Tutorutbildning inför höstterminen 2015
Allmänt ca. 180 studerande på IN-listan för höstterminen (varav ca 50 helårsstuderande). Ca 35 till Vasa Ca 45 anmälda tutorer, av vilka 6 till Vasa Arrival day 24.8 Orientation course 25-28.8 Skillnader mellan gulistutorns och utistutorns uppdrag
Tutorns roll Du är: en kontaktperson en studerande en vän en guide Du är inte: en lärare en studiehandledare anställd Viktigt att berätta åt utisen vem du är och vad tutorns funktion är för att undvika olika missförstånd. Och, kom ihåg, alla jobbar olika och har olika förväntningar. Det är inte alltid möjligt att förena dem alla. Personkemi och felaktiga förväntningar är en del av gruppdynamiken!
Vilka saker tycker du att var speciellt viktiga för dina utbytesstuderande? Vad behövde de speciellt hjälp med? Hur upplevde du att du var förberedd på att hjälpa dem? (Tutorfeedback) Vem svarar på vilka frågor, hur man skall bära sig åt i Gados lunchkö, hur läser man busstidtabellen, var hittar man olika sorters info om studierna, 'inside' info om finländsk kultur osv. Att hitta i stan (olika kontor, byggnader...), Känsla av att någon bryr sig om en redan första dagen, känsla av sammanhang... Olika sätt att anmäla sig till kurser - Anslagstavlor, Moodle, MinPlan. Egentligen väldigt råddigt. Speciellt om man inte kan språket.
Vad upplevde/upplever du som speciellt givande med att vara tutor för utbytesstuderande? (Tutorfeedback) Som en helt självisk orsak är det ett bra sätt att lära sig ta ansvar och ta reda på saker samt inse hur saker fungerar i Finland jämfört med på andra ställen, sånt som man tar för givet. Sedan är det förstås ett väldigt bra sätt att lära känna nya mänskor och därför hemskt roligt. Dessutom känns det nog som en viktig uppgift, jag vet själv hur det är att landa på ett ställe där man inte känner någon, och det är inte mycket som behövs för att det nya stället ska kännas mer välkomnande.
Utisfeedback My tutor waited for me on the railway station and she managed all stuff. I really admire this system, it helped me so much. My tutor had a job in the summer and was not available in the first days, so I had to do all the organisation (bank-account, registration at AA) on my own which took much longer than with tutorsupport and was very stressful.
Tutorgrupper 4-5 utisar per grupp, både hämtningar från flygfältet, busstationen mm samt sådana som tutorn träffar på orientation course första dagen 25.8. svårt att undvika att det kör ihop sig lite Samarbete med en annan tutor rekommenderas!
Tutorsamarbete! Ett par ggr hann inte jag själv fixa några saker med mina utisar, och då kunde vi komma överens med övriga tutorer att dom tog hand om mina utisar då inte jag hann. Detta var otroligt skönt. Ni kan ju komma överens att ena av er tar hand om starting package och den andra tar hand om att föra dom till banken...på det sättet behöver man inte göra ALLT med sin utisar utan man delar upp bördan, d.v.s. tar hand om varandras utisar i vissa frågor
Före studenten anländer Hämta nyckeln om den är tillgänglig ÅBO: ring/maila TYS för att kolla! OBS! Nya ställen Retrodorm och TVT. En del utisar bor privat. Kolla ankomstlistan! VASA: Utisarna bor i allmänhet på Lärkan. Koordinera hämtandet av nycklar så att en tutor hämtar alla nycklar. Kontrollera bostadens allmänna skick (om bostaden t.ex. inte är städad kontakta TYS, Lärkan (TVT eller Retrodorm) Ljus och något att äta
Kontakt före ankomst I samband med pick-up request ber vi om tillstånd av utisen att få ge kontaktuppgifter till tutorn När du vet vilka utisar du har i din grupp: maila din utisar! Fråga om de vet var de skall bo och om de har allt i skick med boendet. Fråga också exakt vilken tid de skall komma (även om ni får informationen från IE är det bra att försäkra sig om att uppgifterna stämmer) Be om telefonnummer, så att man kan ringas eller skicka sms dagen då de kommer. Man vet aldrig vad som kan gå fel (bilen pajar, flyget för sent, man blir sjuk ) Förklara än en gång att det verkligen inte finns nåt i lägenheten då de kommer (inte heller i matväg) och att det heller inte finns glas, tallrik eller annat före man hämtar starting package Kom överens om var ni ses och hur ni tar er till utisens boende (hur ser flygfältet ut, var väntar du?, hur mycket ungefär kostar taxin?, kan man betala med kreditkort?) Att ta kontakt på förhand uppskattas verkligen och gör att utisarna känner sig tryggare. Det är också enkelt via Facebook. Men det kan kräva lite extra av er så fundera på tidpunkten när ni vill ta kontakt. Det är helt OK att inte svara på alla frågor genast utan säga åt studenten att det där tar vi då du är här!. Kom ihåg att utisen inte får dina kontaktuppgifter, det är alltså DU som tar kontakt före ankomst!
Putting Yourself in Their Shoes, Travis Mann, Utbytesstudent från USA When picking up your student, have a preconceived idea about the culture he/she is coming from. Culture shock: just try to be there for them!! Let them feel that you re someone who they know and can get comfortable w/!! CALL THEM Jet Lag: It took me 3 weeks to get back into my normal routine.
Koordinering av ankomster Ankomsterna koordineras av IE (listan med ankomsttider delas ut på tutorutbildningen i augusti) Listan med ankomsttider görs upp på basen av information om ankomst (pick-up request) In-lista där vi för in all information om studenten, även tutorns namn, samt bekräftelse om att mottagandet är OK Lista på tutorer, när ni kan ta emot, etc Busstidtabeller etc
Pick-up request Utbytesstudenten skickar pick-up request före ankomst (senast 10.8) Meddelande om ankomst även via e-post Ibland inget meddelande, men vi utgår ifrån att studenten är på väg flera utisar kommer direkt till Orientation Course
Tutorgrupper Grupper skapas efter 10 augusti. De som inte meddelat om sin ankomst per 10.8. delas också in i grupperna och ni kan komma överens med dem ifall de också vill bli hämtade (notera dock att alla utisar inte gett tillstånd att deras kontaktuppgifter ges åt tutorn). Heterogena grupper eftersträvas. Helst inte alla ankomster samtidigt/samma dag, men kan vara svårt att undvika att det kör ihop sig lite. samarbete med en annan tutor rekommenderas!
Ankomstkoordinering Meddela IE när du är i Åbo i augusti. Kan du ta emot studenter som kommer tidigare, t.ex. i början av augusti? Meddela ev. adressförändringar, telefonnummer, tidpunkter, ska post skickas c/o till någon annan? Svara genast på e-post/sms med information om en students ankomst. Om du kan ta emot studenten, meddela detta till oss, hämta sedan nyckel osv och möt studenten på utsatt tid. Ta gärna kontakt med studenten före dagen då han/hon reser. Då kan utisen meddela dig om t.ex. förseningar. Men var tydlig om du t.ex. skickar e-post. Vem är du, varför tar du kontakt?
Möjliga ankomstplatser I ÅBO: Flygfältet Busstationen (Flyg till Hfrs/Vanda, flygnr och ankomsttid till Helsingfors) Tågstationen (Flyg till Tammerfors) Hamnen: Silja/Viking Domkyrkotorget (studenten kommer med egen bil) Internationella enheten (IE) I VASA Flygfältet Tågstationen Busstationen Med bil: Vad är en bra träffpunkt?
Ankomsttid och -plats Arrival day 24.8 (ofta även veckoslutet innan) Möjliga ankomstplatser: buss-/tågstation, flygfältet, hamnen i Åbo; Är du på rätt ställe? rätt tid? Ha med dig ett plakat med studentens namn, (tutorskjorta) Tidtabeller + flygnummer Var beredd på att vänta! Samarbete med andra tutorer
Om en student inte dyker upp Vänta tills nästa buss kommit (om ankomstplatsen är busstationen) Kolla flight numbers på nätet (man kan t.ex. Googla numret så får man direkt info om flyget, flightstats.com) och finavia.fi/fi. På basis av uppgifter om flyg t.ex. så kan man räkna ut med vilken buss utisen kan komma Det händer också att man helt enkelt inte får tag på sin utis och då är det bara att vänta. Huvudsaken att ni gjort det ni kan för att möta honom eller henne!
Efter ankomst Till studentbostaden Taxi, buss? (utisen betalar själv taxi/buss) Problem med bostad övernattning Ha med en lista över förmånliga hotell och vandrarhem
Efter ankomst Då du för dem hem till bostaden är de viktigt att du visar var de kan a) ta ut pengar om de har VISA/Mastercard b) var de kan köpa mat Buss hållplats, hur köpa biljett, tidtabell Ge en lapp med ditt namn och dina kontaktuppgifter Följande träff När och var, se till att studenten vet var det är Obligatorisk orientation course 25-28.8 Tutorerna deltar också
Minplanssessioner under Orientation course Utisarna gör studieplaner i Minplan (frivilligt) och anmäler sig till kurser (obligatoriskt för de flesta ämnena) Tutorerna deltar i Minplanssessionerna som stöd för utbytesstudenterna.
Gemensam tutorträff 17 augusti Måndagen den 17.8 i Gripens mötesrum (Tavastgatan 13, andra våningen) Program: 11.00 Allmän information för alla (inklusive Kårens information) - Denna del är i stort sett samma som på vårens utbildningsträff så de som deltog då så behöver inte vara med här (men man får så klart vara med, alla är välkomna!) 14.00-15.00 Gemensam tutorträff och utdelning av tutorgrupper. De som inte kan delta i träffen får tutorgruppsindelningarna och annat material efter utbildningen per mejl.
Checklist 1 Bank Vi rekommenderar inte att utisar från SEPA-länder öppnar bankkonto. Om utisen öppnar konto så ska de ha pass och acceptance letter med. Många banker kräver finländskt socialskyddssignum (fås från magistraten/eller så har studenten fått det i samband med ansökan om uppehållstillstånd (Icke-EU-studenter). Banken kan också kräva bank statement från tidigare bank och studerande måste kunna ge orsak till varför hen behöver öppna ett konto. Ofta problem för de studerande som är här bara under höstterminen (4 månader). Betala Kåravgift, systemet ändrar fr.o.m. sommaren 2015. Mera info kommer under sommaren om detta. Startpaket Orientation Course Inskrivning fr.o.m. 3.8. För att kunna skriva in sig krävs att kåravgiften är betald. Ansöka om Frank-kort Mobiltelefon Prepaid SIM-kort (tutorerna får korten från IE i augusti) Busskort ansökningsblankett (färdigt ifyllda blanketter finns på IE) Skriva under hyresavtalet
Checklist 2 Hur hitta till Orientation Course? Var finns vad i bostadsområdet, bl.a. tvättstugor och allmänna utrymmen Matbutik visa det viktigaste Studentluncher kvitto med! Stadsorientering karta! (utisarna får kartor 25.8 på orientation course)
Rapportering och arvode Tutorrapport (görs på e-lomake) och skattekort lämnas in senast 31 oktober. Arvode (200 e) utbetalas 30 november till alla som lämnat in tutorrapport inom utsatt tid.
Till sist! Stödmaterial från tutorutbildning etc. fås från IE eller på webbsidan www.abo.fi/student/utrikestutor Tutorskjortan, infopåsar, pre-paid SIM-kort och namnskyltar kan hämtas från studieärenden fr.o.m. mitten av augusti Bli medlem i den gemensamma Facebookgruppen Utistutorer hösten 2015: https://www.facebook.com/groups/4560910 14552492/
Hur håller du kontakt med dina utisar?
Tack för visat intresse!