Återvändandefonden Ny ansökning Annons och ansökningsanvisningar 2013 Vägledning för den som anhåller om bidrag
INNEHÅLL Annons 1. Ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar"...3 1.1. Europeiska återvändandefonden (RF)...3 1.2. Målgrupp för återvändandefonden...4 1.3. Förvaltning av fonden och kontaktinformation...4 2. Ansökning 2013...5 2.1 Ansökningstid och projektens längd...5 2.2. Medel som delas ut...5 2.3. Vem kan söka medel?...6 2.4. För vilka verksamheter kan medel sökas?...7 2.5. Urvalskriterier för projekten...9 2.5.1. Formella kriterier... 10 2.5.2. Bedömningskriterier... 10 2.6. Urvalsprocess... 11 ANSÖKNINGSANVISNINGAR... 13 3. Hur ansökningsblanketten ska fyllas i... 13 1. Basuppgifter... 13 2. Övrig EU-finansiering... 15 3. Beskrivning av projektorganisationen och samarbetsparterna... 15 4. Projektbeskrivning... 16 4. Upprättande av budget... 20 4.1. Allmänt... 20 4.1.1. Grundläggande principer för budgeterade kostnader... 21 4.1.2. Berättigar momsen till stöd?... 22 4.2. Personalkostnader... 22 4.3. Resekostnader... 23 4.4. Kostnader i anslutning till målgruppen... 24 4.4.1. Integrationsfonden och flyktingfonden... 24 4.4.2. Återvändandefonden... 24 4.5. Utrustning... 25 4.6. Övriga projektkostnader... 26 4.7. Köptjänster... 27 4.8. Kostnader som inte godkänns... 27 4.9. Budgetens sammanställningsflik... 28 4.9.1. Registrering av projektets grunduppgifter i budgeten... 28 4.9.2. Procenttal för administrativa kostnader... 29 4.9.3. Detaljer som bör granskas i sammanställningsfliken... 29 4.10. Finansiering... 30 5. Bilagor till ansökan... 33 5.1. Finansieringsåtagande... 33 5.2. Övriga bilagor... 33 CHECKLISTA FÖR SÖKANDE... 34 2
1. Ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar" Denna vägledning är avsedd för alla som är intresserade av den finansiering som erbjuds ur återvändandefonden. Vägledningen innehåller grundläggande information om fonden och anvisningar för hur ansökan ska fyllas i samt information om de olika stegen i ansökningsprocessen. För förvaltningen av projekt finns det också särskilda anvisningar i Handbok för den som genomför projektet, som finns på fondernas webbplats: www.intermin.fi/rahastot. Det rekommenderas att sökande bekantar sig med den handboken redan under ansökningstiden och det refereras till handboken också i den här vägledningen. I ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar" ingår fyra fonder: europeiska flyktingfonden (ERF), integrationsfonden (IF), återvändandefonden (RF) och fonden för yttre gränser (EBF). Fonderna kallas med ett gemensamt namn för SOLIDfonderna (General Programme for Solidarity and Management of Migration Flows). Med hjälp av ramprogrammet vill EU möta de utmaningar som förekommer vid övervakningen av de yttre gränserna och inom invandrings- och asylpolitiken och uppmuntra till solidaritet mellan medlemsstaterna i dessa frågor. Ramprogrammen är samtidigt ett led i ansträngningarna att stärka ett europeiskt område med frihet, rättvisa och säkerhet. För finansieringsperioden 2007 2013 har cirka fyra miljarder euro reserverats för ramprogrammet "Solidaritet och hantering av migrationsströmmar" i hela Europa. Dessa medel fördelar sig på de olika fonderna enligt följande: Europeiska flyktingfonden 628 miljoner euro, integrationsfonden 825 miljoner euro, fonden för yttre gränser 1 820 miljoner euro och återvändandefonden 676 miljoner euro. Finlands andel av återvändandefonden uppgår för hela programperioden till drygt 6 miljoner euro. För integrationsfonden och fonden för yttre gränser är programperioden 2007 2013 och för flyktingfonden och återvändandefonden 2008 2013. I Finland är det inrikesministeriets enhet för internationella frågor som är den ansvariga myndigheten för SOLID-fonderna 1.1. Europeiska återvändandefonden (RF) Genom återvändandefonden stöds hanteringen av frivilligt och påtvingat återvändande och utvecklingen av administrationen. På unionsnivå är målet att förenhetliga administrationen och att främja medlemsstaternas gemensamma åtgärder. I detta syfte utvecklas system för återvändande på nationell nivå i samarbete med myndigheterna, mellanstatliga organisationer, medborgarorganisationer och övriga aktörer. Det är också möjligt att få stöd for samarbete med myndigheter och organisationer i tredje länder. För att möjliggöra hållbart och människovärdigt återvändande vill man genom fonden främja frivilligt återvändande. Fonden stöder dock även åtgärder för tvångsbaserat återvändande. 3
1.2. Målgrupp för återvändandefonden I fondens målgrupp ingår frivilligt återvändande tredjelandsmedborgare som: 1. tills vidare inte har fått asylbeslut eller 2. får internationellt skydd i enlighet med direktivet 2004/83/EG (flyktingar och annat internationellt skydd) eller tillfälligt skydd i enlighet med direktivet 2001/55/EG (massiv tillströmning av fördrivna personer) eller 3. inte uppfyller eller inte längre uppfyller förutsättningarna för inträde eller vistelse i Finland Dessutom ingår i målgruppen tredjelandsmedborgare som inte uppfyller eller inte längre uppfyller förutsättningarna för inträde eller vistelse i Finland och som sänds tillbaka av myndigheterna. 1.3. Förvaltning av fonden och kontaktinformation Kontaktinformation: Inrikesministeriet Enheten för internationella frågor Europeiska återvändandefonden (RF) PB 26 00023 Statsrådet Besöksadress: Kyrkogatan 12 00170 Helsingfors E-post: SOLID@intermin.fi Webbplats: www.intermin.fi/fonder 4
2. Ny ansökning 2013 2.1 Ansökningstid och projektens längd Inom ramen för återvändandefondens årsprogram ordnades år 2013 en öppen projektansökning där 153 417 euro av medlen förblev ofördelade. Därför ordnas en ny ansökning för projekt som finansieras ur återvändandefonden. Ansökningstiden börjar den 13 januari 2014 och går ut den 14 februari 2014. Projekten får starta den 1 januari 2014 och måste avslutas senast den 30 juni 2015. Den sökande ska dock beakta att om ett projekt eventuellt inleds innan det fått finansieringsbeslut, sker detta på sökandens egen risk. Ett projekt som finansieras ur årsprogrammet för 2013 måste pågå i minst sex månader och får pågå i högst 18 månader. Fleråriga projekt kan pågå i högst 36 månader (3 år), men även för fortsättningsprojekt ska en ny, justerad ansökan göras inom den ansökningstid som varje år utlyses. På grund av att programperioden går ut ska man observera att alla fleråriga projekt måste avslutas senast den 30 juni 2015. Om de medel som kan fördelas är mindre än vad som söks, konkurrerar alla ansökningar som mottagits inom den fastställda tiden sinsemellan om finansiering. Med andra ord reserveras ingen separat finansieringsandel för fortsättningsprojekt. Vid behandlingen av den nya projektansökan beaktas dock hur resultaten av fortsättningsprojekten har framskridit, om förvaltningen har skötts enligt bestämmelserna och om rapporteringsskyldigheten har uppfyllts. Planeras projektet pågå i flera år ska även projektets totala planerade längd framgå av ansökan. Ansökan i original ska tillställas inrikesministeriet före utgången av ansökningstiden. Ansökan anses ha kommit in inom utsatt tid om kuvertet är poststämplat den 21 februari 2014. Ansökan får inte skickas per e-post eller fax. Försenade ansökningar behandlas inte. Det går också bra att lämna in ansökan på inrikesministeriets registratorsbyrå senast den 14 februari 2014 kl. 16.15. Adressen är Kyrkogatan 12, 00170 Helsingfors. Märk kuvertet "RF 2013 NY ANSÖKNING Skicka ansökan under adress: Inrikesministeriet/registratorskontoret PB 26 00023 STATSRÅDET 2.2. Medel som delas ut År 2013 utdelas 153 417 euro i projektfinansiering ur återvändandefonden genom en ny öppen ansökan. Det finns inget lägsta eller högsta belopp som kan sökas. Det är ändå bra att ta i beaktande de förpliktelser som anknyter till projektets administration och reservera tillräckliga resurser för projektets genomförande. Målsättningen är att cirka tio projekt finansieras ur det årliga 5
programmet. En god bild av de skyldigheter som anknyter till projektadministrationen ges i förvaltningsanvisningarna, som finns på fondernas webbplats på adressen http://www.intermin.fi/rahastot. Återvändandefondens andel av projektfinansieringen är högst 50 procent eller, då projektet verkställer särskilda prioriteringar, högst 75 procent av projektets totalbudget. De prioriterade insatserna och de särskilda prioriteringarna anges i punkt 2.4. Den som genomför ett projekt ska säkerställa att projektet har egenfinansiering (nationell medfinansiering) till minst 50 procent av projektets totalkostnader (för projekt som verkställer särskilda prioriteringar 25 %). Egenfinansieringen kan utgöras av den sökandes egna pengar eller extern finansiering som den sökande skaffat för projektet. En nationell medfinansiär måste vara medveten om att finansieringen används som delfinansiering av ett RF-projekt. Det kan inverka negativt på bedömningen av projektet om den nationella medfinansiären är osäker. Man måste lämna in finansieringsförbindelser för all egenfinansiering i samband med ansökan (se denna väglednings punkt 5.1.). Den nationella medfinansieringen kan till exempel bestå av följande: den sökande organisationens egna medel samt medel från projektpartners, medel från ministerier, regionalförvaltningsmyndigheter och kommuner, privata medel, medel från organisationer och stiftelser, vinsten i projektet. Den nationella medfinansieringen får INTE bestå av: bidrag som har beviljats för eller är bundet till ett annat EU-projekt. frivilligarbete, bidrag in natura eller annan kalkylerad finansiering. Förteckningen över möjliga instanser som kan delta i finansieringen är bara riktgivande. Även villkor (som är oberoende av EU-finansiering) för nationell finansiering och dess beviljande kan utesluta egenfinansiering av dessa källor. De här villkoren kan bäst utredas genom att samråda med finansiären. Delfinansiering av godkända projekt utbetalas ur återvändandefonden i huvudsak enligt följande. 50 procent av återvändandefondens finansieringsandel när projektet startar, 30 procent av återvändandefondens finansieringsandel när halvtidsrapporten har godkänts, och 20 procent när slutrapporten och de ekonomiska utredningarna har godkänts. Den ekonomiska förvaltningen av projekten ska följa EU-kommissionens anvisningar. Anvisningarna medföljer som bilaga till finansieringsbeslutet. I samband med att projektet startar ordnas utbildning om anvisningarna. 2.3. Vem kan söka medel? Nationella, regionala och lokala myndigheter, registrerade föreningar, privata eller publika bolag och internationella organisationer är välkomna att söka medel ut återvändandefonden. Ansökningar från privatpersoner godkänns inte. 6
2.4. För vilka verksamheter kan medel sökas? De som planerar ett projekt bör studera fondens årsprogram 2013 som finns på fondernas webbplats på adressen www.intermin.fi/fonder. I programmet ges en övergripande beskrivning av fondens innehåll och ges exempel på åtgärder som kan finansieras samt deras mål. En mer heltäckande bild av fondens verksamhetsområde och mål ges i det fleråriga programmet, som även det finns på fondernas webbplats. Målen för återvändandefonden och de åtgärder som finansieras har indelats i prioriterade insatser och särskilda prioriteringar för varje prioriterad insats. Ett projekt som finansieras måste passa in i någon av de prioriterade insatserna i årsprogrammet för 2013. Ett projekt kan dessutom beroende på sitt innehåll eller sin målgrupp verkställa en särskild prioritering inom den prioriterade insatsen. Storleken av fondens finansieringsandel beror på om projektet verkställer en särskild prioritering eller inte. Fondens mål för 2013 har indelats i fyra prioriterade insatser (A1, C3, C5 och D6). De särskilda prioriteringarna beskrivs i anslutning till de prioriterade insatserna. Välj EN av de prioriterade insatserna för projektet. Olika prioriterade insatser och verksamheter under dem kan inte kombineras sinsemellan. De särskilda prioriteringarna är inte utbytbara mellan de prioriterade insatserna. Prioriterade insatser och särskilda prioriteringar (närmare beskrivning i årsprogrammet för 2013): A1. Utveckling av frivilliga återflyttningsplaner och -program Syftet med insatsen är att utveckla ett enhetligt nationellt system som baseras på frivillig återflyttning. Genom denna insats kan man finansiera utvecklandet av återflyttningsprogram och -planer särskilt för de största återflyttargrupperna men också för mindre återflyttargrupper med särbehov (t.ex. utsatta återflyttare). Återflyttningsprogram kan också omfatta åtgärder för utveckling av olika stödformer för återintegration och uppföljning av återvändande. De särskilda prioriteringarna för insatsen är att utveckla program för frivilligt återvändande (särskilt mål 1.1) eller att förbättra situationen av de sårbara återvändarna (särskilt mål 1.2). Särskild uppmärksamhet fästs vid samarbetet med olika aktörer i syfte att utveckla ett enhetligt system. Stödtagare kan vara myndigheter, mellanstatliga organisationer, medborgarorganisationer och övriga därmed jämförbara aktörer. 7
Finansieringsprocenten är 50 procent. Om projektet är ett bidrag till genomförande av insatsens särskilda mål kan finansieringsprocenten vara upp till 75 procent. C3. Utveckling av informations- och rådgivningstjänster till potentiella återvändande Syftet med insatsen är att utveckla rådgivnings- och informationstjänster för frivilligt återvändande personer och att öka medvetenheten om möjligheten att återvända frivilligt. Genom denna insats kan finansieras bl.a. information och rådgivning om olika möjligheter att återvända eller om läget i mållandet. Särskild uppmärksamhet fästs vid strävan att nå målgruppen och att samla informations- och rådgivningstjänster på sårbara återvändarna. Den särskilda prioriteringen (särskilt mål 3.1.) för insatsen är att utveckla innovativa sätt för kommunikation. Innovativt betyder här att man utvecklar nya eller särskilt effektiva lösningar för att nå målgruppen eller för att öka antalet frivilliga återflyttare. Stödtagare kan vara myndigheter, mellanstatliga organisationer, medborgarorganisationer och övriga jämförbara aktörer. Finansieringsprocenten är 50 procent. Om projektet är ett bidrag till genomförande av insatsens särskilda mål kan finansieringsprocenten vara upp till 75 procent. Dessutom uppmanas de behöriga myndigheterna att anmäla sitt intresse för verksamhet under den nedan angivna insatsen. Intresse anmäls genom att, inom ansökningstiden, leverera ansökningsdokument och bilagor till inrikesministeriets registrering. C5. Att utveckla anskaffandet av resedokument I insatsens målsättning är att effektivisera identifiering av personer som återvänder frivilligt/tvångsbaserat. Nya arbetsformer utvecklas inom insatser för att påskynda anskaffning av resedokument. Man fäster särskild avseende vid länder med vilka det har varit utmanande att samarbeta. Projekt under denna insats verkställs i samarbete med konsulära myndigheter och invandringsmyndigheter både i Finland och i tredje länder. Målländer kan vara till exempel Nigeria, Ryssland och Vitryssland osv. För att utsprida resultat och goda praxis kommer man att frambringa nya anvisningar som produkt av insats för arbetet med myndigheter i tredje länder. Under den här insatsen kan man dessutom ordna träning om temat för myndigheter i Finland. Den särskilda prioriteringen (särskilt mål 3.2.) för insatsen är att testa nya arbetsmetoder, som ska påskynda anskaffning av resedokument i samarbete med konsulära myndigheter och invandringsmyndigheter i tredje länder. 8
Myndigheter kan fungera som stödmottagare. Finansieringsprocenten är 50 procent eller 75 procent om projekt verkställer ett särskilt mål. D6: Jämförelse av bästa metoder kring återvändande Syftet med insatsen är att jämföra medlemsstaternas bästa praxis vid återvändande. Aktiviteter i samband med detta mål kan ytterligare utveckla väl fungerande rutiner och hjälpa till vid beslut om både tvingat återvändande och assisterat frivilligt återvändande. Möjliga arbetsmetoder kan till exempel bestå av rapporter, seminarier och besök. Tonvikten kommer att läggas på aktuella ämnen som rör återvändande av medborgare från tredjeland, som till exempel deras godkännande av det tredje landet, återresa och skillnader i praxis när det gäller transitområden, inklusive myndigheternas assistans i transitländerna. Särskild uppmärksamhet kan ägnas åt tredje länder där utmaningar har förekommit i samband med till exempel godkännandet av ländernas egna medborgare. De särskilda prioriteringarna för insatsen är utvärderingar och besök på plats för att mäta vilka framsteg som gjorts med hjälp av de olika programmen, redskapen och processerna för återvändande (särskilt mål 4.1.) eller åtgärder på nationell nivå för att se till att de gemensamma normerna för återvändande genomförs på ett rättvist och effektivt sätt, i enlighet med gemenskapens lagstiftning om återvändande, t.ex. när det gäller utbildning för handläggare (särskilt mål 4.2.). Myndigheter kan fungera som stödmottagare. Finansieringsprocenten är 50 procent eller 75 procent om projekt verkställer ett särskilt mål. 2.5. Urvalskriterier för projekten Fonden stödjer avgränsade uppgiftshelheter av engångsnatur projekt som genomförs under en viss tidsperiod och har en klar målsättning, tidsplan, åtgärder samt klara förväntningar på resultat och avkastning. Projekten ska skapa och etablera nya verksamhetsmodeller som syftar till hållbara resultat. Viktiga kriterier är att projektresultaten ska kunna tillämpas på sikt och att de ska ge resultat regionalt och i hela landet utan ny projektfinansiering. Fonderna beviljar INTE allmänna bidrag eller bidrag för verksamheten och beviljar inte heller medel för organisationernas basverksamhet eller verksamhet som bedrivits redan tidigare eller med hjälp av annan finansiering. Med andra ord kan medlen från SOLID-fonderna inte ersätta finansiering som tidigare erhållits ur andra källor. I fråga om återvändandefonden förväntas tredjelandsmedborgarna och/eller deras organisationer samt andra relevanta intressentgrupper i hög grad vara med och planera och genomföra projekten för att invandrarnas kompetens och sakkunskap ska utnyttjas på bästa 9
möjliga sätt. Vidare är det viktigt med projekt där ett flertal aktörer (myndigheter, organisationer, kommuner och invandrargrupper) samverkar och projekt som tar sikte på att förbättra myndigheternas arbetsmetoder. Ett särskilt önskemål är att etniska grupper ska samarbeta. Projekten förväntas främja allmän likabehandling och mångfald. Projekten får inte överlappa projekt i Europeiska socialfonden (ESF) eller andra SOLIDfonder. Projekt som bättre lämpar sig för stöd från något annat EU-program får inte stöd från återvändandefonden. 2.5.1. Formella kriterier För att vara med i valprocessen måste projekten uppfylla följande formella krav: ansökan har lämnats inom utsatt tid, ansökan får inte vara bristfällig (alla delar av ansökningsblanketten ska vara korrekt ifyllda och inlämnade), ansökan har upprättats elektroniskt (ej för hand) på återvändandefondens officiella ansökningsblankett, ansökan är undertecknad av en person med rätt att teckna organisationens namn, ansökan anger klart och tydligt vilken prioriterad insats den gäller, ansökan inkluderar en projektbudget och en projektbeskrivning, ansökan åtföljs av undertecknade finansieringsåtaganden från samtliga finansiärer, ansökan innefattar även övriga nödvändiga bilagor, ansökan har ifyllts antingen på finska eller på svenska. Alla sökande meddelas skriftligt att ansökan har mottagits och om den uppfyller de formella kraven ovan för att få vara med i valprocessen. 2.5.2. Bedömningskriterier De ansökningar som godkänts för urvalsprocessen bedöms enligt ett enhetligt poängsystem som utgår från återvändandefondens allmänna mål och målen för de prioriterade insatserna (se punkt 2.4 och fondens årsprogram). Vid bedömningen av projekten granskas således följande egenskaper: 1. Förenlighet med fondens syften och program: I vilken grad motsvarar det föreslagna projektet återvändandefondens allmänna syften och årsprogrammet för år 2013 och lämpar sig projektet för den insats som ansökningen gäller? 1 2. Genomförbarhet: Är projektets mål realistiska och har sökanden tillräckliga resurser (t.ex. egenfinansiering, personal, erfarenhet, samarbetsnätverk) för att kunna genomföra projektet? Kan projektet utföras inom planerad tid? 3. Relevans och komplementaritet: Täcker projektet faktiska behov? I vilken grad kompletterar projektet den inhemska invandrings- och asylpolitiken? Kan projektet 1 Se särskilt kapitel 2.4 10
bättre finansieras från någon annan finansieringskälla. 4. Möjligheter att tillämpa resultat: Hurdana resultat uppnår projektet? Kan man genom projektet skapa handlingsmönster som kan tillämpas i större sammanhang? Kommer resultaten av projektet att spridas systematiskt? 5. Samarbete: Är de samarbetande parterna relevanta? Gagnar projektet flera aktörer eller etniska grupper? Deltar målgruppen i projektet? 6. Kostnadseffektivitet: Har man reserverat tillräckligt med resurser för projektet? Är budgeten realistisk? Är den finansiella investeringen i balans med de väntade resultaten. 7. Innovativitet: Medför projektet någonting nytt till området i vilket det verkar? Är verksamheten inom projektet innovativ, eller är verksamhetskonceptet innovativt? I utvärderingen av ansökningarna behandlas också om projektet uppfyller den särskilda prioriteringen, och om projektet kan beviljas den högsta möjliga EU-finansieringen. 2.6. Urvalsprocess Den ansvariga myndigheten för SOLID -fonderna går igenom ansökningarna och gör en teknisk granskning för att kontrollera att ansökan uppfyller de formella kriterierna. Sökandena underrättas om att ansökningen har mottagits och uppmanas i förekommande fall att komplettera den i tekniskt hänseende (kompletteringstiden är omkring 1 vecka). Observera att det inte går att komplettera innehållet i projektet efter att ansökningstiden har gått ut. Om begärda kompletteringar inte lämnas in inom utsatt tid, utvärderas ansökan inte. Om begärda kompletteringar inte lämnas in inom utsatt tid, handläggas ansökningen på basis av redan mottagna dokument. Ansökningarna bedöms sedan av experter, varefter fondens ledningsgrupp föreslår vilka projekt som ska finansieras. RF-ledningsgruppens förslag till godkända och avslagna projekt skickas för kännedom till de sökande innan det egentliga finansieringsbeslutet fattas. Projekt som avslås får ett individuellt beslut om avslag där grunderna för avslag och anvisning om rättelseyrkande ingår. Den som är missnöjd med beslutet har rätt överklaga det enligt statsunderstödslagen (688/2001). Alla godkända och avvisade projekt får anvisning om rättelseyrkande tillskickade. Rättelseyrkande ska göras skriftligt inom 30 dagar efter att projekten har delgetts beslutet. 11
Hur projekten administreras Den sökande bör redan innan medel söks ta hänsyn till att administrationen av EU-projekt tidvis är tung och kräver tid och resurser av den genomförande organisationen. Administrationen och den ekonomiska förvaltningen av projekt ska följa nationella och EU-kommissionens anvisningar. Fondens andel av projektets utgifter utbetalas delvis i efterskott och med fördröjning, så den som genomför projektet måste ha ekonomiska resurser att verkställa projektet enligt tidsplanen. Projektets inkomster och utgifter ska bokföras. Bokföringen av projektet kan i sin helhet införas i projektgenomförarens bokföring. Alternativt kan kostnader även upptas i samarbetande parters bokföring. I båda fall ska projektet i bokföringen ges en egen projektkod, ett eget kostnadsställe eller annan beteckning genom vilken projektets inkomster och utgifter entydigt kan separeras från organisationens övriga bokföring. Det förutsätts dessutom att projektgenomföraren rapporterar om projektets innehåll och ekonomi samt att kostnader och verksamheter dokumenteras detaljerat. En ändamålsenlig administration förutsätter bland annat arbetstidsuppföljning för dem som deltar i projektet, deltagarlistor över projektarbetare och deltagande personer ur målgruppen samt prisjämförelser och/eller konkurrensutsättning av upphandlade förnödenheter och anordningar. Utbildning om administrationen kommer att ordnas när de godtagna projekten startar. Dessutom finns det en handledning för projektadministration på fondernas webbsida. Där finns allmän information om administration av projekt, till exempel rapportering, konkurrensutsättning, information, användning av EU:s emblem, stödberättigande kostnader, utvärdering och kontroller. Varje projekt måste inrätta en styrgrupp, för vars sammansättning det instrueras i anvisningarna för projekt och projekten förutsätts också ha en informationsplan. Inrikesministeriet och EU-kommissionen gör inspektioner hos projekten. Före den sista utbetalningen granskar inrikesministeriet dessutom minst 20 procent av projektets kostnader genom ett slumpmässigt urval. Projekt som erhåller medel ur fonderna bedöms även utifrån kommissionens anvisningar och varje projekt är skyldigt att medverka till bedömningen av genomförandet. 12
ANSÖKNINGSANVISNINGAR Nedan finns information om hur ansökningsblanketten och budgetblanketten ska fyllas i. Under punkten om budgeten finns också ingående information om stödberättigande kostnader. Ansökan består av tre blanketter och bilagor. Den första blanketten innehåller basuppgifter om sökanden, uppgifter om projektet och beskrivning av projektet. Den andra blanketten gäller projektbudgeten. Den tredje blanketten är för bekräftelse av finansieringsåtagande. Viktigt att observera! 2 Försäkra dig om att projektidén ligger i linje med de allmänna målen i programmet. Fundera över målen med projektet, hur du ska förankra och tillämpa resultaten på sikt. Kontrollera reglerna och tiderna för stödberättigande projekt. Kontakta eventuella samarbetspartners och finansiärer i god tid. Det kan nämligen ta tid att ordna med den nationella medfinansieringen. Programmen är inriktade på att generera nytt - fundera på vilka nyheter projektet genererar. Ansökningsblanketten är det dokument som projektet bedöms utifrån. Så fyll i alla punkter mycket noggrant. Uttryck dig klart och tydligt och komprimera om det behövs. Ange exakt vad projektet konkret går ut på och vad pengarna kommer att användas till. Avgränsa projektet så att det är hanterbart. Ha inte för många mål och verksamheter i samma projekt. Fundera på behovet av projektet, dess mål och resultatförväntningarna ur de olika aktörernas och målgruppernas perspektiv. Är ditt mål objektivt? Lägg upp en realistisk kostnadskalkyl och tidsram. 3. Hur ansökningsblanketten ska fyllas i Ansökningsblanketten är skyddad och längden på en del av texterna som ska fyllas i är begränsad. Den sökande ska följa dessa begränsningar och inte avlägsna skydden. 1. Basuppgifter I denna punkt anges följande basuppgifter om projektet: 2 Kom också ihåg checklistan för sökande, bilaga 1! 13
1.1. Den ansökande organisationens namn: Välj en organisation som sökande, alltså projektsamordnare, när/om det är ett gemensamt projekt mellan flera organisationer. Den sökande är den huvudansvariga projektgenomföraren. Alla andra organisationer antecknas endera som projektpartners eller som övriga samarbetsparter (se punkterna 3.4. och 3.5. i denna vägledning). 1.2. Den ansökande organisationens namn på engelska: Namnet kan översättas fritt om organisationen inte har något officiellt namn på engelska. 1.3. Registreringsdatum och registreringsnummer enligt registreringsutdrag (gäller inte offentliga samfund) 1.4. Den ansökande organisationens FO-nummer 1.5. Den ansökande organisationens kontaktuppgifter: Den ansökande fullständiga adress och övriga kontaktuppgifter: telefon, e-post. 1.6. Webbplats: Den ansökande organisationens webbadress. 1.7. Ansvariga personer: Person(er) i den ansökande organisationen som har huvudansvaret för projektet och som har namnteckningsrätt för organisationens räkning. 1.8. Kontaktperson: Den person som ger information om ansökningen under ansökningsprocessens gång. 1.9. Projektets namn och förkortning: Projektets namn bör vara kort och kärnfullt, beskriva projektets ämnesområde eller ha en förkortning som gör det lätt att identifiera projektet. Namnet ska alltid användas i samma form i kontakterna mellan projektet och myndigheterna. Namnet används dessutom i marknadsföringen av projektet och i spridningen av dess resultat. 1.10. Projektet hänför sig till prioriterad insats (välj en): Ange till vilken av återvändandefondens prioriterade insatser (och eventuellt särskilda prioriteringar) projektet hänför sig. Kontrollera att projektidén motsvarar en prioriterad insats enligt årsprogrammet för 2013. 1.11. Projektets längd under denna finansieringsperiod: Här uppges start- och slutdatum för projektet under den finansieringsperiod som söks ur årsprogrammet 2013. Projektet får starta tidigast den 1 januari 2014 och måste avslutas senast den 30 juni 2015. 1.12. Projektets planerade totala längd: Ange om det gäller en ny ansökan eller en fortsättning på ett projekt som redan tidigare erhållit RF-medel. 14
Är det frågan om ett flerårigt projekt anges projektlängden som det första genomförandeskedets startdatum till det planerade fortsättningsprojektets slutdatum. Projektets planerade totala längd kan vara högst tre år (36 månader). Är det frågan om ett flerårigt projekt anges längden här på samma sätt som i punkt 1.11. På grund av att programperioden går ut ska man observera att alla fleråriga projekt måste avslutas senast den 30 juni 2015. 2. Övrig EU-finansiering 2.1. Här anger man om den sökande redan har erhållit EU-medel eller om det finns aktuella EU-medelsansökningar som är kopplade till den här ansökan för projektet. Om man INTE har erhållit eller sökt annan EU-finansieringmedel för projektet, ska den sökande kryssa för på båda ställena. 2.2. I tabellen ges information om alla EU-medel som den sökande fått under åren 2009-2013 samt om aktuella ansökningar om EU-medel. I samband med detta specificeras också den finansiering som erhållits eller ansökts från SOLID-fonderna. Man specificerar källan för stödet, verksamhetens namn och finansieringens belopp. Om all information inte får plats i tabellen, kan man till ansökningen bifoga en separat tabell. 3. Beskrivning av projektorganisationen och samarbetsparterna 3.1. Beskrivning av den sökandes verksamhet i anslutning till återvändande: En kort beskrivning av den sökande organisationens verksamhet, erfarenhet, expertis e.d. i anslutning till återvändande. 3.2. Projektorganisation och projektets anställda: Här beskrivs hur projektet kommer att administreras, hur många anställda som arbetar med projektet, vem som bär ansvaret och för vad, osv. 3.3. Projektorganisationens del och plikter i genomförandet av projektet. Välj lämplig punkt. 3.4. Projektpartners och deras roll i projektet: Med projektpartners avses de aktörer som tillsammans med projektgenomföraren genomför verksamheter inom projektet, vars kostnader ingår i projektbudgeten och projektgenomföraren överför en del av EU-stödet till denna. Här anges projektpartnernas namn och deras roll i projektet. Vilka konkreta åtgärder genomför projektpartnern under projekttiden? 3.5. Övriga samarbetsparter och deras roll vid verkställandet av projektet: Samarbetsparter kan vara till exempel organisationer som deltar i planeringen och genomförandet projektet eller organisationer med vilka genomföraren samarbetar på annat sätt under projektets gång (se punkt 4.10.2. i denna vägledning). En 15
samarbetspart förorsakas inte kostnader av projektet, men kan även vara projektfinansiär eller bistå projektet med andra resurser (t.ex. göra reklam för projektet på sin webbplats, delta i spridandet av information om projektet, upplåta lokaler åt projektet, upplåta annonsutrymme i sina publikationer etc.). Ange här de organisationer med vilka projektet avser att samarbeta under projekttiden (även t.ex. europeiska samarbetsparter). 3.6. Motivering till anlitande av köpta tjänster inom projektet: Om man redan när projektet läggs upp vet att en del av verksamheten kommer att köpas utifrån, ska detta uppges och motiveras redan vid ansökningen. Projektet får inte bestå uteslutande av köpta tjänster. Ange här vilken del av projektet som kommer att läggas ut, motivera varför det är nödvändigt med utläggning och gör en bedömning av hur stor andel de köpta tjänsterna utgör av den totala budgeten. Köpta tjänster ska alltid grunda sig på konkurrensutsättning eller prisjämförelse i enlighet med nationell lagstiftning och EUbestämmelser. 4. Projektbeskrivning Projektbeskrivningen ska vara så konkret som möjligt. Beskrivningen ska kort behandla följande punkter: 4.1. Projektets bakgrund och motiveringar: Beskriva varför projektet är nödvändigt? Projektet ska grunda sig på omsorgsfull förplanering, kännedom om målgruppens situation, bakgrundsutredningar och utvecklingsbehov. Dessa ska konkret vara kopplade till just detta projekt. Utgångspunkten kan vara ett behov eller en ny möjlighet, en brist eller svaghet i något avseende, ett konkret problem eller hinder som kräver åtgärder. Beskriv kortfattat utgångsläget och/eller det tillstånd som just detta projekt söker en lösning på. 4.2. Projektets huvudmål: Projektets huvudmål beskriver projektets mål på en allmän nivå: det resultat som man genom projektets verksamheter önskar uppnå (även på lång sikt). Avgränsningen av målet förutsätter val, prioriteringar och överväganden om vilka omständigheter det är realistiskt att hitta lösningar på eller uppnå en verkan på under den tid ett projekt pågår. Huvudmålet får dock inte vara alltför allmänt hållet. Obs! Projektet kan endast ha ett huvudmål, men det kan ha flera delmål. De mest konkreta delmålen fastställs i punkterna 4.13-4.15 i blanketten. 4.3. Beskrivning av projektet: Ge en mycket kortfattad (4-5 meningar) allmän beskrivning av projektet. Sammanfattningen anger i korthet projektets mål, de åtgärder som vidtas samt de väntade resultaten. Om man beviljats finansiering för projektet, använder man denna beskrivning för att presentera de stödda projekten. Obs! Om det är svårt att hålla sammanfattningen kort bör projektplanen förmodligen avgränsas. 16
4.4. Projektets målgrupp: Projektets målgrupper är å ena sidan de huvudsakliga grupper som får den slutliga nyttan av projektet (fondens målgrupp) och å andra sidan de omedelbara grupper som berörs av eller drar nytta av projektet på kort sikt (t.ex. myndigheter eller anställda i organisationer vars tjänster eller arbetssätt utvecklas). Den senare gruppen har intressen i de uppnådda förbättringarna, medan den första, fondens målgrupp, är den målgrupp som i sista hand ska kunna dra nytta av projektets resultat. Ange här så exakt som möjligt såväl den direkta målgrupp som projektets verksamheter påverkar (och som eventuellt deltar i projektets verksamheter) som de slutliga nyttotagarna, det vill säga en till fondens verksamhetsområde hörande målgrupp. Se fondens definition av godtagbara målgrupper i vägledningens punkt 1.2. Uppge antalet personer som ingår i målgrupperna och till vilka projektet riktar sig och som planeras delta i projektverksamheten. Ange, beroende på projektets innehåll, fondens målgrupp så exakt som möjligt, t.ex. till vilken åldersgrupp eller vilket kön nyttan riktas (i första hand). Är målgruppen till exempel avgränsad utifrån någon viss bakgrund, nationalitet eller status? 4.5. Mervärde som genereras av projektet: Här beskrivs det mervärde som på lång och kort sikt genereras av projektet. Beskriv i synnerhet vilka förändringar projektet medför för målgruppen. Vilka effekter har projektet i ett vidare perspektiv? 4.6. Hur stödjer projektet målen för den prioriterade insatsen: Beskriv hur projektet relaterar sig målet i fondens årliga program och hur det årliga programmets det valda insatsområdets målsättningar genomförs i projektet. Det räcker inte endast med en beskrivning av den prioriterade insatsen, utan här ska man också överväga hur just det ifrågavarande projektet svarar på den valda prioriterade insatsens utmaningar. 4.7. Hur uppfyller projektet den prioriterade insatsens särskilda prioriteringar (se vägledningens punkt 2.4.): Det räcker inte endast med en beskrivning av de särskilda prioriteringar, utan här ska man också överväga hur det ifrågavarande projektet svarar på de särskilda prioriteringarnas utmaningar och målen för dem. Obs! Denna punkt fylls i bara om projektet gäller en särskild prioritet. 4.8. Projektets kopplingar till andra nationella eller internationella insatser: Här beskrivs hur projektet kompletterar till exempel de nationella integrationsstrategierna eller handlingsprogrammen, de kända EU-finansierade insatserna eller andra insatser. Hur säkerställer man att verksamheten inte överlappar andra nationella åtgärder? 4.9. Projektets tidsplan jämte arbetsskeden med en månads noggrannhet: Projektets arbetsplan uppdelas i arbetsskeden, för vilka en tidsplan utarbetas. Här beskrivs arbetsskedena under projekttiden med en månads noggrannhet under den 17
finansieringsperiod som ansökan gäller. Också för fleråriga projekt ska endast tidsplanen för den ansökta finansieringsperioden beskrivas. 4.10. Information: Hur kommer informationen att skötas under projektets gång, vem ska informeras och om vilka frågor? Hur når man målgruppen och samarbetspartnerna, på vilket sätt sörjer man för förpliktelsen att synliggöra EU (i förvaltningsanvisningarna finns det information om hur man sörjer för att EU:s principer om synligghet och publicitet uppfylls). 4.11. Hur ska resultaten ges spridning: Projektets syfte är att få till stånd bestående resultat och god praxis som även kan utnyttjas utanför projektorganisationen. Projektets verksamhet och de skapade strukturerna bör i framtiden bära frukt även utan projektet och utan projektfinansiering. Här beskrivs hur man avser att sprida och upprätthålla projektets resultat och hur man säkerställer att resultaten består efter att projektet har avslutats. 4.12. Riskbedömning: Gör en kort bedömning av och beskriv de riskfaktorer som kan bidra till att projektet inte kan genomföras som planerat. Beakta yttre faktorer som är oberoende av projektgenomföraren. 4.13-4.15. Projektets delmål, verksamheter och resultat: I punkt 4.2 beskrevs projektets huvudmål. I punkterna 4.13-4.15 uppdelas huvudmålet i 1-3 direkta delmål, beskrivs de konkreta åtgärder som delmålen strävar till samt de förväntade kvantitativa och kvalitativa produkterna och resultaten. Avsikten är att delmålen, verksamheterna och resultaten ska påverka den situation som hänför sig till huvudmålet. 4.13. Delmål: Delmålen anger konkreta, specifika mål för projekttiden, dvs. de slutresultat som eftersträvas. Målen ska vara relevanta, realistiska och viktiga med hänsyn till huvudmålet samt konkreta och kontrollerbara (ur såväl projektgenomförarens, partnernas samt finansiärens synvinkel). I delmålen fastställs den eftersträvade förändringen jämfört med utgångssituationen; t.ex. hur situationen förbättras eller utvecklas, hur ett hinder undanröjs, hur väl en metod fungerar, skapandet av en modell, hur kompetensen höjs etc. 4.14. Vilka konkreta åtgärder vidtas för att uppnå målen: Verksamheterna är de konkreta åtgärder genom vilka det önskade slutresultatet uppnås. De kan till exempel bestå av kurser, seminarier, utredningar, testning av handlingsmodeller, utarbetande av material etc. 4.15. Vinster och resultat (kvantitativa och kvalitativa) som projektet väntas medföra: De kvantitativa produkterna och kvalitativa resultaten är de konkreta slutresultat som verksamheterna strävar till. De kvantitativa produkterna utgörs av t.ex. producerade material, handlingsmodeller och strategier, skapade system, ordnade seminarier och kurser etc. De kvantitativa produkterna ska kunna verifieras (t.ex. seminarieprogram, deltagarlistor, utarbetat material etc.). Kvalitativa resultat är till 18
exempel förbättring av nöjdhet eller servicekvalitet, kompetensutveckling eller annan förändring mellan utgångssituation och projektavslutning. Den kvalitativa förändringen kan mätas genom till exempel respons, enkäter etc. 19
4. Upprättande av budget 4.1. Allmänt Till ansökan ska bifogas en budget för projektet. Budgeten upprättas i ett Excelbaserat budgetformulär. Upprättandet av budgeten kan påbörjas först när projektkomplexet har fastställts, även om budgeteringen kan påverka själva planeringen av projektet. Budgeten utgör den sökandes uppfattning om projektets ekonomiska behov och resurser, och ska ge finansiären en klar bild över projektets kostnader. Budgeten är ett centralt dokument för bedömningen av projektets kostnadseffektivitet och utgör senare grunden för beslut om vilka projekt som ska beviljas medel. Budgeten och projektplanen ska motsvara varandra. Budgeten upprättas för endast en finansieringsperiod. Fleråriga projekt tillställer varje år en ny budget. I budgeten bör projektets alla kostnader anges. Kostnaderna delas inte upp i en nationell och en EU-finansierad del. Projekten får inte syfta till ekonomisk vinning. De budgeterade inkomsterna och utgifterna ska vara lika stora. Man ska göra revision för projektet och kostnader som orsakas från den budgeteras i punkt köpta tjänster. Figur 1. Budgetblankettens flikar. Bläddra mellan flikarna genom att klicka på önskad flik. Budgetblanketten har 13 flikar. Sammanställningsfliken och finansieringsfliken fylls i sist. I budgetens sammanställningsflik sammanställs de kostnader som ifyllts i de andra flikarna. Sammanställningsflikens siffror uppdateras automatiskt (med undantag av procenttalet för administrativa kostnader). I sammanställningen fyller den sökande alltså i endast procenttalet för de administrativa kostnaderna, som grundar sig på den sökandes uppskattning av projektets kommande administrativa kostnader (se punkt 4.9.2. i denna vägledning). Detta görs först när alla andra kostnader för projektet har fyllts i. Det belopp som motsvarar procenttalet för de administrativa kostnaderna visas automatiskt i sammanställningen och blanketten inkluderar detta belopp i projektets slutliga totalkostnader. 20
Kontrollera avslutningsvis sammanställningen så att projektbudgeten är i balans (inkomsterna och utgifterna ska vara lika stora). I finansieringsfliken fyller den sökande i projektets inkomster, dvs. de EU-medel (50/75 %) som söks samt den nationella medfinansieringen (50/25 %). Finansieringsdelarna måste vara precis 50 eller 75 % för EU-medel, och 50 eller 25 % för den nationella medfinansieringen beroende på om projektet genomför en särskild prioritetet eller ej. Dessa uppgifter kan fyllas i först när projektets samtliga kostnader har utretts. Projektbudgeten ska som ovan sades vara i balans; de budgeterade inkomsterna och utgifterna måste vara lika stora. Dessutom ska man observera att den sökande ifråga om andelen för den nationella medfinansieringen ska lämna in en blankett/-er för finansieringsåtagande som bilaga till ansökningen (se punkt 5.1 i denna vägledning). 4.1.1. Grundläggande principer för budgeterade kostnader För att projektutgifter ska berättiga till stöd ska de uppfylla följande krav: de har uppstått under projektets stödberättigande genomförandetid; de ska överensstämma med fondens räckvidd; de ska överensstämma med de stödberättigande åtgärder som är förtecknade i fondens grundläggande rättsakt; de ska vara nödvändiga för genomförandet av verksamheterna i projektet; de ska vara skäliga och följa principerna för sund ekonomisk förvaltning, särskilt de som gäller prisvärdhet och kostnadseffektivitet; de ska ha ådragits av den slutliga stödmottagaren och/eller projektpartners, som ska vara etablerade och registrerade i en medlemsstat; detta gäller dock inte internationella offentligrättsliga organisationer som bildats genom avtal mellan regeringar eller specialorganisationer bildade av nämnda organisationer, Internationella rödakorskommittén (ICRC) eller Internationella förbundet för Röda Korsets och Röda Halvmånens föreningar; de bestämmelser som tillämpas på den slutliga stödmottagaren ska till lämpliga delar även tillämpas på projektpartners; de ska vara kopplade till målgruppen för fonden; projekt som stöds via fonden får inte finansieras via andra EU-källor; projekt som stöds av fonden ska medfinansieras genom offentliga eller privata källor. Den sökande ska även beakta att projekt som stöds genom fonden inte får syfta till ekonomisk vinning. Om inkomstkällorna i slutet av projektet, inklusive intäkter, överstiger utgifterna, ska bidraget till projektet från fonden sänkas i enlighet därmed. Alla projektets inkomstkällor måste bokföras i den slutliga stödmottagarens räkenskaper samt vara möjliga att identifiera och kontrollera. 21
4.1.2. Berättigar momsen till stöd? I projekt som finansieras ur SOLID-fonderna är momsen en stödberättigande kostnad endast om stödmottagaren inte har rätt till momsåterbäring och momsen utgör en slutlig kostnad. Projektgenomföraren ska tillställa den ansvariga myndigheten en av skattemyndigheten utfärdad handledning av vilken framgår att momsen utgör en slutlig kostnad för projektet och att momsen inte återbärs. För att få denna handledning ska projektgenomföraren tillställa skattemyndigheten en skriftlig begäran om handledning. På basis av denna begäran ger skattemyndigheten ett utlåtande (=handledning) om huruvida momsen utgör en slutlig kostnad för genomföraren eller inte. Handledningen ska gälla det specifika projektet, men bör genast sökas för hela projekttiden; i till exempel fleråriga projekt kan man alltså begära handledning för hela den tid projektet pågår. I samband med begäran om handledning ska skattemyndigheten tillställas de uppgifter om projektet som krävs för att bedöma projektets momsskyldighet. 4.2. Personalkostnader Personalkostnaderna kan endast omfatta lönekostnaderna för anställda som direkt arbetar inom projektet och vars uppgifter är väsentliga och centrala för genomförandet av projektet. Stödberättigande personalkostnader är de verkliga lönekostnaderna för projektpersonalen jämte socialskyddsavgifter och andra lagstadgade kostnader som är kopplade till lönerna. Semesterpenning berättigar till stöd endast för den tid den anställda arbetar inom projektet. Lönekostnader för tjänstemän kan täckas genom projektet under förutsättning att kostnaderna har orsakats av verksamheter som ifrågavarande offentliga organ inte skulle genomföra utan projektet. De anställda som arbetar i projektet ska dessutom genom skriftligt beslut förflyttas eller utnämnas till projektet. I budgetblanketten anges den anställdes uppgiftsbenämning och den tidsperiod som han eller hon arbetar inom projektet samt om han eller hon är heltids- eller deltidsanställd. Om de anställdas namn har klarnat kan även namnen anges. Anställd 1 totalt 37 500,00 Förklaring Summa Projektkoordinator Jussi Heikura, 12 mån. (100 %) 30 000,00 Lönebikostnader 6 000,00 Semesterpenning 1 500,00 Figur 6. Budgetering av lönekostnader. I detta exempel arbetar projektkoordinatorn heltid i 12 månader inom projektet. Anställd 2 totalt 15 000,00 22
Förklaring Summa Projektassistent, 12 mån. (50 %) 12 000,00 Lönebikostnader 2 400,00 Semesterpenning 600,00 Figur 7. Budgetering av lönekostnader. I detta exempel arbetar projektassistenten deltid i 12 månader inom projektet. Blanketten har sex flikar för personalkostnader. Varje uppgift/anställd budgeteras under en egen flik. Även lönekostnaderna för personer som arbetar i stöduppgifter kan budgeteras under personalkostnader, förutsatt att stöduppgiften är nödvändig och betydande. Lönekostnaderna för små stöduppgifter som inte entydigt kan hänföras till projektet ska bokföras under administrativa kostnader. Stöduppgifter kan utföras av till exempel bokförare, administrativa biträden eller IT-support. Arvoden till externt anställda utbildare, seminarieföreläsare o.d. som sporadiskt arbetar för projektet bokförs under köpta tjänster. I dessa fall ska bestämmelserna och anvisningarna om köp av tjänster beaktas. Obs! Det är skäl att ha en så klar uppdelning och bild av projektets uppgifter och uppgiftsvolymerna som möjligt. Om personalinsatserna är splittrade, till exempel på grund av ett stort antal deltidsanställda, försvåras administrationen och den ekonomiska uppföljningen av projektet. Alla som arbetar deltid inom projektet ska för bok över det faktiska antalet arbetstimmar. Lönerna till deltidsanställda rapporteras och utbetalas till projektet enligt det faktiska antalet arbetstimmar inom projektet. Att lönekostnaderna för personer i ledande ställning inkluderas i projektets personalkostnader rekommenderas inte i andra än särskilt motiverade fall. 4.3. Resekostnader Kostnader för resor, logi och dagtraktamente är stödberättigande för projektpersonal och andra som deltar i projektverksamheten samt, i motiverade undantagsfall, för personer som utför stöduppgifter för projektet. Deltagarförteckningar över personer som deltar i projektets verksamheter ska sparas. Resekostnaderna ska budgeteras enligt resa med det billigaste allmänna trafikmedlet. Flygresor är stödberättigande endast om resan tur och retur överstiger 800 km eller när det geografiska läget motiverar flygresor. De budgeterade kostnaderna måste följa statens resestadga och eventuella ersättningar ska följa skatteförvaltningens anvisningar. Resekostnaderna bör i budgeten specificeras med skälig noggrannhet. Av budgeten ska framgå till vilka projektverksamheter resorna anknyter. Till exempel inrikesresor och lokala resor kan budgeteras på en mer allmän nivå, men i synnerhet dyrare enskilda resor ska budgeteras separat (se exempel i figur 8). Resekostnader totalt 4 640,00 Förklaring Summa 23
Projektgruppens resekostnader för samarbetsmöten i Finland. 4 pers., uppskattningsvis 6 möten. 3 000,00 Projektkoordinators bussbiljetter för kundmöten. 100 x 4,40 euro. 440,00 Dansk experts deltagande som föreläsare vid avslutande seminarium. Flygbiljetter och inkvartering. 1 200,00 Figur 8. Budgetering av resekostnader. Obs! Resekostnader för tredjelandsmedborgare som med stöd av återvändandefonden återvänder till sitt hemland eller resekostnader för deras ledsagare budgeteras inte här, utan i punkten Kostnader i anslutning till målgruppen. 4.4. Kostnader i anslutning till målgruppen Här budgeteras direkta kostnader för hjälp till målgruppen eller för betalning av deras kostnader. Bestämmelserna för detta kostnadsslag varierar mellan fonderna, så nedan ges bestämmelserna skilt för varje fond. 4.4.1. Integrationsfonden och flyktingfonden Kostnaderna i anslutning till målgrupperna ska klart och tydligt vara kopplade till en i projektplanen angiven projektverksamhet och till stödjande av en av fondens målgrupper. Kostnader i anslutning till målgrupperna kan till exempel vara skäliga men sporrande ersättningar för deltagande i kurser, utbildning eller annan projektverksamhet, t.ex. för täckande av rese-, mat- eller deltagarkostnader eller kostnader för ordnande av barnskötsel. Kostnaderna är stödberättigande endast under förutsättning att projektgenomföraren i sin besittning har detaljerade och entydiga uppgifter och dokument som styrker att de som får stöd hör till målgruppen för fonden. Projektgenomföraren ska dessutom i sin besittning ha verifikat (t.ex. fakturor och kvitton) som visar att personerna i fråga har tagit emot stödet. Om man inom ramen för projektet beviljar penningincitament som kompletterande stöd till personer som hör till fondens målgrupp för deras deltagande i en viss projektverksamhet (t.ex. kurs), ska projektgenomföraren fördela stödet bland deltagarna i och för den aktuella verksamheten. Det totala stödbeloppet får inte överstiga 25 000 euro per projekt. Projektgenomföraren ska upprätta en förteckning över personer som erhållit stöd, tillbringad tid samt utbetalningsdag. Genomföraren ska även på ändamålsenligt sätt kontrollera att inte överlappande finansiering och missbruk av medlen förekommer. 4.4.2. Återvändandefonden 24