Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S) Rätt redovisning Bättre styrning och uppföljning i fastighetsföretaget genom utvecklad redovisningsplan
Förord De senaste åren har många offentliga fastighetsorganisationer utvecklats från att enbart syssla med fastigheter till att också erbjuda hyresgästerna andra ~änster. Samtidigt ställs högre krav på att fastighetsoch serviceorganisa tionerna kan visa att de är effektiva och att deras prestationer är jämförbara med andra i branschen. För dessa analyser behövs uppgifter ur ekonomiredovisningen. De är inte alltid möjliga att ta fram ur befintliga system, vilket medför problem vid uppföljning av resultatet och effektiviteten i verksamheten. Man vill t ex mäta kostnader och intäkter per organisatorisk enhet, byggnad/ anläggning, projekt, verksamhetsområde och aktivitet. Och man vill kunna mäta vilka merkostnader eller besparingar i vården som en investering i en sjukhusbyggnad leder till. I den här skriften beskrivs hur man kan lägga grunden för en bättre styrning och uppföljning genom att utveckla sin redovisningsplan, dvs den kodplan som används för att klassificera de ekonomiska transaktionerna. Tyngdpunkten ligger på den del av redovisningsplanen som används för den interna redovisningen, den s k objektplanen. I skriften visas hur objektplanen kan utformas för att motsvara de grundläggande kraven på mätning och uppföljning i en fastighets- och serviceorganisation. Den ska kunna användas för att utveckla den egna organisa tionens redovisningsplan. Vidare ges exempel på vilka kontogrupper som behövs i kontoplanen om man använder objektplanen enligt vårt förslag. Här beskrivs också hur uppgifter ur ekonomiredovisningen kan användas för nyckeltal och jämförelser. Vi går däremot inte in på för- och nackdelar med olika datorbaserade ekonomisystem. Som grund för redovisningsplanen har EU BAS99 använts, samt de anpassningar av BAS-planen som har gjorts av bl a Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Svenska kyrkans församlingsförbund och Ekonomistyrningsverket. Definitioner av begrepp och aktiviteter bygger huvudsakligen på U.F.O.s ideskrift Rätt begrepp. Underhållsbegreppen har dock anpassats till den nya europeiska normen för definition av underhåll. Initiativtagare till skriften är samarbetsprojektet "Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor" (U.F.O.s.) där följande organisationer ingår: Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Svenska kyrkans församlingsförbund, Fortifikationsverket, Akademiska hus, Specialfastigheter i Sverige AB och Statens Fastighetsverk. Författare till skriften är Christine Löfvenberg och Bertil Oresten, FM Konsulterna. En styrgrupp ledd av Ted Lindqvist har ansvarat för och medverkat i arbetet, bistått med material och gett värdefulla synpunkter på innehållet. Gruppen har också bestått av Anders Nilsson och Linda Andersson, Svenska Kommunförbundet; Ingegerd Öhrström, Statens Fastighetsverk; Roger Pettersson, Fortifikationsverket; Mats Darmell, Gävle kommun; Bengt-Åke Nilsson, Regionfastigheter Skåne; Raija-Liisa Rapeli Siren, Nacka kommun och HanS-Åke Lanthen, Landstingsfastigheter Sörmland. Harald Pleijel, Göteborgs kyrkoförvaltning har bidragit med synpunkter. U.F.a.S. ifebruari 000 1
Innehåll Förord 1 Sa m ma nfattn ing 3 1. Mäta och värdera fastighets- och serviceverksamheten 4. Redovisn ingspla nens uppbyggnad 6 3. Objektplan för fastighets- och serviceverksamhet 8 4. Uppfölj ning och a na lyser 15 5. Kontoplan tör den externa redovisningen 0 Litteratu r 8 @ Svenska Kommunförbundet 001 1188 Stockholm. Tfn 08-45 7100 Epost: fastighet@svekom.se. Webbplats: www.ufos.to ISBN: 91-7099-980-5 Tryckeri: Katarina Tryck, Stockholm-Hammarby Text: Christine Löfvenberg och BertilOresten, FM Konsulterna Omslag: Michael Schneider Redigering och form: Björn Hårdstedt och Birgitta Granberg Distribution: Tfn 00-31 3 30, fax 00-31 3 40
Sammanfattning Många ekonomisystem är inte uppbyggda för fastighets- och serviceverksamhet utan för kärnverksamhetens behov, vilket gör det svårt att få fram de underlag och rapporter som behövs för en analys av fastighets- och serviceverksamhetens effektivitet. Analyser och jämförelser kan också försvåras av att man inte använder konton och koder på samma sätt från gång till gång. T ex redovisas åtgärder ibland som byggnadsunderhåll och ibland som investeringar. Ytterligare ett problem är de olika definitioner av begrepp som används. Det finns således ett stort behov av ett gemensamt synsätt när det gäller redovisning av fastighets- och serviceverksamhet både inom och mellan organisationer i den offentliga sektorn. Rätt redovisning är indelad i fem kapitel. I kapitel 1 beskrivs vad man bör fokusera på när man mäter och följer upp fastighetsoch serviceverksamhet. Kapitel innehåller en kort introduktion till hur BASredovisningsplan är uppbyggd. Kapitel 3 beskriver hur en objektplan för fastighets- och serviceverksamhet kan läggas upp. Vi går igenom vilka mätområden som behövs och vad man bör tänka på när man lägger upp en objektplan. I kapitel 4 ges exempel på uppföljning av fastighets- och serviceverksamheten ur olika perspektiv. Kapitel 5 innehåller en genomgång av vilka kontogrupper som normalt behövs för extern redovisning. Vi tar också upp möjligheterna att hantera information i klass O. Den här skriften handlar om hur man kan lägga grunden för en bättre styrning och uppföljning genom att utveckla sin redovisningsplan, dvs den kodplan som används för att klassificera ekonomiska händelser. Tyngdpunkten ligger på objektplanen, den del av redovisningsplanen som används för intern redovisning. Figuren nedan visar vårt förslag till objektplan med mätområden för den interna redovisningen. I skriften ges också exempel på kontogrupper som normalt behövs i en kontoplan för extern redovisning av fastighetsoch serviceverksamhet. Avsikten är att de mätområden och kontogrupper som beskrivs ska kunna arbetas in i den egna organisa tionens redovisningsplan. Målgrupp för denna skrift är i första hand fastighetsorganisationens ledning och personal inom offentliga fastighets- och serviceorganisationer samt centrala ekonomifunktioner. Verksamhetsstyrning och uppföljning Info Kontoplan Objektplan Off balance Externa Interna mm händelser händelser Objekttyper Kontoklass Kontoklass Kontoklass O 1-8 9 Org.enhet Motpart Internredovisning 3
l. Mäta och värdera fastighets- och serviceverksamheten Genom att mäta ekonomin, tidsåtgången och kvaliteten får man reda på vilket resultat som fastighets- och serviceorganisationen presterar. En fastighets- och serviceorganisation som vill fungera bättre behöver regelbundet mäta och värdera resultatet av sin verksamhet. Genom att sätta upp mätbara och tidsbestämda mål kan man snabbt se om dessa nås och vart kostnaderna är på väg. Traditionell ekonomistyrning räcker inte Under senare år har den traditionella ekonomistyrningen kritiserats för att den inte ger tillräcklig information för styrning och uppföljning av verksamheten. Kritiken har bl a gällt den ensidiga fokuseringen på finansiella mått och att man bara anal yserar resultatet av aktiviteter som redan ägt rum. Istället måste man bli bättre på att förutse framtida resultat och finansiella risker. I stora delar av organisationen kan man dessutom inte se kopplingen mellan sitt eget handlande och de finansiella mått som presenteras i årsredovisningar eller kvartalsra pporter. Fokuseringen på finansiella mått har ibland fått företag att bortse från ickefinansiella mått som kvalitet, innovationsförmåga, leveranstider, osv. För att överleva på sikt räcker det inte med att mäta det ekonomiska resultatet utan man måste också ta reda på om kunderna är nöjda med lokalerna och servicen och vilka krav som kommer att ställas på dessa tjänster i framtiden. _..- ~ Mätetal för att följa upp resultatet De mätetal som ofta används för att mäta och värdera resultatet av verksamheten kan grovt delas in i tre kategorier; kvalitet, tid och ekonomi. För uppföljning av ekonomin används uppgifter ur ekonomisystemet. Underlag för att följa upp kvalitet och tid hämtas ur andra system. Mät och värdera kvaliteten Kvalitetsanalysen innebär att man mäter och värderar kvaliteten på fastighets- och serviceorganisationens produkter och tjänster, samt hur kunderna upplever kvaliteten. Produktkvalitet kan t ex vara att lokalerna är inredda och utrustade för en viss verksamhet eller att taket ska hålla i minst 0 år. Kundupplevd kvalitet innebär att produkterna eller tjänsterna uppfyller kundernas uttalade och outtalade förväntningar. Det senare kan vara avgörande för hur kunden upplever fastighets- och serviceorganisa tionen. Mät och värdera tidsåtgången Analyser av tidsåtgången görs för att man ska hitta flaskhalsarna i fastighets- och serviceorganisa tionens processer. Anal y- sen innebär att man kartlägger processer och aktiviteter samt summerar led tiderna för dessa. Ett sätt att hitta flaskhalsarna kan vara att förkorta ledtiderna. Mät och värdera ekonomin Den ekonomiska analysen innebär att man beräknar intäkter, kostnader och det ekonomiska resultatet för de områden som man vill mäta och följa upp. I en fastighetsoch serviceorganisation handlar det framförallt om att mäta resultatet per organisatorisk enhet, verksamhetsområde, aktivitet, byggnad/ anläggning och projekt. 4
Uppföljning med hjälp av nyckeltal Uppföljningen och analyserna görs ofta med hjälp av nyckeltal. Det finns inga regler för vilka nyckeltal som ska användas. Däremot har det utvecklats en viss branschpraxis och flera organisationer tillhandahåller nyckeltal för fastighetsförvaltning, bl a Svenska Kommunförbundets Förvaltningsnyckeln, Svenska kyrkans församlingsförbunds Kyrkfakta och Landstingsförbundets Jämförelsetal. Vid beräkning av nyckeltal krävs i huvudsak tre slags uppgifter. För det första vilka aktiviteter ska mätas, t ex planerat underhåll. I andra hand vilken enhet som ska användas, t ex kvm BRA och slutligen vilket resursmått som ska användas, t ex kronor eller timmar. Rapporter ur redovisningen Underlag för att beräkna nyckeltal hämtas bl a ur ekonomisystemet. Rapporter som visar intäkter och kostnader per organisatorisk enhet används för att följa upp resultatet för de ansvars- och resultatområden som verksamheten är organiserad i. Rapporter som visar intäkter och kostnader per verksamhet används för att analysera resultatet för olika verksamhetsområden, t ex uthyrningsverksamhet, fastighetsförvaltning eller verksamhetsservice. Rapporterna kan t ex användas som underlag för att analysera kostnadsproduktiviteten, genom beräkningar av årskostnaden per arbetsplats, vårdplats eller elev., Aktivitet Enhet I kvm BRA I Planerat underhåll 60 kr/kvm BRA Resurs B Nyckeltal består av aktivitet, enhet och resurs. I Genom att jämföra nyckeltalen med fastighets- och serviceorganisationens mål, externa riktvärden eller med konkurrerande leverantörer av lokaler och service, får man en indikation på om kostnaderna ligger på en rimlig nivå. Nyckeltalen är inga absoluta sanningar men ger ofta tillräckligt bra signaler om något avviker från det normala. För att hitta orsakerna till avvikelser, kostnadsdrivare och områden som inte är effektiva kan man gå vidare och analysera kostnaderna för varje resursslag som förbrukas när man genomför en aktivitet. För aktiviteten Planerat underhåll kan man t ex analysera kostnaderna för egen personal, material, köpta ~änster och transporter och jämföra dem med motsvarande kostnader hos andra utförare, uppsatta mål, tidigare års värden, branschnyckeltal, osv. I UFOS ideskrift Rätt begrepp ges en utförlig beskrivning av vilka nyckeltal som behövs för att mäta och följa upp fastighetsverksamhet. I kapitel 4 ges flera exempel på uppföljning av fastighets- och serviceverksamheten utifrån olika perspektiv. Rapporter som visar årskostnaden per aktivitet används bl a för mer ingående analyser av kostnadsproduktiviteten, t ex för att ta reda på om man har orimligt höga administrationskostnader, för stor andel felavhjälpande underhåll i förhållande till förebyggande underhåll, eller för att ta reda på vad städning i egen regi kostar jämfört med andra utförares ~änster. Rapporter som visar intäkter och kostnader per byggnad/anläggning används för att analysera lönsamheten, avkastningen samt kostnadsproduktiviteten i förvaltningen aven viss byggnad / anläggning. På motsvarande sätt används rapporterna per projekt för att följa upp den totala projektkostnaden och kostnaderna för olika projektaktiviteter. I kapitel 3 "Objektplan för fastighets- och serviceverksamhet" beskrivs hur man kan utveckla mätområdena i sin redovisningsplan så att de ger den ekonomiska information som behövs för styrning och uppföljning av fastighets- och serviceverksamheten. 5
. Redovisningsplanens uppbyggnad Den ekonomiska redovisningen ~änar flera syften. Dels ska den ge den information om organisationens resultat- och värdeutveckling som krävs enligt lagar, förordningar och myndighetskrav, dels ska den utgöra underlag för den interna styrningen och uppföljningen av verksamheten. För att tillgodose behovet av ekonomisk information på olika nivåer behövs en genomtänkt struktur för hur informationen ska mätas, registreras, sammanställas och presenteras. Denna struktur beskrivs i organisationens redovisningsplan. Extern och intern redovisning Redovisningen delas upp i en extern och en intern del. Den externa redovisningen omfattar organisationens transaktioner med omvärlden och innebär att man löpande registrerar de ekonomiska händelserna och sammanställer dessa i en årsredovisning som visar organisationens resultat- och värdeutveckling. Den interna redovisningen används för organisationens interna uppföljning, och innebär att man sorterar de bokförda transaktionerna på de områden som man vill mäta och följa upp. För att beskriva och klassificera de ekonomiska händelserna används en redovisningsplan eller kodplan. BAS redovisningsplan I Sverige är BASredovisnings plan den dominerande. Den är resultatet av ett utvecklingsarbete som pågått inom näringslivet sedan 70-talet. Idag används BAS-planen av uppskattningsvis 95 procent av alla företag i Sverige och den har också fått stor spridning inom offentliga sektorn. Huvudmannaskapet för BAS-konceptet ligger hos Sveriges Industriförbund. BASredovisningsplan omfattar en kontoplan i vilken kontoklass 1-8 används för extern redovisning och kontoklass 9 för intern redovisning. Som alternativ till kontoklass 9 kan man komplettera kontoplanen med en objektplan för registrering av interna händelser. Det finns också möjligheter att registrera tilläggsinformation i klass O.Resultatet blir att man får en flerdimensionell redovisning. En grundläggande princip i BAS-redovisningen är att grunddata registreras i kontoplanen på ett sätt som är neutralt i förhållande till ändamål, vem som utfört transaktionen m m. Registrering på områden som man vill mäta och följa upp, t ex byggnader, aktiviteter och organisatoriska enheter görs istället i objektplanen. Verksamhetsstyrning och uppföljning BAS-redovisn ingsplan enligt EU BAS 99. Info Kontoplan Objektplan Off balance Externa Interna Objekttyper mm händelser händelser Kontoklass Kontoklass Kontoklass Org.enhet I Verksamhet! I Aktivitet Anläggning Produkt Projekt O 1-8 9 1) funktion ) 3) 4) 5) 6) I I I Internredovisning 6
Lagar och förordningar Kraven på en ordnad bokföring och upprättande av årsredovisning regleras i lagar och förordningar. För kommuner, landsting och kommunalförbund gäller bl a Lagen om kommunal redovisning (LKR) medan statliga myndigheter har att rätta sig efter bokförings förordningen, förordningen om statliga myndigheters årsredovisning, m fl. För aktiebolag gäller Bokföringslagen (BFL) och Årsredovisningslagen (ÅRL). Dessa gäller numera även för Svenska kyrkan. Där lagregler saknas träder normgivningen in. Normgivande organ är bl a Bokföringsnämnden (BFN) som är en statlig myndighet, Redovisningsrådet (RR) som är en privaträttslig institution, Rådet för kommunal redovisning som ger ut rekommendationer för kommuners och landstings redovisning samt Föreningen Auktoriserade Revisorer (FAR). Redovisningsplaner för statlig och kommunal verksamhet Redovisningsplanerna inom den offentliga sektorn bygger i allmänhet på samma principer som BAS redovisningsplan. För statliga myndigheter har Ekonomistyrningsverket (ESV) utvecklat en redovisningsplan som bygger på BAS-planen. För kom- munerna finns anpassningar av BASplanen i Kommun-Bas 98, för Svenska kyrkan i Kyrk-Bas 99 och för landstingen i L-BAS 98. Landstingsförbundet har dessutom gjort en särskild anpassning för fastighetsförvaltning i L-FAST 000. För fastighetsägare och fastighetsförvaltande företag finns FASTBAS 97 som utvecklats av SABO och Sveriges Fastighetsägareförbund. Även om redovisningsplanerna bygger på samma principer skiljer de sig åt när det gäller användningen av koder och definitioner. Det beror bl a på att redovisningsplanerna anpassats till respektive organisations behov av ekonomisk information. Kommun-Bas 98 och L-FAST 000 är bl a anpassade till den bokslutsstatistik som ska inrapporteras till SCB, medan de statliga myndigheternas kontoplaner är anpassade till den inrapportering som ska göras till ESV.Den nationella uppföljningen av kommuner och landsting sker huvudsakligen via bokslutsstatistik som SCB framställer varje år via Räkenskapssammandraget. Dessa uppgifter är en central del vid beräkningen av bruttonationalprodukten (BNP) och andra ekonomiska kalkyler över rikets finanser samt vid internationella redovisningar. 7
3. Objektplan för fastighets- och serviceverksamhet * Begreppet motpart används inom bl a kommuner och landsting tör att skilja mellan interna och externa transaktioner och tör att underlätta bokslutselimineringar. Den förändrade förvaltarrollen och de ökade kraven på bättre ekonomisk styrning innebär att många fastighets- och serviceorganisationer behöver utveckla sin redovisningsplan. Framförallt gäller det objektplanen som används för den interna styrningen och uppföljningen. I det här avsnittet beskrivs hur man kan skapa en objektplan för fastighets- och serviceverksamhet. Syftet är att den ska kunna användas som förebild när man utvecklar sin egen objektplan, genom att visa vilka mätområden som behövs för att åstadkomma en bra uppföljning av fastighetsoch serviceverksamheten. Objektplanen ska spegla vad organisationen gör Utgångspunkten är att objektplanens begrepp och definitioner ska stämma överens med de verksamheter och aktiviteter som fastighets- och serviceorganisationen utför. Den ska också enkelt kunna anpassas till den utveckling av begrepp och definitioner som pågår inom branschen. Vidare ska objektplanen anpassas till de ansvars- och resultatenheter som finns i organisationen samt de byggnader och anläggningar som organisationen förvaltar. Den ska även ge möjlighet att följa upp pågående projekt. Objekttyper För att följa upp fastighets- och serviceverksamheten behöver man i de flesta organisationer kunna redovisa följande mätområden eller objekttyper. Organisatorisk enhet Verksamhet Aktivitet/ändamål Byggnad/anläggning Projekt Motpart* Objektplanen kan förenklas genom att man slår ihop objekttyperna Verksamhet och Aktivitet/ändamål. Den kan också utökas genom att man lägger till objekttyper för t ex produkter / ~änster och kunder. Objekttyperna innebär i praktiken en utökning av kods trängen med flera dimensioner för den interna redovisningen. Möjligheterna att hantera flera dimensioner beror bl a på vilket ekonomisystem man har. I den här skriften går vi inte in på föroch nackdelar med olika ekonomisystem utan avgränsar oss till att beskriva redovisningsplanens uppbyggnad. Redovisa alla kostnader och intäkter En förutsättning för att rapporterna ur ekonomisystemet ska kunna användas för analyser och jämförelser är att samtliga intäkter och kostnader redovisas på de mätområden som man vill följa upp. Redovisningen av personalkostnader och gemensamma administrationskostnader kan ibland ställa till problem. För att lösa dessa utan att ta till "schablonfördelningar" krävs i allmänhet att man tillämpar tidsredovisning. Vad händer med kontoplanen? Om man arbetar med flerdimensionell redovisning påverkas den externa redovisningen och kontoplanens utformning. Utgångspunkten är att registreringen av intäkter och kostnader i kontoplanen ska göras på ett sätt som är neutralt i förhållande till verksamhet, aktiviteter m m. Det innebär att alla konton i kontoplanen som beskriver verksamheter och aktiviteter bör rensas bort och istället redovisas i objektplanen. Detta är viktigt av två skäl. För det första är det inte meningen att samma information ska lämnas på två ställen. För 8
det andra finns risken att redovisningsplanen blir rörig. I kapitel 5 ges en översiktlig beskrivning av vilka kontogrupper som normalt behövs i en fastighets- och serviceorganisationen om man arbetar med flerdimensionell redovisning. Organisatorisk enhet Denna objekttyp används för att redovisa och följa upp de ansvarsställen i organisationen som svarar för fastighets- och serviceverksamhet. Nedan ges exempel på mätområden och vilken typ av intäkter och kostnader som redovisas på respektive mätområde. Genom den flerdimensionella redovisningen är det möjligt att för varje organisatorisk enhet ta ut rapporter som visar bokförda intäkter och kostnader uppdelade på olika verksamhetsområden, aktiviteter, byggnader / anläggningar och projekt. Verksamhet Objekttypen Verksamhet används för att redovisa och följa upp verksamhetsområden eller funktioner inom fastighets- och serviceverksamheten. Exempel på verksamhetsområden är uthyrningsverksamhet, fastighetsservice och verksamhetsservice. Objekttypen är särskilt användbar om fastighetsservicen utförs av flera organisatoriska enheter. Det är inte ovanligt att fastighetsenheten i en kommun svarar för underhåll och reparationer, kärnverksamheten för städning och gatukontoret för grönyteskötsel och renhållning. I sådana fall kan objekttypen Verksamhet användas för att följa upp den totala kostnaden för fastighetsservicen. På liknande sätt kan den som arbetar processorienterat använda objekttypen Verksamhet för att mäta och följa upp kostnaderna för fastighets- och serviceverksamhetens processer. Objekttyp "Organisatorisk enhet" Exempel på mätområden Företagsledning Administrativ enhet Förvaltningsområden 1--3 Måltidsservice Städen het Exempel på redovisning Kostnader för VD och styrelse. Personalkostnader för ekonomi-, personal- och marknadsfunktion. Lokalkostnader för den egna enheten. Övriga gemensamma kostnader. Hyresintäkter och övriga intäkter för fastighetsservice. Intäkter för verksamhetsservice. Personalkostnader, entreprenadkostnader, kostnader för köpta tjänster, transporter, materialkostnader, förbrukningskostnader, riskkostnader, avgiter, övriga gemensamma kostnader, lokal kostnader samt kapitalkostnader. Intäkter för måltidsservice. Kostnader för personal, köpta tjänster, material, råvaror, transporter, lokalkostnader och övriga gemensamma kostnader. Intäkter för städning. Kostnader för personal, köpta tjänster, städutrustning, förbrukningsmaterial, transporter och övriga gemensamma kostnader. Exempel på mätområden inom objekttypen Organisatorisk enhet. Objekttyp "Verksamhet" Exempel på mätområden Uthyrning Fastighetsanknuten service Verksamhetsanknuten service Exempel på redovisning Hyresintäkter. Kostnader för kundtjänst, hyresadministration, marknadsföring, information och övriga gemensamma kostnader. Kostnader för administration, media förbrukning, förebyggande underhåll, felavhjälpande underhåll, avfallshantering och städning av gemensamma utrymmen. Kostnader för bevakning, reception, kontorsservice, transporter, dataservice, telefoni, vaktmästeri, matproduktion och catering. Exempel på mätområden inom objekttypen Verksamhet. 9
Om man vill ha en enklare objektplan kan man slå ihop objekttypen Verksamhet med objekttypen Organisatorisk enhet eller Aktivitet/ ändamål. I tabellen redovisas exempel på mätområden samt redovisning av intäkter och kostnader. Aktivitet/ändamål Objekttypen Aktivitet/ ändamål används för att redovisa och följa upp fastighetsoch serviceaktiviteter. Exempel på aktiviteter är administration, förebyggande underhåll, städning och transporter. Genom att ta ut rapporter som visar kostnaderna per aktivitet för hela eller delar av organisationen, per byggnad/ anläggning och per projekt erhålls underlag för att beräkna nyckel tal på olika nivåer. Dessa kan i sin tur användas för att göra jämförelser med tidigare års värden, riktvärden i branschen, kostnader för andra utförare eller för mer ingående analyser av enskilda aktiviteter. Indelningen av objekttypen Aktivitet/ ändamål i mätområden bestäms av vilken ambitionsnivå man har för sin uppföljning. Här har vi valt att beskriva två ambitionsnivåer. Ambitionsnivå 1 passar för den som vill göra jämförelser med branschnyckel tal eller liknande organisationer. Ambitionsnivå passar för den som vill göra mer ingående analyser av specifika aktiviteter, t ex för att hitta orsaker till avvikelser och kostnadsdrivare eller för att följa upp vissa resursslag, t ex förbrukningskostnader. De aktiviteter som redovisas här har valts ut mot bakgrund av att de förekommer som begrepp inom de flesta fastighets- och serviceorganisationer. För en mer ingående beskrivning av aktiviteterna hänvisas till U.F.O.S skrift Rätt begrepp. Underhållsbegreppet har anpassats till förslaget till ny europeisk norm för definition av underhåll. För redovisning och uppföljning per aktivitet har man tidigare ofta använt särskilda konton i kontoplanen. Det är ingen bra lösning, inte minst för att kostnaderna för egen personal normalt inte redovisas på dessa konton. Vi rekommenderar att man istället utnyttjar BAS-redovisningens möjligheter att redovisa aktiviteter i objektplanen och att man kopplar redovisningen till sitt arbetsordersystem eller sin tidsredovisning för att få med alla personalkostnader på respektive aktivitet. Exempel på mätområden inom objekttypen Aktiviteter/ändamål Objekttyp: Ambitionsnivå 1 "Aktivitet/ändamål Exempel på mätområden Egen administration Ledning och planering Exempel på redovisning av kostnivånader Fastighets- och serviceorganisationens gemensamma administration. Företagsledning, strategisk planering, införande av kvalitetssystem, lokalresursplanering m m. Utbildning och utveckling Intern utbildning och interna utvecklingsprojekt inom fastighetsoch serviceorganisationen. Marknadsföring och information Information, interntidning, annonser, informationsmöten, broschyrer. Ekonomi Ekonomistyrning, ekonomiadministration, hyresadministration och lånehantering. Persona ladm inistration Rekrytering, aweckling av personal, förhandlingar, utvecklingssamtal m m. Register och arkiv Hantera register, avtal, ritningar och dokument. IT-system för egen adm Serviceavtal, programlicenser, inköp och service av IT-utrustning för fastighets- och serviceorganisationen. 10
1 1 1 1 FM-planering Teknisk planering Anskaffning Projektadm inistration Lokalplanering Projektering Anbud Ny- och ombyggnader Byggledning Inhyrning Evakuering Aweckling Rivning, sanering, återställande Mediaförbrukning Uppvärmning Elenergi Vatten Förebyggande underhåll Långtidsplanerat underhåll Planera behov och innehav av fastigheter, inredning och utrustning. Genomföra FMrevisioner, upprätta och ajourhålla lokairesursplan samt kostnader för lokalstyrgrupp. Upprätta förvaltningsplaner, underhållsplaner, projektplaner m m Planera och genomföra anskaffningar. Egen personal. Genomföra verksamhetsanalyser, lokalprogram m fl utredningar i samband med köp, inhyrning, ombyggnader m m. Egen personal, konsulter m m. Egen personal, konsulter m m. Avgifter och kostnader för entreprenadarbeten, material, byggnadskreditiv, transporter, egen personal m m. Egen personal, konsulter m m. Inhyrning av lokaler och bostäder. Särredovisas om verksamheten är omfattande. Egen personal, transporter, evakueringslokaler m m. Aweckla lokaler. Särredovisas om verksamheten är omfattande. Förbrukni ngskostnader. Förbrukning av olja, fjärrvärme, el, gas m m. Förbrukning avel för fastighetens drift och installationer. Vattenförbrukning. Förebyggande underhåll. Entreprenader, köpta tjänster, egen personal, material, transporter mm. Driftsnära underhåll 1 1 1 Felavhjälpande underhåll Reparationer Akut underhåll Avfallshantering Städning Städning för verksamhet Felavhjälpande underhåll. Köpta tjänster, egen personal, material, transporter m m. Köpta tjänster, egen personal, material, transporter m m. Intern sophantering och grovsopor. Avgifter för sophämtning. Städning. Köpta tjänster, egen personal, material, transporter, maskiner mm. Städning gemensamma utrymmen Köpta tjänster, egen personal, material, transporter, maskiner mm. 1 Bevakning/säkerhet Larmanordningar, abonnemang, ronderingar och utryckningar. Kostnader för egen personal, köpta tjänster, transporter m m ingår. 1 Kontorsservice 1 Transporter 1 IT-system 1 Telefoni 1 Reception 1 Möblering/inredning 1 Mat/catering Posthantering, kopiering, förrådshantering m m. Kostnader för egen personal, köpta tjänsterförbrukningsmaterial, transporter m m ingår. Egna fordon, bilhyror, persontransporter, bud och materialtransporter. Kostnader för egen personal ingår. Teknisk service, programservice, uppgraderingar m m. Kostnader för egen personal och köpta tjänster ingår. Tfn-växel, tfn-passning, mobiltelefoner och fasta telefoner. I kostnaderna ingår kostnader för egen personal och köpta tjänster. Mottagning av besök, hänvisning, registrering m m. Kostnader för egen personal och köpta tjänster ingår. Inköp av möbler och inredning, montering, transporter m m. Kostnader för egen personal och köpta tjänster ingår. Tillagning, servering, råvaror, lokaler m m. I kostnaderna ingår kostnader för egen personal och köpta tjänster. 11
Byggnader/anläggningar Objekttypen används för redovisning per byggnad eller anläggning. Indelningen bör följa de fastighetsidentiteter som används inom organisationen. Utgångspunkten är att samtliga intäkter och kostnader som kan hänföras till byggnaden/ anläggningen ska redovisas här. Intäkter är t ex hyresintäkter och intäkter från verksamhetsservice enligt avtal med brukarna samt intäkter som inte omfattas av avtal. Kostnaderna omfattar kostnader för egen personal, köpta ~änster, material, transporter, förbrukningskostnader, serviceavtal osv. Redovisningen av personalkostnader förutsätter bl a att man har ett system för tidsredovisning. Rapporter ur ekonomisystemet används för att följa upp resultatet per byggnad/ anläggning. De kan också användas för att följa upp kostnader för utförda aktiviteter, t ex mediaförbrukning, förebyggande och felavhjälpande underhåll, städning och administration. Redovisningen per bygg- I vissa fall kan man behöva sortera den ekonomiska informa tionen på olika byggnadstyper eller byggdeiar. Exempelvis för att följa upp hur mycket kostnader som lagts på underhåll av tak i skolbyggnader under ett år. Beroende på vilka system som används som stöd i fastighetsförvaltningen finns olika möjligheter att märka byggnads- eller anläggningsnummer med byggnadstyp. Projekt Projektredovisning används i samband med investeringar i ny- och ombyggnader eller för redovisning av interna utvecklingsprojekt. Denna typ av redovisning används också för underhållsprojekt. I detta fall bör man ha en klar policy för hur projektet ska redovisas när det är avslutat. Underhållsåtgärder som syftar till att återställa funktionen hos material, byggdelar eller utrustning till ursprungligt skick ska normalt kostnadsföras direkt och inte betraktas som investeringar. Mätområdena i objekttypen Byggnad/anläggning bör stämma överens med indelningen i fastighetsregistret. Objekttyp: "Byggnad/anläggning" Mätområde Exempel på redovisning Byggnads- eller anläggningsnummer Hyresintäkter och intäkter från fastighets- och verksamhetsservice. Kostnader för. egen personal. entreprenader och köpta tjänster. förbrukningar. material. bevakning, försäkringar och andra riskkostnader. avgifter och skatter. kapital nad och aktivitet används som underlag för beräkning av nyckeltal, t ex förbrukningskostnader eller felavhjälpande underhåll per kvm BRA. Årskostnaden för olika aktiviteter och byggnader används också för att beräkna verksamhetsrelaterade nyckeltal, t ex årskostnad per arbetsplats, elevplats, vårdplats eller besökare. Om inte redovisningen av underhålls- och investeringsåtgärder sker på ett konsekvent sätt blir det omöjligt att jämföra kostnaderna för t ex förebyggande underhåll mellan olika fastigheter eller med andra organisationer. Detsamma gäller naturligtvis för jämförelser av investeringar. Rekommendationer om avskriv- 1