Rutiner i Hemtjänst, Stenungsunds kommun.

Rutiner i Hemtjänst, Stenungsunds kommun. Innehållsförteckning Rutiner i Hemtjänst, Stenungsunds kommun... 1 Privata Medel... 1 Sekretess... 3 Nyckelhantering... 4 Fel och brister, anmälan om missförhållanden... 5 Gåvor... 5 Rutin vid dödsfall... 6 När ingen öppnar... 7 Handlingsberedskap inför ev. Storm... 7 Bilaga 1.... 9 Utlåning av nyckel... 9 Nyckel till ovan angiven bostad mottagen... 9 Bilaga 2... 10 Överenskommelseblankett... 10 Bilaga 3... 11 Avstämning/Redovisning privata medel... 11 Privata Medel Rutinen för hantering av privata medel gäller i de fall personal hanterar kontanter för omsorgstagare. Enhetschefen är ansvarig för att rutinen efterföljs. För mallar se bilaga 2. Personalen ska inte: hantera bankböcker eller större kontantsummor sköta ekonomiska transaktioner som att betala räkningar mm skriva på och mottaga fullmakt I de fall omsorgstagaren inte själv kan klara detta och anhörig eller närstående inte finns ska enhetschefen verka för att frågan löses på ett lämpligt sätt som att t.ex. god man utses eller närstående med fullmakt. I båda ovanstående fall kan kommunens personal komma att behöva ansvara för en viss kontantsumma, som förvaras hemma hos omsorgstagaren. I samtliga av dessa fall skall följande regler gälla i Stenungsunds kommun. I de fall en omsorgstagare själv kan hantera egna kontanter: Rutinen gäller när personal inom hemtjänst hanterar kontanter och/eller betalkort för en omsorgstagares räkning. Huvudregeln är att kommunens personal inte skall hantera bankböcker, betalkort, göra postoch bankärenden eller uttag för omsorgstagares räkning. Personal kan vara behjälplig vid automatuttag då omsorgstagare själv är närvarande. I de fall omsorgstagaren inte själv klarar detta och anhörig ej finns som kan vara behjälplig skall anmälan göras om god man. Hantering av kontanter och betalkort vid inköp 1

Huvudregeln är att betalkort och kontanter förvaras hos omsorgstagaren. Oavsett om hanteringen gäller betalkort, kontanter eller inköp via faktura skall alltid kvitto finnas och betalningssätt anges i textkolumnen. Kvittot lämnas till omsorgstagare tillsammans med varorna. I kassabok skall framgå mottaget (uttaget) belopp och återlämnat (insatt) belopp. Detta skall undertecknas av båda parter vid både mottagande och återlämnande. Ange alltid summan för inköpet i kolumnen saldo. I de fall en omsorgstagare inte själv kan hantera egna kontanter: Huvudregeln är att ICA- eller Coopkort ska användas. I undantagsfall kan kontaktperson och god man/anhörig komma överens om att kommunens personal ska ansvara för kontanter. I samtliga fall gäller följande. Kassabok I samtliga fall där kommunens personal hanterar omsorgstagares privata medel, skall kommunens därför avsedda kassabok användas. I kassaboken finns riktlinjer för kontanthantering, samt överenskommelseblanketter och kassablad. I kassaboken dokumenteras alla transaktioner rörande de privata medel som personal inom Vård och Äldreomsorg hanterar enligt dokumenterad överenskommelse. I kassaboken ska alla utgifter och inkomster specificeras. Alla kvitton ska verifieras med signatur, numreras och sparas. När kontantsummor lämnas till personal, för omsorgstagarens räkning, ska alltid detta dokumenteras i kassabok och skrivas under av båda parter. Om personal, enligt dokumenterad överenskommelse, lämnar kontanter till en omsorgstagare (fickpengar) ska två av personalen signera uttaget i kassaboken. Omsorgstagaren behöver då inte spara kvitton. Personal ansvarar inte för pengar som den enskilde själv förvarar i t.ex. sin plånbok. All dokumentation i kassaboken ska göras i bläck. Om man skrivit fel så ska det felskrivna strykas över så att texten fortfarande syns. Den som rättar ska datera och signera. Förvaring av kontanter/kort/kassaböcker God man eller anhörig ansvarar för att ett låsbart skåp inhandlas och placeras i omsorgstagarens hem. Nyckeln till skåpet skall förvaras i personalens lokaler och enhetschef ansvarar för en säker nyckelhantering. Kassaböcker och kvitton ska förvaras inlåst i därför avsett värdefack tillsammans med kontanterna. I de undantagsfall då kortet inte kan förvaras inlåst i omsorgstagarens hem, skall kort och kassabok förvaras inlåst hos respektive distrikts Enhetschef. Signeringslista, som finns hos Enhetschef, skall innehålla information om när och av vem kortet är hämtat och återlämnat. Överenskommelse En skriftlig överenskommelse sker mellan kontaktperson och omsorgstagare/anhörig/god man. I överenskommelsen dokumenteras ansvarsfördelning, summor etc. Särskilt utrymme för detta finns i kassaboken. Redovisning/avstämning 2

Redovisning/avstämning ska ske en gång per år, i januari. Avstämning/redovisning kan ske oftare om den boende, anhörig eller god man så önskar. Vid alla tillfällen då kvitto och kassabok överlämnas/redovisas till god man eller anhörig skall en gemensam avstämning göras där både kontaktperson och god man/ anhörig skall signera. Blankett för avstämning och överlämning finns i kassaboken. Vid flyttning till boende eller vid dödsfall ska överlämnandet ske snarast möjligt. Internkontroll En gång per månad ska två av personalen gå igenom kassaboken och kontrollera rimligheten i uttag, insättningar, kvitton och saldo. Kontrollen dokumenteras och signeras av båda i kassaboken (på en rad i kassabladet). Kontaktperson ansvarar för att kontroll sker. Revision Revision sker 2 ggr/år. Revision är en kontroll av att redovisning och avstämning/internkontroll är korrekt gjorda. Detta sker genom stickprov av ett antal kassaböcker och utförs av revisionsombud inom verksamheten. Revisionen dateras och signeras i kassaboken. Revisionsombuden utbildas/handleds 1 ggr/år av ekonomienheten tillsammans med överförmyndarenheten. Enhetschefen är ansvarig för att kontrollen genomförs. Avvikelser Vid ev avvikelser skall enhetschefen informeras omgående. Vid misstanke om stöld skall enhetschef kontaktas. Enhetschefen avgör om polisanmälan ska göras och om anmälan ska ske enligt 14 kap 2, Lex Sara till myndighetsnämnden. Sekretess Inom hälso- och sjukvården och inom socialtjänsten gäller sekretess för den enskildes personliga förhållande. Lagen säger att sekretess gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon till honom närstående lider men. Om den enskilde personen samtycker till att uppgifter lämnas ut kan detta ske utom när någon närstående till honom kan lida men. Denna sekretess, tystnadsplikt, innebär förbud att röja uppgifter: Muntligen Genom att allmän handling lämnas ut På annat sätt Det gäller således oavsett om uppgiften är nedskriven eller ej. Sekretessen gäller även mot andra myndigheter och den omfattar: Den sjukes hälsotillstånd Andra personliga förhållanden till exempel familj, ekonomi och sociala förhållanden Tystnadsplikten är till för att skydda patienten/omsorgstagarens personliga förhållanden. Patienten/omsorgstagaren skall känna sig trygg vid samtal och andra kontakter med dem som vårdar honom. Tystnadsplikten gäller även för dem som är under utbildning eller på annat sätt får del av uppgifter. Det kan till exempel vara vaktmästare eller annan personalkategori som tillfälligt är anställd för uppdrag som inte är vård eller omsorgsarbete. Samtal mellan personalgrupper är endast tillåtet om det har betydelse för vården/omsorgen av den enskilde. Att diskutera patienter/omsorgstagare med arbetskamrater på andra distrikt eller boenden är ett brott mot sekretesslagen. Anhöriga och 3

vänner har rätt att få veta hur patienten/omsorgstagaren mår. Fråga alltid den enskilde vad som får lämnas ut. Tystnadsplikten gäller även efter det att Du har slutat din anställning och livet ut. Brott mot sekretesslagen kan bestraffas med böter eller fängelse högst ett år. Utdrag ur Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 2 kap 1: "Förbud att röja eller utnyttja en uppgift enligt denna lag eller enligt lag eller förordning som denna lag hänvisar till gäller för myndigheter. Ett sådant förbud gäller också för en person som fått kännedom om uppgiften genom att för det allmännas räkning delta i en myndighets verksamhet 1. på grund av anställning eller uppdrag hos myndigheten, 2. på grund av tjänsteplikt, eller 3. på annan liknande grund." 26 kap 1: "Sekretess gäller inom socialtjänsten för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Med socialtjänst förstås i denna lag 1. verksamhet enligt lagstiftningen om socialtjänst, 2. verksamhet enligt den särskilda lagstiftningen om vård av unga och av missbrukare utan samtycke, och 3. verksamhet som i annat fall enligt lag handhas av socialnämnd eller av Statens institutionsstyrelse. Till socialtjänst räknas också 1. verksamhet hos annan myndighet som innefattar omprövning av socialnämnds beslut eller särskild tillsyn över nämndens verksamhet, 2. verksamhet hos kommunal invandrarbyrå, och 3. verksamhet enligt lagen (2007:606) om utredningar avseende barn som har avlidit i anledning av brott m.m. Med socialtjänst jämställs 1. ärenden om bistånd åt asylsökande och andra utlänningar, 2. ärenden om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar, 3. ärenden om tillstånd till parkering för rörelsehindrade, 4. ärenden om allmän omvårdnad hos nämnd med uppgift att bedriva patientnämndsverksamhet, och 5. verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Sekretessen gäller inte om annat följer av 5, 6 eller 7. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år." Nyckelhantering Rutin för hantering av nycklar: Bilnycklar skall låsas in i nyckelskåpet. Bilarnas registreringsnummer får inte stå på nyckelbrickorna. En sammanställning av registreringsnummer och nyckelnummer förvaras i arkivskåp. Extra nyckel till kontoret förvaras i nyckelskåp på annan plats. Nyckeln är avsedd att använda vid strömavbrott, eller när nyckelkorten inte fungerar av annan anledning. Nyckelkort till vikarie för tillfällig utlåning finns. Koden skall ligga i arkivskåp. Efter fullgjort arbetspass återlämnas nyckelkortet. Omsorgstagarnycklar förvaras i nyckelskåp. Nycklarnas nyckelnummer återfinns i den enskildes akt. Nyckelkvittens se bilaga 1. 4

Fel och brister, anmälan om missförhållanden. Tillbudsrapportering enligt Lex Sara/Lex Maria Anmälningsskyldighet föreligger i de fall då uppenbar risk för personskada förelegat. Anmälningsskyldighet enligt föreskrifterna, gäller oavsett om skadan, eller risk för skada, uppkommer genom avsiktligt handlande eller genom olyckshändelse. SOL 14 kap 2, "Lex Sarah" (SOSFS 2000:5) Var och en som är verksam inom omsorger om äldre människor eller människor med funktionshinder skall vaka över att dessa får god omvårdnad och lever under trygga förhållanden. Den som uppmärksammar eller får kännedom om ett allvarligt missförhållande i omsorgerna om någon enskild skall, på särskild blankett (finns i hälso- och sjukvårdspärmen) anmäla detta till verksamhetschefen. Denne tillsammans med berörd enhetschef utreder händelsen. Efter en skyndsam utredning skall anmälan i samtliga fall tillställas myndighetsnämnden. Om inte missförhållandena utan dröjsmål avhjälps, skall nämnden anmäla förhållandet till länsstyrelsen. Lex Maria All hälso- och sjukvårdspersonal är skyldiga att rapportera avvikelser av betydelse för patientsäkerheten. Avvikelser skall rapporteras till kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska, MAS. Om en vårdtagare drabbas av eller utsätts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom, skall det inträffade också anmälas till socialstyrelsen. Kommunens MAS ansvarar för att sådan anmälan görs samt att informera berörd nämnd. Utarbetade rutiner för anmälan enligt Lex Maria finns sedan tidigare. Särskild rutin finns för avvikelserapportering av läkemedelstillbud, fallskador och tillbud med medicinteknisk utrustning. Gåvor Anställda inom Vård och Äldreomsorg utsätts ibland för situationer som kan vara svåra att hantera. En sådan är när en omsorgstagare eller deras anhöriga vill ge en gåva till den anställda. Detta görs främst för att visa uppskattning och tacksamhet för den arbetsinsats som den anställde utför. Mottagandet av en sådan gåva kan dock anses som en "muta" eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen. Givarens målsättning kan vara att försöka påverka ett beslut eller fä bättre vård. Mottagaren kan helt enkelt se det som en förstärkning av den egna ekonomin. Detta är straffbart enligt brottsbalken 20 kap 2 : "Arbetstagare som tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning, döms för mutbrott till böter eller fängelse i högst två år." Som exempel kan ges en tjänsteman som tog emot en flaska whisky och en flaska konjak i 50-årspresent och blev fälld för mutbrott. Ur rent mellanmänsklig synpunkt skulle det vara olyckligt om denna regel används i alla situationer. Mindre gåvor som exempelvis frukt eller tårta som vårdtagaren vill ge som tack för en god behandling kan ses som acceptabla. Att vägra ta emot en sådan gåva kan verka sårande mot omsorgstagaren. Det är då bättre att ta emot den och anse den vara till hela gruppen. Penninggåvor får däremot inte tas emot under några som helst omständigheter hur litet beloppet än må vara. Även en liten summa kan uppfattas som att vårdtagaren får betala extra för att få god behandling - något som givetvis alla skall fä oavsett ekonomiska resurser. Även när det gäller andra gåvor måste stor försiktighet iakttagas. Erbjudande om resa, fri logi eller liknande får inte heller tas emot. 5

Blir Du erbjuden en gåva av en vårdtagare eller dess anhörig och känner Dig osäker - kontakta alltid din arbetsledare. Rutin vid dödsfall Enligt SOSFS 1996:29 om vissa åtgärder inom hälso- och sjukvården om dödsfall, gäller att den som har hälso- och sjukvårdsansvaret är ansvarig för att ta hand om avlidna. För Stenungsunds kommun gäller ansvaret särskilda boenden inom äldreomsorgen och funktionshinder samt personer inskrivna i hemsjukvården. Att ta hand om avlidna är en hälso- och sjukvårdsuppgift. Uppgiften skall fullföras med respekt för den avlidne samt att de efterlevande skall visas hänsyn och omtanke. Kommunens hälso- och sjukvårdsansvar upphör när stoftet lämnas ut för kistläggning eller motsvarande. Läkaren konstaterar dödsfallet och utfärdar dödsbevis samt intyg om dödsorsak När en läkare finner anledning till att en patient snart skall avlida, bör läkaren alltid ge sjuksköterskan klara instruktioner om vilka åtgärder som skall vidtagas och dokumentera detta i patientjournalen. Om en patient vårdas i ordinärt boende bör lämpligen skiftlig dokumentation också finnas där. Information till närstående Läkaren eller sjuksköterskan informerar anhörig/närstående om dödsfallet. Sjuksköterskan dokumenterar i patient journalen om att information har givits samt till vem den givits. Sjuksköterskan är ansvarig för den döde till dess att borttransport skett. Enhetschefen på särskilt boende är ansvariga för att lägenheten hålls låst. Enhetschefen är ansvarig för att informera närstående om sin personal om hantering av lägenheten, städ, flytt med mera. Sjuksköterskan och enhetschefen kommer överens om vem som beställer transport om det är aktuellt och informerar närstående och omvårdnadspersonal. Omhändertagande av den avlidne Tjänstgörande sjuksköterska instruerar och handleder personal om vad som skall göras med den avlidne. Sjuksköterskan är ansvarig för att arbetsuppgiften utförs. Omhändertagandet skall ske på ett för den avlidnes och dess anhörigas, respektfullt och värdigt sätt. Integritet skall bevaras. Sjuksköterska och enhetschef, tar gemensamt fram en rutin där det tydligt framgår - vem som ansvarar för vad när det gäller omhändertagandet av den avlidne och dess anhöriga. - information till närstående - information till personal och medboende. Enhetschefen ansvarar för att den avlidne kan förvaras i sin lägenhet på ett värdigt sätt till dess att borttransport sker. Att utfärda dödsbevis samt intyg är alltid en läkares uppgift. Den läkare som vid ett dödsfall har fastställt att döden inträtt skall ansvara för att dödsbevis utfördas. Beviset skall lämnas senast första vardagen efter det att dödsfallet konstaterats. Vid väntade dödsfall kan ansvarig läkare skriva dödsbevis dagen efter, om sjuksköterskan varit hos patienten. På dödsbeviset skall det anges om vårdtagaren har pacemaker om den tagits bort. ID-märkning Det är läkaren eller sjuksköterskan som skall utföra identitetskontroll och förse kroppen med identitetsband. Ett identitetsband av plast är enligt Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 1989:1) ett lämpligt hjälpmedel för att enkelt och säkert ange vårdtagarens identitet. ID-band fästs runt handled och vrist. 6

Obligatoriska uppgifter är Namn och Personnummer. Polisanmälan Den läkare som utfärdar dödsbevis avgör om polisanmälan skall göras. Polisanmälan görs till exempel - om döden orsakats eller misstänks ha orsakats av annat än enbart sjukdom, tex någon annan person, olycksfall eller självmord - vid vissa helt oväntade dödsfall hos vuxna och vid sk plötslig spädbarnsdöd - vid framskriden förruttnelse - om en polisutredning krävs för att kunna bestämma om den dödes identitet. Polismyndigheten beslutar om en rättsmedicinsk undersökning skall göras. Obduktion skall helst inte genomföras mot den avlidne eller de anhörigas vilja. Se SOSFS 1996:28 Transport Vid obduktion betalar landstinget transporten till bårhus. Avlider vårdtagare på särskilt boende eller i ordinärt boende och är hemsjukvårdspatient ansvarar kommunen för transporten till förvaringsutrymmet för kistläggning. Det finns inga hinder, snarare att det är att föredra att den avlidne görs i ordning och läggs i kista direkt på det särskilda boendet eller i det ordinära boendet. Det kan upplevas positivt av de anhöriga. Är det aktuellt kontaktar anhöriga/närstående den begravningsbyrå de önskar (i dessa fall betalar inte kommunen transportkostnader). Skall transport som är kommunens ansvar ske mellan boendet och förvaringsutrymmet för kistläggning, i avvaktan på att begravningsbyrån tar över, beställer sjuksköterska eller enhetschef denna transport enligt överenskomelse. Före transport av avliden Skall sjuksköterska eller läkare ge klartecken för transport, samt se till att dödsbevis blir skrivet innan den avlidne hämtas av begravningsentreprenören. Råder minsta tvekan kontakta sjuksköterska. När ingen öppnar Rutin om omsorgstagare ej öppnar på överenskommen tid för insatser i ordinärt boende Om omsorgstagare ej öppnar på överenskommen tid måste följande åtgärder vidtas utan dröjsmål: Kontakta anhöriga eller annan närstående, lyckas ej detta så Kontakta din arbetsledare eller hans/hennes ersättare och diskutera vad nästa åtgärd är. På obekväm arbetstid, kontakta ansvarig sjuksköterska för råd och stöd, oavsett om omsorgstagaren är inskriven i kommunal hälso- och sjukvård eller inte. Om beslut fattas att gå in i bostaden och vi har nyckel var alltid två personer. Finns ingen nyckel, kontakta polisen. Dokumentera de åtgärder som vidtagits. Handlingsberedskap inför ev. Storm När allmänheten varnas att de skall hålla sig inomhus pga. stormvarning, via radio eller tv gäller följande: SoL/HSL insatser som ej är livsnödvändiga prioriteras om till ringtillsyn om möjlighet finns. Detta skall dokumenteras i omsorgstagarens SoL/HSL dokumentation Fungerar inte telenätet hos omsorgstagaren skall ni försöka nå någon anhörig och meddela att ni ej kan utföra insatsen pga. stormen. Detta skall dokumenteras. 7

I de fall ni ej får kontakt med någon anhörig skall undersköterskorna som är i tjänst göra en bedömning om de kan avvakta med att verkställa SoL insatsen. När det gäller HSL insatser tar undersköterskan kontakt med sjuksköterska, som gör en slutgiltig bedömning om HSL insatsen skall verkställas. Kan insatsen ej verkställas skall detta dokumenteras i HSL dokumentationen. I de fall SoL eller HSL insatserna måste verkställas och det är fara för personalens säkerhet skall undersköterskorna/sjuksköterskorna ringa SOS på telefon: 112 och begära kontakt med räddningsledaren i Stenungsunds kommun för att rådgöra om hur de skall gå tillväga. 8

Bilaga 1. Utlåning av nyckel Uppgifter person som har lånat ut nyckeln Namn Personnummer Adress Jag samtycker till att personal anställd inom Vård och Äldreomsorg, Stenungsunds kommun får tillträde till min bostad i följande fall för att utföra Social omsorg på tid som har överenskommits för att lämna hjälp i akut nödsituation då jag larmat genom trygghetslarm Underskrift Datum Nyckel till ovan angiven bostad mottagen Den anställdes namn Datum Nyckel återlämnad Den anställdes namn Datum Underskrift Datum 9

Bilaga 2 STENUNGSUNDS KOMMUN Överenskommelseblankett Nedanstående överenskommelse träffas mellan följande parter Omsorgstagare. Pers nr Kontaktperson Anhörig/God man Datum... Enhet... Ansvarsfördelning: Hur ofta/när/hur mycket kontanter skall överlämnas? Ex Kontaktar personal berörd part? Stående överlämning 1ggr/månad? etc.... Anvisningar gällande vad kontanterna skall användas till... Hur ofta skall kvitton överlämnas? Sker då i samband med en gemensam Avstämning/redovisning. Kan kvittolösa fickpengar lämnas till omsorgstagaren, i så fall vilken summa? Underskrifter 10

Personal Omsorgstagare/Anhörig/God man Bilaga 3 STENUNGSUNDS KOMMUN Avstämning/Redovisning privata medel Omsorgstagare Namn: Pers.nr: Gemensam Avstämning/Redovisning gjord av personal och annan part i samband med att kvitto/kassabok överlämnas. För perioden from - tom Överlämnade kvittonummer from tom, alternativt kassabok nr Saldo vid avstämning Stämt av och godkänt Signatur personal och boende/anhörig/god man 11

12

Datum Text Belopp Uttag Belopp Insättning Saldo Kvitto nr Personal Underskrift Namnförtyd. Övriga Underskrift Namnförtyd. Exempel Säbo: God man lämnar 900:- 1, till personal. Båda signerar 2. Dagen efter besöker omsorgstagaren frisören. Besöket kostar 400:- 3. Kvar i kassan finns då 500:- 4.Numrera kvittot 5 och signera transaktionen 6. 080125 Insättning God man 900:- 1 900:- 1 2 2 080126 Frisör 400:- 3 500:- 4 1 5 6 6 Exempel Hemtjänst: personal kommer till omsorgstagare. Tar emot 500:- 7 för inköp. Handlar för 434,50 8. Återlämnar 65,50 9 till omsorgstagaren efter inköpet. Båda parter signerar transaktionen 10 080126 Inköp ICA 500:- 7 65,50 9 434,50 8 10 10 Datum Text Belopp Uttag Belopp Insättning Saldo Kvitto nr Personal Underskrift Namnförtyd. Övriga Underskrift Namnförtyd. Överfört Saldo 13