Protokoll
Sammanträdestid: Tisdag 10.9.2013 kl. 16-18.15 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Vasa Närvarande/beslutande x Roger Eriksson, ordförande Jesper Wikström x Carola Lithén, viceordförande Kenneth Pärus x Birgitta Lassas Ulla-Britt Sundelin x Ulf Sundstén Christell Sandell x Mariann Nylund Anne Salovaara-Kero - Isa Virtanen - Roger Kronlund x Mikael Perjus Salla Rundgren Anmärkning: Övriga närvarande x Inger Bjon Regionchef i mellersta Österbotten x Ann-Catrine Vuolle Regionchef i norra Österbotten x Therese Lundén Regionchef i Sydösterbotten, sekreterare Anmärkning: Paragrafer 61 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 62-81 Behandlas Underskrifter Roger Eriksson, ordförande Therese Lundén, sekreterare Protokollets justering Carola Lithén Birgitta Lassas Protokollet har framlagts Kårkulla samkommun/centralförvaltningen i Pargas 30.9.2013 Intygar: Carola Isaksson, förvaltningssekreterare
Ärendesida Sammanträdestid: Tisdag kl. 16.00 Sammanträdesplats: Omsorgsbyrån i Vasa Ärende 61 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 62 Val av protokolljusterare 63 Godkännande av föredragningslistan 64 Kommissionsprotokoll, kommissionen för norra Österbotten 65 Beläggningsrapport och ekonomisk rapport per den 31.07.2013 66 Nyboda service enhet; Upphandling av lunchportioner 67 Mosebackens serviceenhet: Transportavtal 68 Mosebackens serviceenhet: Donationer 69 Val av brukarråd i de Österbottniska regionerna 70 Intek serviceenhet: Stipendium 71 Intek serviceenhet (Industricentralen i Jakobstad, sommarutfärd 72 Kassagranskare för nämndens mandatperiod 73 Föredragning och sekreterarskap i den Österbottniska nämnden 2013-2016 74 Budget 2014 och ekonomiplan för 2014-2016 75 Kvadratens serviceenhet: Ändring av befattning 76 av nämndens protokoll 77 Framläggande av nämndens protokoll allmänheten 78 Delgivning av tjänstemannabeslut 79 Tjänstemannabeslut 80 Anmälningsärenden 81 EXTRA ÄRENDE: Kårkulla samkommuns utvärderingsberättelse och revisionsberättelse för år 2012
1 61 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Nämndens ordförande konstaterade sammanträdets laglighet och beslutförhet.
62 Val av protokolljusterare 2 Nämnden valde Carola Lithén och Birgitta Lassas till protokolljusterare. Protokolljusterarna samtyckte till elektronisk justering av mötesprotokollet.
3 63 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkändes med ändringen att 81 byttes ut från Övriga ärenden till Extra ärende: Kårkulla samkommuns utvärderingsberättelse och revisionsberättelse för år 2012.
4 64 Kommissionsprotokoll, kommissionen för norra Österbotten Föredragning: Inger Bjon Protokollet från den 4.6.2013 för kännedom (bilaga 1). Förslag: Delges: Nämnden antecknar protokollet för kännedom Nämnden antecknade protokollet till kännedom och ålade regionchef Ann- Catrine Vuolle att följa upp ärendelistan i protokollet. Kommissionen för norra Österbotten
5 65 Beläggningsrapport och ekonomisk rapport per den 31.07.2013 Beredning och förslag: Inger Bjon Nämnden antecknar beläggningsrapporten och den ekonomiska rapporten per den 31.07.2013 för kännedom. I enlighet med förslaget.
6 KARKULLA:86 /2013 66 Nyboda service enhet; Upphandling av lunchportioner Beredning: Jennie Kanckos-Sandberg, enhetschef för Nyboda serviceenhet i Nykarleby Ann-Catrine Vuolle, regionchef, ann-catrine.vuolle(a)karkulla.fi Nämnden i Österbotten har gjort avtal med Juthbacka hotell och restaurang ( 71 16.8 2012 för tiden 1.9 2012-31.8 2014). På grund av att den näringsidkare som levererat luncherna till Nykarleby arbetscentral plötsligt upphörde med sin verksamhet 1.7 2013, har Nyboda serviceenhet, Nykarleby arbetscentral begärt in offerter för lunchen under tiden 1.9 2013 31.12 2014. Tiden för inlämnande av anbud utgick 9.8 2013 kl. 15. I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicerades offertförfrågan på HILMA och sändes därutöver ut med post till två lunchrestauranger. Inom utsatt tid har tre anbud inkommit per post: Endivo Matservice K. Mård Fazer Food Services Oy Juthbacka hotell & restaurang Anbudsbegäran omfattade portionspriset för ca 43 lunchportioner, av vilka 30 portioner förs till Joupersgatan 2 och 13 portioner till Jakobstadsvägen 1 i Nykarleby. I offerten inräknas förutom matportionen även bröd och dryck. Efterrätt inräknas endast de dagar som lättare mat serveras som t.ex. soppa. Maten bör levereras kl. 10.45-11.30. Resultatet av offertförfrågan inklusive moms: Endivo Matservice K. Mård: 6,90 /måltid. Leverans 50 /dag Fazer Food Services Oy: 5,06 /måltid under tiden 1.9.13-31.12.13 5,20 /måltid under tiden 1.1.14-31.12.14. Leverans: 74,40 /dag Juthbacka hotell & restaurang: 8,20 /måltid. Leverans ingår i priset. Bilagor: Inkomna offerter av Endivo Matservice K. Mård, Fazer Food Services Oy, Juthbacka hotell & restaurang Protokoll fört vid öppnandet av anbud Stödmaterial: Sammanställning av kostnader för luncherna Offertförfrågan Sammanställningen av kostnaderna för luncherna inklusive moms 43 portioner per dag Endivo Mat service K. Mård: 346,70 /dag på årsnivå 80 434 Fazer Food Service Oy år 2013: 291,98 /dag År 2014: 298,00 /dag på årsnivå 69136 Juthbacka hotell & restaurang: 352,60 /dag på årsnivå 81803 Måltidstjänsterna och livsmedel är budgeterade till 37 000 för år 2013 per 30.6.2013 var 60,8 % av budgeten använd. Med den förmånligaste offerten från Fazer Food Service Oy kommer resultatet för i år bli 56 000, en överskridning på 19 000 inräknat också juli augusti 2013.
7 För år 2014 blir kostnaderna 69136 med den förmånligaste offerten. I budgetplaneringen år 2014 är Måltidstjänsterna och Livsmedels konto sammanlagt 40 000. Föredragning: Inger Bjon, regionchef, inger.bjon(a)karkulla.fi Eftersom värdet på upphandlingen på årsnivå överstiger nämndens beslutanderätt (50 000 euro i året) ankommer det på styrelsen att godkänna avtalet. Förslag: Nämnden förordar för styrelsen, att Fazer Food Service Oy:s offert antas för tiden 1.9.2013-31.12.2014. Nämnden beslöt att återremittera ärendet till regionchef Ann-Catrine Vuolle för närmare utredning av möjlighet att eventuellt samarbeta med kommunala eller samkommunala lunchleverantörer.
8 67 Mosebackens serviceenhet: Transportavtal KARKULLA:89 /2013 Beredning: Johanna Söderback, enhetschef och Therese Lundén, regionchef SÖ Föredragning: Inger Bjon Mosebackens serviceenehet/dagverksamheten har begärt in offerter för taxitransporter under tiden 1.10.2013-31.10.2015. Tiden för inlämnande av anbud utgick 28.6.2013 kl. 15.00. I enlighet med lagen om offentlig upphandling publicerades offertförfrågan på HILMA och sändes dessutom ut per post till totalt fyra taxitrafikanter i Närpes. Dessa taxitrafikanter var Ingves Taxi, Taxi Kent Björkblom, Taxi Ralf Wilson samt Taxi Tom Holmlund. Inom utsatt tid inkom två anbud: - Ingves Taxi - W&H Servicetrafik (Taxi Ralf Wilson och Taxi Tom Holmlund i ett gemensamt bolag) Ingves Taxi gav offert med ett dagspris på 270 euro (inkl. moms) vid samkörning med skolskjuts samt ett dagspris på 320 euro (inkl. moms) under skollov. W&H Servicetrafik gav offert med ett dagspris på 380 euro (inkl. moms). Ingves Taxi erbjuder ett dagspris som är 110 euro billigare per dag under skoldagar och 60 euro billigare per dag under skollov i jämförelse med W&H Servicetrafik. På årsnivå rör det sig om att Ingves Taxi är ca 23 000 euro förmånligare än W&H Servicetrafik. I fråga om nuvarande transportavtal med Ingves Taxi, så betalar vi ca 79 000 euro på årsnivå. I jämförelse med deras offert, så blir Ingves Taxi ca 64 500 på årsnivå framöver. Det betyder 14 500 euro billigare på årsnivå framöver. Således föreslås att Mosebackens se/dagverksamheten ingår transportavtal med Ingves Taxi under tiden 1.10.2013-31.10.2015. Bilagor: - Inkomna offerter - Protokoll fört vid öppnandet av anbud Eftersom kostnaderna för transportavtalet överstiger 50 000 på årsnivå bör styrelsens godkännande införskaffas. Kostnaden torde rymmas in i den planerade budgeten för transporter till Mosebackens serviceenhet år 2013-2015. Förslag: Nämnden föreslår för styrelsen att transportavtal ingås med Ingves Taxi för tiden 1.10.2013-31.10.2015. I enlighet med förslaget. Delges: Styrelsen
9 68 Mosebackens serviceenhet: Donationer KARKULLA:90 /2013 Beredning: Johanna Söderback, enhetschef och Therese Lundén, regionchef SÖ Föredragning och förslag: Inger Bjon Mosebackens serviceenhet har år 2013 mottagit följande donationer: Dagverksamheten och boende tillsammans: 1500 euro från Emelie och Rudolf Gesellius fond Dagverksamheten: Krikoma Ab har sponsorerat bussen vid utfärd till Soldattorpet i Uttermossa Boende: 200 euro från Närpes Sparbank, 750 euro från Folksam Skadeförsäkring Ab samt 32 tums tv från Lions i Närpes Nämnden emottar donationerna och riktar sitt varma tack till donatorerna /sponsorerna. Delges: I enlighet med förslaget. Donatorerna, sponsorerna och Mosebackens serviceenhet
10 69 Val av brukarråd i de Österbottniska regionerna Beredning: Regioncheferna i Österbotten: Val av brukarråd har hållits i Österbotten på basen av Kårkulla samkommuns förvaltningsstadga 11: De regionala nämnderna har till uppgift att för sin mandatperiod välja medlemmar till brukarråden samt utse sekreterare för brukarråden i enlighet med 44 där det stadgas: Med tanke på verksamheten finns ett brukarråd i varje region för att öka brukarnas inflytande med högst fem (5) medlemmar. Medlemmarna väljs av den regionala nämnden bland de personer som får service av samkommunen. Nämnden utser samtidigt en av samkommunen anställd person till sekreterare för brukarråden. Rådet utser inom sig ordförande och viceordförande. Brukarrådens huvudsakliga uppgift är att ha insyn i den fysiska, psykiska och sociala miljö som de personer som får service av samkommunen lever och arbetar i, ta initiativ och avge förslag till förbättringar till den regionala nämnden och regionchefen samt bevaka att principen om medinflytande efterföljs. Föredragning och förslag: Inger Bjon Nämnden väljer brukarråd i de tre regionerna: Norra Österbotten Mathias Åstrand Jonas Jansson Johanna Lassfolk Greger Haga Richard Östdahl Sekreterare: Eva-Maria Emet Mellersta Österbotten Anders Borg Carita Björklund Hanna Skog Markus Rabb Annika Laakso Sekreterare: Anna-Lena Lindh Sydösterbotten Markus Ström Peter Bernas Krister Holm Josefine Ylinen Paula Häggblom Sekreterare: Monica Bonde
11 Delges: Nämnden beslöt i enlighet med förslaget och ålägger vid behov respektive regionchef att framöver följa upp eventuella ärendelistor som framkommer i brukarrådens protokoll. De valda Verksamhetschefen
12 70 Intek serviceenhet: Stipendium KARKULLA:94 /2013 Beredning: enhetschef Siv Lundström, regionchef Ann-Catrine Vuolle, ann-catrine.vuolle(a) karkulla.fi Styrelsen för Kommerserådet Otto A. Malms donationsfond har beviljat Intek serviceenhet ett stipendium på 3.000 euro för nedan beskrivna projekt: Olika evenemang för att uppmärksamma jubileumsåret 2013; Jakobstads Arbetscentral firar 40 år av verksamhet och Industricentralen i Jakobstad firar 30 år av verksamhet. Jubileumsåret till ära ordnas jubileumsfest med mat och underhållning, öppet hus för samarbetspartners och anhöriga samt i mindre grupper en rekreationsdag för alla klienter. Föredragning och förslag: regionchef Inger Bjon, inger.bjon(a)karkulla.fi Nämnden emottar stipendiet och riktar sitt varma tack till Otto A. Malms donationsfond samt antecknar ärendet för kännedom. I enlighet med förslaget. Delgivning: Otto A. Malms donationsfond Intek
13 KARKULLA:92 /2013 71 Intek serviceenhet (Industricentralen i Jakobstad, sommarutfärd Beredning: Siv Lundström, enhetschef, siv.lundstrom@karkulla.fi Ann-Catrine Vuolle, regionchef, ann-catrine.vuolle@karkulla.fi Intek serviceenhet (Industricentralen i Jakobstad) gjorde den 13.6.2013 en sommarutfärd till Tankar fyrö. Sammanlagt 33 personer deltog i utfärden. Industricentralen var stängd under utfärdsdagen. Sommarutfärden är en återkommande tradition och har gjorts i åratal som ett tack till klienterna för deras goda arbetsinsatser under året. Årets resa bekostades delvis med pengar ur Otta A Malms donations fond och delvis med egna budgetmedel. (Bilaga: Program) Föredragning och förslag: Inger Bjon, regionchef, inger.bjon@karkulla.fi Förslag: Delges: Nämnden antecknar ärendet för kännedom I enlighet med förslaget. Intek serviceenhet
14 72 Kassagranskare för nämndens mandatperiod KARKULLA:93 /2013 Föredragning: regionchef Inger Bjon, inger.bjon(a)karkulla.fi Uppköp och anskaffningar till samkommunens verksamhetsenheter skall som regel ske mot fakturering. Verksamhetsenheterna har en handkassa som vars storlek, beroende av enhetens karaktär, variera från cirka 100 euro till 4 000 euro. Handkassan används för mindre uppköp som inte är lämpliga för fakturering och på arbets- och dagenheter för utbetalning av arbetsersättningarna till klienterna. Kassagranskarna granskar årligen enheternas handkassor och följer upp användningen av donationerna till enheterna samt donationsfondernas administration och förvaltning. Klientmedel på samtliga enheter stickprovsgranskas. Omsorgsbyråns kanslister i Jakobstad och Vasa har före organisationsförändringen tillsammans med en förtroendevald fungerat som kassagranskare. Granskningarna i de båda områdena (norr och mellersta/syd) beräknas ta i anspråk två, ibland tre arbetsdagar i året. Under de senaste mandatperioderna har kanslist Britt-Marie Hjortell tillsammans med tidigare nämndledamoten Vivian Cederholm (nämndledamot under perioden 2001 2005) fungerat som kassagranskare för mellersta och södra delregionerna. Vivian Cederholm har meddelat att hon är beredd att fortsätta som kassagranskare. Eva- Stina Knutar har tillsammans med numera avlidne nämndmedlemen Alf Häggblom granskat den norra delregionen och på senare tid assisterats av Britt- Marie Hjortell. Förslag: Nämnden väljer för sin mandatperiod kassagranskare till norra regionen: Eva- Stina Knutar och Britt-Marie Hjortell och till mellersta och södra regionerna: Britt-Marie Hjortell och Vivan Cederholm vilka tillsammans årligen utför kassagranskningar på samtliga enheter i de tre regionerna. Ekonomidirektör Martin Nordman utför kassagranskningar vid omsorgsbyråerna i Jakobstad och Vasa. Nämnden beslöt i enlighet med förslaget med tillägget att ekonomidirektören Martin Nordman utöver kassagranskningarna vid omsorgsbyråerna i Jakobstad och Vasa också utför kassagranskningarna för Intek serviceenhet. Delges: Kassagranskarna Ekonomidirektör Martin Nordman
15 73 Föredragning och sekreterarskap i den Österbottniska nämnden 2013-2016 Föredragande: Roger Eriksson, ordförande Enligt förvaltningsstadgans 10 utser nämnderna för sin mandatperiod föredragande/-n och ställföreträdare för denna/dessa. Det innebär att nämnden denna gång utser föredragande och ställföreträdare till mandatperiodens slut december 2016, (nämnden fortsätter i samkommunen fram till sommaren 2017). Med utgångspunkt i detta beslöt styrelsen vid sitt möte den 29.11.2012 232, att en av regioncheferna i Nyland, respektive Österbotten utses till koordinerande regionchef för två år med en ställföreträdare som fungerar som nämndens sekreterare under samma två års period. Efter två år blir ställföreträdaren/sekreteraren föredragande och koordinerande regionchef och den sakkunniga regionchefen blir ställföreträdare/sekreterare. Den tidigare koordinerande regionchefen blir sakkunnig. De Österbottniska regioncheferna har diskuterat den interna arbetsfördelningen och vill i detta skede inte ändra på den rådande arbetsfördelningen. Regioncheferna är ense med föredraganden om följande: Förslag: Nämnden besluter att Inger Bjon utses till föredragande i nämnden fram till sommaren 2015 med Therese Lundén som ställföreträdare och sekreterare vid nämndens möten. Ann-Catrine Vuolle fungerar under motsvarande tidsperiod som sakkunnig vid nämndens möten. Nämnden besluter även, att från och med hösten 2015 fungerar Therese Lundén som föredragande i nämnden med Ann-Catrine Vuolle som ställföreträdare och sekreterare. Inger Bjon fungerar under motsvararande tidsperiod som sakkunnig vid nämndens möten. I enlighet med förslaget. Bilaga: Förvaltningsstadga för Kårkulla samkommun 10 Styrelsens beslut 232/2012 Delges: Regioncheferna i Österbotten
16 74 Budget 2014 och ekonomiplan för 2014-2016 KARKULLA:16 /2013 Styrelsen 29.8.2013 Budget 2014 och ekonomiplan för 2014-2016 Beredning och föredragning: samkommunsdirektör Märta Marjamäki Stödmaterial: De preliminära målsättningarna i ekonomiplanen fastställdes av styrelsen på dess möte 21.3.2013 38. Utgående från målsättningarna har verksamheten planerats och enheterna har gjort upp förslag till enhetsbudget. Dessa förslag innehåller ny verksamhet och äskanden om nya tjänster/befattningar till den nya verksamheten. Likaså har begäran om nya tjänster/befattningar ingått i enheternas förslag. Utgående från enheternas förslag har de regionala nämnderna behandlat budgetförslaget under våren 2013. Styrelsen fastslog 23.5.2013 95 som preliminär höjning av budgeten med 2,25 %. Denna förhöjning har via det s.k. majbrevet meddelats kommunerna med kommunvisa uppgifter gällande verksamhetssiffror och preliminära uppgifter om kommunala betalningsandelar. Kommunerna ska inlämna sina svar till samkommunen senast 23.8.2013. Vissa kommuner har bett om tilläggstid. Regionerna har sammanlagt äskat om 12,5 nya befattningar/tjänster till ny verksamhet och 26,5 nya befattningar till gammal verksamhet. En presentation av de olika förslagen till nya befattningar/tjänster presenteras på styrelsemötet 29.8. Utgående från en preliminär budgetuppställning skulle en ökning på 2,25 % innebära att förslagen bör skäras ned med ca 1 966 000 euro. Denna nerskärning innefattar inte äskanden om nya tjänster/befattningar. 12,5 nya tjänster/befattningar (till ny verksamhet) innebär en personalkostnad på ca 520 000 euro. Om man tar med alla äskanden om nya tjänster/befattningar (till ny verksamhet) i budgetförslaget blir behovet av en nedskärning ca 2,5 miljoner euro eller ca 4,8 % av budgetförslaget. I dessa uträkningar ingår inte en enda ny tjänst/befattning till gammal verksamhet. Ifall den procentuella ökningen skulle vara mindre än 2,25 % krävs större nedskärningar av budgetförslaget. Kommunernas ekonomiska situation är svår. En minskning av den föreslagna procenten om 2,25 % är befogad. Ifall den procentuella förhöjningen skulle vara t.ex. 1,75 % istället för 2,25 % skulle det innebära en ytterligare nedskärning av budgetförslaget med ca 230 000 euro. Med sju (7) nya befattningar till ny verksamhet istället för 12,5 och med 1,75 % prisförhöjningar skulle detta betyda att budgetförslaget bör prutas med samma ca 2,5 miljoner euro. 1 % av personalkostnaderna utgör ca 400 000 euro. Närmare uträkningar och alternativa förslag presenteras på mötet. - styrelsens beslut 21.3.1013 38 - övergripande målsättningar 2014-2016 - styrelsens beslut 23.5.2013 95 - begäran om medlemskommunernas utlåtande gällande ekonomiplanen
17 (samkommunsdirektören) Styrelsen beslutar om principerna för budgetens fortsatta uppgörande. Samkommunsdirektören kompletterade sitt förslag på sammanträdet så att som principer för budgetens fortsatta uppgörande godkänns de nedskärningar i det preliminära utkastet som framgår ur bifogade bilaga och att budgetens höjning år 2014 omfattar 1,95 %. Styrelsen godkände det kompletterade förslaget. ------------ Österbottniska nämnden 10.9.2013 Föredragning: regionchef Inger Bjon Regionerna har fått i uppdrag att från det uppgjorda budgetförslaget för år 2014 inbespara 2 befattningar per delregion samt att för Sydösterbotten spara in 29 000, för mellersta Österbotten 56 000 och för Norra Österbotten 88 000 på årsnivå (bilaga). Regioncheferna presenterar sina förslag till nedskärningar i budgetförslaget vid mötet (bilagor). Beslutet att flytta verksamheten från Molpe baserar sig på verksamhetsplanen från den 18.4.2013. Förslag: På grund av den pressande tidtabellen ges förslag till hur inbesparingarna ska ske vid mötet. Nämnden godkänner de av regioncheferna utarbetade förslagen till inbesparingar från det uppgjorda förslaget till budget för år 2014 (bilagor). Nämnden beslöt enhälligt i enlighet med förslaget. Nämnden beslöt även att i enlighet med verkställighetsdirektiven säga upp hyresavtalet med Jarl Andtsjö Kb från och med 01.01.2014. Delges: Styrelsen
18 KARKULLA:97 /2013 75 Kvadratens serviceenhet: Ändring av befattning Beredning: enhetschef Monica Eklund, monica.eklund(a)karkulla.fi Under många år har vi haft ett köksbiträde som jobbat på gamla Korsholms dagcenter med att laga mat och att dela ut mat till klienter. Efter att dc inte längre fick laga mat på sitt gamla ställe, p.g.a. att köket inte uppfyllde de krav som ställs på ett storkök, har köksbiträdet börjat dagen på arbetscentralen i köket. Sedan har hon tagit med maten till dc för att dela ut den där. Eftermiddagen består av att handleda klienter i att städa och diska bort efter maten. Nu har vi efter många års erfarenhet konstaterat att dessa jobb är svåra att kombinera. Det är svårt att hitta personal som är duktig på att laga mat och att handleda klienter. Det finns heller ingen sådan utbildning där man blir både närvårdare/socionom och kock. Därför skulle vi önska dela befattningen till ett köksbiträde på halvtid och en handledare på halvtid. Orsaken till att vi har väntat så länge på att initiera en delning av befattningarna är att situationen länge varit osäker för dagcentret. Vart skulle dc flytta? Skulle man koka egen mat o.s.v.? Nu kommer dc att finnas på Magasingatan många år framåt och behovet är fortfarande samma. På arbetscentralen görs mat till nästan 100 personer. Ett köksbiträde på halvtid skulle komma i jobb till gamla Vasa ac från morgon 7-8-tiden och hjälpa till med tillredningen av maten. Den andra halvan (handledaren) skulle starta sin dag ca. 10.30 med att handleda i att duka fram maten och sedan städa bort efter maten tillsammans med klienterna. På detta får vi ett mera välfungerande system med nöjdare klienter och personal. Föredragning: regionchef Inger Bjon Den aktuella befattningen har med korta arbetsavtal, som förnyats flera gånger innehafts av en tillfälligt anställd personal. Orsaken till de korta arbetsavtalen har varit oklarheterna kring arbets- och dagcentrets lokaliteter och köksfunktioner. Eftersom det nu står klart, att dessa två inte kommer att finnas på samma ställe i fortsättningen, kan man nu dela upp befattningen mellan delenheterna för att få maximal nytta för klienterna. Kostnadsmässigt innebär uppdelningen en ökning av grundlönen med ca 2 000 på årsnivå. Förslag: Delges: Som följd av beslutet i nämndens 74 ändras förslaget till den delen, att befattning nr 809 omändras till en deltidsbefattning 50%, 19,12h/vecka medan den andra delen dras in. I enlighet med förslaget. Kvadratens serviceenhet
19 76 av nämndens protokoll KARKULLA:80 /2013 Beredning: förvaltningssekreterare Carola Isaksson Föredragning: regionchef Inger Bjon, inger.bjon(a)karkulla.fi Enligt samkommunens förvaltningsstadga ska protokollen justeras på det sätt som förtroendemannaorganet beslutar. Protokollet kan även justeras elektroniskt. I ett sådant fall delges protokolljusterarna det av ordföranden och protokollföraren godkända protokollet elektroniskt. Protokolljusterarna meddelar elektroniskt att de godkänner protokollet eller meddelar vilka ändringar de föreslår. När man kommit överens om innehållet bekräftar ordföranden och sekreteraren protokollet med sina underskrifter. Protokolljusterarnas godkännanden bifogas protokollet. Förslag: regionchef Inger Bjon Nämnden beslutar att nämndens protokoll justeras av två protokolljusterare som utses skilt för varje sammanträde. Om de valda protokolljusterarna samtycker kan protokollen även justeras elektroniskt i enlighet med bestämmelserna i samkommunens förvaltningsstadga. I enlighet med förslaget.
20 KARKULLA:81 /2013 77 Framläggande av nämndens protokoll allmänheten Beredning: förvaltningssekreterare Carola Isaksson Föredragning: regionchef Inger Bjon Enligt samkommunens förvaltningsstadga 26 ska förtroendemannaorganen besluta om tid och plats för framläggningen av sina protokoll. Om framläggningen ska kungöras minst en dag i förväg. Kungörelsen ska vara framlagd på samkommunens officiella anslagstavla under den tid rättelseyrkande eller besvär kan framföras. Förslag: regionchef Inger Bjon Föreslås att nämndens protokoll framläggs allmänheten på samkommunens centralförvaltning i Pargas den fjortonde arbetsdagen efter mötesdagen, mötesdagen inte medräknad. I enlighet med förslaget. Delges: Ansvarig för anslagstavlan
21 78 Delgivning av tjänstemannabeslut KARKULLA:82 /2013 Beredning: förvaltningssekreterare Carola Isaksson Föredragning: regionchef Inger Bjon, inger.bjon(a)karkulla.fi Regionala nämnden och dess ordförande eller en genom instruktion tillförordnad kommunal tjänsteinnehavare kan enligt Kommunallagen 51 till behandling i nämnden ta upp ett ärende som överförts på en myndighet som lyder under nämnden. Under nämnden lyder regionchefer och enhetschefer. Enligt samkommunens förvaltningsstadga har föredragandena i de regionala nämnderna rätt att ta upp ett ärende till behandling i nämnden. Ett ärende ska tas till behandling i ett högre organ senast inom den tid inom vilken rättelseyrkande enligt 89 skall framställas. Till behandling i ett högre organ får inte tas 1) ärenden som gäller tillstånds-, anmälnings-, tillsyns- och förrättningsförfaranden enligt lag eller förordning, 2) sådana ärenden inom undervisningsverksamheten, hälso- och sjukvården eller socialväsendet som gäller en individ, eller 3) ärenden som överförts på ett gemensamt organ enligt 77 för flera kommuner, om kommunerna kommer överens om detta. Enligt samkommunens förvaltningsstadga 28 ska samkommunens kollegiala organ inom fyra dagar efter det att ett protokoll justerats meddela den behöriga nämnden de beslut som kan tas upp till behandling i nämnden, utom när det gäller beslut i vissa ärendegrupper om vilka nämnden har beslutat att den inte utnyttjar sin rätt att ta ärenden till behandling. Meddelandet sker på det sätt som nämnden beslutat. Om protokollet inte justeras räknas tidsfristen från det att protokollet/beslutet undertecknats. Beslut i sådana ärenden som inte behöver meddelas, kan utan hinder av den högre instansens behandlingsrätt verkställas om inte en nämnd i något enskilt fall meddelat att den har för avsikt att ta upp ärendet till behandling. I tjänsteinnehavaranas beslut ingår en stor del beslut som gäller tjänst- och arbetsledigheter i vilka beslutanderätten fastställts i samkommunens förvaltningsstadga och som inte är beroende på prövning enligt AKTA. Tjänsteinnehavarbesluten sammanställs idag manuellt men fr.o.m. nästa år kommer en modul för tjänstemannabesluten att tas i bruk i samkommunens dokumenthanteringsprogram vilket kommer att underlätta sammanställandet av beslutsförteckningar.
22 Förslag: regionchef Inger Bjon Nämnden beslutar att den inte utnyttjar sin rätt att ta ärenden till behandling som gäller tjänst- och arbetsledigheter i vilka beslutanderätten fastställts i samkommunens förvaltningsstadga och som inte är beroende på prövning. I enlighet med förslaget.
79 Tjänstemannabeslut Beredning: Britt-Marie Hjortell 23 Enligt samkommunens instruktion 11, mom. 2 skall en förteckning föras över de beslut som fattas av en enskild tjänsteman. Denna förteckning skall enligt samma paragraf underställas närmast överordnade förtroendeorgan. Föredragning och förslag: Inger Bjon Föreslås att förteckning över enskilda beslut fattade av Enhetschefer antecknas och konstateras att det inte finns anledning att överföra beslut till styrelsen. Datum Paragraf Beslutsfattare Innehåll Boende och dagverksamhet norra regionen 7.1.2013 17.7.2013 1 200 Malin Nordling 8.7.2013 4.8.2013 1 11 Micaela Svenlin 13.5.2013 22.8.2013 161 240 Maria Norrman 15.4.2013 1.8.2013 1 26 Mia Laakoli-Fors 1.5.2013 30.8.-2013 1 86 Jennie Kanckos-Sandberg 19.4.2013 30.8.2013 90 166 Ann-Sofie Liljekvist Boende och dagverksamhet mellersta regionen 2.4.2013 13.4.2013 1 8 Carola Österberg 6.6.2013 14.7.2013 1 23 Maj-Len Ingman-Lillqvist Boende och dagverksamhet södra regionen 20.5.2013 26.6.2013 42-76 Sara Eriksson Föredragning: nämndeordförande Roger Eriksson Underställs regionchefernas beslutsparagrafer 29.5.2013 23.8.2013 135-193 regionchef Inger Bjon Beslutsförteckning finns vid mötet. Förslag: Nämnden antecknar sig för kännedom tjänstemannabeslut enligt förteckning och konstaterar att det inte finns orsak att överföra beslut till nämnden. I enlighet med förslaget.
80 Anmälningsärenden 24 Föredragning: regionchef Inger Bjon, inger.bjon(a)karkulla.fi Nya språkstadgan, fastställd av samkommunens fullmäktige 12.6.2013 Styrelsen: 115/2013 Lediganslå tjänsten som överläkare i samkommunen och tjänsten som omsorgsläkare i Österbotten 117/2013 Hyresavtal med Närpes stad om upphyrning av fastigheten Boställets gruppboende 118/2013 Fullmakt för upphandlingsbeslut gällande val av leverantör av försäkringstjänster för åren 2014-2017 119/2013 Val av oljeleverantör för perioden 1.10-2013-30.09.2015 Förslag: Nämnden antecknar ärendena för kännedom. I enlighet med förslaget.
25 81 EXTRA ÄRENDE: Kårkulla samkommuns utvärderingsberättelse och revisionsberättelse för år 2012 Styrelsen den 25.4.2013 Beredning och föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman Enligt kommunallagen 71 ska revisionsnämnden bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om samt bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige uppställt har nåtts i kommunen och kommunkoncernen. Revisionsnämnden har 12.4.2013 tillställt samkommunen sin utvärderingsberättelse för år 2012. Nämnden inbegär styrelsens genmäle med anledning av utvärderingsberättelsen senast 1.10.2013. För att styrelsens genmäle ska kunna behandlas av fullmäktige i samband med behandlingen av bokslutet i juni 2013 bör de redovisningsskyldiga avge sina bemötanden senast 14.5.2013. Enligt kommunallagen 75 ska revisorerna för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till fullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen ska också innehålla ett uttalande om bokslutet bör godkännas och ansvarsfrihet beviljas de redovisningsskyldiga. Revisionsberättelsen har på OFRsamfund BDO Audiator Ab:s vägnar avgivits den 28 mars 2013 av OFR, CGR Andreas Holmgård. Bilaga Revisions- och utvärderingsberättelsen Förslag: Styrelsen antecknar att den tagit del av revisionsberättelsen och utvärderingsberättelsen. Utvärderingsberättelsen tillställs verksamhetschefen, regioncheferna och nämnderna för bemötande av resp. punkt i utvärderingsberättelsen senast 6.9.2013 förutom vad gäller orsaker till överskridningar vilka bör behandlas av styrelsen 23-24 maj för att hinna till fullmäktiges behandling i juni. Förslaget godkändes. Paragrafen justeras omedelbart. Delges: Ledningsgruppen ----------
Nämnden den 10.9.2013 Föredragning: regionchef Inger Bjon 26 De österbottniska förklaringarna bokslutet för år 2012 har inlämnats i april 2013. Förslag: Delges: Förklaringarna från Österbotten (tre bilagor) antecknas för kännedom. Enligt förslaget. Styrelsen, Revisionsnämnden
27 9998 ANVISNING FÖR FRAMSTÄLLANDE AV RÄTTELSEYRKANDE BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Gäller 61-66, 68-81 Besvär över nedan nämnda beslut kan inte anföras enligt följande speciallagstiftning: Gäller RÄTTELSEYRKAND E till samkommunen Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan rikta ett skriftligt rättelseyrkande till regionala nämnden i Österbotten. Gäller 67 Rättelseyrkande får framställas av en part, dvs. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt (part) eller av en samkommun och samkommunens medlemmar. Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att beslutet avsänts till parten per brev. En samkommun och samkommunens medlemmar anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt hos samkommunen. Kravet med motiveringar och beslutet i vilket ändring söks ska framgå ur rättelseyrkandet. I ansökan ska den som yrkar på rättelse och den som avfattat skrivelsen anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. Till rättelseyrkandet ska fogas: - handlingar man hänvisar till -fullmakt, om ombud anlitas Kontaktinformation till samkommunen Kårkulla samkommun Regionala nämnden i Österbotten Fredsgatan 16 B 65100 Vasa tfn * 0247 431 222 fax (02) 458 1040 Rättelseyrkandet kan också skickas per e-post till adressen: info@karkulla.fi Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna ska tillställas besvärsmyndigheterna före utgången av tjänstetiden på sista dagen av besvärstiden. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna ska lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut.
28 TID FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSTID Dagen för delfåendet eller den dag då protokollet har lagts fram räknas inte in i den utsatta tiden. Om sista dagen av den utsatta tiden är en helgdag eller en annan sådan dag då ämbetsverken är stängda får rättelseyrkande och besvär lämnas in förta vardagen därefter. Tilläggsuppgifter Detaljerad anvisning för rättelseyrkande/besvärsanvisning fogas till protokollet.
29 RÄTTELSE- OCH BESVÄRSANVISNING ENLIGT LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING Enligt lagen om offentlig upphandling kan en part söka ändring i ett beslut eller något annat avgörande i upphandlingsförfarandet som gäller offentlig upphandling genom att yrka på att den upphandlande enheten rättar beslutet eller avgörandet. Ärendet kan också genom besvär föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger tröskelvärdet i 15 i upphandlingslagen. Det nationella tröskelvärdet är: 30.000 varor och tjänster 100.000 hälsovårds- och socialtjänster 150.000 byggentreprenader och byggkoncessioner
30 I Rättelseanvisning Den som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller med något annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse enligt 80 83 i upphandlingslagen. En anbudsgivare som har deltagit i ett anbudsförfarande eller en anbudssökande, det vill säga den som ett beslut avser eller vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) får skriftligen yrka på upphandlingsrättelse av den upphandlande enheten. En part ska lämna in ett yrkande på upphandlingsrättelse inom 14 dagar från att ha fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i yrkandet på upphandlingsrättelse Av yrkandet på upphandlingsrättelse ska det framgå vad som yrkas inklusive motiveringar. Av yrkandet ska framgå namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för att ärendet ska kunna hanteras. Till yrkandet på upphandlingsrättelse ska fogas de handlingar som den som framställer yrkandet hänvisar till om de inte redan finns hos den upphandlande enheten. Distributionsadress Ett yrkande på upphandlingsrättelse lämnas in till den upphandlande enheten. Kontaktinformation för den upphandlande enheten: Kårkulla samkommun, Kårkullavägen 142, 21610 KIRJALA e-post info@karkulla.fi Tidpunkten för när yrkandet på upphandlingsrättelsen anhängiggörs och behandlas påverkar inte den tidsfrist inom vilken en part med stöd av upphandlingslagen kan söka ändring genom besvär hos marknadsdomstolen.
31 II. Förande av ärenden till marknadsdomstolen Anbudsgivare, anbudssökande eller andra som saken gäller kan föra ärendet till marknadsdomstolen genom besvär. Enligt 86 i lagen om offentlig upphandling får ändring inte sökas genom besvär i en upphandling som grundar sig på ett ramavtal om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet. Tillstånd ska beviljas, om 1) det är viktigt att pröva ärendet med tanke på tillämpningen av lagen i andra likadana ärenden, eller 2) det finns vägande skäl som anknyter till förfarandet vid den upphandlande enheten. Om inte något annat bestäms i lag ska besvären lämnas in skriftligen inom 14 dagar från det att parten i fråga har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning. Besvären ska anföras inom 30 dagar från det att parten i fråga har fått del av beslutet, om den upphandlande enheten har ingått ett upphandlingskontrakt med stöd av 78 1 punkten i upphandlingslagen utan att iaktta väntetiden. Besvären ska lämnas in senast sex månader efter det att upphandlingsbeslutet har fattats, om anbudssökanden eller anbudsgivaren har fått ta del av upphandlingsbeslutet inklusive besvärsanvisning och upphandlingsbeslutet eller besvärsanvisningen har haft väsentliga brister. Vid elektronisk delgivning anses upphandlingsbeslutet med de kompletterande handlingarna ha mottagits den dag det elektroniska meddelande som innehåller beslutet och dessa handlingar står till mottagarens förfogande i hans eller hennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen för avsändandet av meddelandet anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att datakommunikationsförbindelserna inte har fungerat eller om en motsvarande omständighet, som har lett till att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Om delgivningen sker brevledes per post till mottagaren anses mottagaren ha fått ta del av saken på den sjunde dagen efter avsändandet, om inte mottagaren visar att delgivningen har skett senare. När den upphandlande enheten använder bevislig delgivning anses delgivningen ha skett vid den tidpunkt som mottagningsbeviset anger eller vid den tidpunkt som antecknats i ett separat delfåendebevis. Innehållet i besvären I besvären ska uppges det upphandlingsärende som besvären gäller och ändringssökandens yrkanden med motiveringar. När det gäller en upphandling som grundar sig på ett ramavtal ska parten i besvärsskriften motivera varför behandlingstillstånd bör beviljas. I besvären ska anges ändringssökandens namn och hemkommun. Om ändringssökandens talan förs av hans eller hennes lagliga företrädare eller ett ombud eller om någon annan person har avfattat besvären, ska även denna persons namn och hemkommun anges. Vidare ska postadress och telefonnummer anges för meddelanden till ändringssökande. Ändringssökanden, den lagliga företrädaren eller ombudet ska underteckna besvärsskriften. Till besvären ska fogas det beslut som överklagas i original eller som kopia och ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller någon annan utredning om när besvärstiden har börjat. Till besvären ska fogas de handlingar som ändringssökanden hänvisar till som stöd för sina yrkanden. Ett ombud ska till besvärsskriften foga en fullmakt enligt 21 i förvaltningsprocesslagen. Inlämning av besvären Besvären ska lämnas in till marknadsdomstolen. De ska vara inlämnade senast den sista dagen av besvärstiden innan marknadsdomstolen stänger. Själva delfåendedagen räknas inte med. Besvären kan lämnas in till marknadsdomstolens kansli personligen, genom ombud, genom bud, per post Protokollet eller som telefax framlagt alternativt med e-post så som Utdragets lagen om riktighet elektronisk kommunikation till i påseende myndigheternas verksamhet (13/2003) föreskriver.
32 Om sista dagen för anhängiggörande infaller på en helgdag, självständighetsdagen, första maj, julafton, midsommarafton eller en helgfri lördag, får handlingarna lämnas in till marknadsdomstolen den första vardagen därefter. Besvärsförbud I ett ärende som hör till marknadsdomstolens behörighet enligt 102 i upphandlingslagen får ändring inte sökas med stöd av kommunallagen eller förvaltningsprocesslagen. I en upphandling som grundar sig på ett ramavtal får ändring inte sökas genom besvär om inte marknadsdomstolen beviljar behandlingstillstånd i ärendet enligt 86 i lagen om offentlig upphandling. Underrättelse om ändringssökandet till den upphandlande enheten Den som söker ändring i ett upphandlingsärende med stöd av 88 i upphandlingslagen ska skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas till den upphandlande enheten senast då besvären över upphandlingen lämnas in till marknadsdomstolen. Underrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten på adressen som uppges i punkt I. Marknadsdomstolens adress och annan kontakt information Marknadsdomstolen Banbyggarvägen 5 00520 Helsingfors Telefon: 029 564 330 Telefax: 029 564 3314 e-post: markkinaoikeus@oikeus.fi