Kommunstyrelsens arbetsutskott MÖTESPROTOKOLL 2016-04-19 Plats och tid Lilla sammanträdesrummet kl. 08:00-10:30 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Ronny Löfquist (S) (ordförande), Marie-Louice Lindström (S) (1:e vice ordförande), Henrik Erlingson (C) (2:e vice ordförande) 98-113, Bengt-Åke Torhall (L), Johan Edenholm (KV) Per Borg (Kommunchef), Susanne Ohlsson (Kommunsekreterare), Ulrika Hjort (Ekonomichef), Erik Karlsson (Revision) 98, Ove Gustavsson (Revision) 98, Stigert Winterqvist (Revision) 98, Kristina Johansson (Revision) 98, Thomas Löwenäng (Personalchef) 111 Johan Edenholm (KV) Justeringens plats och tid Protokollet omfattar 96-113 Underskrifter Sekreterare... Susanne Ohlsson Ordförande.... Ronny Löfquist (S) Justerande.... Johan Edenholm (KV) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-04-19 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift... Page 1 of 22
ÄRENDELISTA 96 Val av justerare 97 Godkännande av ärendelista 2016 98 Besök av revisionen 99 Information och rapporter 100 Meddelande kommunstyrelsen 101 Kommunberedning 102 Information från rådgivande organ 103 Nulägesanalys Kommunstyrelsen 104 Nulägesanalys Räddningsnämnden 105 Återredovisning besparingsåtgärder 106 Ansökan Bidrag renovering kök bygdegård Drängsered 107 Politisk inriktning för Hylte kommun 2015-2018 108 Motion byggnation Torup 109 Publiceringsriktlinjer 110 Personalutskott: Information Lärarlönelyft 111 Personalutskott: Komplettering Lönestrategisk plan 112 Anmälan nya ärende 113 Övriga ärenden kommunstyrelsen Page 2 of 22
96 Val av justerare 2016 KS0012 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att Johan Edenholm (KV) ska justera protokollet tillsammans med ordförande Ronny Löfquist (S). Page 3 of 22
97 Godkännande av ärendelista 2016 2016 KS0013 Ärendelistan har varit utskickad och kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att arbeta efter den. Page 4 of 22
98 Besök av revisionen Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av informationen. Revisionen träffar kommunstyrelsens arbetsutskott för diskussion kring årsredovisningen. Det som revisionen vill skicka med till kommunstyrelsens arbetsutskott är att kommunens nämnder och styrelser behöver arbeta mer strukturerat med den interna kontrollplanen. Revisionen och kommunstyrelsens arbetsutskott diskuterar även hantering av revisionens missiver och nämndernas svar. Page 5 of 22
99 Information och rapporter 2016 KS0014 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av informationen. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ge tips till Statkraft om att ha en utställning för allmänheten kring ombyggnationen. Ägarsamråd Överförmyndarnämnden Ronny Löfquist (S) och Per Borg har varit på ägarsamråd för överförmyndarnämnden. Det finns förslag från överförmyndarkansliet om en utökad budget till utbildningar för överförmyndarnämndens ledamöter och ersättare. Ministerbesök 12 april Besöket av Morgan Johansson (S) gick bra. Besöket ägde rum hos polisen i Hylte och man presenterade bl.a. arbetet med åtgärdspaketet, Integration Hylte och Integration Halland. Återrapportering från KSAU 12 april Per Borg återrapporterar frågor som kom upp på föregående möte med arbetutskottet. Det var bl.a. frågor om en busshållplats vid AJ:s företagshotell och infiltrationsbrädd i Skärshult. Möte Statskraft Ronny Löfquist (S) och Per Borg har träffat Statkraft med anledning av den planerade ombyggnationen av dammen i Hyltebruk. Kommunledningskontoret får i uppdrag att ge tips till Statkraft om ha en utställning för allmänheten kring ombyggnationen. Page 6 of 22
100 Meddelande kommunstyrelsen 2016 KS0011 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av redovisat meddelande. Kommunledningskontoret har till dagens sammanträde skickat ut de meddelanden som kommunstyrelsen bör ha kännedom om. Handlingar i ärendet 1603 Statistik Arbetsförmedlingen Halland Page 7 of 22
101 Kommunberedning 2016 KS0053 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av informationen. Nästa kommunberedning är i Hyltebruk 20 april. Kommunledningskontoret har tagit fram ett underlag som ska redovisas vid kommunberedningens sammanträde. Det är dels vad kommunen arbetar med inom kommunberedningens fokusområden och dels vilka funktionella samarbeten som finns inom regionen. Handlingar i ärendet Agenda Kommunberedningen 2016-04-20 Page 8 of 22
102 Information från rådgivande organ 2016 KS0054 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av redovisade protokoll. Till dagens sammanträde har det skickats ut protokoll från kommunala pensionärsrådet och kommunala tillgänglighetsrådet. Handlingar i ärendet Protokoll för KTR 2016-02-29 Protokoll kommunala pensionärsrådet 2016-03-09 Page 9 of 22
103 Nulägesanalys Kommunstyrelsen 2016 KS0004 Kommunledningskontoret får i uppdrag att till budgetberedningen plocka fram mer underlag på följande punkter: - Digitalisering av välfärdstjänster - Stadsnät - Inköpsorganisation - Rekryteringssystem - Lokalutredning Kommunledningskontoret har arbetat med en nulägesanalys och identifierat några områden. Det som har kommit fram är - Upprustning av centralarkiv - Ny EU-förordning- Dataskyddsförordning - Digitalisering för välfärdstjänster - Kompetensutveckling informationshantering - Stadsnät - Inköpsorganisation - Attraktiv arbetsgivare - Rekryteringssystem - Lokalutredning et skickas till Ekonomichef Page 10 of 22
104 Nulägesanalys Räddningsnämnden 2016 KS0006 Räddningstjänsten får i uppdrag att ta fram mer underlag kring responstiden inom räddningstjänsten till budgetberedningen. Räddningstjänsten har tagit upp följande punkter: - Lagförändring Planeringsförutsättningar för civilförsvaret - Responstiden inom räddningstjänsten - Ny övningsplats et skickas till Räddningstjänsten Page 11 of 22
105 Återredovisning besparingsåtgärder 2016 KS0144 Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar återremittera ärendet. Kommunledningskontoret ska komplettera återredovisningen av besparingsåtgärderna med reella siffror samt utveckla den enkät som har skickats till kommunens chefer och se till att samtliga chefer kommer in med underlag. Kommunledningskontoret har som en del i uppföljningen av de besparingsåtgärder som togs i juni 2016 skickat ut en enkät till kommunens chefer. Enkätsvaren redovisas för kommunstyrelsens arbetsutskott idag. et skickas till Ekonomichefen Page 12 of 22
106 Ansökan Bidrag renovering kök bygdegård Drängsered 2015 KS0319 Kommunledningskontoret får i uppdrag att begära in en riktig offert från föreningen på vad renoveringen skulle kosta. Drängsereds samhälls- och bygdegårdsförening har för avsikt att under 2016 höja standarden på vår bygdegård genom att renovera kök och slipa alla parkettgolv. Nuvarande kök är gammalt och delvis renoverat någon gång tidigt 90-tal. För att detta ska vara ekonomiskt genomförbart tänker föreningen ansöka om medel hos Boverket. Ett av villkoren för att detta ska godkännas är att kommunen är med och stöttar med 30% av den totala kostnaden. Boverket står för 50% och föreningen står för resterande 20%. Den totala summan för projektet är beräknad till 349 750 kr inkl. moms. Om ansökan beviljas skulle Hylte kommun i så fall stå för 104 925 kr. Arbetsutskottet återremitterade ärendet vid sammanträdet 22 mars för att kommunledningskontoret skulle ta fram hur mycket kommunen har gett till bidrag till bygdegårdsföreningar senaste 5 åren. Handlingar i ärendet 64 KSAU Ansökan Bidrag renovering kök bygdegård Drängsered Ansökan Bidrag renovering kök bygdegård Drängsered VB: Bidrag Drängsered (2/2) 336 Bidragsansökan Drängsereds samhälls- och bygdegårdsförening Protokollsutdrag 15 ANN Bidragsansökan Drängsereds bygdegård Ärendebeskrivning sammanställning bidrag till bygdegårdsföreningar 2011-2015 Yrkande Ronny Löfquist (S): Kommunledningskontoret får i uppdrag att begära in en riktig offert från föreningen på vad renoveringen skulle kosta. sgång Ordförande frågar om arbetsutskottet bifaller eller avslår Ronny Löfquists yrkande. Ordförande finner att kommunstyrelsens arbetsutskott bifaller yrkandet. et skickas till Kommunledningskontoret Page 13 of 22
107 Politisk inriktning för Hylte kommun 2015-2018 2015 KS0091 Kommunstyrelsens arbetsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram förslag på aktivitetsplaner för de olika uppdragen. Kommunledningskontoret ska också ta fram mätbara mål för uppdragen. Kommunledningskontoret ska också lägga förslag på uppföljning ska ske. Kommunstyrelsen beslutade vid sitt sammanträde 23 februari att fördela uppdragen i Framtid Hyltes politiska inriktning till nämnderna. Kommunstyrelsens arbetsutskott behöver ge uppdrag till kommunledningskontoret att ta fram aktivitetsplan och mätbara mål för de uppdrag som tillhör kommunstyrelsen. Det är följande uppdrag som ligger under kommunstyrelsens ansvar: - Investeringsmedel ska prioriteras för förskola och skola. - Högre och jämställda lärarlöner. - Förutsättningar för persontrafik med tåg Hyltebruk-Halmstad ska utredas. - Skapandet av en tillväxtenhet ska utredas. - Strategiska markförvärv för utveckling av kommunen ska beaktas. - Uppvärmningen av kommunens fastigheter ska göras fossilfria. - Ny översiktsplan ska arbetas fram under perioden. I den nya översiktsplanen ska framtida klimatförändringar vägas in. Tilläggen vindkraft och strandskydd ska arbetas in och omprövas i arbetet. Ett moratorium om ny vindkraft till dess en ny översiktsplan beslutats. - Byggnationen av Örnaskolans låg- och mellanstadium ska påbörjas under 2015. - Rätt till heltid för kommunens anställda ska införas. - Hyltebostäders organisationsform ska utredas. En del av aktivitetsplanerna kommer innefatta att ta fram utredningsdirektiv för de utredningar som ska genomföras. Kommunledningskontoret konstaterar redan nu att vissa av dessa uppdrag kan behöva extern hjälp av konsulter, t.ex. utredningen om Hyltebostäders bolagsform. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens punkter i politisk inriktning 27 KS Politisk inriktning för Hylte kommun 2015-2018 Politisk inriktning 2015 2018 underlag nulägesbeskrivningar Protokollsanteckning Henrik Erlingson (C) och Johan Edenholm (KV) deltar inte i beslutet. Page 14 of 22
et skickas till Information- och kanslienheten Personalenheten Fastighetssamordnare Ekonomienheten Plan- och byggchef Översiktsplanerare Page 15 of 22
108 Motion byggnation Torup 2016 KS0127 Kommunstyrelsens arbetsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett förslag på svar på motionen. Förslag på svar ska klart senast 1 september 2016. Centerpartiet har lämnat in en motion om byggnation på de tomter på Ängvägen/Gamla Nissastigen i Torup som kommunen köpte för ett par år sedan. I motionen föreslås att kommunstyrelsen får i uppdrag att ta initiativ så att det blir byggt lägenheter på dessa tomter, antingen i Hyltebostäders regi eller gärna av någon/några andra entreprenörer. Handlingar i ärendet Motion byggnation Torup Tjänsteskrivelse Remiss Motion Byggnation i Torup et skickas till Kommunledningskontoret Page 16 of 22
109 Publiceringsriktlinjer 2016 KS0136 Arbetsutskottets förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar anta riktlinjerna för publicering av kommunstyrelsens diarium på kommunens hemsida. Riktlinjerna ser ut enligt följande: - Registrator ska utesluta personuppgifter i fältet avsändare/mottagare vid registrering. - Handlingarna ska vara sökbara endast två år från publicering. - Handlingar som innehåller personnummer/samordningsnummer, känsliga personuppgifter, lagöverträdelse eller andra personuppgifter som enskilt eller sammantaget kan kränka den personliga integriteten får inte publiceras. - Handlingar som omfattas av sekretess får inte publiceras. - Kommunledningskontorets lista över handlingar som inte får publiceras ska ses över av kontoret i samband med att riktlinjer för publicering i webbdiarium följs upp. - Vid tveksamhet tillfrågas personuppgiftsombudet. - Uppföljning av föregående år och översyn av riktlinjerna ska ske i början av varje år och redovisas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen antog publiceringsrutiner i webbdiarium 23 april 2013. Enligt kommunens styrmodell är det policyer och riktlinjer som politiken antar, medan tjänstemän antar rutiner och regler. I fortsättningen bör därför publiceringsrutinerna kallas riktlinjer för publicering i webbdiarium. Riktlinjerna har fungerat bra under åren som varit. Nu behöver riktlinjerna kompletteras något och antas på nytt. I de riktlinjer som antogs 2013 står det att handlingar bara ska vara sökbara i 5 år efter publicering. Ju fler år som ligger i webbdiariet desto tyngre är det att söka i det. Det bör också bara vara det som är mest aktuellt som finns tillgängligt. Kommunledningskontoret föreslår därför att den punkten i riktlinjerna ändras till 2 år. Vill en medborgare ha äldre handlingar får hon eller han höra av sig till kommunledningskontoret. I kommunstyrelsens riktlinjer framgår inte heller hur ofta en uppföljning ska ske. Många nämnder har valt att lägga till en årlig uppföljning, vilket kommunledningskontoret föreslår även kommunstyrelsen gör. Kommunledningskontoret föreslår att det sker i början av året och att man följer upp föregående år. Till riktlinjerna finns även en rutin för avpublicering av webbdiariet utifall att det av misstag skulle hamna något sekretesskyddat material eller något material som är skyddat enligt personuppgiftslagen (PUL) i webbdiariet. Rutinen är antagen av kommunens ledningsgrupp och gäller för samtliga kontor. Page 17 of 22
Kommunstyrelsens riktlinjer för webbpublicering ska vara vägledande för de andra nämnderna, men eftersom varje nämnd är personuppgiftsansvarig behöver varje nämnd anta sina egna riktlinjer. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse Publiceringsriktlinjer Page 18 of 22
110 Personalutskott: Information Lärarlönelyft 2016 KS0146 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av informationen. Personalchefen Thomas Löwenäng informerar om en satsning där man kan söka pengar från Skolverket för att höja lönerna för särskilt kvalificerade lärare, förskolelärare eller fritidspedagoger. Syftet enligt Skolverket är att öka läraryrkets attraktionskraft och därigenom förbättra resultatet i skolan. Medlen för Lärarlönelyftet är 3 miljarder och enligt skolverkets hemsida räcker detta till löneökning för ca 60 000 lärare. Det är inte klart när man kan börja söka, men det finns personer på barn- och ungdomskontoret och personalenheten som bevakar frågan. Man beräknar dock att det ska vara klart till september-lönen. Page 19 of 22
111 Personalutskott: Komplettering Lönestrategisk plan 2015 KS0339 Kommunstyrelsens arbetsutskott har tagit del av informationen. Personalenheten har utifrån politikens inrådan arbetat fram ett förslag till lönestrategisk plan för Hylte kommun och ber nu politiken att ta ställning till detta förslag. En del av att vara en attraktiv arbetsgivare är att kunna erbjuda konkurrenskraftiga löner som ligger på rätt nivå. Hylte kommun står inför en lönestrategisk utmaning och utifrån politikens inrådan har personalenheten arbetat fram ett förslag till nivå gällande rätt löneläge för Hylte kommun. Personalenheten har även arbetat fram ett underlag som beskriver kostnaden för att nå denna föreslagna målbild för den lönestrategiska planen. Vid kommunstyrelsens sammanträde 23 februari fick personalenheten att komplettera underlaget med en jämförelse mellan Gislaved, Hylte kommun och övriga kommuner i Halland och det är det som presenteras vid dagens sammanträde. Handlingar i ärendet 20 KS Lönestrategisk plan för Hylte kommun 1. Förslag till lönestrategisk plan för Hylte kommun 2. Beskrivning kostnad för att nå upp till föreslagen målbild Lönestrategisk plan Gislaveds Lönestatistik per 1 nov 2015 Page 20 of 22
112 Anmälan nya ärende 2016 KS0017 Inga nya ärenden vid dagens sammanträde. Page 21 of 22
113 Övriga ärenden kommunstyrelsen 2016 KS0018 Inga övriga ärenden vid dagens sammanträde. Page 22 of 22