fredrik Rogö, står vid rodret. Han berättar om Näringslivskoden, vad den innebär, och olika exempel på tveksamheter i relation till en offentlig kund. Oftast handlar det om inbjudningar till olika typer av kundevenemang, där leverantören kan ha svårt att se gränsdragningen för vad som kan betraktas som muta. Avsikten är att leverantörerna ska säkerställa att exempelvis inbjudningar till event följer koden så att mottagaren inte ska behöva känna någon osäkerhet, säger Fredrik Rogö. Villkor i avtal gör inte ensamt någon stor skillnad, utan det är bättre att Vid inbjudningar och olika former av förmåner till offentligt anställda är reglerna strikta, i synnerhet till de som arbetar med upphandling och myndighetsutövning. Det är en väldigt stor bredd i hur insatta leverantörerna är i de här frågorna, men tydligt är att de är intresserade och vill göra rätt, säger Fredrik. Faktum är att utvärderingarna som görs i samband med leverantörsträffarna visar att diskutera och ta upp konkreta exempel och tillsammans komma på lämpliga åtgärder delen om Näringslivskoden är en av de mest uppskattade programpunkterna. Utöver leverantörsträffarna gör Inköp och upphandling inom vissa prioriterade områden uppföljningar av att leverantörerna följer Näringslivskoden. Under hösten 2018 gjordes exempelvis en uppföljning av leverantörer inom avtalsområdet konferensanläggningar där leverantörerna fick redovisa vilka aktiva åtgärder som genomförts. Även här visade det sig finnas en stor bredd i hur långt leverantörerna kommit i frågan. Anti-korruption kommer även i framtiden vara en viktig fråga, menar Fredrik. Varje gång det händer något korruptionsrelaterat tappar staden förtroende. Vi vill vara med och vända trenden och det gör vi genom att hålla frågan levande genom dialog både med leverantörer och beställare i Göteborgs Stad. Villkor i ett ramavtal gör inte ensamt någon stor skillnad, utan det är bättre att diskutera och ta upp konkreta exempel och tillsammans komma på lämpliga åtgärder. På så sätt håller vi frågan levande istället för att den bara hamnar i ett policydokument, säger Fredrik. FREDRIK ROGÖ Gör: Upphandlingsjurist på Inköp och upphandling Fritid: Reser till udda platser och är tränare i friidrott Foto: Chris Liverani

20 ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR BÖRJAR GE RESULTAT Stadens arbetsrättsliga villkor börjar ge resultat Sedan 1 juni 2017 har upphandlande myndigheter haft lagkrav på sig att, när det är behövligt, ställa krav om lön, semester och arbetstid i upphandlingar av tjänster och entreprenader. Inköp och upphandling har ställt villkoren sedan 2015. Men de måste också följas upp, annars tappar de sin effekt. Foto: Bethany Legg Inköp och upphandlings krav ska bidra till en trygg arbetsmiljö för arbetstagare hos stadens leverantörer. ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR Inköp och upphandling har under hösten 2018 påbörjat sin största uppföljning av arbetsrättsliga villkor hittills och det första delprojektet är snart klart. - Vi följer nu upp hur våra leverantörer av hantverkstjänster uppfyller de arbetsrättsliga villkoren. Göteborg Stad har 177 leverantörer av hantverkstjänster. Till att börja med har vi tittat på leverantörerna inom avtalsområdena luft, rör, r, smide, el samt styr och regler, säger Helena Sagvall, CSR-specialist. I uppföljningen granskas de leverantörer som står för de största volymerna på avtalet, antingen i form av pengar eller i form av antalet uppdrag. Uppföljningen sker genom stickprover på redan genomförda uppdrag. I uppföljningen begär Inköp och upphandling in bland annat tidrapporter och lönespecifikationer för samtliga anställda som deltagit i arbetet på uppdraget. Sedan kontrolleras de anställdas villkor utifrån aktuellt kollektivavtal. - Det som är tidskrävande i uppföljningen med leverantörerna är när informationen ska hämtas in. Många leverantörer är osäkra på om de får skicka denna typ av information till oss, framförallt efter det att den nya Dataskyddsförordningen trädde i kraft. Den stora Men vi vet att vi har rätt att utmaningen i begära in informationen, säger Helena. Göteborgs Stad är att få alla upphandlande enheter att avsätta Uppföljningarna av hantverkstjänster samt resurser för tidigare mindre uppföljning uppföljningar visar hittills bra resultat. Leverantörerna som Göteborgs Stad har ramavtal med sköter sig oftast. Hos underleverantörerna är resultatet mer ojämnt. Hos både leverantörer och under-

21 leverantörer hittas fel där anställda skulle fått högre lön eller ersättningar, då får leverantören rätta genom att betala ut mellanskillnaden retroaktivt. Under tiden utredning och rättelse av avvikelser pågår kan leverantören få beställningsstopp i e-handelssystemet Proceedo (Winst), vilket är ett effektivt påtryckningsmedel. För att kunna hantera situationer när avvikelserna tyder på att leverantören systematiskt missköter arbetsvillkor och skatteförpliktselser har Inköp och upphandling inlett ett fördjupat samarbete med Skatteverket. Inköp och upphandling vill att fler verksamheter i Göteborgs Stad ska börja följa upp sina arbetsrättsliga villkor och tillhandahåller därför stödmaterial i uppföljningsprocessen. Det går också bra att vända sig till Inköp och upphandlings CSR-specialister för att få stöd. I slutändan blir det dock verksamheterna som måste göra jobbet, och för det krävs både resurser och tid. -Den stora utmaningen i Göteborgs Stad är att få alla upphandlande enheter att avsätta resurser för uppföljning att upphandlarna och projektledarna får förstärkning. Vid exempelvis ett bygge hamnar ett stort ansvar idag på projektledaren och de har redan fullt upp. De är viktiga vid uppföljningen då de har direktkontakt med leverantören och ser vilka som faktiskt utför arbetet, förklarar Helena. Göteborgs Stad är en stor inköpsorganisation och med det kommer ett stort ansvar. Genom att ställa krav på stadens leverantörer att ge arbetstagarna schyssta arbetsvillkor hoppas Göteborg göra skillnad på marknaden. -Vi kräver av våra leverantörer att de tar ett socialt ansvar och jag upplever att viljan till förbättring är ömsesidig. I de bästa av världar skulle dessa krav inte behöva ställas, säger Helena. HELENA SAGVALL Gör: CSR-specialist på Inköp och upphandling Fritid: Havet och allt som hör därtill Vad säger Dataskyddsförordningen om utlämnande av personuppgifter? Dataskyddsförordningen, DSF, ger upphandlande myndigheter rätt att begära personlig information från leverantörer: Enligt artikel 6 p. 1 c och 1 e får behandling av personuppgifter utföras om den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som ligger på den personuppgiftsansvarige (leverantören) samt att behandling får ske om den är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse. Med hänsyn till de nya bestämmelserna i LOU om skyldighet för upphandlande myndigheter att ställa villkor avseende lön, semester och arbetstid, är det tillåtet att personuppgifterna behandlas. Eftersom den upphandlande myndigheten har laglig grund för behandlingen av personuppgifterna bryter inte heller leverantören mot DSF genom att lämna ut dem. Vad kostar en uppföljning? Erfarenheter från Göteborgs Stad och andra kommuner som gjort uppföljningar visar att tidsåtgången per leverantör är upp till 30 timmar. Detta varierar dock beroende på antalet underleverantörsled samt hur många anställda som varit delaktiga i genomförandet av uppdraget. Ett riktmärke är ändå att priset för att genomföra en uppföljning med hjälp av en konsult är mellan 20 000 och 30 000 kronor per leverantör som följs upp.

22 Ny modell för arbetsrättsliga villkor ARBETSRÄTTSLIGA VILLKOR Förvaltningen för inköp och upphandling ska ta fram en modell för arbetsrättsliga villkor i samverkan med Trafikkontoret, Lokalförvaltningen och Framtidenkoncernen. Förutom de enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) obligatoriska villkoren om lön, semester och arbetstid, ska modellen även innefatta villkor om pension och försäkringar. Detta beslutades av Inköp och upphandlingsnämnden under 2018, för att komplettera och förtydliga det ursprungliga uppdraget i förvaltningens budget kring arbetsrättsliga villkor. Till modellen för arbetsrättsliga villkor kommer Inköp och upphandling ta fram förslag till villkorsformuleringar och mallar som de upphandlande enheterna kan använda i sina upphandlingar. Även stödmaterial till uppföljning av ställda villkor kommer tas fram. Om vi lyckas skapa bra vägledningar har vi underlättat mycket för andra upphandlande enheter i Göteborgs Stad. Men en kanske ännu viktigare fråga i nuläget är att vi lyckas skapa ett gemensamt synsätt inom Göteborgs Stad och att vi får med alla berörda verksamheter på banan, säger Helena Sagvall. Att inkludera villkor om pension och försäkringar i de arbetsrättsliga villkoren är inte obligatoriskt enligt LOU och inte heller något som ingår i Upphandlingsmyndighetens mallar och vägledningar. Det är inte tillåtet att ställa krav på att leverantörerna ska vara anslutna till kollektivavtal, men däremot att de ska uppfylla valda delar ur ett kollektivavtal. Villkoren om pension och försäkringar måste vara möjliga att uppfylla även för leverantörer som inte är kollektivavtalsanslutna för att detta ska vara förenligt med LOU. Vi har undersökt saken och det går att teckna i princip likvärdiga försäkringar, inklusive tjänstepension, även utanför ett kollektivavtal. Det är dock viktigt att vara tydlig i villkoren om vad försäkringarna måste innefatta om dessa villkor ska vara likabehandlande mot leverantörerna, avslutar Helena.

23 Upphandlande myndigheter får stöd genom nationell modell för sysselsättning Tillsammans med Upphandlingsmyndigheten har Göteborgs Stad och flera andra offentliga myndigheter fått bidrag från Europeiska Socialfonden (ESF) som ska möjliggöra att fler nyanlända personer får anställning i offentligt upphandlade projekt. SOCIAL HÄNSYN Offentlig upphandling är ett verktyg som kan användas för att minska klyftorna på arbetsmarknaden och öka integrationen. Anställning har visat sig vara ett av de allra viktigaste medlen för nyanlända att bli inkluderade i samhället och lära sig svenska. Att ha en arbetsmarknad som inte är inkluderande är kostsamt både för samhälle och näringsliv. Göteborgs Stad har arbetat med sysselsättningskrav i upphandling sedan 2014 i modellen för Social hänsyn. Nu har det skapats en nationell modell som ska stödja alla upphandlande myndigheter i landet att medverka till ökad sysselsättning. en arbetsmarknad som inte är inkiuderande är kostsamt både för samhälle och näringsliv Maja Ohlsson är biträdande projektledare för projektet och samordnare på förvaltningen för Inköp och upphandling. Hon var tidigare projektledare för pilotprojektet i Göteborg 2013-2015 som mynnade ut i Modellen för social hänsyn i upphandling som är den modell som Göteborgs Stad tillämpar idag och som är en av föregångarna till EU-projektet. Fler och fler kommuner och andra offentliga myndigheter vill arbeta med sysselsättningskrav i upphandling, både för att öka integrationen och för att förbättra kompetensförsörjningen. Modellen vi tagit fram kommer göra det enklare för stora såväl som små aktörer, samtidigt som leverantörerna får en mer enhetlig bild av vad sysselsättningskraven innebär, säger Maja. Många länder i Europa har kommit långt med sysselsättningskrav i upphandling. I Rotterdam, Holland, erbjuds drygt 3000 personer anställningar eller praktikplatser varje år. Sverige tar inspiration från deras arbetssätt, där de bland annat använder utvecklade IT-system för att systematisera uppföljningen av anställningar och praktik för personer långt från arbetsmarknaden. Projektet har nu lanserat en modell som inkluderar rekryteringsprocess, inköpsprocess, förslag till kontraktsvillkor och tillämpningsanvisningar. Detta är en första delleverans som successivt kommer att kompletteras, säger Maja.

24 RESERVERA KONTRAKT TILL SOCIALA FÖRETAG Sociala företag ska lättare få kontrakt med Göteborgs Stad Inköp och upphandling använder offentlig upphandling för att bidra till en yrkesmässig och social integration. En del i detta arbete är att samarbeta mer med sociala företag. Genom att fler sociala företag har ramavtal med Göteborgs Stad, kan vi tillsammans skapa arbetstillfällen för människor som är långt ifrån arbetsmarknaden. SOCIAL HÄNSYN Sedan 1 januari 2017 finns möjligheten att reservera upphandlingar till sociala företag, som har som främsta syfte att stödja en social och yrkesmässig integration av personer som av olika anledningar har svårt att komma in på arbetsmarknaden. Dessa företag har sämre förutsättningar att få kontrakt under normala konkurrensförhållanden. Göteborgs Stad har reserverat en upphandling under 2018, och det var inom arbetsprövning. Alla upphandlingar bygger på att det finns ett verkligt behov av varor och tjänster inom stadens verksamheter. Reserverad upphandling ska inte ses som ett alternativ till föreningsbidrag eller en arbetsmarknadsinsats, säger Johan Davidsson. Inköp och upphandling har fått i uppdrag att öka andelen reserverade upphandlingar och Helena Sagvall och Johan Davidsson som är CSR-specialister på Inköp och upphandling driver frågan. I arbetet ingår bland annat att Inköp och undersöka nuläget både internt och externt. En del i det är att undersöka hur intresset för att upphandlingar göra reserverade upphandlingar ser ut bland stadens förvaltningar och bolag. Samtidigt kartläggs utbudet av tjänster som upphandling har fått i uppdrag att öka andelen reserverade

25 Foto: Johanna Hellén Johan Davidsson och Helena Sagvall som är CSR-specialister på Inköp och upphandling är drivande i att underlätta för sociala företag att få kontrakt med staden. sociala företag kan utföra och matcha dem mot upphandlingar som är på gång. För att hålla sig uppdaterad på viktiga frågor i branschen har Inköp och upphandling en aktiv dialog bland annat med Social Trade, som är ett säljbolag för sociala företag. Detta är en viktig partner för att kunskap om sektorns utbud av varor och tjänster. att reservera kontrakt är viktigt eftersom vi vill ha ett mer inkluderande företagsklimat i Göteborg För att skapa dialog med branschen har även ett antal evenemang genomförts och planerats in. Bland annat deltog Helena och Johan på Stora sociala företagardagen som utställare och som föreläsare vid ett event riktad åt branschen tillsammans med Business Region Göteborg, som ansvarar för näringslivsutveckling i Göteborgs Stad. Under 2019 kommer dialogen att fortsätta. Att använda möjligheten att reservera kontrakt är viktigt eftersom vi vill ha ett mer inkluderande företagsklimat i Göteborg och på så sätt ta tillvara på hela potentialen i näringslivet, säger Helena Sagvall.

26 SÅ SKA INKÖPEN AV KONFLIKTMINERALER MINSKA Ökad livslängd för datorer minskar inköp av konfliktmineraler Foto: Chris Ried En enkel tumregel är att om det sitter ett kretskort i en produkt så innehåller den någon av 3TG-metallerna, säger Johan Davidsson, CSR-specialist på Inköp och upphandling. ETISKA VILLKOR I datorer, mobiler, ja i all elektronik, finns metaller som kommer från olika platser i världen. Många av dem utvinns i konfliktdrabbade områden där intäkterna från metallerna finansierar kriminell verksamhet. Hur kan Göteborgs Stad minska inköpen av produkter med konfliktmineraler? Jo, bland annat genom att använda datorer och mobiltelefoner längre. De metaller som benämns som konfliktmineraler är tantal, tenn, guld och tungsten, också kallat volfram. Tillsammans går de under samlingsnamnet 3TG och en enkel tumregel är att om det sitter ett kretskort i en produkt så innehåller den med största sannolikhet någon av de fyra metalllerna. Utvinning av konfliktmineraler sker främst i Demokratiska republiken Kongo. Idag sägs hälften av landets gruvverksamheter vara illegala och kontrolleras av rebellgrupper som kontinuerligt utsätter civilbefolkningen för övergrepp. Dessutom förekommer det mycket korruption och utpressning längs med transportvägarna mellan gruvorna och handelsföretagen som säljer metallerna vidare till smältverken. 2017 fick Inköp och upphandling i uppdrag av Kommunfullmäktige att utreda hur staden skulle kunna minimera inköp av produkter som innehåller konfliktmineraler. Det ledde till att förvaltningen gjorde en utredning och utvärdering av produktkedjor och spårbarhet. Enligt rapportens författare Johan Davidsson, CSR-specialist på Inköp och upphandling, är det i princip omöjligt att spåra ursprunget på 3TG-metallerna från att de har smälts ner och förädlats i smältverken. Märkningar som eventuellt finns försvinner och ofta blandas metaller från olika gruvor. Leveranskedjan är väldigt komplex, vilket gör att de stora tillverkarna av IT-produkter inte kan garantera att deras produkter är konfliktmineralfria. De flesta IT-produkter består av en mängd olika komponenter som i sin tur ofta innehåller konfliktmineraler. Att ha full kontroll över vilka smältverk som använts för respektive komponent i produktionskedjan, och i synnerhet att veta var mineralerna har utvunnits, är oerhört svårt för tillverkarna, säger Johan.

27 Under 2019 ska Inköp och upphandling göra en ny upphandling av datorer och tillbehör. Men när tillverkarna inte vet var produkternas metaller har sitt ursprung går det heller inte att ställa krav på ramavtalsleverantörerna att deras varor ska vara konfliktmineralfria. Istället måste vi som upphandlande myndighet försöka påverka marknaden i rätt riktning genom andra typer av åtgärder, säger Johan. Ett litet steg på vägen är att upphandla produkter som är certifierade i enlighet med TCO Certified. Kvalitetsmärkningen är utformad för att driva socialt och miljömässigt ansvarstagande under produktens hela livscykel. av IT-produkter kan I den senaste versionen av inte garantera att TCO Certified deras produkter är ingår kriterier gällande konfliktmineraler. konfliktmineralfria De stora tillverkarna En TCO-märkning är inte lika med att produkterna är konfliktmineralfria men då vet vi i alla fall att det finns rutiner i företaget för att försöka undvika konfliktmineraler. Så vi kommer att ställa krav så långt det är möjligt på att produkterna är certifierade enligt TCO Certified i vår nästa upphandling, säger han. Men ett ännu större kliv framåt skulle vara om användningstiden ökade för stadens IT-produkter, det är Johan övertygad om. Idag används datorerna i Göteborgs Stad ibland inte i mer än två och ett halvt år. Om livs- och användningstiden för datorer, mobiltelefoner med mera ökade skulle det medföra att Göteborgs Stad minskade inköpen av konfliktmineraler, hävdar Johan. Vad är konfliktmineraler? Konfliktmineraler är metaller som utvinns från gruvor i konfliktdrabbade områden där intäkterna finansierar fortsatta väpnade konflikter. De metaller som definieras som konfliktmineraler är tantal, tenn, guld och tungsten (volfram). De går också under samlingsnamnet 3TG. Demokratiska republiken Kongo är det land som mest förknippas med konfliktmineraler, men problematiken påträffas också i angränsande länder och i vissa delar av Sydamerika och Asien. 3 000 Med så många datorer per år ska Göteborgs Stad minska sina inköp med anledning av nytt leasing-projekt. JOHAN DAVIDSSON Gör: CSR-specialist på Inköp och upphandling Fritid: Spelar musik I januari 2019 startar förvaltningen Intraservice ett hållbarhetsprojekt som kan minska antalet PC-kombatibla datorer med minst 3 000 per år. Projektet som heter Klient som tjänst innebär att Intraservice leasar all IT-utrustning till stadens förvaltningar och bolag. Läs mer på nästa sida

28 Anneli Kallanvaara ser fram emot att hållbarhetsprojektet Klient som tjänst ska starta i januari 2019. Klient som tjänst? Klient som tjänst omfattar till en början PC men kommer på sikt även gälla för mac, chromebooks, ipads och mobiltelefoner. Tjänsten innebär att Intraservice leasar de produkter som stadens förvaltningar och bolag beställer och sedan internfakturerar verksamheterna. Leasingkontrakten är på fyra år, därefter återtas produkten av leverantören. Foto: Paula Isaksson Tidigare har verksamheterna kunnat välja om de vill köpa eller leasa utrustning och själva fått beställa ny när de har velat uppdatera sig eller leasingen har gått ut. Men nu kommer Intraservice stå för alla leasingkontrakt vilket gör att vi får en helt annan kontroll på vad som finns av datorer och annan utrustning ute i verksamheterna, säger Anneli Kallanvaara, teknisk IT-strateg på Intraservice. Idag är leasingen på tre år men med den nya tjänsten utökas den till fyra. Målet är också att nå hundra procent återtag så när en verksamhet beställer en ny PC åker leverantören ut och tar den gamla datorn med sig. Sedan återvinns den på ett miljövänligt sätt. Statistiken visar att en pc håller i fyra år. När maskinerna blir äldre börjar det hända saker och det vi skulle vinna på att ha dem längre än fyra år förlorar vi bland annat på att vårt närstöd skulle behöva åka ut för att åtgärda olika fel. Samtidigt skulle det uppstå problem med funktionerna i våra verksamhetsapplikationer, säger Anneli vidare. I och med att användningstiden ökar kommer antalet leasade datorer minska med 3 000 per år. Det innebär en besparing för staden med 36 miljoner kronor om året, bara för pc. Men framför allt bidrar det till att inte lika många nya datorer behöver produceras. Jag tror mycket på Klient som tjänst, säger Johan. Om man får det att fungera har vi kommit en bit på vägen mot att minska inköpen av produkter som innehåller konfliktmineraler.

29 Foto: Paula Isaksson Henrik Guldhed och Magnus Pihl är försäljningschef respektive vice vd på Lanteam som levererar IT-utrustning åt Göteborgs Stad. Som leverantör kan vi påverka indirekt genom rådgivning Som ramavtalsleverantör av IT-utrustning till Göteborgs Stad kan Lanteam lyfta fram tillverkare som har infört åtgärder för att undvika konfliktmineraler i sina produkter. Att påverka på annat sätt är svårt. Som återförsäljare är vi flera led från gruvindustrin och har därför en minimal möjlighet att påverka var mineralerna bryts, säger Henrik Guldhed och Magnus Pihl, försäljningschef respektive vice vd på Lanteam. Men eftersom vissa tillverkare har kommit längre än andra med att undvika konfliktmineraler i sina produkter kan vi vara en rådgivande part till kommuner och myndigheter, både när det gäller kravutformning och vilka fabrikat de bör köpa. I huvudsak kommer IT-utrustningen som Lanteam levererar till Göteborgs Stad från en amerikansk tillverkare vars mål är att köpa in metaller från konfliktmineralfria smältverk. Tillverkarna hjälper varandra med att spåra metallernas ursprung, och genom att enbart upphandla produkter som är certifierade i enlighet med TCO Certified kan kommunerna enkelt försäkra sig om att tillverkarna följer de riktlinjer som finns för konfliktmineraler, säger Henrik. I januari 2019 startar projektet Klient som tjänst vilket innebär att stadens datorer succesivt kommer leasas istället för att köpas. Användningstiden förlängs till fyra år och därefter återtas de av avtalsleverantörerna som säljer dem vidare. Vi har samarbetsavtal med underleverantörer som kan göra en uppfräschning av de begagnade datorerna för att få ut dem på marknaden igen. När de är uttjänta återvinns metallerna på ett miljömässigt sätt och båda dessa åtgärder minskar behovet av nya metaller som kan vara konfliktmineraler, säger Magnus.

30 KEMIKALIEFRIA LEKSAKER I FÖRSKOLORNA Här leker barnen med trä istället för plast På förskolan Sjupundsgatan 10 är den nya leksaksmaten i trä så populär bland barnen att ingen har undrat vart plastgrönsakerna tagit vägen. Övergången till giftfri förskola kändes självklar när flytten gick till helt nya lokaler våren 2016. KEMIKALIER Det är full rulle inne på Sjupundsgatan 10. På de åtta avdelningarna leker 140 barn i åldrarna ett till fem. Lokalerna är nya och fräscha, precis som allt lekmaterial. Vid flytten hit för 2,5 år sedan fick inga av de gamla leksakerna på förra stället följa med. Vi har som prioritering att rensa ut all plast så vi tog inte med oss något gammalt lekmaterial. Allt som vi har nu är så miljöanpassat som möjligt, berättar förskolläraren Ellen Kristiansen. Ellen har varit med sedan starten av verksamheten på Sjupundsgatan 10. Som inköpsansvarig lägger hon beställningar på lek- och hobbymaterial ungefär två gånger per termin. Allt beställs via stadens e-handelssystem. Vi litar på att det som finns i systemet är bra, vi vet ju att Göteborgs Stad kollar sina leverantörer, säger hon. Att ersätta gammalt med nytt har dock inte varit så enkelt, förklarar Marianne Barud, förskolechef och initiativtagare till att Sjupundsgatan 10 ska bli en giftfri förskola. När vi flyttade hit var det jättesvårt att få tag i sådant som var giftfritt, leverantörerna var inte alls lika medvetna som idag, säger hon. Ja, det finns många fler produkter i trämaterial nu än för bara några år sedan, då var det mesta i plast, håller Ellen med. De nya träleksakerna är dyrare men varar längre än plastsakerna som barnen tuggade sönder. Och ingen har uttryckt saknad efter det som inte fick komma med i flytten. Den nya leksaksmaten i trä bara älskar de och leker väldigt mycket med, konstaterar Ellens kollega Ursula Brettne. Men ibland går det inte att undvika plast, som med till exempel dockor. Då får vi helt enkelt kolla upp vilken plast som är bäst, tilllägger hon. Det finns många fler Enligt Ursula och kollegorna är det bra att Göteborgs Stad ställer krav på vad som får köpas in till förskolorna. Men mesta i plast ibland kan de sakna att få handla saker som de tidigare hittade i second handbutiker. produkter i trämaterial nu än för bara några år sedan, då var det Barnen tycker att det är jätteroligt med gamla väskor och sådant men det kan vi inte ha om vi ska vara en giftfri förskola. Istället får vi försöka hitta andra saker, säger de.

31 48 miljoner Så mycket köper Göteborgs Stads förskolor leksaker och förskolecyklar för inom en fyraårig avtalsperiod. Foto: Paula Isaksson På Förskolan Sjupundsgatan 10 leker barnen gärna med leksaksmaten i trä. Att tugga på plastleksaker kan göra att de får i sig skadliga kemikalier. Hårda krav ska få bort kemikalier i förskolornas leksaker Många leksaker innehåller giftiga kemikalier. Därför ställer Inköp och upphandling krav på att ramavtalsleverantörerna ska kunna erbjuda leksaker utan ämnen som kan vara skadliga för barn. Två kemikalier som kan förekomma i leksaker är bisfenol A och ftalater. Båda används för att göra plaster flexibla eller mjuka, och båda ämnena är hormonstörande. Framför allt kan de vara skadliga för barn vars kroppar är små och under utveckling. När det gäller kemikalier är mängden som man får i sig i förhållande till kroppsvikten avgörande för de negativa hälsoeffekterna. Där är barn mer känsliga än vuxna, säger Samuel Sandholm, miljöspecialist på Inköp och upphandling. Arbetet med att få bort farliga kemikalier i leksaker ingår i projektet Giftfri förskola, som är en del av Göteborgs Stads kemikalieplan. Vart fjärde år upphandlas leksaker till stadens alla förskolor med krav på att produkterna ska vara fria från just bisfenol A och ftalater. EU:s leksakdirektiv reglerar hur mycket av de här ämnena som får finnas i produkterna men vi har gått ännu längre med att de inte får förekomma alls. Det kan innebära att våra leverantörer måste ställa om sin verksamhet bara för att tillfredsställa våra behov, säger Samuel. Högre krav medför automatiskt att produkterna blir dyrare. Men enligt Samuel måste leksaker få kosta. SAMUEL SANDHOLM Gör: Miljöspecialist på Inköp och upphandling Fritid: Heminredning

32 Foto: Paula Isaksson Flera gånger om året beställs det lekmaterial till verksamheten via stadens e-handelssystem. Här tittar förskollärarna Ursula Brettne och Ellen Kristiansen tillsammans med förskolechefen Marianne Barud i katalogen från AV Form som staden har ramavtal med. Det viktigaste är att vi upphandlar rätt saker så att det blir lätt för förskolorna att köpa bra produkter. Kraven hjälper också till att styra marknaden åt rätt håll, säger Samuel. Stadens nuvarande leverantör är det danska företaget AV Form. Enligt Marlene Nielsen Lorenzen, som är affärsansvarig, innebär kemikaliekraven som Göteborg ställer en utmaning för företaget. Många av våra producenters produkter uppfyller kraven för giftfri förskola, men eftersom det inte är någon officiell miljömärkning blir dessa leksaker svåra att hitta för oss. Det är få leksaksproducenter som har godkända miljömärkningar på sina produkter och det finns bara en producent som har Svanenmärkta leksaker. Som leverantör behöver man samarbeta med flera producenter för att kunna erbjuda ett varierat utbud, säger Marlene. Förskolorna gör sina beställningar i stadens e-handelssystem, vilket ska garantera att leksakerna på det offererade sortimentet är fria från bisfenol A och ftalater. Två gånger under avtalsperioden följer Inköp och upphandling upp att leverantören uppfyller kraven. Då kan det hända att vi tittar på vilka produkter som förskolorna har köpt mest av och ber leverantören verifiera att de uppfyller kemikaliekraven, förklarar Samuel. Leverantörerna kan verifiera kraven genom till exempel labbtester eller leverantörsförsäkran. Två gånger under avtalsperioden följer Inköp och upphandling upp att leverantören uppfyller kraven. Att skicka sina produkter till ett ackrediterat labb är dyrt och inget som AV Form gör idag. Vi gör inte själva några laboratorietester utan hämtar all information från våra producenter, säger Marlene. Inköp och upphandlings ambition är att gå längre genom att skärpa kraven på verifiering och eventuellt göra egna tester av vissa produkter. Sedan ett tag tillbaka ingår Göteborgs Stad i ett nätverk med andra kommuner i Sverige kring att minska gifter i vardagen. En av nätverkets ambitioner är att komma fram till kommungemensamma krav på vad leksaker får innehålla. Då blir det lättare för leverantörerna att ta fram verifikat som håller för alla förskolor i landet, avslutar Samuel.