SAMLADE ERFARENHETER KRING IT OCH AFFÄRSNYTTA NR 3 Swedese låter andra göra jobbet Amerikansk butikskedja hoppar över kassasystemet FÄRSKHUSET OPTIMERAR FLÖDET ENGELSONS ÖKAR MED E-HANDEL LOGISTIK FÅR DITT FÖRETAG UT MESTA MÖJLIGA AV AFFÄRSSYSTEMET?
Världen förändras hela tiden. Därför förändras även vi. Välkommen till ett nytt nummer av Adderat, gjort i helt ny kostym. Som flertalet av våra läsare förhoppningsvis noterat heter vi inte längre EDB ErgoGroup SYSteam utan EVRY. Namnbytet innebär att vi ändrar vår grafiska profil, men namn- och profiländringar i all ära, vi behåller givetvis våra viktigaste resurser, medarbetarna, våra insikter och kunskap för att fortsätta hitta nya möjligheter för dig som kund. Att anpassa sig till nya förutsättningar och ta till sig nya idéer är också en del av vårt dagliga jobb. Med förändring vet vi att det följer nya möjligheter. Vi är måna om att ta vara på dem och fortsätter hela tiden söka nya lösningar som skapar bättre affärer för våra kunder och nytta för samhället. Syftet med Adderat fortsätter också vara att dela kunskap och idéer med fler. Vi vet att det vi gör oftast blir intressant först när det omsätts i praktiken, i våra kunders vardag. Förhoppningen är därför att kunna inspirera, kanske väcka frågor och hjälpa vår omgivning att se nya möjligheter. I det här numret av Adderat kan du bland annat läsa om hur möbelföretaget Swedese valt att köpa IT som funktion snarare än produkt. Nyttan och förbättringarna har varit tydliga på flera områden. Du kan också läsa om hur Färskvaruhuset fördubblat sin lageryta utan att öka bemanningen. Det är också ett tydligt exempel där optimerade varuflöden kan göra stor skillnad. Adderat riktar sig främst till dig som arbetar i det mindre eller medelstora företaget. För att göra vårt erbjudande attraktivt för dessa företag har vi etablerat EVRY One där vi fokuserar på helhetslösningar för att möta just de små- och medelstora företagens utmaningar. Unikt för EVRY One är att vi har det stora företagets muskler men det lilla lokala företagets platta organisation och korta beslutsvägar. I en komplicerad värld vill vi förstås fortsätta att vara enkla att jobba med. Vi vill avslutningsvis också tacka alla våra läsare för att ni fortsätter vara med oss på en spännande resa. Väl mött framöver! Daniel Aronsson Divisionschef, Region Syd Nu är ljuset här! Och sommaren har vi redan känt av. På EVRY One passar vi på att önska alla nya och gamla läsare välkomna till nya tider och ett nytt nummer av Adderat! Adderat ges ut av EVRY One Region Syd Ansvarig utgivare: Daniel Aronsson Adress: Stötabogatan 1, 334 24 Anderstorp Telefon: 0371-58 85 00 Webb: www.evry.com/one Citera gärna Adderat men ange källan. EVRY är ett ledande IT-företag på den nordiska marknaden. Vi gör information levande med hjälp av idéer, teknik och smarta lösningar. På så sätt skapar vi affärsnytta för våra kunder och värde för hela samhället. EVRY kombinerar en lång branscherfarenhet, ett flexibelt förhållningssätt och internationell kapacitet med en stark lokal närvaro för att hjälpa kunderna att nå sina affärsmål genom att förverkliga den fulla potentialen av IT. För små- och medelstora företag har vi etablerat EVRY One, vårt helhetserbjudande där vi fokuserar på lösningar för att möta de utmaningar dessa företag har i sin dagliga verksamhet. EVRY One Region Syd har kontor på orterna A nderstorp, Värnamo, Huskvarna, Malmö, Halmstad, Falkenberg, Göteborg, Växjö, Ängelholm, Varberg, Ljungby och Borås. 2
Swedese låter andra göra jobbet Ibland är det som bekant bäst att låta andra göra jobbet. Är man som Swedese ett klassiskt, framgångsrikt möbelföretag kan den devisen inte minst gälla ett område som IT. Vi har vår spetskompetens och vill ägna oss åt värdeskapande och att utveckla vår egen verksamhet. Som ett led i det arbetet har vi valt att ta hjälp av andra, i detta fall EVRY One i Huskvarna. Deras fokus ligger på ett effektivt totalåtagande för vårt IT-stöd, säger Ingmar Andersson, produktionschef på Swedese. Bakgrunden till att Swedese såg sig om efter ett nytt IT-stöd var att företaget hade två produktionsenheter med olika IT-system. Inget av dessa kändes moderna. På Swedese såg man sig därför tvungna att finna en lösning som passade den gemensamma verksamheten. Ingmar Andersson berättar: Vi såg att EVRY Ones förslag och affärssystemet Jeeves matchade våra behov bäst och startade ett samarbete kring en helhetslösning där målet var att skapa en säker miljö och ett väl fungerande affärssystem. Mot den bakgrunden tog vi också beslutet att köpa affärssystemet som en tjänst och till en fast månadskostnad per användare. I tjänsten ingår ett heltäckande åtagande avseende drift och underhåll av affärssystemet Jeeves, verksamhets-system i SharePoint, IT-miljö, Office 2010, licenskostnader, uppgraderingar, konsultkostnader, managementtjänster, och så vidare. Kundkrav och konkurrens driver utvecklingen Det faktum att Swedese verkar inom en hårt konkurrensutsatt bransch har också bidragit till arbetet med att fokusera på värdeskapande sysslor i alla led, det gäller inte minst IT-stödet. Som ett litet företag är det svårt och dyrt att ha en egen IT-drift. Här känner vi oss betydligt säkrare med en kompetent driftavdelning i form av EVRY One, säger Ingmar Andersson. Utvecklingen styrs också av allt hårdare krav från Swedeses kunder. De vill överlag ha kortare leveranstider samtidigt som det ofta finns tydliga önskemål om att tillhandahålla speciallösningar. För att Swedese ska klara de utmaningarna måste företaget ha ett affärssystem som snabbt och effektivt stöder arbetsprocessen och varuflödet. Rätt information måste alltid finnas tillgänglig för rätt beslut. Stora förbättringar Vi måste ha en IT-drift som vi kan lita på till hundra procent. Ligger affärssystemet nere blir vi otroligt sårbara i alla led, från orderläggning till utlastning av färdiga varor. Vi har också en ganska omfattande varianthantering av våra produkter. För att det ska vara så liten risk som möjligt att felregistrera produkter har vi nu skapat ett system med tillåtna varianter som styr upp detta på ett bra sätt. Det innebär konkret att Swedeses orderläggare av misstag inte kan skapa en variant som inte går att tillverka, fortsätter Ingmar Andersson. När det gäller inköp och planering har Swedese också fått verktygen för att möta de allt större kraven, men förväntar sig ännu mer på dessa områden vid en planerad uppgradering av affärssystemet under våren. Frakthanteringen är ett annat område där IT-stödet verkligen gått framåt med en säkrare och snabbare arbetsprocess. Nyttan och förbättringen är tydlig på de flesta områden, men om jag behöver lyfta fram ett par är orderläggning och utlastning viktiga bitar, avslutar Ingmar Andersson. Anna Sjögren, kundansvarig på EVRY One, kommenterar samarbetet med Swedese: Istället för att agera timdebiterande konsulter och produktsäljande ITleverantör är vårt mål att vara en aktiv partner som tar ett större och tydligare ansvar med fokus att få ut största möjliga nytta av varje investerad krona. Det är självklart väldigt roligt att arbeta när man får ett helhetsansvar och kan ge Swedese verktygen för att fortsätta vara ett framgångsrikt möbelföretag.vår ambition är att vår paketerade SaaStjänst (Software as a Service, red. anm.) skall möta Swedeses behov på bästa möjliga sätt och att vi skall fortsätta utvecklas positivt tillsammans. 3
Amerikansk butikskedja hoppar över kassasystemet När den amerikanska affärskedjan C.Wonder ville bygga det senaste, både inom butiks- och affärssystem, beslutade företaget att helt avstå från att använda en konventionell kassalösning. Istället använder personalen ipod (och inom kort ipad) där all nödvändig butiks- och artikeldata finns tillgänglig. Butikssystemet bygger på affärssystemet Jeeves (ERP) där EVRY One levererat licenser och specialistkunskap inom verksamhetsprocesser till 9Kings, företaget som har det övergripande ansvaret för C. Wonders IT-stöd. Optimerat flöde med standardintegrationer Genom att varje artikel märks med RFID skapas en effektiv ERP-lösning och ett väl sammanhållet logistikflöde, från order, inköp och lager till butik och försäljning. Det nya affärssystemet har också gjort det möjligt att utveckla ett helt integrerat butikssystem där det bland annat går att styra och anpassa visning av butiks-tv (på smart shelves ). Exempelvis kan enskilda TV-skärmar visa filmer där det plagg som provas exponeras, men i andra färger eller modeller. Hela processen styrs via Jeeves användargränssnitt. Ytterligare ett exempel på en funktion som nu hanteras med hjälp av det nya systemet är stängningsrutinen. Den får bara ta maximalt 17 minuter vilket i sig kräver en enkel och effektiv lösning. Den kompetens och det engagemang EVRY One tillfört arbetet med det nya butikssystemet har varit till mycket stor nytta och möjliggjort en snabb och lyckad lansering. En stor fördel har också varit att de behärskar teknik och utvecklingsarbete, samtidigt som de har en gedigen kunskap om verksamhetsprocesser. Tillsammans med Jeeves har EVRY One framgångsrikt genomfört ett omfattande internationellt projekt med konsulter från ett flertal länder inblandade, säger Mattias Douhan, Vice President IT, J Christopher Capital (som bland annat äger 9Kings och C.Wonder). 4
Enkelt som trädgårdsslangen Bo Oskarsson, produktmarknadschef för Jeeves på EVRY One, liknar lösningen lite vid Gardenas koppling för trädgårdsslangar. Genom att alla integrationer till och från Jeeves använder tillgänglig standard innebär det att alla de kopplingar som behövs för snabb och tillförlitlig användning mellan affärssystemet och kopplingarna finns på plats. I grunden finns basen där de kopplingar, tillägg och integrationer som kunden vill ansluta bara behöver ha känd kopplingsstandard. Att arbeta med 9Kings och C.Wonders affärs- och butikssystem innebär att EVRY One får omsätta erfarenhet och kompetens som matchas av det absolut senaste inom teknikutvecklingen och internationell butiksmiljö. Samtidigt visar vi hur det med en snäv tidplan går att bygga ett mycket kraftfullt och användarvänligt verksamhetsstöd byggt på ett standard affärssystem, fortsätter Bo Oskarsson. MER INFO Om du vill veta mer om EVRY Ones lösningar inom butiks- och affärssystem Jeeves kontakta bo.oskarsson@evry.com. Genom att kunna ge snabb information, bra kundservice och en höggradigt skräddarsydd butiksupplevelse förväntas lösningen bidra till fortsatt framgång för C.Wonder och övriga butikskoncept i samma koncern. Uppdrag med internationell prägel C. Wonders första butik öppnade i New York City hösten 2011. Arbetet med att utveckla ett butikssystem i absolut framkant är ett av flera internationella uppdrag där EVRY One bidragit med specialistkompetens. Från det att den första demonstrationen gjordes sommaren 2010 har ett tjugotal av EVRY Ones medarbetare i perioder haft Shanghai och företaget 9Kings kontor som arbetsmiljö. Det har varit en spännande utmaning att tillsammans med 9Kings få sätta samman kompetens och lösningar till ett systemstöd med en innovativ och verksamhetsutvecklande arkitektur, säger Anders Gidlund, affärsarkitekt på EVRY One. 5
Färskvaruhuset optimerar flödet för varor och personal Livsmedelsbranschen har som de flesta känner till hårda regler vad gäller hantering av varor. Är det dessutom frågan om färskvaror blir kraven än större. På Färskvaruhuset har man sett möjligheterna att möta utmaningarna med ett modernt, effektivt IT-stöd. Genom att ge personalen verktygen att arbeta rationellt har företaget i nära samarbete med EVRY One lyckats optimera varuflödet. På Färskvaruhuset arbetar vi aktivt för att hela tiden ligga steget före både när det gäller lagar och regler samt för att möta våra egna krav på kvalitet och lönsamhet. Genom att införa Jeeves och lagerhanteringssystemet Laptu har vi i dag skapat det systemstöd som krävs för att våra medarbetare skall kunna arbeta i ett väl sammanhållet flöde, säger John Dunklint, projektledare på Färskvaruhuset. Från papper och penna till helt digital hantering Utvecklingen innebär att Färskvaruhuset gått från papper, penna och handskrivna plocklistor till orderläggning via webben och orderplock med ringskanner och truckdator. I dag använder vi oss mer och mer av Jeeves som plattform för vår dagliga drift, inte bara för orderhantering och lagerfunktioner utan även för delar som avvikelsehantering och reklamation där vi skapat egna funktioner i Jeeves, fortsätter John Dunklint. Att hantera ömtåliga livsmedel ställer inte minst krav på spårbarhet och temperaturkontroll. Vid ankomstkontroll av gods lagras därför temperatur och ett batch ID direkt i företagets databas. Med dessa verktyg går det sedan att följa produkten hela vägen från producent till konsument. Arbetet med att införa Färskvaruhusets nya IT-stöd har varit en resa med flera intressanta utmaningar. Tack vare det täta samarbetet direkt med utvecklarna på EVRY One har vi funnit de lösningar som matchar just våra behov. Eftersom vi handlar med producenter över hela världen har vi exempelvis behövt ta hänsyn till italiensk standard för EAN-koder, vilken skiljer sig helt från vår svenska. Flexibiliteten i Jeeves och Laptu har samtidigt bidragit till att vi kunnat behålla vårt breda sortiment, men ändå ha ett effektivt varuflöde och smidig arbetsprocess. Vi omsätter vårt lager över två gånger i veckan och har därför stora krav på ett systemstöd som är snabbt att arbeta med i alla led, säger John Dunklint Inga felplock och alltid korrekta följesedlar Med införandet av Jeeves har vi genomgående fått bättre kontroll på vårt lagersaldo och med användningen av Laptu lagermodul har vi numera 100 % kontroll. Det innebär också att vi i princip inte har några felplock och alltid korrekta uppgifter på följesedlar. Nu kan vi dessutom arbeta med alternativ försäljningsenhet i hela varuflödet (dvs. att en och samma artikel kan anges både i enhet kilo och i enhet kartong). Den funktionen var vi med och utvecklade då det tidigare saknades stöd för det i Jeeves. Och som ett resultat av att vi infört Laptu har vi trots fördubblad lageryta kunnat ha kvar samma bemanning som tidigare, säger Färskvaruhusets John Dunklint. EVRY One har under ett långt och nära samarbete visat sig vara en IT-leverantör med väldigt bred kompetens och god förståelse för vår verksamhet. Att alltid få hjälp av en konsult eller utvecklare när man behöver är också något vi värderar högt, avslutar John Dunklint. 6
Vill du bli framgångsrik inom E-handel? Se till att förstå dina besökare Ett företag som funnits på nätet sedan tidigt 90-tal har hunnit lära sig en del. För Engelsons, en av landets största aktörer inom försäljning av jakt-, fiske- och fritidskläder, finns just erfarenheten att luta sig mot. Med parollen full belåtenhet eller pengarna åter och en offensiv tillväxtstrategi krävs samtidigt ett IT-stöd i framkant. Vi insåg under år 2010 att det var dags för en större förändring och uppdatering av vår hemsida med tillhörande e-handelslösning. Med tanke på att vi gör motsvarande sex till sju kataloger per år behöver vi utnyttja hemsidan maximalt. Om den skall fungera och stödja en fortsatt expansion måste den attrahera våra kunder och inte minst kunna uppdateras och säsongsanpassas på ett smidigt sätt. En mycket viktig del var också att skapa en lösning som effektivt kunde integreras med vårt affärssystem Pyramid, säger Stefan Engelson, VD och ägare. Utmaningen handlade dels om att möta Engelsons egna behov och sätt att arbeta dels om att förstå kundernas behov och sätt att tänka. Ett par centrala frågeställningar var därför: vilka är mina besökare och hur vill de använda Engelsons hemsida? Tydligt och enkelt gränssnitt Då vi sedan tidigare haft ett väl fungerande samarbete med EVRY One fick de uppdraget att hjälpa oss. Genomgående gäller det förstås att skapa en lösning som är lätt att förstå och navigera i med ett tydligt, enkelt gränssnitt. Här har EVRY One varit lyhörda och duktiga att finna användarvänliga och målgruppsanpassade lösningar. Hur gör vi t.ex. med en så pass enkel sak som inloggning? Det är ett moment som inte alltid är helt självklart för den som saknar datorvana, fortsätter Stefan Engelson. Vad gäller e-handelslösningen valde Engelsons och EVRY One att använda Magento, enligt många ansedd som världens snabbast växande e-handelsplattform. Den är byggd enligt principerna för öppen källkod vilket innebär att många utvecklare runt om i världen deltar i utvecklingen och ser till att plattformen ständigt utvecklas och förbättras. Funktioner som lagerstatus, produktattribut (t.ex. färg, material, tillverkare), filtrerbar sökning och grupperade produkter finns också inbyggda direkt från start. Positivt mottagande Den nya hemsidan och e-handelslösningen lanserades våren 2011. Vi hade en väldigt bra försäljning under 2011 och ökade vår omsättning med cirka 15 % till cirka 83 miljoner kronor. Det är svårt att säga hur mycket av det som kan kopplas till den nya hemsidan och IT-stödet, men från våra kunder har mottagandet varit positivt. De upplever hemsidan och vår e-handelslösning som tydlig och lättanvänd. Externt är lösningen fräschare och modernare. I dag kan kunden dessutom följa aktuella order och se full historik sedan flera år tillbaka. Ytterligare ett område vi kan komma att utveckla är möjligheten att göra returer via hemsidan, säger Stefan Engelson. Samarbetet med EVRY One har fungerat bra och vi känner varandra sedan flera år. De är duktiga problemlösare och har visat en god förmåga att läsa in våra och därmed våra kunders behov. När man lyckats med sin hemsida och e-handelslösning skall det nästan inte gå att göra fel, avslutar Stefan Engelson. Exempel möjlighet. De två sista enheterna av en vara beställs båda på lördag kväll, varav den ena returneras eller förblir outlöst, kan nu omedelbart gå tillbaka in i systemet och göras tillgänglig igen. Med 100 000 order per år, varav cirka 70 000 går via nätet, blir den typen av funktionalitet och effektivisering betydelsefull. 7
Returadress: EVRY, Marknadsavdelningen, Box 439, 561 25 Huskvarna Får ditt företag ut mesta möjliga av affärssystemet? I många fall är logistik och varuflöden områden som har god potential att effektiviseras med hjälp av IT. Möjligheterna att få en tydlig hävstångseffekt vad gäller flödeskontroll, leveransprecision och kostnadseffektivitet är ofta tydliga. Insatser här sätter samtidigt fingret på att moderna affärssystem visserligen kan ha god kapacitet, men också bli betydligt mer kraftfulla genom att kompletteras med ett effektivt system för lagerhantering. Det gäller inte minst för tillverkande företag och handelsföretag. För tillverkande företag är kraven att ha ordning på materialflöden till och inom företaget särskilt stora. Olika delmoment måste hållas ihop och det behöver också vara enkelt att exempelvis göra stickprov. Handelsföretag har å sin sida ofta att ta hänsyn till en komplex omvärld och förmågan att snabbt reagera på förändringar. Utmaningarna är särskilt tydliga för de företag som köper från Asien och arbetar med långa ledtider. För att hantera marknadens förändringar blir försäljningsprognoser och logistikflöden i dessa fall extra kritiska. För att möta den här typen av utmaningar har EVRY One utvecklat Laptu, ett lagersystem som kan integreras med företagets befintliga affärssystem. En lösning som kan göra stor skillnad i logistikarbetet Lagersystemet Laptu har sitt ursprung från arbetet med IKEAs logistikuppbyggnad och används nu med framgång av företag som exempelvis Skånska Byggvaror, EFG och Hags. Ett annat exempel är företaget Aditro där Laptu används som en helintegrerad produkt för avancerad lagerstyrning och tredjepartslogistik. För våra kunder och partners ger rätt beslutsunderlag ökad konkurrenskraft och lönsamhet. Nyckeln är effektiv styrning och utveckling av företagets logistikprocesser, eller uttryckt med ett annat ord verksamhetsstyrning. Vårt erbjudande bygger på ett effektivt utnyttjande av kundens affärssystem kopplat till Laptu, säger Mats Pihl, logistikexpert på EVRY One. Stöder en komplex lagerverksamhet och produktion Genom att koppla Laptu till företagets befintliga affärssystem går det att skapa en användarvänlig lösning som stöder en komplex lagerverksamhet med snabbrörligt gods i kombination med övriga processer i logistikkedjan. Till de områden där Laptu kan effektivisera hör produktionslogistik, det vill säga att få ett så effektivt flöde inom den egna produktionen som möjligt. Här kan ett nyckeltal vara att minska leveransförseningar in till lagret från den egna tillverkningen. Lageromsättningshastighet är ofta ett annat fokusområde vid logistikeffektivisering, d.v.s. hur företaget kan öka omsättningshastigheten på sitt lager och därmed frigöra kapital. För att arbeta med dessa frågor och skapa förståelse för hela varuflödet kan EVRY One tillsammans med kunden skapa en gemensam bild där processen gås igenom, från design- och produktutveckling till produktion och färdig produkt. Det analysarbetet har avgörande betydelse och gör att rätt områden kan angripas. Det handlar inte bara om IT För att belysa flöden i verksamheten använder EVRY One förutom Laptu - sitt egenutvecklade processverktyg EVRY Flow. Genom att visualisera flödena och identifiera problem, med hjälp av kundens processägare, skapas förståelse kring förväntade förändringar och nyttoeffekter hos båda parter. För att administrera och följa upp projektet och aktiviteterna används SharePoint. Det ger en gemensam arbetsyta med effektiv dokumenthantering och möjlighet för alla parter att snabbt skaffa sig en överblick av projektet. Genom att arbeta med grafiska processmodeller, EVRY Flow, Share- Point (portalteknik) och Laptu, går det ofta att skapa en mycket effektiv logistikprocess och bättre utväxling på företagets befintliga affärssystem. Det är samtidigt vår övertygelse att effekt uppstår i en verksamhet först när det finns en samverkan mellan IT-system, en aktiv förändringsledning och en tydlig verksamhetsutveckling. Om man inte vet vilka effekter man vill nå spelar IT-systemet i sig inte så stor roll. Om man däremot klarar att utveckla verksamheten så att IT-systemen nyttjas utifrån uppsatta målsättningar och en helhetssyn finns alla möjligheter till en bra verksamhetsstyrning, avslutar Mats Pihl. 8