PM nr 2 inför löneöversyn 2016

PM nr 2 inför löneöversyn 2016 Detta PM är avsett att vara ett stöd för organisationen och lönesättande chefer inför och under löneöversyn 2016. Varje förvaltningschef och HR konsult ansvarar för att lönesättande chefer har nödvändiga förutsättningar, kompetens och stöd för att kunna sätta rätt lön på sina medarbetare utifrån Kungsbacka kommuns gällande strategier. I detta ansvar ligger att gemensamt diskutera lönesättningsprinciper inom den egna förvaltningen utifrån principerna i detta PM. I och med pågående avtalsrörelse kommer löneöversyn 2016 kommer att genomföras i flera steg. Detta PM föregås av PM nr 1 och kommer att åtföljas av ytterligare information. 1 (9) Datum 2015-12-21 KUB1000, v2.0, 2012-05-23 Service Serviceområde Personal Kungsbacka kommun 436 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00 Fax 0300-83 47 51 service@kungsbacka.se www.kungsbacka.se

2 (9) Tidplan steg 1 för löneöversyn 2016 November 2015 December- januari Central överläggning inför löneöversyn 2016 med de fackliga organisationerna. Förvaltningarnas överläggningar med de fackliga organisationerna. 21 januari Förhandlingsunderlag finns tillgängliga i HR-portalen. 21-25 januari Förhandlingsunderlag kontrolleras av respektive chef. 26-29 januari Beräkning och fördelning av utrymme görs av respektive HR-konsult. 1 februari Förhandlingsunderlag med löneökningsutrymme finns tillgängligt för respektive chef. Januari-18 mars Bedömningssamtal genomförs med samtliga medarbetare. Meddelande om ny lön för de fackliga organisationer som har färdiga avtal och som ska ha ny lön 1 april enligt dialogmodellen. 15 mars Löneförslag för samtliga medarbetare som ska ha ny lön 1 april ska vara rapporterade och klara i PS webförhandling. 16-17 mars HR-konsult genomför slutkontroll och beräkning av inrapporterade underlag samt kvalitetssäkring av underlag inför avstämning och förhandling. 18 mars Förhandlingschef skickar underlag med löneförslag till respektive facklig organisation inför avstämning och förhandling 1:a veckan i april Centrala avstämningar/förhandlingar med samtliga fackliga organisationer. 10 april Sista dag för inrapportering av nya löner i lönesystemet. Efter inläsning i lönesystemet Aprillönen Ny lön 2016 blir synlig för medarbetare via HR-portalen. Ny lön utbetalas.

3 (9) Inledning Grundläggande principer för lönesättningen är att arbetsgivaren har ansvar för lönebildningen. Lönebildning och lönesättning ska enligt de centrala löneavtalen bidra till att arbetsgivaren når målen för verksamheten där lönen ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Chefer är arbetsgivarens företrädare och har ansvar för att uppsatta mål och uppföljning av resultat sker. Det är därför av stor vikt att dialog förs mellan chef och medarbetare om mål, förväntningar, krav, uppnådda resultat och lön. Syftet är att skapa en process där arbetstagarens resultat och löneutveckling knyts samman så att sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. På detta sätt ges möjlighet att öka lönespridningen, vilket är en prioriterad fråga för Kungsbacka kommun. Då löneavtalet inte anger löneökningarnas storlek, ges arbetsgivaren förutsättningar att arbeta strategiskt med att åstadkomma en önskvärd lönestruktur. Detta möjliggör en löneutveckling som premierar kompetens, resultat och bidrag till verksamhetens mål sett över tid. Även förutsättningarna för att rekrytera och behålla personal påverkar löne-och anställningsvillkoren. För att stimulera medarbetare till att utveckla verksamheten, dess effektivitet, produktivitet och kvalitet är löne- eller bedömningssamtalet centralt. Detta samtal är och en viktig del för att uppnå de avtalsmässiga och politiska intentionerna om individuell och differentierad lön. Det ska vara hög kvalitet i samtalen och chefen ska motivera för varje medarbetare varför hen har den lön hen har. Löneöversyn en gång per år Utifrån löneglidningssynpunkt är det av största vikt att löneöversyn sker en gång per år vid löneöversynstillfället 1 april och inte förekommer vid annan tidpunkt. Översyn av lön vid annan tidpunkt än löneöversynstillfället är endast aktuellt vid anställning på ny befattning där tyngden i den nya befattningen bedöms var större än befintlig befattning. Vid förändrat uppdrag inom befattningen ska det uppmärksammas vid nästa löneöversynstillfälle utifrån mål, förväntningar, krav och prestation. Förutsättningar Löneökningsutrymmet 2016 är på 2,8 % med ett särskilt anslag på 10 miljoner. Principer för hur löneökningsutrymmet ska disponeras är politiskt beslutat. 1,7 % av tillgängligt löneökningsutrymme fördelas till förvaltningarna och används till löneöversyn utifrån individuell prestation och bidrag till verksamhetens utveckling. 1,1 % av löneökningsutrymmet fördelas genom strategiska och strukturella satsningar när alla avtal är klara. Anslaget på 10 miljoner kr fördelas genom strategiska och strukturella satsningar när alla avtal är klara. Fördelningen av de strategiska och strukturella satsningarna beslutas politiskt så snart det är möjligt.

4 (9) Grundläggande principer för lönesättningen Oorganiserade medarbetare Oorganiserade medarbetare lönesätts enligt samma principer som fackligt anslutna. Föräldralediga Föräldralediga lönesätts i löneöversynen som om de varit i tjänst. Långtidssjukskrivna Långtidssjukskrivna lönesätts i löneöversynen som om de varit i tjänst. Tjänstlediga Tjänstlediga medarbetare av andra orsaker än ovan ingår i normalfallet inte i löneöversyn. Exempel på detta är studielediga, tjänsteledighet för att prova annat arbete eller tjänstledighet av annat skäl. För medarbetare som har varit tjänstelediga av orsaker som ovan och som inte ingått i två efterföljande löneöversyner ses lönen över i samband med återgång i arbete. Äldre arbetstagare Det är av största vikt att även de medarbetare som planerar att gå i pension under året eller de kommande åren bedöms och lönesätts utifrån mål och prestation på samma villkor som övriga medarbetare. Deltidsanställda Medarbetare med deltidsanställning lönesätts i löneöversynen utifrån mål och prestation på samma villkor som övriga medarbetare. Detta är särskilt prioriterat. Tidsbegränsat anställda Tidsbegränsat anställda lönesätts i löneöversynen på samma sätt som övriga medarbetare. Svag eller ingen löneutveckling Det är naturligt att ägna mer kraft åt utvidgade och fördjupade insatser för de medarbetare som inte når uppsatta mål. Arbetsgivaren måste ge medarbetare en möjlighet att påverka sin egen löneutveckling. Svag eller utebliven löneutveckling över tid ska för den enskilde vara något som framgått och motiverats i dialog mellan chef och medarbetare. För att åstadkomma förändring är det naturligt att utifrån en handlingsplan göra återkommande uppföljningar i syfte att nå en bättre måluppfyllelse. Avsikten är att lägga grunden för en bättre löneutveckling eller finna alternativa vägar för medarbetarens fortsatta arbetsliv. Såväl chef som medarbetare har ansvar för att handlingsplan och uppföljning kommer till stånd. Medarbetare som inte omfattas av löneöversyn Medarbetare som redan är lönesatta i 2016 års lönenivå är inte med i löneöversynen. Medarbetare som avslutar sin anställning innan 2016-04-01 är inte heller aktuella för löneöversyn.

5 (9) Samtal Utifrån gällande tidplan för löneöversyn 2016 är det viktigt att samtliga lönesamtal/bedömningssamtal genomförs under perioden januari till 18 mars 2016. Individuell lönesättning förutsätter att chefer har samtal med sina medarbetare om uppställda mål, resultat och koppling till lön. Lönen är individuell och differentierad. Dialogen mellan chef och medarbetare är viktig och samtalen ska handla om prestation och måluppfyllelse det gångna året. Som chef är det viktigt att du är tydlig i din kommunikation så att medarbetaren förstår varför hen har fått den lön hen har fått. Utifrån feedback ifrån tidigare löneöversyner är det av största vikt att poängtera att det är viktigt att medarbetarna förstår vilken typ av samtal de har och dess betydelse i löneöversynsprocessen. Samtalen måste genomföras innan den avslutande avstämningen äger rum. Det är också av största vikt att samtalet görs i form av dialog och att eftersträva en hög kvalitet i samtalen. Medarbetaren ska också förstå hur hen kan påverka sin löneutveckling. Ny lön Vid dialogmodellen Cheferna meddelar den nya lönen utifrån bedömningen i bedömningssamtalet för de medarbetare som är medlemmar i de organisationer som löneöversynen i steg 1 ska genomföras med. Utbetalning av ny lön utifrån prestation och individuellt bidrag till verksamheten i april 2016. Vid traditionell förhandling Chefernas förslag på ny lön förhandlas centralt med facklig organisation. Efter avslutad förhandling blir ny lön synlig för medaretaren via HR-portalen. Oorganiserade medarbetare Hanteras i samma ordning som organiserade inom avtalsområdet. Överläggningar I den kommuncentrala överläggningen med de fackliga organisationerna har arbetsgivare och fack kommit överens om förutsättningarna för 2016 års löneöversyn. Utifrån det kan det praktiska lönesättningsarbetet påbörjas på förvaltningarna. Löneöversynen inleds med överläggningar mellan förvaltningsledning och berörda fackliga organisationer. Viktigt att komma ihåg är att eftersom inte alla fack som finns representerade i Kungsbacka kommun har tecknat kommunens samverkansavtal så måste överläggningarna gällande löneöversynen läggas utanför samverkan. Det är lämpligt att kalla alla berörda organisationer till en gemensam överläggning. I dessa överläggningar har parterna möjlighet att utifrån arbetsgivarens kartläggning och analys av lönerna ha dialog om hur man ser på lönebildningen inom förvaltningen, om det finns anledning till riktade satsningar inom ramen för tillgängligt utrymme, lönespridningsfrågor och andra frågor av gemensamt intresse. Resultatet av överläggningarna ska dokumenteras i ett överläggningsprotokoll som inte har kollektivavtals ställning.

6 (9) I dialogmodellen har chef och medarbetare dialog om prestation och uppnått resultat. I samtalet lämnar chefen ett löneförslag till medarbetaren. Graden av förståelse för förslaget till ny lön hänger samman med hur väl chefen tydliggör motiven liksom hur dialogen har genomförts. I dialogmodellen sker en avstämning mellan facklig organisation och arbetsgivare på kommuncentral nivå. Där analyserar arbetsgivarpart och arbetstagarpart löneöversynsprocessen. Efter avstämning är de nya lönerna fastlagda. Avstämning sker på kommuncentral nivå. Förhandlingsmodellen I förhandlingsmodellen har chef och medarbetare dialog om prestation och uppnått resultat. I samtalet gör chefen en bedömning av arbetstagarens resultat och på samma sätt som i dialogmodellen avgör graden av förståelse till bedömningen hur väl chefen tydliggör motiven samt hur dialogen har genomförts. Detta innebär att tillvägagångssättet för hur chef tar fram förslag på ny lön i princip är lika för alla medarbetare, men med den viktiga skillnaden att i de fall när löneöversynen genomförs som traditionell förhandling ska samtal inte föras med medarbetarna om den nya lönens storlek. Den nya lönen meddelas medarbetarna i HR portalen och med möjlighet till samtal med chef för förtydligande efter det att förhandlingen är klar. Förhandling sker på kommuncentral nivå. Val av förhandlingsmodell för de fackliga organisationer som har pågående avtal och som har valt att genomföra löneöversyn i steg 1. Facklig organisation Vision Lärarnas riksförbund Lärarförbundet Sveriges arkitekter Jusek Naturvetarna Psykologerna SSR Ledarna FSA Civilekonomerna SRAT Löneavtalen Förhandlingsmodell Förhandlingsmodell på estetiska programmet, Aranäsgymnasiet Pågående löneavtal är utan angiven nivå. Avtalet innebär också att det inte finns något garanterat utfall och inga individgarantier.

7 (9) Lönestruktur 2016 Beslutad lönestruktur används av chefer i verksamheten som stöd vid lönesättning av nya medarbetare men även för att arbeta strategiskt med lönestrukturen i befintliga befattningsgrupper. Lönestrukturen är ett viktigt strategiskt styrmedel och leder till en god och väl fungerande lönebildning. Fokus för chefer i organisationen är att, inom ramen för löneöversyn, anpassa lönenivåerna till rådande lönestruktur. Beslutad lönestruktur visar hur befattningarnas tyngd ska kopplas till lön inom respektve BAS-intervall. Detta genom att ange nivåer för 10:e respektive 90:e percentil inom intervallet. 70000 65000 60000 55000 50000 45000 40000 35000 30000 25000 20000 15000 A B C D E F G H I J K L 10:e 2016 90:e 2016 BAS box 10:e percentil 90:e percentil Lägstalön 2016 A 19500 25000 B 20000 26000 C 21000 27500 D 22000 29500 E 24500 33500 F 27000 38000 G 29500 42500 H 32500 47500 I 35500 52500 J 38500 57500 K 41000 62500 L 43500 67000 18 600 19 000 19 600 20 500 Nya lägstalöner 2016 För att tydliggöra kopplingen mellan lön och tyngden i arbetet kompletteras den slutade lönestrukturen med lägstalöner vid nylönesättning för BAS-intervallerna A-D enligt ovan.

8 (9) Lönesättnings/förhandlingsunderlag Lönesättande chef ska i arbetet med löneöversynen använda förhandlingsprogrammet PS-förhandling på webben. Serviceområde Personal ansvarar för att varje chef har tillgång till PS Förhandling Webb och för erforderlig utbildning samt kvalitetssäkring i systemet. De som redan har lön i 2016 års nivå eller har avslutat sin anställning innan 2016-04- 01 exkluderas från underlaget för beräkning av utfall. Inte heller vilande anställningar ska finnas med i underlaget. För anställningar som avslutas efter 2015-03-31på grund av uppsägning på grund av arbetsbrist inkluderas i löneöversynen. Anställningar som avslutas på egen begäran efter 2015-03-31 ska ingå i underlaget för löneöversynen men om personen ska ingå i löneöversynen avgörs av lönesättande chef. Anställningar som avslutas efter 2015-03-31 på grund av uppsägning av personliga skäl ingår i underlaget för löneöversyn men att personen ifråga ska ingå i löneöversynen får ses som synnerligen ovanligt. De nya löner som registreras i PS förhandling webb kommer efter avslutande avstämning/förhandling skickas till lönesystemet som underlag för ny månadslön från och med 1 april 2016. Därefter kan medarbetare se den nya lönen i HR portalen. I samband med löneöversyn 2016 har en ny rutin för att skapa förhandlingsunderlag och koppla dessa till respektive chefs ansvar tagits fram. 1. Systemförvaltare på Lön bygger grupper utifrån ansvarsnummer (klart 21 jan) 2. Systemförvaltare på Lön kopplar ansvar till respektive chef (klart 21 jan) 3. HR kommunicerar till chefer när det är dags för granskning av förhandlingsunderlagen (21-25 jan) 4. HR svarar på frågor kring förhandlingsunderlagen, ex. bedömning om medarbetare ska ingå i underlaget eller inte (21-25 jan) 5. Respektive chef skriver in i kommentarsfältet om medarbetare ska plockas bort, ex. avslutad, redan fått lön i 2016 års nivå (21-25jan) 6. Systemförvaltare på Lön gör korrigeringar utifrån kommentarsfältet (21-25 jan) 7. HR bygger vid behov om grupper då förvaltningarna har tagit beslut om större bedömningsgrupper, ex. 100-grupper (26-29 jan) 8. HR beräknar och lägger ut utrymmet till respektive chef/grupp (26-29 jan) 9. Förhandlingsunderlag till chefer/grupper med beräknat utrymme klart den 1 februari Löneöversyn för timavlönade och PAN-anställda Löneöversyn för timavlönade och PAN-anställda kommer att genomföras så snart löneöversynen för månadsavlönade färdigställts. Ny lön gäller från och med 2016-04-01 vilket kommer att innebära en viss retroaktivitet. Nya timavlönade medarbetare och medarbetare med PAN anställning lönesätts i 2016 års nivå från och med 2015-12-01. Både timavlönade och PAN-anställda lönesätts utifrån samma principer som övriga anställda.

9 (9) Lönesättning vid ny anställning Vid lönesättning av nya medarbetare ska alltid bedömning av löneläge i den aktuella befattningen göras utifrån den nya medarbetarens kompetens och tidigare erfarenhet i förhållande till rådande lönestruktur, oavsett anställningsform och längd på anställningen. Utgångspunkten är alltid att varje medarbetare är rätt lönesatt från början. Lönestrukturen anger 10:e och 90:e percentil i respektive BAS intervall och dessa utgör varken golv eller tak för lönesättningen. För att sätta en ny lön över 90:e percentil ska lönen stämmas av med förhandlingschef Ulrika Borg, tel. 0300-8348 44 eller ulrika.borg@kungsbacka.se. När en ny medarbetare börjar sin anställning ska lönen sättas i innevarande års lönenivå. Det innebär att man som ny medarbetare inte är med i löneöversynen det aktuella året. Utifrån det ska lönesättning av nya medarbetare, oavsett anställningsform, ske enligt 2016 års nivå från och med den 1 december 2015.