Förord. Stockholm den 24 februari 1998

1 Förord Domstolsverket och Riksåklagaren tillsatte för drygt två år sedan, var inom sitt område, projektgrupper för översyn av, bl.a., frågor om gallring av arkiven hos domstolar och åklagarmyndigheter. Rikspolisstyrelsen har för sin del för Riksarkivet påtalat behovet av en översyn av kriterierna för bevarande och gallring av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott, i det följande sammanfattningsvis kallade brottmålshandlingar. Inom Riksarkivet utarbetades också för drygt två år sedan ett förslag till riktlinjer för bevarande och gallring av brottmåls- m.fl. handlingar inom rättsväsendet, där kritik riktades mot gällande regler. På inbjudan av Riksarkivet samlades representanter för ovannämnda myndigheter den 28 oktober 1996 till gemensamma överläggningar i Stockholm. Härvid beslöts att man skulle tillsätta en särskild samrådsgrupp under Riksarkivets ledning och med deltagare från de olika myndigheterna. Samrådsgruppens uppgift skulle vara att samordna de rät tsvårdande myndigheternas gallringsregler ut an att för den skull åstadkomma en volymmässig ökning av arkiven, samtidigt som kritiken mot gällande regler beaktades. Uppgiften omfattar dock ej Ekobrottsmyndigheten. I samrådsgruppen har ingått, från Riksarkivet förste arkivarierna Mats Burell och Peter Sivervall och arkivarien Gunilla Strömberg, för domstolarna f.d. rådmannen Georg Sterzel, Domstolsverket, från åklagarväsendet byråchefen Kristina Tollbäck, Riksåklagaren, från polisen avdelningsdirektören Dan Ekdahl, Rikspolisstyrelsen, varjämte förste arkivarien Anna Svenson, Landsarkivet i Lund, och byrådirektören Gunilla Kilhagen, Polismyndigheten i Göteborgs och Bohus län, biträtt som särskilda sakkunniga. Efter överläggningar mellan Riksarkivet och Generaltullstyrelsen den 7 februari 1997 utökades samrådsgruppen även med representanter för tullen: tullintendenten Bernt Ihrèn och arkivarien Kia Blomberg, båda vid Tullmyndigheten i St ockholm. Samrådsgruppen framlägger med denna rapport förslag till föreskrifter och allmänna råd om bevarande och gallring m.m. av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott. Stockholm den 24 februari 1998

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 5 Förslag till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd... 9 1 Gällande regler om gallring... 14 1.1 Utgångspunkter... 14 1.2 Domstolarna... 15 1.3 Åklagarmyndighet erna... 16 1.4 Polismyndigheterna... 17 1.5 Tullmyndigheterna... 23 2 Kritik mot gällande regler... 25 3 Typer av handlingar... 29 3.1 Handlingar knutna till brottsutredningen..... 29 3.2 Handlingar knutna till lagföringsprocessen.... 31 4 Innehållet i myndigheternas akter... 33 4.1 Domstolarna... 33 4.1.1 Handlin gar kn utna ti ll brottsut rednin gen...34 4.1.2 Handlingar knutna till lagföringsprocessen...35 4.2 Åklagarmyndighet erna... 36 4.2.1 Handlin gar kn utna ti ll brottsut rednin gen...37 4.2.2 Handlingar knutna till lagföringsprocessen...37 4.3 Polismyndigheterna... 38 4.3.1 Handlin gar kn utna ti ll brottsut rednin gen...38 4.3.2 Handlingar knutna till lagföringsprocessen...41 4.4 Tullmyndigheterna... 41 4.4.1 Handlin gar kn utna ti ll brottsut rednin gen...41 4.4.2 Handlingar knutna till lagföringsprocessen...41 5 Behovet av att bevara brottmålshandlingar... 42 5.1 Behovet av information för at t tillgodose allmänhetens rätt till insyn samt rättskipningen och förvaltningen m.m..... 42 5.1.1 Domstolarna... 43 5.1.2 Åklagarmyndigheterna...46 5.1.3 Polismyndigheterna... 47 5.1.4 Tullmyndigheterna... 48

3 5.2 Behovet av att bevara för forskningens behov och det nationella kulturarvet... 48 6 Uppläggningen av en gallringsreform... 51 6.1 Utgångspunkter... 51 6.2 Principen en handling - ett arkiv.... 52 6.2.1 Förundersökningsmaterial...52 6.2.2 Personaliautredning... 53 6.2.3 Intern skriftväxling... 54 6.2.4 Lagföringsmaterial... 54 6.3 Särskilt rörande de olika arkiven... 54 6.3.1 Domstolarna... 54 6.3.2 Åklagarmyndigheterna...57 6.3.3 Polismyndigheterna... 58 6.3.4 Tullmyndigheterna... 60 6.3.5 Sammanfattning... 60 6.4 Ytterligare om gallring i polis- och tullarkiven.... 62 6.5 Gallringsfrister... 73 6.5.1 Rättskipn ingens och förvaltningen s behov...74 6.5.2 All mänhetens rätt till insyn...76 6.5.3 Slutsatser... 76 6.6 Handlingar som bevaras... 79 7 Överlämnande till arkivmyndighet... 81 7.1 Utgångspunkter... 81 7.2 Regelbundet överlämnande... 82 7.3 Ersättning i samband med överlämnandet.... 85 8 Praktiska konsekvenser av förslagen... 88 8.1 Domstolarna... 88 8.2 Åklagarmyndighet erna... 89 8.3 Polismyndigheterna.... 89 8.4 Tullmyndigheterna.... 90 8.5 Arkivmyndigheterna.... 90 8.5.1 De arkiv där gallring sker enligt gällande regler (de äldre arkiven ). 90 8.5.2 De arkiv som r egleras av nu framlagt förslag till föreskrift... 92 9 Kostnader... 94 9.1 Inledning... 94 9.2 Lokalkostnader... 94

4 9.3 Kostnader för vård och tillhandahållande.... 97 9.4 Övriga kostnader... 98 9.5 Sammanfattning.... 98 10 Ikraftträdande och övergångsbestämmelser... 100 11 Författningskommentar... 102 Bilagor 1 Brottmålsarkivens tillväxt 2 Innehållet i tingsrätternas brottmålsakter 3 Omfattningen av polismyndigheternas handlingar till kriminal- och trafikdiarierna 4 Kostnader för arkivvården 5 Brott och påföljder enligt BrB, TBL, NSL, SBL, VSL Förkortningar BrB... Brottsbalken NSL... Narkotikastrafflagen SBL...Skattebrottslagen TBL... Trafikbrottslagen VSL... lagen om straff för varusmuggling

5 Sammanfattning De grundläggande regler om gallring, som lämnas i 3 och 10 arkivlagen, innebär att allmänna handlingar visserligen får gallras men att man därvid måste ta hänsyn till att arkiven utgör en del av vårt kulturarv. Tre viktiga ändamål måste sålunda tillgodoses, nämligen - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, samt - forskningens behov. Behovet av en samlad översyn av reglerna om bevarande och gallring av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott (brottmålshandlingar) har länge varit påtagligt. Nuvarande regelsystem för domstolarna, polisväsendet, tullen och åklagarmyndigheterna är uppbyggt utan nämnvärt beaktande av vilka handlingar som bevaras inom de olika myndigheterna och utan någon övergripande analys av vilka behov som styr uppläggningen. Följderna har blivit delvis komplicerade regler, främst för polisväsendets del, samt i inte obetydlig omfattning arkivering av samma handlingar i flera arkiv. Såvitt avser domstolsarkiven har därtill konstaterats att nu gällande gallringsregler står i mindre god överensstämmelse med grundläggande kriterier för bevarande av arkivhandlingar för att tillgodose forskningens behov. Mot nu angivna bakgrund har representanter för Riksarkivet och de fyra berörda myndighetskategorierna tillsammans gått igenom det gällande regelverket på området i syfte att samordna och rationalisera arkivreglerna rörande brottmålshandlingar. En ledstjärna för arbetet har varit att se till helheten utan onödiga sidoblickar på vad som i dagsläget gäller för de enskilda myndigheterna. Eftersom samtliga kostnader för arkivväsendet i förevarande del ändå slutligen finansieras över statsbudgeten framstår det som rimligt att den sammanlagda kost naden för bevarandet av brottmålshandlingar blir så låg som möjligt, även om detta i det enskilda fallet skulle innebära att kostnaden ökar inom en myndighetskategori. En sådan ökning framstår sålunda som acceptabel under förutsättning att den uppvägs av minst motsvarande besparing inom en annan sektor av rättsväsendet.

6 En annan viktig utgångspunkt för arbetet har varit att tillskapa regler som är så enkla och lätta att tillämpa som möjligt. Det är nödvändigt att gallringen, åtminstone i huvudsak, kan verkställas av icke rätts- eller arkivutbildad personal. Ställs kraven på specialistkompetens för höga blir nämligen effekten att vinsterna i form av minskad arkivtillväxt äts upp av ökade personalkostnader. Från dessa utgångspunkter lägger samrådsgruppen nu fram förslag till gemensamma föreskrifter och allmänna råd om bevarande och gallring m.m. av brottmålshandlingar, vilka bygger på följande principer: C En handling! ett arkiv. Ingen handling bör bevaras i mer än ett exemplar. Bevarandet bör ske i arkivet hos den myndighet som upprättat handlingen. Av praktiska skäl görs vissa mindre avsteg härifrån. C På sikt skall eftersträvas att samtliga brottmålshandlingar som skall bevaras överlämnas till arkivmyndighet snarast efter att gallring i dem skett. Systemet är ägnat att underlätta för framtida forskning genom att möjligheterna därigenom ökas att ta del av samtliga handlingar i ett ärende vid en enda arkivinstitution. C Akter bör i större omfattning än för närvarande gallras på handlingar som saknar nämnvärt informationsvärde för framtiden. Vissa avsteg härifrån får accepteras i fall, då en alltför detaljerad plockgallring i akterna skulle kräva arbetsinsatser som inte står i rimlig proportion till kostnaderna och vinsten. C Akter i ärenden rörande vissa utpekade särskilt högfrekventa brottstyper bör i viss utsträckning kunna gallras. Sådan gallring blir dock aldrig aktuell i fall då fråga är om brott för vilka är stadgade straff på mer än två års fängelse. C Gallringsfristerna bestäms med utgångspunkt från respektive myndighets behov av att ha tillgång till handlingarna i det egna arkivet, samt med skäligt beaktande av allmänhetens rätt till insyn.

7 En uppläggning av bevarande- och gallringsreglerna efter dessa principer får till följd att alla handlingar av betydelse för den framtida forskningen kommer att bevaras och hållas tillgängliga på samma plats. Detta innebär en klar förbättring i förhållande till nuvarande regler, som innebär fullständig gallring av allt material i ett stort antal ärenden; märk t.ex. att i dagsläget omkring hälften av samtliga brottmålsakter i tingsrätterna gallras tio år efter att dom i målet vunnit laga kraft. Samrådsgruppen föreslår även att det i särskild ordning utarbetas en föreskrift eller ett allmänt råd om regelbundet överlämnande av handlingar som skall bevaras från rättsväsendets olika organ till arkivmyndighet. Samrådsgruppen har kunnat konstatera att mycket talar för att, om man enbart tar hänsyn till brottmålshandlingar, ett överlämnande borde äga rum efter 20-25 år. Huvudskälet härtill är att man eljest riskerar att allvarligt försvåra återsökningen av olika handlingar i samma ärende (se närmare kap. 7). I samband med att en sådan föreskrift eller allmänt råd utfärdas bör även träffas överenskommelse om ersättning enligt 17 2 st. arkivförordningen. Skäl föreligger att därvid utgå från andra principer än de för dagen gängse, vilka rent praktiskt visat sig närmast motverka överlämnandet av arkivhandlingar från myndigheterna. Samrådsgruppen har således funnit att kostnaderna för den långsiktiga förvaringen av rättsväsendets handlingar bör bäras gemensamt av rättsväsendet. Volymmässigt blir följden av de nya reglerna att tingsrättsarkivens totala omfång i denna del minskar, främst beroende på att förundersökningsmaterialet fortsättningsvis kommer att arkiveras hos den myndighet som upprättat handlingarna, dvs. polisen. För åklagarmyndigheternas del kommer arkivvolymen att minska, främst beroende på en ny regel som medför rätt att plockgallra vissa akter på ett mycket tidigt stadium. För polismyndigheternas del förutses en ökning av handlingar som bevaras, vilket dock balanseras av att det totala behovet av hyllor för gallringsbart material minskar ännu mer, samt det förhållande att polismyndigheterna enligt ovan ges möjlighet till regelbundet överlämnande till arkivmyndigheterna, förslagsvis efter 20-25 år. För tullmyndigheternas del medför de föreslagna reglerna en marginell årlig tillväxt. Samtidigt minskar dock behovet av hyllor för omhändertagande av gallringsbara handlingar. Såväl totalt som räknat för varje myndighetskategori för sig innebär förslaget volymmässiga vinster.

8 Ett genomförande av en reform med nu föreslagen uppläggning förutsätter viss omställningstid för berörda myndigheter, så att dessa hinner utfärda tillämpningsföreskrifter samt utbilda sin personal. Samrådsgruppen föreslår därför att de nya reglerna träder i kraft först den 1 januari 1999.

9 Förslag till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om bevarande och gallring m.m. av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott; beslutade den xxx 1998. Med stöd av 11 3. och 4. och 12 1 st. arkivförordningen (1991:446), 14 3 st. förordningen (1995:1006) om registerföring vid åklagarmyndigheterna och 38 förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol beslutar Riksarkivet följande föreskrifter och allmänna råd om bevarande och gallring m.m. (dnr RA 32-4417-96). Tillämpning 1 Föreskrifterna gäller för arkiv hos C polismyndigheter med undantag för Polismyndigheten i Jönköpings län, C tullmyndigheter, C åklagarmyndigheter i åklagardistrikten med undantag för åklagarkammaren i Jönköping inom Åklagarmyndigheten i Linköping, dock att 6 första punkten tillämpas, samt C allmänna domstolar, med undantag för Jönköpings tingsrätt och Göta hovrätt. Polismyndigheterna Brottsutredningar 2 Allmänna handlingar som hör till brottsutredningar enligt 2 polislagen (1984:387) och som avslutats får gallras sju år efter att anmälan om brott inkommit om de enbart gäller ett eller flera av följande brott: 1. Misshandel, enligt 3 kap. 5 brottsbalken 2. Olaga hot, enligt 4 kap. 5 första stycket brottsbalken 3. Ofredande, enligt 4 kap. 7 brottsbalken 4. Stöld, enligt 8 kap. 1 brottsbalken 5. Snatteri, enligt 8 kap. 2 brottsbalken 6. Tillgrepp av fortskaffningsmedel, enligt 8 kap. 7 första stycket brottsbalken 7. Bedrägeri, enligt 9 kap. 1 brottsbalken 8. Bedrägligt beteende, enligt 9 kap. 2 brottsbalken 9. Skadegörelse, enligt 12 kap. 1 brottsbalken 10. Åverkan, enligt 12 kap. 2 brottsbalken 11. Olovlig körning, enligt 3 lagen (1951:649) om straff för vissa trafikbrott, samt 12. Rattfylleri, även grovt, enligt 4 och 4a lagen (1951:649) om straff för vissa trafikbrott.

10 Därutöver får polismyndighets exemplar av ett föreläggande av ordningsbot gallras tio år efter utfärdandet. Från gallring undantas handlingar i samtliga utredningar enligt första stycket om anmälansdatum är den femtonde i månaden. Allmänna råd Allmänna handlingar i brottsutredningar som avses i första stycket 11 och 12 bör undantas från gallring i de fall utredningen innefattar utredning av personskada. Särregler om gallring 3 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1992:1027) om register för strafföreläggande, föreläggande av ordningsbot m.m. För allmänna handlingar som utgör personuppgift enligt datalagen (1973:289) tillämpas föreskrifter och allmänna råd i 2 såvida Datainspektionen inte avgjort frågan om bevarande och gallring genom beslut med stöd av 12 dataförordningen (1982:480). Tullmyndigheterna Utrednings- och åklagarverksamhet i fråga om varusmugglingsbrott 4 Allmänna handlingar som hör till mål vid tullmyndighet till följd av utredningsoch åklagarverksamhet i fråga om brott som avses i lagen (1960:418) om straff för varusmuggling får gallras fem år efter att anmälan om brott inkommit om det vid förundersökning i mål endast förts kortfattade anteckningar i stället för förundersökningsprotokoll, enligt 23 kap. 21 tredje stycket rättegångsbalken. Därutöver får tullmyndighets exemplar av ett föreläggande av ordningsbot gallras fem år efter utfärdandet. Från gallring undantas handlingar i samtliga utredningar enligt första stycket om anmälansdatum (rapporteringsdatum) är den femtonde i månaden. Allmänna råd Med kortfattade anteckningar enligt första punkten avses handlingar i sådana mindre mål där det, enligt 24 förundersökningskungörelsen (1947:948), kan antas att det brott, som förundersökningen avser, ej föranleder annan påföljd än böter samt förundersökningen är av mindre omfattning. Riksarkivet rekommenderar tullmyndigheterna att särskilt beakta möjligheterna till gallring enligt detta medgivande, såvitt avser mål där strafföreläggande utfärdats. Särregler om gallring 5 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1992:1027) om register för strafföreläggande, föreläggande av ordningsbot m.m. För allmänna handlingar som inte omfattas av första stycket ovan men som utgör personuppgift enligt datalagen (1973:289) tillämpas föreskrifter och allmänna råd i 4 såvida Datainspektionen inte avgjort frågan om bevarande och gallring genom beslut med stöd av 12 dataförordningen (1982:480).

11 Åklagarmyndigheterna Ärenden om ansvar för brott m.m. 6 Allmänna handlingar i avslutade ärenden som avser brott med fängelse i straffskalan får gallras enligt följande: 1. I ärenden där beslut om att inte inleda förundersökning eller att nedlägga förundersökning fattats skall handlingar som inkommit från polismyndighet eller tullmyndighet undantas från gallring. Sådana handlingar skall, när ärendet avslutats, återlämnas till den polis- eller tullmyndighet som handlagt ärendet. Övriga handlingar får gallras tio år efter att preskriptionstiden enligt 35 kap. 1 och 4 brottsbalken börjat löpa om preskriptionstiden för brottet är högst tio år och efter tjugofem år om preskriptionstiden för brottet är över tio år. Allmänna råd Riksarkivet rekommenderar därutöver åklagarmyndigheterna att särskilt beakta möjligheten att, med stöd av 2 RA-FS 1991:6, gallra handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid inaktualitet, och då lämpligen i samband med att handlingar återlämnas till polis- eller tullmyndighet. Av 4 samma författning följer att åklagarmyndighet skall dokumentera tillämpningen av denna gallringsregel. 2. I ärenden där beslut fattats om att inte väcka åtal eller att meddela åtalsunderlåtelse får handlingarna gallras tio år efter att preskriptionstiden enligt 35 kap. 1 och 4 brottsbalken börjat löpa om preskriptionstiden för brottet är högst tio år och efter tjugofem år om preskriptionstiden för brottet är över tio år. 3. I ärenden där beslut fattats om att väcka åtal eller utfärda strafföreläggande får handlingar som avser stämningsansökan, strafföreläggande, övriga beslut, beslutsprotokoll samt åklagarmyndighetens egen skriftväxling gallras tio år efter att dom eller strafföreläggande vunnit laga kraft. Övriga handlingar får gallras omedelbart efter att dom eller strafföreläggande vunnit laga kraft. 7 Allmänna handlingar i avslutade ärenden som avser brott med endast böter i straffskalan får gallras fem år efter att den första handlingen i ärendet inkom till åklagarmyndigheten. 8 Allmänna handlingar får gallras fem år efter att den första handlingen i ärendet inkom till åklagarmyndigheten om de gäller avslutade ärenden rörande: 1. yttrande enligt lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård, 2. brott, där den misstänkte inte fyllt femton år vid brottets begående, 3. begäran om utlämning enligt lagen (1957:668) om utlämning för brott och lagen (1959:254) om utlämning för brott till Danmark, Finland, Island och Norge, 4. förverkande som inte har samband med ärende om brott, 5. besöksförbud enligt lagen (1988:688) om besöksförbud samt 6. undanröjande av föreläggande av ordningsbot enligt 59 kap. 10 rättegångsbalken och strafföreläggande enligt 59 kap. 6 rättegångsbalken.

12 9 Kopior av allmänna handlingar som ingår i förundersökningsprotokoll får gallras när förundersökningsprotokoll inkommit till åklagarmyndighet. Undantag från gallring i ärenderegister och andra särregler om gallring 10 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1995:1006) om registerföring vid åklagarmyndigheterna. Av 14 tredje stycket nämnda förordning framgår att Riksarkivet får meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring i denna författning för att bevara material för forskningens behov. Sådant undantag som avses i första stycket ovan skall göras för att bevara samtliga uppgifter i ärenderegister hos åklagarmyndighet med undantag för uppgifter om dom. Av 14 tredje stycket samma förordning framgår att sådant material som undantas skall överlämnas till en arkivmyndighet. För allmänna handlingar som inte omfattas av första stycket ovan men som utgör personuppgift enligt datalagen (1973:289) tillämpas föreskrifter och allmänna råd i 6-9 såvida Datainspektionen inte avgjort frågan om bevarande och gallring genom beslut med stöd av 12 dataförordningen (1982:480). Allmänna domstolarna Brottmål 11 Av 37 förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol framgår att vissa handlingar skall gallras ur akt i mål och ärende hos allmän domstol när målet eller ärendet har avgjorts och avgörandet har vunnit laga kraft. Ur akter i brottmål och ärenden som skall handläggas enligt brottmålsreglerna får allmän domstol fem år efter att målet eller ärendet har avgjorts och avgörandet vunnit laga kraft därutöver gallra följande handlingar: 1. Kopia av dom och särskilt uppsatt slutligt beslut. 2. Allt material av förundersökningskaraktär. Allmänna råd Med material av förunder sökningskar aktär avses 1. Förundersökningsprotokoll. 2. Sådana kortfattade anteckningar som avses i 23 kap. 21 3 st. rättegångsbalken, jfr 24 och 25 förundersökningskungörelsen. 3. Häktnings-PM, jfr 24 kap. 14 rättegångsbalken. 4. Förhörsprotokoll som inges till rätten i efterhand. 5. Skriftlig bevisning som inte finns intagen i själva förundersökningsprotokollet men ändå inges av åklagaren efter det att åtal väckts. Däremot förs inte hit sådant likartat material som, utan att ingå i förundersökningen, tillförs målet eller ärendet av annan än allmän åklagare, eller handlingar i ärenden om utlämning för brott.

13 3. Personutredning som härrör från statlig myndighet, dock ej om den ingivits av annan än allmän åklagare. Allmänna råd Här åsyftas i första hand 1. Utdrag ur kriminalregister och andra offentliga register. 2. Yttran den från frivårdsm yndighet och liknan de. 3. Läkarintyg enligt 7 lagen (1991:2041) om särskild personutredning i brottmål, m.m.. 4. Utlåtande över rättspsykiatrisk undersökning. 4. Stämningar, förelägganden att yttra sig över ett överklagande, kallelser och förordnanden att utföra särskilt uppdrag i rättegången. Allmänna råd Här åsyftas i första hand 1. Stämningar och förelägganden att yttra sig över ett överklagande. 2. Kallelser till olika typer av förhandlingar. 3. M eddelanden att en förhandling inst ällts. 4. Föro rdnanden som t olk, offentlig försvarar e, målsägandebiträde och liknande. 5. Föro rdnande att avge läkarint yg eller annat yttrande. 6. Framställning till myndighet att avge yttr ande. Särregler om gallring 12 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1986:104) om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling och förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. För allmänna handlingar som inte omfattas av första stycket ovan men som utgör personuppgift enligt datalagen (1973:289) tillämpas föreskrifter och allmänna råd i 11 såvida Datainspektionen inte avgjort frågan om bevarande och gallring genom beslut med stöd av 12 dataförordningen (1982:480). ---------------- 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 1999. 2. Genom denna författning upph ävs, såvitt avser a) domstolarna: Riksarkivets gallringsbeslut nr 754 den 11 december 1980 1 punkt 11 och nr 935 den 30 januari 1984 1 punkt 13, b) åklagarmyndigheterna: Riksarkivets föreskrifter RA-MS 1996:79, c) polismyndigheterna: Riksarkivets gallringsbeslut nr 788 den 15 oktober 1981 punkterna 16!18, Riksarkivets gallringsbeslut 1991:54 samt Riksarkivets föreskrifter RA-MS 1995:43, och d) tullmyndigheterna: Riksarkivets gallringsbeslut nr 784 den 24 september 1981 och nr 949 den 4 april 1984, såvitt avser rubrik 502!570 i de till besluten bilagda gallringsplanerna samt Riksarkivets gallringsbeslut nr 823 den 14 april 1982 så vitt avser ordningsförelägganden (blankett 561.1). 3. Äldre bestämmelser tillämpas för handlingar i sådana mål och ärenden som registrerats vid allmän domstol, polismyndighet eller tullmyndighet före den 1 januari 1999. Vid åklagarmyndighet tillämpas äldre bestämmelser för handlingar som arkiverats före den 1 juli 1996.

14 1 Gällande regler om gallring 1.1 Utgångspunkter Av 10 arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras, men att det förhållandet att arkiven utgör en del av kulturarvet skall beaktas. Likaså skall det material som återstår efter gallring kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 arkivlagen (1990:782): 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Av förarbetena till arkivlagen (prop. 1989/90:72 sid. 39 f) framgår att gallring utgör en praktisk nödvändighet. Gallringen syftar till att arkiven inte skall tyngas av handlingar som saknar påtagligt informationsvärde, som bara utgör en dubblering av information som bättre kan sökas i ett annat arkiv eller som har ett informationsvärde som är markant begränsat i tiden. Statliga myndigheter får, enligt 14 arkivförordningen (1991:446), gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter och beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning eller har meddelats med stöd av 6, 6a eller 18 datalagen (1973:289). Riksarkivet meddelar föreskrifter om gallring med stöd av 12 arkivförordningen. Myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering publiceras, enligt bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:726), i en särskild författningssamling förkortad RA-MS. Föreskrifter som gäller flera myndigheter publiceras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS).

15 Äldre gallringsbeslut som Riksarkivet före den 1 juli 1991 utfärdat med stöd av 4 allmänna arkivstadgan (1961:590) gäller som föreskrifter meddelade med st öd av 12 arkivföro rdningen enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:9) om fortsatt giltighet av vissa föreskrifter om arkiv och gallring hos statliga myndigheter, utfärdade med stöd av allmänna arkivstadgan. 1.2 Domstolarna Såvitt avser de allmänna underrätternas brottmålshandlingar har Riksarkivet sedan 1963 meddelat fyra gallringsbeslut (1963, 1970, 1980 och 1984). Gemensamt för samtliga har varit att de avsett gallring av hela akter, inte endast delar av dessa, samt att man angivit gallring som huvudregel och bevarande som undantag. Undantagen har vid samtliga fyra tillfällen varit inriktade på akter i mål angående tryckfrihetsbrott, akter i mål med sekretess samt akter i mål där talan förts i högre instans. De två första besluten tog härjämte sikte på mål där en inte alldeles obetydlig påföljd utdömts, vissa ungdomsmål samt mål i övrigt, som av en eller annan anledning blivit särskilt uppmärksammade. I 1980 och 1984 års gallringsbeslut togs dessa tre kategorier bort och ersattes med en regel av innebörd att man skulle bevara samtliga akter med tilltalade, födda den 5:e, 15:e eller 25: e, vid Stockholms och Göteborgs tingsrätter enbart 15: e- födda. Gallringsfristen bestämdes ursprungligen till 20 år men sänktes 1980 (med retroaktiv verkan från och med 1971) till 10 år. Den praktiska effekten av nuvarande rätt att gallra i tingsrättsarkiven kan enkelt sammanfattas sålunda att ca 50 procent av brottmålshandlingarna för närvarande gallras. Se bilaga 1, tabell 1. 2. Viktiga gallringsregler lämnas härjämte i 6, 20 och 37 förordningen (1996: 271) om mål och ärenden i allmän domstol, jfr dessförinnan 12, 19 och 29 protokollskungörelsen (1971:1066) för de allmänna domstolarna. Reglerna stadgar långtgående förbud mot brottmålsregister vid domstolarna, lämnar möjlighet att förstöra bandinspelningar från förhandlingar så snart två månader förflutit sedan lagakraftägande avgörande föreligger, samt att gallra minnesanteckningar m.m. efter att lagakraftägande avgörande föreligger.

16 Från föreliggande regler rörande gallring i register i övrigt bortses i detta sammanhang. I hovrätternas och Högsta domstolens brottmålsakter får ingen gallring ske utöver vad som framgår av 6, 20 och 27 mål- och ärendeförordningen, jfr ovan. 1.3 Åklagarmyndigheterna För åklagarmyndigheterna har Riksarkivet meddelat bestämmelser om gallring av brottmålsakter i gallringsbeslut nr 1985:29 (för regionåklagarmyndigheterna) och nr 1989:3 (för länsåklagarmyndigheterna och de lokala åklagarmyndigheterna). Enligt dessa skall gallring av akter i brottmålsärenden ske med: fem års frist om ärendet gäller brott som endast har böter i straffskalan, tio års frist om ärendet gäller brott som har fängelse i straffskalan om åtal har väckts eller om åtal inte har väckts och preskriptionstiden för något brott i ärendet är under tio år, trettio års frist om ärendet gäller brott som har fängelse i straffskalan om åtal inte har väckts och preskriptionstiden för något brott i ärendet är tio år eller däröver. Förutom dessa bestämmelser finns regler om gallring av åklagarväsendets ADB-register i förordningen (1995:1006) om registerföring vid åklagarmyndigheterna. Av beskrivningen ovan framgår att inom åklagarväsendet gallras samtliga brottmålsakter. Något bevarande blir således inte aktuellt. Den praktiska effekten av gallringsreglerna redovisas närmare i bilaga 1, tabellerna 2.1 och 2.2. Åklagarväsendet har genomgått en omfattande omorganisation. Från och med den 1 juli 1996 består åklagarväsendet av sju myndigheter på regional nivå och 41 åklagarkammare på lokal nivå. Ett mindre antal åklagarkammare är dessutom lokaliserade till

17 flera orter. Många enheter har bytt lokaler. Detta innebär att samtliga myndigheter i den gamla organisationen har upphört och behovet av en anpassning av arkivreglerna till den nya organisationen är akut. Riksarkivet medgav 1997-04-01 åklagarmyndigheterna att retroaktivt fr.o.m. 1996-07-01 få tillämpa vissa av Riksåklagaren föreslagna nya gallringsrutiner, i avvaktan på kommansade för rättsväsendet gemensamma gallringsregler. Dessa överensstämmer i stort med det förslag som nu framläggs. 1.4 Polismyndigheterna År 1959 infördes bestämmelser genom Kungl. Maj:ts skrivelse den 30 december 1958 om gallring av handlingar i brottmålsärenden hos landsfiskalerna, i vilka åtal väckts vid domstol eller avgörande skett genom strafföreläggande. Gallringsfristen sattes till 10 år med retroaktiv verkan fr.o.m. 1935. Gallringen motiverades med att motsvarande handlingar bevarades i sista instans. Den 1 januari 1965 blev hela polisväsendet statligt. Genom Riksarkivets gallringsbeslut den 25 oktober 1967 (nr 194) för handlingar till Brottsdiarium I och II i den lokala polisorganisationen fr.o.m. 1965 överfördes dessa gallringsregler till de nyinrättade polismyndigheterna. Gallringen i de upphörda landsfiskalsarkiven utökades väsentligt 1969 genom Riksarkivets gallringsbeslut nr 237 med innebörden att fr.o.m. år 1970 i stort samtliga brottmålsakter i de upphörda arkiven skulle gallras retroaktivt fr.o.m. år 1918. Fr.o.m. 1968 upphörde polismyndigheternas Brottsdiarium I och II och ersattes av ett Kriminaldiarium (K-diarium) och ett Bötesdiarium (B-diarium) för diarieföring av ärenden i polisens brottsutredande verksamhet. Bötesdiariet var avsett för diarieföring av ärenden vari enligt 24 förundersökningskungörelsen (1947:948) kortfattade anteckningar kan föras i stället för protokoll. Förutsättningen för denna enklare

18 protokollföring är att det brott förundersökningen avser kan antas leda till en påföljd som inte är allvarligare än böter. Vidare anges som ett villkor för enklare protokollföring att förundersökningen skall vara av mindre omfattning. Omläggningen av polisens diarieföring 1968 innebar även att Bötesdiariet i huvudsak blev ett diarium för registrering av trafikbrott där påföljden, förutom böter, även kan vara fängelse. Det har inneburit att den alldeles övervägande delen, kanske nio av tio, av alla B-ärenden 1 har kommit att bli ärenden rörande trafikbrott. De nya rutinerna för polismyndigheternas diarieföring fr.o.m. 1968 medförde att Riksarkivets gallringsbeslut för handlingar (egentligen ärenden, då polisens diarieföring är en diarieföring av ärenden) till de bägge diarierna BD I och BD II på formella grunder tämligen snabbt blev obsolet. Det gallringsbeslut för polismyndigheterna som Riksarkivet utfärdade den 8 januari 1974 (nr 401) med anledning av förslag från en enmansutredare (landsarkivarien Arnold Sandberg) omfattade emellertid inte handlingarna från polisens brottsutredande verksamhet (handlingarna till K- och B-diarierna). Anledningen till detta var att det ansågs lämpligt att ytterligare utreda frågan om möjligheten att gallra polisens nedlagda ouppklarade ärenden efter brottskod, dvs. efter brottets art. En sådan gallring hade haft praktiska fördelar, eftersom dessa handlingar arkivlades efter brottskod. En gallring efter brottskod hade således varit enkel att tillämpa i den praktiska arkivhanteringen vid polismyndigheterna. Brott betecknas som ouppklarade om åklagare eller polis beslutat att lägga ned utredningen på grund av att det inte finns någon misstänkt person och om spaningsuppslag saknas eller om spaning inte lett till något resultat. Brott betecknas också som ouppklarade om åklagare beslutat att lägga ned förundersökningen på grund av att det visats att den tidigare skäligen misstänkte är oskyldig eller om det inte kunnat styrkas att den misstänkte begått brottet. Brott redovisas däremot som uppklarade om åtal väckts, strafföreläggande utfärdats, åtalsunderlåtelse meddelats, den anmälda gärningen inte bedömts vara brott, den misstänkte inte varit 1 Med B-ärenden avses ärenden diarieförda i Bötesdiariet och med K-ärenden de ärenden som diarieförts i Kriminaldiariet (sedermera i vad som brukar benämnas K-RAR).

19 straffmyndig (under 15 år) och om det, utan att någon person skäligen misstänkts, inte kan styrkas att ett brott begåtts. Med uppklarade brott avses således inte nödvändigtvis att någon dömts för brotten utan att gärningarna fått ett polisiärt klarläggande. Frågan om gallring efter brottskod togs upp igen i den mera omfattande utredning om den lokala polisorganisationens arkivfrågor som gjordes av Rikspolisstyrelsen 1979-80. Denna utredning resulterade i ett antal förslag till gallringsbestämmelser från Rikspolisstyrelsens sida. 2 Inom parentes kan sägas att en styrande förutsättning i förslagen var att eventuell gallring skulle gälla hela akter, en plockgallring i akterna var inte aktuellt med hänsyn till bl.a. akternas karaktär. I Rikspolisstyrelsens utredning kunde vidare konstateras att möjlig gallring av ouppklarade ärenden var helt beroende av preskriptionstiderna. Samtidigt kunde också konstateras att brottskoderna i många fall inte gav någon vägledning när det gällde preskriptionstider: man kunde inte enbart med hjälp av en brottskod ange hur länge ett ärende behövde bevaras med hänsyn till preskriptionsbestämmelserna. Ett brott som anges med viss brottskod kan nämligen vara både grovt och lindrigt, varav kan följa olika preskriptionstider. En gallring efter brottskod måste således i så fall utgå från den längsta preskriptionstiden för ett brott med viss kod. Rikspolisstyrelsens förslag kom att innebära att styrelsen anknöt till de äldre gallringsbestämmelserna med en fullständig gallring av förundersökningsprotokollen (åklagarmålen) efter tio år, eftersom de i tillräcklig utsträckning förutsattes bli bevarade hos åklagarmyndigheter och domstolar. När det gällde de K-ärenden som i princip helt handlades inom polismyndigheterna och inte resulterade i ett förundersökningsprotokoll (s.k. övriga K-ärenden), skulle handlingarna i dessa ärenden enligt förslaget bevaras, vilket också innebar en anknytning till Riksarkivets tidigare gallringsbestämmelser från 1967 (nr 194). 2 Rikspolisstyrelsens rapport 1980-07-25, dnr G-182-6023/77

20 När det gällde de ouppklarade K-ärendena, som normalt arkivlades i brottskodordning vid polismyndigheterna, föreslogs en gallring efter femton respektive trettio år. För handlingarna till B-diariet föreslogs en gallring efter tio år. För bägge dessa kategorier gällde, enligt Rikspolisstyrelsens förslag, att ärenden rörande personskada skulle bevaras. Rikspolisstyrelsen anslöt därvid till tankarna i den utredning som föregick Riksarkivets gallringsbeslut 1974 för polismyndigheterna (nr 401, som enligt ovan kom att lämna frågan om gallring av handlingarna till K- och B-diarierna oreglerad). Den särskilde utredningsmannen (landsarkivarien Arnold Sandberg) anförde när det gällde trafikbrottsärendena i B-diariet: Helt annorlunda är det med [personskadeärendena]. I den mån mål av dessa slag redovisats till åklagare, behöver handlingarna ej bevaras hos polisen... Om däremot målet har nedlagts hos polisen... bör handlingarna enligt min mening bevaras ty diarienotiserna ger ej tillräcklig information om händelseförloppet... och sådana mål är av sådan ömtålig och för de anhöriga och efterkommande viktig karaktär, att de bör bevaras. Denna uppfattning har vuxit sig stark under en omfattande genomgång av handlingar av detta slag i olika polisdistrikt. Detta gäller även trafikolyckor, som vållat kroppsskador, som kan ge men för framtiden eller som kan vara eller misstänkas vara den bakomliggande orsaken till en sjukdom längre fram i livet. I utredningen förutsätts, som framgår, att handlingar som överlämnats till åklagarmyndighet kommer att bevaras där. Det fanns därför inte anledning att vid polisen bevara personskadeärenden som redovisats till åklagare. Genom de gallringsbeslut som Riksarkivet fattade omkring 1980 för domstolar och åklagarmyndigheter upphörde emellertid denna förutsättning. Vidare kan framhållas att de synpunkter för ett bevarande av ärenden rörande personskada självklart gäller även de typer av ärenden som diarieförs i K-diariet. Detta framhölls av Landsarkivet i Härnösand i dess yttrande över Sandbergs utredning.

21 Ställningstagandet från Riksspolisstyrelsens sida grundade sig förutom på de synpunkter som refererats här även på bl.a. följande omständigheter. Rikspolisstyrelsens förslag till gallring av handlingarna i de nedlagda ouppklarade K- ärendena innebar att handlingar rörande personskada skulle bevaras liksom andra ärenden av mer allmänt intresse. Enligt styrelsens uppfattning var det tveksamt med en fullständig gallring av nedlagda ouppklarade ärenden. En sådan total gallring skulle nämligen innebära att även akterna rörande mycket grova men ouppklarade brott, som kanske rönt stor uppmärksamhet, t.ex. ouppklarade mord, skulle komma att gallras. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att brott som figurerat i massmedia ofta tilldrar sig ett perent intresse! således även efter preskriptionstidens utgång. Med hänsyn till bl.a. de intressen som offentlighetsprincipen ger uttryck för (bl.a. insynsaspekterna) ansågs det från Rikspolisstyrelsens sida orimligt med en total gallring. Samtidigt kunde det i styrelsens utredningsarbete konstateras att det var svårt att enkelt definiera vilka ouppklarade ärenden som dels borde undantas från gallring, dels även i den praktiska verksamheten lätt kunde avskiljas från de ärenden som skulle kunna gallras. Förslaget om att bevara personskadeärendena sågs därför som ett provisorium, ett steg på vägen till en bättre lösning. Personskadeärendena var nämligen någorlunda lätta att översätta till brottskoder och det fanns skäl för att bevara handlingar i både lindriga och grova brott i enlighet med de synpunkter som hade framförts från arkivhåll och som styrelsen delade. Vidare kunde dessa ärenden ge en uppfattning om polisens utredningsmetodik samt även vara av allmänt vetenskapligt intresse som underlag för studier i olika vetenskapliga discipliner, exempelvis språkforskning, socialpsykologi, rättsmedicin 3, mentalitetshistoria m.m. Arkivmaterial har ju ofta ett intresse och en betydelse utöver den enskilda händelse eller åtgärd etc., som handlingarna från början var avsedda att dokumentera. När det gällde övriga ouppklarade ärenden nöjde sig Rikspolisstyrelsen med att föreslå att ärenden av allmänt intresse borde undantas. Formuleringen anslöt sig till Riksarkivets rekommendation i 1967 års gallringsbeslut (nr 194) att "handlingar i enstaka 3 Just våldsbrottslighet har ofta varit föremål för rättsmedicinskt intresse. Jfr debatten om ev. genetisk disposition för våldsbrott hos vissa individer

22 mera uppmärksammade ärenden borde undantas från gallring. Här kan man tänka sig att handlingar rörande viss ekonomisk brottslighet, allvarliga miljöbrott och vissa stölder kunde bli aktuella att undanta. Enligt Rikspolisstyrelsens förslag 1980 skulle arkivläggningen av K-ärendena även fortsättningsvis ske i tre huvudgrupper, nämligen: C C C Åklagarmål/förundersökningsprotokoll Nedlagda ouppklarade K-ärenden Övriga K-ärenden Den sistnämnda gruppen utgjordes av ärenden som klarats upp eller avskrivits på grund av följande skäl: C C C C C C C gärningen ej brott brott ej styrkt misstänkt minderårig misstänkt avliden åtal ej påkallat ur allmän synpunkt angivelse saknas/återkallad brott preskriberat Gemensamt för gruppen är att det under utredningens gång visar sig att det inte är meningsfullt eller lämpligt med vidare utredning eller lagföring. Man kan säga att brottet! i den mån det föreligger ett sådant! i viss mening är uppklarat. Riksarkivet fattade 15 oktober 1981 beslut om gallring (nr 788) med anledning av Rikspolisstyrelsens förslag. Man medgav i beslutet att gallring av förundersökningsprotokollen och handlingarna (ärendena) till B-diariet fick ske efter tio år. De nedlagda ouppklarade ärendena skulle få gallras efter tio eller trettio år. Dock skulle om möjligt handlingar (ärenden) rörande personskada bevaras i serierna handlingar till B-diariet och nedlagda ouppklarade K-ärenden.

23 Riksarkivets gallringsbeslut innebar emellertid en viktig restriktion genom att den medgivna gallringen för K- och B-handlingarna begränsades till åren 1968-1980. Det förutsattes nämligen från Riksarkivets sida att frågan om gallring av de aktuella handlingarna senare skulle omprövas med hänsyn till att en omfattande gallring av förundersökningshandlingar numera fick ske hos åklagarmyndigheter och domstolar fr.o.m. 1981 års handlingar. Polisens material, särskilt förundersökningsprotokollen, fick på grund av besluten om nästan total gallring av dessa hos åklagare och tingsrätter en större betydelse som den enda återstående heltäckande förundersökningsdokumentationen. I princip skulle ett gallringsstopp för polisens förundersökningsmaterial gälla fr.o.m. 1981 års handlingar. Riksarkivet har dock genom ett senare gallringsbeslut (1991:54) temporärt medgivit att de 1981 angivna gallringsprinciperna! i avvaktan på en närmare utredning av frågan! tills vidare ändå skulle få tillämpas inom polisen. På grund av problem hos polisen med arkivtillväxten föreslog Rikspolisstyrelsen 1994 en förkortning av gallringsfristerna för handlingar gällande vissa brott. 4 Riksarkivet beslutade 1995 i enlighet med Rikspolisstyrelsens förslag (RA-MS 1995:43). Handlingarna i nedlagda ouppklarade ärenden får därmed f.n. gallras med gallringsfristerna 5, 10 och 30 år. Fortfarande skall dock ärenden rörande personskada om möjligt undantas från gallring. Av Rikspolisstyrelsens arkivbildningsplan för polismyndigheterna framgår närmare vilka olika arkivserier som kan finnas samt reglerna för bevarande och gallring, se närmare i bilaga 1, tabell 3.1, där även arkivseriernas omfång och tillväxt redovisas. 1.5 Tullmyndigheterna Nuvarande gallringsregler för tullmyndigheternas handlingar rörande brottsutredande verksamhet finns i följande gallringsbeslut fattade av Riksarkivet: 784, 823, 865, 949, 1988:22 och 1991:7. 4 Rapporten Diarieföring, gallring och arkivering av uppgifter ur brottsanmälningsrutinen RAR, 1993-08-18. Samt Rikspolisstyrelsens skrivelse till Riksarkivet 1995-05-24, Rikspolisstyrelsen dnr ADM-182-2338/94.

24 Riksarkivets gallringsbeslut nr 784 trädde i kraft den 1 januari 1982. Gallringsföreskrifterna får dock tillämpas retroaktivt, dvs. även på handlingar som tillkommit före den 31 december 1981. Gallringsbesluten ligger till grund för tullmyndigheternas gallringsplan, benämnd gallringsplan för tullstaten, vari förutom handlingar rörande brottsutredande verksamhet även andra tullhandlingar ingår. Samtliga brottmålsärenden, förutom förelägganden av ordningsbot, registreras i en liggare, tullmålsjournalen, och får där ett löpnummer som följer ärendet. Ärendena arkiveras i år/löpnummerordning. Nuvarande gallringsregler föreskriver en gallringstid på 20 år. Samtliga handlingar får då gallras, oavsett brottets svårighetsgrad. Volymuppgifter för tullmyndigheterna redovisas närmare i bilaga 1, tabell 4.

25 2 Kritik mot gällande regler Kontinuitet och långsiktighet är av avgörande betydelse för arkivverksamhet. I största möjliga utsträckning bör därför brott mot tidigare använda bevarande- och gallringskriterier undvikas. Riksarkivet anser ändå att avgörande förändring i de kriterier som tillämpats under senare decennier för bevarande och gallring av brottmålshandlingar nu är nödvändigt. För att förstå skälet till detta behöver man känna till vilka grundläggande förändringar i statsmakternas arkivpolitik, som ägt rum under innevarande sekel. Internationellt finns två huvudsakliga skolor vad gäller det offentliga arkivväsendets förhållande till de alltjämt växande arkiven hos myndigheterna. Den tyska skolan bygger på att bedömningen av handlingars arkivvärde! värde att bevaras för all framtid! kan göras först efter ca 30 år, i samband med att handlingarna överlämnas till arkivinstitutionerna. Detta var också svenska Riksarkivets första policy, fastställd av Kungl. Maj:t 1885. I Tyskland är denna tradition alltjämt rådande. Även i Storbritannien och USA har den traditionen haft stort inflytande. En konkurrerande skola är den i Frankrike under 1800-talet utvecklade läran att det är möjligt! och lämpligt! att i förväg föreskriva om vilka handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras. Svenska Riksarkivet föreslog Kungl. Maj:t en övergång till denna policy vid sekelskiftet. Genom den första allmänna gallringskungörelsen 1906 bestämdes denna linje av Kungl. Maj:t. Gallringen begränsades emellertid i huvudsak till arkivserier som utgjorde kopior av andra arkivserier. P.g.a. den kontorstekniska utvecklingen och den offentliga sektorns expansion under 1930-talet växte krav i hela västvärlden fram på ökad gallring. I Sverige var det Riksdagens revisorer som 1938 krävde åtgärder. Den statliga kommitté! 1940 års arkivsakkunniga under ledning av statssekreteraren Börje Knös! som därför tillsattes formulerade 1941 statsmakternas nya arkivpolicy. Arkivmyndigheterna skulle spela en aktiv roll i rationaliseringen av myndigheternas verksamhet och medverka till att arkivbildningen styrs så att gallringsbara handlingar skiljs från de som skall bevaras.

26 Bevarandeintresset definierades som ett tämligen smalt vetenskapligt forskningsintresse. Arkivsakkunniga ansåg att rätt betydande informationsförluster måste accepteras, särskilt gällde detta handlingar av ansökningskaraktär från privatpersoner, vilka förekommer i stor utsträckning och är mycket skrymmande. Gallringen skärptes kontinuerligt under 1950- och 1960-talen. De mest långtgående gallringsbesluten, många gånger med total gallring av myndigheters hela arkiv, fattades åren 1969-1971. Gallringsbeslutet från år 1969 avseende landsfiskalernas arkiv är tidstypiskt. Under början av 1970-talet tillkom även en diskussion om gallring av etiska skäl i takt med datoriseringen. 1973 års datalag är typisk med dess gallringskrav, liksom Riksarkivets beslut att föreskriva totalgallring av åklagares brottmålsakter, likaså motiverat av etiska skäl. Under 1970-talet kom en motreaktion mot den allt hårdare drivna gallringen från samhällsvetenskaplig och medicinsk akademisk forskning. I detta sammanhang fördes statistiska urvalsmetoder fram i stor utsträckning för att minska skadeverkningarna av den omfattande gallringen. Riksarkivets gallringsbeslut för brottmålsakter från år 1981 är typiskt för denna period. Under åren 1985-1987 utredde professorn i statsvetenskap Pär-Erik Back det svenska arkivväsendets roll i samhället och målet med arkivverksamheten. Han rekommenderade en grundläggande förändring i inriktningen. Uppgiften att rationalisera verksamheten skulle helt återföras till myndigheterna själva. Arkivmyndigheternas roll skulle vara att vårda och levandegöra det skriftliga kulturarvet. Arbetet med myndigheternas arkivbildning skulle koncentreras på tillsynsverksamhet. Back menade också att gallringen i många stycken drivits för långt. Med de tekniska möjligheterna till miniatyrisering borde även de ekonomiska motiven för gallring minska, även om givetvis alltfort gallring många gånger är en praktisk nödvändighet.

27 Regering och riksdag anslöt till Backs uppfattning, varigenom 1941 års arkivpolicy kom att definitivt ersättas av 1990 års riktlinjer, uttryckta i arkivlagen och dess förarbeten. Gallringen fick inte drivas så långt att den kunde äventyra målen med arkivverksamheten. Forskningsbegreppet fick en betydligt vidgad innebörd. Regeringen betonade att ej endast vetenskaplig forskning, utan även släkt- och hembygdsforskningens intressen av uppgifter om enskilda individer etc. måste beaktas i större utsträckning. Detta fick även konsekvenser för möjligheterna att använda statistiska urvalsmetoder på annat material än sådant av utpräglad masskaraktär. Etisk gallring avgränsades till de särskilda registerlagarnas område och ingår ej längre i Riksarkivets uppgifter. De således rätt avgörande förändringarna i statsmakternas syn på det offentliga arkivväsendets roll och uppgift - 1885, 1909, 1941 och 1990 - påverkar konkret Riksarkivets syn på vad som är värt att bevara och inte. Kombinationen av arkivpolitikens nya inriktning 1990 och omvärldsförändringar under 1990-talet i form av främst ändrad kostnadsbild för lagring till följd av IT-utvecklingen, gör att överväganden i gallringsärenden, som Riksarkivet gjorde för 20-30 år sedan, inte utan vidare är giltiga idag. Riksarkivets och forskarsamhällets kritik idag mot de gallringsregler för brottmålshandlingar som nu gäller! och i allt väsentligt är ett resultat av utredningsarbete som ligger 20-30 år bakåt i tiden! kan sammanfattas som följer: C Tingsrätternas brottmålsakter kan inte generellt sett betecknas som material av utpräglad masskaraktär. Härav följer att det är olämpligt att på dessa (generellt) tillämpa en statistisk urvalsmetod såsom den nu använda med 5-15-25-födda 5. C Förundersökningsmaterialet bevaras inte i tillräcklig utsträckning med hänsyn till forskningens behov (något som f.ö. Riksarkivet var medvetet om redan i samband med att tingsrätterna beviljades utökad gallring 1980). 5 En annan sak må vara att det möjligen i mindre omfattning kan gå att tillämpa en sådan metod på en begränsad del av akterna, nämligen på sådana som typiskt fyller kriteriet som material av utpräglad masskaraktär, såsom handlingar rörande ofta förekommande brottstyper.