DEL II ALLMÄNNA VILLKOR DEL A RÄTTSLIGA OCH ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.1 FÖRMÅNSTAGARNAS ALLMÄNNA SKYLDIGHETER OCH UPPGIFTER II.1.1 Förmånstagarnas allmänna skyldigheter och uppgifter Förmånstagarna ska göra följande: (a) (b) (c) gemensamt och solidariskt ansvara för att genomföra projektet enligt de villkor och bestämmelser som anges i avtalet; ansvara för att följa alla rättsliga skyldigheter som åligger dem gemensamt och separat; vidta interna insatser för att projektet ska kunna genomföras på lämpligt sätt, i enlighet med bestämmelserna i avtalet. Om detta krävs enligt de särskilda villkoren ska de interna insatserna utformas som ett internt samarbetsavtal mellan förmånstagarna. II.1.2 De enskilda förmånstagarnas allmänna skyldigheter och uppgifter Varje förmånstagare ska göra följande: (a) (b) (c) omedelbart informera koordinatorn om alla händelser förmånstagaren känner till som kan påverka eller försena projektets genomförande; omedelbart informera koordinatorn om eventuella förändringar i den egna rättsliga, ekonomiska, tekniska, organisatoriska eller äganderättsliga situationen samt om alla förändringar av förmånstagarens namn, adress eller rättsliga företrädare; i god tid förse koordinatorn med följande: (i) alla uppgifter som krävs för att utarbeta rapporter, ekonomisk redovisning och övriga handlingar som krävs enligt avtalet; (ii) alla handlingar som krävs för kontroll, revision, utvärdering och uppföljning i enlighet med artiklarna II.20 och II.21; (iii) alla övriga upplysningar som ska överlämnas till NK enligt avtalet, om inte förmånstagaren själv ska överlämna dessa direkt till NK enligt avtalet. 1
II.1.3 Koordinatorns allmänna skyldigheter och uppgifter Koordinatorn ska göra följande: (a) (b) övervaka att projektet genomförs i enlighet med avtalet; förmedla alla kontakter mellan förmånstagarna och NK, om inte annat sägs i avtalet, och i synnerhet: (i) omedelbart informera NK om alla förändringar av någon av förmånstagarnas namn, adress, företrädare eller förändringar i deras rättsliga, ekonomiska, tekniska, organisatoriska eller äganderättsliga situation, samt om alla händelser som väsentligt kan påverka eller försena genomförandet av projektet, vilka koordinatorn känner till; (ii) ansvara för att tillhandahålla NK alla handlingar och upplysningar som kan krävas enligt avtalet, om inte annat sägs i avtalet och när uppgifter från övriga förmånstagare krävs ska koordinatorn ansvara för att inhämta och kontrollera uppgifterna innan de vidarebefordras till NK; (c) (d) (e) (f) vidta lämpliga åtgärder för att finansiella säkerheter ska kunna tillhandahållas enligt avtalet; göra upp ansökningar om utbetalning i enlighet med avtalet; om koordinatorn utsetts till betalningsmottagare för alla förmånstagares räkning, säkerställa att vederbörliga utbetalningar verkställs till övriga förmånstagare utan onödigt dröjsmål. Koordinatorn ska göra alla betalningar till de övriga förmånstagarna genom banköverföring och spara tillämpliga bevis över beloppen som överförts till respektive förmånstagare för kontroller och revision som avses i artikel II.20. ansvara för att tillhandahålla alla handlingar som krävs för kontroller och revision som genomförs innan betalning av slutbeloppet och i fall av evaluering i enlighet med artiklarna II.20 och II.21. Koordinatorn får inte lägga ut någon del av sina uppgifter på övriga förmånstagare eller någon annan part. ARTIKEL II.2 KOMMUNIKATIONEN MELLAN PARTERNA II.2.1 Kommunikationsform och kommunikationssätt All kommunikation om avtalet eller dess genomförande ska ske skriftligen (till pappers eller elektroniskt), avtalets nummer ska anges och kommunikationen skickas enligt de kontaktuppgifter som anges i artikel I.6. 2
På begäran från någon av parterna ska elektroniska meddelanden bekräftas med ett underskrivet pappersoriginal av meddelandet, om begäran görs utan onödigt dröjsmål. Avsändaren ska utan onödigt dröjsmål skicka det underskrivna pappersoriginalet. Formella meddelanden ska sändas i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande, eller på ett motsvarande elektroniskt sätt. II.2.2 Kontaktdatum Kontakten anses ha ägt rum när meddelandet har kommit fram till mottagaren, om inte avtalet hänvisar till datumet när meddelandet avsändes. Elektroniska meddelanden anses mottagna av den mottagande parten den dag meddelandet har avsänts, förutsatt att det skickats till de mottagare som anges i artikel I.6. Sändningen ska anses misslyckad om avsändaren får besked om att meddelandet inte nått mottagaren. I så fall ska avsändaren omedelbart sända meddelandet på nytt till någon av de andra adresserna som anges i artikel I.6. Om inte heller detta meddelande når fram ska avsändaren inte anses ha brutit mot skyldigheten att sända detta meddelande inom en utsatt tid. Reguljärpost som skickas till NK anses mottagen av NK den dag den diarieförs av den avdelning som anges i artikel I.6.2. Formella meddelanden som sänts i ett rekommenderat brev med mottagningsbevis eller motsvarande, eller på ett motsvarande elektroniskt sätt, ska anses ha nått mottagaren den dag som anges på mottagningsbeviset eller motsvarande. ARTIKEL II.3 SKADESTÅNDSANSVAR II.3.1 NK och kommissionen ska inte bära ansvaret för skador som orsakats av eller åsamkats någon av förmånstagarna, och inte heller för skador som åsamkats tredje part under eller som en följd av projektets genomförande. II.3.2 Förmånstagarna ska, utom vid fall av force majeure, ersätta NK för alla skador som uppstått till följd av genomförandet av projektet eller på grund av att projektet inte genomförts eller genomförandet är otillfredsställande, ofullständigt eller försenat. ARTIKEL II.4 INTRESSEKONFLIKT II.4.1 Förmånstagarna ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika att ekonomiska intressen, politiska eller nationella kopplingar, familjeskäl, känslomässiga skäl eller andra gemensamma intressen (intressekonflikter) äventyrar ett opartiskt och objektivt fullgörande av avtalet. II.4.2 Alla situationer som innebär eller kan leda till en intressekonflikt medan avtalet fullgörs måste omedelbart skriftligen meddelas NK. Förmånstagarna ska omedelbart vidta de åtgärder som krävs för att avhjälpa situationen. NK förbehåller sig rätten att 3
kontrollera att åtgärderna har avsedd effekt och kan kräva att ytterligare åtgärder vidtas inom en viss tidsfrist. ARTIKEL II.5 SEKRETESS II.5.1 NK och förmånstagarna ska iaktta sekretess i fråga om alla sådana uppgifter och handlingar oavsett form som skriftligen belagts med sekretess och som de tagit skriftlig eller muntlig del av i samband med fullgörandet av avtalet. II.5.2 Förmånstagarna ska inte använda sekretessbelagda uppgifter och handlingar i några som helst andra syften än för att fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter, om inte annat skriftligt avtalas med NK. II.5.3 Skyldigheterna i artiklarna II.5.1 och II.5.2 ska binda NK och förmånstagarna under hela den tid avtalet fullgörs samt fem år efter slutbetalningen av utestående belopp, utom om: (a) den berörda parten befriar motparten från sekretesskravet innan fristen löpt ut; (b) de sekretessbelagda uppgifterna offentliggörs på annat sätt än genom brott mot sekretessbestämmelserna av parten som är bunden av skyldigheten; (c) de sekretessbelagda uppgifterna måste yppas enligt lag. ARTIKEL II.6 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER II.6.1 NK:s och kommissionens behandling av personuppgifter NK ska behandla alla personuppgifter i avtalet enligt bestämmelserna i den nationella lagstiftningen. NK ska behandla alla personuppgifter som sparas i kommissionens IT-verktyg enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Uppgifterna får behandlas av den registeransvariga som anges i artikel I.6.1 enbart i syften som rör genomförandet, förvaltningen och kontrollen av avtalet och kan även få överföras till organ som sköter tillsyn eller kontrollerar den nationella lagstiftningen som tillämpas på avtalet. Förmånstagarna har rätt att få tillgång till sina personuppgifter och att korrigera dem. Eventuella frågor om behandlingen av förmånstagarnas personuppgifter kan ställas till den registeransvariga som anges i artikel I.6.1. Alla personuppgifter i avtalet ska behandlas av kommissionen enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då 4
gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter. Förmånstagarna får när som helst vända sig till Europeiska datatillsynsmannen. II.6.2 Förmånstagarnas behandling av personuppgifter När avtalet kräver att förmånstagarna behandlar personuppgifter, får förmånstagarna bara göra så under tillsyn av den registeransvariga som anges i artikel I.6.1, i synnerhet i fråga om syftet med behandlingen, vilka kategorier av uppgifter som får behandlas, uppgifternas mottagare och den registrerades möjligheter att utöva sina rättigheter. Förmånstagarna ska ge sin personal tillgång till personuppgifterna enbart i den utsträckning som absolut behövs för att genomföra, förvalta eller kontrollera avtalet. Förmånstagarna ska införa ändamålsenliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som förebygger de risker som kan uppstå vid behandlingen på grund av personuppgifternas karaktär, för att: (a) hindra obehöriga personer från att få tillgång till datasystem som behandlar personuppgifter, i synnerhet för att: (i) (ii) förhindra att obehöriga läser, kopierar, ändrar eller raderar personuppgifter i media som används för lagring; hindra obehörig inmatning av uppgifter samt obehörig utlämning, ändring eller radering av lagrade personuppgifter; (iii) förhindra att obehöriga personer använder system för behandling av uppgifter via utrustning för dataöverföring; (b) (c) (d) (e) (f) säkerställa att behöriga användare av ett system som behandlar personuppgifter inte kan komma åt andra personuppgifter än de som deras åtkomsträtt avser; registrera vilka personuppgifter som har lämnats ut, vid vilken tidpunkt och till vem; säkerställa att personuppgifter som behandlas på tredje parts vägnar endast kan behandlas på det sätt som föreskrivs av NK; säkerställa att uppgifterna inte kan läsas, kopieras eller raderas utan bemyndigande vid utlämning av personuppgifter och under transport av media som används för lagring; anpassa sin organisationsstruktur så att den uppfyller kraven på skydd av personuppgifter. 5
ARTIKEL II.7 ANGIVANDE AV EU-FINANSIERING II.7.1 Uppgifter om EU-finansiering och användning av EU-symbolen I all kommunikation och alla publikationer som förmånstagarna gemensamt eller separat producerar i samband med projektet, däribland på konferenser, seminarier samt i informations- eller reklammaterial (såsom broschyrer, foldrar, planscher, presentationer osv.) ska de uppge att projektet har beviljats finansiering av Europeiska unionen och använda EUsymbolen, logon och Erasmus+ programmets grafiska profil i enlighet med anvisningarna om den visuella identiteten på de följande sidorna: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm och http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf. Om EU-symbolen visas tillsammans med en annan logotyp, ska EU-symbolen vara tillräckligt framträdande. Skyldigheten att av använda EU-symbolen ger inte förmånstagarna ensamrätt till symbolens användning. Förmånstagarna får inte tillskansa sig EU-symbolen eller några som helst liknande varumärken eller logotyper som sina egna genom registrering eller på något annat sätt. II.7.2 Ansvarsfriskrivning för NK och kommissionen I all sin kommunikation och alla sina publikationer som förmånstagarna producerar gemensamt eller separat i samband med projektet måste förmånstagaren oavsett form och medium uppge att det är fråga om upphovsmannens synpunkt och att NK och kommissionen inte ansvarar för eventuell användning av den publicerade informationen. ARTIKEL II.8 BEFINTLIGA RÄTTIGHETER, ÄGANDERÄTT OCH ANVÄNDNINGEN AV RESULTATEN (DÄRIBLAND IMMATERIELLA RÄTTIGHETER) II.8.1 Förmånstagarnas äganderätt till resultaten Om inte annat anges i avtalet ska förmånstagarna ha äganderätt till projektets resultat, medräknat immateriella rättigheter, samt till rapporter och andra dokument med anknytning till projektet. II.8.2 Redan befintliga immateriella rättigheter Om immateriella rättigheter, däribland rättigheter som förvärvats av tredje part, föreligger innan avtalet sluts ska förmånstagarna upprätta en förteckning över äganderätten och nyttjanderätten till redan befintliga immateriella rättigheter. Förteckningen ska överlämnas till NK senast innan avtalet börjar tillämpas. Förmånstagarna ska säkerställa sin fullständiga rätt att utnyttja redan befintliga immateriella rättigheter under avtalets genomförande. 6
II.8.3 NK:s och EU:s nyttjanderätt till resultaten och redan befintliga immateriella rättigheter Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna II.1.1, II.3 och II.8.1 beviljar förmånstagarna unionen nyttjanderätt till resultaten från projektet i följande syften: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) användning för egna syften, i synnerhet tillhandahållande för personer som arbetar för NK, EU-institutioner, organ och byråer eller medlemsstaternas institutioner, samt för kopiering och mångfaldigande av hela eller delar av innehållet utan begränsning av antalet exemplar; spridning till allmänheten, i synnerhet publicering i pappersform och elektroniskt eller digitalt, publicering på internet, däribland på webbplatsen Europa, som nerladdningsbar eller ej nerladdningsbar fil, utsändning med vilken teknik eller kanal som helst, offentlig demonstration eller visning, kommunikation via presstjänster och införande i allmänt tillgängliga databaser eller index; översättning; beviljande av tillgång på enskild begäran utan rätt till mångfaldigande eller utnyttjande, på det sätt som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar; lagring på papper, i elektronisk eller digital form; arkivering i enlighet med bestämmelser om dokumenthantering som är tillämpliga på NK; rätten att lämna medgivande till eller vidarelicensiera de rättigheter som anges i punkterna (b) och (c) till tredje part. Ytterligare nyttjanderätter för NK och/eller unionen får fastställas i de särskilda villkoren. Förmånstagarna ska säkerställa att NK och/eller unionen har rätt att utnyttja redan befintliga immateriella rättigheter som ingår i resultaten från projektet. Om inte annat specificeras i de särskilda villkoren ska de befintliga immateriella rättigheterna användas i samma syften och på samma villkor som nyttjanderätten till projektets resultat. Uppgifter om innehavaren till copyright ska lämnas när NK och/eller unionen sprider resultatet. Uppgifterna ska omfatta följande: : år innehavaren av copyright. Med ensamrätt. Licensiering till CIMO på vissa villkor eller år innehavaren av copyright. Med ensamrätt. Licensering till Europeiska unionen på vissa villkor.". 7
ARTIKEL II.9 UPPHANDLING SOM KRÄVS FÖR ATT GENOMFÖRA PROJEKTET II.9.1 I de fall genomförandet av projektet kräver upphandling av varor, uppgifter eller tjänster ska förmånstagarna anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller, om så är lämpligt, anlita den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset. Samtidigt ska förmånstagarna se till att intressekonflikter undviks. Förmånstagare ska följa tillämpliga nationella bestämmelser om offentlig upphandling när de agerar som sådana upphandlande myndigheter som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling som upphäver direktiv 2004/18/EG eller sådan upphandlande myndighet som avses i Europaparlamentet och rådets direktiv 2014/25/EU av den 26 februari 2014 om förfarandena vid upphandling på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster som upphäver direktiv 2004/17/EG. II.9.2 Förmånstagarna förblir ensam ansvariga för genomförandet av projektet och för att villkoren i avtalet följs. Förmånstagarna ska säkerställa att alla avtal som upphandlas innehåller bestämmelser om att anbudsgivaren inte kan ställa några anspråk på NK med anledning av avtalet. II.9.3 Förmånstagarna ska säkerställa att de villkor i avtalet som är tillämpliga på dem enligt artiklarna II.3, II.4, II.5, II.8, II.20 och II21 också tillämpas på underentreprenören. ARTIKEL II.10 UNDERENTREPRENAD AV UPPGIFTER SOM INGÅR I PROJEKTET II.10.1 Underentreprenad är resultatet av en sådan upphandling som avses i artikel II 9, som innebär att tredje part utför uppgifter som ingår i projektet enligt bilaga I. II.10.2 Förmånstagarna får lägga ut uppgifter som ingår i projektet på underentreprenad på följande villkor, som kompletterar villkoren i artikel II.9 och i de särskilda villkoren: (a) underentreprenaden omfattar endast en begränsad del av projektet; (b) beslutet att använda underentreprenad är motiverat med tanke på projektets natur och behoven i samband med dess genomförande; (c) de beräknade kostnaderna för underentreprenad är tydligt åtskilda i den preliminära budgeten som ingår i bilaga II; (d) underentreprenad som inte anges i bilaga I ska anmälas av koordinatorn och godkännas av NK utan att det påverkar tillämpningen av artikel II.11.2; (e) förmånstagarna ska säkerställa att de villkor som är tillämpliga på dem enligt artikel II.7 också tillämpas på underentreprenören. 8
ARTIKEL II.11 ÄNDRINGAR I AVTALET II.11.1 Alla ändringar i avtalet ska göras skriftligen. II.11.2 En ändring får inte syfta eller leda till ändringar av avtalet vilka kan medföra att beviljandet av bidraget ifrågasätts eller att de som ansöker om bidrag behandlas olika. II.11.3 Alla förslag till ändringar i avtalet ska vara vederbörligen motiverade och tillställas motparten i god tid innan ändringen är avsedd att träda i kraft, och senast en månad innan den period som avses i artikel I.2.2 löper ut, om inte den part som begär ändringen har goda skäl att handla på annat sätt och detta godtas av motparten. II.11.4 En begäran om ändring från förmånstagarna ska lämnas in av koordinatorn. II.11.5 Ändringar ska träda i kraft den dag den sista parten undertecknar ändringen eller den dag begäran om ändring godkänns. Ändringar ska få verkan den dag parterna bestämt, eller om ingen dag utsatts, den dag ändringen träder i kraft. ARTIKEL II.12 ÖVERLÅTELSE AV BETALNINGSKRAV TILL TREDJE PART II.12.1 Förmånstagarnas betalningskrav gentemot NK får inte överlåtas till tredje part, annat än i vederbörligen motiverade fall när situationen så kräver. Överlåtelsen blir gällande gentemot NK endast om koordinatorn på förmånstagarnas vägnar lämnat in en motiverad skriftlig ansökan om detta till NK och NK har godkänt ansökan. Om ansökan inte godkänts eller om de därmed förknippade villkoren inte uppfylls, får överlåtelsen ingen bindande verkan gentemot NK. II.12.2 Överlåtelsen kan under inga omständigheter befria förmånstagarna från deras skyldigheter gentemot NK. ARTIKEL II.13 FORCE MAJEURE II.13.1 Med force majeure avses oförutsedda och exceptionella situationer eller händelser som hindrar någon av parterna från att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, och som ligger utanför parternas kontroll och inte har orsakats av något fel eller någon försummelse som kan tillskrivas dem, en underleverantör, ett dotterbolag eller tredje part som deltagit i genomförandet, och som inte har kunnat undvikas trots att de har gjort sitt bästa. Force majeure får inte åberopas i fråga om uteblivna tjänster, brister i eller försenad leverans av utrustning eller material, konflikter på arbetsmarknaden, strejker eller ekonomiska svårigheter, såvida dessa i sin tur inte direkt orsakats av force majeure. 9
II.13.2 Den av parterna som drabbas av force majeure ska formellt underrätta den andra parten utan dröjsmål och ange vilket slag av force majeure det handlar om, hur länge tillståndet förväntas vara och vilka förutsägbara effekter det kommer att ha. II.13.3 Parterna ska vidta de åtgärder som krävs för att reducera skadan till ett minimum. De ska göra sitt bästa för att återuppta genomförandet av projektet så snart som möjligt. II.13.4 Parten som drabbats av force majeure ska inte anses ha brutit mot sina avtalsenliga skyldigheter om orsaken till att de inte kunnat uppfyllas kan hänföras till force majeure. ARTIKEL II.14 TILLFÄLLIGT AVBRYTANDE AV PROJEKTETS GENOMFÖRANDE II.14.1 Tillfälligt avbrytande av genomförandet av förmånstagarna Koordinatorn får på förmånstagarnas vägnar tillfälligt avbryta genomförandet av projektet eller delar av det om exceptionella omständigheter, särskilt fall av force majeure, gör genomförandet omöjligt eller alltför svårt. Koordinatorn ska utan dröjsmål underrätta NK om detta och uppge alla nödvändiga skäl och detaljer, samt uppgift om när genomförandet förväntas kunna återupptas. Om avtalet inte sägs upp enligt artiklarna II.15.1, II.15.2 eller punkterna (c) eller (d) i artikel II.15.3.1, ska koordinatorn, så snart omständigheterna tillåter att projektets genomförande återupptas, omedelbart underrätta NK om detta och begära en ändring av avtalet i enlighet med artikel II.14.3. II.14.2 Tillfälligt avbrytande av genomförandet av NK II.14.2.1 NK får tillfälligt avbryta genomförandet av projektet eller delar av det: (a) (b) om NK kan styrka att en förmånstagare har gjort sig skyldig till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier i samband med upphandling eller tillämpningen av avtalet eller om en förmånstagare inte fullgör sina avtalsenliga skyldigheter; om NK misstänker att en förmånstagare har gjort sig skyldig till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier i samband med upphandling eller tillämpningen av avtalet och behöver kontrollera misstankarna. II.14.2.2 Innan genomförandet avbryts ska NK formellt underrätta koordinatorn om sin avsikt att avbryta genomförandet och ange sina skäl till detta, samt i de fall som avses i punkt (a) i artikel II.14.2.1, vad som krävs för att genomförandet ska kunna återupptas. Koordinatorn ska uppmanas att lämna in synpunkter på förmånstagarnas vägnar inom 30 kalenderdagar från det att underrättelsen mottagits. 10
Om de synpunkter som inkommit från koordinatorn leder till att NK omprövar beslutet att avbryta genomförandet ska koordinatorn formellt underrättas om detta. Om inga synpunkter lämnats eller om NK trots de synpunkter som lämnats in av koordinatorn går vidare, får genomförandet avbrytas genom en formell underrättelse till koordinatorn, med angivande av skälen samt i de fall som avses i punkt (a) i artikel II.14.2.1, de slutliga villkor som ställs för att genomförandet ska kunna återupptas eller, i det fall som avses i punkt (b) i artikel II.14.2.1, ett vägledande datum för när de nödvändiga kontrollerna ska vara slutförda. Koordinatorn ska omedelbart meddela de övriga förmånstagarna. Avbrytandet ska träda i kraft fem kalenderdagar efter att koordinatorn får den formella underrättelsen, eller vid en senare tidpunkt som anges i underrättelsen. För att genomförandet ska kunna återupptas bör förmånstagarna sträva efter att snarast uppfylla villkoren och ska underrätta NK om hur situationen utvecklas. Om inte avtalet eller en förmånstagares deltagande sägs upp enligt artiklarna II.15.1, II.15.2 eller punkt (c) eller (i) i artikel II.15.3.1, ska NK så snart det anser att villkoren för återupptagande uppfyllts eller nödvändiga kontroller, medräknat inspektion på platsen genomförts, formellt underrätta koordinatorn om detta och uppmana denna att lämna in en begäran om ändring av avtalet i enlighet med artikel II.14.3. II.14.3 Följder av tillfälligt avbrytande Om genomförandet av projektet kan återupptas och avtalet inte sagts upp, ska avtalet ändras enligt artikel II.11 för att fastställa den dag genomförandet ska återupptas, förlänga projekttiden och göra övriga ändringar som blir nödvändiga för att anpassa projektet till de nya genomförandevillkoren. Det tillfälliga avbrytandet ska upphöra den dag parterna enats om att projektets genomförande ska återupptas i enlighet med första stycket. Detta datum kan infalla innan avtalsändringen trätt i kraft. Eventuella kostnader som förmånstagarna under det tillfälliga avbrottet ådragit sig för genomförandet av det avbrutna projektet eller den avbrutna delen av det ska inte ersättas eller omfattas av bidraget. NK:s rätt att tillfälligt avbryta genomförandet föregriper inte rätten att säga upp avtalet eller en förmånstagares deltagare i enlighet med artikel II.15.3 och inte heller rätten att minska eller återkräva felaktigt utbetalade belopp i enlighet med artiklarna II.18.4 och II.19. Ingendera parten ska ha rätt till någon ersättning för att motparten tillfälligt avbrutit åtgärden. 11
ARTIKEL II.15 UPPSÄGNING AV AVTALET II.15.1 Uppsägning av avtalet av koordinatorn I vederbörligen motiverade fall får koordinatorn på förmånstagarnas vägnar säga upp avtalet genom att formellt underrätta NK om detta, med tydligt angivande av sina skäl och vilken dag uppsägningen ska träda i kraft. Underrättelsen ska sändas innan uppsägningen är avsedd att träda i kraft. Om inga skäl lämnas eller om NK anser att skälen inte motiverar uppsägning, ska NK formellt underrätta koordinatorn, med angivande av sina skäl, och uppsägningen av avtalet ska då anses sakna skälig grund, med de följder som anges i fjärde stycket i artikel II.15.4. II.15.2 Uppsägning av en eller flera förmånstagares deltagande av koordinatorn I vederbörligen motiverade fall får koordinatorn säga upp en eller flera förmånstagares deltagande i avtalet, enligt begäran från den eller de berörda förmånstagarna, eller på alla de övriga förmånstagarnas vägnar. När koordinatorn meddelar NK om en sådan uppsägning, ska koordinatorn uppge skälen till att deltagandet sägs upp, den eller de berörda förmånstagares åsikt, datum när uppsägningen ska träda i kraft och de kvarvarande förmånstagarnas förslag till omfördelning av den eller de berörda förmånstagarnas uppgifter eller, om relevant, till nominering av en eller flera ersättare som ska efterträda den eller de förmånstagare och överta alla deras avtalsenliga rättigheter och skyldigheter. Underrättelsen ska sändas innan uppsägningen är avsedd att träda i kraft. Om inga skäl lämnas eller om NK anser att skälen inte motiverar uppsägning, ska NK formellt underrätta koordinatorn, med angivande av sina skäl, och uppsägningen av deltagandet ska då anses sakna skälig grund, med de följder som anges i fjärde stycket i artikel II.15.4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel II.11.2 ska avtalet ändras för att införa de nödvändiga modifieringarna. II.15.3 Uppsägning av avtalet eller av en eller flera förmånstagares deltagande av NK II.15.3.1 NK kan i följande fall besluta att säga upp avtalet eller en eller flera förmånstagares deltagande i projektet: (a) (b) (c) om en rättslig, ekonomisk, teknisk, organisatorisk eller äganderättslig förändring hos förmånstagaren på ett betydande sätt kan komma att påverka avtalets tillämpning eller förändra de grunder på vilka bidraget beviljats; om nödvändiga avtalsändringar som görs till följd av uppsägning av en eller flera förmånstagares deltagande kan leda till att beslutet om beviljande av bidrag ifrågasätts eller till att de sökande behandlas olika; om förmånstagarna inte genomför projektet enligt bilaga I eller om en förmånstagare underlåter att uppfylla någon annan väsentlig förpliktelse enligt avtalet; 12
(d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) om force majeure inträder och anmäls enligt artikel II.13, eller om koordinatorn avbryter fullgörandet av projektet på grund av exceptionella omständigheter vilka anmälts enligt artikel II.14 och återupptagandet av genomförandet är omöjligt eller nödvändiga avtalsändringar kan leda till att beslutet om beviljande av bidrag ifrågasätts eller till att de sökande behandlas olika; om en förmånstagare är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, är föremål för någon annan liknande process, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar eller författningar; om en förmånstagare eller någon sådan till denna anknuten person som avses i andra stycket har gjort sig skyldig till ett allvarligt fel i yrkesutövningen som kan styrkas på något sätt; om en förmånstagare inte har fullgjort sina skyldigheter att betala socialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstiftningen i det land där denna är etablerad eller där projektet genomförs; om NK kan styrka att en förmånstagare eller någon sådan till denna anknuten person som avses i andra stycket har gjort sig skyldig till bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer, penningtvätt eller någon annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen; om NK kan styrka att en förmånstagare eller någon sådan till denna anknuten person som avses i andra stycket har gjort sig skyldig till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier i samband med upphandling eller tillämpningen av avtalet, däribland inlämnande av felaktiga upplysningar eller underlåtenhet att lämna in begärda upplysningar för att erhålla det bidrag avtalet avser; om alla övriga förmånstagare framför ett klagomål att koordinatorn inte genomför projektet enligt bilaga I eller underlåter att uppfylla någon annan väsentlig förpliktelse enligt avtalet. Med uttrycket någon till denna anknuten person i punkterna (f), (h), och (i) avses fysiska personer som är behöriga att företräda förmånstagaren eller fatta beslut för dennas räkning. II.15.3.2 Innan avtalet eller en eller flera förmånstagares deltagande sägs upp ska NK formellt underrätta koordinatorn om sin avsikt, med angivande av skälen därtill och ska uppmana koordinatorn att inom 45 kalenderdagar från mottagandet av underrättelsen, lämna in synpunkter från förmånstagarna och att i de fall som avses i punkt (c) i artikel II.15.3.1 c upplysa NK om vilka åtgärder som vidtagits 13
för att säkerställa att förmånstagarna fortsättningsvis fullgör sina avtalsenliga skyldigheter. Om de synpunkter som inkommit från koordinatorn leder till att NK omprövar beslutet om uppsägning, ska koordinatorn formellt underrättas om detta. Om inga synpunkter lämnats eller om NK trots de synpunkter som lämnats går vidare med uppsägningen, får avtalet eller en eller flera förmånstagares deltagande sägas upp genom en formell underrättelse till koordinatorn, med angivande av skälen till uppsägningen. I de fall som avses i punkterna (a), (b), (c), (e) och (g) i artikel II.15.3.1, ska den formella underrättelsen ange vilken dag uppsägningen ska träda i kraft. I de fall som avses i punkterna (d), (f), (h) och (i) i artikel II.15.3.1, ska uppsägningen träda i kraft dagen efter det att koordinatorn erhållit den formella uppsägningen. II.15.4 Följder av uppsägning Vid uppsägning av avtalet begränsas utbetalningar från NK till det belopp som fastställs i enlighet med artikel II.18 med utgångspunkt i förmånstagarnas bidragsberättigande kostnader och det faktiska genomförandet av projektet den dag uppsägningen träder i kraft. Kostnader för pågående åtaganden som inte kommer att genomföras förrän efter uppsägningen ska inte beaktas. Inom 60 dagar från den dag uppsägningen i enlighet med artiklarna II.15.1 och II.15.3.2 träder i kraft, ska koordinatorn lämna in en ansökan om slutbetalning i enlighet med artikel I.4.3. Om NK inte får någon ansökan om slutbetalning inom utsatt tid kommer det inte att ersätta eller täcka några andra kostnader än sådana som ingår eller motiveras i del- eller slutrapporter godkända av NK. Enligt artikel II.19 ska NK återkräva redan utbetalda belopp om deras användning inte kan beläggas i del- eller slutrapporterna. Vid uppsägning av en förmånstagares deltagande ska den berörda förmånstagaren förse koordinatorn med en rapport över projektets genomförande och om tillämpligt med en ekonomisk rapport från den senaste rapporteringsperiodens slut enligt artikel I.4 för vilken en rapport har inlämnats till NK och fram till den dag uppsägningen träder i kraft. Handlingarna ska lämnas in i god tid så att koordinatorn kan upprätta motsvarande ansökan om betalning. Bidraget ska ersätta eller omfatta endast de av den berörda förmånstagarens kostnader som uppkommit innan uppsägningen trätt i kraft. Kostnader för pågående åtaganden som inte kommer att genomföras förrän efter uppsägningen ska inte beaktas. Den berörda mottagarens ansökan om betalning ska tas med i koordinatorns nästa ansökan om betalning inom de tidsfrister som anges i artikel I.4. Om NK i enlighet med punkt (c) i artikel II.15.3.1 säger upp avtalet därför att koordinatorn inte lämnat in någon ansökan om betalning och inte heller efter påminnelse följt tidsfristen i artikel I.4.5, ska första stycket tillämpas, med följande förbehåll: (a) (b) tidsfristen efter det att uppsägningen trätt i kraft får inte förlängas för att koordinatorn ska hinna lämna in en ansökan om slutbetalning i enlighet med artikel I.4.3; och NK ska inte ersätta eller täcka några sådana kostnader för förmånstagarna fram till uppsägningsdagen eller till dess att den period som anges i artikel I.2.2 löpt ut, 14
beroende på vad som inträffar först, som inte ingår eller har motiverats i del- eller slutrapporterna. Förutom det som sägs i första, andra och tredje stycket kan NK vidare, om koordinatorn säger upp avtalet eller en förmånstagares deltagande utan skälig grund på det sätt som avses i artiklarna II.15.1 och II.15.2, eller om avtalet eller en förmånstagares deltagande sägs upp av NK av de skäl som anges i punkterna (c), (f), (h) och (i) i artikel II.15.3.1, minska bidraget eller återkräva felaktigt utbetalda belopp enligt artiklarna II.18.4 och II.219, i förhållande till underlåtelsernas allvar och efter det att NK gett koordinatorn och vid behov även de berörda förmånstagarna tillfälle att lämna sina synpunkter. Ingen av parten ska ha rätt till någon ersättning för att motparten sagt upp avtalet. 15
DEL B EKONOMISKA BESTÄMMELSER ARTIKEL II.16 BIDRAGBERÄTTIGANDE KOSTNADER II.16.1 Kriterier för schablonbelopp Om bidraget består av schablonbelopp, måste antalet enheter uppfylla följande kriterier: (a) enheterna måste faktiskt användas eller produceras under perioden som anges i artikel I.2.2; (b) enheterna måste vara nödvändiga för att genomföra projektet eller produceras av det; (c) antalet enheter måste kunna identifieras och kontrolleras, i synnerhet med stöd av handlingar specificerade i artikel II.16.2. II.16.2 Beräkning av schablonbelopp II.16.2.1 II.16.2.3 n/a II.16.2.4 Programområde 1 Ungdomsområdet A. Resebidrag (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet deltagare medräknat följeslagare per avståndsgrupp med schablonbeloppet för den ifrågavarande avståndsgruppen enligt avtalets bilaga III. Schablonbeloppet per avståndsgrupp motsvarar bidragsbeloppet för en tur- och returresa mellan avrese- och ankomstplatsen. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört den rapporterade resan. (c) Styrkande handlingar: - För resor mellan den sändande och den mottagande organisationen: bevis över deltagande i aktiviteten utomlands i form av ett intyg undertecknat av deltagaren och den mottagande organisationen, på vilket anges plats samt start- och slutdatum för aktiviteten utomlands, och deltagarens namn och e-postadress. - Om resan görs från en annan plats än den där den sändande organisationen är etablerad och/eller till en annan plats än den där den mottagande organisationen är etablerad och detta innebär att avståndsgruppen ändras, ska den faktiska resplanen styrkas av resbiljetter eller annat bevis av tredje part som visar avrese- och ankomstplatserna. I vederbörligen motiverade undantagsfall där bevis av tredje part inte kan tillhandahållas, kan deltagaren och den mottagande organisationen underteckna ett intyg som anger avrese- och ankomstplatserna samt deltagarens namn och e-postadress. 16
B. Individuellt bidrag (gäller endast Europeisk volontärtjänst) (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet dagar/månader per volontär med schablonbeloppet per dag/månad för det mottagande landet enligt avtalets bilaga III. Om långvarig mobilitet inbegriper ofullständiga månader, beräknas schablonbeloppet genom att multiplicera antalet dagar i den ofullständiga månaden med 1/30 av schablonbeloppet per månad. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört aktiviteten utomlands under den angivna perioden. (c) Styrkande handlingar: - bevis över deltagande i aktiviteten utomlands i form av ett intyg undertecknat av volontären, på vilket anges plats samt start- och slutdatum för aktiviteten utomlands, och volontärens namn och e-postadress; - bevis över förmånstagarens utbetalning av hela det individuella bidragsbeloppet till volontären i form av bevis över överföring till volontärens bankkonto eller ett kvitto undertecknat av volontären. C. Organisatoriskt bidrag (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet dagar/månader per deltagare med schablonbeloppet per dag/månad för det mottagande landet enligt avtalets bilaga III. Om långvarig mobilitet inbegriper ofullständiga månader, beräknas bidragbeloppet genom att multiplicera antalet dagar i den ofullständiga månaden med 1/30 av schablonbeloppet per månad. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört aktiviteten utomlands under den angivna perioden. (c) Styrkande handlingar: Bevis över deltagande i aktiviteten utomlands i form av ett intyg undertecknat av deltagaren, på vilket anges plats samt start- och slutdatum för aktiviteten utomlands, och deltagarens namn och e-postadress. D. Språkstöd (gäller endast europeisk volontärtjänst och endast språk som inte ingår i OLS) (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera det totala antalet volontärer som får språkstöd med det ifrågavarande schablonbeloppet enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att volontären faktiskt har utfört språkförberedelser i arbetsspråket utomlands. (c) Styrkande handlingar: - bevis över deltagande i kurs i form av ett intyg undertecknat av kursarrangören, på vilket anges volontärens namn, det undervisade språket, språkstödets format och längd, eller 17
- faktura över inköp av studiematerial, på vilken det anges vilket språk det gäller, namn och adress för utfärdande organ, belopp och valuta samt fakturans datum, eller - ifall språkstödet ges direkt av förmånstagaren: ett intyg undertecknat och daterat av volontären, på vilket anges deltagarens namn, det undervisade språket, språkstödets format och längd. II.16.2.5 Programområde 2 Strategiska partnerskap A. Projektledning och genomförande av projektet (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera det totala antalet månader i projektets längd med schablonbeloppet tillämpligt på förmånstagaren enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som utgör grund för att vara berättigad till bidraget är att förmånstagaren genomför aktiviteterna och producerar resultaten som ska täckas av denna budgetpost enligt det som anges i bidragsansökan och som har godkänts av NK. (c) Styrkande handlingar: bevis över genomförda aktiviteter och producerade resultat ges i form av en beskrivning av dessa aktiviteter och resultat i slutrapporten. Därtill ska producerade resultat laddas upp av koordinatorn på Dissemination Platform och, beroende på deras natur, vara tillgängliga för kontroll och inspektion hos förmånstagarna. B. Transnationella partnermöten (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera det totala antalet deltagare med det tillämpliga schablonbeloppet enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren verkligen har deltagit i ett transnationellt partnermöte och gjort den rapporterade resan. (c) Styrkande handlingar: - För resor mellan den sändande och den mottagande organisationen: bevis över deltagande i aktiviteten i form av ett intyg undertecknat av den mottagande organisationen, på vilket anges deltagarens namn och e-postadress, syftet med aktiviteten samt start- och slutdatum; - Om resan görs från en annan plats än deltagarens bostadsort och/eller till en annan plats än den där den mottagande organisationen är etablerad och detta innebär att avståndsgruppen ändras, ska den faktiska resplanen styrkas av resbiljetter eller andra fakturor som visar avrese- och ankomstplatserna. I vederbörligen motiverade undantagsfall där bevis av tredje part inte kan tillhandahållas, kan förmånstagaren underteckna ett intyg som anger avrese- och ankomstplatserna. 18
C. Immateriella resultat (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet arbetsdagar utförda av förmånstagarnas personal med schablonbeloppet tillämpligt per dag för personalkategorin i landet där berörda förmånstagare är etablerad, enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att resultatet har producerats och är på en acceptabel nivå enligt bedömning utförd av NK. (c) Styrkande handlingar: - bevis över producerade resultat som ska laddas upp på Dissemination Platform och/eller, beroende på deras natur, vara tillgängliga för kontroll och inspektion hos förmånstagarna; - bevis över personalens tid som använts för att producera resultatet i form av ett arbetsschema per person, i vilket framgår personens namn, personalkategori enligt de 4 kategorierna angivna i bilaga III, alla datum och det totala antalet arbetsdagar som personen använt för produktionen av det immateriella resultatet; - bevis över typen av förbindelse mellan personen och berörda förmånstagare (t.ex. typ av anställningsavtal, volontärarbete osv.) enligt det som registrerats i förmånstagarens officiella handlingar. D. Spridningsevenemang (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet deltagare från andra organisationer än förmånstagaren och övriga projektpartnerorganisationer enligt avtalet med det tillämpliga schablonbeloppet per deltagare enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att spridningsevenemanget har ägt rum och är på en acceptabel kvalitetsnivå enligt bedömning utförd av NK. (c) Styrkande handlingar: - Beskrivning av spridningsevenemanget i slutrapporten; - bevis över deltagandet i spridningsevenemanget i form av en deltagarförteckning undertecknad av deltagarna, på vilken anges spridningsevenemangets namn, datum och plats samt för varje deltagare: personens namn, e-postadress och underskrift, namn och adress på organisationen som har sänt personen; - detaljerat program och alla handlingar som har använts eller delats ut på spridningsevenemanget. E. Aktiviteter för lärande, undervisning och utbildning (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet består av ett schablonbelopp för resor, individuellt bidrag och språkstöd. Det beräknas enligt följande: 19
- Resebidrag: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet deltagare med schablonbeloppet för den ifrågavarande avståndsgruppen för resan enligt avtalets bilaga III; - Individuellt bidrag: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet dagar/månader per deltagare medräknat följeslagare som stannar högst 60 dagar, med schablonbeloppet per dag/månad för typen av deltagare och för det ifrågavarande värdlandet enligt avtalets bilaga III. Om aktiviteter längre än två månader inbegriper ofullständiga månader, beräknas bidragsbeloppet genom att multiplicera antalet dagar i den ofullständiga månaden med 1/30 av schablonbeloppet per månad. - Språkstöd: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera det totala antalet deltagare som får språkstöd med det ifrågavarande schablonbeloppet enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: - Resebidrag: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört den rapporterade resan. - Individuellt stöd: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört aktiviteten. - Språkstöd: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren har deltagit i en aktivitet i mer än 2 månader och faktiskt har utfört språkförberedelser i undervisnings- eller arbetsspråket. (c) Styrkande handlingar: (i) Resebidrag: - För resor mellan den sändande och den mottagande organisationen: bevis över deltagande i aktiviteten i form av ett intyg undertecknat av den mottagande organisationen, på vilket anges deltagarens namn och e-postadress, syftet med aktiviteten samt start- och slutdatum; - Om resan görs från en annan plats än den där den sändande organisationen är etablerad och/eller till en annan plats än den där den mottagande organisationen är etablerad och detta innebär att avståndsgruppen ändras, ska den faktiska resplanen styrkas av resbiljetter eller andra fakturor som visar avrese- och ankomstplatserna. I vederbörligen motiverade undantagsfall där bevis av tredje part inte kan tillhandahållas, kan förmånstagaren underteckna ett intyg som anger avrese- och ankomstplatserna. (ii) Individuellt bidrag - Bevis över deltagande i aktiviteten i form av ett intyg undertecknat av den mottagande organisationen, på vilket anges deltagarens namn, syftet med aktiviteten samt startoch slutdatum. (iii) Styrkande handlingar: 20
- Bevis över deltagande i kurs i form av ett intyg undertecknat av kursarrangören, på vilket anges deltagarens namn, det undervisade språket, språkstödets format och längd, eller - faktura över inköp av studiematerial, på vilken det anges vilket språk det gäller, namn och adress för utfärdande organ, belopp och valuta samt fakturans datum, eller - ifall språkstödet ges direkt av förmånstagaren: ett intyg undertecknat och daterat av deltagaren, på vilket anges deltagarens namn, det undervisade språket, språkstödets format och längd. II.16.2.6 Programområde 3 Strukturerad dialog på ungdomsområdet A. Resebidrag (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet deltagare medräknat följeslagare per avståndsgrupp med schablonbeloppet för den ifrågavarande avståndsgruppen enligt avtalets bilaga III. Schablonbeloppet per avståndsgrupp motsvarar bidragsbeloppet för en tur- och returresa mellan avrese- och ankomstplatsen. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har utfört den rapporterade resan. (c) Styrkande handlingar: - För resor mellan deltagarens bostadsort och den mottagande organisationen: bevis över deltagande i aktiviteten utomlands i form av ett intyg undertecknat av deltagaren, på vilket anges plats samt start- och slutdatum för aktiviteten utomlands, och deltagarens namn och e-postadress; - Om resan görs från en annan plats än deltagarens bostadsort och/eller till en annan plats än den där den mottagande organisationen är etablerad, ska den faktiska resplanen styrkas av resbiljetter eller andra fakturor som visar avrese- och ankomstplatserna. I vederbörligen motiverade undantagsfall där bevis av tredje part inte kan tillhandahållas, kan deltagaren och den mottagande organisationen underteckna ett intyg som anger avrese- och ankomstplatserna samt deltagarens namn och e-postadress. B. Organisatoriskt bidrag (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragbeloppet beräknas genom att multiplicera antalet dagar per deltagare med schablonbeloppet per dag för det mottagande landet enligt avtalets bilaga III. (b) Utlösande händelse: händelsen som är avgörande för att vara bidragsberättigad är att deltagaren faktiskt har deltagit i en träff för strukturerad dialog under den angivna perioden. (c) Styrkande handlingar: 21
- Bevis över deltagande i en träff för strukturerad dialog i form av ett intyg undertecknat av deltagaren, på vilket anges plats samt start- och slutdatum för aktiviteten, och deltagarens namn och e-postadress. II.16.3 Villkor för ersättning för faktiska kostnader Om bidraget betalas ut som ersättning för faktiska kostnader, gäller följande villkor för kostnaderna: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) de har ådragits av förmånstagaren; de har uppkommit under den period som anges i artikel I.2.2; de omnämns i den preliminära budgeten i bilaga II eller senare berättigade budgetöverföringar enligt artikel I.3.2; de har uppkommit i samband med projektet som beskrivs i bilaga I och är nödvändiga för att genomföra det; de kan identifieras och kontrolleras i synnerhet genom att vara upptagna i förmånstagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där förmånstagaren är etablerad och enligt förmånstagarens normala rutiner för kostnadsredovisning; de är förenliga med tillämplig skattelagstiftning och sociallagstiftning; de är rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet; de ersätts inte av ett schablonbelopp enligt det som specificeras i artikel II.16.1. II.16.4 Beräkning av faktiska kostnader II.16.4.1-II.16.2 n/a II.16.4.3 Programområde 1 Ungdomsområdet A. Stöd för specialbehov (a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget är ersättning för 100 % av de faktiska bidragsberättigande kostnaderna som uppkommit. (b) Bidragsberättigande kostnader: kostnader som direkt hänför sig till deltagare med specialbehov och följeslagare (medräknat kostnader för resor och uppehälle om dessa är motiverade och bidrag för dessa deltagare inte har ansökts inom budgetkategorierna resebidrag och organisatoriskt bidrag ), utöver kostnader som stöds av schablonbelopp enligt artikel II.16.1. 22