Driva klubb
Välkommen till driva klubbguiden I den här guiden får du veta hur du driver din fältbiologklubb! Till en början kan det vara bra att fylla i ett verksamhetshjul. Där fyller en i saker en vet som händer i föreningen och sånt en planerar att göra under året. Innehållsförteckning 1. Styrelsen sidan 4 - Styrelsemöten sidan 4 - Hålla bra möten sidan 6 - Verksamhetsberättelse sidan 7 2. Aktiviteter sidan 8 - Planera aktiviteter sidan 8 - Årsmöte sidan 9 3. Kommunikation sidan 12 - Målgrupp sidan12 - Nyhetsbrev sidan 12 - Sociala medier sidan 13 - Press sidan 14 - Faltbiologerna.se sidan 15 - Stå på mässa sidan 15 4. Ekonomi sidan 16 - Kassörens ansvar sidan 16 - Bankkonto sidan 16 - Budget sidan 17 - Söka bidrag sidan 18 - Bokföring sidan 20 - Bokslut sidan 22 Planerade aktiviteter: 2 3
1. Styrelsen Att klubben har en styrelse är nödvändigt för att kunna ordna byråkratiska saker såsom pengar till klubben. Självklart ska klubben själv välja hur ansvaret ska se ut i styrelsen. Styrelsens ansvar är: att ha ett konstiuerande möte att ha möjlighet att ta emot bidrag och betala ut reseersättningar och liknande att ordna klubbårsmötet och skicka ut inbjudningar till detta att arkivera klubbens årsmötesprotokoll och räkningar Styrelsemöten Under första konstituerande mötet skapas styrelsen - vilket innebär att de olika posterna fördelas mellan ledamöterna. Skriv ett protokoll på detta möte, sedan kan ni välja att ta ut sidor ur protokollet. Expempelvis de sidor som visar vem som har rätt att teckna firman eller röra era pengar. Detta kallas protokollsutdrag. Protokollsutdraget ska visas upp och skickas in banken för att visa att kassören har fått lov att ta pengar från klubbens konto. Ordförande: Klubbens ledare, är ansiktet utåt och driver klubbens arbete. Kassör: Ansvarar för kvitton, söka bidrag och göra ett bokslut till årsmötet. Ledamot: Har olika uppgifter, det är upp till styrelsen att bestämma vilka behov de har. Vice ordförande, sekreterare eller vice kassör är alternativ. Firmatecknare: Betyder att personen får underteckna juridiska handlingar i klubbens namn. En juridisk handling kan till exempel vara att göra ett avtal med banken att öppna ett konto. Ofta är ordförande och kassören firmatecknare. Revisor: Ska granska bokföringen, alltså klubbens ekonomi. Det är bra att försöka få tag i en kompetent revisor som har tidigare erfarenhet av ekonomi. Revisorn måste vara myndig och bör inte vara nära släkt med någon i styrelsen (särskilt inte kassören). Hålla styrelsemöten Hur många styrelsemöten en håller per år är upp till varje förening att bestämma. Ett möte varannan månad vara en bra riktlinje. Innan mötet ska en inbjudan till mötet skickas ut till alla i styrelsen. Det är en bra idé att ha en dagordning för mötet. En dagordning bidrar till att mötet blir mer strukturerat och gör att det blir lättare att hålla tider och minskar risken för att missa någon viktig punkt. Det är också bra att ha med sig lite fika eller något annat gott. Det kan också vara kul att ta in någon föreläsare eller ha filmvisning. Kom ihåg att det är ni själva i klubben som väljer hur ni vill arbeta! Exempel dagordning 1 Formalia - mötets öppnande - val av sekreterare - val av justerare (av protokollet) - godkännande av dagordning (inkl. frågan om nya punkter som ska med under övriga frågor) 2 Protokoll från förra mötet och godkännande av detta. Ibland har man bordlagt frågor (skjutit upp frågor från föregående möte) och då kan det vara bra att kolla så att de inte missas på dagens möte. 3 Rapporter Rapportering från sina olika poster, tex ekonomi, kommunikation. 4 Post Både digital och analog. Tex inbjudningar till seminarier, möten, etc. 5 Bordlagda frågor (kolla i föregående protokoll) 6 Nya förslag och frågor 7 Kommande verksamhet (t.ex. arrangemangsplanering) 8 Mötesplanering (nästa styrelsemöte, medlemsmöte o.dyl.) 9 Övriga frågor 10 Mötets avslutande Under året ska ni skriva protokoll på era möten. Varje punkt ni diskuterar kallas i protokollet för paragraf och ser ut så här:. När något beslutas i skriver ni beslutades och stryker under det. Skriv vilka som var med och var det hölls. 4 5
Hålla bra möten Bra möten är bland det roligaste som finns. Det är på de bra mötena som klubben kommer framåt, ni tar bra beslut, utvecklar era aktiviteter, samtidigt som ni har kul. Må-runda Ha gärna en må-runda i början av mötet. Då får var och en i tur och ordning säga vad den vill om hur den mår. Det kan vara skönt för gruppen att veta om en person är ledsen över något eller mår dåligt, då detta kanske spiller över på hur den beter sig under mötet. Effektivt möte Att hålla tiden är superviktigt! Ibland kan det hjälpa att någon är tidsansvarig under mötet och säger till när ni måste gå vidare. Att ha ett klart syfte med mötet är också viktigt för att vara effektiva. De som är ansvariga för mötet bör redan innan tänkt ut vad ni ska få ut av mötet. Mötestekniker Runda: En runda gör att alla får tid att säga vad den tycker i en fråga, utan behöva strida för sitt ord. Var och en får i tur och ordning säga vad den tycker om en fråga. I rundan får ingen avbryta den som pratar eller komma med instick. Alla kommentarer som man kommer på får man ta upp när alla har pratat. Bikupa: Är ni många i en grupp kan det vara skönt att få prata med en eller två personer i taget. En bikupa är helt enkelt att ni pratar två och två eller tre och tre om en fråga. När ni pratat ett tag kan ni berätta för hela gruppen om vad ni har tagit upp. Att ha ett tydligt avslut på mötet då ni summerar det som sagts och har en kort utvärdering kan vara bra för att påminnas om vad ni har utfört och åstadkommit under mötet. Det är bra om någon antecknar på mötet. På så sätt får ni en gemensam bild av vad som hände på förra mötet och kan snabbt ta vid på nästa möte genom att läsa föregående protokoll. Dessutom kan personer som inte var med på mötet se vad som hände. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är föreningens kanske viktigaste dokument och skapas av styrelsen inför årsmötet. I verksamhetsberättelsen presenterar styrelsen hur det gångna året gått, både sett till verksamhet och ekonomi. Saker att ta upp i verksamhetsberättelsen är bland annat Föreningens genomförda verksamhet Den ekonomiska situationen och utvecklingen under året Styrelsen - vilka som ingått (båda verksamhetsåren) och deras poster Medlemmar - har föreningen fått fler medlemmar Verksamhetsberättelsen skall också skrivas under av avgående styrelse. Exempel Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse för 1 Verksamhetsåret 2014-01-01 2014-12-31 1 fältbiologer är en lokalavdelning till föreningen Fältbiologerna. Under verksamhetsåret har följande personer varit valda som styrelse/klubborganisatörer: 2014-01-01 2014 - - 2 2014 - - 2 2014-12-31 3 4 Under verksamhetsåret har följande personer varit revisorer: Den 31 december 2014 hade klubben 5 st. medlemmar Under året har föreningen haft följande verksamhet: 6 fortsätt på nytt papper om ni inte får plats Tips: Studiefrämjandet ordnar kurser om tex ekonomi och styrelsearbete. Underskrift 7 :... Ansökan om verksamhetsbidrag görs på blanketten Ansökan om verksamhetsbidrag. Såhär fyller du i blanketten: 6 7 1. Klubbens namn. 2. Datum för årsmötet 2014 (om klubben inte har haft årsmöte fyller du bara i den vänstra kolumnen och skriver där 2014-01-01 2014-12-31) 3. Namn på de som suttit som styrelse eller motsvarande
2. Aktiviteter Aktiviteter är det som utgör föreningen Fältbiologerna. Alla medlemmar är välkomna att anordna aktiviteter. Möjligheterna på vad ni kan göra är näst intill oändliga allt från blomexkursion till klädbytarkväll till demonstrationståg! Glöm inte bort årets viktigaste aktivitet Klubbårsmötet! Planera aktiviteter Det är alltid bra att planera sina aktiviter under ett planeringsmöte. Ett bra sätt att planera aktiviteter är att utgå från dessa fem frågor. Vad? Beskriver aktiviteten och vad ni ska göra så noga som möjligt. När? Här skriver ni när i tiden aktiviteten ska göras, eller hur lång tid ni uppskattar att det tar att genomföra den. Vem? Skriv en person som är ansvarig för att aktiviteten utförs. Den som står som ansvarig behöver inte vara den som ska göra allt jobb, utan den som ser till att det blir gjort. Budget/Resurs? Hur mycket pengar behöver ni för att det ska gå att genomföra aktiviteten. Det kan också handla om resurser från en person, tex sakkunnig eller kommunikatör. Kommunikation? Hur får ni personer att komma på er aktivitet. Lägg upp aktiviteten i hemsidans kalendarium, på facebook, skicka ut på relevanta maillistor och affischera! För fler tips läs under rubriken kommunikation. Att tänka på Några frågor som är bra att tänka på är: Hur ska ni ta hand om nya medlemmar som kan dyka upp på aktiviteten? Använder vi några ord som inte alla förstår? Tar vi något förgivet? Är aktiviteten väldigt fysiskt ansträngande som exempelvis längre sträckor i svår terräng? Nämn i så fall detta när ni kommunicerar ut aktiviteten. Tips på aktiviteter: Utflykter och exkursioner till naturområden Miljöaktioner Att lära sig om olika arter, till exempel fåglar, fjärilar, svampar Utflykt på cykel Kanotpaddling Filmkvällar Odling Naturfotografering Pyssel Kläd- eller prylbytarkvällar Årsmöte Årsmötet är till för klubbens medlemmar. Det är en chans för alla att få veta vad klubben har gjort under året, granska styrelsens arbete och komma med nya idéer inför kommande verksamhetsår. Det är en chans att få sin röst hörd även för den som inte sitter i styrelsen. Förberedelser Inbjudan till ett årsmöte brukar heta kallelse på föreningsspråk. Ibland står det i stadgarna när kallelsen ska vara utskickad. Detta gör en för att se till att kallelsen kommer ut i god tid till medlemmarna. Om detta har gjorts korrekt heter det att mötet är behörigen utlyst. En kallelse ska innehålla information om datum, tid och plats samt dagordningen för mötet. Det bör stå förklarat vad en motion är, hur den skrivs och när den senast ska vara inne till mötet. För att alla medlemmar ska veta vad som kommer att diskuteras på årsmötet ska dagordningen skickas ut en månad innan mötet. På så sätt har alla en möjlighet att komma med förslag om en annan dagordning eller en övrig fråga. Inför mötet är ska ni ta kontakt med revisorn och valberedningen i klubben och se till att de är på g och är färdiga med sitt arbete fram till årsmötet. På årsmötet ska verksamhetberättelsen för föregående år presenteras. Det är bra idé att börja skriva den i tid. 8 9
Det kan vara bra om styrelsen gör ett förslag på budget och verksamhetsplan inför kommande verksamhetsår. I en klubb som är liten är det kanske bra att göra en verksamhetsplan tillsammans innan eller under årsmötet. Själva årsmötet Välkommna alla till mötet och försök prata och se alla. Försök fånga upp allas engagemang. Det kan vara bra att köra en runda där alla får presentera sig innan det formella mötet börjar. Läs om hur en håller bra möten på sidan 6. Exempel Dagordning Årsmöte 1 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande 3 Val av mötessekreterare 4 Val av justerare tillika rösträknare 5 Godkännande av dagordningen 6 Genomgång av mötesordning 7 Fråga om mötets behörighet utlysts 8 Styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut 9 Revisorernas berättelse 10 Remissdebatt Hur röstar en på ett årsmöte? Det finns olika sätt att rösta på. Acklamation: innebär att ordförande frågar Vill mötet besluta att... Efter det säger de som gillar förslaget Ja. Ordförande frågar sedan. Någon däremot? De som inte tycker om förlaget kan nu säga Ja. Acklamation är det vanligaste sättet att ta ett beslut på. Sluten votering: Det innebär att det är en hemlig röstning. Detta är bra vid till exempel personval. Alla får skriva sin röst på en lapp. Innan ni har en hemlig röstning behöver ni bestämma vilka som ska räkna lapparna efter röstningen. 11 Fråga om ansvarsfrihet för förgående års förvaltning 12 Verksamhetsplan och budget 13 Propositioner 14 Motioner 15 Val av ordförande 16 Val av övriga ledamöter 17 Val av revisorer och revisorssuppleanter 18 Val av valberedning 19 Övriga frågor 20 Mötets avslutande Årsmötets gång Mötets öppnande: Klubbens ordförande dunkar i bordet och säger härmed förklarar jag årsmötet öppnat. Val av mötesfunktionärer: Här bestäms vem som ska fördela ordet (ordförande), vem som ska anteckna (sekreterare) och vem som ska kontrollera protokollet efter mötet (justerare). Godkännande av dagordningen: Ni läser upp dagordningen och röstar om den. Är det någon som har ändringsförslag röstar ni om ändringarna. Genomgång av mötesordning: Mötesordningen bestämmer hur mötet ska hållas, hur förslag läggs, hur beslut tas och hur vi är mot varandra. Det är viktigt att alla är säkra på hur mötet kommer gå till, på så sätt är det lättare att få sin röst hörd. Fråga om mötets behörighet utlysts: Om kallelserna skickats ut i tid med rätt information kan ni godkänna att mötet behörigen utlysts. Styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut: Här berättar styrelsen vad som har hänt i klubben under året och vilka aktiviteter som har hållits. Styrelsen förklarar vilka inkomster och utgifter klubben haft. Revisorernas berättelse: Revisorerna berättar vad de har kollat på och hur de gjort sin bedömning av styrelsens prioriteringar. Sedan säger de om de tycker att styrelsen ska få ansvarsfrihet eller inte. Remissdebatt: Under en remissdebatt kan medlemmarna ställa frågor till styrelsen. Fråga om ansvarsfrihet för förgående års förvaltning: Ni röstar om ansvarsfriheten. Om ni tycker att styrlesen har arbetat korrekt eller inte. Verksamhetsplan och budget: Om styrelsen har tagit fram en verksamhetsplan och en budget diskuterar ni dessa och går sedan till beslut. Propositioner & motioner:: En proposition är ett förslag från styrelsen. En motion är ett förslag från en eller flera medlemmar. Val av styrelse, revisorer, revisorssuppleanter och valberedning: Valberedningen presenterar sina förslag och ni röstar. Övriga frågor: Om någon har en övrig fråga den vill ta upp så diskuterar ni den. Mötets avslutande: Mötesordförande säger härmed förklarar jag årsmötet avslutat. 10 11
3. Kommunikation Vilken kanal en väljer beror på budskapet och situationen. Innan vi väljer kanal ska vi alltid fundera på vart vi bäst når den vi vill prata med. Målgrupp All kommunikation ska utgå ifrån målgruppen en vill nå. Det är därför viktigt att fundera på vilka beteenden individen har. Finns de ni söker på sociala medier eller på skolor? Hänger de på en fritidgård eller går det ofta på bio? Fundera och välj sedan sätt att nå dem på. Målgruppsanalys För att få effekt med kommunikationen så behöver man veta sina viktigaste målgrupper. Det finns många olika målgrupper för varje aktivitet. Ett tips att göra Huvudgrupper och sedan undergrupp. Vilka är era viktigaste målgrupper? Vilka behöver veta vad? Olika målgrupper behöver olika information. Vad har de för intressen, förkunskap, beteende? Vart finner du målgruppen? Sociala medier Facebook Vi har en gemensam faceboooksida för hela Fältbiologerna. Vår gemensamma facebook-sida är bra att följa om en vill se vad som händer i föreningen i stort. Det är bara att kontakta kommunikatören för att få ut information på vår facebook. Det är bra att skapa och driva en egen facebooksida för att kommunicera medlemmar och intresserade på orten. Tips sociala medier Twitter: Var aktiv, delta i diskussioner, använd och följ relevanta hashtags, tagga samarbetspartners. Facebook: Använd bilder, marknadsför sidan, var uthållig(resutalten och följare kommer inte på en gång). Instagram: Skapa variation, koppla ihop med andra kanaler, använd taggar och var kreativ. Instagram Fältbiologerna har en gemensam instagram för hela föreningen. Vill en ha med något där eller kanske vill ni låna kontot för en vecka eller dag så det går alldeles utmärkt, det är bara att kontakta kommunikatören. Det är också bra att skapa och driva ett eget instagramkonto. Nyhetsbrev Fältbiologerna har ett nyhetsbrev som skickas ut varje månad. Vill en ha med något där så är det bara att maila info@faltbiologerna.se. Vill ni själva ha ett eget nyhetsbrev finns det många gratistjänster. Ett exempel är Mailchimp som också låter dig se hur många som har öppnat/läst/klickat på länkar i ert nyhetsbrev. Det går också att skicka ut ett vanligt mail med information. Twitter Fältbiologerna har en gemensam twitter för hela föreningen. Den används främst för omvärldsbevakning, opinionsbildning och snacka med makthavare. Skaffa gärna en twitter om ni behöver kommunicera med politikerna i er stad, vill skapa dialog eller bara omvärldsbevaka. Blogg En blogg är bra att ha om en vill skriva längre texter om det ni gör i klubben. Sedan är det jättebra att sprida inläggen från bloggen på andra sociala medier. En fördel med en blogg är också att den blir sökbar på google, så glöm inte att ange relevanta sökord för varje inlägg. 12 13
Press Lokalpressen uppskattar ofta nyhetstips - ofta har de brist på nyheter om unga och deras perspektiv. Därför är det alltid bra att höra av sig till dem genom att ringa, skicka ett pressmeddelande eller kontakta en reporter (journalister gillar att visa sin nyhetschef att de hittar egna nyheter). Föreningsreferat: De flesta lokaltidningar tar emot föreningsreferat. Med det menas en kortare text, ofta 500 tecken, där en berättar vad som hänt på ett möte eller aktivitet. Dessa publiceras i tidningen ofta helt gratis eller för en mindre summa. Pressmeddelande: Skriv pressmeddelandet i artikelform så det i princip ska kunna tas in i tidningen oredigerat. Inled med en slagkraftig rubrik och en fyndig ingress. Sedan kommer brödtexten som vanligtvis inkluderar ett eller flera uttalanden (pratminus) från någon, exempelvis ordförande. Avsluta med kontaktuppgifter till talespersonen som media kan kontakta för mer information. På vår hemsida(faltbiologerna.se/kommunikationsverktyg) finns det en pressmeddelandemall som det bara är att använda. Kommunikationsverktygslådan På vår hemsida faltbiologerna.se/kommunikationsverktyg finns det verktyg för att kommunicera på ett enkelt sätt. Där finns olika tryckmaterial(flyers, affsicher, foldrar) som är redigerbara, dvs att du kan fylla i den text du vill ha själv. Det finns en wordmall och powerpointmall. Saknar du något? Maila info@faltbiologerna.se och säg vad du saknar eller vad du har för idé. Stå på mässa Hemsidan faltbiolgoerna.se Klubbsida: Kom ihåg att uppdatera er klubbsida på hemsidan med akutell information. Till exempel när en ny styrelse valts eller om det händer något riktigt kul i föreningen. Har ni ingen klubbsida ännu så maila kommunikatören så skapas en. Läs mer hur en använder hemsidan på faltbiologerna.se/manual. Kalendarium: Det är viktigt att ni lägger upp era aktiviteter i kalendaraiet på hemsidan, på så sätt kommer fler se att ni har en aktivitet. En behöver inte logga in för att skapa en aktivitet så det går snabbt att fixa och har stor effekt. När ni haft en aktivitet är det också uppskattat att ni skickar in en bild till info@faltbiologerna.se, så riksföreningen kan skryta om allt coolt vi gör i Fältbiologerna. När ni ska stå på en skolmässa, utställning eller någon annanstans där ni kan ha en monter eller bokbord så är det bra att tänka på några saker. Det är viktigt att alla som står vid montern är trygg i det de ska göra. 1. Fundera på utgångspunkten: Börja med att göra en målgruppsanalys(se sidan 12) Några frågor en kan ställa sig är: Vilka kommer vara där och vilka vill vi ska komma till vår monter? Vad vill de höra om? Hur lockar vi dem? Vad vill vi att de ska ta med sig när det går från vår monter? 2. Synas i vimlet: Hur ska förbipasserade se att ni kommer från Fältbiologerna? Ska ni ha en rollup eller en handskriven banderoll? Fundera även på vilken material ni ska ha på bordet. Fältbiologen och en informationsbroschyr är alltid bra att dela ut. Kanske ska ni bjuda på ekologiskt kaffe eller choklad. Eller ha en tävling av något slag. 3. Platsen: Ibland får en välja plats att stå på och ibland inte. Om ni får välja plats fritt då måste ni tänka på vad ni vill åstadkomma? Vill ni synas mest, då ska ni välja en plats där mycket folk är i rörelse. Vill ni ha många samtal så är det bra att välja en plats där förbipasserade inte har så bråttom. 14 15
4. Ekonomi Det är viktigt att komma ihåg att alla styrelseledamöter i klubben har gemensamt ansvar över ekonomin. Kassören får kanske bättre koll på ekonomin än de andra i styrelsen och i klubben därför är det viktigt att kassören delar med sig av sin kunskap och lär ut den till andra. Kassörens ansvar Kassören ansvarar för att det finns kvitton på alla klubbens utgifter, att bidrag söks i tid samt att det görs en ekonomisk sammanställning till klubbens årsmöte. Vid klubbårsmötet i mars ska kassören kunna redovisa: Hur mycket pengar klubben har Hur mycket pengar klubben har fått in under året Hur mycket pengar klubben har gjort av med under året Vad pengarna gått åt till Som kassör är det viktigt att hålla koll på alla papper och siffror. Ha gärna en pärm där du sätter in alla inkommande räkningar, kontoutdrag, kvittenser samt reseersättningar. Det kan vara bra att ha olika flikar i pärmen för att hålla isär uppgifter. Bankkonto Det är smidigt om klubben har någon form av eget bankkonto. Det är bra att ha ett konto eftersom det ger stora demokratiska fördelar. Kontot kommer att fortsätta att vara klubbens oavsett vem som är kassör. På ett klubbkonto kan vem som helst sätta in pengar. Om det exempelvis kommer bidrag från riksföreningen eller en räkning från en medlem som vill ha reseersättning underlättar det med ett bankkonto. Det är också lättare att få utdrag på alla kostnader och intäkter till klubben vilket behövs när kassören ska bokföra. Budget En budget är inte alltid nödvändig i en liten klubb, men rekommenderas. Budget är ett finare ord för planering, det ni gör är att planera för hur pengarna ni har ska räcka hela året. Därför staplas intäkter och kostnader upp och jämförs. Kassören gör budgeten, tillsammans med styrelsen, som antas på klubbårsmötet i mars. Det är viktigt att du som kassör hjälper dina styrelsekompisar att förstå lite av ekonomin. Något som kan vara till hjälp när man gör en ny budget är att titta på föregående års resultat för att få ett hum om vad de stora kostnaderna är i klubben. Budget Exempel för Östersunds budget Fältbiologer 2015-2016 (2015-03-25 t o m 2016-03-30) Vissa klubbar har en handkassa att betala mindre utgifter från. När en tar emot pengar eller betalar ut pengar till någon direkt i handen så ska detta kvitteras - den som tar emot pengarna ska skriva på att den får pengar. Det Tänk på: är praktiskt om det sker på ett A4-blad som kan sättas in i kassörspärmen. På Spara alla kvitton i orginal kvittensen ska det stå: Datum, ort, kvittensnummer, betalningsmottagare, Ha en pärm för föreningens ekonomi betalare, summa, vad det är till och underskift från inlämnaren och godkännaren. Att hjälpas åt 16 17 Intäkter Summa Verksamhetsbidrag 5000 Bidrag från 10000 kommunen Försäljning på 1500 julmarknad 16500 Totalt Utgifter Summa Porto till -700 programutskick Aktiviteter: -12100 - Paddling -600 - Festival mot -10000 gruvprospektering Utflykt till ett -500 naturreservat Reseersättningar -1200 Totalt -14000 Intäkter 16500 Utgifter -14000 Årets resultat 2500
Söka bidrag För att kunna anordna allt som vi vill göra i våra klubbar krävs det ofta pengar. Pengar kan man få från riksföreningen och utifrån. Bidrag från Riksföreningen: Det finns två bidrag att söka för klubbar hos riksföreningen: verksamhetsbidrag och aktivitetsbidrag. Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag är till för det löpande arbetet i klubben. För att under ett helt år kunna hålla uppe verksamhet med de pengar man får från det bidraget. Verksamhetsbidraget ska alltså vara till för sådant som sker fler gånger, kanske möten och träffar, men kan givetvis också användas till enskilda aktiviteter men alla pengarna ska inte läggas på bara en händelse på ett helt år. Bidraget kan sökas en gång per år och sista ansökningsdag är 30 april. Bilagor som behövs Aktivitetsbidrag Bidraget är till för enskilda aktiviteter av lite större karaktär, exempelvis om man ska anordna en exkursion eller en resa. Bidraget ska då öronmärkas och användas till det enskilda tillfället. Är det så att man får över pengar kan man betala tillbaka det till riks, så att vi kan ge bidraget till en annan klubb. Detta bidrag kan sökas fyra gånger per år. Datumen för sista ansökningsdag är 31 mars, 15 juni, 15 september och 30 november. Bilagor som behövs Bidrag utifrån: Vi bor i ett land där det är relativt enkelt att söka och få offentliga bidrag. Hela Fältbiologernas verksamhet är faktiskt finansierad av offentliga medel. Studiefrämjandet Genom att rapportera era aktivitet till Studiefrämjandets lokalkontor på orten kan ni också få ett bidrag på 200 kr för varje aktivitet då fem eller fler medlemmar dyker upp. Efter att du kontaktat dem får du en blankett med kuvert hemskickat till den adressen som angetts. Blanketten går på två sekunder att fylla i och sedan lägger du den i kuvertet i brevlådan. Kommunala bidrag De flesta kommuner kan erbjuda föreningar olika sorters bidrag för sina aktiviteter. Varje kommun har sina egna specifika regler, men generellt brukar det gå att få bidrag för att starta en ny förening, för föreningsverksamhet, utbildning samt föreningens anläggningar. De flesta kommuner har bra information om detta på sina hemsidor, ofta under en rubrik som heter ungefär kultur & fritid. Tips: Några saker som är bra att poängtera är att ni: engagerar ungdomar ökar kunskapen om natur och miljö hos allmänheten ger våra medlemmar kunskap om hur man engagerar sig i samhället ger våra medlemmar kunskap om demokrati Senaste verksamhetsberättelse Senaste årsmötesprotokoll Antagna stadgar Redovisning av start- eller verksamhetsbidrag Senaste revisionsberättelse Senaste bokslut Aktivitetsplan för aktivitet Redovisning av tidigare bidrag Ansökningar skickas till styrelsen@faltbiologerna.se med samtliga bilagor. Blanketter finns på faltbiologerna.se/soka-bidrag-fran-faltbiologerna Stiftelser Om klubben har ett större projekt på gång, som att till exempel åka på en fjällvandring eller anordna en konsert så kan det vara värt att söka stiftelsepengar. En stiftelse är en sorts förening som förvaltar större summor pengar och som ger bort dessa pengar till aktiviteter som går i linje med deras syften. Själva skattkistan med pengar kallas för fond och det kan också förklaras som ett slags testamente, en vilja hur pengarna från en avliden ska användas. På länsstyrelsernas gemensamma stiftelsebas (lansstyrelsen.se) finns de flesta stiftelserna i Sverige samlade. Ett tips är att använda sökordet ungdomar, natur eller något som är relevant för er aktivitet. 18 19
Bokföring Bokföring innebär att anteckna alla ekonomiska händelser som under verksamhetsåret skett inom klubben. Bankkontot och handkassan utgör klubbens tillgångar - de pengar klubben har. Om allt blivit rätt i bokföringen motsvarar resultatet de pengarna som finns på banken och i handen. Genom att bokföra alla ingående och utgående summor får du reda på hur mycket pengar som finns. Detta är bra att veta för styrelsen när den gör budgetförslag inför nästa verksamhetsår. Bokföring är också ett sätt för medlemmarna att granska er styrelse och se till så att ni inte köpt lösgodis för hela årets budget. När ett räkenskapsår är slut gör kassören ett bokslut, vilket innebär att avsluta bokföringen för detta år. Bokföringen ska sparas i sju år (!). Hur gör man? Ett enkelt sätt att hålla ordning på vad som kommer in på kontot och vad som betalas ut är att skriva ut ett Excelark, sätta in det i kassörspärmen och sedan helt enkelt bokföra direkt där. Ett annat sätt kan vara att bokföra i en kassabok som man kan köpa i kontorsbutiker. Du får inte bokföra i Excel direkt på datorn. Tänk på att en bokföring ska hålla i sju år och inte får gå att ändra i efterhand - använd bläck (blir det fel stryker du över och sätter en signatur och datum). Det lättaste är att ha en spalt för inkomster och en för utgifter och då har du inget som helst behov av en komplicerad kassabok. I spalten för inkomster skriver du pengar som kommer in till klubben. I spalten för utgifter det som klubben gör av med. Verifikat Varje händelse (pengar kommer in till klubben eller något betalas ut) får ett så kallat verifikat. Verifikaten är A4-papper som numreras i det översta högra hörnet. Så långt som det är möjligt skall bokföringen ske i datumordning. På pappret häftas kvitton eller kvittenser upp. Om det är något kvitto som är lite oklart vad pengarna har gått till kan du skriva en kort förklarande text. Varje verifikat sätts in i kassörspärmen och får sedan en egen rad i bokföringen. Exempel bokföring Ver nr Tillgångar Tillgångar Inkomster Inkomster Kostnader Kostnader Eget Eget Tidsperiod Ver Tidsperiod Datum Postgiro Datum PostgiroKassa Kassa Inkomster Inkomster Kostnadeer Kostnad- Kapital Kapital nr In Ut In In Ut Ut In Ut Ingående balans Ingående balans Det är klokt att med jämna mellanrum under året räkna ihop spalterna för kassa och konto för att se till att summan i bokföringen stämmer med den summa som finns i verkligheten. Ett bra sätt är att skriva ut ett kontoutdrag från banken och jämföra detta med sina verifikat. 20 21
Bokslut Klubbens verksamhetsår tar slut den 31 december och då är det dags att göra bokslutet, det vill säga att räkna ihop hur mycket pengar klubben har fått in respektive betalat ut under året. Börja med att summera alla spalter i din bokföring. På handkassan och bankkontot tar du inkomstspalten minus utgiftsspalten för att få reda på hur mycket pengar det ska finnas i handkassan respektive på kontot. Bokslutet delas upp i Balansräkning och Resultaträkning. Resultaträkning Ta sedan ett A4-ark och skriv bokslut högst upp. Därefter gör du en rubrik för intäkter. Skriv upp intäkterna (enligt kolumnerna i din bokföring) under varandra och summera dem. Sedan gör du en rubrik för kostnader och summerar dem på samma vis. Därefter är det dags att räkna ut årets vinst eller förlust genom att ta intäkter minus kostnaderna. Nu har du redovisat vad klubben fått in för pengar och gjort av med för pengar (kallas resultaträkning). Då är det dags att redovisa hur mycket pengar klubben har totalt just nu (kallas balansräkning). Balansräkning Gör en rubrik för tillgångar. Redovisa summan i handkassan och på kontot samt summera dem. Gör en rubrik för skulder och eget kapital. Under denna rubrik börjar du med att skriva in ingående eget kapital som du bokförde i början av året (om klubben inte hade några pengar när året började är det lika med noll). Därefter tar du ingående eget kapital plus årets vinst eller minus årets förlust. Summan blir utgående eget kapital vilket bör bli lika mycket som era tillgångar. Detta är det som du ska börja med att skriva in i bokföringen nästa år. Exempel bokslut Bokslut 1. Resultaträkning Intäkter Summa Verksamhetsbidrag 5000 Bidrag från kommunen 10000 Försäljning på julmarknad 1765 Totalt 16765 Utgifter Summa Porto till programutskick -600 Aktiviteter -12435 Reseersättningar -4520 Totalt -17555 Intäkter 16765 Utgifter -17555 Årets resultat -790 2. Balansräkning Tillgångar Summa Bankkonto 5673920-097 3562 Summa 3562 Vad ska sparas? Enligt lag behöver vi spara Räkenskapsinformation i 7 år. Det innebär att ni behöver spara bokslut, bokföring, räkningar och kvittenser. Kvittona i bokföringen ska kunna vara läsbara i 3 år. Protokoll och de dokument som ni i klubben tycker är viktiga ska ni spara så att nya medlemmar i framtiden ska kunna följa klubbens historia. Kanske de bli inspirerade av något just du har åstadkommit! Skulder & eget kapital 22 23 Summa Ingående eget kapital vid årets början 4352 Insättningar under året 16765 Uttag under året -17555 Årets resultat -790 Utgående eget kapital 3562
Kontaktuppgifter Rikskansliet: info@faltbiologerna.se Kommunikatör: 070-3875755 Föreningssekreterare: 070-3870054 Riksstyrelsen: styrelsen@faltbiologerna.se Studiefrämjandet: studieframjandet.se Länsstyrelsen: lansstyrelsen.se Viktiga datum Verksamhetsbidrag: 30/4 Aktivitetsbidrag: 31/3, 15/6, 15/9, 30/11. Årsmöte: Mars Övrigt Hur man uppdaterar hemsidan: www.faltbiologerna.se/manual Mallar: www.faltbiologerna.se/mallar-for-faltbyrakrater Kommunikationsverktyg: www.faltbiologerna.se/kommunikationsverktyg Egna anteckningar 24