KARLSBORGS KOMMUN Bilaga 48 KF 144 2020-11-23 okumenthanteringslan - nämndernas gemensamma del okumentty: Plan iarienummer: 2020-288 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2020-11-23 Reviderad: Gäller fr.o.m. 2021-01-01 Gäller t.o.m. Tillsvidare okumentet gäller för: okumentansvar: Samtliga nämnder i Karlsborgs kommun Arkivansvarig kommunstyrelsen......----.........----.........----.........----...
Arkivansvarig och arkivredogörare... 3 Arkivansvarig... 3 Arkivredogörare... 3 okumenthanteringslanens syfte, funktion och struktur....4 Hantering av handling... 5 Flödesschema för inkommen/urättad handling... 7 Kolumnrubriker... 8 Nämndernas gemensamma dokumenthantering... 1 O Arbetsmaterial, och korresondens och tjänsteanteckningar... 1 O Arkivering... 11 Ekonomi, allmänt samt Uhandlingar och Avtal... 12 Ekonomi - förteckningar, underlag mm... 12 Enkäter/remisser/statistik... 15 Enkäter... 15 Externa samarbetsorgan/samrådsgruer... 17 HR-enheten - facklig samverkan/interna verksamhetsmöten, rekrytering, systematiskt arbetsmiljöarbete, friskvård och övrig allmän ersonalhandläggning... 18 Information/kommunikation... 23 Bilder... 23 Annonser, trycksaker och ressmeddelanden... 23 Sociala medier... 23 Övriga digitala kanaler... 23 IT, system och loggar... 26 Juridik... 27 Ledning och styrning... 28 Nämndsadministration... 29 Projekt, stats- och EU bidrag... 31 Revision... 32 Synunktshantering... 32 Utbildning/kurser i egen regi med utan externa deltagare... 33 Utlämnande av handling... 33 tllll /Cö ~ Sida 2 av 33
Arkivansvarig och arkivredogörare Arkivansvarig I udraget ingår huvudsakligen att: Urätta dokumenthanteringslan tillsammans med arkivredogörare och arkivarie samt utveckla effektiva arbetssätt. Bevaka arkiv- och dokumenthanteringsfrågor inom hela myndigheten, i samråd med arkivarie. en som formellt har utsetts till ansvarig bör ha tillgång till aktuell information om myndighetens verksamhet och kunna bedöma hur förändringar i verksamhet och informationshantering åverkar myndighetens allmänna handlingar och arkiv. I ansvaret ingår även att känna till såväl grundläggande som interna arkivbestämmelser. Hos myndigheten måste man räkna med att den arkivansvarige har detta som en del av sina övriga arbetsugifter. Arkivredogiirare Utöver arkivansvarig ska andra ersoner, så kallade arkivredogörare, ges särskilda arbetsugifter och ansvarsområden att bevaka inom arkivvården. Arkivredogörare har följande arbetsugifter och ansvar: Ha särskilda kunskaer om bestämmelser som rör det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens hantering av handlingar och arkiv och internt lämna råd och anvisningar i arkivfrågor (alternativt hänvisa frågorna vidare till arkivansvarig arkivarie). V ara det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens kontakterson gentemot arkivansvarig och arkivarie. Se till att den egna enhetens handlingar tas tillvara och arkiveras och att aershandlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och förses med anteckning om innehållet samt levereras till kommunarkivet. Se till att arbetet inom det egna verksamhetsområdet/ den egna enheten sker enligt beslutad dokumenthanteringslan och fortlöande verkställa beslutad. Tillsammans med arkivansvarig medverka i arbetet med att ta fram och/ revidera förvaltningens dokumenthanteringslan. I övrigt biträda arkivansvarig och svara för den raktiska arkivvården. I udraget ingår huvudsakligen att svara för det raktiska arbetet med myndighetens arkiv, till exemel tillsyn och vård av främst det egna verksamhetsområdets/ den egna enhetens allmänna handlingar. Personal med arkivvårdande ugifter måste vid sidan av andra arbetsugifter få tid till arkivvården samt få den utbildning som behövs. Sida 3 av 33
r okumenthanteringslanens syfte, funktion och struktur okumenthanteringslanen är ett styrdokument med flera funktioner: En lan över myndighetens handlingar som ger en fullständig bild av vilka handlingstyer som förekommer hos myndigheten (viktig ur offentlighetssynunkt). Planen ger information om hur en handling ska omhändertas. Planen är en - och slan vilket innebär att när nämnden fattat beslut om dokumenthanteringslanen har nämnden även beslutat om vilka handlingar som ska gallras resektive bevaras. et är viktigt att dokumenthanteringslanen hålls udaterad då den är avsedd att fungera som ett stöd i den dagliga dokumenthanteringen. enna lan är strukturerad utifrån de handlingar som mer mindre förekommer i kommunens samtliga nämnder. Bevarande Kommunen har ett kommunarkiv dit aershandlingar skickas för att bevaras. När det i dokumenthanteringslanen anges att en handling ska bevaras, innebär det att den ska saras för all framtid å aer. För varje handling som ska bevaras anges den tid som ska förflyta innan handlingarna överlämnas till kommunarkivet. Om en tidsfrist anges till fem år, innebär det att fem hela kalenderår, efter det år då handlingen tillkom, måste ha asserat innan leverans får ske. För att ett ärende/ akt ska bli komlett ska handling, som endast lagrats digitalt, skrivas ut å aer. Ett aktomslag omsluter handlingarna och vid avslut av ärenden skrivs innehållsförteckning ut till akten/ärendet. e handlingar som enligt lanen ska bevaras är av betydelse för att främja rättskining, forskning samt för kommunens historiska beskrivning. Gallring För varje handling som får gallras (förstöras) anges en sfrist, det vill säga den tid som ska förflyta innan en verkställs. Om en sfrist anges till två år innebär det att två hela kalenderår, efter det år då handlingen tillkom, måste ha asserat innan får ske. Arkivredogörare för enheten ansvarar för att information å både aer och i digital form gallras. Stäm av med systemansvarig för att säkerställa att även digital utförs. Gallrade handlingar ska inte kunna återsökas. okumenthanteringslanen fungerar som giltigt sbevis eftersom handling finns beskriven med tidsfrist för tillåten. Vid av sekretessklassad handling krävs ett skriftligt sbevis. En handling rar gallras vid, vilket innebär att den kan gallras när den har förlorat sin betydelse för verksamheten. Rensning Senast i samband med att ett ärende avslutas tar man ställning till om en handling som inte är allmän (minnesanteckning, utkast med mera) ska rensas arkiveras och därmed bh allmän handling. Rensning är en åtgärd som vidtas oberoende av sregler. Handläggare som är ansvarig för ärendet, är normalt den som ser till att akten är i sin ordning. Skrivmateriel och förvaring Handling som ska bevaras ska framställas med materiel och metoder som garanterar informationens beständighet. Anteckningar och underskrifter som görs för hand, ska vara skrivna med arkivbeständigt bläck. e skrivare som används ska ha bläck och aer som är åldersbeständiga. Handlingar ska skrivas ut ensidigt. Protokoll och avtal av vikt ska skrivas ut å arkivbeständigt aer, Svenskt Arkiv 80. Arkivhandling ska förvaras under betryggande former vad gäller fara för förstörelse, skada, tillgre och obehörig åtkomst. Leveranser Leveranser till kommunarkivet ska ske i samråd med och enligt de rutiner som kommunens arkivarie anger. Sida 4 av 33
Hantering av handling Handling som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om handling hålls ordnad så att det utan svårighet kan fastställas att den inkommit urättats. För att kunna ha en raktisk ordning som är sökbar förs de allra flesta handlingar in i ett ärendehanteringssystem. Handling som innehåller sekretess har krav å registrering. Undantag finns, exemelvis förvaring i ersonakter. Att diarieföra betyder att handling förs in i ärendehanteringssystem. et skaas en akt med ett diarienummer, samtliga handlingar i ärendet får samma diarienummer. Registrering innebär att en handling förs in i ett ärendehanteringssystem som ett dokument utan att tilldelas ett diarienummer cillhöra en akt. en handling som inte registreras diarieförs ska istället "hållas ordnad". et betyder att handling exemelvis kan förvaras i en ärm digitalt å nätverket. Vad är en handling? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:3) En framställning i skrift bild. Utagning som kan läsas, avlyssnas å annat sätt ufattas endast med hjäl av tekniska hjälmedel. Vad är en allmän handling? (Tryckfrihetsförordningen 1949: 1 OS, ka 2:3) Förvaras hos myndigheten och är: inkommen till myndigheten urättad hos myndigheten. När är en handling inkommen till myndighet? (Tryckfrihetsförordningen 1949: 105, ka 2:6) När handlingen har anlänt till myndigheten kommit behörig befattningshavare tillhanda. Utagning, där annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas å annat sätt ufattas. När är en handling urättad hos myndighet? (Tryckfrihetsförordningen 1949:105, ka 2:7) Exedierad Ärendet slutbehandlat Justerats/ färdigställts et är myndighetens dokumenthanteringslan som styr hur en handling ska hållas ordnad, vart den ska förvaras samt om handlingen ska gallras/bevaras och nät det ska ske. Vad är inte en allmän handling et finns handlingar inom myndigheten som inte är att betrakta som allmänna, det vill säga att de inte behöver lämnas ut, registreras hållas ordnade. Exemelvis: Arbetsmaterial i ett ärende som inte är slutbehandlat (ex tjänsteskr:ivelse i ett ärende som ännu inte fattats beslut i, när beslut fattat~ blir handling som tillför sakugift allmän). Minnesanteckningar (tillkommit för föredragning/beredning och som inte tillfört ärendet sakugift, rensas). Privata brev skrivelser. Post till förtroendevalda som endast gäller artiolitiska frågor. Post till anställda i sin roll som fackligt förtroendevalda. Vad är handling av ringa betydelse? et finns handlingar inom myndigheten som är av ringa betydelse, de behöver inte hållas ordnade och dessa handlingar kan gallras vid (som kan betyda direkt när de inkommer, som i sin tur betyder att de inte kan lämnas ut). Exemel är reklam, koior och förfrågningar av tillfallig betydelse. Sida 5 av 33
När någon vill ta del av allmän handling En handling ska lämnas ut skyndsamt, vilket betyder utan onödigt dröjsmål: En erson som kräver att få se allmän handling behöver inte uge sitt namn ange orsak. Om teknisk utrustning krävs för att kunna ta del av handlingar är kommunen s1.-yldig att tillhandahålla sådan. en som vill se en allmän handling har rätt att fotografera skriva av handlingen. Om handlingar lämnas ut i aersform finns möjlighet att ta ut en avgift, vilket regleras av beslut i kommunfullmäktige. Om ett dokument skickas externt via mejl ska det sändas i PF-format. Kommunen får lämna ut en handling som inte är allmän men är inte s1.-yldig att göra det. Kommunen är s1.-yldig att röva om handlingen innehåller sekretessugifter utifrån offentlighets- och sekretesslagen (OSL): Sekretessbelagda ärenden ska förses med en särskild markering som visar att någon några handlingar är sekretess1.-yddade. et är ansvarig tjänsteerson som ska röva om handlingen kan lämnas ut i enlighet med OSL. Vi nekande till utlämning av handling måste myndigheten hänvisa till en aragraf i OSL som är lämlig. Om det inte finns någon aragraf som är lämlig ska handlingen lämnas ut. Posthantering All ost, gäller även mejl, sms och fax, som kommer in till förvaltningen måste önas varje vardag samt ankomststämlas. en första ankomststämlingen av ost i aersform sker av den som först tar emot osten, detta för att säkerställa vilket ankomstdatum som gäller. et kan vara ersonal i kommunens recetion som i sin tur sorterar osten vidare. En handling som finns i en myndighets ostlåda när myndigheten tömmer ostlådan första gången en viss dag ska anses ha kommit in närmast föregående dag. et är därför viktigt att tömma ostlådan direkt å morgonen, annars kan man inte veta vilken dag en handling inkommit. Handlingar, ost och mejl skickas ibland direkt till handläggare. Handläggaren ska då omgående göra en bedömning om handlingen tillhör ett ärende av annan anledning bör registreras/ diarieföras. Fullmakt Post som är ersonligt adresserad till en tjänsteerson förtroendevald f'ar inte önas utan fullmakt. Fullmakt ska skrivas under av både tjänsteerson och förtroendevald olitiker. Anbud Post som är märkt med "Anbud" ska inte önas utan endast ankomststämlas och lämnas oönade till ansvarig handläggare efter att kuvertet diarieförts. atum för anbudsönandet stämlas å handlingarna vid själva anbudsönandet som rotokollförs. Anbud är sekretessbelagda till dess att den aktuella uhandlingen är avslutad. Sida 6 av 33
Flödesschema för inkommen/urättad handling Paersdokument/ elektroniskt dokument Inkommen/ urattad handhng Allman handling Inte allman handling (ex. arbetsmaterial och minnesanteckningar som inte t1llfor sakugift och som inte ar urattad) Sekretess Offenthg iariefors (reg1steringskrav) Handhng undantagna från reg1strenngskrav iariefors Registreras Hållas ordnad omedelbart (ex. kurs1nb1udan och reklam) /gallras 01anefors I Registreras Hålls ordnad /gallras /gallras /gallras I I /gallras /gallras /gallras Sida 7 av 33
I<.olumnrubriker [.. 2,] 0 B": a,.1..:. tutt G11lr,..;.at.u iir!.u lc.tra.1:: fii t-r. ancd IIJ ir :J; ~lt1.1~ for R,r, 1ru:.~ :IL.. t.l :.a; ~:-: f:. ""~' :~.,_~ i&r1tl0:-. "Rt:~i:.lf!fA~ U1U.2l f tciu~ ron UI.O;:.1JL f\l.~ f'(jfl t'f<itain_g :Ö~!lJ ;,ii!!j.1- f: {<;l ~~ tj...l-li Regi,:e:utdJ:ag - begärai o:n iu:eför; ~är:am, Ci::e.r:o:: I ~!lligt å:am~d;föro=dninge:-.,g::)?r;!..rs.ti~t 2..fende! 6.et Y:.l.l s-äga iöt:$ a!s\l.! -~cie:r ett en dz ire::de:,:u:nn)er. 1) Handlingsty en ty av handling som avses. 2) gallras innebär att en handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras slutligen till kommunarkivet. innebär att handlingen förstörs och därmed inte ska gå att återsökas återskaas. Gallring sker både av aer och digitalt i system. Vid överlämning av handlingar som ska bevaras, dokumenteras de å ett sårs.kilt leveransbevis. - - - - - - - - - - - - - - -- - Om handling inkommer/urättas i aer, och ska bevaras, förvaras handlingen både digitalt och i aer. Om handling inkommer/urättas endast digitalt och ska bevaras, ska handlingen skrivas ut å ~ersenast vid avslut av ärendet. Paershanilling förvaras hos den egna nämnden, under ett bestämt antal år, för vidare leverans till kommunarkivet. I Om handling inkommer/urättas endast digitalt, och ska gallras förvaras handlingen endast digitalt fram till tid för gafilring. Om handling inkommer/urättas i aer, och ska gallras, får handlingen förvaras endast digitalt fram till. et vill säga att aret inte längre I_.. b::.ve.r : a:_:a~ : ft~ t ~o.k~ nt~t.si::at~ ~ ::_ di~t~l lagrin~, så,:: ~~t::rv: ~ngslat: ~n::,n~v~n~ - - - - 3) antal år till en tid som ska förflyta innan handlingen ska levereras till kommunarkiv far gallras. Se beskrivning av gallrande och i in]edande text å sidan 4. Sida 8 av 33 -,
=z- - J;J...J.,; --=,-.J.:1:.: fi. ~.:.e :all<:!iö:. ~t:1..i tt1n, -\,u,u1 11 Jo.Ju~ ntig.;:,u c -~.,.f~jj..: 1rjQ1~:: t. ~ ;:a...-~ GJ Regi>terotdug - oegä= o:n i=efön ~ -iligt dau~k;åc~fotc-:dr.ii..-tge:r. GPR... AtIYi H ärende, ået,.-:11,-äga: ic\n: b:;n;.1:::10.er,;-rt emh :.re:åc-t.\l;nmet. 4) Media för förvaring Media fram till tidunkt för leverans/. P för aer och/ för digitalt. Se unkt 2 om vad som ska förvaras å aer resektive digitalt. Karlsborgs kommun har endast ett aersarkiv för långtidsförvaring (inget e-arkiv). 5) Ordning fram till tidunkt för / Ordning fram till tidunkt för när / infaller. Skriv ett av alternativen: "iarieförs" /"Registreras"/" ". Om handlingen förs in i ärendehanteringssystem/verksamhetssystem är det "iarieförs" "Registreras" som anges. Se inledande text, första stycket å sidan 5 om förklaring av begreen diarieföring/registrering och unkt 2 för kolumnrubriker om vad som ska förvaras å aer resektive digitalt. OBS! iarieföring/ registrering gäller administrativa ärenden. För individärenden, bland annat inom socialtjänsten, finns så kallade ersonakter/ joumalmaar, i aer och digitalt~ där används inte begreen diarieföring/ registrering för handlingar som tillförs ersonakter/joumalmaar, se resektive rubrik för verksamhetssecifika handlingar. 6) Förvaringslats - ty av system/ ordning fram till tidunkt för leverans/ Ange vilket ärendehanteringssystem/verksamhetssystem vilken annan förvaringslats som gäller genom att ange vart handlingen finns förvarad fram till tidunkt för leverans/, digitalt som fysiskt. Om handlingen ska bevaras för evigt ska den lagras hos nämnden innan handlingen levereras till kommunarkivet. Här visas dels var förvaringslatsen för aer är och var förvaringslatsen för den digi.tala handlingen är. Exemel å foroaringslatser: Närarkiv (för aer) Ciceron (ok"lllllent och Ärendehanteringssystem, där vi diarieför kommunens handlingar) Personec (verksamhetssystem) Nätverk (nätverk secificeras inte utan anges endast som nätverk, lagringslatser å ett nätverk kan exemelvis vara Teams SharePoint) Pärm lanarkitekt (ange om möjligt titel å anställd lats) 7) Kommentar Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in. När sfrist "vid " anges kan kolumnen innehålla en förklaring till när inträder. Sida 9' av33
Handlingsty antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Fön,aringslals - ty a" system/ordning fram till tidunkt för leverans/ Kemmenta,r Nämndernas gemensamma dokumenthantering \ ~ \ Arbetsmaterial, och korresondens och tjänsteanteckningar Arbetsmaterial Vid Korresondens, iarieförs skrivelser/handlingar av betydelse som föranleder beslut och/ som bedöms föranleda ett ärende (brev, e-ost, sms, röslbn:vlåda, telefonsvarare) Pärm/Nätverk/ Ciceron N ärar kiv/ Ciceron Finns hos handläggaren under ågående handläggning alternativt i diariesystem (markerat som arbetsmateria~. Handlingar som tillför ett ärende något i sak, ska bifogas ärende (akt) innan ärendet avslutas. Till exemel ersättningsansråk för rivat egendom som blivit förstörd! av kommunen (nedkörd mur vid snöröjning). Ansråk och svar bildar ett ärende. Vid muntlig korresondens urättas en tjäosteanteckning som beskriver ärendet och åtgärd. I de fall det är viktigt att även originalet finns bevarat i sin ursrungliga form, saras det (å famlig media) ned i den form det ustod och tillförs ärendet. Handläggare avgör om tjänsteanteckning är eo tillräcklig åtgärd om det handlar om hot. Vid tveksamhet om åtgärd - rådgör med kommunens säkerhetssamordnare. Rådgör med kommunens IT-enhet gällande lagring i ursiu11gligt format, till exemel ett viktigt meddelande å en telefonsvarare. Korresondens 2 år Registrering skrivelser/handlingar av ringa tillfällig betydelse som föranleder enklare åtgärd, men inte särskilt beslut (brev, / Ciceron Till exemel rotokoll från ancl:a nämnder/ myndigheter, verksamhets berättelser, diverse information för kännedom. Handlingen kan förvaras digitalt fram till. Sida 10 av 33,
Handlingsty Antal är till antal år till Media för föniaring fram lill 1idunk1 för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Föniaringslats - ty a,, system/ordning fram 1iH tidunkt för leverans/ Kommenta~ rotokoll, e-ost, sms, röstbrevlåda mm) Korresondens, skrivelser/handlingar som är av ringa tillfällig betydelse och som inte föranleder åtgärd (brev, e-ost mm) Vid Galli:as oftast omedelbart. Till exemel reklam, kursinbjudningar, cirkulär (även om de vidarebefordras till handläggare för kännedom) enklare externa sva.r via e-ost om vart vederbörande kam vända sig, utlämnande blanketter, möteslider, bekräftelse å mottagen handling/meddelande, sam i e-ost,. obegriliga. handlingar med mera. Enklare e..-..'terna svar som besvarar hur många skofor vi har efiler ugift om telefonnummer till handläggar.e med mera, anses inte som att det föranleder åtgärd. Arkivering Arkivbeskrivning okumenthanteringslan iarieförs iarieförs Närarkiv / Ciceron N ärar kiv/ Ciceron Visar nämndens struktur, utveckling och historik sedan 1971 fram till idag. Udatera5 vid förändringar i organisationen. Udateras årligen och finns med i intemkontrollen som återkommande rnomem. Gallringbevis iarieförs Närarkiv /Ciceron Bevis över gallrade sekretesshandlingar. Original överlämnas till arkivarie och återfås med signering av arkivarie, diarieförs årsvis. Leveransbevis iarieförs Närarkiv /Ciceron Bevis över handlingar levererade till arkivarie. Original överlämnas till arkivarie och återfås med signering av arkivarie, diarieförs årsvis. Sida 11 av 33-
Handlingsty antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Fön aringsl'ats - ty av syste.m/ordning fram till tidunkt. för leverans/ Kommentar Ekonomi, allmänt samt Uhandling_ar. och Avta]_ Attestförteckning iarieförs Närarbv /Ciceron Beviljad ansökan om 10 år investeringsrnedel Närarkiv /Ekonomisystem Original överlämnas till ekonomienheten. Ingår som underlag i kommande budget. Budgerunderlag 3 år Registreras Stratsys \ ~ f Följesedlar 2 år Hyresavtal 2 år iarieförs Resektive enhet Närarkiv /Ciceron Exemelvis hyresavtal externa fastigheter, där v:i äi hyrestagare. 2 år efter avt.alsticlens utgång. Så länge hyresskuld J...-varstår ska hyreskontrakt med tillhörande handlingar bevaras, till dess att tvisten är löst. Paer med originalunderskrift saras fram till, ex ärm i närarkiv. Inventarieförteckning iarieförs Närarkiv /Ciceron Kassaraorter/ avstämningar 10 år (med kvitton) Resektive enhet Kontantförsäljning, kvitton 10 år Resektive enhet Stiftelser iarieförs Närarkiv / Ciceron Sida l2 av 33
Handlingsty antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ~ av S) stem/ordning fram till tidunkt fur leverans/ Kommentar Stiendier iarieförs N ärarkiv / Ciceron Formaliserad uhandling se riktlinjer för inkö i kommunens intranät ällan<le uhandlin och inkö. Anbudantagna iarieförs samt ej antagna Utvärdering Öningsrotokoll Annonsering Beslut om avbruten uhandling Efterannonsering Förfrågnings underlag Meddelande om ej antagen leverantör Tilldelnings beslut Överrövningar/ Överklagan Närarkiv /Ciceron Information/ reklam om företagen som inkommer behöver inte registreras. irektuhandling under 100 000 kronor - se riktlinjer för inkö i kommw1ens intranät uandc uhandling och inkö. Rel--visition 2 år Skriftlig beställning/ Avtal 2 år Närarkiv /Ekonomisystem Närarkiv /Ekonomisystem Rekvisitionsblock rekvireras från ekonomienheten och lagras hos resektive enhet i 2 år. Rel-":V]sition skannas in som bilaga till faktura. et vill säga 2 år efter avtalstidens u tgång. Avtal överlämnas för diarieföring tillsammans med anbud/ offerter. Sida 13 av 33
Handlingsty antal år till Media ffir förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidu11kt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats. - ~ av system/ordning fram till tid'unkt för le\1era1'lsfgallri11g Kommenlar irektuhandling/ Anbud/Offerter över 100 000 kronor - se riktlinjer för inkö > i kommunens intranät uande u hand och inkö. Blankett för dokumentation av iarieförs direktuhandling (över 100 000 kronor) När arkiv/ Ciceron iarieförs å den egna förvaltningen å ab.-tuellt ärende. Koia till ekonomienheten, kommunledningsförvakningen. Handlingar gällande gemensamma direktuhandlingar, som omfattar flera förvaltningar, ska enbart diarieföras hos Kommunledningsförvaltningen. Anbud, offerter - ej antagna Vid för sent inkomna Pärm/Nätverk Rutinmässig information om företagen som inkommer med anbud kan gallras efter överklagandetidens utgång. Avtal - se riktlinjer för inkö i kommunens inu-anät.. ilande u handling och inkö.. Avtal/ ramavtal iarieförs N ärar kiv/ Ciceron Avtal av betydelse såsom samverka11sav1:al. Personugiftbiträdesavtal och usägning av avtal förvaras tillsammans med "grund"-avi:alet. Beställning och avro från befintligt avtal vid förnyad konkurrensutsättning inklusive tillhörande handlingar iarieförs N ärarkiv / Ciceron Sida 14 av 33
Handlingsty antal år till Media för forvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Flln aring,slats - ty 3\' system/ordning fram tin fidunkt för leverans/gairring Kommentar Enkäter.Lremisser;{_staJistik _ - 4 Enkäter -.. - \ ~ f Egna - enkäter och iarieförs När arkiv/ Ciceron enkätsammanställningar/ raorter (kundundersökningar, kartläggningar mm) Egna - enkätsvar Vid JPänn/Nätverk (kundundersökningar, kartläggningar, mm) Externa - enkäter och Vid Pärm/Nätverk enkätsvar (kundundersökningar, kartläggningar mm) Avser själva enkäten och sammanställningen_ Enskilda enkätsvar gallras s:i snart enkätsammanställning ehler liknande är urättad. Enkäter i kommunen urättas och svar inkommer ofta via system för enkäter som kommunen köt in. Om ej seciel!lt system för enkät förvaras svar hos handläggare som sammanställer enkäten, å nätverk i aer fram till. Handläggare svarar ofta via externa webblatser däjt svar går att skriva ut. Enkät och eventuefila sva.rr finns hos den handläggare som tagit emot enkät och svarat. Både enkät och enkätsvar gallras vid inaktualli.tet (vissa enkäter är återkommande årsvis och då vill man se föregående års svar, saras då fram till ). Finns behov kan handlingar överlämnas för diarieföring i Ciceron, exemelvis om det är uruk information om verksamheten som finns mervärde i att bevara för evigt. Sida ls av 33
Handlingsty Antal är till antal år till Media för fön-aring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ ron,aringslats - ty av system/ordning fram till tid~nkt för le.verans/ Kommentar 1 Remisser Remisser, egna och inkomna iarieförs Närarkiv / Ciceron Remissvar/ yttranden iarieförs Närarkiv/Ciceron Statistik \ Statistik/ ~ f Statistik, raorter Till andra myndigheter, t.ex. SCB, CSN, IVO, Socialstyrelsen Räkenskassammandraget egenhändigt urättad Vid iarieförs Pärm/Nätverk Närarkiv/Ciceron Handläggare svarar ofta via webb djär svar går att skriva. ut Statistik/ raorten finns hos den handläggare som urättat statistik/ svarat å statistik och gallras vid inakmali.tet (vissa statistiska ugifter är återkommande årsvis och då vill man se föregående års svar innan de gal!lras bort, sarns då fram till ). Egenroducerad information om verksamheten. Sidia 16 av 33
Handlingsty Antal är till antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iariefors/registreras/ Förvarin11,slats - ty 3.\' system/ordning fram tiil. tidunkt för leverans/ Kommenllur Protokoll från samarbetsorgan och samrådsgruer samt övriga organ där nämnden/ styrelsen är sammankallande till mötet iarieförs N ärarkiv / Ciceron Koior av rotokoll, gällande samarbetsorg11n/ samråd.sgruer, där annan myndighet är sammankalhnde, förvaras å valfri förvaringslats och gallras vid. Registretas som dokument diarieföras om behov finns. Övriga minnesanteckningar från andra externa. möten förvaras å valfri förvaringslats och gallras vid. Sida 17 av 33
Handlingsty Antal är till antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt for / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ~ av s1rstem/ordning f.ram rifl tidunkt för leverans/ Kommenlal" : _-. -. ""'-.:- -:-ar-: -~ W'A --~~--~ ----.-~~-----~- -~~-- - -~ --~..._ - ~ H~,-~P:iJ~ie_, ;~ facklig: sai1j~~rj<1p/!j?-ttfr.~,-'~~r/~~ar!ij.~!.\1eijtf.j r_e-kryt~d. ~i systematiskt arbetsmiljöarbete, : friskvård och övrig allmän ersonalhandläggning _ -,. \ et som rör den enslåldes anställning/ uföljning hanteras i kommunstyrelsens dokumenthanteringslan för HR-enheten (befattningsbeskrivning, läkarintyg, rehabärenden, tjänstledi het, entledi linde m<;.d_mera. Anteckningar från 10 år Nätverk/Teams Anteckningar sh.ivs i anslutning till dagordrung. arbetslatsträffar motsvarande å arbetslatsnivå \ ~ f Anteckningar från 10 år Nätverk/Teams Anteckningar sk.rivs ofta i anslutning till förvaltningsledningsgruer dagordning, Föredragningslistor 2 år Nätverk/Teams agordni,ng till exemelvis Arbetslatsträff (dagordningar, kallelser) (APT) förvaras å nätverk. MBL-förhandling iarieförs N ärark.iv / Ciceron Protokol!l och tillhörajilde handlingar rörande den egna förvaltningen diarieförs å den egna förvaltningen. Om det rör flera förvaltningar diarieförs det endast hos kommunledrungsförvaltningen. Protokoll med bilagor från samtliga fackliga iarieförs Närarkiv / Ciceron Arsvist ärende. samverkansgruer och överläggningar Protokoll från iarieförs Närarkiv/Cicewn Arsvist ärende, Fysisk arbetsmiljö, Arbetsmiljö-/ skyddsrond organisatorisk och social arbetsmiljö. Redovisas å facklig samverkan och vid arbetslatsträff. Statistik sjuk- och övertid, iarieförs Cicetoor Avser den egna nämnden. Arsvist ärende, raorter redovisas å facklig samverkan, Sida 18 av 33
Handlingsty Bevarns Gallrns Antl!I å r till levernns fllr bevarnnde antl!i år till Media ror ffirvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registrer.1s/ Förvaringslats - l)'p a,, system/ordning fram till tidunkt för teverans/ lfommentar Annonser, ledig tjänst iarieförs När arkiv/ Ciceron Annons skaas via rekryteringssystemet Varbi \ ~ f Anställnings bevis, Anställningsavtal samt Överenskommelse Ansökan till tjänst som inte inkommit via systemet Varbi Ansökningshandlingar, erhållen tjänst 2 år Registreras Personalakt Ciceron Personalakt Original överlämnas till HR-enhetren. Arkiveras i ersonalakt. Personalah.4:en överfamnas till kommunarkwet senas, 1 år efter avslutad anställning. Sökanden som skickat in ansökan å annat vis, informeras om och umanas att ansöka vid rekryterings systemet Varbi. Så snart rekryteringsärendet är klart överlämnar den som ansvarar för rekryteringen komletta ansökningshandlingar (CV, betyg, intyg mm) i aersform till HR-enheten. Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst 2 år Varbi Ansökningshandlingar för ej erhållen tjänst finns endast. i rekryteringssystemet V ARBI. Får gallras först efter 2 år å grund av möjligheten att överklaga enligt fag om förbud mot diskriminering. Systemleverantören gallrar i rekryteringssystemet 2 år efter avslutande av reluytreringsärendet. Förteckning över samtliga sökanden, "Kort kandidatraort" iarieförs Närarkiv / Ciceron Ansvarig för rekryteringen tar ut raort från Varbi å samtliga sökanden där det framgår vem som erhållit tjänsten. Bifogas aktuellt rekryteringsärende i diariesystemet. Framgår det inte av raorten vem som anställts, görs en tjänsteanteckning i ärendehanteringssystemet. Sida 19 av33
Handlingsty antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Fön aring'slats - ty ai S)'Stem/ordning fram till tidunkt for leverans/ Kommentar Intresseanmälan, sontanansökan, högre sysselsättningsgrad, önskan om förflyttning 1 år Varbi lntressearnnälningar som inkommer digitalt via rek.ryteringssystemet Varbi. Systemleverantören gallrar it rek.ryteringssystemet., Sj,steriiatiskt arbetsmiljöarbete. -- - \ ~ r Riskbedömning av arbetsmiljön Årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Undersökning av arbetsmiljö, raortering av tillbud och arbetsskador - -.. ---- - -..,., ;!Jo ~- - - --- - -- - - - -._...! _,_ - -- - - - J"' iarieförs iarieförs iarieförs N ärar kiv/ Ciceron N ärar kiv/ Ciceron Närarlciv / Ciceron Rikslista, riskbedömrung och handlingslan. Exemelvis vid omorganisation. Avser <lien. egna nämnden. Avser den egna nämnden. Å.rsvist ärende. Sam.maostiillning;. redovisas å facklig samverkan. Kan läggas som bilaga till rotokoll. Själva tillbuden och arbetsskadorna raorreras in i via systemet SAM. Sida 20 av 33
Ha11dlingsty lever.ins för antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Fön a,ringslats - ty, av system/ordning fram till tidunkt för leverans/ Kommentar Beslut om bisyssla Friskvård, blankett för val 1 år Personalakt Personalakt/WinLas Skrivs under i samband med anstäl!lning, vid ändrade förhållanden har den anställde skyldighet att anmäla bisyssla. Överlämnas omgående till HR-enheten för i ersonafakt. Original till HR-enheten, registreras i WinLas. ~ Fullmakt för ostöning/ - anställd ersonal ~ Mål- och udragsdialog samt Resultat- och uföljningssamtal Semester listor r Sekretessförbindelse - anställd ersonal Sekrctes sförbindelse / åminnelse om - förtroendevalda Uvaktningar, avtackningar, hedersgåvor (ersonal) - förteckning Vid iarieförs iarieförs Personalakt Resektive chef Ni.itvei:.k Personalakt Närarkiv / Ciceron Närarkiv /Ciceron Skrivs under i samband med anställning och gäfiler tills vidare. Överlämnas omgående till HRcenheten för i ersonalakt. Känslig information som förvaras oåtkomligt för obehöriga. Avser de listor som fastställts hos cien egna verksamheten/ enheten. Skrivs under i samband med anställning och gäller tills vidare. Överlåmnas omgående till HR-enheten för i ersonalakt. Åisvist ärende i Ciceron. Förtroendevaclda har ingen ersonalakt. Skrivs under i samband med udrag, gäller tills vidare. Förtroendeva]da gör detta varje mandateriod (åminnelse om) när nya förtroendevalda tifilko mmer. Arsvist ärende i Ciceron. Förteckning över vilka som ska få hedersgåvor (25-årsgåva) och uvaktas vid ensionsavgångar. Lista med aktuella ersoner tas ut fr:in ersonalsystemet. Hedersgåva ska även antecknas i ersonalsystemet. Hedersgåvor för ledamöter ansvarar kommunledningsförvaltningen för. Sida 21 av 33
Hand lingsty antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av system/ordning fram till tidunkt för leverans/ Kommentar Uvaktningar, avtackningar, hedersgåvor (ersonal) - inbjudan Vid Nätverk när uvaktning/ avtackning är genomförd. Inbjudan kan tillföras som dokument i årsvist ärende i Ciceron för uvaktningar, avtackningar, hedersgåvor. Sida 22 av 33
Handlingsty efler antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats t:l'p' av system/ordning fram till tidunkt för leverans/ Komment,IF Information/kommunikation Bilder Annonser, trycksaker och ressmeddelanden Sociala medier Övriga digitala kanaler Bilder/ filmer/ljudutagningar 3 år om inte som har ett historiskt annat regleras kulturellt värde och ufyller i avtal med något av följande kriterier: extern dokumenterar kommunala leverantör/ fot verksamheter. ograf. dokumenterar viktiga händelser, aktiviteter och evenemang som kommunen ansvarar för. Kommunövergriande bilddatabas - Image Vault annan av verksamheten fastställd lagringslats. Att beakta: gällande bilder, fillmer och ljudutagrungar som behandlar ersonugifter: Kraven i arkivfagen är överordnad kraven i dataskyddsförordningen. etta innebär att bilder, filmer och ljudutagrungai: som har ett innehåll där det gåt att identifiera en fle.ra individer och som därmed anses behandla ersonugifter enligt dataskyddsförordningen (GPR) - och som samtidigt bedöms ha ett historiskt kulturellt värde utifrån kraven i arkivlagen ska hanteras enligt den rättsliga grunden "rättsl!ig förliktelse" i daraskyddsförordrungen. e rättsliga grunderna "samtycke" och "afilmänt intresse" enligt dataskyddsförordningen är därmed inte aktuella i samband med arkivering av bilder. Bilder/ filmer/ljudutagningar Vid som bedöms vara av tillfällig art in aktualitet och/ ha ringa betydelse. Kommunövergriande bilddatabas - Image Vault annan av verksamheten fastställd Jlagringsfats. Exemel å sammanhang där sådana här media kan förekomma: Interninformation, utbildning och edagogisk verksamhet. Sida 23, av 33
Handlingsty antal år till Media lllr lllrvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ förvari.ngslats - ty, av system1ordning fram till tidunk! för le,,erans/ Kommentar Annonser, trycksaker och ressmeddelanden Annonser som inte tillhör Vid ärende. Registreras Ciceron Annonser - som tillhör ärende iarieförs N ärnrkiv / Ciceron iarieförs i aktuellt ärende. Annonser - som inte tillhör ärende, men bedöms ha ett kulturelle historiskt värde. iarieförs Närarkiv / Ciceron Arsvist ärende. \ ~ r Trycksaker såsom informationsblad, affischer och broschyrer av historiskt kulturellt värde och/ av betydelse för verksamheten. Trycksaker såsom Vid informationsblad, inaktualicet affischer och broschyrer av tillfällig art ringa betydelse för verksamheten. Pressmeddelanden iarieförs iarieförs N ärarkiv /Ciceron Pärm/Nätverk Nätarkiv/Ciceron Med betydelse för verksamheten menas att det finns ett stort mervärde av att kunna gå tillbaka till materialet. Historiskt intresse, beskrivning av kommunens ver.ksamhet över tid ska bevaras. Verksamhet~amvarig - och diirmed informationsansvarig- avgör. Material som det finns intresse av att gå tillbaka till under en begränsad eriod och/ bedöms kunna återanvändas för kommande roduktion och udateringar i samma fråga kan med fördel lagras så länge det anses vara användbart. Plats för lagring fram till bestäms av ansvarig handläggru-e. Arsvist ärende. Sida 24 av 33,
Handlingsty antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - ty av system/ofdning fram till tidunkt fö r leverans/ Kommentar Sociala medier Verksamhetsansvarig - och därmed också informationsansvarig - ansvarar för hantering av sin verksamhets sociala mediekanal i enlighet med kraven nedan. Inlägg av betydelse iarieförs Närarkiv /Ciceron Inlägg som tillhör ett ärende som är av betydelse för kommunens verksamhet. Gäller bloggar, Facebook, Instagra.m, Twitter, Youtube etc. Inlägg av tillfällig ringa betydelse Extern lagring Finns endast å sociala medier. Registreras/diarieförs inte, gallras inte h. Inlägg av kränkande/brottslig karaktär med sekretessbelagda ugifter iarieförs Närarkiv / Ciceron Inlägget ska saras som en skärmdum och sedan omedelbart tas bort från det sociala mediet Skärmdumen ska bevaras. Inlägg som strider mot syftet med kommunens närvaro å det sociala mediet. Vid. Omedelbar. Gäller exemelvis företags marknadsföring, in:elevaota kommentarer med meta. Övriga digitala kanaler MinAffårsTV (digital infonnationsskärm) - bilder som tillhör ett ärende och/ bedöms ha ett historiskt kulturellt värde. iarieförs Lagring i särski:lt bil!dsel (Arkiv) i ubliceringssystemet Bilder som tillhör ett ärende dfarieförs å ärendet. Övriga bilder som ska bevaras, men som inte tillhör ett ärende., saras i ett årsvist ärende. MinAffärsTV (digital informationsskänn) - bilder av tillfällig art och/ ringa betydelse. Vid Sida25 av 33
Handlingsty antal år till Media för Rlrvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förva,ringslals - tj av ~-ystem/ordning fram tilp lrdunkt för leverans/ Kommentar IT, system och loggar Regeringsrätten har i ett antal domar konstaterat att listningar över datautagningar som anges nedan, är allmänna och offentliga handlingar. Cookiefiler och globalfiler Vid Nätverk Cookiefiler är en datautagning som innehåller vilka webbsidor å Internet som en användare har besökt. Glo balfiler är en data.utagning som visar adiressugifter öcver de hems.i:dor å Internet som en användare har besökt. E-ostlista i inkorg Vid E-ostrogram en lista som användaren och funktlonsbrevlådoma hanterar i sin inkorg, Meddelande tas bort i samband med rensning, och registrering/ diarieföring. Vid begäran om utlämnande måste enskilda meddelanden, i sin helhet, bedömas om de är en allmän handling el]er arbetsmaterial. Lista över avsända och mottagna e-ostmeddelanden Förvaras hos IT-enheten och gallras efter av IT-enheten efter 90 daga.r. Avser endast lista och inte e-ostmeddelanden i sin helhet. Vid begäran om utlämnande måste enskilda meddelanden, i sin hdhet, bedömas om de är en allmän handling el!ier arbetsmaterial. Sida 26, av 33
Handlingsty be, arande antal år till Media f1sr förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - l)r,a~ system/ordning fram till tidunkt för leverans/ Komm.enfar beslut med stöd \ meddelande ~ Aktförvaring Beslut från tillsyn/insektion, om tillsyn/insektion och andra handlingar av betydelse som tillför ärendet något i saktillsynsmyndigheter elgivningskvitton Vid Vid Registreras iarieförs iarieförs Närarkiv /Ciceron N ärarkiv / Ciceron Nairarkiv / Ciceron Samrådshandlingar med mera. Andra handlingar kan exemelvis vara svar rill! tillsynsmyndighet. Exemel å cillsynsmyndigheter är Justitieombudsmannen QiO), atainsektionen, Skolinsektionen och Insektionen för vård och omsorg (IVO). Anteckna externt dur.iermmmer å ärendet. In och utgående. elgivnirngskvitton/bevis bevaras så länge. de har rättslig betrydelse. Originall"Vitto skannas in. omar iarieförs Närarkiv / Ciceron Personugiftsincidenter iarieförs N ärarkiv / Ciceron Enligt dataskyddsförordningen (GPR). Registerutdrag - begäran om Samtyckes blankett iarieförs iarieförs Närarkiv / Ciceron Närarkiv/Ciceron Enligt dataskyddsförordningen (GPR). Arsvist ärende, det vill säga förs årsvis under ett enda ärendenummer. Enligt dataskyddsförordningen (GPR)..Årsvist ärende, det vill säga förs årsvis under ett enda ärendenummer. Överklagande och andra tillhörande underlag av betydelse iarieförs N ärar kiv/ Ciceron För överklagan i ärende som rör mynd.ighetsutövning mot enskild hanteras överklagan av den delegat som fattat beslutet. Sida 27 av 3,3
Handlingsty lever.ins för antal å r till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registrcr.is/ Fon aringslats- ty av system/ordning fram rill ii.dunkt för leverans/ Kommentar, Ledning och styrning Budget och verksamhetslan, äskanden, investeringsbudget, årsredovisningar iarieförs När.arkiv/Ciceron Bes]utas olitiskt och blir även en bilaga till rotokollet. elegationsordning iarieförs Närarkiv / Ciceron Beslutas olitiskt ~ ~- Internkontroll Kvalitetsdokument och kvalitetsredovisning r Organisa tionss truktur Styrdokument iarieförs iarieförs iarieförs iarieförs Närarkiv / Ciceron Närarkiv /Ciceron Närarkiv /Cice.ron Närarkiv /Ciceron Bes]utas olitiskt. Sammanställning, eventuella underlag som inte behövs för att förstå sammanställningen rensas vid inaktuahtet. Gäller de kvalitetsredovisningar som sker inom den kommunala verksamheten, exemelvis skola, barnomsorg och omvårdnad. Gällande och inaktuella organisationslaner bevaras i årsvist ärende. Rutiner saras som ett årsvist ärende i Ciceron (årsvist uttag er nämnd). Lagras även löande i SharePoint dok'umentbibliotek. Styrdokument - anvisning Vid Nätverk SbarePoint annan bestämd förvaringslats å nätverket. Styrdokument, olitiskt beslutade (ex olicy och riktlinjer) iarieförs N ärar kiv/ Ciceron Beslutas olitiskt och blir även en bilaga till rotokollet. Se anvisning för styrdokument. Anger hur diarieföring ska ske och hur bevakning läggs in med mera. Sida 28 av 33
Handlingsty Antal är till antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunk! för / iarieförs/registreras/ Fön aringslafs - ty av system/ordo ing fram!i.il tid4lnkt för leverans/ Kommenlar Nämndsadministration Sammanträde F öredragningslistor (dagordningar, kallelser) 2 år Registreras Ciceron Uränas i Ciceron i samband med mötesadmmistratio11 (mnehållsförtedming finns i rotokoll). ~ ~ f Arvodesunderlag/Begäran om ersättning elegations beslut, sammanställning, lista iarieförs När ar kiv/ Ciceron Sänds av resektive ledamot till fönekontoret i Hova. Protokollsutdrag och sammanställning för delegations beslut (alternativt koia å delegationsbeslut i sin helhet) läggs i årsvist ärende för delegationsbesh1t. etta för att kunna såra vad som äj! redovisat och när det skett. elegationsbesfotet i sin helhet bevaras i original i akten för det egentliga ärendet. Meddelande till nämnd Protokollsutdrag 2 år iarieförs iarieförs Ciceron Närarkiv/Crceron Kan exemelvis vara beslut från andra nämnder, verksamhetsberättelser från verksamheter dit man bidragit med ekonomiska medel, domar, meddelande om ändringar i lagstiftningar med mera. Protokoll nämnd/ styrelse, utskott, råd iarieförs Närarkiv /Ciceron Arkivaer, Svenskt Al-kiv 80, ska användas vid utskrift. Bläckenna, märkt med Svenskt Arkiv, ska användas att signera rotokollet med. Sida 29 aiv 33
Handlingsty Revar.is bevar.inde antal år till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Förvaringslats - t)'p a\ 1 system/ord'ning fram till tidunk! för leverans/ Kommcnta,r Protokoll som j1usteras genom digita1 signering ska även. skrivas ut å aet och signeras med bläckenna, märkt med Svenskt Arkiv. Årsvisa ärmar i närarkiv. Arsvist ärende i Ciceron. Protokollsbilagor Protokollsanteckningar, skriftliga reservationer, styr dokument, voteringar iarieförs N ärar kiv/ Ciceron Arkivaer, Svenskt Arkiv 80, ska användas vid utskrift. Protokollsanteckningar, skrifiliga reservationer, styrdokument med mera som ska vara. bilagor ingår i rotokollet. Justerade handlingar (bilagor) arkiveras tillsammans med rotokollet. Bilagan diarieförs i det ursmnghga ärendet (i de fal] det finns secifikt ärende). Till exemel diarieförs en riktlinje som Word-dokument i ärendet, så att handlingen kan tas ut därifrån och revideras. Bilagan i rotokollet är ett justerat PF-dol-ument som tillförs Ciceron. Övrigt nämndsadministration Fullmakt för ostöning/ åminnelse om - förtroendevalda Sekretessförbindelse/ - förtroendevald iarieförs iarieförs Närarkiv /Ciceron N äracrkiv / Ciceron Arsvist ärende. Förtroendevalda har ingen ersonalakt. Skrivs under i samband med udrag, gäller tills vidare. Fäitroendeva]da gör detta vatje mandateriod (det menas med åminnelse om) samt när nya fö:rtroendevalda tillkommer. Sida 30 av 33
Handlingsty lever.ins för antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ FörvaFingslats - ty av S)'Stem/ord'ning fram till tidunkt. för feveranslgal!ring KommentaF Projekt, stats- och EU bidrag Projekt - \ ~ \ Korresondens rutinmässig och minnesanteckningar Projektlan och resultat Slutraort, utvärdering Udragshandlingar Vid in aktualitet iarieförs iarieförs iarieförs Pärm/Nätverk/ Ciceron Närarkiv / Ciceron Närarkiv / Ciceron Närarkiv / Ciceron Kan läggas som dokument i Ciceron för att ha allt samlat under ågående rojekt. Kan rensas när rojektet avslutas och blir då inte en allmän handling i ärendet. okumentation och genomförande, mål, metoder och resultat. okumenta.tion om direkti.v, udrag/beskrivning, målbeskrivning, utredningar utförda av konsulter, framtagna i rojekt. Stats- och EU-bidrag EU-bidrag, Statsbidrag ansökan beslut underlag iarieförs Närarkiv/ Ciceron Samt andra. handlinga1 av vikt i ärendet.. Återsökningar/ återraorteringar., beslut, utbetalningar med mera. Sida 31 av 33
Handlingsty Antal är till leverans tör antal är till Media för förvaring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Fön'ariogslats - fy av system/ordning fram till tidunkt: för leverans/ Kommentar Revision Revistonsunderlag iarieförs Närarkiv / Ciceron Synunktshantering \ Synunkter omfattande iarieförs N ärar kiv/ Ciceron Avser synunkter som leder till långvarig/ omfattande korresondens och/ äienden. ~ Synunkter, klagomål och \ förslag av rutinartad allmän karaktär Sammanställning synunktsoch klagomålshantering 2 år iarieförs iarieförs Ciceron Närarkiv /Ciceron Synunkter, klagomål och förslag av allinän karaktär. Om muntlig synllnkt svar, gör tjänsteanteckning ( dokument) och urätta ärende där dessa förs in..arsvist ärende. Sida 32. av 33
Handlingsty antal är till Media för fön aring fram till tidunkt för leverans/ Paer igitalt Ordning fram till tidunkt för / iarieförs/registreras/ Fön aringslats - ty a,, system/ordning fram tih tidunkt för leverans.l Kommentar tltbildning/kurser i egen regi med utan externa deltagare ~ ~ I eltagarlista Vid Nätverk Kursarunälningar Vid Nätverk in aktualitet Planerings underlag Vid Nätverk Utbildningsmaterial, rogram, iarieförs N ärarkiv / Ciceron kursinbjudan - egenroducerat, av betydelse för verksamheten Utbildningsmaterial, rogram, Vid Nätverk kursinbjudan - egenroducerat, av tillfällig ringa betydelse Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Handläggare ansva1a.r för vart lagring sker. Handläggare arosvarnr för vart lagring sker. Med betydelse för verksamheten menas med att det finns ett stort mervärde av att kunna gå tillbaka till materialet. Handläggare ansvarar för vart lagring sker. Utlämnande av handling A vslagsbeslut vid begäran om iarieförs Närarkiv / Ciceron utlämnande av allmän handling Formellt avslagsbeslut ska erbjudas, krävs för au kunna överklaga. Begäran om utlämnande av iarieförs Närarkiv / Ciceron allmän handling, vid avslag Begäran om utlämnande av Vid allmän handling, vid bifall Urlämnande dokumenteras inte. Sida33 a:v 33