Verksamheternas verksamhetsberättelser Koncernbolagens årsredovisningar
Innehållsförteckning Revision... 3 Valnämnd... 5 Jävsnämnd... 7 Lönenämnd... 9 It-nämnd... 11 Kommunchef... 13 Gemensam service... 15 Medborgarservice... 20 Samhällsbyggnad... 29 VA-enheten... 36 Renhållningsenheten... 45 Kultur och Fritid... 53 Förskola... 62 Grundskola... 67 Gymnasieskola... 72 Äldreomsorg... 77 Funktionshindradeomsorg... 86 Individ- och Familjeomsorg... 93 AB Tierpsbyggen... 98 Tierps Kommunfastigheter AB... 111 Tierps Fjärrvärme AB... 117 2
Revision Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 0 0 0 0 Verksamhetens intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -252-155 97-236 Materialkostnader 0 0 0 0 Tjänster -639-622 17-694 Övriga kostnader -22 0 22 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -913-776 137-930 Verksamhetens nettoresultat -913-776 137-930 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -913-776 137-930 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -913-776 137-930 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 3
Uppdrag Revisorernas uppgift är att utifrån kommunfullmäktiges riktlinjer granska styrelsens, nämndernas och kommunernas verksamheter. Analys av årets verksamhet Kommunrevisionen i Tierps kommun består av fem förtroendevalda revisorer. Ur kretsen av de förtroendevalda revisorerna utses lekmannarevisorer i kommunens bolag. För 2014 är följande revisorer valda: Leif Söderlund Gunilla Lundqvist Karl-Gunnar Marklund Eivor Johansson Fritz Wahlund Kommunrevisorernas uppgift De förtroendevalda revisorerna (i bolagen benämnda lekmannarevisorerna) är fullmäktiges och ytterst medborgarnas demokratiska instrument för granskning och kontroll av den verksamhet som bedrivs i styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och företag. Revisionen har en central roll när det gäller att säkerställa insynen i och kontrollen av all verksamhet som kommunen ansvarar för. Den har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Kommunrevisorernas övergripande uppgift är att granska om verksamheten följer fullmäktiges beslut och uppnår av fullmäktige angivna mål inom fastställda ekonomiska ramar. En viktig uppgift är att kommunrevisorerna ska främja arbetet med styrning och kontroll av verksamheten. Som underlag för revisionens bedömningar görs under året olika fördjupade granskningsprojekt. Bedömningen av vilka områden som ska tas upp i granskningar grundar sig på dels en riskanalys, dels på förslag och synpunkter som på olika sätt kommer in till kommunens revisorer. Det är kommunens revisorer som avgör vilka granskningar som ska utföras. Revisorerna ska årligen till kommunfullmäktige avge dels utlåtande om delårsbokslut, dels revisionsberättelse i samband med årsbokslut över verksamheten under det gångna året. I revisionsberättelsen ska revisorerna pröva: Om verksamheten har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt Om räkenskaperna är rättvisande Om den interna kontrollen som görs av nämnderna är tillräcklig. Kommunens samlade årsredovisning. I revisionsberättelsen ska kommunrevisorerna uttala sig om ansvarsfrihet för styrelse och nämnder ska tillstyrkas eller avstyrkas och om kommunens årsredovisning ska godkännas. Under 2014 har följande större revisionsinsatser genomförts: Granskning av ansvarsutövande Granskning av IT-säkerhet i Tierps- och Älvkarlebys kommuner Granskning av intern kontroll i Tierps kommun Granskning av kommunens hantering av fastigheter Uppföljning av långsiktig ekonomisk planering i Tierps kommun Granskning av delårsrapport Granskning av årsbokslut och koncernbokslut Löpande uppföljning 4
Valnämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 257 684 427 0 Verksamhetens intäkter 257 684 427 0 Personalkostnader -647-988 -341-14 Materialkostnader -37-26 11-17 Tjänster -49-67 -18 0 Övriga kostnader 0-15 -15 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -733-1 095-362 -31 Verksamhetens nettoresultat -476-411 65-31 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -476-411 65-31 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -476-411 65-31 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 5
Uppdrag Valnämndens uppdrag är att på lokal nivå ha det totala ansvaret för genomförandet av allmänna val till riksdag, landsting och kommun, val till Europaparlamentet samt folkomröstningar. Analys av årets verksamhet Kund: Alla medborgare har haft möjlighet att förtidsrösta och/eller rösta på valdagen i alla valdistrikt i kommunen. Process: Arbetsprocesserna för valarbetet är kartlagda och dokumenterade i syfte att kvalitetssäkra kommunens arbete med val. Medarbetare: Totalt 3140 mantimmar har lagts ned under de bägge valen. Processtöds tjänstemän 690 timmar, valnämndens ledamöter 519 timmar, röstmottagare förtidsröstning 840 timmar och röstmottagare valdagen 1090 timmar. Ekonomi: Valnämnden gör ett överskott om 65 tkr. 6
Jävsnämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 0 0 0 0 Verksamhetens intäkter 0 0 0 0 Personalkostnader -33-38 -5-27 Materialkostnader -1 0 1-1 Tjänster 0 0 0 0 Övriga kostnader -2 0 2 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -36-38 -2-28 Verksamhetens nettoresultat -36-38 -2-28 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -36-38 -2-28 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -36-38 -2-28 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 7
Årsredovisning 2013 Uppdrag Jävsnämnden fullgör frågor som rör myndighetsutövning gentemot kommunens egna verksamheter. Jävsnämndens kunder utgör kommunens egna verksamheter, inklusive Tierps Kommunfastigheter AB, Tierps Fjärrvärme AB och AB Tierpsbyggen. Enheten för processtöd svarar för det administrativa stödet till jävsnämnden. Analys av årets verksamhet De tre tillsynsplaner som normalt följs upp tre ggr per år på jävsnämnden har för 2014 följts i stort. Tidigare år har arbetet med tillsynen varit eftersatt och under 2014 har två planeringsprocesser skett, samt att kvarvarande tillsyn från 2013 har utförts. Utöver detta har den tillsyn som skulle göras 2014 utförts. Planeringen inför 2015 var klar under 2014. Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Närmast att utvärdera är mål utifrån det kommunala målet inom det ekonomiska perspektivet. Resultatet visar ett +-0 resultat. Då relevanta mål och mått i övrigt saknas kan det i samband med budgetarbetet 2016 diskuteras om det bör upprättas övergripande mål med tillhörande mått som kan vara relevanta för jävsnämnden. 8
Årsredovisning 2013 Lönenämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 9 871 9 871 0 9 608 Verksamhetens intäkter 9 871 9 871 0 9 608 Personalkostnader 0 0 0 0 Materialkostnader 0 0 0 0 Tjänster -9 871-9 871 0-9 608 Övriga kostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -9 871-9 871 0-9 608 Verksamhetens nettoresultat 0 0 0 0 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 0 0 0 0 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat 0 0 0 0 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 9
Uppdrag Lönenämnden bildades 1 januari 2012 för att möjliggöra en samverkan mellan Tierp, Knivsta och Älvkarleby kommuner kring lönehantering. Möjligheten att samverka i form av gemensamma nämnder infördes 1997. Nämnden består av tre ledamöter, en ledamot från vardera kommunen samt ersättare för dessa. Ordförande utses från Tierps kommun. Ett lönecentrum har bildats med Tierp som värdkommun. Inrättandet av ett gemensamt lönecentrum ska åstadkomma en effektivare löneadministration mellan kommunerna och ge bättre förutsättningar för effektivisering genom skalfördelar, säkra resursbehovet och kompetensen inom löne- och pensionsområdet. En gemensam löneadministration kan bidra till att attrahera ny kompetens och fortsatt kompetensutveckling och ökar servicegraden och tillgängligheten för kommunernas medarbetare och chefer. Ett gemensamt lönecentrum kan säkerställa att samverkande kommuner är bättre rustade för kommande förändringar och utveckling i verksamheten. Analys av årets verksamhet Under 2014 har tre sammanträden ägt rum. Nulägesbeskrivningar och framtidsfrågor har varit på agendan för Lönecentrums verksamhet. Driftbudget Samtliga ledamöter inom lönenämnden erhåller fasta arvoden. Detta är orsaken till att inga ersättningar har betalats ut för deltagande vid sammanträden för lönenämnden. 10
It-nämnd Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 0 0 0 0 Övriga intäkter 10 946 10 974 28 10 612 Verksamhetens intäkter 10 946 10 974 28 10 612 Personalkostnader 0 0 0 0 Materialkostnader 0 0 0 0 Tjänster -10 946-10 946 0-10 612 Övriga kostnader 0 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -10 946-10 946 0-10 612 Verksamhetens nettoresultat 0 27 27 0 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader 0 0 0 0 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader 0 27 27 0 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat 0 27 27 0 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 11
Uppdrag Tierps kommun är värdkommun för IT-Centrum som i dagsläget omfattar Tierp och Älvkarleby kommuner. It-nämnden styr och beställer IT-verksamheten av IT-enheten som inordnas under blocket Gemensam Service. IT-nämnden beställer och samordnar de i nämnden ingående kommunernas telefoni och IT-användning. IT-Centrum har huvudansvar för drift av kommunernas IT-system, support till användare samt att delta i kommunernas IT-upphandlingar. IT-Centrum driver, supportar och servar it-system för de kommunala bostadsbolagen, Älvkarlebyhus samt Tierpsbyggen. Analys av årets verksamhet Under 2014 har tre sammanträden genomförts i it-nämnden. Verksamheten inom IT-Centrum har följts. De deltagande organisationerna är nöjda med vad verksamheten presterat. Ett överskott på ca 28 tkr beror av extra debitering till Älvkarleby kommun med anledning av upphandlingsarbete utfört gällande bredband, vilket ligger utanför IT-nämndens ordinarie tjänster 12
Kommunchef Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 145 150 6 148 Övriga intäkter 3 583 2 780-803 6 356 Verksamhetens intäkter 3 727 2 930-797 6 504 Personalkostnader -18 137-16 297 1 840-9 763 Materialkostnader -378-553 -176-655 Tjänster -5 827-4 033 1 793-10 104 Övriga kostnader -5 616-6 084-468 -5 937 Avskrivningar -3-3 0-3 Verksamhetens kostnader -29 961-26 970 2 991-26 462 Verksamhetens nettoresultat -26 234-24 040 2 193-19 957 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -2-2 -1-1 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -26 235-24 043 2 192-19 959 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -26 235-24 043 2 192-19 959 Bruttoinvesteringar 0 0 0 0 Nettoinvesteringar 0 0 0 0 13
Uppdrag Att leda och samordna kommunens verksamheter så att det bedrivs effektivt och i enlighet med politiskt uppsatta mål och fattade beslut. Analys av årets verksamhet Under året har den nya organisationen inom blocket Produktion införts detta har medfört ett omfattande rekryteringsarbete. Verksamhetschefer inom vård- och omsorg, individ- och familjeomsorg, utbildning samt kultur- och fritid har rekryterats. Denna process har tagit mycket tid i anspråk men är nu genomförd och samtliga chefer är i tjänst. Samtliga chefer har genomgått en seminarieserie där vi tagit upp värdegrund och värdegrundsarbete. Vi har också haft en seminariedag kring det nya organisatoriska landskapet och vilka krav det ställer på chefer, ledare, medarbetare och fackliga företrädare. Arbetet med att förebygga utanförskap har kommit igång. Tre projekt har övergått i ordinarie verksamhet, om än lite modifierade och tre projekt pågår och kommer att avslutas under 2015. Framtidsbedömning De utmaningar vi står inför är framförallt hur vi ska finansiera välfärdstjänster till innevånarna i kommunen och hur vi ska hantera integration och utanförskap. Även tillväxtfrågan är av stor betydelse. Här är bostadsförsörjning, kompetensförsörjning och kommunikationer viktiga beståndsdelar. Ytterligare en fråga som berör oss är hur vi ska dra nytta av den tillväxt som sker i regionen. Under 2015 kommer vi att genomföra en kvalitetsledarutbildning för samtliga chefer. Denna utbildning ska utmynna i ett dokument som beskriver hur förvaltningen ska arbeta med kvalitet, kundbemötande och resultat. 14
Gemensam service Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 9 359 9 522 163 8 830 Övriga intäkter 23 911 23 160-751 22 211 Verksamhetens intäkter 33 270 32 682-588 31 041 Personalkostnader -37 304-33 522 3 782-33 320 Materialkostnader -853-1 016-163 -1 017 Tjänster -23 217-23 432-215 -21 886 Övriga kostnader -1 311-1 216 95-1 276 Avskrivningar -1 778-1 506 272-1 686 Verksamhetens kostnader -64 462-60 691 3 770-59 186 Verksamhetens nettoresultat -31 192-28 010 3 182-28 145 Finansiella intäkter 215 177-38 212 Finansiella kostnader -359-320 39-163 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -31 336-28 152 3 184-28 096 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -31 336-28 152 3 184-28 096 Bruttoinvesteringar 4 110 2 072 2 038 1 768 Nettoinvesteringar 4 110 2 072 2 038 1 768 15
Uppdrag Ansvara för kommunens löneadministration. Svara för stöd och rådgivning till verksamhetsansvariga och anställda beträffande personaladministration, arbetsrätt, förhandlingar, rekrytering, arbetsmiljö, pensioner och avtalsförsäkringar samt rehabilitering. Samordna och utveckla kommunens telefoni och IT-användning. Huvudansvar för drift av kommunens IT-system och telefonväxel. Support till användare av kommunens IT-system. Tierps kommun ombesörjer även motsvarande funktioner för Älvkarleby kommun. Sammanställa årsbokslut, delårsbokslut och verksamhetsuppföljningar samt årsbudget och plan för kommande år. Ansvara för finansfrågor och framtagandet av ekonomiska styrregler. Ge stöd, information och rådgivning i ekonomifrågor. Utbilda i ekonomi- och skanningsystemets funktioner. Sköta skanning av inkommande fakturor, löpande bokföring, kassaverksamhet, kravhantering och fakturering. Hantera momsredovisning, likviditetsplanering och koncernredovisning. Ta fram kalkyler, ekonomiska utredningar och analyser samt kunna leda ekonomiska projekt. Se till att kommunens ekonomisystem är driftsäkert. Verkställa upphandling avseende kommunens anskaffning av varor och tjänster och kvalitetssäkra upphandlingsprocessen så att all anskaffning sker enligt lagen o m offentlig upphandling (LOU) och på ett objektivt sätt, så att marknadens möjligheter tillvaratas. Utveckla och effektivisera kommunens upphandlings- och inköpsarbete och därmed verka för en god ekonomisk hushållning i kommunen Ansvara för administrativt stöd till kommunledningen och förtroendevalda i de politiska organen. Stödja kommunens processer genom att arbeta med planering, utveckling, analyser samt beredning av styrningsfrågor, ledningsinformation, uppföljning och statistik till den politiska organisationen samt produktionen och medborgarservice. Från 1 maj 2014 har Fysisk planering och administration samhällsservice förts över till Samhällsbyggnad. Kommunens mål Verksamhetens övergripande mål Framgångsfaktorer Mått Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Förstärk den positiva bilden av GS Konsultativt förhållningssätt. Öka förståelsen för roll och ansvarsfördelning Förbättrat NKI Process Utveckla effektivare arbetssätt. Nyttja och utveckla effektivare, enklare processer Kontinuerligt förbättringsarbete Öka nyttjandet av tekniska system/lösningar Öka verksamhetskännedomen Ökat antal dokumenterade/reviderade processer Processerna ska läggas in i Eyescube Nätverkande Medarbetare Öka engagemanget. Öka initiativförmågan och engagemanget Delaktighet. Stimulera initiativtagandet och engagemanget Bättre NMI Bibehålla lågt sjuktal <3% Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Ökad kostnadseffektivitet Ekonomiskt ansvarstagande Avtalstrohet Inga budgetöverskridanden Ökad avtalstrohet 16
Analys av årets verksamhet Kund: En dialog med verksamhetscheferna har genomförts av personalchefen för att få synpunkter på personalenhetens arbetssätt och resultat. Ett led i detta har även varit att öka förståelsen för de olika verksamheterna. Resultatet av kundenkäten till cheferna har sjunkit något för IT-enheten. Nästan 91 procent av kommunernas chefer är dock nöjda eller mycket nöjd med IT-Centrum. En första analys pekar på att det är kring beställningar och leveranser av materiel (telefoner, datorer, m.m.) som det finns en förbättringspotential. Här har en ändring av rutinerna införts under 2014 års sista kvartal. Utbildning har genomförts under året för certifierade beställare samt nya leverantörer. Frukostmöte med företagen i Tierp har också skett under 2014. Mötets syfte var att informera om hur Tierps kommun upphandlar och varför. Process: Under 2014 har stor fokus varit att fortsätta kartlägga arbetsprocesser inom Lönecentrum. En konsult har tillsammans med medarbetarna på Lönecentrum genomfört en omfattande genomlysning av dessa processer. Kartläggningen av arbetsprocesserna har utmynnat i dokumenterade förbättringsområden och förslag till åtgärder för att förbättra processerna. Inom HR- området har en stor satsning på att utveckla lönebildningsprocessen startat under 2014. Kvalitets manual för inköp/upphandling har under 2014 tagits fram för att ytterligare effektivisera processen dessutom har en länsgemensam implementering slutförts av nytt upphandlingsstödssystem. Valarbetet är processkartlagt och dokumenterat med syfte att kvalitetssäkra arbetsprocesserna kring de olika valen. Identifiering av förbättringsområden, kvalitetssäkrande av arbetsprocesser, dokumentation, registrering och utbildningsinsatser gällande dokumentationssystemet Viva. Medarbetare inom Sociala enheten har fått omfattande stöd för att kvalitetssäkra arbetsprocesser och dokumentation. Medarbetare: Personalenheten har haft en stor personalomsättning under året, dels på grund av pensionsavgångar men också på grund av att medarbetare valt att gå till andra arbetsgivare. Detta har medfört att stor kraft lagts på rekrytering. På Lönecentrum har övertidsuttaget tidvis varit högt på grund av vakanser i personalstyrkan. Sjukfrånvaron har dock minskat från 2013. Ekonomi: Kostnadsmedvetenheten är god på Gemensam service. Inga budgetöverskridanden har gjorts. Personalkostnaderna har varit lägre än budgeterat på grund av vakanta tjänster. Detsamma gäller kostnaderna för kravhantering Köp av tjänster har dock varit högre än budgeterat bl.a. beroende på att en lönekartläggning har genomförts med hjälp av extern konsult. Resultatet för de gemensamma IT- verksamheterna med Älvkarleby blev +231,9 tkr och 44 %, ca 101 tkr har återbetalts till Älvkarleby. 17
Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Måluppfyllelse Kund GS ska genom god service och genom ett bra bemötande bidra till att de övriga verksamheterna ska kunna ägna sin tid åt sina kärnverksamheter. Process Nyttja och utveckla effektivare och enklare processer. Medarbetare Öka initiativrikedomen och engagemanget Ekonomi Bedriva verksamheten kostnadseffektivt Bidra till god ekonomisk hushållning för kommunen som helhet Delvis. Upphandlingsenhetens tillgänglighet har blivit sämre p.g.a. låg bemanning under delar av året. God när det gäller genomgång och dokumentation av processer. Systemet Eyescube har dock inte uppdaterats i motsvarande omfattning. Delvis. Någon medarbetarenkät har dock inte genomförts. Sjukfrånvaron > 3 % och har ökat något. God Redovisning av budgetdirektiv Omarbetade verksamhetsmål Nya styrkort för Gemensam Service och enheterna som träder i kraft 2015 har utarbetats under året. Stärka det första intrycket IT-centrum arbetar mycket med bemötande frågor. Öka tillgängligheten En ökning av olika frukostmöten och uppsökande verksamhet har skett under året för att öka tillgängligheten. Marknadsföring av kommunen Personalenheten arbetar aktivt för att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Öka kostnadseffektiviteten Gemensam service arbetar ständigt med detta. 18
Mått Sjukfrånvaro % Totalt Kvinnor Män 2014 2013 2014 2013 2014 2013 Sjukfrånvaro -29 år 0,4 2,5 0,4 3,4 0,0 0,0 varav långtidsjukfrånvaro 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Sjukfrånvaro 30-49 år 2,2 1,6 1,6 1,5 2,9 1,7 varav långtidsjukfrånvaro 27,0 0,0 0,0 0,0 42,6 0,0 Sjukfrånvaro 50-6,2 5,8 6,4 6,3 4,6 2,4 varav långtidsjukfrånvaro 52,8 28,2 57,0 30,0 10,6 0,0 Total Sjukfrånvaro 4,1 3,7 4,4 4,4 3,2 1,9 varav långtidsjukfrånvaro 45,8 22,1 49,6 25,7 33,6 0,0 Sjukfrånvaron har ökat, framför allt långtidssjukfrånvaron. Det är inom IT-enheten och Upphandlingsenheten som långtidssjukfrånvaron har ökat. Åtgärder pågår med rehabilitering. Gemensam service har omorganiserats under året och statistiken ovan speglar den nya organisationen. Dock ingår även administration samhällsservice som tillhör Samhällsbyggnad. Antal årsarbetare Totalt Kvinnor Män 2014 2013 2014 2013 2014 2013 Åldersgrupp -29 år 2 2 2 1 0 0 Åldersgrupp 30-39 år 6 10 2 5 5 5 Åldersgrupp 40-49 år 27 24 16 16 11 9 Åldersgrupp 50-59 år 22 22 20 19 2 3 Åldersgrupp 60 år - 11 14 9 11 2 3 Totalt antal anställda 68 72 48 52 20 20 Antalet årsarbetare har minskat något. Personalenheten har haft en stor personalomsättning vilket resulterat i vakanser under året. Under 2013 var Lönecentrum fortfarande i ett införingsskede vilket gjorde att enheten hade behov av extra personalresurser. Upphandlingsenheten har haft flera vakanser under året. Det är idag stora svårigheter att rekrytera upphandlare i hela Sverige och det gäller dessutom Uppsala län. Upphandlingsenheten har från och med januari 2015 lyckats rekrytera nya medarbetare. Även Ekonomienheten har varit en årsarbetare färre jämfört med föregående år, men har rekryterat ny medarbetare 2015. Även i denna statistik ingår administration samhällsservice som tillhör Samhällsbyggnad fr.o.m. 1 maj 2014. Framtidsbedömning Det finns behov av fler IT-system för att klara uppföljningar inom HR-området. Två exempel är dels ett system för att rapportera in olycksfall, dels ett system för att hantera rehabilitering. Att fortsätta arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare kan innebära att satsningar behöver göras. Skolan och vården är två sektorer som kommer att utveckla sitt nyttjande av informationsteknologin de kommande åren och behöver därför ett omfattande stöd. Den ökade exploateringsverksamheten kommer att innebära att en plan för exploateringsredovisning måste utarbetas. 19
Medborgarservice Resultaträkning (tkr) Årsbudget 2014 Utfall 2014 Avvikelse mot budget Utfall 2013 Avgifter & ersättningar 4 442 4 570 129 4 086 Övriga intäkter 1 283 1 619 336 2 122 Verksamhetens intäkter 5 725 6 189 464 6 208 Personalkostnader -14 100-12 883 1 217-12 521 Materialkostnader -502-239 264-247 Tjänster -8 705-8 552 152-8 389 Övriga kostnader -1 141-1 207-66 -997 Avskrivningar -776-720 56-826 Verksamhetens kostnader -25 223-23 600 1 623-22 980 Verksamhetens nettoresultat -19 498-17 411 2 087-16 772 Finansiella intäkter 0 0 0 0 Finansiella kostnader -188-276 -88-130 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader -19 686-17 687 1 999-16 902 Extraordinära intäkter 0 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 0 Resultat -19 686-17 687 1 999-16 902 Bruttoinvesteringar 455 442 13 294 Nettoinvesteringar 455 442 13 294 20
Uppdrag Medborgarservice är vägen in till Tierps kommun för kommunens medborgare och näringsliv. Medborgarservice ska också vara kommunens ansikte utåt. Medborgarservice har ansvar för merparten av kommunens myndighetsutövande, och ansvarar även för rådgivning, vägledning, marknadsföring/kommunikation och service. Inom myndighetsutövningen fullgör Medborgarservice kommunens uppgifter enligt bland annat PBL plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagaen, lagarna som styr färdtjänst samt tillsyn av vissa receptfria läkemedel. Medborgarservice ansvarar även för näringslivsfrågor, energirådgivning, kommunikation och marknadsföring, lokalbokning, konsument- skuld- och budgetrådgivning, lotteritillstånd, utskänkningstillstånd och marknadsföringsbidrag. Kommunens mål Kund Förstärk den positiva bilden av kommunen. Process Utveckla effektivare arbetssätt. Medarbetare Öka engagemanget. Ekonomi Öka det ekonomiska ansvarstagandet. Verksamhetens övergripande mål Nöjd kund Kvalitativa, rättssäkra och effektiva interna och externa processer Delaktighet och förtroende Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram Framgångsfaktorer 70 % nöjda eller mycket nöjda kunder enligt NKI i Insikt 90 % nöjda eller mycket nöjda kunder hos Kommunikation, intern undersökning Samtliga process- och rutinbeskrivningar upprättade Mått Mål uppfyllt, Enligt preliminära uppgifter är resultatet 70 %. Mål uppfyllt, Kundnöjdhetsundersökning genomfördes under oktober med mycket gott resultat. På frågan: Kommer du att rekommendera andra att kontakta Medborgarservice för att få hjälp med kommunala ärenden? Svarar hela 96,8% JA! Målet uppfyllt Sjukfrånvaro <4,5 % Mål uppfyllt, sjukfrånvaro 2,8 % Ekonomi i balans med budget Målet uppfyllt, ett överskott redovisas för året 21
Analys av årets verksamhet Kund: Bygg & Miljö: En mätning av NKI för företagare har tidigare utförts vartannat år, och det senaste resultat som finns tillgängligt är för 2012. En mätning har även utförts 2014, och då även för privatpersoner. Resultatet från denna mätning är ännu inte redovisat till kommunen. En preliminär utvärdering säger att vi uppnått målet 70 %. Enheten har arbetat aktivt för att förbättra sig inom flera av de områden som enkäten inkluderar. En strategisk plan för effektivitet, bemötande, information/rådgivning och tillgänglighet har utarbetats och uppsatta mål är uppfyllda. Ledtiderna för bygglov har förkortats ytterligare jämfört med föregående år. Kommunikation: Nytt kundcenter byggdes under våren och invigning ägde rum i maj. Kundnöjdhetsundersökning genomfördes under oktober med mycket gott resultat. Drygt 29 000 ärenden har hanterats av kundcenter och det är en ökning med 25 procent jämfört med 2013 och 6 procent jämfört med 2012. Växel (inkl. MBS) besvarade under 2014 drygt 49 000 samtal vilket är en minskning med 11 procent jämfört med 2013. Digitala skyltar med bild (bilden byts efter årstid) har satts upp längs E4 i både norr och södergående riktning där vi marknadsför olika evenemang som äger rum i kommunen. Webb: Fokus under året har varit att vässa webborganisationen och att påbörja ett socialt intranät anpassat för mobila enheter. På nätet har besöken både till kommunens webbplats tierp.se och facebooksidor ökat. Tierp.se har inom de flesta verksamheter åter högre resultat än riket i SKL:s granskning av hur snabbt man kan hitta svar på sina frågor på webben Antal ansökningar som beviljats för färdtjänst har ökat från 117 st 2013 till 177 st 2014 vilket är en ökning med 34 procent, även resor med riksfärdtjänst har ökat från 324 st 2013 till 403 st 2014 vilket innebär en ökning på 20 procent. Budget- och skuldrådgivning: Har fortsatt kort väntetid, max 2 veckor - vilket är mycket bra enl. Konsumetverkets rekommendation. Näringsliv & Turism: En ny samarbetsorganisation med företagarföreningarna skapades under året, NIS Näringsliv i Samverkan som är en ideell förening. Näringsliv har anordnat 3 företagarfrukostar och 1 företagarkväll, 4 st besöksnäringsträffar, samt ett antal olika träffar tillsammans med regionala aktörer. Under våren avslutades Företagsracet, ett mycket lyckat ESF-projekt med över 100 deltagande personer. Vi har också varit delaktiga i projekt Vändpunkten i Karlholm, och etableringen av Karlholm Utveckling KB på Karlits gamla industriområde. Årets höjdpunkt är Företagargalan som i år lockade ca 180 personer. Ett antal företagsbesök har gjorts hos både större och mindre företag. Process: Bygg & Miljö: Det totala antalet ärenden i de större ärendegrupperna har varit fler under 2014 än under 2013. Flera av ärendegrupperna har ökat, men det är framförallt inom området livsmedelskontroll som den största förändringen skett. Den främsta orsaken till detta är att fler inspektioner utförts under 2014 än tidigare år. Under 2014 har ett omfattande arbete inom livsmedelskontroll och miljötillsyn genomförts. Dubbla planeringsprocesser har genomförts och tillsynsplaner för såväl 2014 som 2015 har beslutats. Utöver detta har kvarvarande kontroll från 2013 arbetats ikapp samtidigt som all tillsyn för 2014 har genomförts. 22
Kommunikation: Under hösten har vi infört ett ärendehanteringssystem i kundcenter. Webborganisationen har utveckas med decentraliserade redaktörer ute i organisationen. Verksamheten Minoritetsspråk flyttades under hösten till produktion. Näringsliv & Turism: Enheten har under året arbetat med en förstudie om besöksnäringen för att få ett bra underlag till fortsatt arbete inom området. Medarbetare: Bygg & Miljö: Samtliga medarbetare inom Bygg- och Miljö har deltagit i utbildningsinsatser för att förbättra bemötande och kommunikation. Bland annat har en enhetsomfattande utbildning, "Besvärliga människor" arrangerats tillsammans med Östhammars Kommun. För de medarbetare som är aktiva inom tillsyn på miljö- och livsmedelsområdet har en utbildning i kommunikation och bemötande arrangerats av Länsstyrelsen. Kommunikation: Nyrekryterad chef, samt utökning av en medarbetare i kundtjänst. Näringsliv & Turism: I stort sett samtliga medarbetare hos Medborgarservice har påbörjat utbildningen "Förenkla Helt Enkelt" utbildning avslutas i februari 2015, varvid en handlingsplan tas fram för ett fortsatt arbete med att förenkla för företagen. Ekonomi: Bygg & Miljö: Enhetens totala resultat visar på ett överskott om ca 242 tkr. Anledningen till detta är främst vakanser inom livsmedelområdet under år 2014 års början. Övrig frånvaro, t.ex. kortare sjukfrånvaro är svår att ersätta med vikarier och orsakar därigenom ytterligare överskott. Kommunikation: Enheten visar på ett positivt resultat på ca 840 tkr. Överskottet beror till stor del av kostnader för arbetskraft då vi inte haft alla tjänster tillsatta under året vilket resulterat i att vi även klarat av att inom enheten att ta de höga kostnader vi har för Färdtjänst som visar ett underskott på ca 680 tkr. Det beror på beviljade arbetsresor med långa avstånd. Tillsammans uppgår dessa arbetsresor till ca 640 tkr per år. Resor med riksfärdtjänsten har ökat med ca 20 procent under året, även beviljade ansökningar för färdtjänst har ökat med ca 34 procent. Näringsliv & Turism: Enhetens totala resultat visar på ett överskott på ca 917 tkr. I överskottet ingår även administrationen för Medborgarservice. Det är ett flertal faktorer som samverkat till överskottet. Då vi lyckts få ner antalet sjukskrivningar och rehabiliteringar så har vi fått ett överskott för friskvård och hälsovård på ca 240 tkr. Vi har även en kraftig minskning av förbrukningsmaterial på ca 125 tkr. På grund av att chefen för Medborgarservice även varit tillförordnad chef för Samhällsbyggnad, så har vi inte kunnat starta upp det etableringsprojekt som var planerat, detta har medfört lägre konsultkostnader med ca 420 tkr och kostnader för trycksaker med ca 100 tkr. 23
Måluppfyllelse - god ekonomisk hushållning Mål Kund Rättsäkra beslut och ett professionellt bemötande. Lägre kostnadsnivå än 2013 Process Samtliga rutiner och processer ska vara dokumenterade under 2014 Medarbetare Lägre personalomsättning än 2013 Lägre sjukfrånvaro än 2013, mål <4,5 Ekonomi Att kostnadseffektivt bedriva verksamheten inom budgeterad ram Måluppfyllelse Båda punkterna avsåg IFO God, dokumentationen klar Delvis, fortsatt hög omsättning på Miljö God, målet uppnått God, positivt resultat Måluppfyllelse - andra övergripande verksamhetsmål Mål Måluppfyllelse Kund 2 nya e-tjänster Låg, inga nya e-tjänster har kunnat startas p.g.a. att upphandling påbörjats sent under året. Process Samtliga processer och rutiner ska vara dokumenterade Medarbetare Juridisk utbildning Nytt intranät för hela kommunens personal Ekonomi Rätt insats till rätt kostnad Redovisning av budgetdirektiv God, Dokumentationen klar Avsåg IFO Delvis, Lansering kommer att ske 2015 Avsåg IFO Tjänstegarantier Tjänstegarantier för planenliga bygglov, beslut inom 5 veckor: Garantin har uppfyllts i 97 % och är ytterligare en förbättring från 2013 då 93 % uppfylldes. Det innebär att den utlovade ledtiden överskreds i 4 av totalt 115 ärenden. Kundcenter: återkoppling inom 24 timmar helgfria dagar. Om ej uppfyllt kompenseras kunden med en trisslott. 5 trisslotter har delats ut vilket är en minskning jämfört med 2013 då det delades ut 20 stycken. Stärka det första intrycket Ombyggnationen av kundcenter med trevlig miljö färdigställdes under våren. För att synliggöra och bättre bjuda in besökare i kommunen, sattes i början av året ett par digitala skyltar upp utmed E4. 24
Öka tillgängligheten Bygg- och Miljöenheten har under 2014 arbetat med att förbättra rutinerna för tillgänglighet och service. Ett mål sattes upp i enhetens strategiska plan för ändamålet och en arbetsgrupp har tillsammans med kundtjänst arbetat fram nya rutiner i syfte att förbättra tillgängligheten för kund utan att påverka handläggningstiderna. Öka bostadsbyggandet Näringslivsenheten har fört dialog med intresserade byggherrar. Nytta Tierps Arena Näringslivsenheten har vid EM-tävlingar i dragracing i augusti anordnat en företagsträff med kommunens större företag, 10 företag deltog. Marknadsföring av kommunen Digitala skyltar med bild (bilden byts efter årstid) har satts upp längs E4 i både norr och södergående riktning där vi marknadsför olika evenemang som äger rum i kommunen Kundcenter ( en väg in ) Nytt kundcenter byggdes under våren och invigning ägde rum i maj. Förebyggande arbete Deltar vid behov. Öka kostnadseffektiviteten Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att öka intäkterna och hitta rätt nivå för kostnaderna. Mått Sjukfrånvaro % Totalt Kvinnor Män 2014 2013 2014 2013 2014 2013 Total Sjukfrånvaro 2,8 5,7 3,1 5,9 2,1 5,3 varav långtidsjukfrånvaro 24,1 41,0 30,6 30,7 0,0 66,0 Bygg- och Miljöenheten: Inom Bygg- och Miljöenheten har sjukfrånvaron minskat. Orsaken tros bero på flera parametrar. Bland annat har förebyggande arbete skett genom framtagande av handlingsplan för att skapa en attraktiv arbetsplats och Walk-and-talk har inrättats som form av samtal mellan chef och medarbetare. Korttidsfrånvaron på enheten har tidigare varit omfattande och rehabiliteringsprocesser för samtliga medarbetare med >6 sjukfrånvarotillfällen på 12 månader har startats. Totalt har 8 rehabiliteringsprocesser inletts på enheten och av dessa har 5 kunnat avslutas bland annat tack vare avsevärt förbättrad sjukfrånvarostatistik. Kommunikationsenheten har fortsatt låg sjukfrånvaro. Näringsliv & Turism har en mycket låg sjukfrånvaro. Antal årsarbetare Totalt Kvinnor Män 2014 2013 2014 2013 2014 2013 Totalt antal anställda 27 27 19 19 8 8 25
Bygg- och Miljöenheten: Personalomsättningen på enheten har varit relativt liten under 2014. En medarbetare med fast tjänst avslutade sin anställning och en ny medarbetare rekryterades. Utöver detta har två föräldravikariat varit aktuella, samt vakanser under årets början för en anställning som avslutades i slutet av 2013. Bygg- och Miljöenheten: Antal nya ärenden i större ärendegrupper inom bygg- och miljöverksamheterna 2014 2013 2012 Förhandsbesked 9 14 24 Bygglov 225 201 228 Serveringstillstånd - Stadigvarande 9 7 49 Serveringstillstånd - Tillfälliga 30 40 (ingår ovan) Avloppsansökan 52 52 58 Värmepumpar 67 72 65 Undantag renhållning 59 64 77 Miljöskydd 295 216 195 Hälsoskydd 37 19 29 Livsmedelskontroll 288 149 120 Summa 1071 834 845 Ledtider för samtliga planenliga bygglov Andel beslut Ledtid 2014 2013 2012 2011 74% 59% 55% 54% Högst 3 veckor 85% 84% 66% 64% Högst 4 veckor 97% 93% 91% 71% Högst 5 veckor 97% 99% 96% 79% Högst 6 veckor 100% 100% 100% 99% Högst 10 veckor Antal ärenden som omfattades av tjänstegaranti 2011 76 2012 85 2013 76 2014 115 26
Kommunikationsenheten: Statistik från kundcenter: Tio största ärendeområdena 2014 27