Revisjonsrapport 2013 Genomford på uppdrag av revisorevna Augusti 2013 Skurups kommun Granskning av det systematiska brandskyddarbetet inom åldreomsorqen a ~~ ~~~ imf' ~a~ ~ ~ ~oo~ ~ ~ ~ ~.!~ ` \ 1 /~ ~J `~`~ il~~ ~~1 C~ onoo ~ ~C~ O ~ o 000po ' o~~~ p '~ po4 ~ p000~ _ ~ s~ I, ``,, '',' `` BOO ~~ - `~'' O ~ O00 ~ ~ O.O ^'O`^, ^`F~~ CIO` ~~~ (~_ '/~] J ~l 000avo, _~ ~0~00~~ o ~ o.- ~ o %.O =~/1~7 ~ ~ ~~
Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och revisionsfrågor...3 2.3. Metod och avgrånsning...3 2.4. Ansvarig n~mnd...4 2.5. Revisionskriterier...4 3. Systematiskt brandskyddsarbete...7 3.1. Organisation och ansvarfordelning...7 3.2. Rutiner, riktlinjer och dokumentation vid de granskade enheterna...8 3.3. Uppfoljning och intern kontroll...12 4. Sammanfattande bedomning...14 4.2. Identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer...16 Bilagor. Bilaga 1 K~Ilforteckning Bilaga 2 Lagar och forordningar 1
1. Sammanfattning Ernst &Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorevna i Skurups kommun granskat kommunstyrelsens styrning och uppfoljning av det systematiske brandskyddarbetet inom ~Idreomsorgen. Det overgripande syftet var att granska hur brandskyddet i kommunen ~r organiserat och hur kommunstyrelsen såkerståller ett sk~ligt brandskydd for kommunens anst~lida, medborgere och brukere samt i tillr~cklig omfattning s~kerst~ller kommunens tillgångar om en brand skulle uppstå. Av granskningen framgår att det finns en stor medvetenhet om vikten av ett vil fungerande brandskydd. Vår bedomning ~r dock att det foreligger betydande brister inom flere områden, vilket ~r alarmerande då verksamheten innefatter en mycket utsatt grupp som vid eventuell brand krever omfattande finsatser. Kommunstyrelsen behover bland ennat utveckla uppfoljningen av tillempningen av riktlinjerna och det systematiske brandskyddsarbetet i organisationen. Det systematiske brandskyddarbetet kan med fordel integreres med det systematiske arbetsmiljoarbetet, vilket ~r fallet i Skurups kommun. Om så nu gors bor dock uppfoljningen av det systematiske brandskyddarbetet, inom ramarna for det systematiske arbetsmiljoarbetet utvecklas. Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Kommunstyrelsen måste se till att ansvaret auseende det systematiske brandskyddarbetet tydliggors i delegationsordningen samt bor såkerstålla att ansvaret finte forv~xlas med fordelning av uppgifter av det systematiske arbetsmiljoarbetet. Organiseringen av det systematiske brandskyddsarbetet bor tydliggoras for att tilise att det finns en tydlighet i roller och ansvarsuppgifter i brandskyddsorganisationen. Kommunstyrelsen måste såkerst~lla att ansvarsfordelning och gr~nsdragning mellan fastighets~gare och verksamhet auseende det systematiske brandskyddarbetet finns dokumenterad vid respektive enhet. Detta ~r sårskilt viktigt i samband med att ISS overtar forvaltningen av berorda fastigheter från och med den 2 september 2013. Kommunstyrelsen bor omgående tilise att uppfoljningen av det systematiske brandskyddsarbetet forst~rks och utvecklas. Kommunstyrelsen bor tilise att brandskyddsdokumentationen uppdateras kontinuerligt, att rutiner gås igenom och att egenkontroller goys i forebyggende syfte. Vidare bor kommunstyrelsen tilise att ansvariga har god kinnedom kring vilka rutiner som ska vidtas om en brandsituation skulle uppstå. Kommunstyrelsen bor snarast tilise att den skriftliga redogorelsen auseende brandskyddet uppdateras utifrån de ombyggnationer som genomforts. Kommunstyrelsen bor se over styrningen och uppfoljningen av utbildning i systematiskt brandskyddarbete och utrymning. Kommunstyrelsen bor tilise att det tas fram en skriftlig utbildningsplan som tydliggor vad utbildningen ska innehålla samt når och med vilket intervall den ska genomforas. Kommunstyrelsen bor såkerst~lla att rutinen for att registreva avvikelser och tilibud elektroniskt fungerer eftersom det underlottar kontinuerlig uppfoljning och kontroll. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor ska ~gare eller nyttjander~ttshavare i "sk~lig omfattning hålla utrustning for slåckning av brand och for livr~ddning vid brand eller annan olycka och i ovrigt vidte de åtgårder som behovs for att forebygge brand och for att hindra eller begrensa skador till foljd av brand". Kommunen driver flere boenden dir kommunen genom direkt gande eller nyttjander~tt har ansvar for brandskyddet. Dessa boenden ~r i flere fall i behov av hjålp vid en akut fara och kommunens rutiner vid brand kan vara avgorande. Kommunstyrelsen har det overgripande ansvaret for kommunens s~kerhetsarbete och systematiske arbetsmiljoarbete som bland ennat innefatter brandskyddet. Utifrån sin årlige granskning bedomer revisorerna i Skurups kommun att det foreligger en risk att kommunstyrelsen finte bedriver en tillråcklig styrning, uppfoljning och kontroll av brandskyddet i kommunen. Revisorerna har bedomt det som angel get att granska hur kommunstyrelsen arbetar for att trygga ett s~kert brandskydd vid kommunens s~rskilda boenden och har i granskningsplanen for 2013 beslutat att genomfora en granskning av det systematiske brandskyddsarbetet inom ~Idreomsorgen. Utgångspunkten år att det år av storsta vikt att det systematiske brandskyddsarbetet ~r ett prioriterat område, serskilt med tanke på de konsekvenser en brand på ett serskilt boende kan få. Planering, riskanalys, tydlig ansvarsforde~ning, dokumentation och utbildning ~r viktige finslag i det systematiske brandskyddsarbetet. Det måste också finnes åtg~rdsplaner, utrymningsplaner och uppfoljning av brandskyddet. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Det overgripande syftet år att granska hur brandskyddet i kommunen år organiserat och hur kommunstyrelsen s~kerst~ller ett skåligt brandskydd for kommunens anst~llda, medborgere och brukere samt i tillr~cklig omfattning s~kerst~ller kommunens tillgångar om en brand skulle uppstå. granskningen besvares foljande revisionsfrågor: S~kerståller kommunstyrelsen att relevant dokumentation ~r uppdaterad och i enlighet med lagkrav? S~kerst~ller kommunstyrelsen att egenkontroller på brandtekniska installationer och brandovningar genomfors? Sker kompetensoverforing till personalen? Sammanst~lls incident- och felrapporter och åtgårdas de brister som framkommer? Finns rutiner for att brandskydd efter om - och tillbyggnader ~r uppdaterat? 2.3. Metod och avgrånsning Granskningen baseras på dokumentstudier av relevante dokument så som riktlinjer, rutinbeskrivningar och riskbedomningar/analyser samt genom intervjuer med kommunens s~kerhetschef, forvaltningschef for individ- och omsorg, bitr~dande forvaltningschef samt två enhetschefer och två samordnare for brandskyddsombuden. Det systematiske brandskyddsarbetet belyses dels på overgripande nivå dels på enhetsnivå genom att rutiner, 3
riktlinjer och dokumentation kontrolleras vid foljande två s~rskilda boenden: Lillgården och Bruksgården. granskningen ingår finte att gora en utvurdering av det faktiska byggnadstekniska brandskyddet på de sårskilda boendena eller att granska r~ddningstjånsten. Granskningen omfattar finte heller hanteringen av brandfarliga och explosiva varor. 2.4. Ansvarig nåmnd Kommunstyrelsen 2.5. Revisionskriterier Enligt Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer (SKYREV) avser revisionskriterier de bedomningsgrunder som bildar underlag for revisjonens analyser, slutsatser och bedomningar. De analyser och bedomningar som presenteres i foreliggende rapport har gjorts med utgångspunkt från lagstiftning, foreskrifter och allminna råd for brandskydd samt kommunstyrelsens beslutade riktlinjer. I foljande stycke beskrivs de revisionskriterier som utgor bedomningsgrund for analyser och slutsatser i revisjonsrapporten. 2.5.1. Lagar och forordningar Skyldigheter och ansvar for brandskydd ~r Hoge reglerat i lag, fremst genom bestemmelser i legen (2003:778) om skydd mot olyckor. Utover detta finns given forordningar och foreskrifter som reglerar brandskyddsarbetet samt allminna råd och kommentarer med rekommendationer for hur det systematiske brandskyddarbetet ska bedrives. I foljande stycken presenteres en sammanfattning av de v~sentliga delarna i lagstiftningen som också utgor revisionskriterier i foreliggende granskning. En utforligare redovisning av de lagar och forordningar som styr området återfinns i bilaga 2. Både ~gare och nyttjander~ttshavare till byggnader har ansvar for brandskyddet. Det inneber skyldighet att i sk~lig omfattning hålla utrustning for sl~ckning av brand, for livr~ddning vid brand eller annan olycka samt att i ovrigt vidte de åtg~rder som behovs for att forebygge brand och for att hindra eller begrensa skador till foljd av brand. S~rskilda krav stålis på ågare eller i vissa fall verksamhetsutovare till byggnader/anl~ggningar dir det med hensyn till risken for brand eller konsekvenserna av brand bor stillas s~rskilda krav på kontroll av brandskyddet. Inr~ttningar for vård eller omsorg for fler ~n tre personer som har hj~lpbehov vid utrymning i hendelse av brand omfattes av kravet liksom låste institutioner. Ågeren ska i skriftlig form I~mna en redogorelse for brandskyddet. Redogorelsen ska I~mnas in till kommunen. allmånna råd och kommentarer (SRVFS 2004:3) om systematiskt brandskyddsarbete utf~rdade av Statens r~ddningsverk, betones foljande kriterier sterkt: helhetssyn, systematik och kontinuitet. For att uppfylla legens krav bor det bedrives ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete under byggnadens/anl~ggningens hela anv~ndningstid och brandskyddet bor dokumenteres. Arbetet bor utgå från de brandrisker som finns och kunskapen om brandskyddet bor underhållas och utvecklas inom verksamheten. Det systematiske brandskyddsarbetet bor inriktas på såvål forebyggende åtgårder som planering av åtg~rder vid intr~ffad brand. 4
2.5.2. Kommunfullm~ktiges mål och riktlinjer Av intervjuerna med s~kerhetschef och forvaltningschef for individ och omsorg framgår att det systematiska brandskyddarbetet n~rmast ska ses som en del av kommunens systematiske s~kerhetsarbete samt systematiske arbetsmiljoarbete. Således utgår denne granskning från de mål och riktlinjer som anges i av kommunfullm~ktige beslutad s~kerhetspolicy och arbetsmiljopolicy. 2.5.2.1 Såkerhetspolicy Betr~ffande s~kerhetsarbetet så finns det en av fullmåktige beslutad s~kerhetspolicy, daterad den 27 augusti 2007. I policyn fastslås att Skurups kommun skall ha en helhetssyn på såkerhetsarbetet och det skadeforebyggende arbetet genom att iaktta foljande: Bedrive ett aktivt och forebyggende s~kerhetsarbete på alla nivåer och inom alla verksamheter. Tillskapa en trygg och siker miljo for kommuninvånare, anst~llda och ovriga som berors av kommunens verksamheter. Beakta s~kerhetsaspekterna i planering och samh~llsutveckling. S~kerstålla informationens korrekthet, sekretess och tillg~nglighet. Skydde kommunens egendom mot brand, brott och skada i ovrigt. Uppr~tthålla en god beredskap och krisledningsformåga. Beakta behovet av s~kerhetsskydd for verksamheten. Bedrive regelbunden uppfoljning och kartl~ggning av risker, tiilbud, skador och hot mot personal och egendom. policyn anges att kommunstyrelsen har det ytterste ansvaret for all verksamhet som avser s~kerhet, beredskap och krishantering i kommunen, och skall ange riktlinjer och anvisninger for hur s~kerhetsarbetet ska bedrives. Ovriga nemnder och forvaltningar skall med utgångspunkt i dessa giktlinjer utveckla rutiner for krishantering, incidentrapportering och systematiskt s~kerhetsarbete med hensyn till de specifika kraven och forhållandena inom respektive verksamhetsområde. Ansvaret for att s~kerhetsarbetet bedrivs i enlighet med s~kerhetspolicyn och kommunstyrelsens riktiinjer i ovrigt, foljer verksamhetsansvaret på alla nivåer i organisationen. Som ett komplement till s~kerhetspolicyn har kommunstyrelsen antagit giktlinjer for det systematiske s~kerhetsarbetet i Skurups kommun, daterade den 27 augusti 2007. riktlinjerna fastslås att det systematiske s~kerhetsarbete ska bedrives inom 14 såkerhetsområden varav brandskydd ~r ett av områdene. Kommunens s~kerhetsgrupp skall folja upp och kontrollere s~kerhetsarbetet och det åvilar forvaltningarna att låmna de uppgifter och rapporter som behovs for uppfoljningen. I riktlinjerna anges att systematiskt brandskyddsarbete inneber att åtgårder till forebyggende av brand vidtas. Åtgårder av teknisk karakter kan bestå av anskaffning av utrustning for brandsl~ckning medan åtg~rder av organisatorisk karakter kan bestå av utbildning, ansvarsfordelning och information. Det systematiske brandskyddsarbetet syltar till att uppr~tthålla och kontinuerligt forb~ttra brandskyddet. Vidare finns det i dokumentet foljande specifika giktlinjer for brandskyddet: "Skurups kommuns anlåggningar och ovrig egendom skall skyddas mot brand. ~gare eller nyttjanderåttshavare till byggnader och andra anlåggningar har ansvaret for brandskyddet och skall aktivt bedrive systematiskt brandskyddsarbete. Vid verje verksamhet skall finnes ett brandskyddsombud, som kan vara samme person som år såkerhetsombud. Dokumentation for systematiskt brandskyddsarbete skall finnes i verksamhetslokaler och i andra lokaler, t ex pumpstationer o d. Dokumentation for byggnadstekniskt brandskydd skall finnes i verksamhetslokaler. Råddningstjånsten skall l~mna information, råd och stod auseende systematiskt brandskyddsarbete. 5
R~ddningstj~nsten skall utfora tillsyn av brandskyddet enligt lag om skydd mot olyckor" 2.5.2.2 Arbetsmiljopolicy kommunens arbetsmiljopolicy, daterad 2010 framgår foljande mål med bring på det systematiska brandskyddarbetet: Arbetsmiljoarbetet ska bedrivas systematiskt, strukturerat och i enlighet med gallande lagar och foreskrifter De anstållda ska verkaien såker arbetsmiljo som år anpassad till deras olika fysiska och psykiska forutsåttningar policyn fastslås att kommunstyrelsen har det overgripande ansvaret for att kommunen som arbetsgivare arbetar med arbetsmiljofrågor i enlighet med lag, avtal och uppst~llda mål. Forvaltningscheferna har ansvar for att arbetsmiljoarbete bedrivs inom respektive forvaltning. Avslutningsvis har varje arbetsledare, utifrån skriftligt given delegering, ansvaret for arbetsmiljoarbetet inom sin enhet. I policyn finns ingen serskild information om hur det systematiska arbetsmiljoarbetet ska bedrivas, foljas upp eller kontrolleras. D
3. Systematiskt brandskyddsarbete 3.1. Organisation och ansvarfordelning kommunstyrelsens reglemente, antaget av kommunfullm~ktige den 1 januari 2011 och senast reviderat den 27 maj 2013, fastslås att kommunstyrelsen ska leda och samordna brandskyddsarbetet samt arbetsmiljoarbetet och s~kerhetsarbetet. I juridisk mening inneber det att kommunstyrelsen har arbetsmiljoansvaret och ~r forvaltningens yttersta arbetsgivarrepresentant. Kommunens s~kerhetschef år ansvarig for kommunens s~kerhetsarbete och ~gare av de processer som regleras i kommunens s~kerhetspolicy. Brandskydd finns finte upptaget i kommunstyrelsens delegationsordning, beslutad av kommunstyrelsen den 8 februari 2012. Inte heller arbetsmiljoansvar eller s~kerhetsansvar anges i delegationsordningen. Det finns alltså finte någon delegation från kommunstyrelsen till forvaltningschefen auseende brandskydd. D~remot finns tydliga delegationer från forvaltningschef till underst~llda enhetschefer. Vid intervjun med s~kerhetschefen forklaras detta med att arbetsmiljoansvaret och således ansvaret for att bedriva ett systematiskt brandskyddarbete ses som en verkst~llighet som forvaltningschefen delegerar till respektive enhetschef. Således krever kommunstyrelsen ingen sårskild uppfoljning auseende det systematiske brandskyddsarbetet. I kommunens s~rskilda delegation av arbetsmiljoansvar/fordelning av arbetsuppgifter står det foljande: "1 egenskap av forvaltningschef fordelar jag arbetsmiljouppgifter i enlighet med Skurups kommuns arbetsmiljopolicy till dig. Du tilldelas given arbetsmiljoansvaret inom ditt verksamhetsområde och fungerer hermed som arbetsgivarens stållforetr~dare i arbetsmiljofrågor inom verksamhetsområde..." dokumentet konkretiseres ovenstående i att påskrivande enhetschef åtar sig att: Organisere arbetsmiljo- och samverkansarbete, systematiskt arbetsmiljoarbete samt systematiskt brandskyddarbete inom ditt verksamhetsområde Tillfors~kra att anfortrodda uppgifter utfors i enlighet med gallande lagar, forfattningar, arbetsmiljoverkets foreskrifter, arbetsmiljoinspektionens anvisninger samt Skurups kommuns policydokument. Av granskningen framgår att enhetscheferna vid de granskade enheterna har mottagit ovenstående delegation, daterad den 4 januari 2012. Enligt uppgift har samtlige forvaltningschefer påpekat behovet av att se over kommunstyrelsens delegationsordning då de anser att vissa områden/ansvar saknes samt att det finns en otydlighet kring återrapportering av delegationsbeslut. Vid intervjun med forvaltningschef och bitr~dande forvaltningschef uppges att arbetsmiljoansvaret och således ansvaret for det systematiske brandskyddarbetet ~r ett sådant område. Enligt uppgift har kommunstyrelsen gett forvaltningscheferna i uppdrag att komma med ett forslag på ny delegationsordning under hosten 2013. Enligt forvaltningschefen for individ och omsorg kommer arbetsmiljoansvaret och fordelning av arbetsmiljouppgifter ingå iforslaget på ny delegationsordning. Vid de granskade enheterna finns 1-2 brandskyddsombud per avdelning/hus samt ett brandskyddsombud med samordningsansvar for ovriga brandskyddsombud på enheten. 7
3.1.1. Grånsdragning mellan verksamheten och fastighets~garen, Skurupshem AB det overgripande avtalet om fastighetsforvaltning samt ekonomi och administration, mellan kommunen och Skurupshem AB, daterat den 24 februari 1997 anges att Skurupshem ansvarar for riskhanteringsarbete och forebyggende skydd. Vidare anges vilka tekniske brandskyddsfunktioner som Skurupshem AB ansvarar for. Vid granskningstillf~llet ~r Skurupshem AB forvaltere for de granskade boendene. Från och med den 2 september 2013 har dock ett nytt forvaitningsavtal tecknats med ISS Facility Services AB (ISS) Fastighetschefen på Skurupshem AB uppger att den enhetsspecifika ansvarsfordelningen melian fastighets~garen och verksamhetsutovaren/nyttjander~ttshavaren vid respektive enhet har diskuterats muntligen samt dokumenterats i en serskild checklists innehållande 20 olika områden'. Enligt fastighetschefen har sådan lista uppr~ttats efter muntlig diskussion med tidigare enhetschef for Bruksgården samt nuvarande enhetschef for Lillgården. Når det gyller gr~nsdragningen mellan vad som ~r verksamhetens respektive fastighetsågarens ansvar i det systematiske brandskyddsarbetet framfor enhetschefer och brandskyddsombud vid de granskade enheterna att ansvarfordelningen ~r mycket tydlig. De uppger att de år mycket nojda med hur Skurupshem AB hanterar och åtg~rdar de brister som verksamheten påpeker, dels når det gåiler brister med bring på brandskyddet men given ovriga åtgårder och anpassningsbehov. Vid intervjuerne diskuteres dock behovet av att se over rådande ansvarsfordelning och tydliggora vissa delar i samband med att forvaltaren overgår från att vara Skurupshem AB till att vara ISS. 3.2. Rutiner, riktlinjer och dokumentation vid de granskade enheterna Inom ramarna for denne granskning har Bruksgården och Lillgården besokts for att granska hur det systematiske brandskyddarbetet bedrivs ute på enheterna. Nedan foljer en kort presentation av respektive sårskilt boende. D~refter foljer en overgripande redogorelse for enheternas arbete utifrån ett ental for granskningen relevante kontrollområden. Redogorelsen består av vad som framkommit i genomforda intervjuer samt eventuelle anmårkningar från genomford tillsyn enligt legen om skydd mot olyckor. Bruksgården: Hår finns 49 lågenheter fordelade på fem boendeenheter, varav två av I~genheterna ~r korttidsboende for personer med demenssjukdom. Samtlige I~genheter ~r på markplan. Lillgården: Hir finns 37 I~genheter. Lillgården år i två plan och I~genheterna ~r grupperede i fem enheter. En av enheterna ~r aysedd for boende med demenshandikapp. Sex lågenheter anv~nds for korttidsboende. I huset finns given lokaler som anv~nds av hemtj~nsten samt hemsjukvården. 3.2.1. Tillsyn Genom avta) mellan Skurups kommun och R~ddningstjånsten Trelleborg år R~ddningstj~nst Trelleborg, sedan den 1 januari 2013, tillsynsmyndighet i Skurups kommun ner det gyller de skyldigheter som framgår av legen om skydd mot olyckor. Dessforinnan har det varit Sydostra Skånes Råddningstj~nstforbund (SORE) som utovat denne tillsyn. ' Automatiskt brandlarm, internt brandlarm, utrymningslarm, brandcellsgr~nser, branddorrar, brandgasventilation, handbrandslåckare, inurnfiust~ian~{~u~l, SNiinkler, bi~anilfilt, brandt~tning, nodbelysning, utrymningsplan, insatsplan, utrymningsskyltar, utrymningstrappa, information till personal, information till besokare, information till entreprenorer, utbildning av personal.
Den senaste tillsynen som genomfordes av SORF skedde den 7 mars 2011 vid Liligården och den 7 december 2011 vid Bruksgården. I protokoll framgår att anmerkning riktades till Liligården for aysaknaden av en fungerande brandskyddsorganisation. Betr~ffande Bruksgården framgår av protokollet att avvikelser konstaterades inom områdena, organisation, utbildning, rutiner, teknik samt kontroll och uppfoljning. De åtgårder som enligt SORF behovdes vidtas innefattade foljande: Varje enskild befattningshavare i brandskyddsorganisationen behover ha en tydlig vil avgr~nsad dokumenterad arbetsuppgift. Skiftlig utbildningsplan skall finnas. Rutin for nodl~ge vid brand ska skapas och vara skriftligt dokumenterad Rutin for hantering av automatfiska brandlarm skall skapas och vara skriftligt dokumenterad Dokumentationen skall skapas och minst bestå av ritning dir befintliga brandskyddsinstallationer presenteras. Kontroller av fastighets~gare och verksamhet ska dokumenteres tillsammans med eventuelle brister och åtg~rder. Det systematiske brandskyddarbetet skall sammanst~llas och foljas upp regelbundet och resultatet ska formedlas till all personal. Vid intervjuerne uppges att kommunstyrelsen finte efterfrågat någon dokumenterad uppfoljning på vidtegna åtgårder utifrån påpekade brister vid tillsynen. Någon dokumenterad uppfoljning har enligt uppgift finte heller uppr~ttats av forvaltningen. Vid granskningstillf~llet hede R~ddningstjånsten Trelleborg nyligen genomfort tillsyn vid Liligården. I protokollet, daterat den 16 maj 2013 påpekades behovet av att ha en dokumenterad utbildningsplan samt att checklistan for kontroller bor anpassas efter de lokala forhållanden som råder på Lillgården. Derutover påpekades en del praktfiska iakttagelser så som att skåp och stolar finte får stå i korridorerna, att trapphusen ska vara fria från brennbart material samt att återvinningstunnor stod olåmpligt placerade intill husvågg. Enhetschefen for Lillgården uppger att uppdaterad checklists tagits fram och att den kommer att anvåndas så fort kontaktpersonen på R~ddningstj~nst Trelleborg har gett sitt godk~nnande. Vad gyller utbildningsplanen uppges att en forvaltningsovergripande plan ska uppr~ttas och enheten inventar d~rfor direktiv från forvaltningen. Ovriga brister har åtg~rdats i den mån det år mojligt vad gyller skåp och stolar i korridorerna. 3.2.2. Dokumentation for systematiske brandskyddsarbete och byggnadstekniskt brandskydd Enligt de kommunovergripande riktlinjerna for kommunens s~kerhetsarbete ska dokumentation for systematiskt brandskyddsarbete samt for byggnadstekniskt brandskydd finnes i verksamhetslokalerna. Vid intervjun med forvaltningschef framfors att respektive enhet ska ha en lokalt anpassad brandskyddsp~rm innehållande bland ennat fastighets~garens brandskyddsdokumentation, dokumentation av brandskyddsansvaret, checklistor och riktlinjer for tillbudsrapportering och en lokalt anpassad handlingsplan for åtg~rder vid eventuell brand. Av granskningen framgår att uppdaterad dokumentation over det byggnadstekniska brandskyddet i form av ritningar finns i verksamhetslokalerna. Betr~ffande dokumentationen av det systematiske brandskyddarbetet finns det på Lillgården en lokalt anpassad brandskyddsp~rm innehållande foljande dokument: Lokalt anpassad utrymningsstrategi Dokumenterad uppdragsbeskrivning for utsedda brandskyddsombud samt krav på utbildning for vederborande, daterad 2013-04-25 E
Forteckning over vilka brandskyddsombuden gir, daterad 2013-05-02 Systematiskt brandskyddarbete på Lillgården, Gladan, daterad 2013-04-25 Dokumenterad ansvarsfordelning mellan verksamheten och fastighets~garen Befintliga tekniska brandskyddsåtg~rder Beskrivning av byggnaden och verksamheten Grandrisker på arbetsplatsen Brandskyddsorganisationen Checklistor for den finterna kontrollen av det systematiska arbetsmiljoarbetet samt dokumenterade protokoll från genomforda kontroller Dokumentation over vilka utbildningar som genomforts På Bruksgården saknas en samlad dokumentation enligt ovanstående. Vid intervjun med enhetschef och brandskyddsombud presenteres dock en dokumenterad lokalt anpassad rutin for agerande vid brand, daterad juni 2013 samt en checklists for den finterna kontrollen av det systematiske brandskyddarbetet. Dokumentation rorande brandskyddsorganisationen, forteckning over vilka som ~r brandskyddsombud, dokumenterad ansvarsfordelning mellan verksamheten och fastighetsågaren, identifierade brandrisker samt genomforda utbildningar och utbildningsbehov kunde dock finte tillhandahållas vid granskningstillf~llet. Samordnaren for brandskyddsombuden uppger att en brandskyddsp~rm tidigare funnits men efter ett ental byten av enhetschefer råder en viss otydlighet kring om och i så fall var pårmen finns. Enhetschefen framfor att information rorande det systematiske brandskyddarbetet finte tillhandahållits av fore detta enhetschef vid overl~mningen. 3.2.3. Egenkontroller på brandtekniska installationer och incidentrapportering Skurupshem AB kontrollerer brandlarmet en gång i månaden och en gång om året genomfor en extern aktor en overgripande revisionsbesiktning av Skurupshems egna kontroller. Dokumentationen av genomforda kontroller samles hos fastighetschefen på Skurupshem. Verksamheten genomfor kontroller av det byggnadstekniska brandskyddet enligt dokumenterade checklistor for det systematiske brandskyddarbetet. Av granskningen framgår att de granskade enheterna har olika checklistor for denne kontroll, "Checklists Brandskydd Vården" och Checklists for intern kontroll av det systematiske brandskyddarbetet". Enligt uppgift, och i Lillgårdens fall enligt dokumenterad uppdragsbeskrivning, ~r det brandskyddsombuden på respektive enhet som ansvarar for att uppfoljning av den finterna brandskyddskontrollen genomfors en gång i månaden och dokumenteres enligt uppr~ttad checklists. Vidare åligger det samordnaren for brandskyddsombuden vid respektive sårskilt boende att tilise att samtlig dokumentation inkommer. På Lillgården samles samtlige protokoll i brandskyddspårmen och på Bruksgården forvarar samordnaren for brandskyddsombuden protokollen i egen perm. Vid eventuelle anm~rkningar ska anm~lan ske till brandskyddsansvarig, tillike enhetschef. Verksamheten felanm~ler eventuelle brister till sin kontaktperson på Skurupshem AB, via e- post eller telefon. Anm~lan kan gores av brandskyddsombud, samordnaren for brandskyddsombuden eller enhetschef. rendet registreres d~refter i Skurupshems elektronfiska system for felanm~lningar, WITEC och tillhandahålls på så sitt Skurupshems områdesansvariga for respektive serskilt boende. Någon sammanst~llning av inkomna felanm~lningar genomfors enligt uppgift finte men skulle enligt uppgift kunna tillhandahållas genom WITEC. 3.2.3.1 Incident- och avvikelserapportering Det finns en kommunovergripande dokumenterad fors kran om rapporteringsskyldighet och avvikelserapportering enligt socialtj~nstlagen och patientsåkerhetslagen som signerats av samtlig personal vid de granskade enheterna. Vidare finns en dokumenterad rutin for incident och avvikelserapportering. 10
Avvikelser och tiilbud registreras i kommunens diariesystem, W3D3. Sammanstållning av inkomna tiilbud och avvikelser avrapporteras till kommunstyrelsen årligen i samband med avrapporteringen rorande det systematiska arbetsmiljoarbetet Betr~ffande incidentrapportering har det i forvaltningens handlingsplan for det systematiske arbetsmiljoarbetet 2013 konstaterats att det finns en bristende tilltro #ill kommunens elektroniske avvikelse och tillbudsrapporteringssystem, Marschplus. Vid intervjuerne framfor en av enhetscheferna att vederborande finte kinner till systemet och istyllet tillempar blanketter vid eventuell avvikelse- eller tillbudsrapportering, samt att någon incident rorande brandskyddet ennu finte intr~ffat. Den andra enhetschefen uppger att en incident rorande brandskyddet som intr~ffade under 2011 foranledde att vederborande fick ta reda på hur registreringen av tiilbud och avvikelser i Marsch plus gick till. Enligt forvaltningschefen handlar misstron till systemet om att rubriker finte ~ndrats i enlighet med de nya ben~mningarna på forvaltningarna. Detta har påpekats till IT-enhet som tagit upp frågan med leverantoren. Enligt uppgift ska detta uppdateras inom kort och utbildning i programmet ska tillhandahållas samtlige enhetschefer under hosten 2013. 3.2.4. Utbildning och ovning Enligt kommunens s~rskilda delegation av arbetsmiljoansvar/fordelning av arbetsuppgifter ska påskrivande enhetschef ha en dokumenterad grundl~ggande arbetsmiljoutbildning samt en god kinnedom om kommunens rutiner och arbetsmiljoorganisation. Vid granskningen framfor en av enhetscheferna att sådan grundl~ggande arbetsmiljoutbildning finte tillhandahållits inforatt vederborande mottog delegationen. Det finns ingen forvaltningsovergripande utbildningsplan rorande brandskydd och systematiskt brandskyddarbete, istyllet åligger det respektive enhetschef att uppråtta och folja sådan. Praxis ~r dock att personalen vart tredje år genomgår en grundl~ggande brandskyddsutbildning som innehåller teori samt praktik (sl~ckning med brandsl~ckare mm). Denne utbildning tillhandahålls av R~ddningstj~nsten. Under året har ett behov av en mer djupgående och kontinuerlig utbildning for enhetschefer och brandskyddsombud identifierats. Under hosten 2013 ska derfor en forvaltningsgemensam utbildning tillhandahållas. Liilgårdens brandskyddsp~rm anges att grundutbildning for samtlig personal sker minst vart tredje år samt att utbildningen år obligatorisk for all personal. Vidare ska introduktion till nyanst~lld personal genomforas. I pårmen finns given en forteckning over vilka utbildningar som genomforts sedan 2003 och framåt. Enligt dokumentationen genomfordes det en utbildning i systematiskt brandskyddarbete under 2012 for samtlig personal. På Bruksgården har ingen dokumentation auseende utbildning av personal kunnet tillhandahållas inom ramarna for denne granskning. Enligt uppgift tillhandahåller dock brandskyddsombud en generell introduktion gallande brandskydd och utrymningsstrategi vid eventuell brand till samtlige nyanst~llda. Dårutover finns given en praxis att vart tredje år genomfora en mer ingående utbildning for samtlig personal. Seneste tillfållet for sådan utbildning var i juni 2013. Betr~ffande brundovning så har sådan finte genomforts på ett ental år vid någon av enheterna. Samtlige intervjuede påpeker att detta ~r ett medvetet val utifrån de påfrestningar som brandsovningar och eventuelle utrymningsovningar inneber for de boende. På 11
Lillgården framfors att simulerade brandovningar genomforts dir personalen muntligen fått redogora for hur dem skulle agera vid en eventuell brand. 3.2.5. Skriftlig redogore/se for brandskydd Lagen stiller krav på att en skriftlig redogorelse for brandskyddet uppr~ttas for bland annat vårdinr~ttningar.2 Det ~r Skurupshem AB som i egenskap av ågare har det yttersta ansvaret for att det finns ett sk~ligt brandskydd och således har ansvaret for att en skriftlig redogorelse uppr~ttas och I~mnas in till kommunen. Redogorelsen ska uppdateras så fort det sker for- ~ndringar i brandskyddet. Utifrån redogorelsen ska kommunen bedoma behovet av tillsyn i byggraden. Bruksgården byggdes om 2006 och den senaste ombyggnaden på Lillgården genomfordes redan 1996. Av granskningen framgår att befintliga redogorelser for de granskade enheterna uppr~ttades redan den 16 december 2004. Några dokumenterade rutiner for hur uppdatering av ovanstående dokument ska gå till i Skurups kommun uppges finte finras. Redogorelsen ~r finte heller något som efterfrågats av kommunstyrelsen. 3.3. Uppfoljning och intern kontroll Det sker ingen sårskild återrapportering till kommunstyrelsen auseende det systematiska brandskyddsarbetet varken på enhetsnivå eller på forvaltningsnivå. Under 2012 genomforde s~kerhetschefen en kommunovergripande uppfoljning av kommunens systematiska såkerhetsarbete utifrån den av kommunstyrelsen beslutade finterna kontrollplanen 2012. Uppfoljningen hade visst fokus på skola och forskota och av dokumentationen som avrapporterades till kommunstyrelsen den 8 augusti 2012, framgick foljande punkter med båring på det systematiske brandskyddarbetet: Utover det formelle ansvaret bor åven s~kerhets- och brandskyddsombud utses for det lopande s~kerhets- och brandskyddsarbetet, vilket finte alltid ~r fallet. Således bor ansvarsfordelningen och ansvaret for den rent operative delen av arbetet kontinuerligt ses over. Kommunstyrelsen bor också inråtta en forvaltningsovergripande arbetsgrupp for allt skadeforebyggende arbete, med representanter från kommunledning, forvaltningarna och fastighetsforvaltaren. En sådan grupp torde I~mpligen också kunna bistå verksamheterna med uppr~ttande av rutiner m.m. for det systematiske s~kerhetsarbetet och brandskyddsarbetet. Det gors ingen forvaltningsovergripande uppfoljning av tillåmpningen av fastst~llda riktlinjer for systematiskt s~kerhetsarbete. Vid intervjuerne framkommer det att brandskydd forv~ntas tas upp på forekommer anledning ner en situation uppstår. I ovrigt beskrivs det som en "icke-fråga" som ska hanteras på forvaltningsnivå. Forvaltningschefen uppger att ansvaret for brandskyddsarbetet ~r delegeret och vederborande forlitar sig på att enhetschefer och brandskyddsombud genomfor sine uppgifter i enlighet med delegationen. Enligt forvaltningsledningschef och s~kerhetschef sker dock viss uppfoljning av det systematiske brandskyddsarbetet inom ramarna for uppfoljningen av det systematiske arbetsmiljoarbetet. Uppfoljningen består av den enkåt som besvares i den årlige ` Forutom att den skriftliga redogorelsen for brandskyddet tydliggor den enskildes ansvar for brandskyddet, ska den också fungere som ett hj~lpmedel for planeringen av den kommunale tillsynen. Den skriftliga redogorelse som ska I~mnas in till r~ddningstj~nsten ~r finte samme sak som den dokumentation av brandskyddet som kan behova uppr~ttas inom ramen for det systematiske brandskyddsarbetet. Den skriftliga redogorelsen kan betraktes som en sammenfattende beskrivning av det systematiske brandskyddsarbetet. Se bilaga 2 for mer information om vad redogorelsen ska innehålla. 12
uppfoljningen av det systematiske arbetsmiljoarbetet brandskyddsarbetet, i vilken frågan om brandskyddsrond genomforts på arbetsplatsen stålis. Enligt den forvaltningsovergripande sammanst~llningen av inkomna svar 2012 framgår att samtlige verksamheter, med undantag for forvaltningskontoret, svaret att brandskyddsrond grenomforts. Forvaltningschefen uppger att muntlig avrapportering till individ- och omsorgsberedningen ges auseende resultatet av de tillsyner som genomforts enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor samt det systematiske arbetsmiljoarbetet. Beredningen tar given del av samtlige bilagor i forvaltningens verksamhetsber~ttelser, dår information om brandskydd enligt uppgift ibland kan ingå. Under 2012 bestod denne information av att Lillgården genomfort en brandutbildning. For att fånga upp brandskyddsfrågor i verksamheten som behovs hanteras Gentralt finns inga formelle rutiner. Istyllet forlitas till personliga initiativ och enskilda individers formåga for att uppm~rksamma och hentere behov. I syfte att forb~ttra och samordna det systematiske s~kerhetsarbetet, det systematiske brandskyddsarbetet samt utveckla det skadeforebyggende arbetet beslutade kommunstyrelsen den 5 september 2012 att inr~tta ett samverkansorgan for det skadeforebyggende arbetet. Forvaltningscheferna skall utse en representant vardera, representant for fastighetsforvaltaren skall ingå och kommunjuristen skall vara sammankallande. Individ- och omsorgsforvaltnings representant ~r medicinskt ansvarig sjukskoterska. 13
4. Sammanfattande bedomning Den sammanfattande bedomningen ~r att kommunstyrelsen finte i tillr~ckiig utstråckning har s~kerst~llt att det systematiska brandskyddsarbetet inom ~Idreomsorgen bedrivs på ett ~ndamålsenligt sitt i enlighet med gallande lag och foreskrifter. Av granskningen framgår att det finns en stor medvetenhet om vikten av ett vil fungerande brandskydd. Vår bedomning ~r dock att det foreligger betydande brister inom flera områden, vilket ~r alarmerande då verksamheten innefatter en mycket utsatt grupp som vid eventuell brand krever omfattande finsatser. Kommunstyrelsen behover bland ennat utveckla uppfo~jningen av tillempningen av riktlinjerna och det systematiske brandskyddsarbetet i organisationen. Det systematiske brandskyddarbetet kan med fordel integreres med det systematiske arbetsmiljoarbetet, vilket ~r fallet i Skurups kommun. Om så nu gors bor dock uppfoljningen av det systematiske brandskyddarbetet, inom ramarna for det systematiske arbetsmiljoarbetet utvecklas. Kommunstyrelsen behover såkerstålla att det elektronfiska tillbuds- och avvikelserapporteringssystemet anv~nds, att dokumentation rorande det systematiske brandskyddarbetet uppråttas i enlighet med rekommendationerna i SRVFS 2004:3 och hålis levande i verksamheten, att ansvarig personal har tillråcklig utbildning och kompetens samt att den skriftliga redogorelsen for brandskyddet uppdateras. foljande stycken redovisas sammenfattende svar for respektive revisionsfråga: 4.1.1. Såkerståller kommunstyrelsen att relevant dokumentation år uppdaterad och i enlighet med lagkrav? kommunen finns en s~kerhetspolicy med tillhorande riktlinjer for hur s~kerhetsarbetet i kommunen ska bedrives. S~kerhetspolicyn aktualiseres årligen och vår bedomning år att den på så sitt år ett levande dokument. Av granskningen framgår att det finns aktuell delegation av arbetsmiljoansvar/fordelning av arbetsuppgifter från forvaltningschef till enhetschef for de granskade enheterna. Dock n~mns finte ansvaret for brandskyddsarbetet eller arbetsmiljoansvaret i kommunstyrelsens delegation till forvaltningschefen. Detta ~r en brist och derfor v~lkomnas forvaltningschefernas initiativ om att se over nu gallande delegationsordning. Betr~ffande dokumentationen av det systematiske brandskyddarbetet kan vi konstatere att det forekommer brister i varierad utstråckning vid de granskade enheterna. I ett av fallen behover checklistan for intern kontroll av systematiskt brandskydd anpassas till boendets sårskilla foruts~ttningar och i det andra fallet saknes beskrivning av brandskyddsorganisationen, utbildningsplan, mm. Utover tillsynen enligt legen om olyckor finns ingen dokumenterad kartl~ggning/uppfoljning av enheternas systematiske brandskyddarbete. Det sker ingen uppfoljning från forvaltningen gallande enheternas systematiske brandskyddarbete och någon sårskill avrapportering till kommunstyrelsen har finte genomforts. Den formelle rapporteringen till kommunstyrelsen består av den information som tillhandahålls inom ramarna for det systematiske arbetsmiljoarbetet. Legen stiller krav på att en skriftlig redogorelse for brandskyddet uppr~ttas for bland ennat vårdinr~ttningar. Redogorelsen ska I~mnas in till kommunen och uppdateras så fort det sker forandringar i brandskyddet. Av granskningen framgår att befintliga redogorelser for de granskade enheterna uppr~ttades av Skurupshem den 16 december 2004. Eftersom de granskade enheterna byggts om efter det att redogorelserna uppr~ttats kan vi konstatere att dokumentationen finte uppdaterats i enlighet med lagkrav. 14
4.1.2. Såkerståller kommunstyrelsen att egenkontroller på brandtekniska installationer och brandovningar genomfors? Av granskningen framgår att egenkontroller på brandtekniska installationer utfors enligt utf~rdade checklistor for intern kontroll av det systematiska brandskyddarbetet. Det sker dock ingen sammanstållning over dessa kontroller eller eventuelle anmårkningar. Betråffande brandovningar så saknes det kommunovergripande eller forvaltningsspecifik riktlinje/rutin for hur och med vilket intervall sådans brandovningar ska genomforas. Brandovningar omn~mns finte heller i den brandskyddsdokumentation som tillhandahållits inom ramarna for denne granskning. 4.1.3. Sker kompetensoverforing till personalen? Det finns ingen kommunovergripande eller forvaltningsspecifik utbildningsplan gallande brandskydd och systematiskt brandskyddarbete. Praxis ~r dock att samtlig personal genomgår utbildning vart tredje år samt att samtlige nyanst~llda utbildas i brandskydd och systematiskt brandskyddarbete inom ramarna for sin introduktion. Efter påpekat behov från enhetschefer och brandskyddsombud kommer forvaltningsgemensam utbildning i brandskydd och systematiskt brandskyddarbete att genomforas under hosten 2013. Deltagere kommer att vara samtlige enhetschefer och brandskyddsombud. Plan for utbildningar samt dokumentation av vilka utbildningar som personalen har genomgått ska enligt rekommendationerna finnes tillg~nglig. Enligt protokoll från de seneste tillsynerna vid de granskade enheterna påpekes att denne dokumentation behover uppr~ttas respektive utvecklas. Vi noterer att en av enhetscheferna finte fått någon arbetsmiljoutbildning finfor mottagandet av delegation av arbetsmiljoansvar/fordelning av arbetsuppgifter, som enligt delegationen åven innefatter ansvar for det systematiske brandskyddarbetet. Av granskningen framgår åven att overl~mningen mellan tidigare enhetschef och nuvarande finte varit tillr~cklig auseende det systematiske brandskyddarbetet och brandskyddsdokumentationen. Detta har gett konsekvensen att kunskapen om Bruksgårdens systematiske brandskyddarbete och tillhorande dokumentation enligt vår bedomning i stor utstr~ckning saknes. 4.1.4. Sammansf~lls incident- och felrapporter och åtg~rdas de brister som framkommer? Det finns en kommunovergripande dokumenterad fors kran om rapporteringsskyldighet och avvikelserapportering enligt socialtj~nstlagen och patients~kerhetslagen som signerats av samtlig personal vid de granskade enheterna. Vidare finns en dokumenterad rutin for incident och avvikelserapportering. Avvikelser och tiilbud registreres i kommunens diariesystem, W3D3. Sammanst~llning av inkomna tiilbud och avvikelser avrapporteras till kommunstyrelsen årligen i samband med avrapporteringen rorande det systematiske arbetsmiljoarbetet. Av forvaltningens handlingsplan for det systematiske arbetsmiljoarbetet 2013 har det dock konstaterats att det finns en bristende tilltro till kommunens elektronfiska avvikelse- och tillbudsrapporteringssystem, Marsch- plus. Detta ser vi som ett viktigt utvecklingsområde eftersom elektronisk tillbuds- och avvikelserapportering underlottar kontinuerlig uppfoljning och kontroll. I handlingsplanen framgår vilka åtg~rder som planeres under 2013, vem som ~r ansvarig samt når uppfoljning ska genomforas. Verksamheten felanmåler eventuelle brister till sin kontaktperson på Skurupshem, via e-post eller telefon. rendet registreres dårefter i Skurupshems elektronfiska system for 15
felanm~lningar WITEC, och tillhandahålls på så sått Skurupshems områdesansvariga for respektive serskilt boende. Av granskningen framgår att verksamheterna ~r mycket nojda med hur Skurupshem snabbt åtg~rdar eventuelle brister. Någon sammanstållning av inkomna felanm~lningar genomfors enligt uppgift finte men skulle enligt uppgift kunna tillhandahållas genom WITEC. Enligt såkerhetspolicyn ska regelbunden uppfoljning, kartl~ggning av risker, tilibud, skador och hot mot personal och egendom bedrives. Enligt tillhorande riktlinjer for det systematiske s~kerhetsarbetet åligger det kommunens s~kerhetsgrupp att folja upp och kontrollere såkerhetsarbetet. Av granskningen framgår att sådan uppfoljning finte genomfors årligen. 4.1.5. Finns rutiner for att brandskydd efter om- och tillbyggnader år uppdaterat? enlighet med rekommendationerna år det låmpligt att ~gare till byggnaden och den som bedriver verksamhet i byggnaden reder ut vem som ansvarar for vilka delar i brandskyddet och garna reglerar detta i någon form av avtal. Avtalet/gr~nsdragningslistan måste derutover uppdateras i samband med eventuelle om- och tillbyggnader. Av granskningen framgår att det finte finns några dokumenterade riktlinjer for hur brandskyddet ska uppdateras efter omoch tillbyggnader. Befintlig dokumentation gållande gr~nsdragningen består av den dokumenterade checklista som enligt uppgift uppr~ttats mellan Skurupshem och respektive enhet men som endast kunnet presenteres vid en av de granskade enheterna. Vidare finns ett kommunovergripande generellt avtal dir vissa tekniske brandtekniska funktioner omnåmns. Enheterna som besokts vid granskningen har både uppdaterade åtg~rdsplaner vid eventuell brand. På Lillgården finns given en uppdaterad redogorelse over befintliga tekniske brandskyddsåtg~rder, något som finte kunnet tillhandahållas från Bruksgården vid granskningstillfållet. Av granskningen framgår given att den skriftliga redogorelsen som enligt forordningen (2003:789) om skydd mot olyckor ska uppr~ttas och I~mnas in till kommunen samt uppdateras vid eventuelle om- och tillbyggnader finte uppdaterats efter det att en av de granskade enheterna byggts om. 4.2. Identifierade forbåttringsområden/rekommendationer Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer år enligt foljande: Kommunstyrelsen måste se till att ansvaret auseende det systematiske brandskyddarbetet tydliggors i delegationsordningen samt bor s~kerst~lla att ansvaret finte forv~xlas med fordelning av uppgifter av det systematiske arbetsmiljoarbetet. Organiseringen av det systematiske brandskyddsarbetet bor tydliggoras for att tilise att det finns en tydlighet i roller och ansvarsuppgifter i brandskyddsorganisationen. Kommunstyrelsen måste s~kerst~lla att ansvarsfordelning och gr~nsdragning mellan fastighets~gare och verksamhet auseende det systematiske brandskyddarbetet finns dokumenterad vid respektive enhet. Detta ~r sårskilt viktigt i samband med att ISS overtar forvaltningen av berorda fastigheter från och med den 2 september 2013. Kommunstyrelsen bor omgående tilise att uppfoljningen av det systematiske brandskyddsarbetet forst~rks och utvecklas. Kommunstyrelsen bor tilise att brandskyddsdokumentationen uppdateras kontinuerligt, att rutiner gås igenom och att egenkontroller gors i forebyggende syfte. Vidare bor kommunstyrelsen tilise att ansvariga har god kånnedom kring vilka rutiner som ska vidtas om en brandsituation skulle uppstå. 16
Kommunstyrelsen bor snarast tilise att den skriftliga redogorelsen auseende brandskyddet uppdateras utifrån de ombyggnationer som genomforts. Kommunstyrelsen bor se over styrningen och uppfoljningen av utbildning i systematiskt brandskyddarbete och utrymning. Kommunstyrelsen bor tilise att det tas fram en skriftlig utbildningsplan som tydliggor vad utbildningen ska innehålla samt når och med vilket intervall den ska genomforas. Kommunstyrelsen bor såkerstålla att rutinen for att registrere avvike ser och tiilbud elektroniskt fungerer eftersom det underlottar kontinuerlig uppfoljning och kontroll. Skurup den 22 augusti 2013 Sofie Bredberg Verksamhetsrevisor Ernst &Young AB 17
Bilaga 1 K~Ilforteckning Intervjuade Eva Toft Forvaltningschef individ och omsorg Anna Palmgren Bitr~dande forvaltningschef Bengt Hagberg Kommunjurist och s~kerhetsansvarig Sirpa Kolnby Enhetschef Bruksgården Elin Gloppestad Enhetschef Lillgården Gerd Osterling Samordnare for brandskyddsombuden Lillgården Håkan Mårtensson Samordnare for brandskyddsombuden Bruksgården Dokumentforteckning S~kerhetspolicy Arbetsmiljopolicy Reglemente kommunstyrelsen Delegationsordning kommunstyrelsen Delegation arbetsmiljoansvar Lillgårdens dokumentation auseende det systematiska brandskyddsarbetet Bruksgårdens dokumentation auseende det systematiska brandskyddsarbetet Rapportering auseende såkerhetspolicyn inom ramarna for kommunens interns kontroll Det forvaltningsovergripande avtal mellan kommunen och Skurupshem AB Tillsynsprotokoll Protokoll auseende kontroll av brandlarm 18
Bilaga 2 Lagar och forordningar Lag (2003:778) om skydd mot olyckor Skyldigheter och ansvar for brandskydd ~r noga reglerat i lag, fremst genom bestemmelser i Jagen om skydd mot olyckor. Både ~gare och nyttjander~ttshavare till byggnader har ansvar for brandskyddet. Det inneber skyldighet att i sk~lig omfattning hålla utrustning for sl~ckning av brand, for livråddning vid brand eler annan olycka samt att i ovrigt vidta de åtg~rder som behovs for att forebygga brand och for att hindra eller begrensa skador till foljd av brand. S~rskilda krav stills på ~gare eller i vissa fall verksamhetsutovare till byggnader/anl~ggningar dår det med hensyn till risken for brand eller konsekvenserna av brand bor stillas s~rskilda krav på kontroll av brandskyddet. P~garen ska i skriftlig form låmna en redogorelse for brandskyddet. Redogorelsen ska I~mnas in till kommunen. Forordningen (2003: 789) om skydd mot olyckor ansluter till vad som foreskrivs i Jagen. Bland annat anges att myndigheten for samh~llsskydd och beredskap (MSB) ska meddela foreskrifter om for vilka byggnader/anlåggningar som det kr~vs en skriftlig redogorelse for brandskyddet. Myndigheten får vidare meddels foreskrifter om vad de skriftliga redogorelserna ska innehålla. Systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) Statens råddningsverk har också utf~rdat allminna råd och kommentarer (SRVFS 2004:3) om systematiskt brandskyddsarbete. Helhetssyn, systematik och kontinuitet betonas starkt. For att uppfylla lagens krav bor ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete bedrivas under byggnadens/anl~ggningens hela anv~ndningstid och brandskyddet bor dokumenteras. Arbetet bor utgå från de brandrisker som finns och kunskapen om brandskyddet bor underhållas och utvecklas inom verksamheten. Omfattningen av det systematiska brandskyddsarbetet styrs av den verksamhet som bedrivs och hur Benna utvecklas och for~ndras. Det systematiske brandskyddsarbetet bor inriktas på såvel forebyggende åtg~rder som planering av åtg~rder vid intr~ffad brand. Risker for brand bor minimeras och i den mån det ~r mojligt elimineres. Bedomning av om brandskyddet ~r tillfredsstållande bor omfatta samtlige åtg~rder v~gda mot de brandrisker som finns. De åtgårder som vidtas for att forebygge brand och for att hindra eller begrensa skadorna av brand kan vara av teknisk eller organisatorisk karakter. Åtg~rder av teknisk karakter kan vara anskaffande av utrustning for brandsl~ckning medan åtg~rder av organisatorisk karakter kan vara utbildning och information. de allminna råden ges en rad rekommendationer for dokumentationen av brandskyddet. Bland ennat anges att dokumentationen bor vara tillr~ckligt omfattande for att såkerst~lla att skiliga åtg~rder vidtas och hålis funktionsdugliga. Sjukhus nåmns som exempel på sådan verksamhet och organisation som bor ha en skriftlig dokumentation av brandskyddet. En sammanfattning av vad dokumentationen ialit v~sentligt skall innehålla presenteres nedan: Beskrivning av byggnader och verksamhet med dess forutsåttningar och risker urett brand- och utrymningsperspektiv. Brandskyddsregler. (Vad gåiler for levande Ijus, heta arbeten, tobaksrokning mm) Ansvarsfordelning mellan ~gare och nyttjare. Organisation och instruktioner for såvel det forebyggende arbetet som vid uppkommen incidenubrand/utrymning. Rutiner for information till hantverkare och besokare dir det år nodv~ndigt. 19