Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet Dnr 882/2012-010 Fastställd av konsistoriet 2012-02-20
Dnr 882/2012-010 INNEHÅLL 1. Bakgrund... 1 1.1 En sammanhållen process... 1 2. Aktiviteter i årsplanering 2012-2013... 1 2.1 Intern styrning och kontroll... 1 2.2 Verksamhetsplanering... 2 2.3 Budget/ resursfördelning... 2 3. Verksamhetsplanering 2014... 3 4. Begrepp... 4 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Ekonomiavdelningen Britta Steneberg Ulla-Karin Kinell Nils-Fredrik Ankarcrona
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 1 (5) 1. Bakgrund Förändringar i omvärlden påverkar KI:s förutsättningar att bedriva forskning, utbildning och innovationer och samtidigt realisera visionen att vara världsledande på dessa områden. Ett strategiarbete har nyligen påbörjats med syfte att långsiktigt ta tillvara på nya möjligheter samt bemästra problem och risker för verksamheten. Utmaningen blir att omsätta strategi till handling där en utvecklad verksamhetsstyrning blir ett stöd för ledningen på alla nivåer att vidta åtgärder för att nå önskat resultat. 1.1 En sammanhållen process Verksamhetsstyrning omfattar bland annat ekonomistyrning, organisation, intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring samt ledarskap. Verksamhetsstyrningen ska utformas och anpassas efter KI:s interna och externa förutsättningar. KI måste känna till och hantera de krav och önskemål som ibland kan vara motstridiga. En väl fungerande verksamhetsstyrning kan bidra till att stärka verksamheten inom samtliga områden. Genom en gemensam organisationskultur stärks strävan till ständig förbättring och engagemang i den dagliga verksamheten. Föreliggande årsplan utgör ett första steg i att åstadkomma en hållbar verksamhetsstyrning, se vidare under kapitel 3. Såväl riksdagens som regeringens styrning av myndigheterna utvecklas och effektiviseras utifrån ett ökat informationsbehov. Tydligare krav ställs i regelverk för bland annat återrapportering och uppfyllelse av olika myndighetsuppdrag. Tillsynsmyndigheter såsom Högskoleverket får uppdrag att t.ex. utveckla ändamålsenliga metoder för att mäta effektivitet och produktivitetsutveckling i högskoleverksamhet. En bra intern modell för verksamhetsstyrning visar hur vision, strategier, mål och externa krav är sammankopplade. Den beskriver hur planering och uppföljning ska gå till och ger en översikt över hur organisationen styrs. Årsplaneringen för KI:s verksamhet behöver koordineras för att bli mer effektiv och bidra till framförhållning. Där är också verksamhetens ekonomi och resursfördelning integrerad. 2. Aktiviteter i årsplanering 2012-2013 Nya anvisningar med mallar för verksamhetsplanering, budget /resursfördelning samt intern styrning och kontroll beslutas av rektor den 27 mars 2012. Under våren planeras gemensamma utbildningsinsatser i syfte att ge stöd inför kommande verksamhetsplaneringsarbete och framtagning av riskanalyser. Årsplaneringen som syftar till en mer sammanhållen verksamhetsstyrning förklaras nedan utifrån gjorda förändringar: 2.1 Intern styrning och kontroll Uppföljning av pågående och nya kontrollåtgärder minskas från tre till två gånger per per år. Riskanalyser identifieras inför verksamhetsplaneringen nästkommande år där institutionernas och styrelsernas åtgärder ska återfinnas i respektive verksamhetsplan. Institutionernas riskanalys tidigareläggs för att på sikt kunna utgöra grunden för en prioritering i KI:s övergripande
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 2 (5) verksamhetsplan. Riskanalyser och uppföljning av kontrollåtgärder koordineras inför ledningsgruppens och konsistoriets prioritering av risker för nästkommande år. Mars Uppdrag att genomföra riskanalys inför 2013 till styrelser och institutioner. Uppdrag till ansvariga för uppföljning av beslutade kontrollåtgärder 2012 Maj-Aug Genomförande av workshops för framtagande av riskanalyser på institutioner och styrelser September Riskanalys lämnas av styrelser och institutioner Återrapportering från ansvariga för beslutade kontrollåtgärder för 2012 Oktober KI:s ledningsgrupp genomför workshop om riskanalys för 2013, med styrelsernas och institutionernas riskanalyser som underlag November Konsistoriet fastställer riskanalysen för 2013 utifrån ledningsgruppens underlag December Rektor fattar beslut om kontrollåtgärder inför 2013 Januari Återrapportering från ansvariga för beslutade kontrollåtgärder för 2012 Februari Konsistoriets intygande i årsredovisning 2012 2.2 Verksamhetsplanering Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande, bör på sikt koordineras ytterligare och slås samman. Uppdrag till styrelserna ska även integreras i planeringen. Då dessa uppdrag lämnas innan Konsistoriet fastställer riskanalys för år 2013, kan styrelsernas uppdrag behöva revideras. Inlämnande av verksamhetsplaner för styrelser och institutioner görs i januari månad. Mars Uppdrag till styrelser och institutioner att lämna verksamhetsplan för 2013 och verksamhetsberättelse för 2012 Juni Konsistoriet ger styrelserna preliminärt uppdrag i samband med den preliminära budgeten/resursfördelningen för 2013 Oktober Konsistoriet fattar beslut om uppdrag till styrelserna i samband med beslut om KI:s övergripande budget/ resursfördelning Januari Styrelser och institutioner lämnar verksamhetsplan för 2013 Styrelserna lämnar verksamhetsberättelse för 2012 Februari Institutionerna lämnar verksamhetsberättelse för 2012 2.3 Budget/ resursfördelning Inga förändringar föreslås avseende tidsplaneringen. I beslut kring budget innefattande resursfördelning, utökas dokumenten med inledande text med beskrivning av verksamhetens vision, strategier, mål och koppling till centrala ledningsdokument. Februari Juni September Oktober Budgetunderlag 2013-2015 till regeringen Konsistoriet beslutar om preliminär budget innefattande uppdrag till styrelserna Underlag för uppdrag/budget/resursfördelning lämnas av styrelser Konsistoriet fattar beslut om KI:s övergripande budget/ resursfördelning innefattande uppdrag till styrelserna
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 3 (5) November Januari Styrelserna inkommer till rektor med förslag till budget/resursfördelning för styrelserna och institutionerna Rektor fattar beslut om budget/resursfördelning till styrelser, institutioner för 2013 Institutioner lämnar budget/resursfördelning för 2013 samt investeringsplan för 2013-2015 Januari Bokslut för 2012 Februari Konsistoriet fattar beslut om årsredovisning 2012 3. Verksamhetsplanering 2014 Inför kommande planeringsprocess för år 2014 kommer en uppföljning med eventuella ytterligare revideringar göras under december 2012 och januari 2013. Huvudsyftet är att koordinera beslut, uppdrag och återrapporteringar i så stor utsträckning som möjligt. Det föreligger även ett behov av att stärka uppföljningen inom ramen för verksamhetsstyrningen. Det innefattar bland annat bättre återkoppling till alla nivåer i organisationen. Vidare eftersträvas att Konsistoriet ska få ett kvalitetssäkrat underlag inför intygandet av årsredovisningarna. Framtagande av KI:s nya strategidokument kommer påverka innehållet i styrningen av verksamheten.
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 4 (5) 4. Begrepp Nedan förklaras viktiga begrepp som används en eller flera gånger i dokumentet eller används i samband med verksamhetsstyrning. Definitionerna är hämtade från Ekonomistyrningsverket (www.esv.se) och Bo Sandberg, Sven Faugert (2007): Perspektiv på utvärdering. Studentlitteratur, Lund. Verksamhetsstyrning Samtliga åtgärder som ledningen på olika nivåer i en myndighet vidtar för att uppnå ett visst resultat och omfattar bland annat ekonomistyrning, organisation, intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring samt ledarskap. Ekonomistyrning Samlingsbeteckning för såväl finansiell styrning som resultatstyrning. Finansiell styrning Styrning av en verksamhet med finansiella ramar och villkor och restriktioner knutna till dessa. Resultatstyrning Styrning som innebär att mål anges för en verksamhet, att resultatinformation tas fram systematiskt och att resultatet analyseras och bedöms mot uppställda mål. Mål Beskriver ett önskat framtida tillstånd eller resultat. Jämför med vision. Mål kan definieras som tidsatta önskvärda och framtida tillstånd och kan vara vaga eller konkreta. Konkreta mål brukar kunna uppfylla SMART-kriterierna (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt). Vision Beskriver ett framtida önskat läge. Jämfört med mål har visionen ofta en längre tidshorisont. Strategi Beskriver hur vi når vår vision och våra mål. Av strategin framgår vilka val ledningen gör för att organisationen ska vara framgångsrik. Styrfilosofi Ledningens grundläggande syn på hur verksamheten ska styras och utvecklas. Styrmodell En struktur för att styra och utveckla en verksamhet. Styrmodellen används som stöd i verksamhetsstyrningen, bland annat vid planering och uppföljning. Styrmodellen bidrar till att skapa en röd tråd från vision till handlingsplaner och aktiviteter. T.ex. Balanserat styrkort, LOTS, TQM (se även Kvalitetsmetod/modell).
Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 5 (5) Organisationskultur De verklighetsuppfattningar, värderingar och normer som gäller i en given grupp, Henning Bay, Organisajonskultur, 1988. Process En serie aktiviteter som leder till en bestämd prestation. Processer vars aktiviteter ger varor eller tjänster till en mottagare benämns huvudprocesser. De processer som stödjer huvudprocesser och som främst har interna avnämare benämns stödprocesser. En process kan också delas in i ett antal delprocesser. Prestation De tjänster eller produkter som lämnar myndigheten (slutprestation eller extern prestation) eller det arbete som utförs inom myndigheten och t.ex. lämnar en avdelning (delprestation eller intern prestation). Resultat Inom staten avser detta begrepp främst de prestationer som en myndighet åstadkommer och de effekter prestationerna leder till. Av denna anledning brukar skillnaden mellan intäkter och kostnader som är resultaträkningens resultatbegrepp, i staten benämnas årets kapitalförändring. Uppföljning En aktivitet som görs löpande för att granska verksamhet i något eller några på förhand definierade avseende med hjälp av bl a nyckeltal, indikatorer. Utvärdering En systematisk undersökning av en aktivitets värde och betydelse.