FSPOS Övningsstrategi för åren 2012-2015 Version: 2014-08-25
Sammanfattning FSPOS (Finansiella Sektorns Privat Offentliga Samverkan) är ett frivilligt samverkansforum med avsikten att stärka robustheten lokalt, regionalt och nationellt inom den finansiella sektorn i Sverige. Den finansiella sektorns förmåga att hantera kriser är helt avhängig de enskilda aktörernas förmåga, individuell och gemensam. För att säkerställa den sektorgemensamma förmågan att hantera en samhällelig kris bör aktörer öva, enskilt och i samverkan. I den här rapporten presenteras FSPOS övningsstrategi för åren 2012-2015. Strategin syftar till att inrikta och stödja den finansiella sektorns gemensamma övningsverksamhet under den aktuella perioden. Övningsstrategin innefattar olika aktiviteter som tillsammans avser att nå FSPOS Styrelses mål om minst tre övningar för varierande målgrupp under den aktuella perioden. AG Övning avser inför framtagningen av varje övning arbeta med en tydlig målgruppsanpassning, utifrån dels de specificerade målen med övningen, dels det övade scenariot. Den primära målgruppen för FSPOS övningsverksamhet är de som tillhör det så kallade betalningsväsendets kärna. Utöver den primära målgruppen innefattas även andra betydelsefulla aktörer inom sektorn såsom försäkringsbolag, mindre banker, fondkommissionärer samt myndigheter som ansvarar för transfereringar av socialförsäkringar och behovsprövade bidrag. FSPOS kommer under perioden att inrikta övningsverksamheten genom att fokusera på samverkan, lägesbildsarbete och informationsgivning mellan aktörerna inom den finansiella sektorn. Vidare ska övningsverksamheten vara inriktad mot lärande övningar. Övningsstrategin kommer årligen att ses över och vid behov revideras utifrån de lärdomar, brister och risker som identifierats under den eller de senaste övningsaktiviteterna. 1
Executive Summary FSPOS stands for the Swedish financial sector s collaboration between private and public participants. It is a forum based on voluntary participation with the purpose to strengthen the financial sector s robustness on a local, regional, and national level. The financial sector s ability to handle crises is decided by each participant s individual capability as well as their combined cooperative skills. To sustain this overall ability, participants must exercise both individually and jointly. In this report, the exercise strategy of FSPOS for the years 2012-2015 is presented. The purpose of the strategy is to provide direction for, and support to, the financial sector s joint exercise activities. The exercise strategy contains different activities, which together aim to fulfil the objective set by the board of FSPOS; at least three exercises for different target groups during the period 2012-2015. FSPOS Workgroup Exercise (AG Övning) aims, in each instance, to create a tailored exercise for the intended target group, based on the goals and the chosen scenario of the exercise. The primary target group includes the so called core of the Swedish payment system. Other identified target groups are for instance insurance companies, smaller banks, stockbrokers, and authorities which are responsible for social insurance payments and transfers. The exercises will focus on collaboration, i.e. on the confidence placed in the individual participants, the expectations the sector has on them, and the communication between them. Further, the exercises will emphasize learning. The exercise strategy will be reviewed on a yearly basis, and, if needed, revised based on the lessons learned, shortcomings and/or risks which have been identified during the most recent exercise activities. 2
Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Executive Summary... 2 Inledning... 4 Arbetsprocess och förankring... 4 Vision... 5 Syfte... 5 Mål... 5 Förutsättningar för implementering... 5 Övningsstrategi för 2012-2015... 6 Målgruppsanpassning... 6 Vilka ska övas?... 6 Vad ska övas?... 7 På vilket sätt ska aktörerna övas?... 8 Hur ska övningsstrategin följas upp?... 10 Tids- och aktivitetsplan... 11 3
Inledning Det övergripande syftet för FSPOS (Finansiella Sektorns Privat Offentliga Samverkan) är att genom en frivillig privat-offentlig samverkan stärka robustheten lokalt, regionalt och nationellt inom Sveriges finansiella sektor. Genom en frivillig privat-offentlig samverkan är målet att sektorn som helhet ska öka förmågan att motstå eller snabbt återhämta sig från samhälleliga kriser. Den finansiella sektorns förmåga att hantera kriser är helt beroende av de enskilda aktörerna som verkar inom sektorn och deras beroendeförhållande till varandra. För att öka den finansiella sektorns motståndskraft mot störningar förordar Finansinspektionen en högre grad av samverkan mellan de finansiella aktörerna. Ett medel för att uppnå en högre motståndskraft mot kriser är att aktörerna i den finansiella sektorn övar, både enskilt och gemensamt. 1 Genom deltagande i gemensamma övningar stärks också enskilda organisationens motståndskraft och förmåga att hantera kriser, varför sektorsövergripande övningsverksamhet även gynnar aktörer inom sektorn på det enskilda planet. Övningar är, tillsammans med riktiga kriser, ett effektivt sätt att säkerställa sann krishanteringsförmåga. AG Övning bidrar till detta genom att aktivt: Följa andra aktörers/gruppers övningar, Delta i andra aktörers/gruppers övningar, Samverka med andra arbetsgrupper inom FSPOS, samt Arrangera egna övningar inom den finansiella sektorn. Under 2008 utvecklade FSPOS en övningsstrategi för åren 2008-2012. 2 Av flera anledningar kom delar av denna övningsstrategi inte att implementeras varför FSPOS under åren 20082012 inte heller bedrev någon övningsverksamhet i egen regi, utan enbart deltog vid andra aktörers övningar. Under senhösten 2011 påbörjade FSPOS arbetet med att ta fram en ny övningsstrategi för den finansiella sektorn avseendes år 2012-2015. Denna övningsstrategi beskrivs i det följande. Arbetsprocess och förankring Framtagandet av övningsstrategin har föregåtts av informationsinhämtning och analys av tidigare genomfört arbete inom FSPOS. Initialt genomfördes en analys av utförda övningsaktiviteter inom FSPOS, samt de lärdomar som dragits av dessa. För att inhämta aktuellt övningsbehov och inrikta denna övningsstrategi genomfördes därefter intervjuer med aktörer inom den finansiella sektorn varpå en efterföljande workshop förbereddes, genomfördes och dokumenterades med deltagarna i AG Övning. 1 FSPOS (2008) 6 STEG TILL BÄTTRE ÖVNINGAR - Tips och metoder för organisationer i den finansiella sektorn 2 FSPOS (2008) FSPOS Övningsstrategi för åren 2008-2012 4
Vision Genomförandet av övningsstrategin kommer avsevärt stärka den finansiella sektorns förmåga att hantera och förebygga kriser och således bidra till att uppnå den uttryckta visionen om att samhällsviktiga finansiella tjänster alltid ska fungera. Syfte Övningsstrategin syftar till att inrikta och stödja den finansiella sektorns övningsverksamhet för åren 2012-2015. Mål Inom ramen för denna övningsstrategi är målsättningen att: Konkretisera vilka aktörer som ska övas, vad som ska övas, på vilket sätt aktörerna ska övas, samt hur dessa övningar ska följas upp. Utforma en tids- och aktivitetsplan för perioden 2012-2015. Förutsättningar för implementering Ett villkor för implementeringen av denna övningsstrategi är säkerställandet av resurser vid deltagande organisationer vid genomförandet av de kommande övningsaktiviteterna. Nedan formuleras de förutsättningar och styrande principer som är nödvändiga för att så ska ske: FSPOS bygger på en frivillig samverkan, även deltagandet i planerade övningar är frivilligt och måste därför göras attraktivt genom bland annat målgruppsanpassat innehåll, omfattning och tidsupplägg. Inbjudan om övningsaktiviteten ska skickas ut i god tid. Inbjudan ska anpassas efter deltagande organisation och organisationsnivå. För att resurssäkra rätt personal och kompetens ska scenario/roller och kunskapsområden kommuniceras i ett tidigt skede så att respektive organisationen ges möjlighet att bemanna med rätt personal/kompetens. Vid sidan av det åtagande som görs av AG Övning i planeringen och genomförandet av övningar, bör det även tydligt förmedlas vad som förväntas av de övade organisationerna avseende deras roll i övningsplaneringen. 5
Övningsstrategi för 2012-2015 I detta avsnitt redogörs för vem som ska övas, vad som ska övas, samt vilket övningsstöd som FPSOS avser att erbjuda sektorn. Målgruppsanpassning Det har i utvecklingen av denna övningsstrategi framgått att det inför genomförandet av de olika aktiviteterna kommer att vara viktigt att arbeta med en tydlig målgruppsanpassning. Som ingångsvärden för vilka målgrupper som bör omfattas av övningsstrategin bör såväl tidigare resonemang och kriterier beaktas som FSPOS styrelses och AG Övnings övergripande tankar om framtida strategisk inriktning. I samband med framtagandet av övningsstrategin 2006-2007 togs ett antal kriterier för deltagande fram av styrgruppen. Det konstaterades då att det för att en organisation skulle beredas möjlighet att delta i aktiviteterna inom FSPOS Övningsstrategi borde den anses vara viktig för den finansiella sektorns robusthet. Kriterierna för deltagande 3 formulerades då enligt följande: Organisationer som vid en kris, enskilt eller tillsammans med andra, kan ha en negativ påverkan på det finansiella systemets stabilitet, förtroendet för den finansiella sektorn eller hanterar stora kundkretsar Inom ramen för denna övningsstrategi definieras nedan en preliminär målgrupp för de planerade övningarna. Det är dock AG Övnings bestämda uppfattning att ansvarsprincipen 4 så långt det är möjligt bör tillämpas i utformningen och genomförandet av övningsstrategin och de i denna strategi inkluderade övningarna. Mer specifikt avser AG Övning därför inför framtagningen av varje övning arbeta med en tydlig målgruppsanpassning, utifrån dels de specificerade målen med övningen, dels det övade scenariot. Följaktligen kommer inte samtliga aktörer att beröras i samma utsträckning av alla övningar och graden av engagemang kommer att variera beroende på den specificerade målgruppen. Vilka ska övas? Övningsstrategins målgrupp är aktörer inom den finansiella sektorn som enskilt eller tillsammans har en påverkan på den finansiella sektorns robusthet. Den primära målgruppen för FSPOS övningsverksamhet är de som tillhör det så kallade betalningsväsendets kärna, med definition; om en aktör i betalningsväsendets kärna faller bort skulle det finansiella systemet, dess kunder och samhället drabbas av stora konsekvenser. 5 Dessa aktörer är således kritiska för övriga aktörers förmåga att bedriva verksamhet inom sektorn. Dessa aktörer är: Riksbanken, BGC, Riksgälden, Euroclear, NASDAQ OMX samt storbankerna Handelsbanken, Nordea, SEB, Swedbank och Danske Bank. 3 Dessa kriterier baseras på den målgrupp för övningsverksamheten som identifieras i Finansinspektionens rapport Finanssektorns krisberedskap 2005:3. 4 Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha det också under en krissituation. 5 FSPOS (2008) FSPOS Övningsstrategi för åren 2008-2012, sid. 7 6
Utöver den primära målgruppen innefattas även andra betydelsefulla aktörer inom sektorn såsom Finansinspektionen, försäkringsbolag, mindre banker och fondkommissionärer. Vidare innefattas myndigheter som ansvarar för transfereringar av socialförsäkringar och behovsprövade bidrag, såsom Försäkringskassan. Målgruppen ska även, till viss del, innefatta privata och offentliga aktörer som stödjer den finansiella sektorn och tillhandahåller kritisk infrastruktur, exempelvis el- och telebolag. Under 2012-2015 ska tre övningar genomföras för varierande målgrupper. Inriktningen är att ingen av dessa övningar enskilt kan tillgodose behovet hos samtliga aktörer i sektorn, utan olika övningar ska anpassas efter olika målgrupper. Målsättningen ska vara att den primära målgruppen deltar vid minst två av de tre övningarna, och övriga målgrupper inom sektorn ska delta vid minst en av de tre övningarna. Aktörsnivå Inom den finansiella sektorn är flera aktörer beroende av varandra, varför samverkan är väsentlig. Vid en kris sker ofta samverkan i högre utsträckning än vid daglig verksamhet. Det finns dock aktörer som vare sig i den dagliga driften eller i en kris har en naturlig samverkan med varandra. Så långt det är möjligt ska därför även övningsverksamheten spegla den samverkan som är realistisk och skulle komma till stånd i ett verkligt läge. Organisationsnivå Inriktningen för övningsstrategin 2012-2015 bör vara att fokusera på både strategisk och operativ krisledning. Övningsinriktning på strategisk organisationsnivå bör vara att samverka, öva informationsdelning och framtagning av en gemensam lägesbild samt förmåga att kommunicera den. Övningsinriktning på operativ organisationsnivå ska vara att hantera aktuell kris. Vad ska övas? Sektorns förmåga att koordinera sin verksamhet internt såväl som externt mot övriga aktörer som media och allmänhet är mycket betydelsefull för förmågan att hantera en kris. FSPOS ska därför inrikta sin verksamhet under 2012-2015 genom att fokusera på samverkan, dvs. förtroende för, förväntningar på, och kommunikation mellan aktörerna inom den finansiella sektorn. Samverkan ska ske både på operativ nivå samt på strategisk nivå mellan de övade. Kommunikation ska även efterstävas gentemot allmänhet och media genom användandet av förberedda kommunikationskanaler där bl.a. sociala medier kan ingå. I modellen nedan visualiseras exempel på samverkan och kommunikation under en övning. 7
På vilket sätt ska aktörerna övas? Det har i utvecklingen av övningsstrategin framkomit önskemål från sektorn om varierande former av övningar, exempel på dessa former är skrivbordsövningar med simuleringsinlag, simuleringsövningar samt seminarier. Seminarier syftar till att lyfta frågeställningar på en sektorsgemensam nivå och kan även omfatta aktörer och organisationsnivåer som inte deltar i den sektorsgemensamma övningsverksamheten. Övningsverksamheten mellan 2012-2015 ska vara inriktad mot lärande övningar. För att säkerställa att lärande uppnås har en metod utvecklats vilket innebär att samtliga aktörer som deltar vid en av FSPOS arrangerad övningsverksamhet ska få stöd i planering, genomförande och utvärdering. Metoden syftar till att skapa goda förutsättningar för att identifiera, analysera och implementera rutiner som höjer den krishanterande förmågan inom den finansiella sektorn. I modellen nedan visualiseras metodens olika delar och dessa beskrivs sedan del för del i löptext. 8
Planering och utbildning Övningsledningen ska tydligt kommunicera syftet med övningen, dess övningsmål och aktuella kunskapsområden så att respektive organisationen ges möjlighet att bemanna med rätt personal/kompetens. Den enskilde aktören ska initialt utse en lokal övningsledare vilken kommer att stötta såväl den enskilde organisationen som den centrala övningsledningen. Den deltagande organisationen ska alltid eftersträva att den lokala övningsledaren har en förankring i organisationens verksamhet och en mycket god insikt kring kunskapsområdena för den specifika övningen. Den lokala övningsledaren säkerställer deltagande av övade baserat på fokus för övningen. Den lokala övningsledaren ska vid varje övningstillfälle erbjudas stöd i form av utbildning. Denna utbildning ska främst omfatta speltekniskt stöd för att kunna stötta den egna organisationen vid planering, scenarioutveckling, genomförande och utvärdering. Exempel på utbildningsinnehåll är; framtagande av lokala övningsmål/mätpunkter för måluppfyllnad, förväntningar på lokal övningsledare, lokalt motspel, metod för utvärdering inklusive genomgång av framtagna utvärderingsmallar samt form för skriftlig utvärdering, et cetera. Genomförande För att observera och dokumentera de övades agerande bör observatörer från den egna organisationen, såväl som externa observatörer delta under genomförandet. Observatörens roll är att ge feedback till övningsorganisationen och de övade under övningen och vid den direkta utvärderingen, sammanställa och analysera dokumentationen, samt presentera resultat och rekommendationer. Direkt utvärdering Direkt återkoppling utförs efter genomförande av övningen i enlighet med på förhand givna mallar för utvärdering. I den direkta utvärderingen ges utrymme för såväl observatörernas initiala utvärdering av aktörernas genomförande/agerande, som de övades egna intryck och reflektioner. Övningsdeltagarna ska även fylla i en skriftlig utvärdering. Erfarenhetsseminarium Ett erfarenhetsseminarium med återkoppling för samtliga deltagande organisationer genomförs efter övningstillfället. Till grund för erfarenhetsseminariet ligger observatörernas analys och dokumentation, diskussionerna under den direkta utvärderingen, samt den skriftliga utvärderingen. Under erfarenhetsseminariet redovisas bland annat; Lärdomar och utvecklingsområden som observerats under övningen Lärdomar och utvecklingsområden för den enskilde organisationen Sektorsövergripande lärdomar och utvecklingsområden Förslag på implementering av lärdomar på ett samhällsövergripande/sektorsövergripande plan 9
Eskalering av brister/risker De sektorsövergripande brister/risker som framkommer efter en övningsaktivitet bör eskaleras till FSPOS Styrelse, med eventuella förslag till förbättringsåtgärder. FSPOS Styrelse ska besluta om bristerna är godtagbara eller om de kräver åtgärder, antingen av deltagarna eller som uppdrag till någon av FSPOS arbetsgrupper. Identifierade brister och åtgärder kan även komma att användas som ingångsvärden inför planering av nästa övning. Implementeringsstöd För att säkerställa lärande i både sektorn som helhet som i respektive organisation ska stöd ges för eventuell implementering av de sektorsgemensamma lärdomar som redovisats och diskuterats under erfarenhetsseminariet samt eskalerats till FSPOS styrelse. Omfattningen av implementeringsstödet ska fattas av FSPOS styrelse. Hur ska övningsstrategin följas upp? Övningsstrategin kommer årligen att ses över och vid behov revideras utifrån de lärdomar, brister och risker som identifierats under den eller de senaste övningsaktiviteterna. Innehåll och omfattning kan även komma att förändras utifrån den strategiska plan som är under utvecklande för FSPOS för åren 2012-2017 och som ska föreläggas huvudmännen under 2012. Övningsstrategin ska även ta hänsyn till händelser i omvärlden samt önskemål från sektorn. Förslag på eventuella revideringar kommer vid behov att föreslås till FSPOS styrelse. 10
Tids- och aktivitetsplan Övningsstrategin innehåller olika aktiviteter som tillsammans avser att nå FSPOS Styrelses mål om minst tre övningsaktiviteter för varierande målgrupp under 2012-2015. På sista sidan i detta dokument återfinns en illustration av den nu tänkta tidsplanen. Samtliga aktiviteter ska utvärderas enligt den metod som beskrivs i detta dokument. Övningsaktiviteter 2012 Under 2012 genomförs majoriteten av planeringen för den första övningen och inbjudan om att delta i denna skickas ut till aktuell målgrupp. Parallellt med detta arbete utvecklas, planeras och genomförs förberedande utbildning för de lokala övningsledarna. Övningsaktiviteter 2013 I början av 2013 genomförs den första övningen följt av ett tillhörande erfarenhetsseminarium. Vidare planeras och genomförs ett seminarium. Under 2013 kommer även den andra övningen samt tillhörande utbildning att planeras. Övningsaktiviteter 2014 Den andra övningen samt tillhörande utbildning och erfarenhetsseminarium genomförs i början av året. Seminarium planeras och genomförs. Övningsaktiviteter 2015 Den tredje övningen inklusive utbildning och erfarenhetsseminarium planeras och genomförs under året. Året och tillika övningsperioden avslutas med ett seminarium med fokus på Övningar 2016-2020 för att samla intrycken från föregående övningsperiod samt få sektorns tankar och önskemål kring kommande övningsperiod. 11