Räkenskapsverk och statliga fonder utanför budgeten
Förvaltningens styrning Till läsaren Statens bokföring reformeras den 1 januari 1998. En affärsbokföring som ligger nära en bokföring enligt bokföringslagen tas i bruk inom statsförvaltningen. Också det praktiska genomförandet av budgetuppföljningen förändras. Statens bokföring regleras av bl.a. 7 kapitel i Finlands grundlag, Lagen om statsbudgeten, Förordningen om statsbudgeten, statsrådets beslut, finansministeriets föreskrifter samt s föreskrifter. Denna handbok är uppgjord till stöd för dessa bestämmelser och föreskrifter för att klarlägga innehållet i bokföringen samt för att underlätta det praktiska bokföringsarbetet. Handboken fungerar dels som en allmän beskrivning av statens bokföring och dels som en samling praktiska bokföringsanvisningar. I registreringsfrågor som inte behandlats i denna handbok kan man kontakta s enhet för adminstriv styrning telefon (09) 77 251.
Förvaltningens styrning
Förvaltningens styrning Innehållsförteckning: 1 KAPITEL: ALLMÄN BESKRIVNING AV STATENS BOKFÖRING...1-1 1.1 Bokföringsskyldighet... 1-1 1.2 Bokföringens uppgift... 1-2 1.2.1 Separeringsuppgift... 1-2 1.2.2 Resultatberäkningsuppgift... 1-3 1.2.3 Utnyttjingsuppgift... 1-4 1.3 Parallell uppföljning i bokföringen... 1-4 1.4 Kontoplanens struktur... 1-5 1.5 Bokföringshändelser... 1-6 1.5.1 Affärshändelser... 1-7 1.5.2 1.5.3 Budgethändelser... 1-8 Allmänna registreringsregler... 1-9 1.6 Registreringsgrund...1-12 1.6.1 Registreringsgrunder i affärsbokföringen...1-12 1.6.2 Registreringsgrunder i budgetbokföringen...1-13 1.7 Räkenskapsverkets bokslut...1-16 1.7.1 Tidtabell för och godkännande av bokslut...1-16 1.7.2 Övergång till rätt registreringsgrund...1-17 1.7.3 Periodisering...1-18 1.7.4 Värdering i bokslutet...1-21 1.8 Statens bokslut...1-22 1.8.1 Eliminering av interna affärshändelser...1-23 1.9 Obudgeterade poster...1-24 1.10 Avstämning mellan affärsbokföringen och budgetbokföringen...1-24 2 KAPITEL: ORDNANDET AV BOKFÖRINGEN...2-1 2.1 Kontosystemet... 2-1 2.1.1 Kontoplanens struktur och registreringsplanen... 2-1 2.1.2 Bokföringsböcker... 2-4 2.2 Verifikat...2-10 2.2.1 Allmänna krav...2-10 2.2.2 Kontoutdrag som verifikat...2-12 2.3 Förvaring av bokföringsmaterial...2-12 2.3.1 Förvaringstid och förvaringssätt...2-13 2.3.2 Material som skall förstöras...2-16 2.4 Allmänna krav på bokföringssystemet...2-16 I
Förvaltningens styrning 2.4.1 Informationssäkerhet...2-17 2.4.2 Beskrivning av förfaringssättet...2-19 2.4.3 Bokföringssystemets delarnas anslutningar...2-20 3 KAPITEL: DEN INGÅENDE BALANSRÄKNINGEN I VALKI-BOKFÖRING.3-1 3.1 Grundprinciper vi uppgörandet av den ingående balansräkningen 31.12.1997... 3-1 3.2 Korrigering av poster i den ingående balansräkningen... 3-1 4 KAPITEL: REGISTRERINGAR I DEN LÖPANDE BOKFÖRINGEN...4-1 4.1 Betalningsrörelse... 4-1 4.1.1 Koncernkontostruktur för statens bankkonton... 4-2 4.1.2 Organisering av räkenskapsverkens betalningsrörelse... 4-4 4.1.3 Undergruppering av bokföringskonton enligt bankgrupp... 4-4 4.2 Inköpsutgifter... 4-9 4.3 Försäljningsinkomster...4-10 4.3.1 Sponsring...4-11 4.4 Löneutbetalning...4-15 4.5 Anskaffning, överlåtelse och månatlig avskrivning av anläggningstillgångar...virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 4.5.1 Anskaffning av anläggningstillgångar...4-29 4.5.2 Överlåtelse av anläggningstillgångar...4-31 4.5.3 Byte av besittning av anläggningstillgångar...4-33 4.5.4 Växling av anläggningstillgångar...4-35 4.5.5 Avskrivningar enligt plan...4-37 4.6 Anskaffning och överlåtelse av omsättningstillgångar...4-43 4.6.1 Projekt...4-49 4.7 Förskottsbetalningar...4-59 4.7.1 Betalda förskottsbetalningar...4-60 4.7.2 Erhållna förskottsbetalningar...4-62 4.8 Utlåning och övriga placeringar...4-64 4.9 Statsskulden...4-68 4.10 Värderingsposter...4-70 4.11 Rättelse - och överföringsposter...4-72 4.11.1 Utgiftsrättelser...4-73 4.11.2 Inkomsträttelser...4-75 4.11.3 Resultatregleringsposter...4-76 4.11.4 Avförande från konto...4-77 4.12 Kursdifferenser...4-78 II
Förvaltningens styrning 5 KAPITEL: REGISTERING AV RÄKENSKAPSVERKENS INTERNA TRANSAKTIONER...5-1 5.1 Registrering av räkenskapsverkens interna transaktioner... 5-1 5.2 Inkomster och utgifter som överförs till ett annat räkenskapsverk... 5-2 5.2.1 Inkomster som överförs till ett annat räkenskapsverk... 5-2 5.2.2 Utgifter som överförs till ett annat räkenskapsverk... 5-3 5.2.3 Registrering av utgifter när registreringsrätt föreligger... 5-4 5.2.4 Utgifterna faktureras eller debiteras via remisskontot... 5-5 5.3 Betalningar mellan betalningsställen (räkenskapsverkets interna betalningar)... 5-7 6 KAPITEL: REGISTRERING AV MERVÄRDESSKATT...6-1 6.1 Registrering av mervärdesskatt i affärsbokföring och i budgetbokföring... 6-1 6.2 Registrering av mervärdesskatt vid användning av odelat anslag... 6-7 6.3 Mervärdesskatteförfarandet vid gemenskapshandel (handel mellan EU -medlemsstater) 6-8 6.4 Skattegränsen kring Åland...6-12 6.5 Mervärdesskatteutgifter föranledda av utvecklings och närområdessamarbetet...6-13 7 KAPITEL: BOKFÖRING AV EU -MEDEL...7-1 7.1 Intäkter från EU och utgifter för dem... 7-1 7.1.1 Efter att medlen har budgeterats... 7-1 7.1.2 När medel inte har budgeterats (inkomster som inte beaktats vid uppgörandet av budgeten)... 7-6 7.2 Koordinatorns registreringar... 7-7 7.3 Reseersättningar... 7-9 8 KAPITEL: SPECIELLA REGISTREINGAR I BUDGETBOKFÖRING...8-1 8.1 Reservationsanslag... 8-1 8.1.1 8.1.2 Överföring av reservationsanslag... 8-1 Användning av reserverade anslag... 8-2 8.1.3 Återtagning av överförda reservationsanslag... 8-2 8.2 Inkomstrester och utgiftsrester... 8-3 8.2.1 Inkomstrest... 8-4 8.2.2 Utgiftsrest...8-4 8.3 Poster som hänför sig till föregående finansår... 8-6 8.4 Medel utanför budgeten... 8-8 8.4.1 Finansiering utanför budgeten som registreras i intäkts - och kostnadsberäkningen... 8-9 8.4.2 Finansiering utanför budgeten som skall uppföljas i balansräkningen... 8-9 III
Förvaltningens styrning 8.5 Övriga budgetbokföringskonton som föreskriver...8-11 8.5.1 Budgetinkomster och utgifter som överförs till ett annat räkenskapsverk...8-12 8.5.2 Budgetinkomster och -utgifter som väntar på att registreras på budgetkontot...8-14 8.5.3 Kontot för finansiering utanför budgeten...8-14 9 KAPITEL: FONDER...9-1 9.1 Statens fonder utanför budgeten... 9-1 9.1.1 Statens bostadsfond (927)... 9-2 9.1.2 Statens pensionsfond (928)... 9-8 9.1.3 Gårdsbrukets utvecklingsfond (910) MAKERA...9-13 9.1.4 Statens kärnavfallshanteringsfond (926)...9-18 9.1.5 Försörjningsberedskapsfonden (930)...9-25 9.1.6 Statsgarantifonden (929)...9-28 9.1.7 Statens säkerhetsfond (932)...9-32 9.1.8 Televisions- och radiofonden (934)...9-34 9.1.9 Lantbrukets interventionsfond (931)...9-36 9.1.10 Brandskyddsfonden (933)...9-38 9.1.11 Oljeskyddsfonden (924)...9-43 9.1.12 Motkonton i affärsbokföringen mellan budgetekonomin och fondekonomin...9-47 9.2 Statens fonder inom budgeten...9-48 9.3 Övriga fonder...9-48 9.4 Fonderade medel, stiftelser och föreningar som förvaltas av ämbetsverket och som inte ingår i balansräkningen...9-50 10 KAPITEL: STATSSKULDEN...10-1 10.1 Inledning...10-1 10.2 Lagar och förordningar...10-2 10.3 Konton som användes vid registreringar av skulder...10-5 10.4 Registrerings- och värderingsprinciper...10-6 10.4.1 Registreringar då skulden lyfts...10-6 10.4.2 Bokföringstransaktioner...10-7 10.5 Registreringar i anknytning till nollkuponglån...10-8 10.6 Registreringar i anknytning till kuponglån...10-10 10.7 Sälj- och återköpsavtal...10-24 10.8 Gardering...10-25 10.8.1 Gardering mot valutarisker...10-25 10.8.2 Gardering mot ränteförändring...10-26 11 KAPITEL: UPPGÖRANDE AV RÄKENSKAPSVERKETS BOKSLUT...11-1 11.1 Bokslutets författningsbakgrund och helhet...11-1 IV
Förvaltningens styrning 11.2 Bokslutets innehåll, tidtabell och godkännande...11-1 11.3 Bokslutsprocessen...11-3 11.4 Bokslutsförfarande...11-10 11.4.1 Nationalförmögenhet och anläggningstillgångar...11-12 11.4.2 Omsättningstillgångar...11-14 11.4.3 Placeringar i värdepapper och övriga placeringar...11-16 11.4.4 Fordringar och skulder...11-17 11.4.5 Förskott...11-21 11.4.6 Resultatregleringar...11-22 11.4.7 Registrering av eget kapital...11-26 11.4.8 Reserveringar...11-30 11.4.9 Värderingsposter...11-30 11.4.10 Felkonton...11-31 11.4.11 Reservationsanslag...11-31 11.4.12 Inkomst- och utgiftsrester...11-32 11.4.13 Övriga konton i budgetbokföringen som bestämt...11-34 11.4.14 11.4.15 Budgetinkomster som hänförs enligt prestationsgrad...11-35 Bokslutförfarande för samfinansierade projekt...11-35 12 KAPITEL: BOKSLUTSKALKYLER OCH UPPGIFTER SOM SKALL GES I BILAGOR TILL DESSA...12-1 12.1 Intäkts- och kostnadskalkyl...12-1 12.2 Balansräkning...12-3 12.3 Budgetens utfallskalkyl...12-4 12.4 Bilagor till bokslutskalkylerna...12-5 12.4.1 Bilaga 1: Utredning om grunderna för avskrivningar enligt plan samt om ändringar av dessa...12-7 12.4.2 Bilaga 2: Personalkostnader och naturaförmåner samt semesterlöneskulder...12-8 12.4.3 Bilaga 3: Ändringar i anskaffningsutgifterna för nationalförmögenhet och anläggningstillgångar samt övriga utgifter med lång verkningstid...12-9 12.4.4 Bilaga 4: Uppskrivningar...12-11 12.4.5 Bilaga 5: Av ämbetsverket och inrättningen beviljade, vid utgången av finansåret löpande lån specificerade...12-12 12.4.6 Bilaga 6: Av ämbetsverket och inrättningen beviljade, vid utgången av finansåret löpande statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra ansvarsförbindelser specificerade...12-13 12.4.7 Bilaga 7: Grunden för den kurs, enligt vilken ämbetsverkets eller inrättningens skulder, fordringar och andra förbindelser i utländsk valuta omräknats till euro...12-17 12.4.8 Bilaga 8: Aktier och andelar av olika slag i olika bolag, som är i ämbetsverkets eller inrättningens besittning samt andra värdepapper som kan jämställas med aktier...12-17 12.4.9 Bilaga 9: Nationalförmögenhet i ämbetsverkets och inrättningens besittning som inte har upptagits i balansräkningen...12-21 12.4.10 Bilaga 10: Utredning om komplettering av bokföringen i bokslutet som avses i 42 f 2 mom....12-21 12.4.11 Bilaga 11: Specifikation av anslag som överförts till följande finansår...12-22 12.4.12 Bilaga 12: Fullmakter som beviljats i budgeten samt deras användning och utgifter för användningen...12-23 12.4.13 Bilaga 13: Bokslutets avstämningskalkyl...12-25 V
Förvaltningens styrning 12.4.14 Bilaga 14: Förändringar i eget kapital, euro...12-31 12.4.15 Bilaga 15: Finansiering utom budgeten som skall upptas i intäkts- och kostnadskalkylen...12-33 12.4.16 Bilaga 16: I balansräkningen ingående fonderade medel...12-33 12.4.17 Bilaga 17: Av räkenskapsverket administrerade fonderade medel, stiftelser och föreningar som inte ingår i balansräkningen...12-34 12.4.18 Bilaga 18: Överskridningar av förslagsanslag och motiveringar till dessa...12-35 12.4.19 Bilaga 19: Övriga bilagor som krävs för riktiga och tillräckliga uppgifter...12-36 13 KAPITEL: VERKSAMHETSBERÄTTELSE...13-38 13.1 Skyldigheten att uppgöra verksamhetsberättelse och tidtabell...13-38 13.2 Verksamhetsberättelsens uppgift...13-38 13.2.1 Bokslutsakten...13-38 13.2.2 Dokument för uppföljningen av resultatmålen...13-38 13.3 Verksamhetsberättelsens innehåll...13-39 13.4 Kostnadsmotsvarighetskalkyl...13-40 13.4.1 Kostnadsmotsvarighetskalkylens betydelse...13-40 13.4.2 Uppgörande av kostnadsmotsvarighetskalkyl...13-41 13.4.3 Kostnadsmotsvarighetskalkylens struktur...13-42 14 KAPITEL: SPECIFIKATIONER TILL BALANSRÄKNINGEN OCH ANDRA SPECIFIKATIONER...14-1 14.1 Specifikationen till balansräkningen...14-1 14.2 Andra bokslutspecifikationer...14-2 14.3 Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet...14-4 14.4 Detaljspecifikation av icke värderad nationalförmögenhet...14-5 14.5 Annat material som skall uppgöras i samband med bokslutet och förvaras en viss tid utan att sändas ut från räkenskapsverket...14-5 15 KAPITEL: STATENS BOKFÖRING OCH BOKSLUT...15-1 15.1 Uppgifter som skall tillställas centralbokföringen:...15-1 15.2 Uppgörande av statens bokslut...15-2 15.2.1 Innehållet av statens bokslut...15-2 15.2.2 Sammanställning av kontodata som räkenskapsverken sänt in...15-3 15.2.3 Eliminering av affärstransaktioner räkenskapsverken emellan...15-3 16 KAPITEL: BOKÖPPNING...16-1 16.1 Affärsbokföring...16-1 16.1.1 Konton för överföring av kapital...16-1 16.1.2 Resultatregleringar...16-2 VI
Förvaltningens styrning 16.2 Budgetbokföring...16-2 16.2.1 Överförda anslag...16-2 16.2.2 Inkomst - och utgiftsrester...16-2 16.2.3 Övriga konton i budgetbokföringen...16-3 16.2.4 Budgetkonton...16-3 17 KAPITEL: INTERN FAKTURERING OCH BOKFÖRING...17-1 17.1 Särskilda villkor...17-2 17.2 Bokföring...17-3 17.3 Räkenskapsverkets internbudget...17-4 17.4 Exempel på hur intern fakturering tekniskt utförs...17-5 18 KAPITEL: AVSTÄMMNINNGSKALKYL SOM UPPGÖRS MÅNATLIGEN..18-1 18.1 Grundtanken med avstämningskalkyl...18-2 18.2 Avstämningskalkylens innehåll...18-2 18.3 Exempel på avstämningskalkyl som uppgörs månatligen...18-4 18.4 Granskning av den månatliga avstämningskalkylen...18-7 VII
Förvaltningens styrning 1 KAPITEL: ALLMÄN BESKRIVNING AV STATENS BOKFÖRING I detta kapitel beskrivs statens bokförings huvudprinciper. Dessa huvudprinciper är stadgade i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) men även lagen om statsbudgeten (423/1988) och Finlands grundlag (731/1999) innehåller stadganden om bokföring och i synnerhet om uppställandet av statsbudgeten. Statens bokföring regleras även av föreskrifter som finansministeriets och s kan meddela. Även statens bokföringsnämnds utlåtanden och de anvisningar som utöver denna handbok ges av styr statens bokföring. I denna handbok kallas statens bokföring som VALKI-bokföring. 1.1 Bokföringsskyldighet Statens budgetekonomi utgör en helhet, som är uppdelad i förvaltningsområden och ytterligare i ämbetsverk och inrättningar, som verkställer statens uppgifter och ansvarar för verksamheten. I egenskap av delar av denna helhet bildar även räkenskapsverken bokföringsskyldiga ekonomienheter och uppgör årligen egna bokslut. Betalningsrörelsen och bokföringen utgör ett system som sköts som en enhetlig uppgift, i anslutning till den interna förvaltningen av budgetekonomin, som i sin tur styrs och övervakas centralt av finansministeriet och. För denna funktionella organisation används benämningen räkenskapsorganisationen. På räkenskapsorganisationens olika nivåer verkar centralbokföringen, räkenskapsverken, betalningsställena och redovisare som sorterar under räkenskapsverken även om ansvaret för betalningsrörelsen och bokföringen ligger på räkenskapsverket. sköter statens centralbokföring och gör upp statsbokslutet. Bokslutet för statens budgetekonomi uppgörs genom att räkenskapsverkens kontodata sammanställs, varvid interna intäkter och kostnader elimineras liksom fordringar och skulder. Statliga fonder utanför budgeten, statens affärsverk, statsbolagen samt Finlands Bank och Folkpensionsanstalten omfattas inte av den bokföringsskyldighet som avses i förordningen om statsbudgeten, utan de är stävständiga bokföringsskyldiga. Något koncernbokslut, som på ett övergripande sätt skulle omfatta budgetekonomin och de ovan nämnda enheterna, uppgörs inte. Bokföringsuppgifterna för fondekonomin insamlas till centralbokföringen med hjälp av samma klassificering som för räkenskapsverkens vidkommande. 1-1
Förvaltningens styrning 23 förordningen om statsbudgeten definierar statens bokföringsskyldighet enligt följande: Statens budgetekonomi är en bokföringsskyldig ekonomienhet. Budgetekonomin är uppdelad på räkenskapsverk, som ansvarar för statens betalningsrörelse och bokföring. (600/1997) För statens betalningsrörelse och bokföring ansvarar utöver räkenskapsverken även betalningsställena i de fall som avses i 25 1 moment och 50. Statens centralbokföring sköts av statskontoret. (600/1997) Eftersom finansministeriet och dessutom styr och övervakar betalningsrörelsen och bokföringen för de statliga fonderna utanför budgeten preciseras bokföringsskyldigheten i fråga om statliga fonder ytterligare i 41 1 moment. Till statens bokföring hör ämbetsverkens och inrättningarnas bokföring, bokföringen för statliga fonder utanför budgeten samt statens centralbokföring. (600/1997) I 41 3 och 4 moment förordningen om statsbudgeten konstateras följande: I bokföringen för statliga fonder utanför budgeten iakttas i tillämpliga delar bestämmelserna i denna förordning, om inte något annat föreskrivs om detta. (600/1997) I bokföringen för fonder som bildats med medel som donerats till staten och bokföringen av medel som donerats med särskilda villkor iakttas i tilllämpliga delar bestämmelserna i denna förordning, om inte något annat föreskrivs om detta. (600/1997) 1.2 Bokföringens uppgift Bokföringens traditionella uppgift är att registrera kontoföringarna separat, uppvisa en resultaträkning samt dra nytta av resultatet. Uppgiften att bokföra kontoföringarna separat utförs i den löpande bokföringen, när händelser som hänför sig till den bokföringsskyldiga ekonomienheten registreras i ifrågavarande enhets bokföring. En resultaträkning utförs enligt fastställda regler i samband med att bokslutet görs upp. Avgörandet hur resultatet utnyttjas är betingat av den aktuella situationen. 1.2.1 Separeringsuppgift De krav som ställs på en självständig ekonomienhet är bl.a. att enheten självständigt bär ansvaret i egenskap av rättssubjekt samt disponerar över egna pengar. Varje ekonomienhet kan ha egna bestämda inkomster och utgifter, som registreras i bokföringen. En av bokföringens uppgifter är också att med hjälp av registreringar på basis av verifikat hålla isär en ekonomienhets penningmedel och dyl. från de medel som disponeras av övriga ekonomienheter. 1-2
Förvaltningens styrning VALKI -systemets separata bokföring har som primär uppgift att hålla isär hela budgetstatens (statens budgetekonomis) inkomster och utgifter samt tillgångar och skulder från ekonomienheter utanför budgetekonomin. Den separata bokföringens sekundära uppgift är att hålla isär bokföringshändelserna för de räkenskapsverk som iakttar statens bokföring. 1.2.2 Resultatberäkningsuppgift Ekonomienhetens resultaträkning är otvetydig endast i fråga om ekonomienhetens hela livscykel - från att verksamheten startat till dess den upphört. Intressegrupperna vill emellertid få kännedom om ekonomienhetens resultat även för en kortare period än denna s.k. totaltid. Eftersom det totala resultatet inte kan räknas ut förrän eder att ekonomienhetens verksamhet har upphört efter en kanske mycket lång tid delas ekonomienhetens verksamhetstid upp i räkenskapsperioder som i allmänhet omfattar ett år. I VALKI-bokföringen består resultaträkningen av två delar: 1. resultaträkning (intäkts -/driftsåterstod) enligt principen att utgiften registreras när prestationen överlåts 2. budgeteringsbaserad resultaträkning (budgetens över -/underskott) 41 a 1 moment samt 63 1 moment förordningen om statsbudgeten ställer särskilda krav som ämbetsverken, inrättningarna och fonder skall uppfylla när de uppvisar sina resultat. 41 a 1 moment Bokföringen och det övriga redovisningsväsendet skall ge riktiga och tillräckliga uppgifter om den verksamhet som ämbetsverken och inrättningarna samt de statliga fonderna utanför budgeten bedriver, om deras ekonomi och om deras utveckling. (600/1997) 63 1 moment Bokslutet för räkenskapsverk och statliga fonder utanför budgeten skall ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verkets eller fondens ekonomi och om de resultat som verksamheten givit. (600/1997) När det gäller statens bokslut, som uppgörs på basis av en sammanställning av räkenskapsverkens kontodata, har motsvarande krav inte meddelats på författningsnivå. Statens bokslut har som syfte att klarlägga räkenskapsperiodens intäkts -/driftsåterstod samt ekonomiska ställning den sista dagen av räkenskapsperioden samt hur budgeten utfallit. Syftet med bilagorna är att komplettera bokslutsuträkningarna så att det blir möjligt att ge en riktig och tillräcklig bild av statens ekonomiska resultat och ekonomiska ställning. 1-3
Förvaltningens styrning 1.2.3 Utnyttjingsuppgift Bokföringen bildar ett omfattande register med grunduppgifter, varifrån det är lätt att plocka fram information för olika användare och situationer där uppgifterna kan bearbetas. Nyttan av bokföringen kan å ena sidan bestå av basinformation och å andra sidan i att det skall gå att dra nytta av bokslutshandlingarna och kontentan av dem. Bokföringens grunduppgifter utnyttjas vid planeringen av verksamheten, uppföljningen, kontrollen och informationen. De utgör information som tål granskning bl.a. vid beräkningen av kostnaderna. Med hjälp av bokslutsuträkningarna och bilagorna till dem är det möjligt att förse intressegrupperna med ekonomisk information. Bokföringsdata ingår också i räkenskapsverkets verksamhetsberättelse. Åtminstone skatteförvaltningen och finansministeriet samt Statistikcentralen utnyttjar uppgifter från bokföringen i sin förvaltning. Dessutom betjänar uppgifterna i statens bokslut medborgarna, riksdagen, statsrådet och finansmarknaden. Användningen av bokslutet försvåras i praktiken av att användarrollerna inte har differentierats. Till exempel riksdagen, statsrådet och respektive ministerium agerar i ett flertal roller: i egenskap av ämbetsverkets "ägare", som finansiär, som beställare av prestationer som verket producerar samt i egenskap av styrande instans och tillsynsmyndighet. Riksdagen fungerar som den högsta representanten för ägaren och är således redovisningsskyldig både för dem som röstat (politisk redovisningsskyldighet) och för skattebetalarna (funktionell och ekonomisk redovisningsskyldighet). Förvaltningen åter är redovisningsskyldig för riksdagen. Jämfört med ämbetsverken innehar statsrådet en mångsidig roll på ledande nivå. Eftersom hela förvaltningen sorterar under detta, ankommer styrningen och tillsynen i praktiken på ministeriet för det förvaltningsområde till vilket respektive ämbetsverk hänförs. 1.3 Parallell uppföljning i bokföringen Uppföljningen av budgeten har förblivit sig till sin utformning och omfattning densamma efter att bokföringsreformen genomförts. Den inbegriper uppföljning av budgetens utfall, uppföljning av fullmakterna samt uppföljning av hur övriga beslut i budgetens sista del verkställts. Uppföljningen av budgetens utfall genomförs i VALKI -bokföringen med hjälp av en s.k. parallell uppföljning i bokföringen på så sätt, att förutom vid källan varifrån pengarna kommer och användningen (affärsbokföring), registreras bokföringshändelsen dessutom i en kontoklass på ett budgetbokföringskonto (budgetbokföring). Därutöver kan händelsen samtidigt registreras på ett konto 1-4
Förvaltningens styrning som anger ansvarsområde, kostnadsställe, verksamhet, prestation eller motsvarande beräknings objekt (intern bokföring). Fonderna har inte motsvarande skyldighet att följa upp budgeten. Deras bokföring omfattar endast affärsbokföring. I förordningens 41 2 moment definieras lösningen med parallell uppföljning av bokföringen. Ämbetsverkens och inrättningarnas bokföring samt centralbokföringen består av affärsbokföring och budgetbokföring. Bokföringen för statliga fonder utanför budgeten är affärsbokföring. (600/1997) Lösningen med parallell uppföljning av bokföringen gör det möjligt att i budgetbokföringen och affärsbokföringen iaktta principerna för registrering och bokslut jämsides. Bokföringshändelserna registreras alltid i affärsbokföringen enligt principerna för dubbel bokföring. När händelsen har återverkan på budgeten görs en registrering även i budgetbokföringen. När det är fråga om räkenskapsverkens bokföring meddelar närmare föreskrifter om bokföringen. Finansministeriet åter meddelar föreskrifter angående statens centralbokföring. Ett bemyndigande för att meddela föreskrifter har givits i förordningens 41 b. Finansministeriet meddelar vid behov närmare föreskrifter om statens centralbokföring. meddelar nödvändiga kompletterande föreskrifter och anvisningar om statens ämbetsverks och inrättningars bokföring samt om bokföringen för statliga fonder utanför budgeten. (600/1997) Finansministeriet kan i enskilda fall av särskilda skäl bevilja tillstånd att avvika från bestämmelserna om bokföring i denna förordning. (600/1997) Om ett ämbetsverk önskar avvika från någon bestämmelse i förordningen kan det anhålla om tillstånd därtill hos finansministeriet. 1.4 Kontoplanens struktur VALKI -bokföringen baserar sig på ett kontosystem med tre obligatoriska kontoförteckningar ordnade enligt en formbunden form: räkenskapsverkets signum, konto i affärsbokföringen och konto i budgetbokföringen. Bestämmelser om kontosystemet ingår i 42 b 3 och 4 moment förordningen om statsbudgeten enligt följande 1-5
Förvaltningens styrning Kontosystemet skall vara klart och tillräckligt specificerat. För varje finansår skall finnas en kontoförteckning försedd med anteckningar om användningstiden. (600/1997) meddelar vid behov närmare föreskrifter om kontosystemet och kontoförteckningarna. 42 b 1 innehåller bestämmelser om kontona i affärsbokföringen Affärsbokföringen omfattar åtminstone de konton som behövs för uppgörande av en intäkts- och kostnadskalkyl samt en balansräkning, vilka bestäms av statskontoret. (600/1997) och 42 b 2 kontona i budgetbokföringen. Budgetbokföringen omfattar budgetkontona, kontona för överförda anslag och övriga konton, som bestäms av statskontoret. Budgetkontona och deras innehåll skall motsvara statsbudgeten och den detaljerade indelningen av denna. (600/1997) har meddelat en föreskrift om kontona i bokföringen. 1.5 Bokföringshändelser Före VALKI -bokföringen har begreppen utgift och inkomst haft en annan betydelse i statshushållningen än vad som är fallet vid affärsbokföring. T.ex. upptagna lån och av låntagarna betalda amorteringar till staten har gått under benämningen inkomst. S.k. finansplaceringar och återbetalningar av skulder har återigen varit utgifter. Begreppen utgift och inkomst har tidigare härletts från budgeteringsprinciperna. I affärsbokföringen har begreppen utgift och inkomst likaledes vedertagna definitioner, innehåll och användning. I VALKI -bokföringen innebär begreppen utgift och inkomst enbart utgifter och inkomster enligt affärsbokföring. Med begreppen budgetinkomst och budgetutgift avses i VALKI -bokföringen endast händelser som enligt allokeringsdirektiven registrerats på budgetkontona. Förordningen om statsbudgeten bestämmer i sin 42 närmare om registreringen av händelser i bokföringen I affärsbokföringen registreras såsom affärshändelser inkomster, utgifter, finansiella transaktioner samt därtill hörande rättelse - och överföringsposter. (600/1997) I budgetbokföringen registreras såsom budgethändelser budgetinkomster och budgetutgifter samt därtill hörande rättelse - och överföringsposter. (600/1997) 1-6
Förvaltningens styrning Nedan följer en närmare beskrivning av innehållet i dessa begrepp. 1.5.1 Affärshändelser 1.5.1.1 Utgift I affärsbokföringen innebär en utgift alltid att pengarna definitivt används. Med utgift avses å ena sidan användning av pengar som föranletts av att en produktionsfaktor anskaffats, en s.k. utgift mot vederlag, varvid den som överlåtit produktionsfaktorn får det belopp som givits som vederlag för produktionsfaktorn till eget. Däremot avses med utgift även annan användning av pengar, som kännetecknas av att användningen är slutgiltig och inte innebär ett direkt vederlag. I så fall är utgifterna till sin natur utgifter utan vederlag. Utgifter utan vederlag är alla sådana prestationer av karaktären stöd till fysiska personer, kommuner och övriga samfund och med dem jämförbara juridiska personer samt till fonder. Sådana utgifter ur statsbudgeten, för vilka staten inte erhåller egentligt eller direkt vederlag är t.ex. statsbidragen. 1.5.1.2 Inkomst I affärsbokföringen är inkomsten alltid slutgiltig och behöver inte betalas tillbaka. Med inkomst avses den inkomst som erhålls i och med att prestationerna överlåts, dvs. inkomst mot vederlag. I likhet med en utgift kännetecknas en inkomst av att den är definitiv. Ekonomienheten är inte skyldig att ge tillbaka de medel som den fått. När slutgiltigt erhållna pengar räknas som inkomst är också mottagandet av sådana pengar som inte direkt är förknippade med överlåtandet av någon prestation en inkomst. I VALKI -bokföringen är sådana inkomster till sin natur inkomster utan vederlag. Inkomster utan vederlag är t.ex. av staten uppburna skatter, avgifter av skattenatur, donationer och arv, för vilka det är karakteristiskt att de inte behöver betalas tillbaka. 1.5.1.3 Finansieringshändelse I affärsbokföringen registreras utgifter och inkomster enligt principerna för dubbel bokföring på något utgifts- eller inkomstkonto och på ett finansieringskonto. En utgift och en inkomst är således alltid också förenad med en finansieringshändelse. 1-7
Förvaltningens styrning I affärsbokföringen betraktas registreringar med anledning av placeringar och återföringar av kapital samt övriga fodringarnas och skuldernas betalningar till och från kassan som rena finansieringshändelser. De bokförs alltid som transaktioner mellan två finansieringskonton. En del av de rena finansieringshändelserna - t.ex. upplåning - kräver en registrering även i budgetbokföringen. Rena finansieringshändelser är till exempel: betalningar för försäljnings- och övriga fordringar samt för leverantörs- och övriga skulder förskott som gäller utgift eller inkomst placeringar i andra ekonomienheter och återföringar av dessa placeringar upplåning och amorteringar i anslutning till denna. 1.5.1.4 Affärshändelsers rättelse - och överföringsposter Rättelseposterna föranleds antingen av att fel som observerats korrigeras eller av att affärshändelsens belopp t.ex. på grund av rabatt har ändrat efter tidpunkten då händelsen registrerades. Med hjälp av korrigeringsregistreringar kan transaktioner som redan kontoförts i bokföringen rättas att motsvara den faktiska situationen. Överföringsposterna föranleds av att utgiften eller inkomsten ändrar till sin natur eller överförs till en annan ekonomienhet. Överföringsposten kan också bero på att användningsändamålet ändrar. T.ex. en nyttighet som anskaffats för försäljning (omsättningstillgångar) kan tas i eget bruk (anläggningstillgångar), varvid utgiften skall överföras på ett konto som motsvarar dess nya ändamål. 1.5.2 Budgethändelser Enligt 42 (600/1997) förordningen om statsbudgeten registreras budgetinkomster och budgetutgifter samt rättelse- och överföringsposter i anknytning till dem som budgethändelser. Budgetinkomsterna och -utgifterna är händelser som har återverkan på hur budgeten för räkenskapsåret utfaller. Genom registreringar av rättelse- och överföringsposter korrigeras redan utförda registreringar av budgetutgifter och -inkomster. Registreringarna av rättelser och överföringar behövs också för att ge information om användningen av överförda anslag samt om vilka moment (budgetkonton) som utnyttjats för finansieringen av inkomst- och utgiftsrester. Förutom i dessa fall är det möjligt att med hjälp av rättelse- och överföringsposter få information om sådana händelser i anslutning till inkomsterna och utgifterna, som ännu inte är mogna för att registreras som budgetinkomst eller -utgift. 1-8
Förvaltningens styrning 1.5.2.1 Budgetinkomst Med budgetinkomst avses registrering på ett budgetkonto med anledning av budgetposter med influten inkomst. Också en finansieringshändelse (t.ex.upplåning) kan ge upphov till inkomster flutit in. Vid nettobudgetering kan budgetinkomsterna dessutom flyta in på utgiftsmomenten. 1.5.2.2 Budgetutgift Med budgetutgift avses registrering på ett budgetkonto med anledning av att ett budgetanslag har använts. Användningen av anslaget kan också bero på en finansieringshändelse (t.ex. återbetalning av lån). Vid nettobudgetering kan budgetutgifterna också registreras på inkomstmomenten. 1.5.2.3 Budgethändelses rättelse - och överföringspost Budgethändelsernas rättelseposter kan bero på samma orsaker som affärshändelsernas rättelseposter. Genom registrering av budgethändelsernas överföringsposter kan man ge information om sådana händelser i anslutning verksamhetens finansiering, som inte utgör budgetinkomster eller -utgifter. Registrering av en överföringspost kan behövas t.ex. när det inte är fullt säkert vad det slutliga anslaget blir eller hur inkomststaten kommer att se ut (inkomst- eller utgiftsmomenten). Räkenskapsverkens ekonomi och verksamhet skall vara genomskådlig, vilket i praktiken underlättas av att alla inkomster och utgifter i affärsbokföringen handläggs -oberoende av budgeteringssätt- på samma sätt. I VALKI -bokföringen är det också möjligt att följa upp poster utanför budgeten. Budgetbokföringens kontoplan innehåller egna konton för sådana händelser som väntar på registrering i budgeten och för sådana händelser, som inte ingår och inte heller skall intas i budgeten. 1.5.3 Allmänna registreringsregler Traditionellt grundar sig bokföringen på principerna om dubbel kontroll och gemensamt avtalade axiom, dvs. grundregler. Att principen om dubbel bokföring skall iakttas framgår av 42 a 1 moment förordningen om statsbudgeten. Vid bokföringen skall principerna för dubbel bokföring iakttas, om inte annat bestäms nedan. (600/1997) Affärshändelserna registreras enligt principen för dubbel bokföring i affärsbokföringen. Den dubbla kontrollen innebär att för varje affärshändelse skall två uppgifter införas i bokföringen: vilken var källan varifrån man erhållit pengarna eller fordringarna och till vad användes dessa pengar. 1-9
Förvaltningens styrning I dubbel bokföring iakttas grundreglerna när registreringarna utförs. Grundreglerna dikterar på vilket sätt affärshändelserna skall införas i bokföringen. Grundreglerna är följande: 1. En ökning av pengarna bokförs på kassakontots debetsida och en minskning av pengarna på kassakontots kreditsida. 2. Varje affärshändelse registreras på minst två konton på så sått att av de registrerade uppgifterna framgår att kontoföringarna på debetsidan är lika stora som kontoföringarna på kreditsidan. Samtliga regler för hur affärshändelser skall registreras kan härledas från ovan nämnda grundaxiom för dubbel bokföring. Den tredje grundregeln, i VALKI-bokföring dikterar hur budgethändelserna skall införas i budgetbokföringen. 3. Budgetutgiften registreras på debetsidan av sitt konto och budgetinkomsten på kreditsidan av sitt konto. Innan händelsen registreras i budgetbokföringen måste det utredas från vilket budgetkonto utgiften har budgeterats att betalas eller till vilket budgetkonto inkomsten har budgeterats an inkomstföras. Härefter är det möjligt att välja de konton som behövs för att registrera händelsen och föra in händelsen i budgetbokföringen. 1.5.3.1 Registrering av utgift I affärsbokföringen är en registrering av utgift en registrering mellan ett utgiftskonto och ett finansieringskonto. I kontoplanen har reserverats egna konton för utgifter av olika slag. För användningen av pengar utnyttjas alltid något utgiftskonto och som källa för pengarna något finansieringskonto. Registreringen av utgift görs på utgiftskontots debetsida och på finansieringskontots kreditsida I budgetbokföringen är en registrering av utgift alltid en registrering på debetsidan av något konto i budgetbokföringen. Finansieringskonto Utgiftskonto Konto i budgetbokföringen xxx xxx xxx 1-10
Förvaltningens styrning 1.5.3.2 Registrering av inkomst I affärsbokföringen är en registrering av inkomst en registrering mellan ett inkomstkonto och ett finansieringskonto. I kontoplanen har reserverats egna konton för inkomster av olika slag. För användningen av pengar utnyttjas alltid något finansieringskonto och som källa för pengarna något inkomstkonto. De inkomster som erhållits används alltid för att utöka den s.k. stora kassan. Med stora kassan avses förutom handkassan bankkonton samt (försäljning) fordringars konton och (leverantör) skuldkonton. Registreringen av inkomst görs på inkomstkontots kreditsida och på finansieringskontots debetsida. I budgetbokföringen är en registrering av inkomst alltid en registrering på kreditsidan av något konto i budgetbokföringen. Finansieringskonto Inkomstkonto Konto i budgetbokföringen xxx xxx xxx 1.5.3.3 Registrering av finansieringshändelse En ren finansieringshändelse är en registrering mellan två finansieringskonton och är i allmänhet inte förenad med någon budgethändelse. Registreringarna i anslutning till lån utgör dock ett undantag. I affärsbokföringen registreras en ren finansieringshändelse på två finansieringskonton, på det ena kontots debet - och på det andras kreditsida. En ökning av pengar och tillgodohavanden bokförs som användning av pengar i debet för respektive konto och en minskning bokförs i kredit för det konto som utgör källa för pengarna. En ökning av kapital registreras i kredit for det konto som utgör källa för pengarna och en minskning i debet för det konto på vilket pengarna används. I budgetbokföringen registreras en ren finansieringshändelse på debet -eller kreditsidan av ett konto i budgetbokföringen eller så behövs det ingen registrering över huvud taget. En ökning av ett lån registreras i kredit på ett budgetbokföringskonto och en minskning i debet på ett budgetbokföringskonto. 1-11
Förvaltningens styrning 1.5.3.4 Registrering av rättelse - och överföringsposter Rättelse- och överföringsposterna kan gälla vilket konto som helst i affärs- och budgetbokföringen. Med hjälp av rättelse- och överföringsposter är det också möjligt att korrigera uppgifter som blivit felaktigt införda i bokföringen. 1.6 Registreringsgrund När det gäller att bestämma registreringsgrunden måste man först fastställa när uppgiften är mogen för registrering, dvs. tidpunkten när bokföringshändelsen införs i bokföringen. I bokföringen skall man försöka iaktta den rätta registreringsgrunden redan i den löpande bokföringen. Detta är emellertid inte alltid möjligt och man kan bli tvungen att i bokföringen iaktta olika grunder parallellt. Senast i bokslutet skall dock registreringsgrunden korrigeras till den rätta. 1.6.1 Registreringsgrunder i affärsbokföringen Huvudregeln i affärsbokföringen är prestationsprincipen. Registreringarna kan alternativt också utföras enligt kontantprincipen, men i så fall måste skulder och fordringar fortlöpande kunna klarläggas. Registreringsgrunderna i affärsbokföringen bestäms i 42 d förordningen om statsbudgeten enligt följande: I affärsbokföringen är grunden för registrering av en utgift som föranleds av anskaffning av produktionsfaktorer mottagande av en produktionsfaktor. Grunden för registrering av en sådan inkomst som erhålls av försäljning av prestationer är i affärsbokföringen överlåtelse av prestation (prestationsprincipen. (1111/1998) Räntor och inkomster och utgifter av räntenatur registreras i affärsbokföringen på ett sätt som motsvarar prestationsprincipen. (1175/2002) I affärsbokföringen registreras andra än i 1 och 2 mom. avsedda utgifter och inkomster på samma sätt som i budgetbokföringen. (1175/2002) I affärsbokföringen får utgifter och inkomster under finansåret registreras även på grund av betalning (kontantprincipen) (1111/1998). Om registreringarna i affärsbokföringen görs på grund av betalning, skall skulder och fordringar kunna fortlöpande klarläggas. (1111/1998) 1.6.1.1 Prestationsprincipen Enligt prestationsprincipen uppstår en utgift (budgetutgift) eller en inkomst (budgetinkomst) i det stund då prestationen överlåts: utgiften (budgetutgiften) då, när produktionsfaktorn mottas och inkomsten (budgetinkomsten) då, när prestationen överlåts till kunden. 1-12
Förvaltningens styrning 1.6.1.2 Ett sätt som motsvarar prestationsprincipen En registrering av räntor i affärsbokföringen efter att under tiden lopp rätten motta dem eller betalningsskyldighet uppstår, innebär att räntorna registreras på ett sätt som motsvarar prestationsprincipen. 1.6.1.3 Kontantprincipen Kontantprincipen betyder att bokföringshändelserna införs i bokföringen då, när de betalas eller erhålls i pengar. Under räkenskapsperioden är det inte obligatoriskt att följa prestationsprincipen, utan bokföringshändelserna kan tas in i bokföringen på grundval av betalningen. Vissa händelser, såsom rena finansieringshändelser och influtna skatter registreras dock även i bokslutet enligt kontantprincipen. 1.6.2 Registreringsgrunder i budgetbokföringen I budgetbokföringen används som registreringsgrund samma grund som användes vid hänförandet av anslaget eller inkomststaten i budgeten. Under räkenskapsperioden får budgethändelserna registreras även på grundval av betalning förutsatt att man i bokslutet övergår till att använda den rätta registreringsgrunden. Registreringsgrunderna i budgetbokföringen framgår av 42 c förordningen om statsbudgeten enligt följande: I budgetbokföringen registreras budgetutgifterna och budgetinkomsterna enligt budgeten för finansåret. I budgetbokföringen kan budgetutgifterna och budgetinkomsterna registreras även på grundval av betalning. (1111/1998) Om hänförandet av budgetinkomster och -utgifter stadgas i 5 a och 5 b i förordning av statsbudgeten enligt följande: 5 a (19.12.2002/1175) I budgeten hänförs inkomster och utgifter till ett finansår på det sätt som bestäms nedan, om inte något annat följer av budgeten. (1175/2002) Principen för hänförande av inkomster av avgiftsbelagd verksamhet och övriga inkomster av blandad natur samt konsumtionsutgifter, investeringsutgifter och andra utgifter är överlåtelse av en prestation eller mottagande av en produktionsfaktor (prestationsprincipen) eller inkomster eller utgifter på basis av förpliktelser som grundar sig på lag eller på annat sätt ingången förbindelse (princip som motsvarar prestationsprincipen), om inte något annat bestäms nedan. Ränteinkomster hänförs till det finansår för vilket ränta inflyter på basis av en bestämmelse i lag eller ingången förbindelse. 1-13
Förvaltningens styrning Mindre inkomster och utgifter kan också hänföras på grundval av betalning (kontantprincipen). (1175/2002) Princip i fråga om hänförande av överföringsutgifter är ett beslut om beviljande av statsbidrag (hänförande enligt beslut om beviljande) eller någon annan motsvarande förbindelse om en utgift (hänförande enligt andra förbindelser). När rätten till statsbidrag eller annan prestation grundar sig på lag och beloppet av den överföringsutgift som skall beviljas eller betalas regleras detaljerat i lag eller det belopp som skall betalas bestäms detaljerat med stöd av lag (lagstadgad överföringsutgift), är principen för hänförande dock ett beslut om en detaljerad fastställelse av det belopp som skall betalas (hänförande enligt betalningsbeslut). Medfinansieringen från Europeiska unionens strukturfonder och därtill hörande statlig medfinansiering hänförs på basis av betalningsbeslutet eller på motsvarande grund. (1175/2002) (1175/2002) Skatter och inkomster av skattenatur, dividendinkomster, intäktsföring av affärsverkens vinst och annan vinstandel som staten erhåller hänförs enligt kontantprincipen. (1175/2002) Amorteringar och räntor på statsskulden, emissions- och kapitalförluster som har samband med upptagande av statsskuld eller minskning av statsskulden eller utgifter till följd av derivat som skyddar räntan på statsskulden eller dess kapital skall hänföras enligt kontantprincipen. Enligt kontantprincipen hänförs också statens upplåning, kapital- eller emissionsvinster som har samband med upptagande av statsskuld eller minskning av statsskulden och inkomster som uppkommer genom derivat som skyddar räntan på statsskulden eller dess kapital. (1175/2002) Lån som skall återbetalas till staten hänförs enligt kontantprincipen. (1175/2002) 5 b Utgifter för anskaffning av en produktionsfaktor eller inkomster av överlåtelse av en prestation hänförs i budgeten i sin helhet till det finansår då produktionsfaktorn tas emot eller prestationen överlåts. (1175/2002) Utan hinder av vad som bestäms i 1 mom. kan när det gäller inkomster av överlåtelse av en prestation som till sin omfattning är betydande och består av olika faser den del som motsvarar överlåtelsefasen eller prestationsgraden hänföras som inkomst till ett finansår. Det separata bidrag som uppstår av prestationen och som hänför sig till finansåret skall härvid kunna bestämmas på ett tillförlitligt sätt. (1175/2002) I detaljmotiveringarnas allmänna bestämmelser i statsbudgeten sägs det om hänförande av utgifter och inkomster till finansåret följande: Anslaget får användas endast till de utgifter som hänför sig till finansåret, enligt den i fråga om momentet tillämpade principen för hur utgifter hänförs. Om inte något annat har angetts under momentet i fråga har anslagen och inkomststaterna i budgeten hänförts till finansåret på följande grunder: 1-14
Förvaltningens styrning 1. konsumtions-, investerings- och andra utgifter enligt prestationsprincipen, 2. överföringsutgifter enligt beslutet om beviljande eller motsvarande beslut om att ingå förbindelse om utgiften. Beträffande de detaljerade grunderna för användningsändamålet och beloppet har de lagstadgade överföringsutgifterna, medfinansieringen från EU:s strukturfonder och därtill hörande statlig medfinansiering samt bidrag som är underkastade prövning, om vilka bestäms i lagstiftningen om statsandelar, likväl hänförts på basis av betalningsbeslutet eller på motsvarande grund, 3. skatteinkomster och inkomster av avgifter av skattenatur enligt kontantprincipen, 4. inkomster och inkomster av blandad natur enligt lagen om grunderna för avgifter till staten enligt kontantprincipen. Mindre inkomster får likväl hänföras även enligt kontantprincipen, 5. ränteinkomster enligt prestationsprincipen till det finansår under vilket ränta inflyter. Mindre ränteinkomster får likväl hänföras även enligt kontantprincipen, 6. dividendinkomster, vinstandelar och motsvarande kapitalinkomster som erhålls av statlig företagsverksamhet, och 7. amorteringar på lån som staten har givit samt statens upplåning och amorteringar på lån som staten upptagit jämte derivatinstrument enligt kontantprincipen. Sådan inkomst som föranleds av överlåtelse av en enskild prestation eller utgift som föranleds av anskaffning av en enskild produktionsfaktor hänförs i allmänhet i sin helhet till ett finansår. När det gäller prestationer som producerats av ett ämbetsverk eller en inrättning och leveransen av dessa förläggs till flera finansår, hänförs den inkomst som inflyter av prestationen i sin helhet till det finansår under vilket överlåtelsen av prestationen har slutförts. I fråga om anskaffningar hänförs utgiften i sin helhet till det finansår under vilket överlåtelsen av produktionsfaktorn för ett ämbetsverks eller en inrättnings bruk har skett. Det är möjligt att göra undantag från hänförandet av inkomsten till endast ett finansår i samband med prestationer som till sin omfattning är betydande och som består av olika skeden. I detta fall hänförs den del motsvarande ett skede av prestationens överlåtelse eller prestationens färdighetsgrad till varje finansår. Det separata bidrag som uppstår av prestationen och som hänför sig till finansåret skall härvid kunna bestämmas på ett tillförlitligt sätt. Med stöd av den 5 a 1 moment kan det följa av budgeten att budgetinkomster och -utgifter hänförs på ett sätt som skiljer sig från det som har beskrivit före. 1-15
Förvaltningens styrning 1.7 Räkenskapsverkets bokslut För räkenskapsperioden uppgörs såväl ett bokslut för räkenskapsverket som ett för staten. I denna punkt behandlas endast principerna för räkenskapsverkets bokslut. I 61 förordningen om statsbudgeten stadgas närmare om räkenskapsverkens bokslut enligt följande: Räkenskapsverkens bokslut skall göras upp på ett enhetligt sätt. (600/1997) I fråga om bokslut för statliga fonder utanför budgeten skall i tillämpliga delar iakttas vad denna förordning bestämmer om räkenskapsverkens bokslut, om inte något annat bestäms om detta. (600/1997) Ett bemyndigande för att meddela närmare bestämmelser har givits när det gäller bokslutet för räkenskapsverk och fonder utanför budgeten och finansministeriet i fråga om statens bokslut. Finansministeriet kan i enslaka fall och på särskilda grunder bevilja tillstånd till att avvika från bokslutsbestämmelserna i förordningen om statsbudgeten. I förordningens 63 2 moment ingår bestämmelser om vad bokslutet för ett räkenskapsverk skall innehålla enligt följande: Räkenskapsverkets bokslut består av verkets 1) bokslutskalkyler, dvs. intäkts- och kostnadskalkylen, balansräkningen och budgetens utfallskalkyl, samt uppgifterna i bilagor till dem; samt (600/1997) 2) verksamhetsberättelse. (600/1997) Förordningens 63 3 moment stadgar om innehållet i bokslutet för en fond utanför budgeten enligt följande: Bokslutet för statliga fonder utanför budgeten består av fondens 1) bokslutskalkyler, dvs. intäkts- och kostnadskalkylen och balansräkningen, samt uppgifterna i bilagor till dem; samt 2) verksamhetsberättelse. (600/1997) 1.7.1 Tidtabell för och godkännande av bokslut Enligt 63 4 moment i förordningen: Bokslutet för räkenskapsverk och statliga fonder utanför budgeten skall uppgöras årligen före utgången av februari året efter finansåret. Verksamhetsberättelsen för ett räkenskapsverk kan dock vid behov göras upp före 1-16
Förvaltningens styrning utgången av mars. Verksamhetsberättelsen för ett ministerium kan göras upp före utgången av april. (600/1997) Tidtabellen för bokslutet innebär att den helhet som bokslutkalkylerna och bilagorna till dem utgör skall vara uppdaterade och undertecknade före slutet av februari. Denna delhelhet av bokslutet undertecknas av de personer som ansvarar för räkenskapsverkets bokföring. Kontouppgifter som motsvarar de undertecknade bokslutskalkylerna skall tillställas för statsbokslut före slutet av februari. Räkenskapsverkets bokslut skall efter bokslutskalkyler och de uppgifter som bifogas dem samt efter uppgörandet av verksamhetsberättelsen, sammanställas till en bokslutsakt före utgången av mars och ministeriets bokslutshandlingar före slutet av april året efter finansåret. Om undertecknandet av bokslutet stadgas i 63 5 moment i förordningen om statsbudgeten enligt följande: Bokslutet undertecknas av chefen för det ämbetsverk eller den inrättning som utgör räkenskapsverk. Om det ämbetsverk eller den inrättning som utgör räkenskapsverk har en direktion eller något annat ledande organ godkänner och undertecknar detta bokslutet. (1111/1998) Om ett ämbetsverk eller en inrättning som fungerar som räkenskapsverk har direktionen eller något annat ledande organ, godkänner och undertecknar den bokslutshandlingen (verksamhetsberättelsen och bokslutskalkylen och bilagor till dem). Om räkenskapsverket inte har ett sådant ledningsorgan, undertecknas bokslutshandlingen av chefen för det ämbetsverk eller den inrättning som fastställts som räkenskapsverk. Om godkännande och undertecknande av bokslut, skall enligt s föreskrift Revidering av ekonomistadgor finnas föreskrifter i räkenskapsverkets ekonomistadga. Bosklutsakten undertecknas som helhet. 1.7.2 Övergång till rätt registreringsgrund Ifall utgifter som föranletts av att produktionsfaktorer anskaffats och inkomster som erhållits av försäljning har registrerats enligt kontantprincipen i affärsbokföringen, måste man innan bokslutet görs upp korrigera uppgifterna så att de överensstämmer med prestationsprincipen. Enligt principen om det väsentliga behöver registreringar av ringa betydelse dock inte rättas. När det gäller övriga utgifter och inkomster iakttas finansministeriets föreskrift. Bestämmelser om övergång till rätt bokföringsgrund ingår i 42 f förordningen om statsbudgeten enligt följande: Om de utgifter och inkomster som avses i 42 d 1 och 2 mom. har registrerats under finansåret i affärsbokföringen enligt kontantprincipen, skall re- 1-17